ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE LORS DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE COLIBRI

ENTRE : 

 

La Société Colibri immatriculée au RCS de Saint-Malo sous le numéro 393 891 825, dont le siège social est sis 27 avenue Franklin Roosevelt, 35400 Saint-Malo représentée par XXXXXX en sa qualité de Directeur Général, 

Ci-après dénommée « la Société », 

D’une part,   

 

 

ET : 

 

Le Comité social et économique de Colibri représenté par ses membres élus titulaires : 

 

• XXXXXX;

• XXXXXX;

• XXXXXX;

• XXXXXX;

• XXXXXX;

• XXXXXX;

 

 

 

Ci-après dénommé « le CSE », 

D’autre part, 

 

Ci-après dénommés ensemble « les parties ».  

PREAMBULE

Afin de favoriser le bon fonctionnement du Comité Social et Economique (CSE), tout en préservant son rôle essentiel dans l’expression collective des salariés, les membres élus et la Direction ont engagé des discussions sur la possibilité de recourir à la visioconférence de manière durable en application de l’article L. 2315-4 du Code du travail qui prévoit que « le recours à la visioconférence pour réunir le Comité Social et Économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité ».

Dans ce cadre, les parties se sont réunies le 14 septembre 2023 afin d’en discuter.

A cet égard, il a notamment été mis en avant les différents avantages que représente le recours à ce dispositif, tant pour les membres du CSE que pour l’entreprise, permettant notamment de :

• Réduire les temps de trajets entre les différents sites de la société ;

• S’inscrire dans une démarche RSE en évitant les déplacements, ce qui pourra également avoir un impact positif sur l’environnement et la santé des membres composant l’instance ;

• Participer à la réduction des frais liés à ces déplacements ;

• Améliorer la présence des membres de l’instance aux réunions et notamment, ceux en grand déplacement professionnel, y compris à l’étranger, au moment de ces réunions.

En outre, il est ressorti de ces échanges que la visioconférence est un mode de fonctionnement souple et davantage adapté à l’existence d’établissements géographiquement distincts.

Ce mode de communication facilite également la participation éventuelle d’intervenants (tels que la médecine du travail par exemple) qui pourront plus facilement se rendre disponibles pour les réunions.

En considération de ces éléments, il a été convenu que l’organisation des réunions serait cadrée par les conditions définies ci-après :

Article 1 – Objet

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE de Colibri.

Article 2 – Champ d’application

Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du CSE de Colibri disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence. Tout membre du CSE ne disposant pas d’un outil informatique dans le cadre de ses fonctions pourra demander à ce qu’il en soit temporairement mis un à sa disposition pour les réunions de l’instance.

Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique ou usage antérieur portant sur le même objet.

Article 3 – Le recours à la visioconférence

3.1. – Cadre juridique

L’article L. 2315-4 du Code du travail dispose que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. »

Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du CSE et les modalités pour procéder, dans ce cadre, au vote.

3.2. – Réunions concernées et information des représentants du personnel

A titre habituel, il est décidé de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du CSE, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord.

En tout état de cause, les membres du CSE auront le choix d’assister aux réunions :

• Soit en présentiel : 2 route de Marennes 17800 Pons ;

• Soit en visioconférence.

Les réunions se tiendront donc en mode dit "hybride".

Il est toutefois convenu que la Direction se réserve le droit de recourir exclusivement 6 fois par an, en accord avec le Secrétaire du CSE, au dispositif de visioconférence. Dans ce cas de figure, l'information des membres du CSE sur les modalités de tenue de la réunion se fera, dans la mesure du possible, dans un délai raisonnable et au plus tard, lors de l’élaboration de l'ordre du jour avec le Secrétaire.

Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné sur la convocation à la réunion.

A l’inverse, sur explication motivée comme le caractère exceptionnel d’un point à l’ordre du jour ou la nécessité d’organiser un vote à bulletin secret, la Direction peut réunir le CSE exclusivement en présentiel.

Article 4 – Moyens techniques et règles de confidentialité

4.1. – Rappel des règles de participation

Il est rappelé ci-dessous les règles de participation aux réunions du CSE organisées en visioconférence :

• Seuls les membres de l'instance ou les personnes convoquées aux réunions peuvent y assister et peuvent donc regarder et écouter les délibérations retransmises en visio-conférence ;

• Les personnes participant à la réunion sont tenues à une obligation de discrétion ;

• Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des participants, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations. Pour cette raison, les membres de l'instance et les personnes convoquées doivent conserver leur caméra allumée tout au long de la réunion sauf incident technique ;

• Enfin, pour permettre aux délibérations de se tenir dans les meilleures conditions possibles, les micros doivent rester fermés, sauf en cas de prise de parole d'un membre de l'instance. Il est recommandé d’utiliser l’action « lever la main » pour prendre la parole.

4.2. – Moyens techniques

La visioconférence sera réalisée via les plateformes de visioconférence mises à disposition par la Société soit à date « Lifesize » ou bien « Microsoft Teams ».

Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.

La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de chaque réunion.

En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du CSE pourront décider du report de la réunion de l’instance.

Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal.

4.3 – Matériel mis à disposition

Les membres du CSE devront utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence.

La Direction remettra pour les réunions du CSE qui se tiendront en visioconférence, un ordinateur portable aux membres du CSE qui n’en seraient pas déjà équipés dans le cadre de leurs fonctions.

Les membres du CSE devront veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs.

Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du CSE devront se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données, ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.

Article 5 – Modalités de vote

5.1 – Vote à main levée

Les votes ont lieu habituellement à main levée.

Le recueil d’avis pourra se faire :

• Soit par main levée de manière claire, en activant l’option caméra ;

• Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.

5.2. – Vote à bulletin secret

Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il n’est pas possible de voter à main levée, la réunion du CSE se tiendra exclusivement en présentiel afin de permettre le recours au vote à bulletin secret.

5.3 – Suspension de la séance

Le Président et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance.

Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu, sauf accord des parties en séance, que la durée d’une suspension de séance ne pourra pas dépasser 30 minutes, dans la limite de 2 suspensions par réunion.

Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.

Article 6 – Stipulations finales

Article 6.1 – Entrée en vigueur et durée de l’accord

La validité du présent accord est subordonnée à sa conclusion par les membres du CSE Titulaires représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

Le présent accord entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des services du Ministère du travail et du greffe du Conseil de Prud’hommes de Saintes.

Article 6.2 – Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des stipulations dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 6.3 – Dénonciation de l’accord

Le présent accord conclu pour une durée indéterminée peut être dénoncé à tout moment par tout ou parties des parties signataires en respectant un préavis de trois mois, dans les conditions prévues aux articles L2261-9 et suivants du Code du travail.

La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires de l’accord et fait l’objet des formalités de dépôt prévues par le Code du travail.

Article 6.4 – Dépôt et publicité de l’accord

Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, le présent accord sera déposé auprès des services du Ministère du travail à partir de la plateforme en ligne « TéléAccords », et au greffe du Conseil de Prud’hommes de Saintes.

Fait à Saint-Malo,

Le 16/08/2023

La Direction :

XXXXXX

Directeur Général

Les membres titulaires de la délégation du personnel au CSE :

• XXXXXX;

• XXXXXX;

• XXXXXX;

• XXXXXX;

• XXXXXX;

• XXXXXX;