AVENANT PORTANT REVISION DE L’ACCORD SUR L’UTILISATION DE L’INTRANET ET DE LA MESSAGERIE INTERNE

PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES

Entre les soussignées :

La Société BOEHRINGER INGELHEIM FRANCE, dont le siège est situé 100/104 Avenue de France – 75013 Paris, représentée par Monsieur XXXXXX, agissant en qualité Directeur des Affaires Sociales BI en France, dûment habilité à l’effet des présentes,

Ci-après désignée « la Société » ou « l’Entreprise »,

D’une part,

Et :

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Société :

La CFDT, représentée par XXXXX, Déléguée Syndicale

La CFE-CGC, représentée par XXXXXX, Délégué Syndical

La CFTC, représentée par XXXXXXXX, Délégué Syndical

L’UNSA, représentée par XXXXXX Déléguée Syndicale

FO, représentée par XXXXXXX, Déléguée Syndicale

Ci-après désignées « les Organisations Syndicales »,

D’autre part,

Ensemble désignées « les Parties »,

Préambule

Les Parties se sont rencontrées à l’occasion de quatre réunions les 1^er décembre 2022, 07 décembre 2022, 12 janvier 2023 et 09 février 2023 pour échanger sur l’évolution de certaines dispositions applicables à l’accord sur l’utilisation de l’intranet et de la messagerie interne par les organisations syndicales du 28 novembre 2019.

Compte-tenu des évolutions sociétales et des pratiques d’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC), les Parties sont convenues d’adapter cet accord en vue de poursuivre les actions entreprises en matière de développement d’un dialogue social de qualité, constructif et responsable.

Afin de faciliter l’exercice de leurs missions, la Direction met à la disposition des Organisations Syndicales des outils de communication adaptés, en particulier son Intranet.

Les Parties réaffirment que le principe du présent accord de révision est que chaque salarié peut avoir librement accès à l'information syndicale de son choix en utilisant des NTIC dans le respect :

• Des règles de sécurité de fonctionnement du système de communication et de traitement des informations de l’entreprise,

• Des règles de confidentialité garantissant le respect des libertés individuelles et collectives,

• Des bonnes pratiques d’envoi d’emails.

Conformément à l’article L.2142-6 du Code du travail, l’objectif de cet accord de révision est de fixer les nouvelles conditions d’accès, les modalités d’utilisation d’un panneau d’affichage électronique sur l’Intranet et, dans certaines limites, de la messagerie interne.

En ce sens, le présent accord remplace les articles 2 ; 3 ; 4 ; 8 ; 11 ; 14 de l’Accord sur l’utilisation de l’intranet et de la messagerie interne par les organisations syndicales du 28 novembre 2019, tout en précisant que les autres articles sont repris dans leur version intégrale et n’ont pas fait l’objet de modification.

Le présent avenant met fin à tout usage ou engagement unilatéral ayant le même objet à compter de son entrée en vigueur.

Ceci étant rappelé, il a été arrêté ce qui suit :

Table des matières

CHAPITRE 1 - SITE INTRANET 4

Article 1 - Principes 4

Article 2 – Contenu du site Intranet 4

Article 3 - Règles de fonctionnement du site Intranet 5

Article 4 – Administrateur 5

Article 5 – Accès au site 5

Article 6 – Position et dénomination du site 5

Article 7 - Confidentialité 5

CHAPITRE 2 – MESSAGERIE ELECTRONIQUE 6

Article 8 – Modalités d’utilisation de la messagerie électronique 6

8.1 – Communications individuelles 6

8.2 – Information d’un nouveau contenu de l’Intranet 6

8.3 – Information de la tenue d’une réunion d’information syndicale 6

Article 9 - Règles de fonctionnement de la messagerie 7

Article 10 - Confidentialité 7

CHAPITRE 3 – RESPONSABILITES & SANCTIONS 7

Article 11 – Responsabilités 7

Article 12 – Sanctions 7

CHAPITRE 4 – ORGANISATION MATERIELLE 7

Article 13 – Moyens 7

Article 14 – Modalités pratiques 8

Article 15 – Entrée en vigueur et durée de l’accord 8

Article 16 - Dénonciation 8

Article 17 – Formalités de dépôt - Publication 8

CHAPITRE 1 - SITE INTRANET

Article 1 - Principes

Afin de favoriser l’information des salariés de la Société, les Parties au présent accord conviennent que l’Intranet, comprenant dans certaines limites l’utilisation de la messagerie électronique (e-mail) sera mis à la disposition de chaque Organisation Syndicale ou Section Syndicale au sein de la Société.

Chaque site intranet syndical sera considéré comme un panneau d’affichage électronique. A ce titre, il est soumis à la législation en vigueur portant sur les panneaux d’affichage.

Les communications contenues dans le site devront donc respecter les articles L.2142-3 et suivants du Code du travail qui réglementent l’affichage des communications syndicales et les publications de tracts à l’intérieur de la Société.

Ce moyen de communication ne se substitue pas aux panneaux d’affichages.

Article 2 – Contenu du site Intranet

Le panneau d’affichage électronique de chaque Organisation Syndicale a pour objet la diffusion d’informations à caractère exclusivement syndical ainsi que la publication de tracts syndicaux.

Les Organisations Syndicales pourront utiliser la messagerie électronique pour informer les salariés que de nouvelles informations sont disponibles sur leur site Intranet, dans les conditions prévues à l’article 8.2 du présent accord.

Les Organisations Syndicales seront entièrement responsables des communications effectuées sur leur site dont elles auront un accès protégé pour alimenter ou modifier le contenu.

A cet effet, les Organisations Syndicales s’engagent à ne pas utiliser des pratiques prohibées et notamment :

• Les propos diffamatoires ou injurieux (articles 131-35 et 131-13 du Code pénal) ;

• L’atteinte à la vie privée, et notamment au droit à l’image (article 226-1 du Code pénal) ;

• Le non-respect de l’obligation de confidentialité et de secret professionnel résultant de l’article L.2325-5 du Code du travail. La diffusion à l’extérieur de données internes ;

• L’incitation à la haine (article R.625-7 du Code pénal) ;

• Le non-respect des règles de bonne utilisation des ressources informatiques applicables aux salariés de la Société ;

• Le renvoi à des liens Internet extérieurs (autres que ceux autorisés ci-dessous) ;

• Le téléchargement de fichiers ;

• La création de forums de discussions.

Les Parties conviennent que toute nouvelle information insérée dans l’intranet est systématiquement envoyée par l’Organisation Syndicale concernée, au Responsable et/ou Directeur des Affaires Sociales et/ou Directeur des Ressources Humaines France au moins 1 jour ouvré avant sa publication, pendant les heures de travail, avec l’indication que cette information fait l’objet ou non d’un mail d’information d’un nouveau contenu disponible suivant les termes de l’article 8.2.

A défaut de réponse de la Direction des Affaires Sociales et/ou DRH, la publication pourra être effective à partir de midi le lendemain de la transmission.

Ce délai pourra toutefois être raccourci dès lors que le Responsable et/ou Directeur des Affaires Sociales et/ou Directeur des Ressources Humaines France aura confirmé à l’Organisation Syndicale concernée avoir eu le temps d’en prendre connaissance avant sa publication.

Les parties conviennent que les Organisations Syndicales pourront rajouter les logos des réseaux sociaux limitativement énumérés (Facebook, Twitter) comprenant des liens hypertextes renvoyant vers les pages BIF de leur Organisation Syndicale.

Article 3 - Règles de fonctionnement du site Intranet

Les Organisations Syndicales devront respecter la charte graphique en vigueur au sein de la Société, accessible depuis son intranet, qui offre une large palette de couleurs et de styles.

Elles pourront néanmoins utiliser leurs logos officiels respectifs quand bien même ceux-ci dérogeraient à cette charte graphique.

En tout état de cause, chaque site Intranet syndical devra rester équilibré et harmonieux avec l’ensemble de l’Intranet de la Société.

Article 4 – Administrateur

Les sites des Organisations Syndicales seront hébergés sur l’Intranet de la Société mais seront gérés directement par les Organisations Syndicales.

A ce titre, un administrateur sera désigné par Organisation Syndicale.

Les Délégués Syndicaux ont la qualité d’administrateur suppléant. En cas d’absence de Délégué Syndical, il s’agira du Représentant de la section syndicale.

Article 5 – Accès au site

Chaque site sera accessible aux salariés inscrits à l’effectif de la Société.

Article 6 – Position et dénomination du site

Le site Intranet des Organisations Syndicales sera référencé sous l’Intranet RH de la Société sous la dénomination « Intranet Syndical ».

Au sein de ce site, chaque Organisation Syndicale sera identifiée par son nom.

Article 7 - Confidentialité

L’entreprise s’engage à assurer la confidentialité des consultations de ce site. C’est pourquoi, elle s’engage à ne pas rechercher l'identification des salariés consultant ce site, ni à mesurer les fréquences d’utilisation de chaque site et de chaque page.

CHAPITRE 2 – MESSAGERIE ELECTRONIQUE

Article 8 – Modalités d’utilisation de la messagerie électronique

8.1 – Communications individuelles

Afin de tenir compte des pratiques actuelles de communications individuelles des Organisations Syndicales par la messagerie électronique, les communications sont autorisées dans les limites suivantes :

• La communication entre une Organisation Syndicale et ses membres au sein de la Société, des Organisations Syndicales entre elles au sein de la Société, et avec les membres de leur confédération ;

• La communication avec les adhérents de leur Organisation Syndicale ;

• Les échanges avec leurs interlocuteurs au sein de la Direction ;

• Les échanges avec un salarié de la Société.

Toutes les communications et/ou informations électroniques collectives (notes d’information, compte-rendu, tracts…) à l’égard de tous les salariés de la Société sont donc expressément exclues.

8.2 – Information d’un nouveau contenu de l’Intranet

La messagerie pourra être utilisée pour les communications destinées à informer les salariés que de nouvelles informations sont disponibles sur l’Intranet de l’Organisation Syndicale.

Dans ce cadre, chaque Organisation Syndicale aura la possibilité d’adresser, dans la limite de 22 envois par an, un message électronique aux salariés de la Société afin de les informer d’un nouveau contenu sur leur Intranet.

Le caractère syndical du message doit être systématiquement mentionné en objet du message électronique, de façon à informer les salariés quant à l’origine et à la nature du message.

Du fait de ce dispositif, aucun salarié ne doit se trouver en situation de recevoir de l’information syndicale s’il ne l’a pas explicitement souhaité.

Les salariés doivent être informés de la possibilité d’accepter ou de refuser un tel message syndical sur leur messagerie professionnelle.

Dans ce but, les Organisations Syndicales s’engagent à respecter le format d’e-mail fournit en annexe du présent accord.

La Direction pourra prendre toute mesure nécessaire en cas de non-respect de ces dispositions.

8.3 – Information de la tenue d’une réunion d’information syndicale

La Direction et les Organisations Syndicales conviennent, en outre, de la possibilité d’utiliser la messagerie électronique (e-mail) afin d’informer les salariés d’un établissement de la tenue d’une réunion d’information syndicale, dès lors que cette réunion aura fait l’objet de l’information préalable de la Direction d’établissement prévue dans l’accord de droit syndical.

Dans ce cadre, l’e-mail ne devra comporter aucune prise de position, mais contenir seulement la date, l’heure, le lieu et les sujets de la réunion.

Article 9 - Règles de fonctionnement de la messagerie

Les Organisations Syndicales devront utiliser la messagerie électronique selon les règles en vigueur au sein de la Société.

Article 10 - Confidentialité

L’entreprise s’engage, dans le cadre du respect de la liberté individuelle, à assurer la confidentialité des communications prévues à l’article 8.1 du présent accord.

CHAPITRE 3 – RESPONSABILITES & SANCTIONS

Article 11 – Responsabilités

Le Délégué Syndical ou Représentant de la Section Syndicale en tant que représentant de l’Organisation Syndicale sera responsable des conditions d’utilisation et du contenu du site Intranet et de la messagerie électronique qui lui sont confiés par l’entreprise.

Il devra s’assurer que les membres de son Organisation Syndicale respectent les modalités d’utilisation définies dans le présent accord ainsi que les consignes générales d’utilisation de l’e-mail.

Article 12 – Sanctions

Le non-respect des règles énoncées dans le présent accord sera considéré comme une faute pouvant entraîner la fermeture du site pour une durée de 2 mois et la remise en cause immédiate de l’utilisation de la messagerie informatique dans le cadre de l’activité syndicale et/ou sociale au sein de la Société.

En tout état de cause, la fermeture du site sera précédée d’un entretien contradictoire avec le représentant de l’Organisation Syndicale en question afin de recueillir les explications sur le non-respect des règles de cet accord.

Par ailleurs, la Société se réserve la possibilité d’agir en référé devant la juridiction compétente en cas d’infraction aux règles énoncées dans le présent accord.

CHAPITRE 4 – ORGANISATION MATERIELLE

Article 13 – Moyens

La Direction veillera à ce que chaque Organisation Syndicale dispose d’un ordinateur et d’une imprimante par site où l’Organisation Syndicale est présente.

Elle équipera les ordinateurs d’une adresse e-mail propre à chaque Organisation Syndicale.

Article 14 – Modalités pratiques

A compter de l’entrée en vigueur du présent accord, sa mise en œuvre sera réalisée de la manière suivante :

• Construction des sites

Les Organisations Syndicales seront invitées à travailler avec les Systèmes d’Information afin de construire leur site.

• Formation

Afin de favoriser l’utilisation de cet outil informatique avant l’alimentation de leur site, une formation adaptée sera organisée à l’intention des administrateurs à raison d’un représentant par Organisation Syndicale.

Cette formation sera également proposée à l’ensemble des Délégués Syndicaux et des représentants de Sections Syndicales.

• Alimentation des sites

Dès lors que le site sera construit et que leurs membres auront bénéficié de la formation, il sera possible à chaque Organisation Syndicale d’alimenter son site.

Article 15 – Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent avenant prendra effet à compter de sa signature. Il est conclu pour une durée indéterminée et pourra faire l’objet de révision par l’employeur et les organisations syndicales du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement sans réserve et en totalité, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.

Article 16 - Dénonciation

Le présent accord peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires. La dénonciation doit être notifiée à chacun des signataires par lettre recommandée avec accusé de réception, elle prend effet à l’expiration d’un délai de préavis d’une durée de trois mois.

La dénonciation ne peut porter que sur l’ensemble de l’accord.

Si la dénonciation émane de la totalité des signataires, employeur ou salariés, l’accord dénoncé continue de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant un an à compter de l’expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation doit s’engager à la demande de l’une quelconque des parties, dans les trois mois suivant la dénonciation.

Article 17 – Formalités de dépôt - Publication

Le présent accord sera notifié à l'ensemble des Organisations Syndicales Représentatives.

Il sera ensuite déposé :

• Sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du Code du travail ;

• Ainsi qu'auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Lyon.

Le présent accord fera l'objet d'une publication dans la base de données nationale visée à l'article L.2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant ni les noms ni les prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Lyon, le

Pour la Société BIF : Directeur des Affaires sociales XXXX

Pour les Organisations Syndicales : Le Délégué Syndical CFDT Le Délégué Syndical CFE-CGC Le Délégué Syndical CFTC La Déléguée Syndicale UNSA

MODELE D’EMAIL A UTILISER PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES DANS LE CADRE DE CET ACCORD