Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF D'ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL AU SEIN DE MSD FRANCE" chez MSD FRANCE (Siège)

Accord collectif d'entreprise

relatif àu télétravail

au sein de MSD France

Entre les soussignés :

La Société MSD France, SAS, au capital de 147 824,07 € enregistrée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 417 890 589, dont le siège social est sis 10-12 Cours Michelet - 92800 Puteaux, représentée par Madame xxxxxxxxxxxxxx, en sa qualité de Responsable des Relations Sociales,

Ci-après dénommée « La société » ou « L’entreprise »,

D'une part,

et

Les Organisations Syndicales Représentatives (ci-après les "Organisations Syndicales") :

La Confédération Française d’Encadrement / Confédération Générale des Cadres (C.F.E. - C.G.C.) ; Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

La Confédération Française des Travailleurs Chrétiens (C.F.T.C.) ; Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxx

La Confédération Française Démocratique du Travail (C.F.D.T.) ; Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxx

L’Union Nationale des Syndicats Autonomes (U.N.S.A.) ; Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxx

Ensemble dénommées les "Parties" signataires,

D'autre part

Préambule

Un premier accord signé le 24 octobre 2013 entre la Direction et les Organisations Syndicales a permis de mettre en place au sein de MSD France le télétravail, forme innovante d’organisation du travail offrant aux salariés concernés plus de souplesse et de flexibilité dans l’exercice de leurs missions. Par un avenant du 20 février 2015, les parties ont modifié les critères d’éligibilité de deux ans à un an d’ancienneté et précisé la faculté de déplacement du jour télétravaillé.

Le 27 août 2019 la Direction de MSD France et les partenaires sociaux, conscients des souhaits exprimés par de nombreux collaborateurs d’une flexibilité plus importante, ont souhaité continuer à faire évoluer le dispositif existant en ce sens en signant un nouvel accord. Les règles ainsi établies ont permis notamment le recours au télétravail flexible ponctuel et fixées une éligibilité à 6 mois d’ancienneté.

Le contexte sanitaire a conduit un grand nombre de salariés à plusieurs mois de télétravail intensif, notamment dans le cadre du confinement pendant lequel les salariés ont été en télétravail total plusieurs semaines d’affilées mais également après celui-ci avec un nombre de jours dédiés au télétravail chaque semaine au-delà de la limite prévue hors période de crise sanitaire. Cette situation soudaine et inédite a modifié la perception de tout un chacun sur le travail à domicile. Elle a levé les réticences que certains collaborateurs ou managers pouvaient avoir sur cette modalité de travail et conduit de nouveaux collaborateurs à apprécier la liberté de choix du lieu d’exercice de leur activité.

Cette situation sanitaire a également conduit certains collaborateurs à s’apercevoir des limites du télétravail à temps plein dans des conditions parfois compliquées de logement.

Cette situation a souligné que si le travail en présentiel reste important pour conserver le lien social, pour certains moments de partage et d’échange en réunions notamment, d’autres activités peuvent tout à fait être menées à distance grâce aux technologies le permettant.

La Direction de MSD France consciente que le nouveau système mis en place au terme du présent accord conduira nécessairement à une nouvelle dynamique autour du télétravail, souhaite, comme cela a été fait en 2019, accompagner les managers et collaborateurs dans sa mise en place :

• En communiquant la volonté qui est la sienne de promouvoir auprès de tous le télétravail notamment sur l’efficacité et la qualité de vie au travail qui en découle.

• En rappelant le cadre du télétravail et en aidant à la bonne compréhension des nouvelles dispositions lors du déploiement notamment via la mise en place d’actions d’information et d’échange.

• Un espace dédié sur Sync rappelant les bonnes pratiques du télétravail et les gestes et postures en télétravail.

Il est rappelé que le télétravail implique une relation de confiance entre le télétravailleur, le manager et les collègues de travail qui, pour les Parties au présent accord, est une condition essentielle de la réussite du télétravail.

Le présent accord a donc pour objectif de définir les nouvelles conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail au sein de MSD France, et de remplacer les dispositions issues des précédents accords d’octobre 2013 (et son avenant de février 2015) et août 2019 dans leur intégralité.

C’est dans ce contexte que les Parties signataires sont convenues des dispositions énoncées ci-après.

CECI AYANT ETE RAPPELE IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

1. Définition du télétravail

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-9 du code du Travail, le télétravail désigne :

« Toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Les parties précisent que le télétravail revêt un caractère volontaire mais reste subordonné à un échange avec le responsable hiérarchique quant au choix du ou des jour(s) flexible(s) de télétravail.

L’initiative de la demande revient au salarié, à l’exception des situations mentionnées au 4.1 qui peuvent être à l’initiative de l’employeur.

2. Bénéficiaires

L'Accord s’applique à l’ensemble des salariés sédentaires de MSD France, travaillant au siège de la Société, sans condition d’ancienneté.

Compte tenu de leur situation particulière, certaines catégories de salariés, devront envisager avec leur manager les conditions d’application des règles du télétravail comme des jours fixes de présence sur site. Il s’agit en particulier :

• Des stagiaires et des salariés en alternance pour lesquels un management de proximité est nécessaire.

• Les salariés en période d’essai.

• Les salariés en CDD de moins de 6 mois.

3. Modalité d’organisation du télétravail

3.1 Principes directeurs :

Conscient que le succès de la nouvelle évolution du télétravail au sein de l’entreprise passe par un équilibre à trouver entre la flexibilité qui est un élément apprécié par les collaborateurs et la nécessité de favoriser une cohésion d’équipe et des moments de partage, la Direction et les Organisations Syndicales ont décidé de mettre en place :

• Un principe général :

Le collaborateur pourra choisir de télétravailler un ou 2 jours par semaine (sauf cas particulier) étant précisé que la Société pourra fixer une journée de télétravail par semaine sur les 2 jours prévus pour tous les collaborateurs sédentaires.

Il est ainsi demandé aux collaborateurs d’être présents 3 jours par semaine au siège pour s’assurer d’une collaboration efficace au sein d’un même département mais également de façon transverse avec les salariés d’autres services.

• Des ajustements à trouver entre manager et collaborateur :

Il sera possible pour les collaborateurs de ne télétravailler qu’un jour par semaine.

Il sera également possible de télétravailler plus de 2 jours par semaine à titre occasionnel si le manager en est d’accord et que cela ne remet pas en cause le bon fonctionnement de l’équipe et la bonne organisation du service.

Tous les ajustements faisant sens selon le département, l’emploi (poste international par exemple), la période dans l’année, ou certaines situations personnelles (grossesse, évènement familial, proche aidant, pathologie particulière…) seront envisageables et discutés entre le manager et le collaborateur.

Exemples d’ajustements possibles :

-Télétravailler une semaine ou plus en dehors de son domicile lors de la préparation d’un dossier

-3 jours en télétravail 2 fois par mois puis 1 jour 2 fois par mois

Etc.

Il est par ailleurs rappelé que l’entreprise pourra recourir à du « télétravail collectif » en cas de circonstances exceptionnelles (notamment pic de pollution, pandémie, force majeure, conditions climatiques particulières, évènement perturbant fortement la circulation routière, etc.).

Dans ce cadre, le télétravail constitue un aménagement du poste de travail rendu nécessaire à la continuité de l’activité et/ou garantissant la protection du salarié.

Ce dispositif dérogatoire ne sera mis en place que si un élément extérieur le justifie et sera strictement limité dans le temps en prenant fin au terme de l’évènement en cause. A l’issue, les salariés retrouvent leur organisation de travail habituelle.

2. En tout lieu le permettant

Les raisons de télétravailler pouvant être différentes d’un salarié à l’autre (meilleure conciliation vie professionnelle / vie personnelle, présence proche aidant, etc.), les parties au présent accord ont fait le choix de ne pas circonscrire le lieu de télétravail.

Le salarié est donc libre de télétravailler où il le souhaite sous réserve de respecter les principes énoncés au 5.1 du présent accord, notamment en matière de sécurité et de confidentialité.

3. Temps de travail

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des temps de repos prévus par la loi et, le cas échéant, des horaires définis à son contrat de travail.

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement au sein des locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur devra être joignable, par tout outil existant au sein de l’entreprise, dans le cadre des plages fixes de travail telles que définies dans l’accord collectif d’entreprise relatif au temps de travail (soit à minima entre 9h45/12h00 – 14h00/16h00) et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravail ne saurait déclencher d’heures supplémentaires, sauf demande expresse du responsable hiérarchique.

Pour les salariés :

• soumis à un forfait annuel en jour, le décompte du temps de travail se fera à raison d’une journée, ou d’une demi-journée si le collaborateur de pose qu’un demi-jour de télétravail

• soumis à un horaire quotidien, le décompte du temps de travail se fera sur la base de 7H30.Il sera demandé au manager d’être vigilant sur le fait de tenir des réunions en respectant les amplitudes de travail du collaborateur

• soumis à un horaire quotidien qui opteront pour une demi-journée de télétravail exceptionnelle, le décompte se fera sur la base de 3h45

4. Modalités du télétravail

4.1. Critères

Le télétravail repose sur une relation de confiance entre le télétravailleur et son manager lequel doit pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés et savoir que le travail à distance n’affectera pas la qualité du travail à réaliser. Ainsi, si le télétravail permet au salarié d’avoir une certaine souplesse dans l’organisation de son temps, ce dernier doit néanmoins travailler avec d’autres salariés de l’entreprise ou des interlocuteurs externes pour mener à bien ses missions.

Par principe le télétravail est possible pour l’ensemble des salariés de l’entreprise dès lors que les critères suivants sont remplis :

• être joignable pendant les plages horaires habituelles de travail dans le respect des durées maximales du travail ou des temps de repos tel qu’énoncé précédemment. Un rappel sera fait lors de la communication de l’accord sur le cadre de la charte webex ainsi que sur la charte des emails.

• s’adapter aux nécessités de son service en se rendant physiquement dans les locaux de l’entreprise en cas de besoin dont la nécessité a été partagée,

• s’assurer de la juste répartition sur la semaine du ou des jours de télétravail dans le service ou l’unité de travail en lien avec les autres membres de l’équipe.

Ces critères ne sont pas limitatifs. Ils sont évalués de manière objective dans le cadre d’un échange avec le manager et tout autre critère objectif directement ou indirectement lié à l’activité du salarié et/ou à l’équipe et au service auxquels le salarié appartient peut-être pris en compte pour déterminer la faisabilité ou non du télétravail.

2. Procédure

Le salarié et son manager doivent définir au cours d’un entretien sur ce point les modalités d’organisation.

Une fois les principes d’organisation arrêtés, et la faisabilité du télétravail acté entre le salarié et le manager, le collaborateur qui souhaite bénéficier de télétravail devra :

• échanger à ce sujet au préalable avec son manager avant le début de l’exécution de la période de télétravail, idéalement dans un délai de prévenance d’au moins 24 heures

• puis saisir la/les journée(s) dans l’outil de gestion des temps

Une fois la saisie du jour de télétravail faite dans l’outil de gestion des temps, le manager reçoit une notification automatique lui signalant la demande.

5. Environnement du télétravail

5.1. Lieu

Ce mode de travail reposant sur un principe de confiance réciproque, chaque collaborateur peut télétravailler d’où il le souhaite dès lors qu’il s’assure que le lieu dans lequel il travaillera :

• Est propice à la concentration et à la réalisation de son activité (connexion Internet notamment),

• Permet d’assurer la confidentialité des échanges professionnels qu’il effectue et des données sur lesquelles il travaille,

• Garantit sa sécurité (notamment conformité électrique du lieu quand cela est nécessaire) et celle des équipements que MSD France a mis à sa disposition.

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l’entreprise.

Il doit veiller à protéger l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Compte tenu de ce qui précède, le salarié privilégiera le télétravail dans un lieux privé et évitera dans un souci de confidentialité de travailler dans des lieux publics.

5.2. Assurances

MSD France incite les collaborateurs à déclarer auprès de leur assureur la situation de télétravail au domicile ou d’autres lieux dit tiers ; et à vérifier que l’assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de télétravail.

Le matériel fourni par la société pour l’exercice du télétravail n’entre pas dans la couverture dans la mesure où il est couvert par l’assurance de la société. En cas de panne ou de vol, il est remplacé par la société.

Tout dommage causé par le matériel mis à disposition du salarié est couvert par l’assurance de la société. En revanche, MSD France ne sera en rien responsable des dommages causés à l’occasion du télétravail par le salarié au sein du domicile ou sur tout autre lieu d’exercice du télétravail.

Il est rappelé que l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail.

5.3. Conditions matérielles nécessaires au télétravail

Le salarié volontaire au télétravail doit disposer d’un environnement lui permettant d’exercer correctement ses missions à savoir :

• une pièce où s’isoler et pouvant être utilisée pour travailler au sein de son domicile,

• un fauteuil adapté au travail,

• un bureau de travail.

Il doit également s’assurer qu’il dispose d’un aménagement ergonomique de son poste de travail lui permettant d’exercer son activité professionnelle dans toutes les conditions d’ergonomie et de sécurité pour lui-même mais aussi pour les informations et documents professionnels qu’il serait amené à devoir utiliser.

Afin de couvrir les frais professionnels supportés par les collaborateurs dans le cadre du télétravail (frais d’abonnements et de communications internet et téléphonie par exemple) l’entreprise accordera une indemnité mensuelle forfaitaire à hauteur de :

- 10 € par mois pour un jour de télétravail hebdomadaire en moyenne sur l’année

- 20 € par mois pour deux jours ou plus de télétravail hebdomadaire en moyenne sur l’année

A la date de la signature de l’accord, les dispositions de l’URSSAF permettent de verser cette indemnité nette de charges sociales.

Lors de la mise en place du télétravail pour un salarié, celui-ci devra remplir une attestation sur l’honneur de l’utilisation effective du dispositif de télétravail sur la base du nombre de jours télétravaillé par semaine. Le montant et les modalités de paiement de ces indemnités seront fixés dans le cadre d’une procédure interne

La mise en place de ces indemnités de télétravail viendra remplacer les dispositions existantes prévues par les précédents accords et avenant.

A cette indemnité forfaitaire s’ajoutera une indemnité dont le montant et les modalités de remboursements seront fixés dans le cadre d’une procédure interne afin de permettre aux salariés en télétravail d’équiper leur espace de travail à domicile

Le collaborateur doit utiliser l’ordinateur portable qui lui a été remis dans le cadre de ses fonctions ou, à défaut, de son admission au télétravail.

L’entreprise fournit au salarié un accès à distance à l’ensemble de ses applications de travail via le portail utilisé par la société. Un outil de messagerie instantanée et de communication audio (ex : logiciel de téléphonie par ordinateur, téléphone portable) est mis à disposition du salarié afin de lui permettre de communiquer à distance.

Les salariés qui ont une reconnaissance de handicap et qui auraient besoin d’une adaptation de leur poste de travail à leur domicile, peuvent se rapprocher du Médecin du Travail afin d’avoir une recommandation concernant l’aménagement du poste de travail. Ensuite, ils devront se rapprocher du référent handicap avec la recommandation afin de veiller à la mise en place de celle-ci et de la prise en charge de son financement total ou partiel via Handiem.

6. Droits, garanties et devoirs du télétravailleur

Les modalités d’exécution de l’activité, les obligations du salarié en situation de télétravail (régime de travail, respect des horaires, exécution des tâches confiées, indicateurs de suivi d’activité, charge de travail, évaluation des résultats) sont les mêmes que lorsque l’activité est exercée dans les locaux de l’entreprise.

6.1. Droits collectifs et égalité de traitement

Le salarié en situation de télétravail bénéfice des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’évaluation des résultats et d’accès à la formation, de gestion de carrière, d’accès à l’information de l’entreprise et à l’information syndicale sont identiques à celles des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

6.2. Santé, sécurité et conditions de travail

Les parties rappellent que le salarié en situation de télétravail bénéficie, comme les autres salariés de l’entreprise, des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail et au respect de la vie privée du télétravailleur.

L’entreprise doit pouvoir s’assurer que l’espace utilisé par le salarié en situation de télétravail respecte les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ainsi, l’employeur, les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène, sécurité et conditions de travail et les autorités administratives compétentes peuvent avoir accès au lieu de télétravail, après avoir obtenu l’accord du salarié concerné et en sa présence.

Chaque année, lors de l’entretien annuel d’évaluation du salarié, un examen particulier est porté sur les conditions d'activité du salarié en télétravail et sur sa charge de travail.

Les parties rappellent que le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’augmenter la charge de travail des collaborateurs présents en entreprise.

6.3. Soin apporté au matériel confié

Le matériel mis à disposition du salarié en situation de télétravail doit être utilisé exclusivement aux fins de l’entreprise.

Le télétravailleur est tenu de prendre toutes les dispositions afin d’empêcher l’accès par des tiers à ce matériel et aux données qu’il contient.

6.4. Rôle du responsable hiérarchique

Le responsable hiérarchique veille, si nécessaire, à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et à la communication des informations nécessaires à l’exécution de sa mission.

Il est en outre attentif à ce que l’organisation des réunions permette au collaborateur en télétravail de se connecter à distance ou si cela est le cas le prévenir en amont si les réunions nécessitent sa présence sur le siège.

7. Modalités de déploiement, de suivi de l’accord et communications

Comme évoqué en préambule, le souhait de la Direction de MSD France est de permettre la meilleure diffusion possible du télétravail au sein de l’entreprise.

Il est ainsi prévu des actions spécifiques d’accompagnement lors de la mise en place des nouvelles modalités :

• Une présentation par les Responsables Ressources Humaines dans les réunions de management au sein de chaque département lorsqu’elles existent, afin d’expliquer les grands principes.

• Une session d’appropriation des nouvelles règles et d’échange sur la philosophie du télétravail au sein de l’entreprise sera mise en place afin d’accompagner spécifiquement les managers du siège avec pour double objectif de promouvoir la vision de l’entreprise sur ce sujet et de faciliter les discussions avec leurs collaborateurs.

• Une communication sera réalisée auprès des collaborateurs du siège afin de présenter les évolutions par rapport à la situation pré-existante et rappeler les modalités pratiques de la saisie des jours de télétravail.

L’ensemble de ces actions permettront de promouvoir le télétravail comme mode d’organisation du travail et la bonne compréhension du nouveau cadre et des ajustements possibles.

Par ailleurs, des actions de communication seront déployées spécifiquement, par l’équipe Ressources Humaines et le groupe « Live It » par les canaux existants au sein de l’entreprise.

8. Entrée en vigueur, durée, révision, dénonciation

   Le présent accord annule et remplace l’accord du 24 octobre 2013 et son avenant du 20 février 2015 ainsi que l’accord du 27 août 2019 conclus antérieurement et ayant le même objet.

   L’accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 1^er mai 2021.

   Il est précisé que si des dispositions de l’accord de branche étaient mieux disantes, celles-ci prendraient le pas sur le présent accord.

   Il pourra être modifié selon le dispositif prévu aux articles L.2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

   Cet accord pourra également être dénoncé à tout moment, soit par l’Entreprise, soit par les Organisations Syndicales représentatives signataires. La dénonciation sera régie par les articles L 2261-9 et suivants du Code du travail. Le préavis de dénonciation est fixé à trois mois.

9. Notification et formalités de Dépôt

Le présent accord sera déposé dès sa conclusion, par la société MSD France, à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE), exclusivement sous forme dématérialisée à partir de la plateforme de téléprocédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, et en un exemplaire au Secrétariat Greffes du Conseil des Prud'hommes du lieu de signature.

Le présent accord sera affiché aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Puteaux, le 21 avril 2021

En 6 exemplaires originaux.

Pour la société MSD France :

xxxxxxxxxxxxxxx

Responsable des Relations Sociales

Pour les Organisations Syndicales Représentatives :

La C.F.D.T. Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

La C.F.E. - C.G.C. Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

La C.F.T. C. représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

L'UNSA Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx