Accord d'entreprise "ACCORD PORTANT SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL AU DOMICILE ET DROIT A LA DECONNEXION AU SEIN DE L'ENTREPRISE MEIKO FRANCE" chez MEIKO FRANCE (Siège)

Entre les soussignés :

La Société MEIKO France

dont le siège social est situé : ZAC de Lamirault – 23 rue de Lamirault 77090 Collégien, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Meaux sous le numéro 392 725 099 représenté par XXX en sa qualité de Président.

Dénommée ci-après « La Société »

D’une part,

Et

Le Comité Social et Économique

D’autre part,

PREAMBULE

Le télétravail s’est développé au cours de ces dernières années et la crise sanitaire a favorisé une extension sans précédent.

Durant celle-ci, le télétravail a été mis en place au sein de MEIKO France, avec un double objectif :

• garantir la continuité de l’activité de l’entreprise

• préserver la santé et la sécurité des collaborateurs en limitant les contacts et les mobilités.

Forte de cette expérimentation et pour faire suite à une demande des salariés en quête d’un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle, l’entreprise a souhaité réunir le Comité Social et Économique (CSE) afin de définir les conditions de fonctionnement du télétravail dit « régulier ».

Les parties s’entendent sur la mise en place du télétravail dans le respect de certaines valeurs et règles communes, telles que :

• La volonté de maintenir une cohésion d’équipe au sein de la Société, cela se traduit par une présence suffisante dans les différents services, encadrée dans le présent accord. Pour rappel, notre culture d’entreprise est basée sur un lien social fort où l’on privilégie la solidarité, l’entraide et le partage afin d’apporter ensemble des solutions à nos clients ;

• L’amélioration de la Qualité de vie au travail, le télétravail doit contribuer à accroître la motivation en offrant davantage de souplesse dans l’organisation du travail ;

• Encadrement des risques psychosociaux liés au télétravail, isolement, perte de sentiment d’appartenance à l’entreprise, mesures spécifiques sont inscrites dans le présent accord ;

• La relation de confiance, la mise en place du télétravail nécessite une confiance réciproque indispensable à cette organisation.

A cette fin, le CSE a reçu le projet d’accord le 2 décembre 2022 et une réunion de discussion et négociation s’est tenue le 13 décembre 2022.

A l’issue, la Direction et le Comité Social et Économique ont décidé de conclure un accord portant sur la mise en place du télétravail au sein de l’entreprise.

Les parties au présent accord ont ainsi convenu :

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique au personnel sédentaire du siège social de la Société occupant un poste dont les activités peuvent être exercées à distance de façon à minima partielle, régulière et compatible avec les exigences de la fonction et du bon fonctionnement de l’entreprise, du service et de l’équipe.

ARTICLE 2 : DÉFINITION ET OBJET DE L’ACCORD

Le télétravail est défini par l’article L. 1222-9 du Code du travail et désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux.

Le télétravail permet au salarié de travailler en dehors de l'entreprise, en utilisant les technologies de l'information et de la communication (TIC).

Le télétravail permet ou impose au salarié de travailler ailleurs que dans les locaux de son employeur.

Le collaborateur exerce son activité en télétravail à partir de son domicile et s’assure qu’il soit adapté à la réalisation de son activité professionnelle.

Tout autre lieu de télétravail que le domicile personnel, même occasionnel, sera soumis à information et accord exprès préalable du responsable hiérarchique de façon à préserver le bon fonctionnement du service.

Le domicile personnel du collaborateur est réputé correspondre aux exigences du présent accord par principe. Ce lieu de télétravail doit permettre au télétravailleur d’exécuter son activité dans un environnement présentant un niveau de sécurité adéquat, notamment en ce qui concerne la conformité des installations électriques, une connexion Internet à haut débit fonctionnelle, et garantissant la confidentialité et le secret des affaires.

Il est rappelé que le recours au télétravail n’a pas vocation à se substituer à une période de suspension de contrat (congés, maladie, etc…)

Aussi, le présent accord a pour objet de définir et organiser les conditions d’exécution du télétravail au sein de l’entreprise dit « régulier ».

2.1 Télétravail dit « régulier »

Le télétravail « régulier » se caractérise par le fait de travailler à distance de manière habituelle, certains jours de la semaine.

Il est mis en place sur demande du salarié et après autorisation du manager, dans les conditions définies à l’article 3 du présent accord.

Il repose sur la base du volontariat.

Le recours au télétravail répond aux critères suivants :

• Il fait l’objet d’une démarche personnelle,

• Il est adaptable de manière à permettre l’organisation la plus efficace pour tous,

• Sa mise en place n’est pas définitive et peut cesser à tout moment à la demande de l’employeur ou du salarié.

• Le domicile personnel du collaborateur est réputé correspondre aux exigences du présent accord par principe. Ce lieu de télétravail doit permettre au télétravailleur d’exécuter son activité dans un environnement présentant un niveau de sécurité adéquat, notamment en ce qui concerne la conformité des installations électriques, une connexion Internet à haut débit fonctionnelle, et garantissant la confidentialité et le secret des affaires.

Les parties conviennent que le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise au regard de l’article L 1222-9 du code du travail.

ARTICLE 3 : CONDITIONS D’ÉLIGIBILITÉ

Article 3.1 – Salariés concernés

Peut prétendre au télétravail, tout collaborateur titulaire d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ou partiel justifiant d’une ancienneté minimale de 6 mois dans l’entreprise.

Passée cette période, le manager pourra accéder à une demande de télétravail par écrit, dès lors que le salarié justifiera du degré d’autonomie ou d’intégration requis dans l’équipe.

Les parties considèrent en effet que la présence sur site à l’embauche contribue à une meilleure intégration et facilite le développement des compétences au contact quotidien des équipes.

En outre, le télétravail implique que les tâches du salarié puissent être effectuées à distance et que ce dernier soit en capacité de les exercer de manière autonome, sans qu’il puisse en résulter une quelconque perturbation dans le fonctionnement des activités de l’entreprise et/ou des équipes.

Après vérification de l’éligibilité de la demande aux dispositions du présent accord, une réponse est faite par écrit au salarié et porte sur le principe.

Ainsi, les parties conviennent que les salariés définis pour les contrats ci-dessous sont exclus de la possibilité d’exercer du télétravail :

• Contrat d’apprentissage,

• Contrat de professionnalisation,

• Les stagiaires,

• Les salariés itinérants,

• Les intérimaires.

Les parties conviennent que toute décision de refus de demande de télétravail doit faire l’objet d’une justification du refus au salarié de la part de son manager conjointement avec le service des Ressources Humaines.

Le salarié souhaitant bénéficier du télétravail devra notamment :

• Être autonome dans l’exercice de ses missions,

• Maîtriser les outils de communication, dans le cas contraire il est invité à se rapprocher de son manager de manière à bénéficier d’une formation sur les outils.

En aucun cas, il ne sera prévu de mobiliser le service IT pour gérer des problématiques liées à la méconnaissance des outils de communication.

3.2 Travailleurs handicapés

Conformément à l’article L5213-6 du Code du travail, la mise en œuvre de mesures appropriées doit permettre aux travailleurs handicapés bénéficiaires de l’obligation d’emploi, d’accéder à un emploi ou d’en conserver un correspondant à leur qualification, de l’exercer et d’y progresser.

Par principe, les travailleurs handicapés ont accès au télétravail dans les mêmes conditions que les autres collaborateurs.

Si des aménagements étaient à prévoir, notamment en termes d’organisation des jours de télétravail ou d’acquisition d’équipements spécifiques, l’entreprise adaptera les termes du présent accord, dans la mesure du possible, afin de permettre au salarié de bénéficier du télétravail.

La société pourra participer au financement de logiciels et matériels spécifiques préconisés par la médecine du travail, dans le cadre de l’adaptation du poste du travailleur handicapé en télétravail, sous réserve que les charges consécutives ne soient pas disproportionnées, compte tenu du financement apporté par ailleurs par l’Agefiph.

3.3 Équipements et matériel

L’employeur met à disposition du collaborateur en télétravail :

• Un ordinateur portable ;

• Un accès au réseau de l’entreprise, à distance.

Les besoins de matériels non spécifiés dans cette liste ne seront pas fournis par l’employeur.

Le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise.

3.4 Conformité du domicile

Ainsi, le télétravailleur doit s’assurer des éléments suivants :

• Disposer d’un espace de travail respectant les règles relatives à l'hygiène, à la sécurité (notamment de la conformité électrique de ses installations pour l’exercice du télétravail) et garantissant des conditions de travail appropriées, à l’image de celles existant dans les locaux de l’entreprise (en particulier un endroit permettant de travailler au calme et de respecter la confidentialité des données) ;

• Disposer d’une connexion internet adaptée, à cet effet, il pourra être demandé au salarié souhaitant être en télétravail de justifier de la qualité de sa connexion auprès de l’entreprise, et ce à tout moment ;

• Remettre à son manager une attestation d’assurance qui sera transmise au service Ressources Humaines stipulant que le salarié est couvert en télétravail pour tous risques liés à son activité de salarié.

ARTICLE 4 : MODALITÉS D’ORGANISATION DU TÉLÉTRAVAIL

Article 4.1 – Détermination du nombre de jours maximal mensuel pouvant être télétravaillés

Afin de préserver la cohésion des équipes, il est convenu d’un nombre mensuel maximal de jours télétravaillés. Ce nombre de jours maximal est porté à 2 pour le personnel non-cadre et à 4 pour le personnel cadre.

Le nombre de jours télétravaillés mensuel maximal pour un salarié à temps partiel sera porté à 1 pour un collaborateur non-cadre exerçant son activité à 80% et à 2 pour un collaborateur cadre exerçant son activité à 80%.

Le télétravail s’effectue par journée complète, tous les jours de la semaine peuvent potentiellement être réalisés en télétravail.

Article 4.1.1 – Choix du ou des jours de télétravail

Un jour de télétravail ne peut être accolé à un jour de RTT, de congés payés, de jour non travaillé pour un collaborateur à temps partiel ou d’absence pour congés maladie.

Exemple :

Jour de RTT/CP posé un vendredi – pas de jour de télétravail le jeudi qui précède ou le lundi qui suit (idem pour le jour non travaillé).

Jour non travaillé le mercredi – pas de jour de télétravail le mardi qui précède ou le jeudi qui suit (idem pour un jour de RTT/CP posé).

Il n’est pas possible de regrouper plusieurs jours de télétravail sur une même semaine.

L’outil de gestion des congés et absences utilisé par l’entreprise permettra d’anticiper les demandes qui devront systématiquement être validées par le manager puis par le service RH afin de veiller au respect des règles établies.

Les jours de télétravail sont proposés par le salarié à son manager en fonction de l’activité et des missions de celui-ci. Par ailleurs, il est impératif que le collaborateur informe son responsable hiérarchique dans un délai de cinq (5) jours ouvrés minimum avant le jour de télétravail de façon à ce que le responsable hiérarchique et le service RH dispose d’un délai suffisant pour s’assurer du bon fonctionnement du service.

Le manager s’appliquera à répondre favorablement à toute demande de télétravail qui respectera les conditions du présent accord en cherchant à respecter les points ci-nommés :

• Assurer l’équité ainsi que l’équilibre général au sein de son service et la rotation des jours de télétravail ;

• S’assurer du bon fonctionnement de cette organisation en faisant un point régulier avec les télétravailleurs ;

• S’assurer que la mise en place du télétravail n’entrave pas la cohésion des différentes équipes ;

Toute modification concernant l’organisation du télétravail, notamment des jours de télétravail, pourra être imposée par le manager du fait de contraintes d’organisation et de fonctionnement (notamment en cas d’absence de salariés, formations, réunions, déplacements, etc…), et est soumise à un délai de prévenance fixé à 2 jours minimum, hors situation d’urgence.

Les journées de télétravail non prises sur le mois ne pourront être reportées sur les mois suivants.

De plus, si le nombre de collaborateurs au sein d’une même équipe souhaitant exercer leur activité en télétravail sur une même journée est trop important, au regard des exigences de fonctionnement et que celui-ci s’avère incompatible avec la bonne organisation de l’équipe concernée, le manager s’assurera d’arbitrer dans un souci d’équité.

Article 4.1.2 – Suspension

L’organisation du télétravail pourra être suspendue lors d’évènements spécifiques, formation ou réunion qui justifieraient une présence sur site.

Article 4.1.3 – Période d’observation

La mise en œuvre du télétravail donne lieu à une période d’observation de 3 mois de manière à s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les contraintes et attentes de chacun.

Durant cette période, chacune des parties pourra mettre fin au télétravail, dès lors elle devra notifier sa décision par écrit à l’autre partie en respectant un délai de prévenance d’une (1) semaine.

Article 4.1.4 – Réversibilité

Le choix de mise en place du télétravail est réversible à tout moment autant de la part de l’employeur que du salarié.

L’employeur ou le salarié peut décider d’y mettre fin à tout moment, lors d’un entretien.

L’employeur devra respecter un délai de prévenance de 2 semaines, le salarié quant à lui pourra demander le retour sur site sans délai.

L’arrêt du télétravail sera suivi d’un échange entre le salarié et le manager de manière à envisager ensemble les conditions du retour au poste dans un cadre à 100% présentiel.

En cas de demande, le salarié s’engage à restituer le matériel qui lui aurait été confié dans le cadre de l’exécution de ses fonctions en télétravail.

Il est toutefois précisé que lorsque le télétravail a fait partie des conditions d’embauche du salarié, il ne peut y être mis fin que par accord des parties.

Article 4.2 – Procédure d’accès au télétravail régulier

La demande de télétravail est formulée à l’initiative du salarié et doit faire l’objet d’un courriel adressé auprès de son manager et du service RH.

La mise en place du télétravail est soumise obligatoirement à un accord réciproque du salarié et de son responsable hiérarchique.

Une réponse par courriel est adressée au salarié dans un délai maximal de 2 semaines.

Toute réponse négative sera nécessairement motivée par le manager.

Les critères de refus éventuels correspondent aux critères déterminés dans le présent accord.

Article 5 – SUIVI DES TEMPS DE TRAVAIL ET ENTRETIEN ANNUEL

Article 5.1 – Principes généraux

Le salarié en télétravail, bien que travaillant à distance, est tenu par la durée du travail applicable au sein de la société, conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

Il demeure donc soumis au régime de durée du travail qui lui est habituellement applicable, selon sa catégorie et/ ou fonction, tel que prévu dans l’accord sur le temps de travail en vigueur dans l’entreprise.

Le salarié en télétravail est lié dans les mêmes conditions de travail applicables au sein de l’entreprise. Il devra donc respecter celles-ci comme il le ferait sur site. Ce cadre contribue ainsi à protéger le salarié, en fixant notamment des temps de pause minimum.

Les télétravailleurs en forfait jours organisent leur temps de travail en veillant à respecter les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire (conformément aux articles L3131-1 et L3132-2 du code du travail.

Le salarié pourra être contacté pendant son temps de travail à l’aide des moyens mis à disposition par l’entreprise (téléphone, mail, Teams par exemple)

Article 5.2 – Régulation de la charge de travail

Les parties conviennent qu’elles profiteront de leurs échanges réguliers pour s’assurer du bon fonctionnement de cette organisation et d’un niveau de charge raisonnable.

En complément de ces échanges réguliers, l’entretien annuel réalisé chaque année sera l’occasion d’aborder les questions de charge de travail, mais aussi d’organisation pratique du télétravail pour les collaborateurs en télétravail.

Pour les salariés en forfait jours annuel, cet échange interviendra au cours de l’entretien annuel et portera sur les questions de charge de travail et du droit à la déconnexion.

Le support sur lequel sont réalisés les entretiens annuels sera adapté pour tenir compte de cette nouvelle forme d’organisation du travail.

Article 5.3 – Risques professionnels liés au télétravail

Le manager aura une attention particulière à évaluer que le salarié ne développe pas de risques professionnels liés à ce mode d’organisation (risque d’isolement, frontière plus floue entre vie professionnelle et vie privée, etc…)

ARTICLE 6 : LIEU DU TELETRAVAIL

Le télétravail s’effectuera au domicile du salarié. Le domicile s’entend comme le lieu de résidence principale habituelle sous la responsabilité pleine et entière du salarié en télétravail.

L’adresse est obligatoirement déclarée et mise à jour en cas de déménagement auprès du service des Ressources Humaines par le salarié lors de la mise en place de cette organisation.

L’environnement doit, en outre, être propice au travail, les parties recommandent par ailleurs l’installation du poste de travail dans un espace bien éclairé, correctement chauffé et ventilé.

L’espace dédié doit aussi permettre de garantir la confidentialité et la sécurité des données.

Les parties rappellent que, conformément aux dispositions contenues dans le code du travail (article L1222-9), « L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale »

Pour bénéficier de cette présomption et de la protection attachée à ce régime, le salarié victime d’un accident dans ce cadre devra, comme pour un accident survenant sur site, déclarer celui-ci dans les plus brefs délais.

Article 6.1 – frais liés au télétravail

L’entreprise fournit aux télétravailleurs les outils techniques permettant l’exercice du télétravail, conformément à ce que prévoit l’article 3.3 du présent accord.

Les parties conviennent du versement d’une indemnité forfaitaire de télétravail à hauteur de 2,50€ par jour télétravaillé.

Cette indemnité est versée en remboursement de l’ensemble des frais engagés par le salarié dans le cadre de cette organisation de travail (électricité, chauffage, eau, …).

Cette dernière sera exonérée de cotisations de sécurité sociale, dans les conditions et limites fixées par l’Administration.

Le télétravail revêtant un caractère volontaire pour les collaborateurs, la Société ne versera pas, en revanche, d’indemnité correspondant à l’occupation à titre professionnel du domicile des collaborateurs.

ARTICLE 7 : OBLIGATIONS

Les obligations existantes sur site (charte informatique, etc…) sont transposables dans le cadre du télétravail.

Ainsi, il est rappelé que le télétravailleur reste soumis aux obligations de confidentialité et de discrétion à l’égard des informations et autres documents utiles à l’exécution de ses missions.

ARTICLE 8 : ENTREE EN VIGUEUR ET DURÉE

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er jour du mois suivant sa signature.

Le présent accord s'applique pour une durée déterminée d’un (1) an, soit jusqu’au 31 décembre 2023.

ARTICLE 9 : CONDITIONS DE SUIVI

La bonne application de cet accord fera l’objet d’un examen après la période d’observation fixée à six (6) mois par le présent accord, avec les membres du Comité Sociale et Économique.

La 1^ère réunion de suivi se tiendra quatre (4) mois après la signature du présent accord.

Au besoin et dans l’hypothèse d’une difficulté dans l’application des dispositions contenues dans cet accord, les parties signataires se réuniraient afin d’évoquer le sujet.

ARTICLE 10 : RÉVISION ET DÉNONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être révisé par avenant dans la même forme que sa conclusion. Pour être applicable à l’exercice en cours, l’avenant devra avoir été signé au cours des 6 premiers mois de l’exercice en cours, exception faite des avenants dits de conformité émanant de la DRIEETS (Direction régionale interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).

Le présent accord ne peut être dénoncé que dans la même forme que sa conclusion. La dénonciation devra être notifiée à la DRIEETS et intervenir au cours des 6 premiers mois de l’exercice en cours.

ARTICLE 11 : RECONDUCTION DE L’ACCORD

A l’issue de la période d’application de l’accord, soit le 31 décembre 2023, les parties se réuniront afin de juger de l’opportunité de son renouvellement

ARTICLE 12 : NOTIFICATION ET DEPOT

Le présent accord ainsi que les pièces accompagnant le dépôt prévu aux articles D. 3345-1 à D. 3345-4 sont déposés sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Fait à Collégien, le 13 décembre 2022

Comité Sociale et Économique MEIKO France