Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez ESRF - EUROPEAN SYNCHROTRON RADIATION FACILITY (Siège)

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société European Synchrotron Radiation Facility, ci-après dénommée l’ESRF, représentée par XXXXXXXXX, Directeur Général, d’une part, et

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’ESRF, d’autre part :

- Le syndicat CFDT représenté par XXXXXXXXX, délégué syndical

- Le syndicat FO-ESRF représenté par XXXXXXXXX et XXXXXXXXX, délégués syndicaux

- Le syndicat SAE représenté par XXXXXXXXX, déléguée syndicale

SOMMAIRE

Préambule 4

CHAPITRE 1 : SOCLE COMMUN 5

Article 1.1 : Définition du télétravail 5

Article 1.2 : Lieu d'exécution du télétravail. 5

Article 1.3 : Assurance du lieu de télétravail 5

Article 1.4 : Matériel et équipement 5

Article 1.5 : Confidentialité des données 6

Article 1.6 : Plages horaires d'accessibilité 6

Article 1.7 : Modalités de contrôle du temps de travail et régulation de la charge de travail 7

Article 1.8 : Droit à la déconnexion 7

Article 1.9 : Droits collectifs et égalité de traitement. 7

Article 1.10 : Hygiène, sante, sécurité et prévention de l'isolement 7

Article 1.11 : Accès au télétravail pour les salariés en situation de handicap 8

Article 1.12 : Télétravail suite à préconisation du médecin du travail 8

CHAPITRE 2: ORGANISATION DU TELETRAVAIL NORMAL 9

Article 2.1 : Conditions d'éligibilité au télétravail normal 9

Article 2.1.1 : Périmètre d'application 9

Article 2.1.2: Conditions d'éligibilité au télétravail 9

Article 2.2 : Modalités d'organisation et de mise en œuvre du télétravail normal 10

Article 2.2.1 : Nombre et modalités d’exercice des jours de télétravail 10

Article 2.2.2 : Aide au déploiement du télétravail, formation et assistance 12

Article 2.2.3 : Procédure de passage en télétravail et documents à fournir par le salarié 12

Article 2.2.4 : Procédure de mise en œuvre du télétravail 13

Article 2.2.5 : Modalités d'accès et d'arrêt du télétravail 13

Article 2.2.6 : Télétravail et grossesse 14

CHAPITRE 3: TELETRAVAIL EN SITUATION EXCEPTIONNELLE OU EN CAS DE CIRCONSTANCES PARTICULIERES 15

Article 3.1 : Définition du télétravail par décision unilatérale de la Direction au titre de l'article

L 1222-11 15

Article 3.2 : Mise en place de télétravail par décision unilatérale de la Direction 15

Article 3.3 : Organisation du télétravail en cas de circonstances particulières 15

CHAPITRE 4 : DISPOSITIONS FINALES 16

Article 4.1 : Durée de l'accord 16

Article 4.2 : Suivi-interprétation 16

Article 4.3 : Révision 16

Article 4.4 : Notification et dépôt de l'accord 17

ANNEXES

Document 1 : Questionnaire d'éligibilité au télétravail de l'unité

Autodiagnostic par le superviseur 19

Document 2 : Autodiagnostic du salarié candidat au télétravail 21

Document 3 : Conclusion du questionnaire d'éligibilité - Décision finale 25

Document 4 : Journal de bord - Suivi du télétravail - Support d’aide à l’analyse 26

Préambule

L’ESRF est un centre de recherche international au service d’utilisateurs venant du monde entier. L’entreprise fonctionne 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Sa raison d’être étant d’apporter un service de qualité exceptionnelle, la forme privilégiée de travail est le travail en présentiel. Toutefois, l’évolution des technologies et la pandémie de Covid 19 ont permis une première expérience du télétravail au sein de l’ESRF à compter du mois de mars 2020.

Désireux d’encadrer cette nouvelle forme de travail, la Direction et les trois organisations syndicales représentatives de l’institut ont conclu un premier accord sur le télétravail le 21 juin 2021 pour une durée d’une année. Celui-ci a fait l’objet d’un avenant en date du 29 septembre 2022, afin d’y intégrer certaines modifications tout en prorogeant l’accord pour une durée de 4 mois, puis d’un avenant en date du 26 janvier 2023 prolongeant l’accord jusqu’au 30 avril 2023. .

Par le présent accord, les parties signataires entendent prolonger dans la durée cette nouvelle forme d’organisation du travail, tout en procédant à des modifications tirées de l’expérience acquise lors de l’application du premier accord et de ses avenants.

Elles réitèrent le fait que les nouveaux moyens de communication et d’information permettant d’envisager des nouvelles formes d'organisation du travail autre que le travail en présentiel, le télétravail constitue une forme d'organisation intéressante en ce qu’elle introduit de la flexibilité, tout en garantissant la bonne efficacité et qualité du travail effectué.

Conscientes des enjeux environnementaux, les parties signataires considèrent que le télétravail permet également une diminution de l'utilisation des moyens de transport et réduit les temps de trajet. Le stress et la fatigue qui peuvent y être liés s’en trouvent réduits, offrant ainsi un cadre propice à la concentration et à la sérénité.

Il permet également une plus grande autonomie s'inscrivant dans une relation de confiance entre les différents acteurs. Les parties conviennent cependant que le télétravail ne se prête pas à tous les métiers ni à tous les postes de travail et qu’il est important de maintenir la cohésion entre les salariés dont le métier permet de télétravailler et ceux dont le métier ne le permet pas.

Le présent accord a été conclu entre les Organisations Syndicales soussignées et la Direction de l’ESRF pour définir les conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail dans le cadre des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail.

Les parties signataires soulignent que le présent accord permet de répondre, notamment, aux conditions suivantes :

• préserver le lien social dans l’ESRF et le respect de la vie privée,

• permettre un suivi spécifique et adapté,

• garantir une organisation de travail adéquate,

• faire face aux situations exceptionnelles, de type pandémie.

Il est à noter que le fait, pour le présent accord, de prolonger dans le temps le télétravail permettra de réfléchir à un outil de suivi dédié à cette modalité spécifique du travail ou à un outil global de gestion des temps permettant de différencier clairement les temps de travail proprement dits (télétravail, missions professionnelles) des temps d’absences ou repos. La référence à l’outil permettant de suivre le télétravail sera faite dans le présent accord sous le terme : application de suivi du télétravail. Dans l’attente du développement de cet outil, l’application « Times and absences » restera utilisée.

L’objectif est de mettre cet outil à disposition des utilisateurs avant la fin de l’année 2023. Une réunion sera organisée avec les organisations syndicales dans les deux mois qui suivent l’entrée en vigueur de l’accord afin de leur présenter de quelle manière et selon quel rythme est prévu le développement de cet outil.

CHAPITRE 1 : SOCLE COMMUN

Le présent chapitre précise les dispositions du télétravail en mode normal. II couvre également les dispositions de base du télétravail en situation exceptionnelle ou particulière.

Article 1.1 : Définition du télétravail

Conformément à l'article L.1222-9 du Code du Travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

L'accès au dispositif suppose de respecter les conditions fixées par le présent accord.

Article 1.2 : Lieu d'exécution du télétravail

Le télétravail doit se pratiquer au domicile du salarié. Le domicile du salarie est défini comme étant le lieu de résidence principale du salarié.

Article 1.3 : Assurance du lieu de télétravail

Le salarié a la responsabilité d'informer son assureur de la réalisation de télétravail à son domicile afin de s'assurer que son contrat d'assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité ainsi que les dommages que le matériel professionnel pourrait causer à ses biens personnels.

II remet une attestation de son assurance « multirisque habitation » à l'ESRF mentionnant la couverture des risques liés au télétravail en cours de validité, en même temps qu'il dépose sa demande d'éligibilité au télétravail, ou dans la semaine suivant la mise en place du télétravail imposé tel que défini au Chapitre 3 du présent accord.

Article 1.4 : Matériel et équipement

Le salarié en télétravail utilisera pour son activité professionnelle le matériel mis à sa disposition par l'ESRF. Cet équipement reste la propriété de l'ESRF qui en assure la maintenance.

Le salarié sera également tenu au respect des différentes dispositions et règles en vigueur au sein de l'ESRF, notamment les règles internes applicables à la protection des données utilisées et à leur confidentialité.

Le télétravailleur s'engage également à prendre les dispositions nécessaires à la protection et à la sauvegarde des données et documents à sa disposition sur tous supports et par tous les moyens fournis par l'ESRF, à ne pas laisser accéder des tiers non autorisés, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son responsable hiérarchique de toute anomalie constatée.

Le salarié en télétravail se doit de respecter la charte informatique en vigueur à l'ESRF. Toute violation des restrictions prévues à l'usage d'équipements ou d'outils informatiques ou de service de communication électronique est susceptible d'entrainer l'une des sanctions disciplinaires prévues au Règlement Intérieur de l'ESRF.

Lorsqu'il est mis fin au télétravail, le salarié s'engage à restituer le matériel spécifique lié à son activité de télétravail dans les meilleurs délais suivant la date de cessation effective du télétravail.

En cas de dysfonctionnement des équipements, le salarié doit informer sans délai sa hiérarchie et les services compétents des incidents affectant son poste de travail afin de déterminer les procédures à suivre. Si les perturbations constatées ne permettent plus l'exercice du télétravail, le superviseur peut exiger que le travail attendu soit effectué dans les locaux de l'employeur.

L'équipement fourni par l'ESRF comprend :

• Un ordinateur portable

• Le transfert de la ligne téléphonique et/ou l'outil de téléphonie intégrée à l'ordinateur (sous réserve des possibilités techniques)

• La connexion VPN

• Un outil de visioconférence avec messagerie instantanée.

Par ailleurs, il pourra être mis en place des aménagements et du matériel adapté fournis par l’ESRF, en application des propositions du médecin du travail, sous réserve que les charges consécutives à leur mise en œuvre ne soient pas disproportionnées.

Article 1.5 : Confidentialité des données

L'obligation de confidentialité est renforcée en raison du télétravail. C'est pourquoi la prise en compte des contraintes de sécurité liées à la sensibilité des données fait l'objet d'une validation par le superviseur direct dans le cadre de la détermination de l'éligibilité du poste ou de l'activité au télétravail.

Le salarié en télétravail s'engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur à l'ESRF.

Le salarié en télétravail doit s'assurer du respect de la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations et documents qui lui sont confiés et auxquels il a accès dans le cadre professionnel.

S'il s'avère nécessaire de sortir de l'ESRF des documents confidentiels, il le fera en accord avec sa hiérarchie et en appliquant les règles strictes permettant d’assurer cette confidentialité.

Article 1.6 : Plages horaires d'accessibilité

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et est soumis aux mêmes obligations que le salarié accomplissant sa prestation de travail dans les locaux de l'ESRF. II exerce ses fonctions selon le régime de durée du travail dont il relève.

Ainsi, dans le cadre de son activité professionnelle réalisée à son domicile, le salarié devra respecter les horaires applicables en vigueur à l'ESRF.

Sauf organisation du temps de travail spécifique, le télétravail s’effectuera entre le lundi et le vendredi, dans la plage horaire journalière de 8h00 à 17h, avec une heure de pause entre 11h30 et 14h00. Le salarié pourra être contacté par l'employeur durant les plages horaires habituelles d'exécution de sa prestation de travail, dans le respect de l'équilibre vie privée/vie professionnelle.

Si, en raison de circonstances particulières, ces plages horaires devaient être adaptées pour un salarié, ce dernier et son superviseur conviendront ensemble, au préalable, d'une nouvelle plage horaire, qui sera formalisée par écrit (a minima par courriel).

Le salarié en télétravail gère l'organisation de son temps de travail dans le respect des règles légales et des accords applicables à l'ESRF et des temps de repos obligatoires quotidiens et hebdomadaires.

Article 1. 7 : Modalités de contrôle du temps de travail et régulation de la charge de travail

La disponibilité du salarié en télétravail, sa connexion internet, sa charge de travail, les délais d'exécution, les objectifs fixés et les résultats attendus du salarié en télétravail doivent être suffisants pour effectuer le travail dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'ESRF.

En aucun cas, le télétravail ne doit modifier les activités habituelles du salarié : ses missions, ses objectifs, sa charge et son nombre d'heures de travail (à la hausse ou à la baisse).

La mise à disposition d'un matériel permettant la connexion à distance avec le poste de travail ne doit pas conduire le salarié à se connecter en dehors des heures de travail. II est rappelé que les activités professionnelles, dont l'utilisation de la messagerie professionnelle, s'effectuent pendant le temps de travail.

Les heures supplémentaires ne sont pas autorisées, sauf demande formalisée du superviseur.

Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur l'évaluation professionnelle du salarié.

Le suivi du temps de travail, des plages horaires et du respect de la vie privée sera également évoqué dans l'entretien annuel des salariés, conformément à l'article L.1222-10 du Code du travail.

Article 1.8 : Droit à la déconnexion

Le salarié télétravailleur a un droit à la déconnexion en dehors de ses horaires de travail, tels que définis à l’article 1.6

Article 1.9 : Droits collectifs et égalité de traitement

Le salarié en télétravail bénéficie du même accès à la formation professionnelle que les salariés qui travaillent dans les locaux de l'ESRF.

Le salarié télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et accords que ceux applicables au personnel en situation comparable et travaillant dans les locaux de l'ESRF.

Article 1.10: Hygiène, santé, sécurité et prévention de l'isolement

Les dispositions légales et les accords relatifs à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés télétravailleurs, sur leur lieu de télétravail. L'ESRF doit pouvoir s'assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions lui permettant de les respecter. Le fait de ne pas pouvoir les respecter peut conduire la Direction de l’ESRF à refuser le télétravail à un salarié.

En cas d'arrêt de travail lié à une maladie ou à un accident durant une journée de télétravail, le salarié informe son responsable hiérarchique dans les mêmes délais que lorsqu'il travaille dans les locaux de l'ESRF.

Tout accident survenu au salarié télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail (entre le lundi et le vendredi) et durant ses horaires de travail, tels que définis à l’article 1.6, sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'ESRF pendant le temps de travail.

Dans un souci de prévenir l'isolement du télétravailleur et de conserver le lien social, il pourra être demandé au télétravailleur d'assister en présentiel aux réunions et formations ou de revenir sur site. Un suivi régulier avec le superviseur et un salarié membre des ressources humaines, ainsi qu'un soutien ponctuel du Service Médical du Travail Commun ou l'assistante sociale, peut être organisé à la demande du télétravailleur et du superviseur. En cas de sentiment d'isolement, il est rappelé que tout salarié, en situation de télétravail, a la possibilité d'alerter son superviseur.

Dans le cadre de ses missions, la Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) peut procéder à l'inspection des lieux de travail de l'ESRF en vue de s'assurer de l'application des prescriptions législatives et règlementaires, des consignes concernant l'hygiène et la sécurité et de s'assurer du bon entretien des dispositifs de protection, de détection et de contrôle. Dans le cadre et selon les modalités prévues par les dispositions législatives, à la demande expresse du salarié, elle pourrait être amenée à inspecter le lieu de télétravail des salariés.

Article 1.11 : Accès au télétravail pour les salariés en situation de handicap

Outre les demandes formulées par la médecine du travail, les critères d'éligibilité du salarié en situation de handicap seront étudiés en concertation avec le superviseur, le salarié et l'assistante sociale.

Par ailleurs, il pourra être mis en place des aménagements et du matériel adapté, en application des propositions du médecin du travail, sous réserve que les charges consécutives à leur mise en œuvre ne soient pas disproportionnées.

Article 1.12 : Télétravail suite à préconisation du médecin du travail

Par application de l’article L4624-3 du code du travail, le médecin du travail peut être amené à effectuer des propositions de télétravail concernant un salarié.

L’ESRF s’efforcera de leur donner une suite positive, sous réserve de faisabilité technique et organisationnelle, et avec l’accord du salarié.

Lorsqu’un salarié bénéficie du télétravail à la suite d’une proposition du médecin du travail, il doit préalablement fournir une attestation d’assurance « multirisques habitation » en cours de validité mentionnant la couverture des risques liés au télétravail.

CHAPITRE 2: ORGANISATION DU TELETRAVAIL NORMAL

Le présent Chapitre précise les dispositions du télétravail en mode dit « normal » (par opposition au télétravail en situation exceptionnelle ou en cas de circonstances particulières, objet du Chapitre 3).

Article 2.1 : Conditions d'éligibilité au télétravail normal

Article 2.1.1 : Périmètre d'application

L'ensemble des salariés de l’ESRF sont éligibles au dispositif du télétravail normal, dans les conditions prévues ci-après.

Article 2.1.2 : Conditions d'éligibilité au télétravail

Les critères d'éligibilité à l'accès au télétravail dit normal sont :

• L'ancienneté

  Les salariés en contrat ESRF ayant une ancienneté d'au moins 4 mois dans l’ESRF et d'au moins 2 mois dans le poste

• Le type de contrat :

Les stagiaires et les alternants ne sont pas éligibles, afin de favoriser la formation et maintenir le collectif de travail,

• Le volontariat des deux parties

• Le poste de travail

A l'exception des postes dont l'activité requiert une présence physique quotidienne sur site, l'éligibilité du salarié demandeur se détermine au travers d'un questionnaire d'éligibilité (annexe). Sur la base de celui-ci, le superviseur étudiera la compatibilité de cette forme d'organisation du travail avec les fonctions exercées par le salarié, notamment sa faisabilité technique, sa compatibilité avec les impératifs de sécurité des données et les modalités de réalisation de la prestation attendue, et le cas échéant donnera son accord. Ce questionnaire permet de vérifier notamment :

• la capacité du salarié à travailler de façon régulière ou occasionnelle à distance,

• les fonctions ou tâches n'impliquant pas l'accès et /ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des conditions de sécurité,

• l'exercice de l'activité du salarié en télétravail ne doit pas aller à l'encontre de la bonne continuité du service ou de la bonne réalisation de la mission.

Postes par nature non éligibles (ne nécessitant dès lors pas de formalisation du questionnaire mentionné) :

• Personnel en « travail posté » au sens de l’Accord conditions de travail pour le service posté permanent.

• Personnel ESRF du Magasin Commun.

Article 2.2 : Modalités d'organisation et de mise en œuvre du télétravail normal

Article 2.2.1 : Nombre et modalités d’exercice des jours de télétravail

• Nombre maximum de jours de télétravail pour les salariés travaillant 5 jours par semaine*

Afin de préserver le lien social avec l’ESRF, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, tout salarié travaillant 5 jours par semaine dont la demande de télétravail a été acceptée peut télétravailler un maximum de 50 jours par année civile, répartis sur l’ensemble de l’année et non cumulables d'une année à l'autre.

Par jour de télétravail s’entend une journée complète de télétravail ou une demi-journée de télétravail. Dans les deux cas est comptabilisée une journée complète de télétravail (cf. infra le paragraphe « Télétravail décompté par journée entière »).

*Au sens du présent accord, le nombre de jours travaillés par semaine se détermine en fonction de nombre de jours que le salarié travaille habituellement au cours d’une semaine (indépendamment des jours d’absence, repos, congés …), que son travail sur lesdits jours s’effectue par journée ou demi-journée. Ainsi un salarié travaillant 5 demi-journées par semaine est considéré comme travaillant 5 jours par semaine.

• Nombre maximum de jours de télétravail pour les salariés travaillant moins de 5 jours par semaine

Pour les salariés travaillant habituellement moins de 5 jours par semaine, le nombre maximum de 50 jours de télétravail est proratisé en fonction du nombre de jours travaillés au cours de la semaine (en arrondissant au nombre entier supérieur).

Exemples :

Un salarié travaille habituellement le lundi (toute la journée), le mardi (toute la journée) et le jeudi (le matin). Il est considéré comme travaillant 3 jours au cours de la semaine. Son nombre maximum de jours de télétravail sera de 50 x 3/5 = 30 jours

Un salarié travaille habituellement le lundi (le matin), le mardi (le matin), le jeudi (le matin), le vendredi (le matin). Il est considéré comme travaillant 4 jours au cours de la semaine. Son nombre maximum de jours de télétravail sera de 50 x 4/5 = 40 jours.

En cas de modification en cours d’année civile du nombre de jours travaillés par semaine, le nombre maximum de jours de télétravail pour l’année en cours sera recalculé au prorata de chacune des périodes correspondant à un nombre de jours travaillés différent.

• Proratisation en cas d’année incomplète

Le nombre maximum de jours de télétravail par année civile sera proratisé (en arrondissant au nombre entier supérieur) dans les situations suivantes :

• lorsque, durant l’année civile, le télétravail pour situation exceptionnelle ou circonstances particulières visé aux article 3.1 à 3.3 est mis en place ;

• lorsque, durant l’année civile, le contrat de travail du salarié est suspendu durant une période supérieure ou égale à 1 mois consécutif ;

• lorsque l’acceptation par le superviseur de la demande de télétravail, telle que prévue à l’article 2.2.4, a lieu en cours d’année civile.

• Télétravail décompté par journée entière

Les jours télétravaillés sont à prendre par journée entière.

Cependant, un salarié pourra demander à télétravailler durant une demi-journée. Cette demi-journée télétravaillée pourra être accolée, durant la même journée, à une demi-journée d’absence autorisée (ex : ½ journée de congés, de RTT) ou à une demi-journée travaillée sur site.

Une demi-journée télétravaillée sera décomptée comme une journée entière télétravaillée.

Exemple :

Un salarié peut encore bénéficier de 24 jours maximum télétravaillés au cours d’une année civile. Il souhaite pouvoir télétravailler une demi-journée au cours d’une semaine donnée. Si le superviseur accepte cette demi-journée télétravaillée, celle-ci sera décomptée comme une journée télétravaillée. Le nombre maximum de jours pouvant être télétravaillés sera alors réduit à 23 jours.

A noter : la possibilité de télétravailler durant une demi-journée suppose un développement conséquent de l’application de suivi du télétravail. Cette possibilité ne pourra donc être effective à la date d’entrée en vigueur de l’accord. Elle le sera néanmoins au cours de l’année 2023. Les organisations syndicales de l’institut et les salariés en seront préalablement informés. Dans cette attente, le télétravail s’effectue nécessairement par journée entière.

• Jours de présence sur site

Les salariés doivent être présents sur site a minima trois (3) jours par semaine (à l’égard de cette règle, le(s) jour(s) de congés payés pris au cours d’une semaine sont assimilés à des jours de présence sur site).

Par exception, ce nombre sera réduit à :

• deux (2) jours pour les salariés travaillant 3 jours par semaine (en journée pleine ou en demi-journée) ;

• un (1) jour pour les salariés travaillant moins de 3 jours par semaine (en journée pleine ou en demi-journée) .

  Les jours de présence sur site s’entendent de journées pleines de travail sur site (sauf pour les salariés effectuant exclusivement des demi-journées de travail).

  Modalités d’organisation des jours télétravaillés

  Le dispositif repose sur un mode de télétravail flexible, lequel s'entend de la faculté pour les salariés de télétravailler dans la limite du nombre de jours et dans le respect des jours de présence a minima sur site par semaine, sans obligation de répétition identique obligatoire chaque semaine des jours choisis pour le télétravail.

Les salariés devront demander dans l’ application de suivi du télétravail les jours qu’ils souhaitent télétravailler, pour validation par leur superviseur. Un délai de prévenance de 2 jours pour effectuer cette demande est préconisé, quoi que non obligatoire. Une demande trop tardive pour la bonne organisation du service peut cependant conduire le superviseur à refuser la demande de jour télétravaillé.

Dans tous les cas, le superviseur se réserve la possibilité d'annuler une ou plusieurs journées de télétravail, demandées ou validées, pour raison de service (réunions ou autres taches nécessitant une présence impérative sur site). Dans ce cas, il en informera le salarié au moins 1 jour à l'avance par écrit (email).

En cas de passage au télétravail, la durée du travail du salarié demeurera identique à celle de son contrat de travail initial.

Nombre de jours de télétravail pour la période transitoire du 1^er mai au 31 décembre 2023

De manière transitoire, pour la période courant du 1^er mai au 31 décembre 2023, le nombre maximum de jours de télétravail sera de 34 jours. Les règles de proratisation ci-dessus visées s’appliqueront le cas échéant à ces 34 jours.

Article 2.2.2 : Aide au déploiement du télétravail, formation et assistance

Des actions de communication et de sensibilisation sont organisées à destination des superviseurs et de tous les salariés pour comprendre les enjeux, les atouts et exposer les bonnes pratiques de télétravail.

Les superviseurs bénéficient d'une formation appropriée à cette forme d'organisation du travail. Dans le cas où un nouveau superviseur est désigné dans un service ayant mis en place le télétravail, il devra avoir suivi cette formation.

Les salariés bénéficient, dans la mesure du possible avant leur passage en télétravail, d'une formation adaptée pour adopter les bons comportements et bonnes pratiques. Ils peuvent également bénéficier, lorsque cela est nécessaire, d'une formation technique pour l'utilisation des solutions informatiques et téléphoniques.

Le salarié en télétravail bénéficie d'un service d'appui technique tant pour l'installation des outils sur le poste de travail que pour l'utilisation des systèmes mis à sa disposition. L'assistance à l'utilisation des équipements à distance se fait selon les mêmes modalités que pour les salariés travaillant dans les locaux de l’ESRF.

Pour accompagner les salariés et les superviseurs dans le élétravail, un « guide du télétravail » est mis à leur disposition.

Article 2.2.3 : Procédure de passage en télétravail et documents à fournir par le salarié

Le télétravail revêt un caractère volontaire et l'initiative de sa demande revient au salarié. Le passage en télétravail est néanmoins subordonné à l'accord du superviseur. Par conséquent, le salarié qui souhaite bénéficier de ce mode d'organisation du travail doit effectuer les démarches suivantes :

• Remplir le formulaire de demande d’éligibilité.

• Transmettre une attestation d'assurance « multirisque habitation » en cours de validité mentionnant la couverture des risques liés au télétravail.

En cas d'acceptation de la demande d’éligibilité, le superviseur doit transmettre l'ensemble des documents aux Ressources humaines qui remettront au salarié demandeur une confirmation écrite rendant effectif le passage en télétravail.

En cas de refus de la demande d’éligibilité, le superviseur doit motiver par écrit sa réponse et transmettre l'ensemble des documents aux Ressources humaines.

En cas de divergence entre le salarié et le superviseur sur l’éligibilité au télétravail, les Ressources humaines pourront être sollicitées, la décision finale continuant toutefois à relever du superviseur.

Article 2.2.4 : Procédure de mise en œuvre du télétravail

Cette procédure concerne les salariés ayant eu l'autorisation formelle de télétravailler après étude d'éligibilité :

1. Le salarié pose sa demande de télétravail, dans l’application de suivi du télétravail de préférence 2 jours avant la/les journée(s) de télétravail envisagée(s).

2. Le superviseur étudie la demande et vérifie que la date choisie respecte les règles de fonctionnement suivantes :

   • II ne doit pas y avoir d'impact négatif sur la performance de l'équipe et la continuité de service.

   • II doit y avoir une présence permanente de représentants de chaque service sur site.

   • Les superviseurs veilleront à la continuité d'une présence managériale sur site.

Si les conditions sont respectées, le superviseur valide la demande du salarié dans l’application de suivi du télétravail. Dans le cas contraire, en expliquant par écrit sa démarche au salarié, il indique le refus dans l’application de suivi du télétravail.

Article 2.2.5 : Modalités d'accès et d'arrêt du télétravail

1. Modalités d'entrée :

   Compte tenu de la flexibilité du dispositif de télétravail, il n'est prévu aucune période d'adaptation à la situation de télétravail.

2. Modalités de sortie :

Les conditions de retour à une exécution du contrat sans télétravail étant libres, la sortie du télétravail se fait à partir du moment où le salarié choisit de ne plus poser de jours en télétravail. II en informe par écrit son superviseur.

Si le retour à une exécution du contrat sans télétravail se fait sur demande du superviseur car le salarié ne remplirait plus les critères d'éligibilité, il l'en informera par écrit avec un délai de prévenance de 15 jours.

La suspension du télétravail n'a pas pour effet le report ou le crédit cumulé des jours non utilisés en télétravail.

Article 2.2.6 : Télétravail et grossesse 

Le télétravail pouvant représenter une facilité pour les femmes enceintes, notamment en réduisant leurs déplacements entre leur domicile et le site de l’ESRF, il est convenu de leur faire bénéficier de conditions spécifiques.

Ainsi, les femmes enceintes, éligibles au télétravail dans les conditions posées par l’article 2.1.2 et ayant obtenu l’accord de leur superviseur pour télétravailler dans les conditions prévues à l’article 2.2.3, pourront à leur demande bénéficier de 2 jours de télétravail par semaine à compter du 5^ème mois de grossesse et jusqu’au 4^ème mois (inclus) qui suit la naissance de l’enfant. Le 2^ème jour de télétravail demandé n’est alors pas pris en compte au titre des 50 jours maximum de télétravail. Afin de permettre aux salariées travaillant moins de 5 jours par semaine de bénéficier de cette mesure, l’obligation de présence sur site prévue par l’article 2.2.1 ne leur est pas applicable à compter du 5^ème mois de grossesse jusqu’au 4^ème mois (inclus) qui suit la naissance de leur enfant.

CHAPITRE 3: TELETRAVAIL EN SITUATION EXCEPTIONNELLE OU EN CAS DE CIRCONSTANCES PARTICULIERES

Le présent chapitre détaille les conditions spécifiques de passage en télétravail pour situations exceptionnelles ou circonstances particulières.

L'ensemble des dispositions du Chapitre 2 sont alors suspendues. Les dispositions précisées dans le Chapitre 1 « socle commun » du présent accord restent applicables.

Article 3.1 : Définition du télétravail par décision unilatérale de la Direction au titre de l'article L 1222-11

Conformément à l'article L.1222-11 du Code du travail, la direction pourra imposer le télétravail :

« en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise l’ESRF et garantir la protection des salariés».

Article 3.2: Mise en place de télétravail par décision unilatérale de la Direction

II est prévu que la Direction puisse être amenée, unilatéralement, à avoir un recours immédiat au télétravail notamment en cas de pandémie. Celui-ci est alors considéré comme un aménagement du poste de travail permettant la continuité de l'activité de l’ESRF et la protection des salariés.

Article 3.3 : Organisation du télétravail en cas de circonstances particulières

Certaines circonstances, qui ne constituent pas les circonstances exceptionnelles prévues par l’article L1222-11 du code du travail, peuvent contraindre la Direction de l’ESRF à modifier les modalités du télétravail prévues au Chapitre 2 de l’accord. Dans une telle hypothèse, l’application des dispositions du Chapitre 2 de l’accord serait temporairement suspendue, les modalités du télétravail étant alors décidées par la Direction.

Cette possibilité est réservée aux seules circonstances suivantes :

• si, en réponse à une demande expresse des autorités publiques visant à limiter la consommation d’énergie de l’Institut, la Direction souhaitait fermer temporairement et partiellement son site en élargissant et assouplissant par conséquent le recours au télétravail ;

• si l’évolution de la situation sanitaire liée au Covid-19 devait se dégrader (sans pour autant constituer les « circonstances exceptionnelles » prévues par l’article L1222-11 du code du travail), conduisant la Direction à élargir et assouplir le recours au télétravail afin de préserver la santé et la sécurité des salariés ;

• si la Direction de l’ESRF souhaitait élargir et assouplir le recours au télétravail à la suite d’une procédure d’alerte pollution de niveau N 2 ou N 2 aggravé déclenchée par la Préfecture de l’Isère.

Dans ces hypothèses, le télétravail resterait toutefois conditionné au volontariat des deux parties (accord du salarié et de la Direction de l’ESRF). 

Les mesures prévues par le présent article ne pourront être instaurées par la Direction qu’après une réunion avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives à l’ESRF, lors de laquelle leur seront précisées leurs modalités d’application.

CHAPITRE 4 : DISPOSITIONS FINALES

Article 4.1 : Durée de l'accord

Le présent accord entre en vigueur le 1^er mai 2023. Il est conclu pour une durée de 32 mois et prendra donc fin le 31 décembre 2025.

Article 4.2 : Suivi-interprétation

Une Commission de suivi, composée de la Direction et des organisations syndicales représentatives de l’ESRF, se réunira au cours du premier semestre de l’année N+1 pour dresser le bilan de l’accord sur l’année N.

Seront notamment communiquées à la Commission les informations suivantes :

• nombre de salariés éligibles au télétravail (= nombre de personnes autorisées à télétravailler) ;

• nombre de jours de télétravail et nombre moyen de jours de télétravail sur l’année civile effectués par catégories de salariés (Administratifs, Ingénieurs, Scientifiques, Techniciens …) et par Divisions ;

• nombre de personnes ayant effectué entre 1 à 10 jours / 11 à 20 / 21 à 30 / 31 à 40 / 41 à 50 jours de télétravail par année civile ;

• répartition des jours télétravaillés au cours de la semaine.

  Ces indicateurs seront renseignés par sexe.

En outre, en cas d'évolution législative susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions de l'accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai d'un mois après la prise d'effet de ces textes afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.

Par ailleurs, en cas de difficulté d’interprétation d’une disposition de l’accord, à la demande de l’une des parties signataires une réunion sera organisée entre celles-ci dans un délai d’un mois dans le but de résoudre cette difficulté.

Article 4.3: Révision

Pendant sa durée d'application, le présent accord pourra, à tout moment, être modifié dans les conditions fixées par les dispositions légales.

Chacune des parties habilitées pourra solliciter la révision du présent accord selon les modalités suivantes :

• La demande de révision devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres organisations syndicales représentatives de l’ESRF. L'ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai d'un mois à compter de la réception de cette demande afin d'envisager l'éventuelle conclusion d'un avenant de révision.

• L'éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu'il modifiera.

Article 4.4 : Notification et dépôt de l'accord

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord et de ses annexes sera déposé auprès de la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS), ainsi qu'au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes du lieu de sa conclusion.

Une version sur support électronique est également communiquée à la DREETS du lieu de signature de l'accord.

Conformément à l'article L.2231-5-1 du Code du Travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des signataires de l'accord, rendu public et versé dans la base de données nationale des accords collectifs.

En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie et le présent accord sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives de l’ESRF même si elles ne sont pas signataires de celui-ci.

Enfin, en application des articles R.2262-1, R.2262-2 et R.2262-3 du Code du travail, il sera transmis aux représentants du personnel et figurera sur l'Intranet de l’ESRF.

Fait à Grenoble, le 3 avril 2023

En 5 exemplaires originaux

Pour l’ESRF : XXXXXXXXX - Directeur Général

Pour la CFDT : XXXXXXXXX - Délégué Syndical

Pour le SAE : XXXXXXXXX - Déléguée Syndicale

ANNEXES

Préambule

En ce qui concerne l'éligibilité des postes d'une part et l'éligibilité des salariés d'autre part, vous trouverez ci-après un questionnaire d'aide à la prise de décision :

• Une liste des questions pour les superviseurs, à se poser préalablement à la mise en place du télétravail dans votre service/groupe (Document 1)

• Un outil d'autodiagnostic pour les salariés candidats au télétravail, à partager lors de l'entretien avec le superviseur (Document 2)

• Un document qui résume et argumente la décision pour chaque salarié (Document 3)

• Une fiche de suivi du télétravail, pour le superviseur, qui permet d'évaluer l'impact du télétravail sur le fonctionnement et les salariés de son service/groupe (Document 4)

La réflexion individuelle des candidats au télétravail est nécessaire, elle pourra donner lieu à un un entretien avec le superviseur si le salarié ou le superviseur l’estime souhaitable.

Document 1 : Questionnaire d'éligibilité au télétravail de l'unité - Autodiagnostic par le SUPERVISEUR

Page 1/2

Cette liste vous permettra d'identifier quels sont les points de vigilance à prendre en compte pour la mise en place du télétravail dans votre service/groupe.

Service/Groupe …………………………………………………Nom du superviseur ………………………………………

Document 1 : Questionnaire d'éligibilité au télétravail de l'unité - Autodiagnostic par le SUPERVISEUR (suite)

Page 2/2

Service/Groupe …………………………………………………Nom du superviseur ………………………………………

Document 2 : Autodiagnostic du salarié candidat au télétravail

Ce questionnaire, à compléter par le(la) salarié(e) candidat et à partager avec son supérieur hiérarchique, permettra de s'assurer de l'éligibilité du salarié en déterminant si son profil et la nature de ses activités se prêtent au télétravail.

Nom du Salarié ………………… …………Nom du superviseur ………………………………………

l

Nom du Salarié ………………… …………Nom du superviseur ………………………………………

Document 3 : Conclusion du questionnaire d'éligibilité - Décision finale

A compléter par le superviseur

Nom du Salarié ………………… …………Nom du superviseur ………………………………………

EN CAS D'ACCORD
Motivation de l'accord
Nature des activités en télétravail
Conditions de réussite - Équipement(s) qui sera mis à disposition dans le cadre du télétravail
Motivation du refus

Date:

Signature du superviseur Signature du salarié

Document 4 : Journal de bord - Suivi du télétravail - support d'aide à l'analyse

Date du suivi :

Nom du salarié : ……………….. Nom du superviseur ……………………..