Accord d'entreprise "Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique" chez COLMARIENNE DES EAUX SEML (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE

PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS

DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL

AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre :

La Colmarienne des Eaux, représentée par …, en qualité de Directeur Général

Sise à COLMAR – 18 rue Édouard Bénès

Ci-après dénommée « l’entreprise »

D’une part, et

Les Délégués Syndicaux des organisations syndicales représentatives au sens de l’article L2122-1 du Code du travail :

• M. … représentant la C.F.T.C.

• M. … représentant la C.G.T.

Ci-après dénommée « les salariés »

D’autre part,

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’ordonnance N°2017-1386 du 22 Septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

ARTICLE 1 – PRINCIPE GENERAUX DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Le système retenu par la Colmarienne des Eaux doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’entreprise voteront de manière électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société VOXALY - DOCAPOST située 6 Impasse Augustin Fresnel – 44800 SAINT-HERBLAIN, ci-après dénommé le « Prestataire ».

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

ARTICLE 2 – CADRE GEOGRAPHIE DES ELECTIONS

Ces élections concernent l’ensemble des salariés de la Colmarienne des Eaux.

ARTICLE 3 – DATE ET LIEU DES ELECTIONS

Le premier tour des élections des membres du C.S.E. se déroulera par vote électronique du 14 juin 2023 à 08h00 au 16 Juin 2023 à 11h00 pour l’ensemble des collèges.

En cas de second tour, celui-ci se déroulera du 28 Juin 2023 à 08h00 au 30 Juin 2023 à 11h00.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

ARTICLE 4 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE

4.1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.

4.2. Transmission d’une notice d’information

Chaque salarié sera également informé au moyen d’une note d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales le 04 avril 2023.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

4.3. Matériel de vote – codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile un moyen d’authentification confidentiel.

Les codes d’accès, qui se composeront d’un code d’accès et d’un mot de passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.

L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé au plus tard 4 jours avant le premier tour par courrier au domicile du salarié.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés.

4.4. Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire.

Le prestataire lui adressera ses codes à son adresse mail personnelle fournie par l’électeur.

4.5. Modalités de vote

Le Prestataire assure la réalisation des pages Web, et notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes des candidats, des logos ainsi que des professions de foi conformes à ceux présentés et transmis par les auteurs.

Par ailleurs, pour garantir l’égalité de traitement entre les listes des candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.

4.6. Déroulement du vote :

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse Web qui sera communiquée ultérieurement à tous les salariés.

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse du navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et suppléants.

Il pourra alors procéder à son choix :

• Choisir une liste complète

• Raturer des candidats

• Voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant la confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation de vote par l’électeur en saisissant son code d’accès et son mot de passe vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé de réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.

ARTICLE 5 – CONSULTATION DE LA PARTICIPATION

Le prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l’ouverture des votes électroniques.

Il les consulte sur demande de la Direction de l’entreprise, puis les lui communique afin qu’elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes présentes.

ARTICLE 6 – LE SCELLEMENT

Afin de répondre à ses obligations technique et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote, un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• Figer les données de l’élection (fichiers électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),

• Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

• Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

ARTICLE 7 – ASSISTANCE AUX UTILISATEURS

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

ARTICLE 8 – DISPOSITIF DE SECOURS

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 9 – MATERIEL MIS A DISPOSITION POUR LES SALARIES NON EQUIPES D’UN ORDINATEUR PROFESSIONNEL

Durant chaque tour du scrutin, un ordinateur en libre-service protégé par un isoloir sera mis à disposition des salariés au 20 Rue des Métiers – 68000 COLMAR pour les électeurs non équipés d’un ordinateur professionnel.

Cet ordinateur permet à tout électeur de procéder au vote électronique. Il est expressément précisé qu’aucun moyen n’est prévu pour modifier les plages horaires de vote déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu’en cas d’arrivée tardive ou d’arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu’ils ne puissent pas voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 10 – ASSISTANCE AUX PERSONNES NE POUVANT VOTER SEULES

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

ARTICLE 11 – BUREAU DE VOTE

Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La participation au bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.

A ce titre :

• Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours du laquelle les clés de déchiffrement seront générées

• Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote

• Ils seront alertés par la cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile

• Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

  • Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement

  • Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du bureau de votre pourront consulter sur le site de vote :

• Les listes électorales,

• Les listes des candidats et les documents éventuels rattachés (profession de foi, photographies et vidéos),

• La composition du bureau de vote,

• L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,

• Le journal des évènements,

• Le code de scellement du système de vote.

ARTICLE 12 - DEPOUILLEMENT

12.1. Procédure de dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants des listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

Après saisie par les membres du bureau de vote des clés de déchiffrement, 2 clés valides sur 3 seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

12.2. Signature et conservation des listes d’émargement

A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.

12.3. Délai de recours et destruction des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours suivant les élections) et lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise procède à la destruction des fichiers supports. A cette échéance, et sans avis contraire de l’entreprise, le prestataire procède à la destruction complète et de manière automatique de l’ensemble des éléments du système de vote et des fichiers supports.

ARTICLE 13 – DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée de 4 ans.

ARTICLE 14 – REVISION DE L’ACCORD

A le demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées par l’article L.2261.7-1 du Code du travail, une négociation de révision du présent accord pourra être ouverte.

Cette demande de révision peut intervenir à tout moment au cours de l’application du présent accord. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications.

L’avenant portant révision de tout ou partie de l’accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

L’avenant sera soumis aux mêmes formalités de publicité et dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

ARTICLE 15 – FORMALITES ET PUBLICITE

Le présent accord négocié dans les termes de l’article L.2332-12 du Code du travail constitue un accord collectif.

Il en résulte qu’il est soumis à l’ensemble des règles applicables en la matière et notamment à celles du dépôt défini par les articles L.2231-5, L.2231-5-1, L.2231-6, D.2231-2 et suivants du Code du travail.

Conformément aux dispositions de l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié, après signature, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l’entreprise. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale « Téléaccords » à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Les parties signataires rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Colmar, le 30 mars 2023

En quatre exemplaires originaux,

Pour la COLMARIENNE DES EAUX : … Directeur Général

Les DELEGUES SYNDICAUX Les Délégués Syndicaux de la Colmarienne des Eaux représentant les organisations suivantes : Monsieur … représentant la C.F.T.C., Monsieur … représentant la C.G.T.