PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE pour l’etablissement de Vantiva Technologies de cesson sevigné

Préambule 

Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de VANTIVA TECHNOLOGIES pour son établissement de Cesson Sévigné ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception en date du 29/08/2023.

Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux de VANTIVA TECHNOLOGIES à Cesson Sévigné.

En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction de VANTIVA TECHNOLOGIES se sont réunies le 19/09/2023 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.

Il est renvoyé aux dispositions légales et conventionnelles, et en particulier aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d’élections professionnelles, concernant les thèmes qui ne seraient pas traités dans le cadre du présent protocole d'accord.

Entre :

• VANTIVA TECHNOLOGIES, pour son établissement situé au 975 avenue des Champs Blancs, 35510 Cesson Sévigné, ci-dessous dénommée « Vantiva Technologies » ou « la société »

représentée par, en qualité de Responsable des Ressources Humaines

• Et les Organisations syndicales :

• L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par

• l'Organisation syndicale SUD, représentée par

SOMMAIRE

Préambule 1

1 ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE 4

1.1. ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE 4

1.2. Protection des données à caractère personnel 4

2 Dates des élections 5

2.1. Dates des élections par voie électronique 5

2.2. Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité 5

3 Durée des mandats 5

4 Calcul de l’effectif 5

4.1. Dates de calcul de l’effectif 5

4.2. Personnes prises en compte dans l’effectif 5

5 Nombre de sièges à pourvoir et nombre d’heures de délégation 6

5.1. Nombre de sièges à pourvoir 6

5.2. Collèges électoraux et repartition des sieges a pourvoir entre les colleges 6

6 Electorat et éligibilité 7

6.1. Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel 7

6.2. Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition 8

7 Listes électorales 8

7.1. Contenu des listes électorales 8

7.2. Publication des listes électorales 8

7.3. Réclamations relatives aux listes électorales 9

8 Appel et dépôt des candidatures 9

8.1. Information du personnel et appel à candidatures 9

8.2. Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections 9

8.3. Cas d’organisation d’un SECOND tour 9

8.4. Modalités de dépôts des listes de candidats 10

8.5. Nombre de candidats par liste 10

8.6. Cumul de candidatures 10

8.7. Représentation équilibrée des hommes et des femmes 10

8.8. Affichage des listes de candidats 11

9 Propagande électorale 11

9.1. Tracts et affiches 11

9.2. Professions de foi des candidats 11

9.3. Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale 12

9.4. Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale 12

10 Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales 12

10.1. Vote électronique, principes généraux 12

10.2. AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR 13

10.3. PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES 13

10.4. Déroulement du vote par internet 14

10.5. Assistance téléphonique 15

10.6. Bureau de vote 15

10.7. Cellule d’assistance technique 15

10.8. Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement 16

10.9. Chiffrement et déchiffrement des votes 16

10.10. Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique 16

11 Modalités de désignation des élus 17

11.1. Ratures 17

11.2. Egalité des voix 17

12 Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux 17

12.1. Signature du procès-verbal et des listes d’émargement 17

12.2. Proclamation des résultats 18

12.3. Affichage des résultats 18

12.4. Envoi des procès-verbaux 18

13 Mesure de la représentativité syndicale 18

13.1. Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise 18

13.2. Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats 19

14 Durée de conservation des données 19

15 Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord 20

1. ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE

   1. ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, pour son établissement de Cesson Sévigné, VANTIVA TECHNOLOGIES souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedivote a été retenue.

Les modalités d’organisation de élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique sont prévues par les articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du Code du travail.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique. La mise en place du vote électronique est également encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

Le cabinet d’expertise ITEKIA sera mandaté par VANTIVA TECHNOLOGIES pour évaluer le niveau de risque retenu, réaliser un audit technique de la solution de vote et des procédures mises en place.

Le niveau de risque retenu est le niveau 2.

Un accord d’entreprise a été conclu le 15/09/2023 entre la direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à cet accord d’entreprise.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

Conformément à cet accord, aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

Protection des données à caractère personnel

Les élections professionnelles au sein de VANTIVA TECHNOLOGIES amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

VANTIVA TECHNOLOGIES informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.

Gedivote, à qui VANTIVA TECHNOLOGIES fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Dates des élections

Les membres de la délégation du personnel du Comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.

1. 3. Dates des élections par voie électronique

Afin de garantir la bonne organisation matérielle et le bon déroulement du processus électoral, les parties ont décidé de fixer la période de vote électronique suivante.

Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le 07/11/2023 à 08H00 et seront clôturées le 09/11/2023 à 15H00.

Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le 21/11/2023 à 08H00 et seront clôturées le 23/11/2023 à 15H00.

Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité

Dans le cadre d’un vote électronique se déroulant sur plusieurs jours, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient à la date du premier jour du scrutin du premier tour, c’est-à-dire au 07/11/2023.

Durée des mandats

La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique de VANTIVA TECHNOLOGIES est de 3 ans, conformément à l’article 1.4 de l’accord collectif relatif à « l’organisation du dialogue social » au sein de la société TDT signé le 07/10/2022. Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel du Comité social et économique prennent fin à la proclamation des résultats du 1^er ou du 2^nd tour (le cas échéant) et au plus tard au 30/11/2023.

Calcul de l’effectif

3. 5. Dates de calcul de l’effectif

Au 07/11/2023, l'effectif total de VANTIVA TECHNOLOGIES s’élève à 216 personnes.

Personnes prises en compte dans l’effectif

L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 et -3 du Code du travail  :

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;

• les travailleurs à domicile ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent  à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents;

• les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents;

• les salariés temporaires à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents ;

• les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

Nombre de sièges à pourvoir et nombre d’heures de délégation

4. 7. Nombre de sièges à pourvoir

Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R. 2314-1 du Code du Travail, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique 10 titulaires et de 10 suppléants.

Collèges électoraux et repartition des sieges a pourvoir entre les colleges

L’effectif est répartition entre différents collèges, conformément à la possibilité offerte par les articles L. 2314-12 et L. 2314-13 du Code du travail, et afin de prendre en considération la structure de l’effectif, il est ici convenu que l’ensemble des effectifs est regroupé dans un collège unique comme suit :

Etablissement	Collège	Catégories	Effectif Femmes	Hommes	Cumul	Nb de sièges à répartir
Vantiva Cesson Sévigné	Unique	Ouvriers Employés Techniciens Agents de maitrise Ingénieurs et cadres	42	174	216	10

Les sièges entre titulaires et suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront ainsi répartis : d

	SIEGES A POURVOIR
	TITULAIRES	SUPPLEANTS
Collège unique	10	10

	REPARTITION EQUILIBREE FEMMES / HOMMES1
	Nombre total d’électeurs	Nombre de femmes électrices	Proportion de femmes	Nombre d’hommes électeurs	Proportiond’hommes	Total Répartition F/H
Collège unique	199	39	20%	160	80%	Femmes : 2 Hommes  : 8

Electorat et éligibilité

5. 9. Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :

• Sont électeurs, les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

• Sont éligibles, les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

• Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.

  10. Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition

Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au Comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice.

Les personnes mises à disposition VANTIVA TECHNOLOGIES pour son établissement de Cesson Sévigné, remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de VANTIVA TECHNOLOGIES.

A cette fin, la Direction des ressources humaines de VANTIVA TECHNOLOGIES adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections organisées par VANTIVA TECHNOLOGIES.

Listes électorales

6. 11. Contenu des listes électorales

Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles.

A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur collège électoral, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible. Elles restent inchangée entre les deux tours de scrutin.

 

Publication des listes électorales

Le 02/10/2023, les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’établissement de Cesson Sévigné.

Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.

Réclamations relatives aux listes électorales

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication.

A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

Appel et dépôt des candidatures

7. 14. Information du personnel et appel à candidatures

Le 02/10/2023, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et par affichage dans les locaux de VANTIVA TECHNOLOGIES à Cesson Sévigné.

Cette information constituera en outre un appel à candidatures.

Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections

Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du Travail, à savoir les organisations syndicales :

• représentatives dans l’entreprise ou l’établissement ;

• ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,

• représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;

• ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de VANTIVA TECHNOLOGIES.

  16. Cas d’organisation d’un SECOND tour

Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :

• si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;

• en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;

• ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.

Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second tour.

Modalités de dépôts des listes de candidats

Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants. et doivent faire figurer : nom et prénom des candidats, collège et établissement d’appartenance, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance de la liste. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats–au sein de la liste déposée.

Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. Ou à défaut que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’établissement de leur représentativité.

En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.

Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• 18/10/2023 à 12H00 pour le premier tour,

• 14/11/2023 à 12H00 pour le second tour éventuel.

Elles seront envoyées par mail à l’adresse suivante : lucie.baudet@vantiva.com

Nombre de candidats par liste

Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.

Cumul de candidatures

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. 

Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant : 

• arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 

• arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. 

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique titulaires et suppléants.

Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux de VANTIVA TECHNOLOGIES de Cesson Sévigné.

Propagande électorale

Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

8. 22. Tracts et affiches

Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 06/11/2023 à minuit. Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 20/11/2023 à minuit.

Professions de foi des candidats

Les candidats pourront remettre à la Direction des ressources humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique et accessibles aux électeurs qui se seront authentifiés avec leurs codes d’accès. Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT
PHOTOS CANDIDATS	.jpg	500	Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px *	PHOTO_NOM PRENOM

* Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.

Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale

L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par VANTIVA TECHNOLOGIES n’est pas autorisé pour la propagande électorale. Par exception, il sera autorisé l’envoi d’un email par les organisations syndicales pour un appel à candidature au moment de l’affichage des listes électorales, et d’un email pour l’envoi des professions de foi au moment de l’affichage des listes de candidats.

Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale

Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction des ressources humaines en même temps que les candidatures, soit :

• le 18/10/2023 à 12h00 pour le premier tour ;

• le 14/11/2023 à 12h00 pour le second tour.

Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

9. 26. Vote électronique, principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Un accord d’entreprise a été conclu le 15/09/2023 entre la direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à cet accord d’entreprise.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

  27. AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR

Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04).

Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.

• Transmission du code identifiant

Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel.

Le matériel de vote est envoyé par courrier le 30/10/2023 au domicile de chaque électeur. En cas de second tour, l’identifiant adressé reste valable.

• Envoi du mot de passe 

Le mot de passe sera adressé automatiquement sur l’adresse e-mail professionnelle de l’électeur après que celui-ci a validé son code identifiant. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

Les électeurs qui ne seraient pas en capacité de recevoir leur mot de passe sur leur mail professionnel auront la possibilité de recourir à la solution de réassort de codes pendant le vote.

• Défi complémentaire

Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire :

• Matricule (disponible sur le bulletin de paie)

  28. PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.

• Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant

Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Les 5 derniers chiffres de l’IBAN du salarié servent au versement du salaire
Restitution du code identifiant	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son identifiant lui a été transmis par SMS. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur.

• E-mail non reçu : absence d’e-mail connu ou boite mail inaccessible par l’électeur

Eléments d’authentification

L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ou s’il n’a pas accès à sa boite mail, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par VANTIVA TECHNOLOGIES. VANTIVA TECHNOLOGIES contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré : elle vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance, adresse postale, matricule….) elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail connu ; si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme.

Restitution de l’identifiant et / ou mot de passe

Identifiant par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur et/ou mot de passe par mail sur l’adresse mail donnée par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son mot de passe OU ET/OU son identifiant lui a été transmis par SMS ou par mail. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer le mot de passe / l’identifiant d’un autre électeur.

Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.vantiva-rennes.webvote.fr

Après s’être authentifiés, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées dans l’ordre de la liste communiquée initialement par rapport au nom de l’Organisation syndicale. En cas de second tour, les éventuelles listes libres seront positionnées par ordre alphabétique à la suite des listes proposées par les Organisations syndicales.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

L'électeur s’étant authentifié sur le système de vote avant l'heure de clôture pourra valablement mener jusqu'à son terme la procédure de vote dans la limite de cinq minutes après la clôture du scrutin.

Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

Assistance téléphonique

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes. L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

Bureau de vote

Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. Les fonctions de Président et d’Assesseurs seront confiées aux deux électeurs les plus âgés présents et volontaires ainsi qu’à l’électeur le plus jeune. Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote.

Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.

Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote. Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

  35. Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux Procès-Verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

Modalités de désignation des élus

La désignation des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

• par application du quotient électoral ;

• et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

10. 36. Ratures

Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.

Egalité des voix

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.

Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

11. 38. Signature du procès-verbal et des listes d’émargement

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Proclamation des résultats

Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de VANTIVA TECHNOLOGIES de Cesson Sévigné.

Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, VANTIVA TECHNOLOGIES transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Les procès-verbaux pourront être transmis de manière physique :

Dans les 15 jours suivants les élections, VANTIVA TECHNOLOGIES envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 92315 - 62971 ARRAS CEDEX 9, en un exemplaire, ou bien les envoie par télétransmission sur le site www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr.

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Mesure de la représentativité syndicale

12. 42. Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise

Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au Comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants.

Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges².

Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale.

A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats

Chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise ou l'établissement d'au moins cinquante salariés, qui constitue une section syndicale, désigne parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli à titre personnel et dans leur collège au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au Comité social et économique, quel que soit le nombre de votants, dans les limites fixées à l'article L. 2143-12, un ou plusieurs délégués syndicaux pour la représenter auprès de l'employeur.

Si aucun des candidats présentés par l'organisation syndicale aux élections professionnelles ne remplit les conditions mentionnées au premier alinéa du présent article ou s'il ne reste, dans l'entreprise ou l'établissement, plus aucun candidat aux élections professionnelles qui remplit les conditions mentionnées au même premier alinéa, ou si l'ensemble des élus qui remplissent les conditions mentionnées audit premier alinéa renoncent par écrit à leur droit d'être désigné délégué syndical, une organisation syndicale représentative peut désigner un délégué syndical parmi les autres candidats, ou, à défaut, parmi ses adhérents au sein de l'entreprise ou de l'établissement ou parmi ses anciens élus ayant atteint la limite de durée d'exercice du mandat au Comité social et économique fixée au deuxième alinéa de l'article L. 2314-33.
La désignation d'un délégué syndical peut intervenir lorsque l'effectif d'au moins cinquante salariés a été atteint pendant douze mois consécutifs.

Elle peut intervenir au sein de l'établissement regroupant des salariés placés sous la direction d'un représentant de l'employeur et constituant une communauté de travail ayant des intérêts propres, susceptibles de générer des revendications communes et spécifiques³.

Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats⁴. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord

Le présent protocole est conclu à durée déterminée

, pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique.

Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires.

Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la Direction et mis en ligne sur le site intranet de VANTIVA TECHNOLOGIES.

ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
Mardi 29 août 2023	Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral Annonce des élections aux salariés (date prévisionnelle)
Mardi 29 août 2023	Envoi des formulaires aux entreprises prestataires mettant du personnel à disposition du client
Vendredi 15 septembre 2023	Signature de l’accord sur le vote électronique
Mardi 19 septembre 2023	1ère réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
Mardi 26 septembre 2023	2e réunion de négociation (si nécessaire) du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
Au plus tard le jeudi 28 septembre 2023	Signature du PAP
Lundi 02 octobre 2023	Publication du PAP
Lundi 02 octobre 2023	Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures)
Lundi 02 octobre 2023	Affichage des listes électorales
Jeudi 05 octobre 2023	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Mercredi 18 octobre 2023	Avant 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Vendredi 20 octobre 2023	Affichage des listes de candidats
Du 20 au 27 octobre 2023	Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales
Lundi 30 octobre 2023	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Lundi 06 novembre 2023	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Mardi 07 novembre 2023	08H00 : Ouverture du scrutin 1er tour
Jeudi 09 novembre 2023	15H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Jeudi 09 novembre 2023	Dépouillement et proclamation des résultats
Jeudi 09 novembre 2023	Affichage des résultats
Jeudi 09 novembre 2023	Appel à candidatures 2nd tour
Mardi 14 novembre 2023	Avant 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Mercredi 15 novembre 2023	Affichage des listes de candidats
Du mercredi 15 au jeudi 16 novembre 2023	Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales
Lundi 20 novembre 2023	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Mardi 21 novembre 2023	08H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
Jeudi 23 novembre 2023	15H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
Jeudi 23 novembre 2023	Dépouillement et proclamation des résultats
Jeudi 23 novembre 2023	Affichage des résultats

ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	En ligne pendant le scrutin	OUI	NON	NON
	En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin	OUI	NON	NON
RESULTATS	Etats de synthèse Représentativité	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux Cerfa	OUI	OUI	NON (remise d’une copie signée)
JOURNAL DES EVENEMENTS	OUI	OUI	OUI
EMPREINTE DE SCELLEMENT	OUI	OUI	OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE)	NON	OUI	NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND)	NON	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON
	Clé de chiffrement/déchiffrement des votes	OUI	NON	NON

Fait à Cesson Sévigné le 22/09/2023

Pour l’organisation Syndicale CFE-CGC, , délégué syndical

Pour l’organisation Syndicale SUD, , délégué syndical,

Pour l’établissement de Cesson Sévigné de VANTIVA TECHNOLOGIES, , Responsable Ressources Humaines

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1. La répartition femmes/hommes est calculée à partir du nombre de salariés inscrits sur la liste électorale de chaque collège.↩

2. C. trav. art. L. 2122-2↩

3. C. trav. art. L. 2143-3↩

4. C. trav. art. R2314-17↩