Accord d'entreprise "Accord sur l'égalité professionnelle et la qualité de vie au travail" chez RELAIS COM - KEYYO - KEYYO (Siège)

Accord sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail

ENTRE-LES SOUSSIGNES :

La société KEYYO, (Société Anonyme au capital de 627 200 €. - RCS NANTERRE B390081156 / APE 6110Z, sise 92-98 boulevard Victor Hugo 92115 CLICHY), représentée par Monsieur XXXXX, Directeur Général, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

D’une part,

ET les Organisations syndicales représentatives :

CFTC, représentée par Monsieur XXXXX, en qualité de Délégué Syndical,

Accompagnée par sa Délégation composée de Monsieur XXXX ;

FO, représentée par Monsieur XXXXX, en qualité de Délégué Syndical,

Accompagnée par sa Délégation composée de Monsieur XXXXX.

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

ARTICLE 1 – Egalité professionnelle

1. Veiller à la non-discrimination

2. Veiller à l’égalité lors de l’embauche

3. Préserver l’égalité de la rémunération effective

4. Maintenir l’égalité dans l’accès à la formation

ARTICLE 2 – Qualité de vie au travail et équilibre vie professionnelle et vie personnelle

2.1 Actions de sensibilisation relative à l’usage des outils numériques et notamment du droit à la déconnexion

2.2 Exercice du droit d’expression directe et collective des salariés

2.3 Action de sensibilisation aux transports plus propres

2.4 Télétravail

2.4.1 Modalités du télétravail

2.4.2 Conditions d’éligibilité au télétravail

2.4.3 Mise en œuvre du télétravail

2.4.4 Organisation du télétravail

2.4.5 Droits et obligations des collaborateurs en télétravail

2.4.6 Télétravail occasionnel à titre exceptionnel

ARTICLE 3 – Modalités de suivi de l’accord

ARTICLE 4 – Durée de l’accord

ARTICLE 5 – Modalités de dénonciation et de révision

5.1 Révision

5.2 Dénonciation

ARTICLE 6 – Dépôt et publicité légale

PREAMBULE

KEYYO a l’ambition d’affirmer ses orientations et de mener une politique proactive en faveur de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et de la qualité de vie au travail de ses collaborateurs.

C’est pourquoi, au travers du présent accord triennal, les parties signataires conviennent de l’importance de mettre en œuvre une politique de qualité de vie au travail (QVT) et de renforcer l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes de l’entreprise (EPFH).

Une politique de Qualité de Vie au Travail doit permettre de :

• mobiliser au mieux les ressources et compétences au sein de l’entreprise,

• réconcilier le bien-être des salariés et le « bien-faire » dans l’entreprise,

• prévenir à la source les risques psychosociaux (surcharge de travail, stress, harcèlements, perte de sens du travail, etc.) et leurs conséquences néfastes (burnout, arrêts maladie, absentéisme, désengagement des salariés, incivilités et conflits au travail, etc.) .

Une politique d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes de l’entreprise réaffirme le principe d’égalité de traitement entre les femmes et les hommes, dans les actes de gestion les concernant, quel que soit leur temps de travail et tout au long de leur vie professionnelle.

A cet effet, le présent accord s’articule autour de :

1. L’égalité professionnelle ;

2. L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

Les dispositions de cet accord s’inscrivent dans le cadre défini par la loi Rebsamen du 17 août 2015 prévoyant notamment une négociation relative à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et à la qualité de vie au travail (article L 2242-1 du code du travail).

Un accord spécifique agréé, concernant l’insertion et le maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap est par ailleurs signé concomitamment au présent accord.

ARTICLE 1 – Egalité professionnelle

1. Veiller à la non-discrimination

KEYYO considère que l’équité de traitement de tous est primordiale car les hommes et les femmes constituent sa première richesse.

Afin de garantir cette équité, la Direction des Ressources Humaines est désignée comme le garant du principe de non-discrimination dans l’entreprise. Les collaborateurs ont la possibilité de le contacter directement en cas d’interrogation (rh@keyyo.com). Les membres élus du Comité Social et Economique (CSE) peuvent également être contactés.

En matière de recrutement, KEYYO s’engage à ce que le processus, qu’il soit externe ou dans le cadre de la mobilité interne, se déroule dans les mêmes conditions entre les femmes et les hommes, ainsi que les personnes en situation de handicap.

Dans ce contexte, les offres d’emploi internes et externes sont rédigées de manière à ce qu’elles s’adressent indifféremment aux femmes et aux hommes, avec une mention particulière pour les personnes en situation de handicap.

KEYYO élabore un mode opératoire d’entretien de recrutement, faisant uniquement référence au niveau d’étude, à la nature des diplômes, aux expériences passées et compétences acquises.

KEYYO met en œuvre un traitement des candidatures favorisant la mixité de celles-ci, à compétences et expérience équivalentes. Au cours de l’entretien d’embauche, l’entreprise ne peut demander que des informations, écrites ou orales, ayant un trait à l’exercice de l’emploi dans le but d’apprécier la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé. Aucune information d’ordre personnel sur le candidat ne peut être collectée par l’entreprise sans que ce dernier n’en soit informé préalablement. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec le poste proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles.

2. Veiller à l’égalité lors de l’embauche

L’accès à l’emploi est l’élément initial et déterminant dans la politique d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, l’entreprise organise son processus de recrutement dans les mêmes conditions pour tous.

Afin de conserver une diversité des profils au sein de l’entreprise et de maintenir une proximité terrain, KEYYO s’engage à recruter des profils prioritairement dans le bassin d’emploi local.

De plus, KEYYO rappelle son attachement au principe d’égalité de traitement entre les femmes et les hommes dès la phase de recrutement.

KEYYO se donne pour objectif de ne publier que des annonces indiquant l’ouverture des offres aux profils tant masculins que féminins, et s’engage à ne demander aucune compétence typée.

KEYYO s’engage également à sensibiliser les managers sur la mixité de leurs équipes afin de leur permettre de rendre proportionnel l’embauche de femmes et d’hommes au sein de celles-ci.

Indicateurs de suivi :

• Pourcentage d’annonces portant la mention non-discrimination

• Pourcentage de femmes dans les recrutements

• Pourcentage de femmes au sein de l’entreprise

• Salaire moyen par catégorie et par sexe au sein de l’entreprise sur les embauches de l’année

  3. Préserver l’égalité de la rémunération effective

KEYYO rappelle le principe et se tient d’assurer, pour un même travail, ou pour un travail de valeur égale et à ancienneté égale, l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes.

Le respect de ce principe constitue un élément essentiel de la dynamique d’égalité professionnelle et de la mixité des emplois.

Les différents éléments composant la rémunération doivent être établis sur des normes identiques pour les femmes et les hommes. Les catégories et les critères de classification et de promotion professionnelle, ainsi que toutes autres bases de calcul de la rémunération doivent être communs aux collaborateurs des deux sexes et ne doivent pas être discriminants.

KEYYO est attachée à déployer une politique de rémunération fondée sur le mérite et la performance. Les écarts de rémunération doivent être notamment fondés sur des différences de diplôme, d’expérience, de performance et de potentiel.

Chaque année, lors de la revue des rémunérations, KEYYO s’engage sur une répartition équitable des augmentations individuelles entre les femmes et les hommes. Cette mesure doit conduire à garantir l’évolution des rémunérations des femmes et des hommes selon les mêmes critères.

Dans l’objectif de résorber les inégalités salariales, KEYYO sensibilise et mobilise les responsables hiérarchiques sur les obligations légales en matière d’égalité salariale avant la revue de rémunération annuelle.

Par ailleurs, KEYYO s’engage à faire bénéficier tous les collaborateurs dès leur retour de congé maternité et d’adoption de la moyenne des augmentations individuelles perçues pendant ce congé par les collaborateurs de sa catégorie professionnelle ou à défaut de la moyenne des augmentations individuelles accordées aux collaborateurs de l’entreprise.

Indicateurs de suivi :

• Ecart moyens des rémunérations entre les hommes et les femmes par catégorie

• Comparaison du pourcentage des augmentations des femmes et des hommes

• Nombre de collaborateurs en congé maternité ou adoption, ayant bénéficié d’une augmentation à leur retour

  4. Maintenir l’égalité dans l’accès à la formation

Les femmes et les hommes ont accès de façon identique aux formations issues du plan de formation de l’entreprise. Les actions de formation, tant pour le développement des compétences professionnelles que pour l’adaptation aux évolutions de l’entreprise doivent bénéficier aussi bien aux femmes qu’aux hommes, qu’ils soient salariés à temps plein ou à temps partiel.

Afin d’accompagner la sécurisation des parcours professionnels, KEYYO souhaite particulièrement développer les compétences de ses collaborateurs non-cadres qui ont proportionnellement été moins formés que les cadres.

L’entreprise se donne pour objectif de former 30 % des collaborateurs par an et d’avoir un taux de formation des femmes équivalent avec celui des hommes.

Indicateurs de suivi :

• Pourcentage de collaborateurs formés par an

• Pourcentage de femmes (nombre de femmes formées par rapport au nombre de femmes total) ayant suivi une action de formation

• Pourcentage d’hommes (nombre d’hommes formées par rapport au nombre d’hommes total) ayant suivi une action de formation

• Pourcentage de salariés non-cadre ayant suivi une action de formation

ARTICLE 2 – Qualité de vie au travail et équilibre vie professionnelle et vie personnelle

KEYYO met en place des moyens pour permettre une qualité de vie au travail effective et encourager et favoriser un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle de l’ensemble de ses collaborateurs.

Pour ce faire, KEYYO propose :

• Des modalités d’exercice du droit à la déconnexion et les recommandations applicables à tous les salariés afin d’assurer l’effectivité de ce droit.

• Le rappel du droit d’expression directe et collective des salariés.

• La promotion de modes de transports plus propres.

• La promotion du télétravail, mode d’organisation souple et efficace qui permet d’améliorer la qualité de vie des collaborateurs et a un impact positif direct sur la performance ainsi que sur la démarche de développement durable de l’entreprise.

  1. Droit à la déconnexion

L’entreprise invite l’ensemble des collaborateurs à rester mesurés dans l’utilisation des TIC tels que les mails, sms, messageries instantanées, etc., installées sur ordinateurs portables, mobiles et tablettes, en dehors des plages d’accès aux sites.

KEYYO encourage les collaborateurs à préserver la frontière entre la sphère privée et la sphère professionnelle. Chacun doit être vigilant vis-à-vis de son propre usage et celui des autres.

1. Définitions

Il y a lieu d’entendre par :

• Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;

• Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;

• Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquelles il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.

2.1.2 Actions de sensibilisation relative à l’usage des outils numériques et notamment du droit à la déconnexion.

Dans un objectif de sensibilisation des managers et de l’ensemble des collaborateurs sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques, KEYYO s’engage à mettre en œuvre les actions de communication et d’information suivantes :

• Communiquer à chaque nouveau collaborateur les engagements relatifs à ce droit et remettre un exemplaire du présent accord ;

• Rappeler lors des entretiens annuels d’évaluation les principes de cet accord ;

• Communiquer de manière régulière et ciblée auprès des managers et/ou de l’ensemble des collaborateurs par note de service sur les bonnes pratiques concernant le droit à la déconnexion.

Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux demandes et besoins des collaborateurs et devront faire l’objet d’une concertation annuelle entre l’employeur et les partenaires sociaux.

2. Pratiques à respecter contre la surcharge informationnelle et le stress liés à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle

Afin d’éviter une surcharge d’informations, il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

• Utiliser avec modération les fonctions copie « CC » ou copie cachée « Cci » de la messagerie électronique professionnelle ;

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire 

2.1.3 Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif

Chaque collaborateur doit veiller à ce que son usage des technologies de l’information et de communication respecte son temps de repos et celui des autres. Le respect des temps de repos des autres passe notamment par :

• Un attachement à ne pas contacter (téléphone, e-mail, sms…) de collaborateurs en dehors des horaires de travail.

• Une recommandation d’organiser les réunions de travail pendant le temps de travail et au plus tard jusqu’18h00 en respectant les pauses déjeuner.

• Ne pas utiliser les groupes tels que WhatsApp ou toute autre messagerie à usage professionnel, en dehors des horaires habituels de travail.

Cette vigilance s’appliquant à tous, compte tenu de leur position hiérarchique, l’entreprise veillera à ce que les managers limitent aux cas d’urgence les sollicitations de leurs collaborateurs subordonnés en dehors du temps de travail. De même, elle rappelle aux collaborateurs qu’ils n’ont pas d’obligation à répondre aux sollicitations professionnelles, notamment des clients, en dehors de leurs heures de travail.

Afin de permettre aux collaborateurs de profiter pleinement de leurs congés et repos tout en permettant une continuité d’activité, l’entreprise invite ces derniers à :

• Paramétrer un message d’absence sur la messagerie électronique avec les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence lors des périodes d’absences (congés payés, congés exceptionnels, ...).

• Suspendre la fonction réception des mails sur leur smartphone.

• Ne pas utiliser les groupes tels que WhatsApp ou toute autre messagerie à usage professionnel, en dehors des horaires habituels de travail.

Il est cependant rappelé que l’entreprise peut être amenée, en cas de circonstances exceptionnelles, en fonction de l’urgence et de l’importance du sujet, à contacter les collaborateurs en dehors des plages d’ouverture des sites.

L’entreprise invite les collaborateurs qui recevraient des sollicitations répétées de collègues ou de hiérarchies en dehors des horaires de travail à en parler avec eux. La Direction des Ressources Humaines (rh@keyyo.com) particulièrement attentive au droit à la déconnexion est l’interlocuteur privilégié de l’ensemble des collaborateurs dans l’effectivité du droit à la déconnexion.

Le présent accord annule et remplace la Charte pour la déconnection en vigueur au sein de l’entreprise en date du 28/02/2017.

2.2 Exercice du droit d’expression directe et collective des salariés

Il est rappelé que dans le cadre du droit d’expression directe, les collaborateurs peuvent :

• Echanger par téléphone, chat ou mail avec leur hiérarchie ou la Direction RH,

• Participer à des réunions d’équipes qui se déroulent sur le temps de travail,

• Avoir un temps d’échange libre sans ordre du jour lors de ces réunions,

• Echanger lors des réunions collectives, en présentiel ou en visio, organisées par la Direction Générale au cours de l’année.

Le droit d’expression collectif s’exprime notamment par le biais des membres élus du Comité Social et Economique (CSE). Les messageries instantanées sont des canaux de communication autorisés et non obligatoires. Seul le mail est le canal de communication pour la transmission de consignes.

2.3 Action de sensibilisation aux transports plus propres

Afin d'encourager dès à présent le recours à des transports plus propres, Keyyo souhaite mettre en place le « forfait mobilités durables ».

Il s'agit de la prise en charge par leur employeur des frais de transports personnels entre le domicile et le lieu de travail. Les moyens de transports concernés sont :

• les vélos, électriques ou mécaniques ;

• la voiture dans le cadre d'un covoiturage (en tant que conducteur ou passager) ;

• les engins de déplacement personnels (motorisés ou non) en location ou en libre-service (comme les scooters et trottinettes électriques « en free-floating »;

• les transports en commun en dehors des frais d'abonnement ;

• et tout autre service de mobilité partagée.

Le montant forfaitaire pris en charge par Keyyo est de 400 €/an pour une organisation du travail à raison de 5 jours par semaine de présence effective sur site (en deçà de 5 jours de présence effective sur site dans le cadre d’un télétravail régulier conformément à l’article 2.4 du présent accord, le forfait sera proratisé). Le forfait sera également proratisé en cas d’absence (hors congés payés, récupérations et RTT) de plus de 30 jours calendaires consécutifs.

Ce forfait sera remboursé en fin d’année sur la paie du mois de décembre sur justificatifs (attestation sur l’honneur, abonnement ou facture en fonction du moyen choisi). Il ne sera pas cumulatif avec l’abonnement mensuel ou annuel des transports en commun.

Pour l’année 2021, il sera implémenté à l’issue de la crise sanitaire à partir de la reprise du travail sur site dans des conditions normales de présence effective et des éventuels jours de télétravail convenus entre le collaborateur et la direction dans le cadre du présent accord.

2.4 Télétravail

KEYYO et les partenaires sociaux sont convaincus que le télétravail contribue à l’image de marque, à l’attractivité et à la fidélisation des collaborateurs.

Conscients que le télétravail améliore la qualité de vie des collaborateurs, leur performance et l’impact environnemental de l’entreprise, KEYYO souhaite promouvoir cette pratique et la mettre en place durablement.

Cet accord vise donc à garantir que le télétravail demeure un mode d’organisation souple et efficace dans l’intérêt mutuel des collaborateurs et de KEYYO pour optimiser la performance individuelle et collective.

Les parties entendent porter une attention particulière à la santé des télétravailleurs par la mise en place de moyens propres à maintenir le lien social avec l’entreprise et ainsi éviter tout isolement. Elles soulignent que l’un des facteurs clés de réussite du télétravail repose sur une confiance mutuelle des parties et un sens commun des responsabilités.

2.4.1 Modalités du télétravail

Lieu d’exercice du télétravail

Le télétravail s’exerce au domicile des collaborateurs, qui s’entend comme le lieu de résidence principale du collaborateur tel que déclaré à la Direction des Ressources Humaines, ou tout autre lieu déclaré pour les collaborateurs ayant une double résidence, sous réserve de remplir les conditions requises propres à l’exercice du télétravail.

Un changement du lieu de télétravail peut se produire ponctuellement, à titre exceptionnel, à condition que le manager en ait été informé au préalable par courrier électronique faisant également mention des conditions matérielles du télétravail.

Les frais de déplacement supplémentaires liés au télétravail en dehors de la résidence principale restent à la charge du collaborateur.

Choix du mode et de la fréquence du télétravail

Le télétravail s’exerce par journée entière à hauteur d’1 jour minimum par semaine et de 2 jours maximum par semaine, permettant ainsi de garantir le maintien du lien social par une présence minimum de 3 jours par semaine sur site.

Un jour supplémentaire est accordé aux femmes enceintes à partir du cinquième mois de grossesse.

Choix des jours de télétravail

Le choix des jours de télétravail, dans les conditions précitées, résulte d’un accord entre le collaborateur et le manager sur la base des préconisations du manager en vue de maintenir le bon fonctionnement de l’équipe et une répartition équilibrée des effectifs sur le site. Selon les nécessités de service, les jours de télétravail sur la semaine pourront être fixes ou tournants.

En outre, en fonction des nécessités de service, de leur propre initiative ou pour assurer leur présence effective 3 jours par semaine, les télétravailleurs pourront être amenés à se rendre occasionnellement dans les locaux de l’entreprise les jours habituellement télétravaillés.

2.4.2 Conditions d’éligibilité au télétravail

Conditions d’éligibilité d’une activité ou d’un poste au télétravail

Compte tenu des spécificités liées au télétravail, celui-ci est ouvert aux seuls postes ou activités compatibles avec ce mode d’organisation du travail. Ainsi, sont plus particulièrement concernées les activités pouvant être exercées de façon autonome.

De même, ne peuvent être éligibles, les collaborateurs affectés à une activité qui requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique.

En conséquence, la mise en place du télétravail au sein des Directions sera fonction de la faisabilité technique et du bon fonctionnement de l’activité en télétravail, du maintien de l’efficacité et de la performance individuelle et collective. Il est recommandé au manager de proximité de préciser à son équipe les modalités de mise en place du télétravail, adaptées à l’activité, qui lui semblent pertinentes pour le bon fonctionnement et la performance du service.

Conditions d’éligibilité du collaborateur au télétravail

Le présent accord s’applique aux collaborateurs en contrat à durée indéterminée et en contrat à durée déterminée, hors contrats d’apprentissage et de professionnalisation, dont la période d’essai a été validée et au minimum après 3 mois de présence dans l’entreprise.

Les critères individuels d’éligibilité, qui font l’objet d’une validation par la hiérarchie, sont notamment :

• la maitrise du poste et de son environnement de travail (réseau interne / externe, process, outils…),

• la capacité du collaborateur à travailler à distance et à exercer ses activités de façon autonome avec organisation, rigueur, méthode, et proactivité,

• le sens des responsabilités et des objectifs,

• la performance du collaborateur dans son poste.

2.4.3 Mise en œuvre du télétravail

Les modalités de validation de la candidature

Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de la demande revient au collaborateur. Le passage en télétravail est néanmoins subordonné à l’accord exprès du responsable hiérarchique, qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité.

Par conséquent, le collaborateur qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit en faire la demande écrite à son responsable hiérarchique.

Un entretien aura lieu au cours duquel le responsable hiérarchique appréciera les critères individuels d’éligibilité au télétravail et la compatibilité de la demande avec le bon fonctionnement du service et l’organisation de l’équipe.

Une réponse écrite devra être faite par le manager au plus tard dans un délai d’un mois.

En cas d’acceptation, le responsable hiérarchique fournit au collaborateur l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail.

En cas de refus, la décision motivée devra contenir les explications nécessaires. Une copie de la réponse sera adressée à la Direction des Ressources Humaines.

Les principaux motifs de refus du passage en télétravail peuvent être notamment :

• le non-respect des conditions d’éligibilité ;

• des raisons d’impossibilité techniques ou fonctionnelles ;

• des motifs de confidentialité des informations et données traitées ;

• la présence nécessaire du collaborateur sur site de par sa qualité de référent métier ou leader technique ;

• la désorganisation de l’activité au sein de l’équipe ;

• l’invalidation de tout ou partie des aptitudes nécessaires sur la base de critères objectifs cités précédemment.

La formalisation du télétravail

Les modalités d’exécution du télétravail sont formalisées par un document mis à disposition sur le réseau partagé de l’entreprise ou disponible auprès des Ressources Humaines, cosigné par le collaborateur et son manager. Il précise notamment :

• le lieu où s’exerce le télétravail (le collaborateur s’engage à informer la Direction des Ressources Humaines de tout changement d’adresse impliquant un changement de son domicile),

• le nombre de jours de télétravail,

• le mode de télétravail (jours fixes ou jours tournants),

• le cas échéant les jours de la semaine pendant lesquels s’exerce le télétravail,

• les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint,

• le matériel mis à disposition,

• la période d’adaptation,

• les conditions de réversibilité du télétravail et les modalités de retour.

En cas de changement du mode ou de la fréquence du télétravail (exemples : passage de jours fixes en jours tournants ou inversement, jours de télétravail, augmentation ou baisse du nombre de jours fixes dans la semaine), le document formalisant le télétravail doit être actualisé.

Les phases de la mise en place du télétravail

La période d’adaptation :

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation au télétravail d’une durée maximum de 3 mois s’applique.

Durant cette période d’adaptation, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance réciproque de 15 jours. A son terme, le collaborateur reprend son activité sur son site de rattachement de manière permanente.

Réversibilité permanente :

L'accord des parties de passer au télétravail est réversible tant à l'initiative du collaborateur que du manager.

Ainsi, le collaborateur peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail.

Le responsable hiérarchique peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois.

Mobilité du collaborateur :

En cas de mobilité ou promotion du collaborateur, les conditions de poursuite éventuelle du télétravail sont étudiées en amont du transfert effectif de ce dernier.

2.4.4 Organisation du télétravail

Formation au télétravail pour les managers

Lors de la mise en place du télétravail, un programme de sensibilisation sera mis en place à destination des managers en premier lieu et plus généralement de tous les collaborateurs.

Ce programme de formation a pour principal objectif d’aider à l’intégration du télétravail dans la relation quotidienne entre un collaborateur, son responsable hiérarchique, l’équipe et tout autre interlocuteur avec lequel il est amené à travailler.

Ce programme accessible à l’ensemble des collaborateurs, télétravailleur ou non, présente le cadre juridique et social du télétravail, mais aussi les notions de prévention santé et d’ergonomie du poste de travail. Il donne les outils et méthodes afin de se familiariser avec l’environnement technologique, informatique et collaboratif, nécessaire pour travailler autrement, de façon efficace et sereine et maintenir le lien social.

Organisation matérielle du poste de travail du télétravailleur

Conformité des installations et des lieux :

L'entreprise doit pouvoir s'assurer que les locaux utilisés respectent les règles relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.

Ainsi, avec l’accord et en présence du collaborateur concerné, ou à sa demande, un représentant du personnel compétent en matière de santé et de sécurité et les autorités administratives compétentes, peuvent être amenés à accéder au domicile du télétravailleur, afin de vérifier la bonne application de ces dispositions.

Le collaborateur volontaire au télétravail accompagne sa demande d’une déclaration attestant sur l’honneur les éléments suivants :

• son environnement de travail est constitué d’une pièce propice, dotée d’un bureau ou d’une table, pouvant être utilisée pour travailler au domicile ;

• son installation électrique est conforme à l’exercice du télétravail ;

• ses moyens de télécommunications, internet notamment, sont adaptés et suffisants à l’exercice du télétravail ;

• son assurance multirisque habitation couvre sa présence à son domicile durant les journées en télétravail.

Mise à disposition de l’équipement informatique du télétravailleur :

Chaque télétravailleur dispose d’un ordinateur portable et d’un téléphone fixe fournis par Keyyo. Il dispose également de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de réseau virtuel privé.

Aucun double équipement ni périphérique supplémentaire ne sont fournis, sauf pour des raisons médicales après avis du Service de santé au travail ou pour des spécificités métiers.

Dans ce cas, ceux-ci doivent être restitués à Keyyo dès lors que la situation de télétravail prend fin.

• Afin que le collaborateur puisse adapter son lieu d’exercice du télétravail en vue d’améliorer son confort et de prévenir les risques liés à la santé (confort visuel, troubles musculosquelettiques, etc.), l’entreprise finance en partie le matériel recommandé et listé ci-dessous.

• Conformément aux règles Urssaf, le collaborateur peut bénéficier d’une participation financière de l’entreprise plafonnée à 200 € pour l’acquisition du matériel suivant :

- en priorité un fauteuil de bureau, élément essentiel pour assurer au collaborateur une bonne posture assise lorsqu’il travaille sur son ordinateur portable ;

- plan de travail, écran d’ordinateur, clavier, souris, casque audio, rehausseur d’ordinateur portable ;

- sur présentation d’une note de frais.

• Cette participation financière de 200 € maximum peut être renouvelée tous les 5 ans sous réserve de l’exercice du télétravail. Les dépenses qui ont été faites à compter du 17 mars 2020, premier jour de confinement, peuvent faire l’objet de cette participation financière. Toutefois, dans le cas où l’entreprise a fourni un ou plusieurs matériels ci-dessus pendant la période de télétravail pour raisons sanitaires, le montant de cette participation sera réduit proportionnellement.

• Pour les collaborateurs en contrat à durée déterminée, cette participation financière est calculée au prorata de la durée de leur contrat de travail par rapport à la participation financière versée pour une durée de 5 ans.

• Pour les collaborateurs en contrat à durée indéterminée dont la collaboration avec l’entreprise prend fin dans les 30 mois qui suivent le début du télétravail, 50 % de la participation financière versée par l’entreprise sont prélevés sur le solde de tout compte.

Conditions de travail, joignabilité et respect de la vie privée

Temps de travail et plages de joignabilité :

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la durée du travail et aux temps de repos quotidiens et hebdomadaires s’appliquent au télétravail.

Les jours de télétravail, les collaborateurs restent joignables grâce aux moyens fournis par l’entreprise durant les plages habituelles de travail et sont en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise, durant :

- les plages habituelles de travail pour les Etam à l’horaire variable,

- les plages horaires planifiés pour les Etam et cadres en horaires postés,

- les plages d’accès aux sites pour les cadres au forfait jour, dans le respect de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle, dans la continuité de ce qui se fait sur le lieu de travail.

En cas de coupure d’internet, le collaborateur doit prévenir sa hiérarchie immédiatement afin de trouver la solution la plus adéquate (partage de connexion du téléphone pro / OMC) selon ses contraintes opérationnelles.

Dans l’impossibilité d’accès au réseau et selon ses contraintes opérationnelles, le collaborateur devra en accord avec son manager, poser une journée de congés ou RTT ou se présenter physiquement sur son lieu de travail.

Charge de travail :

La charge de travail et les délais d’exécution s’apprécient de la même manière que pour le travail réalisé sur site.

Les entretiens annuels d’évaluation et de suivi de la charge de travail seront également l’occasion d’aborder la question de la charge de travail durant la journée de télétravail.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise et font l’objet d’échanges et d’un suivi régulier avec le responsable hiérarchique.

Respect de la vie privée du télétravailleur :

L’entreprise et le télétravailleur s’engagent à adopter des postures propices au respect de la vie privée du collaborateur tout en permettant un fonctionnement fluide de l’activité (plages de joignabilité, usage du mail, partage d’agenda…).

Maintien du lien social

Les parties conviennent de limiter la situation de télétravail de telle sorte que le télétravailleur soit présent au moins 3 jours par semaine au sein de l'équipe, dans le lieu habituel de travail permettant ainsi les échanges et rencontres avec les collaborateurs de l’entreprise.

Les télétravailleurs peuvent assister aux réunions à distance grâce aux outils mis à disposition dans les salles de réunions et sur les postes de travail. Dans ce cadre, l’utilisation de la caméra est obligatoire.

Si besoin, ils doivent prendre les mesures nécessaires pour assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur management. A ce titre, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur d’organiser son déplacement.

Les télétravailleurs devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité et leur agenda qu’un collaborateur travaillant sur site.

2.4.5 Droits et obligations des collaborateurs en télétravail

Santé et sécurité

Le télétravailleur bénéficiera de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres collaborateurs de l’entreprise.

En cas d’accident de travail, le télétravailleur doit en informer l’entreprise dans les meilleurs délais.

Une information écrite rappelant les règles et conseils en matière d’ergonomie et de travail sur écran, sera remise avant le passage en télétravail. Ces supports sont accessibles à tout moment sur la communauté intranet Télétravail dédiée et seront consultées par le collaborateur télétravailleur avant son passage en télétravail.

Assurance

Le collaborateur qui opte pour le télétravail doit déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d’assurance.

Il devra informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité de bureau sans accueil de public à raison de maximum 2 jours par semaine et que sa multirisque habitation doit couvrir sa présence pendant ces journées de travail.

Confidentialité, protection des données

Le collaborateur en télétravail doit respecter l’ensemble des dispositions définies dans le règlement intérieur qui comprend une charte informatique ainsi que dans le guide éthique contenant des prescriptions générales et permanentes en matière de discipline, d’usage des TIC et réseaux sociaux.

Il doit ainsi respecter une confidentialité absolue en ce qui concerne les affaires de la Société et n’est pas habilité à communiquer quelque donnée confidentielle que ce soit à des tiers à l’extérieur de l’entreprise, sous peine d’encourir les sanctions prévues au Règlement Intérieur.

2.4.6 Télétravail occasionnel et Télétravail exceptionnel

Télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel est à l’initiative du seul collaborateur.

Tout collaborateur ne s’inscrivant pas dans un dispositif de télétravail régulier, tel que prévu aux articles ci-dessus, peut télétravailler de manière occasionnelle, sous réserve de l’accord de son manager, afin de répondre à des situations inhabituelles et temporaires liées à des contraintes exceptionnelles dues à des évènements extérieurs (transports, phénomène climatique, etc.).

Les stagiaires, apprentis et collaborateurs en contrat de professionnalisation, ainsi que les collaborateurs en période d’essai, peuvent ponctuellement, sous réserve de l’autorisation de leur hiérarchie, télétravailler afin d’expérimenter ce mode d’organisation du travail dans le cadre de leur parcours professionnel. En cas de situations inhabituelles et temporaires liées à des contraintes exceptionnelles dues à des évènements extérieurs, ils peuvent également solliciter ponctuellement du télétravail.

Le télétravail occasionnel doit faire l’objet d’une demande écrite du collaborateur, stagiaire ou alternant, auprès de son manager en mettant en copie le responsable des ressources humaines. Il doit mentionner le motif de sa demande ainsi que le jour de télétravail souhaité.

Le manager doit répondre à cette demande par écrit en se fondant sur les impératifs liés au bon fonctionnement de l’activité de son service, dans un délai adapté à la situation décrite dans la demande.

Les dispositions du présent avenant sont applicables au télétravail occasionnel, à l’exception des articles 2.4.1, 2.4.2, 2.4.3, 2.4.4, 2.4.5.

Télétravail exceptionnel

En cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure ayant un impact collectif, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour garantir la protection des collaborateurs et permettre la continuité de l'activité de l'entreprise.

Les situations suivantes peuvent notamment conduire à la mise en place du télétravail exceptionnel : - Accident industriel ;

- Attentat ;

- Menace d’épidémie ou épidémie avérée ;

- Episode de pollution ;

- Phénomènes climatiques de forte intensité ;

- Sinistre ou panne rendant les locaux de travail inutilisables.

Le télétravail exceptionnel peut être rendu obligatoire par les autorités administratives compétentes et s’applique alors à l’ensemble des collaborateurs concernés par les consignes édictées par ces dernières. Dans ce cadre, la mise en place du télétravail exceptionnel se fait en étroite collaboration avec les autorités administratives compétentes afin de s’assurer que les collaborateurs dont l’activité impose une présence physique peuvent se rendre sur site pour la continuité de l’activité de l’entreprise.

Le télétravail exceptionnel peut également être mis en place à l’initiative de la Direction et s’applique alors à l’ensemble des collaborateurs selon les consignes qu’elle édicte, à l’exception des collaborateurs dont l’activité impose une présence physique sur site pour la continuité de l’activité de l’entreprise.

Les dispositions du présent avenant sont applicables au télétravail exceptionnel, à l’exception des articles 2.4.1, 2.4.2, 2.4.3, 2.4.4, 2.4.5.

ARTICLE 3 – Modalités de suivi de l’accord

La Direction accompagne l’ensemble des managers en poste ainsi que les futurs embauchés dans le déploiement des dispositions du présent accord. Elle s’assurera du respect effectif de ces dispositions par les managers.

Les parties sont convenues qu’à chaque début d’année (au cours du premier trimestre), lors d’une réunion du Comité Social et Economique, l’entreprise présentera les indicateurs permettant aux organisations syndicales de connaître la situation et l’évolution des actions visées dans cet accord.

ARTICLE 4 – Durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur au jour de sa signature jusqu’au 31 décembre 2023.

ARTICLE 5 – Modalités de dénonciation et de révision

5.1 Révision

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision par l’employeur et les organisations syndicales de salariés habilitées, conformément aux dispositions légales.

Toute demande de révision sera notifiée à chacune des autres parties signataires. Dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans un délai de trois mois à partir de l’envoi de cette notification, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objets de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

5.2 Dénonciation

L’accord pourra être dénoncé par chacune des parties signataires, moyennant le respect d’un préavis de trois mois formulés par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’ensemble des signataires.

ARTICLE 6 – Dépôt et publicité légale

Le présent accord est établi en autant d’exemplaires que de signataires, ainsi que pour les dépôts suivants :

• 2 exemplaires signés destinés à la DIRECCTE ile de France, dont une version sur support papier signée des parties et une en version électronique.

• 1 exemplaire signé destiné au secrétariat du Greffe du Conseil de prud’hommes des hauts de seine.

Ces dépôts seront effectués par l’employeur.

Fait à Clichy, le 23/02/2021

KEYYO, Monsieur XXXXX

Le Syndicat CFTC, Monsieur XXXXX

Le Syndicat FO, Monsieur XXXXX