Accord d'entreprise "Accord Télétravail" chez LEXAGRI (Siège)

ACCORD TELETRAVAIL

LEXAGRI

Entre :

La société LEXAGRI SAS, SIREN 34 360 31 22, IDCC 1486, dont le siège social est sis 72 rue Georges de Mestral, Technopole Archamps – 74166 Saint Julien en Genevois, immatriculée au RCS de Thonon-les-Bains sous le numéro 343 603 122 et représentée par, agissant en qualité de Président dûment habilité aux fins des présentes,

ci-après dénommée « l’Entreprise »,

D’une part,

Et :

Le secrétaire du CSE de LEXAGRI,

d'autre part,

Il est convenu ce qui suit :

 

PRÉAMBULE

Le présent projet d’Accord a pour objet d’assurer la bonne mise en œuvre du télétravail au sein de l’Entreprise en rappelant les principes qui le fondent, en définissant les règles d’utilisation et en précisant les droits et obligations des collaborateurs qui en font la demande ainsi que ceux de l’Employeur.

La crise sanitaire 2020/2021 a démontré qu’il était possible de travailler à distance pour la plus grande partie du personnel mais qu’il était également important de veiller au maintien du lien collectif.

Le Télétravail tel qu’il a été pratiqué en 2020/2021 au sein de l’Entreprise découlait d’une organisation du travail « contrainte » du fait des obligations imposées par les autorités sanitaires et le gouvernement ; l’heure est maintenant venue de tirer les leçons de cet épisode et de définir les modalités permettant de cadrer et faire perdurer le télétravail au-delà de ces obligations.

En effet, le télétravail est une demande récurrente du personnel, que ce soit directement ou via ses représentants.

La notion de volontariat du collaborateur et d’accord du management représente le socle du système.

L’employeur accepte le principe de mettre en œuvre le télétravail en le cadrant et en rappelant qu’il doit s’exercer dans le respect de la productivité et du niveau de qualité habituels, ainsi que dans le respect des règles existantes de gestion du temps de travail. Ce mode d’organisation du travail repose sur la confiance réciproque, l’autonomie et la responsabilisation des collaborateurs concernés.

En application de l’article L. 2232-23-1 du Code du travail, une série de réunions a été organisée avec le Titulaire du CSE (les 9, 16 et 24 juin 2021) dans le but de négocier le présent accord, sur la base de la politique Télétravail Groupe qui a été présentée en amont.

A l’issue de ces réunions, le Titulaire du CSE de L’Entreprise a exprimé son accord pour mettre en place le présent Accord.

Article 1. Champ d’application et objet

Le présent Accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de L’Entreprise éligibles, hors personnel en home office (salariés travaillant de chez eux et qui n’ont pas, de ce fait, de poste de travail sur site).

Article 2. Cadre juridique, définition et mise en œuvre du télétravail au sein du Groupe

1. Définition du télétravail

Selon l’article L.1222-9 du Code du Travail : « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le Télétravail ne saurait être utilisé pendant les périodes de suspension du contrat de travail (congés payés, maladie, …).

2. Les principes généraux du Télétravail au sein du Groupe

Le Télétravail repose sur le principe de confiance professionnelle réciproque, à savoir que le collaborateur exercera son activité dans le respect des niveaux de productivité et de qualité habituels, et dans le respect des règles de gestion du temps de travail, et que le manager exercera le même niveau de soutien et de contrôle que le collaborateur soit sur site ou en télétravail.

Toute rupture de confiance du Management vis-à-vis du collaborateur au regard de ces principes pourra entraîner une suspension temporaire ou définitive de l’autorisation de télétravailler.

Le mode privilégié de Télétravail est le mode « régulier » (nombre de jours par semaine, ces jours étant définis).

3. Mise en œuvre du Télétravail

Le télétravail régulier s’exercera entre 1 et 4 jours par semaine, au domicile du télétravailleur, au moyen des outils informatiques mis à sa disposition, sur des jours déterminés fixés par semaine sur une année entière à compter de la date de signature de la convention de Télétravail. S’il n’est pas nécessaire de revoir l’organisation mise en place entre le management et le collaborateur, cette organisation sera reconduite tacitement d’année en année sans formalisme particulier.

Le choix du ou des jours de télétravail sera effectué en fonction des besoins d’organisation du service et fixé par écrit. Chaque manager pourra exclure un ou plusieurs jours de l’organisation en télétravail dans un souci de bon fonctionnement de son service

Les autres jours seront réalisés sur le lieu de travail habituel tel que défini dans le contrat de travail du collaborateur.

Les jours prévus comme télétravaillables mais non « pris » quelle qu’en soit la raison (semaine de travail incomplète, congé, maladie, ..) ne sont pas « rattrapés » ou reportés d’une semaine sur l’autre.

Plus précisément, si un jour prévu comme télétravaillable correspond en fait à un jour férié, ou à un jour d’absence (RTT, JRS, …), ce ou ces jours ne sont pas remplacés par un jour de télétravail non prévu dans le planning, sauf raison impérieuse et après autorisation du manager.

Le Télétravail s’exerce à l’adresse du collaborateur telle que définie sur le portail RH, et figurant sur le bulletin de salaire (= adresse 1). C’est donc le lieu principal de Télétravail.

Il peut s’exercer dans un espace de coworking ou à une 2^e adresse à préciser. Il s’agira alors de l’adresse 2.

L’adresse 1 doit être située en France métropolitaine. L’adresse 2 doit être située en France métropolitaine ou en Espagne.

Ces deux adresses devront permettre au collaborateur de respecter l’organisation de son travail au regard de ses jours de présence sur site.

La participation de l’employeur aux frais de transport collectif pour les déplacements domicile-lieu de travail est basée sur l’adresse 1.

L’existence éventuelle d’une adresse 2 ne vaut que pour l’aspect Télétravail et ne saurait avoir pour conséquence d’engager des coûts de transport et/ou d’hébergement supplémentaires pour l’employeur.

Il est rappelé ici que sur le plan administratif (courriers…), seule l’adresse 1 compte.

Le collaborateur s’engage vis-à-vis de son employeur sur la conformité des 2 lieux de Télétravail aux règles d’hygiène et de sécurité.

Le collaborateur s’engage à demander l’autorisation écrite (email ou autre) de sa hiérarchie s’il souhaite travailler, de façon exceptionnelle, depuis une autre adresse que celle du Domicile (1 ou2).

Cette possibilité n’exempte en aucune façon le collaborateur de respecter les clauses du présent Accord.

Il est à noter que le lieu de travail habituel et contractuel demeure le site auquel le collaborateur est rattaché. L’adresse de Télétravail n’est qu’une modalité d’exercice du travail.

L’exercice en télétravail peut démarrer à tout moment de l’année, sous réserve du respect du processus de demande auprès de la hiérarchie et de l’accord de cette dernière formalisé dans une convention.

Article 3. Collaborateurs éligibles

Le présent Accord s’applique aux collaborateurs en CDI, CDD, alternants et stagiaire ayant au moins 3 mois d’ancienneté et/ou ayant passé avec succès leur période d’essai, disposant d’un PC portable et répondant aux critères suivants :

• Maîtrise du poste (connaissance de l’environnement de travail, capacité à réaliser l’ensemble des tâches, …)

• Autonomie (capacité à réaliser par lui-même ses tâches, à les planifier et les prioriser)

• Confiance réciproque

• Organisation du travail compatible

• Poste compatible : la majorité des tâches doit pouvoir être effectuée en télétravail

• Espace de télétravail dédié

Les postes concernés sont tous les types de postes dont l’activité principale peut être réalisée à distance dans les mêmes conditions de niveau de production et de qualité et sans recours à un accompagnement particulier.

Toutes les catégories de personnel sont concernées.

Les managers ne pourront pas télétravailler plus de 3 jours par semaine, les alternants et stagiaires ne pourront pas télétravailler plus de 1 jour par semaine, pour autant que ceux-ci remplissent bien les critères ci-dessus et après accord de la hiérarchie.

Article 4. Principe du volontariat et formalisation

En dehors des cas où le télétravail est prévu dans le contrat de travail, ce mode d’organisation nécessite une adhésion volontaire du collaborateur.

L’exercice en télétravail peut démarrer à tout moment de l’année, sous réserve d’en faire la demande auprès de la hiérarchie en respectant le processus suivant :

• Emettre une demande (« convention de Télétravail ») via un formulaire établi par la DRH, complété par le collaborateur et le manager, et validé par la Direction Générale, puis retournée à la DRH car cette convention de télétravail vaudra avenant au contrat de travail.

Un délai de 3 semaines maximum est nécessaire entre la demande et le début du télétravail. Toute demande conforme fera l’objet en retour d’une réponse écrite. Tout refus devra être justifié.

En cas de non-respect des critères d’éligibilité énoncés ci-dessus, la DRH a autorité pour refuser la mise en place du télétravail au collaborateur concerné.

La convention sera établie pour une durée d’1 an. Elle sera renouvelable par tacite reconduction.

Dès qu’il sera autorisé à télétravailler, le collaborateur devra compléter la fonction « Télétravail » dès qu’elle sera mise à disposition dans le module de suivi des Temps.

Article 5. Accès au télétravail, réversibilité

Dès mise en œuvre du présent Accord, la possibilité de télétravailler, sera, pour les nouveaux embauchés, incluse dans le contrat de travail, à l’article traitant du lieu de travail.

Pour les salariés en poste au moment de la mise en œuvre de l’Accord Télétravail, une Convention sera établie pour une durée déterminée et sera révocable / révisable à tout moment par la Direction en cas de :

• Changement permanent de Domicile 1 ou 2 impliquant une augmentation significative du temps de trajet pour rejoindre le lieu de travail habituel

• Manquement manifeste à une obligation par le collaborateur

• Modification du temps de travail par le collaborateur

• Changement organisationnel et/ou de management au sein de l’Entreprise ou du service

• Changement de politique de l’Entreprise au regard du Télétravail

L’entrée en télétravail est assortie d’une période probatoire de 2 mois. Pendant cette période, chaque partie peut mettre fin au télétravail par un écrit en respectant un préavis de 5 jours sans avoir à motiver sa décision.

Principe de réversibilité : à tout moment, chacune des parties peut demander à revenir au travail sur site. Pour le collaborateur, le retour sur site est conditionné à l’accord du manager et doit être exprimé en respectant un délai d’un mois.

L’accord sera conditionné à la disponibilité sur site d’un poste de travail permanent.

Toute demande doit être exprimée par écrit et fera l’objet en retour d’une réponse sous 3 semaines maximum. Tout refus sera justifié par écrit.

Article 6. Conditions de suspension temporaire du télétravail

La situation de télétravail peut être immédiatement suspendue à l’initiative de l’employeur en cas de problème technique ou de force majeure.

Elle peut également être suspendue en cas de projet/réunion nécessitant la présence du collaborateur dans les locaux de l’Entreprise.

Enfin, elle peut être suspendue, comme évoqué précédemment en cas de non-respect de certaines obligations du présent Accord.

Article 7. Télétravail occasionnel et situations particulières

Un collaborateur ne pratiquant pas le télétravail régulier peut demander exceptionnellement à recourir à cette modalité d’exercice de sa mission pour 3 types de raisons :

• Raisons personnelles impérieuses

• Du fait de l’employeur (par exemple, en cas de réaménagement des locaux, d’intervention technique, …)

• Pour des raisons exceptionnelles extérieures à l’Entreprise (grève des transports, …) si le collaborateur en fait la demande.

Pour mémoire, le code du travail (L. 1222-11) prévoit déjà cette possibilité en cas de risque épidémique.

Pour le 1er cas, l’autorisation du manager est indispensable. Une demande écrite doit être adressée au manager aussi tôt que possible et au moins 48h avant la survenance de l’événement et le manager donne également sa réponse par écrit.

Dans les deux autres cas, l’employeur communiquera en amont sur la possibilité ou l’obligation de télétravailler.

Ce télétravail occasionnel donnera lieu à la même indemnisation que le Télétravail régulier.

Article 8. Organisation – Contrôle du temps de travail

Par principe, la mise en œuvre du télétravail doit se faire dans le respect des organisations du travail en place dans l’Entreprise. Notamment, la durée contractuelle du collaborateur reste inchangée pendant la période de télétravail.

1. Au cours du télétravail, le collaborateur conserve son rattachement hiérarchique habituel

2. La disponibilité des collaborateurs en télétravail, leur connexion internet, leur charge de travail, les délais d’exécution, les objectifs et les résultats des collaborateurs en télétravail sont identiques à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’Entreprise.

3. Le collaborateur doit se consacrer à son travail, de la même façon que s’il était sur site

4. Les journées de télétravail pour le personnel non forfait jours sont validées conformément au présent Accord ou aux règles en vigueur au sein de son Entreprise, de son établissement ou de son service, et fait l’objet du même suivi. Toute heure supplémentaire doit être expressément demandée par le manager.

Le collaborateur en télétravail s’engage à n’utiliser que les logiciels mis à disposition par le Service Informatique de l’Entreprise, sur son poste ou en accès internet, et à accéder uniquement aux serveurs de l’Entreprise.

Article 9. Modalités d’exercice du télétravail

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle du collaborateur, son volume d’activité ou son amplitude horaire.

L’activité d’une journée de télétravail doit correspondre en termes de productivité et de qualité du travail fourni à une journée normale de travail sur site.

La charge de travail est réputée correspondre au volume de travail habituel du collaborateur

Les collaborateurs en télétravail veillent à respecter les horaires en vigueur (collaborateurs horaires), les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail et les temps de repos obligatoires, notamment la pause méridienne.

Durant les jours de télétravail, les collaborateurs restent joignables pendant les heures normales de travail, via les moyens mis à leur disposition En cas de manquement de connexion lors de ces plages horaires, sans justification, l’Entreprise se réserve le droit de suspendre le télétravail immédiatement et de prendre toute sanction conforme au règlement intérieur de l’Entreprise.

Lorsqu’une visioconférence est organisée, les collaborateurs doivent respecter ce format (vidéo activée), sachant que le fond d’écran peut être brouillé ou importé.

Le collaborateur pourra être contacté par l’employeur, son manager, ses collègues, les clients/fournisseurs, ou tout autre tiers, durant les plages horaires habituelles d’exécution de sa prestation de travail. Ceci est valable pour tous les collaborateurs de l’Entreprise.

Pour assurer le bon fonctionnement et la continuité de service, le collaborateur s’engage à participer à toutes les réunions organisées par sa hiérarchie dans le format défini et à se rendre sur site à la demande de sa hiérarchie si c’est nécessaire.

De manière générale, les collaborateurs en télétravail doivent également respecter les modalités du droit à la déconnexion en vigueur dans l’Entreprise.

Article 10. Equipements de travail – Fourniture du matériel

L’employeur met à disposition des collaborateurs les outils informatiques et téléphoniques nécessaires à l’exercice du télétravail. Ce matériel est composé de :

• Un ordinateur portable professionnel équipé d’une webcam et des logiciels nécessaires à la bonne exécution des missions du collaborateur

• Un casque audio (sur demande)

• Un accès à distance au réseau interne de l’Entreprise et aux applications de l’Entreprise, étant précisé qu’il revient au collaborateur de s’assurer de disposer d’une connexion adéquate à internet

• Un logiciel de téléphonie permettant au collaborateur de recevoir et d’émettre ses appels téléphoniques en utilisant son numéro de téléphone professionnel

La totalité de ce matériel mis à disposition demeure l’entière propriété de l’Entreprise et doit être utilisé dans un cadre strictement professionnel, en conformité avec la Charte Informatique de l’Entreprise. Sauf dérogation expresse, le collaborateur ne peut utiliser un autre matériel que celui fourni par l’Entreprise.

Le collaborateur en télétravail est responsable de l’intégralité du matériel mis à disposition, et des données qui y sont stockées. Il s’engage à respecter les règles de confidentialité et de sécurité en cours dans l’Entreprise. Il s’engage à mettre à jour son ordinateur et les anti-virus lorsqu’il en est notifié, par l’ordinateur ou à la demande du Service informatique de l’Entreprise.

Plus généralement, il se doit de prendre soin, sécurisé et protéger son outil de travail tout en s’assurant que les informations produites ou traitées demeurent confidentielles, permettent d’être sauvegarder par les systèmes de l’Entreprise et éviter tout accès à ces informations par un tiers.

En cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol, le collaborateur bénéficie de la même assistance informatique que les collaborateurs travaillant dans les locaux.

En cas de suspension du contrat de travail quelle qu’en soit la nature, le collaborateur ne soit pas utiliser son matériel informatique professionnel. A partir d’une absence supérieure à un mois sans visibilité sur sa durée totale, l’employeur se réserve le droit de couper l’accès VPN ou l’accès aux informations stockées dans le Cloud.

Article 11. Participation aux frais liés au télétravail

Prenant en compte la possibilité de dépenses induites par le Télétravail (électricité, forfait internet, …), l’Employeur versera une indemnité forfaitaire.

Dès que la fonctionnalité Télétravail sera mise en place sur le système GTA de Nibelis, cette indemnité sera de 2.3€ nets par jour télétravaillé, avec un plafond de 40€ par mois.

Cette « indemnité Télétravail » sera réputée utilisée conformément à son objet et sera exonérée de cotisations et contributions sociales.

Elle sera versée à mois décalé, sur le bulletin de paie.

Dans l’attente de la mise en place de cette nouvelle fonctionnalité, le versement forfaitaire de 30€ perdurera.

Dans le but de permettre aux collaborateurs d’installer un poste de travail confortable et fonctionnel, l’Employeur pourra contribuer à l’achat de matériel (bureau adulte, chaise adulte, lampe, …) sous la forme d’un remboursement d’une note de frais (présentation des factures), dans la limite de 150 €.

Cette contribution, destinée aux seuls collaborateurs en CDI, suivra la procédure Note de Frais (vérification de la validité des factures par la comptabilité). Cette contribution n’a pas vocation à être reconduite d’année en année et elle ne vaut que pour une adresse de Télétravail.

Pour les collaborateurs rejoignant l’Entreprise, cette contribution de l’employeur ne pourra être demandée au plus tôt à l’issue de la période d’essai.

Article 12. Egalité de traitement

Les collaborateurs en télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres collaborateurs.

Article 13. Santé et sécurité

La charge de travail et l’amplitude horaire demandées au télétravailleur sont équivalentes que le travail soit effectué au domicile ou sur site.

Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter sur son lieu de télétravail les règles d’hygiène et de sécurité dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille dans les locaux de l’Entreprise.

Le collaborateur doit informer immédiatement et au plus tard dans les délais légaux et réglementaires habituels et selon les modalités habituelles de tout arrêt de travail ou accident survenu à l’occasion de l’exécution exclusive de ses fonctions professionnelles.

L’employeur se réserve le droit de contester tout accident du travail déclaré si celui-ci est survenu en dehors des plages horaires définies précédemment, et lors de tâches éloignées de sa fonction.

Le responsable hiérarchique s’assurera lors de la construction du planning de télétravail, qu’il y a suffisamment de jours au cours desquels l’ensemble de l’équipe est présente, afin de maintenir le lien social et l’organisation des réunions de travail.

Article 14. Déconnexion

Instauré par la loi dite « Loi travail » du 8 août 2016, le droit à la déconnexion est en vigueur depuis le 1er janvier 2017. Il est consacré à l'article L. 2242-17 du Code du travail.

Le droit à la déconnexion vise à :

• assurer le respect des temps de repos et de congés ;

• garantir l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale ;

• protéger la santé des collaborateurs.

Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’Entreprise.

Par ailleurs, en matière de déconnexion, il est fait référence à la Charte Information et Communication (art. 9).

15. Attestations

Le collaborateur doit informer son assureur de sa situation de télétravailleur et il devra attester qu’il dispose bien d’une assurance « multirisque habitation » couvrant son domicile, et, le cas échéant, son deuxième lieu de Télétravail.

Le collaborateur s’engage à ne pas travailler depuis un autre lieu.

Le collaborateur atteste sur l’honneur des bonnes conditions de sécurité et d’hygiène de l’espace dédié au télétravail (espace suffisant, niveau sonore, mobilier adapté, confidentialité, …). Il s’engage par ailleurs à ce que son outil informatique ne soit pas partagé par un tiers et que nul n’ait accès à ses documents de travail.

16. Entrée en vigueur - Durée –Dénonciation – Révision - Dépôt - Litiges

16.1 Entrée en vigueur – Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter de la date de dépôt.

16.2 Dénonciation – Révision

Toute modification apportée au présent règlement fera l’objet d’un avenant entre les parties signataires, conclu et déposé à la DREETS ARA (74).

Le présent règlement pourra également être dénoncé par l'une des parties signataires qui en avisera l’autre, le cas échéant, par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation sera notifiée par l’Entreprise à la DREETS ARA et portée, par tout moyen, à la connaissance des salariés.

16.3 Dépôt

Le présent Accord sera déposé dès sa conclusion, par les soins de l’Entreprise, à la DREETS ARA, de façon dématérialisée à partir de la plateforme de téléprocédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr , ainsi qu’auprès du greffe du Conseil des Prud’hommes.

16.4 Litiges

Avant d'avoir recours aux procédures prévues par la réglementation en vigueur, les parties s'efforceront de résoudre dans le cadre de l'Entreprise les litiges afférents à l'application du présent Accord. A défaut, le différend sera porté devant la juridiction compétente du lieu du siège social de l'Entreprise.

Fait à Archamps, le 20 juillet 2021

POUR L’ENTREPRISE

Président

POUR LE PERSONNEL 

Secrétaire du CSE