ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF A L’UTILISATION DES VEHICULES DE SOCIETE

ET AUX INDEMNITES KILOMETRIQUES

ENTRE LES SOUSSIGNES :

LA SOCIETE COMPETENCE CUISINE COLLECTIVE (3C), Société Anonyme à Conseil d’Administration, au capital de 291 600 Euros, immatriculée au RCS de PONTOISE sous le numéro 352 822 522 – NAF 3312Z, dont le siège social est situé 40, rue des Mathouzines 95170 DEUIL-LA-BARRE, représentée par Monsieur , pris en sa qualité de Président Directeur Général, dûment habilité aux fins des présentes,

D’une part,

ET

Madame , membre élu du CSE au sein duquel elle exerce les fonctions de secrétaire.

D’autre part,

Il A ETE CONCLU L’ACCORD D’ENTREPRISE SUIVANT :

Préambule

Le présent accord s’adresse à tous les salariés et notamment ceux susceptibles de bénéficier ou possédant d’ores et déjà d’un véhicule de fonction ou de service (I).

Ce document a pour objectif de formaliser les engagements réciproques de la Société et du salarié à l’occasion de la mise à disposition de véhicules de l’entreprise. Il énumère les droits et devoirs des conducteurs mais également les comportements à adopter en cas de situations difficiles (accidents de la circulation, vol, panne…) (II).

Ainsi, le présent accord témoigne de la volonté de l’entreprise de rendre la politique automobile interne plus efficace et de porter une attention particulière à la qualité de sa flotte automobile.

Corrélativement les salariés se doivent d’avoir un comportement citoyen et responsable lors de l’utilisation des véhicules.

Cette exigence s’inscrit dans la continuité des actions déjà entreprises par la société qui a mis en place un programme afin de sensibiliser ses salariés à la pratique de l’éco-conduite.

L’éco-conduite étant une technique de conduite automobile éco-responsable, économe en carburant et écologique. Cette conduite a un impact significatif sur la consommation et l'environnement, ainsi que sur la sécurité en réduisant notamment le risque d’accident sur la route.

Par ailleurs, la nécessité d’une gestion rigoureuse des frais professionnels, impose à la société de rappeler les règles relatives au calcul et remboursement des frais de déplacement (III).

A la date prévue pour son entrée en vigueur, le présent accord annule et remplace toutes dispositions (engagements unilatéraux, accord de branche, convention collective, usages) ayant pu exister antérieurement et portant sur les mêmes thèmes.

TITRE I : LA NOTION DE VEHICULE DE FONCTION ET DE SERVICE

Article 1: Le véhicule dit « de fonction »

Le véhicule de fonction est celui mis de façon permanente à la disposition du salarié pour un usage à la fois professionnel et privé.

Le salarié peut l'utiliser pour les trajets qu'il effectue en dehors des heures de travail, ses déplacements personnels, ses activités, et même lors de ces congés payés.

Le véhicule de fonction constitue un avantage en nature régie suivant les règles du Code de la sécurité sociale et du Code général des Impôts. Le montant de l’avantage en nature est donc inclus dans la déclaration annuelle des revenus.

En cas d’arrêt de travail et/ou maladie, ou d’absence d’une durée supérieure à 6 mois, la société pourra récupérer le véhicule de fonction lequel sera de nouveau remis au salarié lors de la reprise de ses fonctions.

Article 2: Le véhicule dit « de service »

Le véhicule de service est celui dont le salarié a l’utilité en période d’activité professionnelle, exclusivement dans les heures et jours d’exercice de celle-ci et qui le reste du temps est à la disposition du service.

Le salarié ne peut donc l’utiliser que pendant son temps de travail, et pour des objectifs professionnels précis.

Le véhicule de service n'est donc pas destiné à servir à un salarié pour des déplacements privés et pour des déplacements en dehors des heures de travail. Ainsi, des personnes non autorisées ou étrangères au service ne peuvent prendre place dans le véhicule.

Le salarié est toutefois autorisé à utiliser le véhicule pour effectuer les trajets du domicile au lieu travail puis du lieu de travail au domicile.

En cas d’arrêt de travail, la société pourra faire récupérer le véhicule ainsi remisé au domicile du salarié absent.

Article 3: Le véhicule dit « d’astreinte »

Certains salariés, utilisateurs d’un véhicule de service, sont amenés dans le cadre de leurs fonctions à exercer des astreintes.

Ces salariés bénéficient de fait d’une autorisation de remisage à domicile, et sont autorisés, durant ces périodes d’astreinte, à utiliser le véhicule pour leurs déplacements personnels afin de demeurer à la disposition immédiate de la société et d’intervenir à tout moment.

Article 4 – les deux -roues ou trois-roues

Les véhicules deux ou trois roues peuvent également constituer des véhicules de société tels que ci-dessus définis.

TITRE II: L’UTILISATION DES VEHICULES DE FONCTION ET DE SERVICE

Article 4: Conditions générales de mise à disposition et d’utilisation

La mise à disposition et l’utilisation d’un véhicule de fonction ou de service sont régies d’une part, par la clause et/ou annexe insérées dans le contrat de travail signés par les parties, et d’autre part, par les dispositions du présent accord.

Article 5 : Modalités d’utilisation des véhicules

5-1 Formalités préalables

La remise du véhicule est conditionnée par la production par le salarié de son permis de conduire en original par le salarié et la remise d’une copie.

Chaque année le Service Ressources Humaines demandera à chaque salarié, utilisateur d’un véhicule de la flotte automobile, une attestation sur l’honneur certifiant être en possession d'un permis de conduire valable et ne pas avoir connaissance d'une quelconque décision pouvant en affecter la validité.

Un carnet de bord est attaché au véhicule. Il comprend :

• l’attestation d’assurance

• la carte grise

• une carte carburant,

• des constats d’accidents

5-2 Assurances

Avec la mise à disposition de véhicules de société aux salariés, il appartient à l’employeur de souscrire les assurances couvrant les dommages matériels causés au véhicule confié au salarié.

Le salarié s’engage à respecter les clauses du contrat d’assurance porté à sa connaissance par l’employeur.

Le salarié devra éviter de laisser des objets et documents sensibles au vol à l’intérieur des véhicules (PC portables, téléphones mobiles, tablettes, effets personnels de valeur…).

5-3 Entretien du véhicule

L’employeur prend en charges :

• les réparations d’entretien des véhicules affectés aux salarié,

• les frais de garage liés directement à l’utilisation professionnelle ou liés à des événements survenant pendant le temps de travail.

Le salarié s’oblige à une utilisation respectueuse du véhicule et de sa mécanique et instruments.

Le salarié doit s’assurer de la propreté (extérieure et intérieure) et de l’entretien du véhicule placé sous sa responsabilité afin de préserver l’image de marque de la société.

5-4 Equipement et modification du véhicule

Aucune adjonction ou transformation changeant l’aspect général du véhicule ou le modifiant dans sa forme ou dans son mécanisme ne peut être fait sans l’accord de la société.

Aucun accessoire ne pourra non plus être ajouté sans l’accord de la société.

Les accessoires dont l’adjonction aura été autorisée resteront la propriété du salarié à condition qu’il soit possible de les enlever sans que le véhicule ne conserve trace de la pose desdits accessoires ; dans le cas contraire, ils resteront dans le véhicule et appartiendront à la société.

5-5 Utilisation du véhicule en zone de montagne en période hivernale

La loi Montagne II du 28 décembre 2016 et le Décret n°2020-1264 du 16 octobre 2020 imposent d’équiper le véhicule de pneus hiver ou de détenir des chaînes dans le coffre en période hivernale dans des villes concernées par l’un des 48 départements situés en zone montagneuse.

Les préfets des 48 départements situés dans des massifs montagneux (Alpes, Corse, Massif central, Massif jurassien, Pyrénées, Massif vosgien) établiront la liste des communes dans lesquelles un équipement des véhicules devient obligatoire en période hivernale, du 1^er novembre au 31 mars.

Une carte prévisionnelle des zones concernées sera disponible sur le site de la Sécurité routière.

1. Les équipements désormais obligatoires dans les zones établies par les préfets sont les suivants :

• soit, détenir dans le coffre des chaînes à neige métalliques ou textiles permettant d'équiper au moins deux roues motrices,

• soit, être équipés de quatre pneus hiver réglementaires.

L’employeur est donc tenu d’équiper les véhicules de service et de fonction suivant les dispositions légales précitées.

Le salarié a, quant à lui, interdiction d’utiliser les véhicules de fonction ou de service non équipés en zone de montagne en période hivernale.

5-6 Sinistres – Accidents et Obligation déclarative du salarié

En cas de survenance d’un sinistre ou d’événement qui pourrait endommager le véhicule, le salarié doit, dans les 48 heures au plus tard à compter de sa survenance ou de sa découverte, en alerter l’employeur, après avoir pris les mesures conservatoires de première urgence.

En cas d’accident, un constat amiable précisant toutes les circonstances de l’accident devra être rempli par le salarié utilisateur du véhicule puis aussitôt remis à l’employeur.

Le non-respect de ces obligations par le salarié peut donner lieu à des sanctions disciplinaires.

5-7 Vol et Obligation déclarative du salarié

En cas de vol du véhicule, d’effraction ou de vandalisme, le salarié doit immédiatement déposer plainte auprès des autorités de police ou de gendarmerie du lieu du vandalisme, de l'effraction ou du vol.

Le salarié en informera l’employeur, dans les 48 heures au plus tard à compter de sa survenance ou de sa découverte, en joignant une déclaration circonstanciée ainsi qu’une copie du dépôt de plainte.

Afin de prévenir les risques de vol, il est rappelé que le salarié devra éviter de laisser des objets et documents sensibles au vol à l’intérieur des véhicules (PC portables, téléphones mobiles, tablettes, effets personnels de valeur…).

Il est par ailleurs fait interdiction au salarié de laisser, quelques soient les circonstances, les papiers du véhicule dans la voiture (carte grise, attestation d’assurance).

Le non-respect de ces obligations par le salarié peut donner lieu à des sanctions disciplinaires.

5-8 Infractions routières

Dans le cadre de l’utilisation du véhicule mis à sa disposition, le salarié devra être en possession des documents administratifs et de contrôle du véhicule (permis de conduire, carte grise, attestation d’assurance).

D’une manière générale, le salarié s’engage à respecter les règles du Code de la Route et à faire preuve de prudence en toutes circonstances.

Il est rappelé que les amendes, découlant des procès-verbaux et contraventions liés à l’utilisation et la conduite du véhicule, ou à défaut de documents (permis de conduire, carte grise, attestation d’assurance…), sont à la charge des utilisateurs contrevenants. Tant pour l’intérêt personnel des utilisateurs que pour l’image de la société, le respect des règles de circulation doit être une préoccupation quotidienne.

En cas d’infraction entrainant un retrait de point sur le permis de conduire, la société désignera le conducteur du véhicule.

En aucun cas, l’entreprise ne pourra prendre en charge la conséquence d’une infraction, et notamment, celle qu’un retrait du permis de conduire peut avoir sur les conditions d’exercice de l’activité professionnelle.

En cas de suspension ou d’annulation du permis de conduire, le salarié doit immédiatement en informer la société et restituer le véhicule mis à sa disposition.

5-9 Cartes de carburant, péage d’autoroute et lavage

Une carte de carburant est remise à chaque salarié utilisant un véhicule de service ou de fonction affecté.

Cette carte est personnalisée par un code confidentiel. A chaque prise de carburant il convient de taper ce code puis le kilométrage exact du véhicule.

Les relevés de paiement sont automatiques.

En cas d’impossibilité de prise de carburant dans une station-service de la marque de la carte de carburant, le plein de carburant peut être fait dans une autre station-service ; cette dépense sera remboursée sur facture par une note de frais.

Il est fait interdiction au salarié de procéder à un échange ou un prêt des cartes de carburant affectées au véhicule.

Enfin, il est rappelé qu’un véhicule de service et la carte essence mise à disposition avec ce véhicule ne peuvent-être utilisés que pour des besoins professionnels.

Article 5-10 –Equipements obligatoires pour les véhicules deux ou trois roues

Le salarié qui utilise un véhicule deux ou trois roues doit impérativement user des équipements obligatoires nécessaires à sa sécurité : casque, gants, gilet de haute visibilité homologué par un marquage CE, phares.

L'absence de ces équipements constitue une infraction passible de sanctions pénales et peut entraîner une contravention qui sera à la charge du salarié contrevenant.

De plus, le salarié devra user de certains équipements de protection individuelle qui bien que non obligatoires, sont adaptés : blouson, pantalon, chaussures…

Article 6: Boitier de géolocalisation

Les véhicules dits de « service » sont dotés d’un système permettant de le localiser en temps réel.

Ce boîtier n’est pas muni de l’interrupteur « vie privée ».

Conformément à la directive de la CNIL, ce système permet à l’employeur de répondre au mieux :

-Aux demandes d’intervention des clients par le repérage du véhicule le plus proche.

-De calculer le temps effectif de travail du salarié.

Article 7: Boitier « éco conduite »

Les véhicules dits de « service » et de « fonction » sont équipés d’un boîtier « éco conduite ».

Pour les véhicules dits de « fonction », le système de géolocalisation ne sera pas activé.

Article 8 : Restitution du véhicule

Le véhicule restitué devra être en bon état de marche, de carrosserie et de propreté.

Le salarié restituera le véhicule qui lui a été affecté, dès :

• la cessation effective de ses fonctions et au plus tard le dernier jour du contrat de travail, quelle que soit la cause de la rupture de ce contrat.

• Ou si modification de la fonction ne nécessitant pas de véhicule.

Article 9: Engagements réciproques de la Société et des salariés vis à vis de l’utilisation des véhicules de l’entreprise

La société s’engage depuis des années, au titre de la prévention du risque routier, à une politique rigoureuse d’entretien des véhicules utilisés par les salariés et plus récemment, à la mise en place d’un programme d’ECO-CONDUITE.

Corrélativement à ces engagements pris par la Société, le salarié se doit de porter une attention particulière aux véhicules qui peuvent lui être confiés par l’entreprise, que ce soit par l’intermédiaire d’un véhicule de service ou d’un véhicule de fonction.

A ce titre, la Société souhaite inciter les salariés à veiller au bon état des véhicules qui leur est confié au titre du respect des bonnes pratiques de conduite que doit respecter tout conducteur.

Ainsi, s’il est constaté lors de la restitution du véhicule de service attitré ou du véhicule de fonction que les frais de remise en état en lien avec des sinistres ou accidents non déclarés par le salarié dans les conditions des articles 5-6 et 5-7 précités, la société en tiendra compte dans les critères d’appréciation d’octroi ou de maintien de la prime qualitative.

TITRE III: LES INDEMNITES KILOMETRIQUES

Article 10 : Notion des Indemnités Kilométriques

Les indemnités kilométriques couvrent les frais relatifs à l’usage d’un véhicule personnel lors de déplacements professionnels.

Ces frais prennent en compte :

• Nettoyage

• Achat de nouveaux pneus

• Assurance annuelle du véhicule

• Carburant

Les frais de déplacement comme le péage et parking ne sont pas couverts par les indemnités kilométriques.

Les remboursements des frais kilométriques ne couvrent que les déplacements professionnels, le trajet domicile-entreprise n’étant pas pris en compte. 

Les relevés kilométriques doivent être renseignés systématiquement et impérativement par le salarié lors de chacun de ses déplacements professionnels, et dans le cadre d’une coordination responsable de ces déplacements.

Ainsi le salarié devra indiquer pour chaque déplacement :

• la date du déplacement ainsi que son objet, en précisant les coordonnées de la personne et/ou de la société,

• le nombre de kilomètres parcourus,

Le salarié devra impérativement transmettre au plus tard le 5 du mois, au service des Ressources Humaines, ses relevés kilométriques et son kilométrage compteur sous forme de tableau excel établi par le service RH. A défaut de transmission dans le délai imparti, les frais ne seront pas réglés.

Article 11 : Calcul des indemnités kilométriques

Le calcul du montant des indemnités kilométriques, se fait en référence à un barème établi chaque année par l’administration fiscale. Ce barème définit la somme des indemnités à verser en fonction du nombre de chevaux fiscaux du véhicule, de son type et du nombre de kilomètres qui ont été parcourus.

TITRE IV – DISPOSITIONS RELATIVES A L’ACCORD

Article 12 : Durée de l’accord et date d’entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.

Article 13 : Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

Article 14 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Article 15 : Notification, publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord est notifié par la Direction de la société COMPETENCE CUISINE COLLECTIVE (3C), à l’ensemble des organisations représentatives à l’issue de sa signature.

Le présent accord est déposé en 2 exemplaires auprès de la DREETS :

- un exemplaire sur support électronique complet et signé,

- un exemplaire sur support électronique ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires en application de l’article 2 du décret n° 2017-752 du 3 mai 2017 pour diffusion dans la base nationale de données en ligne.

La partie la plus diligente remet également un exemplaire du présent accord au greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de conclusion.

Fait à Deuil-la-Barre.

Le 29 Décembre 2021.

En 4 exemplaires originaux, dont un remis à chacune des Parties signataires.