ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

ENTRE

La société FLEXI FRANCE, société par actions simplifiée, au capital de 82.819.240 €, immatriculée au RCS de Rouen sous le n°428 734 123, ayant son siège social Rue Jean Huré à Le Trait (76580), représentée par Directeur des Ressources Humaines et de la Communication,

Ci-après désignée « FLEXI FRANCE » ou « la Société »,

D’une part,

Et

CFE-CGC, représentée par - Délégué Syndical,

CGT, représentée par - Délégués Syndicaux,

FO, représentée par - Délégués Syndicaux,

CFDT, représentée par - Délégués Syndicaux

Ci-après désignée « OSR »

D’autre part,

Ensemble désignées « les Parties »,

Table des matières

Table des matières 2

PREAMBULE 3

1. PRINCIPES GENERAUX 4

1.1 Définition 4

1.2 Maintien du lien social et rôle central du manager 4

1.3 Principe du double volontariat 4

2. LE TELETRAVAIL HABITUEL 5

2.1 Conditions d’éligibilité au télétravail habituel 5

2.1.1 L’éligibilité du poste au dispositif de télétravail habituel 5

2.1.2 L’éligibilité du salarié au dispositif de télétravail habituel 5

2.2 Rythme du télétravail 6

2.3 La mise en place et l’organisation du télétravail habituel 6

2.3.1 Formalisation du télétravail 6

2.3.2 Période d’adaptation 6

2.3.3 Réversibilité du télétravail 7

3. LE TELETRAVAIL OCCASIONNEL 7

3.1 L’éligibilité du collaborateur au télétravail occasionnel 7

3.2 Principes applicables 7

4. LE TELETRAVAIL PERMETTANT LA PRISE EN COMPTE D’UNE SITUATION MEDICALE OU D’UN HANDICAP 8

5. LE TELETRAVAIL EN CAS DE SITUATIONS EXCEPTIONNELLES COLLECTIVES 8

5.1 Mise en œuvre 8

5.2 Principes applicables 8

6. DISPOSITIONS COMMUNES 9

6.1 La mise en place d’une charte de département 9

6.2 Recours à la Direction des Ressources Humaines en cas de désaccord 9

6.3 Environnement de travail et lieu d’exercice du télétravail 9

6.4 Les équipements 10

6.5 Prise en charge des frais occasionnes par le télétravail 10

6.6 Protection des données et règles de confidentialité 11

6.7 Contrôle, gestion de la charge de travail et santé et sécurité du collaborateur 11

6.8 Formation/Sensibilisation 12

6.9 Droit des salariés 13

6.9.1 Droits collectifs 13

6.9.2 Droits individuels 13

7. DISPOSITIONS DIVERSES 13

7.1 Durée, révision et dénonciation de l’accord 13

7.2 Formalités de consultation et de dépôt de l’accord 14

ANNEXE 1 16

ANNEXE 2 17

ANNEXE 3 18

PREAMBULE

L’accord instituant la possibilité du télétravail du 28 juillet 2017 est arrivé à échéance le 28 juillet 2020. Cet accord a été reconduit dans les mêmes termes jusqu’au 31 décembre 2020. Cette reconduction a permis de laisser aux parties le temps d’établir un bilan et un retour d’expérience de la situation exceptionnelle traversée du fait de la pandémie COVID-19, et de prendre en compte les dernières évolutions législatives en cours.

En effet, la crise sanitaire de 2020, et le confinement qui en a découlé, a conduit à généraliser le télétravail à l’ensemble des métiers pouvant être effectués à distance. Cette situation de télétravail contrainte a été l’occasion de démontrer l’efficacité du télétravail mais également l’importance de maintenir le lien social entre l’entreprise et les collaborateurs et de valoriser l’esprit d’équipe en imposant un temps de présence minimal sur site.

Il est également rappelé que la mission première de Flexi France est de pouvoir répondre aux demandes de ses clients en s’appuyant sur les équipes de l’entreprise. Un mode d’organisation de télétravail flexible est donc privilégié et nécessaire afin de répondre aux enjeux économiques et sociaux.

C’est dans ce contexte que les parties se sont réunies en vue de négocier un nouvel accord sur le télétravail avec la volonté de prendre en compte ce nouveau mode d’organisation tel que prévu notamment aux articles L1222-9 et L1222-12 du Code du Travail et par l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020 pour une mise en œuvre réussie du télétravail.

Cet accord doit permettre de répondre à des objectifs multiples :

• Renforcer la performance organisationnelle au sein de l'entreprise en apportant, aux managers et aux collaborateurs ; souplesse, flexibilité et efficacité dans l'organisation du travail ;

• Améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs au moyen, notamment, d'une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle, d'une réduction des déplacements, de la fatigue et du stress qui peuvent en découler ;

• Développer la responsabilisation et l’autonomie des collaborateurs tout en renforçant la confiance mutuelle entre les managers et les collaborateurs ;

• Renforcer l’attractivité externe et la mobilité interne ;

• S’inscrire dans une démarche de développement durable en réduisant le bilan carbone.

En conséquence, il est convenu ce qui suit :

1. PRINCIPES GENERAUX

1.1 Définition

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du Travail, toute forme d’organisation du travail, utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait pu également être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière et volontaire.

Dans une volonté de rendre le télétravail accessible au plus grand nombre et le mieux adapté aux diverses situations individuelle et collectives, les parties conviennent de la mise en place de dispositifs suivants :

• Le télétravail habituel, comme modalité pérenne d’organisation du travail ;

• Le télétravail occasionnel, pour répondre à des situations individuelles strictement ponctuelles et circonscrites dans le temps ;

• Le télétravail nécessaire pour la prise en compte d’une situation médicale ou d’un handicap ;

• Le télétravail exceptionnel pour répondre à des circonstances collectives exceptionnelles telles qu’une pandémie, un événement climatique majeur, etc.

1.2 Maintien du lien social et rôle central du manager

Les parties ont conscience que l’augmentation significative du télétravail peut avoir des conséquences sur le collectif de travail. Soucieuses de ces impacts, il leur est apparu comme essentiel d’attacher une attention particulière à la conservation et au renforcement du lien social et managérial au sein des équipes et plus globalement, dans le collectif de travail.

Le manager, accompagné par sa hiérarchie, a un rôle clé dans la mise en œuvre opérationnelle du télétravail, notamment parce qu’il assure et participe à la fixation des objectifs du salarié. Il favorise ainsi le dialogue professionnel et remonte à ses supérieurs toute information qu’il juge nécessaire sur les pratiques de télétravail et sur l’articulation entre le télétravail et le travail sur site pour l’ensemble de son équipe. Il est garant de la cohésion de son équipe et de la capacité de chacun à travailler avec les autres, que ce soit en présentiel ou en distanciel.

Il organise au mieux les activités du service afin que chaque collaborateur puisse dans la mesure du possible bénéficier de ce dispositif.

Il est un interlocuteur privilégié et est l’un des garants du maintien du lien social entre le collaborateur en télétravail et l’entreprise. Il assure un contact régulier avec le collaborateur afin d’évoquer tout ce qui concerne son adaptation au télétravail et notamment ses conditions d’activité, sa charge de travail, ou encore son droit à la déconnexion.

Le collaborateur, quant à lui, doit privilégier l’intérêt collectif à l’intérêt individuel en tenant compte de l’impact éventuel du télétravail sur le fonctionnement de l’équipe.

1.3 Principe du double volontariat

La mise en place du télétravail est basée sur le principe du double volontariat : la demande de télétravail émane du collaborateur et nécessite un accord mutuel avec le manager.

La demande peut également émaner du manager. Le collaborateur est libre d’accepter ou de refuser la mise en place du télétravail. Le refus du salarié d’accéder au télétravail n’aura aucune conséquence sur la poursuite de son contrat de travail.

2. LE TELETRAVAIL HABITUEL

Les parties ont souhaité, par la mise en place du télétravail habituel, construire un dispositif d'organisation du travail simple et flexible, en lien avec les attentes des salariés et des managers.

2.1 Conditions d’éligibilité au télétravail habituel

L’éligibilité au télétravail habituel est appréciée par le manager pour chaque poste et pour chaque salarié concerné. Ainsi, les conditions d’éligibilité prévues aux articles 2.1.1 et 2.1.2 sont cumulatives.

2.1.1 L’éligibilité du poste au dispositif de télétravail habituel

L’éligibilité du poste au dispositif de télétravail habituel est déterminée selon les critères ci-dessous.

Seront éligibles au télétravail habituel, les salariés :

• Occupant un poste permettant, de façon partielle ou régulière, de travailler à distance ;

• Occupant un poste pour lequel l’exercice du télétravail ne nuit pas au bon fonctionnement du service et à la configuration de l’équipe ;

La liste des postes éligibles au télétravail habituel sera annexée à la charte de département.

2.1.2 L’éligibilité du salarié au dispositif de télétravail habituel

L’éligibilité du salarié au dispositif de télétravail habituel est déterminée selon les critères ci-dessous.

Seront éligibles au télétravail habituel, les salariés :

• Titulaires d’un contrat à durée indéterminée dont la période d’essai est terminée, ou titulaires d’un contrat à durée déterminée avec une ancienneté de plus de 3 mois. Ces délais pourront être réduits après accord du manager s’il s’avère que l’expérience passée du salarié lui permet de télétravailler sans problème ;

• Effectuant un temps plein ou un temps partiel d’au moins 80% ;

• Détenant une autonomie suffisante permettant l’exercice de leur activité en télétravail ;

• Ne nécessitant pas un soutien managérial rapproché ;

• Maitrisant les outils informatiques ;

• Attestant que leur domicile permet l’exercice de leurs fonctions en situation de télétravail, avec un espace propice à cette organisation, une installation électrique conforme et une connexion à internet suffisante ;

• Dont le lieu de télétravail répond aux exigences légales en matière d’assurance multirisques habitation

Considérant que la présence physique dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage et à leur intégration au sein de l’entreprise, les salariés en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation et les stagiaires seront exclus du dispositif de télétravail habituel.

L’appréciation des conditions d’éligibilité sera réalisée lors d’un échange entre le manager et le salarié. Les demandes des collaborateurs ne remplissant pas les conditions d’éligibilité précitées seront refusées. En tout état de cause, le refus opposé à une demande de télétravail émanant du salarié est motivé par écrit par le manager dont relève le salarié.

2.2 Rythme du télétravail

Le télétravail peut s’effectuer par journée entière ou par demi-journée.

Le rythme de télétravail sera organisé, en tenant compte des contraintes et des besoins identifiés par le manager et le salarié concerné, selon un volume mensuel maximum de 10 jours télétravaillés, accolés ou échelonnés, sur le mois.

Le salarié devra également s’assurer d’être présent à minima 8 jours par mois sur le site. A défaut, les jours de télétravail lui seront refusés. Il est de la responsabilité du manager de s’assurer que ces règles sont respectées.

Il est convenu que les jours de télétravail ne sont pas nécessairement prédéfinis à l’avance de manière fixe, sauf en cas d’accord écrit entre le collaborateur et le manager. Le collaborateur veillera à proposer les jours télétravaillés souhaités à son manager dans un délai raisonnable.

Un jour de télétravail posé et validé pourra dans tous les cas être annulé unilatéralement par le manager ou le salarié en respectant un délai de 1 jour ouvré, sauf circonstances exceptionnelles (panne, présence nécessaire pour le fonctionnement de l’activité etc). Le salarié ne pourra se prévaloir de contraintes personnelles pour refuser une présence sur site.

Les jours de télétravail non utilisés sur le mois ne sont pas reportables le mois suivant.

2.3 La mise en place et l’organisation du télétravail habituel

2.3.1 Formalisation du télétravail

La demande de mise en place du télétravail habituel émane du salarié ou du manager.

L’organisation de l’activité en télétravail fait l’objet de l’accord écrit entre le manager et le salarié prévu à l’annexe 1. Il précisera notamment la date de mise en place du télétravail et les modalités spécifiques d’exécution du télétravail le cas échéant.

Il doit être rempli préalablement à la mise en place du télétravail, et le salarié ne peut en aucun cas commencer son activité en télétravail sans l’avoir remis complété et accompagné des justificatifs nécessaires à son manager. Le salarié et le manager conserveront une copie de cet accord.

L’accord écrit est conclu pour une durée indéterminée.

2.3.2 Période d’adaptation

La mise en œuvre du télétravail habituel donne lieu à une période d’adaptation de 3 mois calendaires qui débute à compter du premier jour télétravaillé.

Cette période permet notamment au salarié de s’assurer de son souhait de travailler à distance et au manager d’apprécier la capacité du salarié à s’adapter à ce mode d’organisation du travail.

Au cours de cette période, le salarié et le manager demeurent libres d’interrompre unilatéralement le recours au télétravail habituel, moyennant un délai de prévenance de 15 jours calendaires. Ce délai peut être réduit en cas d’accord entre le salarié et le manager.

Au terme de la période d'adaptation, le salarié concerné échangera avec son manager sur la période passée et décidera s'il souhaite ou non poursuivre le télétravail habituel. Dans la négative, le salarié poursuivra ses missions sur le site.

La période d'adaptation devant correspondre à une période de travail effectif, elle sera suspendue en cas d'absence du collaborateur pour quelque motif que ce soit.

2.3.3 Réversibilité du télétravail

Après la période d’adaptation, à tout moment, le télétravail pourra être remis en cause sans délai pour le salarié, et moyennant un délai de prévenance de 15 jours pour l’employeur.

1. A la demande du salarié

A sa demande, le salarié bénéficie à tout moment de la possibilité de mettre un terme à la situation de télétravail et ainsi revenir travailler intégralement au sein des locaux de l’entreprise. Il en informera son manager par écrit.

2. A la demande de l’employeur

L’employeur peut demander au salarié de revenir travailler intégralement dans les locaux de l’entreprise.

Cette décision doit être motivée par l’une des raisons suivantes :

• les conditions d’éligibilité prévues aux articles 2.1.1 et 2.1.2 ne sont plus remplies ;

• modification importante des conditions de travail ou dans l’organisation du service devenant incompatible avec la situation de télétravail ;

• changement de fonctions et/ou de service et/ou mobilité géographique devenant incompatible avec la situation de télétravail

Dans tous les cas, le salarié et le manager peuvent, à l’initiative de l’une ou l’autre des parties, convenir par accord de mettre fin au télétravail habituel et d’organiser le retour du salarié sur le site.

3. LE TELETRAVAIL OCCASIONNEL

Le télétravail occasionnel permet aux collaborateurs ne s’inscrivant pas dans un dispositif de télétravail habituel de solliciter de télétravailler de manière occasionnelle. Il permet notamment de répondre à des situations individuelles inhabituelles et temporaires liées à des contraintes ponctuelles.

3.1 L’éligibilité du collaborateur au télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel est réservé aux collaborateurs qui sont dotés, d’outils de travail à distance et qui occupent des fonctions pouvant être exercées partiellement hors du site.

Ainsi et sous réserve de l’accord du manager, le télétravail occasionnel concernera donc principalement :

• Les salariés ne remplissant pas les conditions d’éligibilité au télétravail habituel mais qui peuvent télétravailler de façon occasionnelle ;

• Les collaborateurs en contrat d’alternance, de professionnalisation ou en stage ;

• Les salariés n’ayant pas souhaité adhérer au télétravail habituel mais qui veulent recourir au télétravail de façon ponctuelle.

3.2 Principes applicables

Le nombre de jours ainsi télétravaillés ne pourra excéder 12 jours par année civile. Le travail occasionnel est pris soit à la journée, soit à la demi-journée.

La demande de télétravail occasionnel est effectuée par le collaborateur par e-mail auprès de son manager, moyennant un délai de prévenance de 2 jours ouvrés, sauf circonstances exceptionnelles. Le collaborateur y mentionne le ou les jours visés. Cette demande est acceptée ou refusée dans les mêmes formes et dans un délai compatible avec la mise en œuvre effective de ce télétravail occasionnel.

4. LE TELETRAVAIL PERMETTANT LA PRISE EN COMPTE D’UNE SITUATION MEDICALE OU D’UN HANDICAP

Le télétravail pourra également répondre à des situations temporaires ou permanentes liées notamment à l’état de santé du salarié (mi-temps thérapeutique, restriction de mobilité temporaire, reconnaissance de travailleur handicapé etc.).

Ainsi, à titre exceptionnel et temporaire, sur demande du salarié et le cas échéant sur recommandations du médecin du travail, le télétravail pourra constituer un aménagement du travail dont les modalités pourront être différentes de celles précisées dans cet accord, notamment au niveau du nombre de jours de télétravail autorisés.

La Direction des Ressources Humaines, et si nécessaire la Médecine du travail, devront se prononcer avant toute mise en œuvre d’un tel aménagement.

Une étude spécifique, sera réalisée avec le concours de la Médecine du travail afin de permettre, dans toute la mesure du possible et s’ils le souhaitent, aux salariés reconnus travailleurs handicapés et dont le poste nécessite des aménagements, d’accéder au télétravail. Ainsi, une adaptation éventuelle du matériel, des logiciels et de l’équipement à domicile pourra être réalisée à la charge de l’entreprise, le cas échéant.

5. LE TELETRAVAIL EN CAS DE SITUATIONS EXCEPTIONNELLES COLLECTIVES

5.1 Mise en œuvre

Le télétravail exceptionnel peut être mis en place ponctuellement pour répondre à des situations collectives inhabituelles et imprévues, mais qui ne sont pas amenées à durer telles que des événements climatiques, sanitaires, épisodes de pollution mentionnés à l’article L223-1 du code de l’environnement, difficultés importantes affectant les transports publics, fermeture des locaux pour travaux etc.

5.2 Principes applicables

Les modalités précises de recours et de mise en œuvre du travail ponctuel à distance pour répondre à des circonstances collectives exceptionnelles seront précisées, au cas par cas, par la Direction en concertation avec les instances représentatives du personnel en fonction de la nature de l’évènement et d’éventuelles directives administratives/gouvernementales. Elles tiennent compte des contraintes spécifiques à la situation exceptionnelle considérée. De ce fait, le télétravail pourra s’organiser sur plusieurs jours par semaine en télétravail total, alterné entre les membres de l’équipe ou simultané. Les salariés seront informés dans les plus brefs délais de leur situation.

Dans le cas d’une crise sanitaire majeure ou de toute autre situation collective durable (environnementale, catastrophe naturelle, état d’urgence ou tout autre cas de force majeure décrété par les autorités nationales ou régionales), l’organisation du travail sera adaptée aux contraintes réglementaires applicables.

Lors d’un évènement pandémique, les personnes vulnérables (handicap …) seront prioritaires dans la mise en œuvre du télétravail et la mise à disposition du matériel nécessaire.

Une information, préalable à cette mise en place, sera faite lors d’une réunion du CSE.

Dans ces circonstances et dans la mesure du possible, les collaborateurs qui ne seraient pas dotés des équipements permettant de télétravailler se verront attribuer les moyens nécessaires pour travailler à distance.

Ce dispositif dérogatoire est strictement limité dans le temps et prend fin, au plus tard, au terme de l’événement en cause. A l’issue, les collaborateurs retrouvent leur organisation de travail habituelle après une communication préalable de la Direction des Ressources Humaines. Sauf circonstances particulières, un délai de prévenance de 2 jours ouvrés sera appliqué avant de revenir à l’organisation de travail habituelle.

6. DISPOSITIONS COMMUNES

6.1 La mise en place d’une charte de département

Le manager occupe une place centrale dans la mise en place et la réussite du télétravail dans l’organisation. A ce titre, il définira les règles d’organisation du télétravail dans son service. Ces règles seront centralisées et harmonisées par le chef de département qui établira une charte de département prévue à l’annexe 2.

Elle comportera les dispositions suivantes :

• Les postes éligibles au télétravail en distinguant le télétravail habituel du télétravail occasionnel

• Les modalités d’organisation propres au département (présence minimum de salariés dans les locaux afin de conserver une cohérence nécessaire au bon fonctionnement de l’activité etc), le cas échéant ;

• La possibilité pour le manager de neutraliser certains jours ou certaines périodes de l’année en imposant une présence sur site (ex ; jours de télétravail « fermés » pour cause de réunions ou projets spécifiques, jours de formation, forte période d’activité, vacances scolaires)

Cette charte sera portée à la connaissance de tous les collaborateurs concernés avant la réalisation du télétravail. Elle pourra être révisée dans l’année si nécessaire en fonction de l’évolution des contraintes opérationnelles avec un préavis de 15 jours calendaires. Elle sera également transmise à la Direction des Ressources Humaines et mise à disposition des organisations syndicales pour consultation.

6.2 Recours à la Direction des Ressources Humaines en cas de désaccord

La Direction des Ressources Humaines pourra être consultée en cas de désaccord entre le manager et le collaborateur sur la mise en place du télétravail et notamment au regard des critères d’éligibilité et des modalités d’organisation du télétravail. Les réponses apportées seront guidées par la volonté de prendre en compte l’intérêt collectif de l’entreprise et les contraintes exprimées par le collaborateur.

6.3 Environnement de travail et lieu d’exercice du télétravail

Le télétravail pourra s’effectuer depuis le domicile du collaborateur ou depuis tout autre lieu approprié permettant un retour sur site en moins de 24 heures.

Chaque lieu de télétravail choisi doit respecter les critères ci-dessous :

• Etre situé en France métropolitaine ;

• Être propice à la concentration et à la réalisation de l’activité du salarié ;

• Garantir la sécurité du collaborateur (notamment au regard de la conformité électrique du lieu) et celle de ses équipements ;

• Détenir une connexion internet suffisante ;

• Répondre aux exigences en matière d’assurance multirisques habitation ;

• Permettre d’assurer la discrétion et l’intégrité des informations, documents et données qui sont confiés au collaborateur ou auxquels il a accès.

Préalablement à toute forme d’organisation de télétravail, le salarié s’engage sur l’honneur, en signant l’annexe 3 que les critères ci-dessus sont remplis.

Par ailleurs, si le collaborateur ne peut exercer son activité sur le ou les lieu(x) d’exercice choisi pour le télétravail, il l’exercera alors dans les locaux de l’entreprise.

6.4 Les équipements

L’entreprise met à disposition des télétravailleurs l’équipement informatique nécessaire au télétravail. Les parties conviennent que le niveau d’équipement relève du domaine décisionnel de l’employeur. Il peut ainsi être modifié et réactualisé à tout moment par l’entreprise.

Le télétravailleur ne pourra utiliser d'autres matériels que ceux prêtés par l’entreprise, sauf en cas de situation exceptionnelle ou dépannage ponctuel et en accord avec le manager. En tout état de cause, aucun collaborateur ne saurait être contraint d'utiliser son équipement informatique personnel.

Le collaborateur devra prendre toutes les précautions nécessaires afin de ne pas exposer, par imprudence ou négligence, le matériel mis à sa disposition à des risques de détérioration, de vol, de perte des données, etc.

Les collaborateurs s’engagent à restituer sans délai le matériel mis à leur disposition à leur domicile sur demande de l’entreprise, à tout moment et lors de leur départ de la société ou, le cas échéant, de la cessation de leur activité de télétravail.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, les collaborateurs devront en aviser immédiatement l’assistance informatique de l’entreprise qui fera le nécessaire pour le dépanner. En cas d’impossibilité de dépannage à distance, le collaborateur s’engage à informer son manager de la situation et conviendra avec lui des modalités de poursuite de son travail sur la journée de télétravail en cours.

L’utilisation du matériel mis à disposition des collaborateurs est limitée à l’exercice de leur activité professionnelle.

La gestion du parc informatique relève des attributions de l’employeur, toutefois celui-ci s’engage à ce que dès lors qu’un ordinateur fixe mis à la disposition d’un collaborateur dont le poste est éligible au télétravail habituel devienne hors d’usage ou nécessite un remplacement, il soit remplacé par un ordinateur portable.

• Collaborateurs disposant d’un équipement informatique portable

Les collaborateurs disposant d’un ordinateur portable mis à leur disposition par l’entreprise utiliseront cet équipement lorsqu’ils seront en situation de télétravail.

• Prêt temporaire

L’entreprise pourra mettre à disposition des ordinateurs portables de prêt dédié au télétravail dans les services. L’organisation personnelle du télétravail sera nécessairement assujettie à la disponibilité de ces équipements.

L’équipement mis à disposition devra impérativement être retourné dans les plus brefs délais afin de le rendre disponible pour d’autres utilisateurs.

6.5 Prise en charge des frais occasionnes par le télétravail

Afin de compenser les dépenses liées à la réalisation du télétravail, une indemnité forfaitaire exonérée de charges sociales et fiscales de 2.5€ nets par jour télétravaillé sera versée aux collaborateurs. Cette indemnisation couvrira l’ensemble des frais liés au télétravail et notamment les frais de chauffage et d’électricité, le matériel bureautique, les frais de connexion internet, les abonnements téléphoniques etc.

Cette indemnité sera versée dès lors que le télétravail s’inscrit dans l’un des dispositifs présentés dans le présent accord, à l’exception du télétravail pour situations exceptionnelles collectives. Les modalités de prise en charge des frais occasionnés par le télétravail exceptionnel seront fixées par la Direction après consultation des organisations syndicales lors de chaque évènement.

Les demi-journées télétravaillées ne donneront pas lieu au versement de l’indemnité.

La société s’engage par ailleurs, à rechercher et à mettre en place dès l’année 2021, des partenariats permettant aux salariés d’accéder à des tarifs préférentiels pour l’achat de matériel bureautique ergonomique. L’achat du matériel sera aux frais du salarié et réalisé à titre privé en dehors de tout processus géré par l’entreprise.

Les tickets restaurants sont pris en charge sur la base des règles fixées par l’URSSAF dans des conditions conformes à la réglementation en vigueur.

Aucune autre indemnisation ou avantage ne saurait être accordé.

6.6 Protection des données et règles de confidentialité

Le télétravail implique un temps de transport de ces données ainsi qu’une sortie de celles-ci en dehors des locaux de l’entreprise. Le collaborateur en télétravail est donc tenu au respect des règles de confidentialité et de protection des données.

Le collaborateur devra signaler au plus vite toute perte ou vol de son ordinateur portable professionnel ou des documents papiers emportés pour télétravailler, auprès de son manager et du département Sûreté. Ce signalement permettra de prendre les mesures nécessaires afin de bloquer les accès aux données, et de répertorier les informations perdues.

Il est en outre important que le télétravailleur respecte les mesures informatiques telles que les moyens d’authentification. Il s’engage ainsi à ne pas retirer ces applications informatiques nécessaires à la protection des données. Les codes d’accès à l’ordinateur portable doivent rester strictement personnels, et ne pas être divulgués à l’entourage. Il est utile de rappeler que le PC portable prêté par l’entreprise doit être utilisé uniquement par le salarié et non par des tiers.

Les parties recommandent fortement au collaborateur de travailler sur les espaces partagés ou de rapatrier les données enregistrées sur le disque dur au sein des espaces partagés à la fin de chaque journée en télétravail. L’accès au réseau de l’entreprise se fera par ailleurs via liaison cryptée par internet à l’aide de l’identification habituelle du collaborateur afin de protéger le matériel et le réseau.

6.7 Contrôle, gestion de la charge de travail et santé et sécurité du collaborateur

Il est rappelé qu’en tant que télétravailleur, le collaborateur est soumis aux dispositions légales et conventionnelles applicables dans l’entreprise.

A ce titre, lors de l’exécution du travail à son domicile, il s’engage à respecter ces dispositions en matière de temps de travail et notamment :

- Le respect du repos quotidien d’une durée légale de 11 heures consécutives ;

- Le respect du repos hebdomadaire, d’une durée de 35 heures consécutives (24 heures + 11 heures)

- Le respect des durées maximales de travail.

Le collaborateur restera soumis à son horaire de travail habituel. Il reportera son temps de travail dans l’outil de gestion des temps en place au sein de l’entreprise, en utilisant un code spécifique.

Dans ces conditions, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’horaire habituel du collaborateur, ni sa durée de travail effective applicable lorsqu’il exerce son activité au sein des locaux de l’entreprise.

Il doit être joignable le jour de télétravail au cours des plages horaires de disponibilité, lesquelles correspondent à l’horaire habituel de travail qui lui est applicable, et en particulier pendant les plages définies à l’accord sur l’organisation du temps de travail du 29 novembre 2005 (article II.2.2).

Pour le cadre autonome, la mention de ces plages horaires n’a pas pour but de remettre en cause son autonomie ou son statut, mais simplement de permettre le respect de sa vie privée et de faciliter l’organisation du travail au sein de l’équipe.

En cas de mise en place de système de surveillance, les collaborateurs et les membres du CSE en seront informés préalablement et par écrit.

La charge de travail et les délais d’exécution sont évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les personnes travaillant dans l’entreprise. L’activité demandée au télétravailleur est équivalente à celle des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Un bilan de la situation de télétravail sera effectué chaque année et portera notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail pendant ses jours de télétravail.

Par ailleurs, le respect des durées minimales de repos implique notamment la déconnexion des outils de communication à distance en dehors de la journée de travail.

Il est rappelé que les règles issues de l’accord sur la qualité de vie au travail et l’égalité professionnelle du 13 janvier 2020 s’appliquent également à tous les collaborateurs qui télétravaillent. Ces règles indispensables au respect de l’équilibre vie personnelle – vie professionnelle seront rappelées à tout nouveau collaborateur adhérant au télétravail.

L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail. Lors de la mise en place du télétravail, un guide du télétravailleur sera distribué aux collaborateurs qui télétravailleront. Ce guide comportera notamment des conseils pratiques sur le télétravail, des conseils en matière d’ergonomie du poste de travail ainsi que les informations nécessaires à l’activité en télétravail.

Si un accident survient au domicile durant la journée de télétravail et est lié à l’activité de travail à l’intérieur des plages horaires mentionnées ci-dessus, le collaborateur en avise sa hiérarchie et l’astreinte HSE dans un délai immédiat après la sécurisation de la situation et sous les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise – procédure 15 HSE T025.

Lors d’une journée en télétravail dans les plages horaires mentionnées, le lieu de télétravail du collaborateur est considéré comme son lieu de travail ainsi, tout accident survenu sur le lieu de travail bénéficie d’une présomption d’accident de travail.

L’employeur veillera par ailleurs à ce que, compte tenu des équipements fournis au salarié pour effectuer sa journée de télétravail, le collaborateur en arrêt maladie, en RTT ou en congés payés, n’utilise pas les moyens qui lui sont octroyés pendant la durée de l’arrêt prescrit ou des congés payés/RTT.

6.8 Formation/Sensibilisation

Il est précisé l’importance d’accompagner les managers et les télétravailleurs dans le cadre de cette organisation du travail afin qu’ils puissent trouver de nouveaux repères et développer des modes de fonctionnement qui permettent de concilier les exigences de performance de l’entreprise et un mieux-être au travail du collaborateur.

Dans ce contexte, l’entreprise mettra à disposition des télétravailleurs et/ou de leurs managers des actions de formation leur permettant de s’adapter à ce mode d’organisation du travail.

Les formations ciblées seront définies ultérieurement par le service formation.

6.9 Droit des salariés

6.9.1 Droits collectifs

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels collectifs, notamment concernant l’accès à l’information syndicale et aux élections professionnelles, que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant à temps plein dans les locaux de l’entreprise.

6.9.2 Droits individuels

Le passage en télétravail ne modifie pas les droits individuels des salariés concernés, notamment en matière de formation professionnelle, d’évolution de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation. Ainsi, les télétravailleurs devront être placés dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable dans les locaux de l’entreprise, principalement en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats.

La fixation de plages horaires de disponibilité permet de respecter la vie privée du salarié en le contactant seulement durant ses horaires de travail. Par ailleurs, lors de réunions à distance, le salarié en télétravail n’a aucune obligation d’utiliser la webcam de son ordinateur portable, il peut se connecter par téléphone uniquement.

7. DISPOSITIONS DIVERSES

7.1 Durée, révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord prendra effet à compter du 1^er septembre 2021, et est à durée indéterminée.

Le présent accord pourra être révisé pendant sa période d’application au cas où ses modalités de mise en œuvre n’apparaîtraient plus conformes aux principes ayant servi à son élaboration ou, plus généralement, pour adapter le dispositif aux nouvelles données de FLEXI France et/ou aux nouvelles dispositions légales, réglementaires et conventionnelle.

Le présent accord pourra ainsi faire l'objet de révision par l'employeur ou les organisations syndicales de salariés signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L2261-7-1 et L2261-8 du code du travail.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d'une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai d'un mois à compter de l'envoi de cette lettre, les parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision.

Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant.

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues par le code du travail.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties signataires.

Cette notification devra être accompagnée d'un projet de nouvel accord afin que les discussions puissent être engagées sans tarder et, en tout état de cause, avant l'expiration du préavis.

La partie qui aura dénoncé l'accord notifiera aussitôt cette dénonciation à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités du lieu de conclusion du présent accord.

Le présent accord ainsi dénoncé, ainsi que ses avenants éventuels, restent applicables: Soit jusqu'à l'entrée en vigueur du nouvel accord remplaçant le texte dénoncé ; Soit à défaut, pendant une période transitoire d'une durée d'un an à compter de l'expiration du préavis de dénonciation.

7.2 Formalités de consultation et de dépôt de l’accord

Le présent accord devra pour être valable, être signé par un ou plusieurs des syndicats représentatifs qui ont recueilli 50% des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections professionnelles des titulaires au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.

Si cette condition n'est pas remplie et si l'accord a été signé par des organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections susvisées, quel que soit le nombre de votants, une ou plusieurs de ces organisations ayant recueilli plus de 30 % des suffrages disposent d'un délai d'un mois à compter de la signature de l'accord pour indiquer qu'elles souhaitent une consultation des salariés visant à valider l'accord.

Si, à l'issue d'un délai de huit jours à compter de cette demande, les éventuelles signatures d'autres organisations syndicales représentatives n'ont pas permis d'atteindre le taux de 50 %, la consultation des salariés est organisée dans un délai de deux mois.

Dès sa conclusion, le présent accord sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise par remise en main propre contre décharge.

Après l'expiration du délai d'opposition de huit jours suivant cette notification, le présent accord sera à la diligence de l'entreprise déposé dans les conditions prévues par voie règlementaire.

Le présent accord entrera en vigueur à partir du jour qui suit son dépôt auprès du service compétent, conformément à l'article L2231-6 du code du travail.

Son existence sera portée à la connaissance du personnel FLEXI France par le biais des emplacements réservés à cet effet pour consultation et courriels diffusés par le service des Ressources Humaines ;

Le texte du présent accord comporte 15 pages, sans ses annexes.

Fait au Trait, le 7 juin 2021, en 7 exemplaires

Directeur des Ressources Humaines et de la Communication

Les Organisations Syndicales Représentatives de l’entreprise,

ANNEXE 1

Accord écrit de mise en place du télétravail

L’accord écrit de mise en place du télétravail signé entre le salarié et son manager a pour objet de fixer les modalités de télétravail applicables au salarié tout en respectant le cadre définit par le présent Accord relatif au Télétravail, à savoir :

• Respect des conditions d’éligibilité prévues par l’Accord ;

• Maximum de 10 jours de télétravail par mois non reportables ;

• Minimum de 8 jours de présence par mois ;

• Possibilité pour le chef de département de neutraliser certains jours de la semaine ou périodes de l’année en imposant une présence sur site (ex : jours de télétravail « fermés » pour cause de réunions ou projets spécifiques, forte période d’activité, vacances scolaires etc) ;

• La Direction des Ressources Humaines pourra être consultée en cas de désaccord entre le manager et le collaborateur sur la mise en place du télétravail.

Nom et prénom du salarié
Intitulé du poste du salarié
Date de mise en place du télétravail
Télétravail mensuel ou hebdomadaire Cocher la case correspondante	Télétravail hebdomadaire	Télétravail mensuel
Modalités du télétravail	Nombre de jours de télétravail
	Jour(s) de télétravail attitré(s) Tout jour posé peut être annulé unilatéralement en respectant un délai de 1 jour ouvré	Oui (préciser le(s) jour(s)) : Non
Jours ou périodes de télétravail fermés	Se référer à la Charte de Département dont dépend le salarié
Délais de retour sur site sur demande du manager en cas de situations exceptionnelles s’il doit être de moins de 24h.

Date et signature du salarié Date et signature du manager

ANNEXE 2

Charte de Département

La Charte de Département mise en place par chaque chef de département a pour objet de fixer les modalités de télétravail applicables au sein du département tout en respectant le cadre définit par le présent Accord relatif au Télétravail, à savoir :

• Respect des conditions d’éligibilité prévues par l’Accord ¹;

• Maximum de 10 jours de télétravail par mois non reportables ;

• Minimum de 8 jours de présence par mois ;

• Possibilité pour le chef de département de neutraliser certains jours de la semaine ou périodes de l’année en imposant une présence sur site (ex : jours de télétravail « fermés » pour cause de réunions ou projets spécifiques, forte période d’activité, vacances scolaires etc) ;

• La Direction des Ressources Humaines pourra être consultée en cas de désaccord entre le chef de département et le collaborateur sur la mise en place du télétravail.

Intitulé du département et nom du chef de département
Présence salariale minimale pour assurer la continuité du département (peut se décliner par service)
Jours fermés au télétravail (peut se décliner par service)
Périodes fermées au télétravail (peut se décliner par service)

Date et signature du chef de département Date et signature de la DRHC

ANNEXE 3

Attestation sur l’honneur

Je soussigné(e) M, Mme salarié(e) de la société Flexi France, certifie pour les lieux déclarés ci-après :

Adresse lieu 1 (domicile du salarié):

Adresse lieu 2 *:

• Que les installations électriques de mon lieu de télétravail sont conformes à la réglementation en vigueur au poste de Télétravailleur (installations électriques de la zone dédiée, la protection des circuits de la zone dédiée et les dispositions assurant la sécurité des personnes) et que je dispose d’un aménagement me permettant d’exercer mon activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité pour moi-même et pour le matériel, informations et documents professionnels que je pourrais être amené à devoir utiliser ;

• Que la connexion internet de mon lieu de télétravail est suffisante ;

• Avoir déclaré auprès de la Compagnie d’Assurance ……………………………………………auprès de laquelle j’ai souscrit une assurance multirisques habitation sous le contrat n°…………………………………………………, ma situation de télétravail ;

• Que mon lieu de télétravail est propice à la concentration et à la réalisation de mon activité.

Fait à , le ….../….../…...

Signature

* L’adresse du deuxième lieu de télétravail est donnée à titre indicatif. Le salarié peut en changer autant de fois que nécessaire en fournissant à son manager une nouvelle attestation.

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1. Une liste des postes éligibles au télétravail habituel et/ou au télétravail occasionnel sera annexée à la présente Charte.↩