Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez NATUREX (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Accord du 25 juillet 2022

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société NATUREX SA, dont le siège social est situé Site Agroparc, 250 rue Pierre Bayle à Avignon, représentée par XXX, Présidente Directrice Générale, dument mandatée à l’effet des présentes,

D’une part,

Et,

Les Organisations syndicales représentatives représentées par leurs délégués syndicaux,

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Le présent accord intervient alors que le télétravail a été un élément clé de la poursuite de l’activité pendant la pandémie de Covid 19. La direction et les partenaires sociaux ont mené une réflexion sur la question du télétravail prenant en compte les enseignements retenus pendant la gestion de cette crise.

La direction souhaite instaurer de manière pérenne l’organisation du télétravail en fixant les modalités, les conditions de recours et de mise en place du télétravail au sein de Naturex SA par le biais du présent accord.

Il est partagé avec les partenaires sociaux que les principes clés du télétravail sont les suivants :

• Le télétravail contribue à une qualité de vie au travail et une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée,

• Le télétravail répond aux aspirations des collaborateurs et participe à l’attractivité et à la fidélisation des équipes au sein de l’entreprise,

• Le télétravail repose sur un état d’esprit de confiance et de responsabilisation de l’ensemble des équipes,

• Le télétravail contribue fortement à l’attractivité de l’entreprise sur le marché,

• Le télétravail apporte une flexibilité et une souplesse dans l’organisation de travail des collaborateurs.

Les parties considèrent que les collaborateurs s’impliquent d’autant plus dans un environnement où ils peuvent créer, développer, innover et fabriquer dans un cadre collaboratif.

Ainsi, les lignes directrices suivantes ont été établies:

• Nos clients sont au cœur de notre activité, les priorités commerciales dictent la flexibilité proposée aux collaborateurs concernés de pouvoir ou non télétravailler,

• Les modalités de télétravail mises en place ne doivent pas altérer notre capacité à collaborer et à innover,

• Les sites de l’entreprise doivent continuer à rester les lieux essentiels d’exercice de l’activité collective des collaborateurs,

• L'éligibilité au télétravail est dictée par les exigences du client, l'impact sur l'entreprise et le type de poste. La direction et les partenaires sociaux sont pleinement conscients que l’ensemble des postes de travail au sein de l’entreprise ne sont pas éligibles au télétravail.

Les dispositions du présent accord s’inscrivent dans le cadre des principes et règles établis par l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020 relatif au télétravail et dans le cadre des dispositions des articles L. 1222-9 à L. 1222-11 du Code de travail.

La Direction est les partenaires sociaux se sont réunis les 9 juin 2022, 30 juin 2022 et 25 juillet 2022.

Article 1 – Champ d’application et définition du télétravail

1. Champ d’application

Le présent accord s’applique aux deux sites de Naturex SA : Avignon et Reyssouze.

2. Définition du télétravail

Tel que défini dans l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Dans la pratique, il s’exerce au lieu d’habitation du salarié de façon régulière, occasionnelle, ou en cas de circonstances exceptionnelles.

En tout état de cause, la mise en œuvre du télétravail doit être compatible avec les objectifs de performance économique et sociale de l’entreprise.

3. Volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié, sauf dans le cas du recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles. Dès lors qu’un salarié informe l’employeur de son souhait de passer au télétravail, l’employeur peut, après examen, accepter ou refuser sa demande.

Article 2 – Conditions d’éligibilité au télétravail

2.1 Postes éligibles au télétravail

Il en ressort que le télétravail repose sur :

• un postulat fondamental : la relation de confiance entre le manager et le salarié en télétravail

• et deux aptitudes complémentaires : l’autonomie et la responsabilité nécessaires au télétravail.

Dès lors, la possibilité de télétravailler est ouverte aux seuls postes et activités compatibles avec ce mode d’organisation du travail. Sont concernées les activités qui ne requièrent pas une présence physique permanente, qui n’exigent pas l’usage d’équipement uniquement disponible dans les locaux de l’entreprise, ou qui ne sont pas associées à des impératifs de sécurité et de confidentialité.

De plus, le télétravail est ouvert aux collaborateurs qui, en tenant compte de la nature de leur emploi et des responsabilités qu’ils exercent, bénéficient d’une certaine autonomie dans l’organisation de leurs activités.

L’activité en télétravail des salariés éligibles ne doit pas gêner le fonctionnement de l’équipe à laquelle il appartient et les salariés ne doivent pas avoir besoin d’un soutien rapproché.

Après consultation des différents départements et en prenant en considération le retour d’expérience de l’organisation mise en place pendant la pandémie de Covid 19, ont été déterminés les postes éligibles et les postes non éligibles au télétravail.

La liste des postes non éligibles a été présentée aux membres du CSE, le 11 juillet 2022. Elle sera susceptible d’évoluer en fonction de l’organisation de l’entreprise ; le cas échéant, le CSE en sera informé.

Il a été également convenu que l’éligibilité au télétravail sera notamment appréciée par le manager au regard des éléments suivants :

• La nature des activités exercées, qui peuvent être ou non réalisées à distance,

• Le fait de manager ou non une équipe, les managers devant suivre les règles de télétravail applicables à tout ou partie de leur équipe,

• L’autonomie requise dans le poste,

• La configuration de l’équipe de travail, y compris les arbitrages éventuels entre les différentes demandes de télétravail des membres de l’équipe,

• La capacité du salarié à travailler de façon régulière à distance,

• La performance du salarié à son poste,

• La possibilité d’exécuter le travail au domicile privé du collaborateur à l’aide des outils mis à sa disposition,

• La possibilité d’aménagement d’un espace de travail permettant notamment le respect des règles en matière d’hygiène et de sécurité.

2.2 Durée

Il est convenu que tout salarié éligible au télétravail doit se rendre au minimum 3 jours sur site.

Ainsi, le nombre maximal de jours télétravaillés est de 2 jours par semaine pour un salarié à temps plein.

Tous les jours ouvrés peuvent être télétravaillés. Cependant, un roulement des jours télétravaillés doit être organisé au sein des équipes afin d’assurer un minimum de présence sur site, incluant le lundi et / ou le vendredi.

Ce nombre constitue un maximum et peut être réduit au regard du poste occupé, si le manager l’estime nécessaire ou si les projets en cours ne sont pas compatibles avec le télétravail à raison de 2 jours par semaine.

De plus, les 2 jours de télétravail sont un maximum par semaine, les journées de télétravail ne peuvent pas être cumulées d’une semaine sur l’autre.

Concernant plus spécifiquement le temps partiel, les 3 jours de présence sur site devront être respectés.

Il est à noter que les jours de déplacement professionnel comptent comme un jour de présence sur site.

2.3 Conditions d’accès au télétravail

Afin de garantir une bonne intégration préalable du collaborateur, l’instauration d’une solide relation dans l’entreprise et une bonne appréhension du poste de travail, les salariés embauchés dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée ou d’un contrat à durée déterminée seront éligibles au télétravail dans les conditions décrites dans le présent accord à l’issue de la période d’essai.

Néanmoins, pendant la période d’essai, le salarié pourra exercer son activité en télétravail à raison d’une journée par semaine maximum si son manager le valide.

2.4 Stagiaires et apprentis

La présence dans l’entreprise des stagiaires et des alternants participe à leur formation.

Ainsi, la présence dans une communauté de travail étant un élément indispensable :

• les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail,

• les apprentis et les alternants sont éligibles après 1 an de contrat au sein de Naturex SA.

2.5 Cas particuliers

Une attention particulière sera portée aux demandes exprimées par les femmes enceintes ou par les collaborateurs présentant une fragilité de santé actée par le médecin du travail. Dans ces cas spécifiques, le nombre de jours télétravaillés pourra être supérieur aux dispositions du présent accord, pour une période requise.

Article 3 – Mise en œuvre du télétravail

L’accès au télétravail est en particulier fondé sur la capacité du salarié à exercer ses activités à distance et de façon autonome.

L’accès au télétravail repose sur le volontariat du salarié et sur l’acceptation du manager, selon les principes suivants :

• Le télétravail est mis en place sur demande du salarié 

• Le manager examine la demande du collaborateur en prenant notamment en compte les conditions d’éligibilité prévues ci-dessus 

• Le télétravail est réversible, à l’initiative du collaborateur ou de l’employeur

Tout nouveau collaborateur se verra informer lors de son accueil RH sur les conditions et modalités relatives au télétravail. Le salarié souhaitant opter pour le télétravail devra formuler sa demande par écrit auprès du manager qui en informera la Direction des Ressources Humaines.

Les Ressources Humaines en relation avec le manager du collaborateur étudieront la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le collaborateur, dans le respect des conditions d’éligibilité prévues par le présent accord. Après étude de la demande par le manager et les Ressources Humaines, une réponse sera apportée au salarié dans le délai de deux semaines par le manager. En cas de désaccord, le salarié recevra une réponse motivée.

Tout passage en télétravail est préalablement formalisé d’une part, par une demande formulée par le salarié et d’autre part d’une validation par le manager, en concertation avec la Direction des Ressources Humaines.

Pour les salariés bénéficiant déjà du télétravail, une discussion permettant de confirmer l’organisation établie devra être organisée à la mise en place de l’accord.

Les journées de télétravail seront suivies par le manager du salarié. Le manager doit tenir un tableau de suivi des jours de télétravail de ses collaborateurs qui pourra être transmis à la Direction des Ressources Humaines.

L’entretien annuel sera l’occasion de rediscuter de l’organisation de travail entre le manager et le salarié.

Article 4. Organisation du télétravail

La mise en œuvre réussie du télétravail se traduit par des règles d’organisation claires afin d’assurer le bon fonctionnement de la communauté de travail et de fixer un cadre au sein duquel les collaborateurs peuvent évoluer de la manière la plus autonome possible.

Le manager a un rôle clé dans la mise en œuvre opérationnelle du télétravail, notamment parce qu’il assure la fixation des objectifs du salarié. Il favorise ainsi l’articulation entre le télétravail et le travail sur site pour chacun des salariés. Il est également un des garants du maintien du lien social entre le salarié en télétravail et l’entreprise.

Il appartient donc au manager de déterminer les modalités d’organisation du télétravail au sein de son équipe en tenant compte des impératifs liés au fonctionnement du service et des souhaits émis par les collaborateurs, notamment en termes de nombre de jours et de choix des jours.

Il est convenu que les jours télétravaillés ne seront pas fixés de façon pérenne et le manager pourra revoir l’organisation des jours télétravaillés en fonction de l’activité du service.

A la demande de leur hiérarchie et dans un délai raisonnable, les salariés en situation de télétravail pourront être tenus de se rendre dans les locaux de l’entreprise, ou, à titre exceptionnel, dans tout autre endroit de rendez-vous, pour participer aux réunions organisées le jour prévu en télétravail.

Les jours télétravaillés devront être consacrés pleinement à la réalisation des missions professionnelles du salarié, sans que des contraintes personnelles viennent perturber la réalisation de ces missions.

Pendant la période de télétravail, les salariés devront être joignables aux heures de travail habituelles.

Les salariés en situation de télétravail restent soumis aux règles communes à l’ensemble des salariés en matière de durée du travail. Ils leur appartiennent de respecter les obligations déclaratives en temps de travail, jours de travail et jours de repos.

Les salariés en situation de télétravail ne doivent pas dépasser la durée maximale du travail qui leur est applicable dans l’entreprise et respecter le temps minimal de repos de 11 heures consécutives entre 2 journées de travail.

Dans le cas d’une impossibilité temporaire et non programmée de télétravailler le jour prévu (coupure inopinée d’électricité, de téléphone, du réseau informatique…), les salariés viendront exercer leur activité sur le lieu de travail habituel ou au sein d’un autre site du groupe Givaudan, après information de son manager. A défaut, ils devront poser un jour d’absence (congés payés ou JRTT…).

Article 5. Lieu du télétravail

5.1 Domicile

Le télétravail ne pourra, en principe, être exercé qu’au domicile du salarié. Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du salarié.

L’adresse du domicile déclarée à la Direction des Ressources Humaines par le salarié pour l’établissement de ses bulletins de paie doit correspondre à l’adresse à laquelle le télétravail est exercé.

5. 2 Exceptions

A titre exceptionnel, le salarié pourra, à sa demande et pour une période courte et ponctuelle, effectuer le télétravail depuis une autre adresse que son domicile après validation de son manager.

5.3 Assurance

Les salariés en situation de télétravail s’engagent à ce que les installations électriques de leur domicile soient conformes aux normes françaises. En aucun cas, l’employeur ne saura tenu responsable d’un défaut d’installations électrique.

Les salariés en situation de télétravail s’engagent à informer leur assureur de l’exercice partiel de leur activité professionnelle au domicile.

Article 6 – Période d’adaptation, période de suspension et réversibilité

6.1 Période d’adaptation

Pour tout nouveau collaborateur bénéficiant du télétravail, une période d'adaptation de deux mois est aménagée pendant laquelle chacune des parties peut mettre fin à cette forme d'organisation du travail. Au cours de cette période, le manager et/ou le collaborateur peuvent décider d’ajuster ou de mettre fin à la situation de télétravail, après en avoir discuté avec l’autre partie.

6.2 Période de suspension

Le manager, en concertation avec la Direction des Ressources Humaines, pourra décider de suspendre temporairement le télétravail en cas de non-respect des règles du télétravail constaté ou en cas de baisse de performance constatée, altérant de fait la qualité du travail du salarié.

Cette demande de suspension sera formalisée par écrit et transmise par le manager à la Direction des Ressources Humaines.

6. 3 Réversibilité du télétravail

Le télétravail présente un caractère réversible. Il peut y être mis fin à tout moment par le salarié et par le manager. La date du terme pourra être ajustée/avancée en fonction des besoins de chacune de l’une des parties et après accord entre elles.

Le manager, en concertation avec la Direction des Ressources Humaines, peut demander au salarié de revenir travailler intégralement dans les locaux de l’entreprise, notamment pour les raisons suivantes : réorganisation de l’entreprise et/ou du service, changement de poste du salarié, déménagement du salarié, non-respect des règles de télétravail constaté, problème de performance …

La décision comportant la date du terme du télétravail sera communiquée au salarié par écrit.

Il est convenu que la réversibilité implique le retour du collaborateur à son poste de travail dans les locaux de l’entreprise, ainsi que la restitution du matériel mis à sa disposition pour l’exercice du télétravail.

4. Mobilité

L’acceptation du télétravail étant lié à l’autonomie et au poste de travail, en cas de changement de poste, la demande de télétravailler devra être réétudiée avec le nouveau manager du nouveau poste. Le nouveau manager devra reconfirmer par écrit la possibilité de télétravail selon les conditions détaillés dans l’article 3 du présent accord.

Article 7 – Conditions et organisation

7.1 Matériel et accès à distance

Pour favoriser le télétravail, un ordinateur portable sera remis au salarié.

L’équipement listé ci-dessous et appartenant à Naturex SA sera fourni par l’entreprise :

• Un ordinateur portable comportant la configuration minimale (logiciels…)

• Accès à distance via le VPN

• Une configuration minimale et adéquate pour passer des appels téléphoniques sans utiliser le poste fixe personnel, un casque pour les communications téléphoniques passées avec son ordinateur portable,

Les salariés en situation de télétravail seront identifiés auprès du Service Informatique. Ils pourront bénéficier d’une assistance technique.

Les salariés en situation de télétravail prendront soin du matériel et des équipements qui leur sont confiés. Ils respecteront les règles applicables au sein de Naturex SA en ce qui concerne l’utilisation de ces équipements et devront informer le management immédiatement en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol du matériel mis à disposition.

7.2 Protection des données et confidentialité de l’information

Les salariés en situation de télétravail s’engagent à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur au sein de Naturex SA. Ils sont notamment tenus au strict respect du code de bonne utilisation des systèmes d’information de Naturex SA lorsqu’ils utilisent une ressource du système d’information de l’entreprise. Ils doivent assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et des données qui leur sont confiées, auxquelles ils ont accès ou qu’ils créent dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen.

Aussi, pour des raisons de confidentialité liées à l’activité de l’entreprise, les impressions de documents sont interdites à domicile.

Les salariés en situation de télétravail veillent à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l’accès du matériel informatique, afin de s’assurer qu’ils en soient les seuls utilisateurs.

D’autre part, les salariés en situation de télétravail ne sont pas autorisés à emporter les documents confidentiels auxquels ils peuvent avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Article 8 – Exécution du contrat de travail

8.1 Conditions d’emploi et droits collectifs

Les salariés en situation de télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise. Ils disposent ainsi du même accès à l’information, à la formation et aux possibilités d’évolution de carrière.

Le passage en télétravail ne modifie pas les autres modalités d’exécution du contrat de travail, ni le contenu, ni les objectifs de son poste, ni la charge de travail que le manager veillera à ne pas modifier. Les salariés en situation de télétravail bénéficieront des mêmes entretiens professionnels et resteront soumis aux mêmes politiques d’évaluation que les autres collaborateurs.

Ainsi, les conditions d’activité et l’organisation en télétravail seront abordées au cours de l’entretien annuel d’évaluation.

8.2 Santé et sécurité

Il est rappelé que le recours au télétravail peut être un moyen de limiter certains risques en cas de circonstances exceptionnelles, et notamment en cas de pandémie.

Si les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en télétravail, il doit être tenu compte du fait que l’employeur ne peut avoir une complète maîtrise du lieu dans lequel s’exerce le télétravail et de l’environnement qui relève de la sphère privée.

Les salariés doivent veiller à respecter les règles de sécurité, de santé et des bonnes pratiques liées à l’ergonomie au poste de travail. Un document détaillant les bonnes pratiques est annexé au présent accord.

8.3 Accidents du travail

Les salariés en situation de télétravail bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Un accident survenu à domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière, sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.

Il est précisé que les salariés en situation de télétravail sont couverts au titre des accidents de trajet dès lors qu’ils se déplacent pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’ils seraient amenés à faire dans l’exercice de leurs missions.

Dans ces cas, les salariés en situation de télétravail doivent informer leur responsable hiérarchique de l’accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

En cas de maladie ou d’accident pendant les jours de télétravail, les salariés en situation de télétravail doivent en informer leur responsable hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines dans les plus brefs délais.

8.4 Tickets restaurants

Les salariés en situation de télétravail bénéficieront de l’attribution de titres-restaurant pour les jours télétravaillés.

Article 9 - Mise en œuvre du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure

Pour faire face, par exemple, à des situations de pandémie, de catastrophes naturelles, de destruction accidentelle des locaux de l’entreprise, il peut être indispensable de recourir au télétravail dans l’entreprise pour permettre la continuité de notre activité et la protection de nos salariés.

Il s’agira de mettre en place une organisation du travail adaptée pour assurer la continuité de notre activité et la protection de nos salariés.

Dans de telles circonstances exceptionnelles la durée et les conditions du télétravail telles que présentés dans le présent accord pourront être ajustées.

Une vigilance particulière sera apportée lorsque le télétravail est porté à 100% du temps de travail sur une longue période.

Compte tenu des circonstances de sa mise place, le principe de double volontariat ne s’applique pas au recours au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles. Par conséquent, dans ce cas, les salariés seront informés de l’organisation des conditions de travail.

Article 10 – Modalités de suivi de l’accord

Un bilan du présent accord sera réalisé chaque année et présenté au Comité Social et Economique, notamment sur la population concernée.

Ce bilan permettra de mesurer l’évolution de la mise en œuvre du télétravail au sein de Naturex SA et pourra également donner lieu à la formulation de toute proposition ou amélioration.

Article 11 – Publicité de l’accord

Le présent accord a été présenté au Comité Social et Economique de Naturex France le 11 juillet 2022 et entre en vigueur le 1^er septembre 2022.

Sa mise en œuvre est assurée par la Direction des Ressources Humaines.

Le présent accord ne constitue pas un élément du contrat de travail des collaborateurs. A ce titre, il peut être révoqué ou modifié en fonction des besoins de Naturex SA et sans le consentement de ses collaborateurs.

Fait en Avignon, le 25 juillet 2022

Pour la Société NATUREX SA,

XXX

Présidente Directrice Générale

Pour les organisations syndicales représentatives

C.F.D.T. représentée par XXX

C.F.E.-C.G.C représentée par XXX