Accord d’entreprise relatif au recours au vote électronique

Entre,

La société Alcatel Submarine Networks, dont le siège social est situé route de Villejust 91620 NOZAY immatriculée au RCS d’EVRY sous le numéro 389 534 256 représentée par xx en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines,

Ci-après désigné « l’entreprise »

D’une part,

Et,

Les organisations syndicales représentatives au sein d’ASN et représentées par :

-xx pour la CFDT

-xx pour la CFE-CGC

-xx pour la CGT

-xx pour FO

Ci-après désignées « les organisations syndicales »

D’autre part.

Ci-après désignées « les parties signataires »

Il est convenu ce qui suit.

Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, il a été étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique des établissements d’ASN.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’entreprise, en permettant notamment :

- de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

- de permettre aux salariés de voter plus facilement sans être tributaire des heures d’ouverture du bureau de vote

- de faciliter le vote pour les salariés en horaires postés, en mission, en déplacement ou absents au moment du vote,

- d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

- d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu, après 1 réunion de négociation le 24 janvier 2023, de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Sommaire

Préambule 2

1 Champ d’application de l’accord 4

2 Modalités de recours au vote électronique 4

2.1 Principe de recours au vote électronique 4

2.2 Caractéristiques du vote électronique 4

2.3 Choix d’un prestataire 5

3 Préparation des opérations 6

3.1 Confidentialité des données transmises et établissement des fichiers 6

3.2 Moyens d’authentification 7

3.3 Listes de candidats et bulletins de vote 7

3.4 Profession de foi 8

3.5 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique 8

4 Déroulement des opérations de vote 9

4.1 Formation/Information sur le fonctionnement du serveur 9

4.2 Durée du scrutin 9

4.3 Listes émargement et taux de participation 10

4.4 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 10

4.5 Opérations de dépouillement 10

4.6 Délais de recours & destruction des données 11

5 Dispositif de secours 11

6 Révision de l’accord 12

7 Dénonciation de l’accord 12

8 Durée, entrée en vigueur et information 12

9 Publicité et dépôt de l’accord 13

Champ d’application de l’accord

Le présent accord est applicable à tous les salariés d’ASN appelés à voter aux élections des membres du CSE ou élections partielles.

A la date de la signature du présent accord, les établissements d’ASN faisant partie du périmètre sont les suivants :

• établissement de Paris Saclay, sis Route de Villejust 91 620 Nozay

• établissement de Calais, sis 950 quai de la Loire 62 100 Calais.

Modalités de recours au vote électronique

Principe de recours au vote électronique

Le présent accord pose le principe du recours au vote électronique pour les élections professionnelles et comporte en annexe un cahier des charges respectant les dispositions des articles R2314-6 et suivants du Code du Travail.

Le protocole d'accord préélectoral fera mention du présent accord, et comportera le nom du prestataire choisi ainsi que la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales associé.

Caractéristiques du vote électronique

Les électeurs auront la possibilité de voter de n’importe quel terminal disposant d’une connexion Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout lieu distant en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Il pourra éventuellement être défini dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, la mise à disposition d’ordinateurs « en libre-service », accessibles pendant les horaires collectifs de travail et, dans les locaux de l’entreprise, avec une connexion au site sécurisé propre aux élections.

L’emplacement et la configuration de ce ou ces postes permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote le cas échéant.

Le système repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité : le secret du vote.

Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe, y compris du vote par correspondance. Le vote à bulletin secret sous enveloppe papier ne sera donc pas mis en œuvre.

La mise en place du système de vote électronique permet, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales.

Choix d’un prestataire

La société ASN a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet. Après étude des solutions existantes sur le marché et afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la Direction a décidé de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un « fournisseur prestataire », spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux et mandaté pour ce faire par la Direction.

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivants du code du Travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges électoraux) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Préparation des opérations

Dans le cadre de chaque élection professionnelle, la société proposera un protocole d’accord préélectoral aux organisations syndicales intéressées définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote, la répartition du personnel et des sièges entre les collèges électoraux.

Confidentialité des données transmises et établissement des fichiers

La conception et la mise en œuvre du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l'employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, établissement ;

• Pour le fichier des électeurs : nom, prénom, collège, adresses postales et mail, date et lieu de naissance, moyen d’authentification ;

• Pour les listes des candidats : collège, établissement, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, établissement, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, établissement, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Il ne sera communiqué au fournisseur prestataire que les informations strictement nécessaires au paramétrage du vote électronique.

Moyens d’authentification

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple ou mail un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier pourra être demandé (critère de défi/réponse connue du salarié).

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ». Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège et/ou son établissement.

Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

Listes de candidats et bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Profession de foi

Les « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages web et notamment reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par les organisations syndicales.

Il est convenu qu’une profession de foi par organisation syndicale ayant présenté au moins un candidat sera mis en ligne.

Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format qui leur sera précisé par le prestataire.

Les détails de remise, de taille, du nombre de pages max éventuel… de la profession de foi de chaque organisation syndicale proposant une liste de candidats seront précisés dans le protocole d’accord préélectoral.

Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

La validation du site et des tests seront mis en œuvre en présence d’un représentant du fournisseur prestataire retenu, des membres du bureau de vote, des représentants de liste et de la Direction des Ressources Humaines, préalablement à l’ouverture du scrutin sur chacun des établissements.

Déroulement des opérations de vote

Formation/Information sur le fonctionnement du serveur

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction des Ressources Humaines établira, avec le « fournisseur prestataire », une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées de leur établissement, les membres de leur bureau de vote, un membre de l’équipe RH et/ou le représentant du « fournisseur prestataire » afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Des supports complémentaires de formation tel que des sessions d’information avec un représentant du « fournisseur prestataire » pourront également être mise en place selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote, ainsi que les représentants de liste, recevront également une formation spécifique sur le système de vote retenu dans le cadre de leur rôle (accès aux listes d’émargement, taux de participation, dépouillement…)

Durée du scrutin

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter de n’importe quel terminal disposant d’une connexion Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout lieu distant en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture du bureau de vote par tout moyen adapté (affichage, mail...).

Le système de vote retenu est scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Listes émargement et taux de participation

Les membres désignés du bureau de vote pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne (à des fins de contrôle du déroulement du scrutin), le compteur de bulletins et les taux de participation.

Les représentants de liste ont accès au taux de participation.

Pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation selon la fréquence définit dans le protocole d’accord préélectoral.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

Délais de recours & destruction des données

Le « fournisseur prestataire » retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, si une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours de 15 jours après la proclamation des résultats et des délais prévus dans l’article R2314-24 du Code du travail en cas de contestation auprès des juridictions compétentes, le fournisseur prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Le protocole d’accord préélectoral pourra également déterminer le support des équipes informatiques ASN à mettre en place pour des points relevant d’ASN.

Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment pendant la période d’application, par le biais d’un avenant.

Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du Travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. À la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans un délai de 3 mois à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du Travail.

Dénonciation de l’accord

Sans préjudice du dernier alinéa de l’article L. 2261-10 du code du Travail, le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois.

La dénonciation se fera dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du code du Travail.

Durée, entrée en vigueur et information

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à partir du jour qui suit son dépôt auprès de l’autorité administrative et sera également en vigueur pour toutes les prochaines élections.

Le présent accord, fera l’objet d’un écrit communiqué à l’ensemble des salariés par courrier électronique et mis sur l’intranet de l’entreprise.

Publicité et dépôt de l’accord

Conformément aux articles D. 2231-2, D. 2231-4 et L. 2231-5-1 du code du Travail, le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et du greffe du Conseil de Prud’hommes de Longjumeau (91).

Le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Fait à Nozay, le 20 février 2023

Pour la Direction – xx

Pour les Organisations Syndicales

xx – CFDT xx – CFE CGC

xx – CGT xx - FO