Accord d'entreprise "Accord du 10 février 2021 relatif aux mesures exceptionnelles d'organisation du travail dans le cadre de lépidémie Covid19" chez IMA GIE - INTER MUTUELLES ASSISTANCE GIE (Siège)

ACCORD DU 10 Février 2021

RELATIF AUX MESURES EXCEPTIONNELLES D’ORGANISATION DU TRAVAIL

DANS LE CADRE DE L’EPIDEMIE COVID19

Préambule 

Dans le prolongement de l’accord « COVID » signé le 27 avril 2020, le présent accord a pour objet de répondre à la situation sanitaire exceptionnelle qui se poursuit et ainsi permettre de limiter les conséquences de celle-ci pour les salariés et l’entreprise. Il couvre le périmètre IMA Gie et IMA Voyages.

Dans ce contexte inédit de la Covid-19, l’entreprise a déployé massivement le télé travail afin de permettre à chacun de poursuivre son activité. L’activité connaît de nouveau depuis le second confinement un important recul, notamment une baisse, au 3 décembre, de 14% pour les activités de production par rapport aux prévisions d’activité et en recul de plus de 7% par rapport au niveau d’activité de 2019.

Les mesures de confinement, de couvre-feu ou de limitation de déplacement ont donc un impact direct sur les volumes d’activité de l’entreprise qui amènent les partenaires sociaux et la Direction à la mise en place de nouvelles mesures pour la période du 12 février au 31 décembre 2021.

La Direction souhaite s’engager à maintenir les salaires pour la période ci-dessus visée afin de garantir la sérénité et le confort des salariés.

Le maintien de la qualité des prestations et services d’assistance dont bénéficient les sociétaires et assurés des mutuelles actionnaires ainsi que les clients, est plus que jamais au centre des enjeux d’IMA.

Dans ce contexte, les parties sont convenues de procéder à des adaptations temporaires de l’accord d’entreprise en termes d’organisation du travail de façon à franchir cette période dans les meilleures conditions possibles. Il s’agit notamment de permettre davantage de souplesse dans la gestion des effectifs en suspendant l’application de certaines dispositions de l’accord d’entreprise et en apportant des ajustements temporaires et compte tenu des surcoûts générés par le maintien des salaires.

Ainsi, afin de concilier au mieux la bonne gestion de l’entreprise et de garantir autant que possible, malgré le contexte actuel, la sérénité des salariés, les parties sont convenues de d’ajuster au mieux les effectifs et les ressources disponibles aux besoins d’activité pour limiter au mieux l’impact financier et social de cette crise sur les éléments économiques de l’entreprise (coût dossier, investissements…).

Il est enfin rappelé que l’ensemble des collaborateurs d’IMA est directement impacté dans ses activités face à la situation sanitaire, et ce quel que soit le métier exercé.

Cet impact se traduit de manière différente en fonction du poste occupé, à titre d’exemples par une diminution du volume de travail pour certains, une hausse de ce volume pour d’autres, ou encore une modulation accentuée en fonction des périodes, ou une diversité et une complexité accrue à traiter aux échéances habituelles.

Grâce à l’engagement des salariés, les pics d’activité ont pu être traités par la forte capacité d’adaptation et par notamment par l’accomplissement d’heures supplémentaires, impactant parfois la vie personnelle.

L’adaptation pour d’autres situations nécessite des ajustements temporaires de certaines dispositions relatives au temps de travail en vigueur au sein de notre entreprise, qui sont notamment, l’objet de cet accord.

Article 1 - Validité de l’accord

La validité du présent accord est conditionnée par l’obtention de l’autorisation de la DIRECCTE, aux demandes de recours au dispositif de l’activité partielle qui seront formulées sur la période concernée.

Article 2 - Dispositions relatives au maintien des salaires

La Direction s’engage au maintien des salaires pour la période d’application de l’accord, soit du 12 février au 31 décembre 2021, ce maintien comprend le 13^ème mois et la prime de vacances.

Ce maintien concerne tous les salariés restés à la disposition de l’employeur :

• Qu’ils aient travaillé ou télétravaillé ;

• Dont l’absence était justifiée (par un des motifs prévus par les textes propres au contexte sanitaire, dont les salariés domiciliés en zone blanche) ;

• Placés en activité partielle ;

• Ayant fait l’objet de mesures de flexibilité prévues par l’accord.

S’agissant des salariés placés en activité partielle, le maintien de salaire se fera sur la base des plannings établis ou, en l’absence de planning établi, sur la base d’une rémunération moyenne (méthode de calcul identique au maintien de salaire maladie à 100%).

La période d’activité partielle sera également considérée comme du temps de travail effectif au regard de l’acquisition des CP.

S’agissant des salariés ayant fait l’objet de mesures de flexibilité prévues par le présent accord, les majorations des vacations exceptionnelles prévues sur le planning initial et qui feront l’objet de déplacement seront maintenues.

En conséquence de ce maintien de salaire, les salariés bénéficieront également du maintien de leur couverture prévoyance et frais de santé.

Article 3 - Modification de planning

La flexibilité s’opérera via la modification de planning, dans le cadre d’un dispositif pensé pour donner un maximum de visibilité aux salariés dans ce contexte, et ainsi préserver tant que faire se peut l’équilibre vie privée vie professionnelle des intéressés.

3.1 : Principe de la modification de planning

Afin de répondre au mieux au besoin de flexibilité, et par dérogation aux dispositions de l’article 3.2.4.a. et 3.2.5. du Chapitre 4 de notre accord d’entreprise, l’entreprise pourra unilatéralement procéder à la modification du planning des salariés.

Est considérée comme une modification pour l’application des présentes, celle opérée sur un planning déjà porté à la connaissance du salarié.

Pour rappel, les dispositions de l’article L 3123-12, al 2 du Code du travail prévoient que « le refus du salarié d'accepter cette modification ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement dès lors que cette modification n'est pas compatible avec :

• Des obligations familiales impérieuses ;

• Le suivi d'un enseignement scolaire ou supérieur ;

• L'accomplissement d'une période d'activité fixée par un autre employeur ;

• Ou une activité professionnelle non salariée. »

Par conséquent, un salarié attestant auprès de la DRH de l’incompatibilité de la modification avec l’une de ces situations (appréciées au sens de la jurisprudence), pourra bénéficier d’un ajustement du planning modifié.

A titre d’exemple concernant les obligations familiales impérieuses, selon l'administration, peuvent être considérées comme entrant dans cette catégorie :

• La nécessité d'assurer l'assistance à un membre de la famille gravement malade ou dépendant ;

• Ou encore la nécessité d'assurer la garde d'enfants, pour un parent isolé.

Circ. 2000-03 du 3-3-2000 fiche 12.

Il est entendu que la DRH fera preuve de bienveillance dans le traitement des demandes des salariés.

La modification de planning pourra être de différentes natures :

• A la baisse : certaines vacations sont « déplanifiées » pour être repoussées ;

• A la hausse : ajout de vacations sur le planning existant (étant précisé qu’il ne s’agit pas ici d’horaires de réserves, mais simplement l’utilisation de la flexibilité liée à l’annualisation) ;

• De déplacement : déplacement d’une vacation sur le même planning mensuel, d’une date à une autre.

Elle pourra concerner tout type de vacation, quelle que soit sa durée.

3.2 : Délai de prévenance lié à la modification de planning

Toute modification de planning sera portée à la connaissance du salarié par une notification issue du service planning respectant un délai de prévenance minimum.

Ce délai de prévenance minimum sera de :

• 14 jours calendaires en cas de modification « à la baisse » et « de déplacement » ;

• Un mois en cas de modification « à la hausse ».

Cette notification pourra notamment prendre la forme d’un appel, d’un sms, d’un message teams ou d’un mail.

Il est entendu que toute modification portant sur l’ajout ou le déplacement de vacation sur une journée non planifiée d’un planning déjà établi fera l’objet d’un échange (téléphonique, via sms, teams ou mail).

Le planning ainsi modifié sera ensuite adressé par mail (à l’exception des salariés de la DAPM pour lesquels le fonctionnement actuel sera maintenu), et visible sous CHRONOS à J+1 au plus tard.

Ainsi, la notification d’une modification intervenant en jour J, ne pourra produire d’effets qu’à compter de :

• J+14 dans le cas d’une modification « à la baisse » et « de déplacement » ;

• J du M+1 dans le cas d’une modification « à la hausse ».

En d’autres termes :

• Une modification « à la baisse » notifiée un mardi, ne peut produire d’effets qu’à compter du mardi de la 2^ème semaine qui suit ;

• Une modification « à la hausse » notifiée le 5 du mois, ne peut produire d’effets qu’à compter du 5 du mois M+1. 

Ex :

• Une notification « à la baisse » le mardi 5 janvier ne peut produire d’effet qu’à partir du mardi 19 janvier ;

• Une modification « à la hausse » notifiée le mardi 5 janvier, ne peut produire d’effets qu’à compter du vendredi 5 février. 

3.3 : Limites de la modification de planning

3.3.1 : Précisions préalables – plafond global

Le nombre maximum des vacations modifiables est fixé en fonction du niveau de baisse d’activité de l’entreprise, selon les modalités ci-après détaillées, avec un maximum plafonné à 3 vacations par mois.

Il est précisé qu’une modification de nature « de déplacement » n’est comptabilisée qu’une seule fois.

Il est précisé qu’un salarié pourra se voir notifier plusieurs modifications :

• De manière concomitante, chacune d’entre elle portant sur un mois civil différent ;

• De manière successive, pouvant notamment porter sur un même mois, dans la limite globale du maximum de vacations modifiables.

Il est précisé que le nombre de modifications pour un collaborateur en application du présent article est plafonné à 12 vacations / journées de travail sur la durée de l’accord.

Compte tenu du caractère particulier lié à l’annulation de la réunion annuelle du personnel en raison de la crise sanitaire et de la charge induite pour le service planification, le déplacement des vacations planifiées ce jour là pourra être imposé aux salariés concernés. Ce déplacement sera pris en compte pour le calcul des plafonds mensuels et annuels susmentionnés.

3.3.2 : Protection des congés payés principaux validés

Les parties s’entendent pour que ces modifications ne puissent pas impacter la période de congés payés principale qui aura d’ores et déjà été validée.

Par ailleurs, les modifications ainsi opérées ne pourront pas produire d’effet (report ou déplacement) sur les mois de juillet et août 2021.

3.3.3 : Modulation du nombre de vacations modifiables

3.3.3.a : Modulation au regard du niveau d’activité de l’entreprise

Le nombre maximum des vacations modifiables est modulé en fonction du niveau de baisse d’activité.

Le niveau de baisse d’activité sera apprécié au regard des prévisions budgétaires (nombre de dossiers) en cumul sur 7 jours glissants.

Niveau de baisse d'activité de l'entreprise	Nombre maximum de vacations modifiables
Inférieur à -10%	Pas de vacation modifiable
Compris entre -10% et inférieur à -30%	2
Supérieur ou égal à -30%	3

3.3.3.b : Modulation au regard de la durée du travail contractuelle

Le nombre maximum des vacations modifiables est modulé au regard de la durée du travail contractuelle des salariés.

Durée du travail	Nombre maximum de vacations modifiables
>= 70 %	Maximum du 3.3.3.a
< 70 %	Maximum du 3.3.3.a moins une vacation

3.3.4 : Cadre de planification et de modification du planning

Les limites minimales et maximales du nombre de vacations pouvant être effectué chaque mois dans le cadre du temps partiel modulé et prévues aux articles 4.4.2.a et b du Chapitre 4 de l’accord d’entreprise sont temporairement modifiées comme suit.

Ainsi cela crée-t-il des « dépassements de bornes », lorsque des vacations sont réalisées au-delà des bornes prévues par les articles ci-dessus évoqués.

Les parties se sont entendues afin qu’aucun « dépassement de bornes » ne puisse intervenir sur les mois de juillet et août 2021.

Répartition mensuelle des « vacations/journées » de travail

Pour les salariés dont le temps partiel porte sur le nombre annuel de « vacations/journées » de travail, ce nombre peut être modulé d'un mois sur l'autre. Des limites minimales et maximales sont fixées, pendant la durée d’application du présent accord, comme présentées dans le tableau suivant.

Pour une vacation de référence de 7 h 20

Formule	nbre de mois travaillés aux 4/5èmes	nbre de mois travaillés à temps complet	mini/maxi de "vacations/journées"sur les autres mois
			Avant l’accord	Pendant l’accord
40 % A	1 ou 2	-	4 à 8	3 à 9
40 % S	-		6 à 10	5 à 11
40 % 2H-A	1 ou 2		4 à 8	3 à 9
40 % 2H-S	-		6 à 10	5 à 11
50 % A	1 ou 2	-	6 à 10	5 à 11
50 % S	-		8 à 12	7 à 13
50 % 2H-A	1 ou 2		6 à 10	5 à 11
50 % 2H-S	-		8 à 12	7 à 13
60 % A	2 ou 3	-	8 à 13	7 à 14
60 % S	-		9 à 15	8 à 16
60 % 2H-A	2 ou 3		8 à 13	7 à 14
60 % 2H-S	-		9 à 15	8 à 16
70 % A	2 ou 3	-	10 à 15	9 à 16
70 % S	-		11 à 16	10 à 17
70 % 2H-A	2 ou 3		10 à 15	9 à 16
70 % 2H-S	-		11 à 16	10 à 17
70 % C		1 à 3	10 à 15	9 à 16
80%	-	-	maxi 80 % du nombre de jours ouvrés du mois plus 1 vacations
80 % 2H
80 % C		1 à 3
90%	-	-	maxi 90 % du nombre de jours ouvrés du mois plus 1 vacation

Pour les temps partiels à 60% et plus, aucun salarié ne pourra être planifié deux mois consécutifs aux valeurs maxi du tableau ci-dessus.

Il est précisé qu’un mois passé au 4/5^ème sera considéré comme un mois aux valeurs maxi pour l’appréciation des deux mois consécutifs.

Pour les mois dont la durée du travail sera au moins égale aux 4/5^èmes des jours ouvrés, les vacations planifiées seront des vacations entières.

Avec l’accord des intéressés, les valeurs maximales ci-dessus prévues pourront être dépassées sans pour autant atteindre un temps complet.

Pour une vacation de référence de 8 h 00

Formule	Nombre minimal mensuel de vacations	Nombre maximal mensuel de vacations (1)
	Avant l’accord	Pendant l’accord	Avant l’accord	Pendant l’accord
20%	3,0	2,0	4,5	5,5
25%	3,5	2,5	5,5	6,5
30%	4,5	3,5	7,0	8,0
35%	5,0	4,0	8,0	9,0
40%	6,0	5,0	9,0	10,0
45%	6,5	5,5	10,0	11,0
50%	7,0	6	11,5	12,5
55%	8,0	7	12,5	13,5
60%	9,0	8	14,0	15
65%	10,0	9	15	16
70%	10,5	9,5	16	17
75%	11,0	10	17,0	18
80%	12,0	11	18,0	19
85%	12,0	11	18,0	19
90%	13,0	12	18,0	19

(1) dans la limite du nombre de jours ouvrés - 1

Pour les temps partiels à 50% et plus, aucun salarié ne pourra être planifié deux mois consécutifs aux valeurs maxi du tableau ci-dessus.

Avec l’accord des intéressés, les valeurs maximales ci-dessus prévues pourront être dépassées.

Article 4 - Pose de jours de congés par salarié

Au vu des circonstances et compte tenu notamment des surcoûts générés par le maintien des salaires, si l’activité venait à baisser de plus de 10% au regard des prévisions budgétaires (nombre de dossiers) en cumul sur 7 jours glissants, les parties sont convenues que chaque salarié pourrait être amené à devoir poser jusqu’à 4 jours de congés payés sur une période maximale de quatre semaines à compter du fait générateur, et selon le barème suivant :

• Temps partiel de 40% à 60% : 2 jours

• Temps partiels non journaliers de 70% à 90% : 3 jours

• Temps complet ou temps partiel journalier : 4 jours

Il est entendu que ce dispositif ne pourra être déclenché qu’une seule fois par personne, sur la période d’application de l’accord.

Pour les salariés des fonctions support en horaires administratifs, les 4 jours de congés visés au présent article pourront être substitués partiellement ou totalement par des RTT. Pour ces services le déclenchement en sera fait après échanges avec chacune des Directions pour en étudier la pertinence par rapport à leur niveau d’activité.

Les salariés ayant déjà posé ces 2 à 4 jours sur la période ciblée, ne seront pas concernés par ces dispositions.

Les situations des salariés dont l’activité a été qualifiée de prioritaire et pour lesquels la charge de travail ne permet pas d’envisager la pose en tout ou partie de ces jours de congés ou RTT (Services paie, planning et prévisions d’activité, notamment) pourront par ailleurs être étudiées par la DRH, via les managers.

Les congés mis en épargne ne sont pas visés par cet article.

Article 5 - Renonciation à certaines mesures d’urgence

Sur la durée d’application du présent accord, la Direction s’engage à ne pas utiliser unilatéralement d’éventuelles mesures exceptionnelles mises à sa disposition par le gouvernement et affectant les droits ou conditions de travail des salariés sans en avoir préalablement échangé avec les signataires de l’accord.

Article 6 - Encouragement à la mobilité

L’entreprise s’engage à favoriser un dispositif spécifique de mobilité visant à permettre à des collaborateurs de proposer leurs services au bénéfice des Directions nécessitant des ressources supplémentaires.

Cette mobilité pourra s’opérer depuis les « services supports » vers la « production », et réciproquement.

Article 7 - Indemnisation liée au télétravail dans le contexte actuel de crise sanitaire

Compte tenu du caractère contraint, total et durable du télétravail mis en œuvre dans le cadre de cette crise sanitaire, les parties s’entendent pour le versement d‘une indemnité sur toute la durée d’application de l’accord.

Cette indemnité est destinée à compenser les frais engagés par le salarié dans le cadre et/ou à l’occasion de son télétravail.

Son montant est fixé à 2,30 euros par jour effectivement télétravaillé, quelle que soit la durée de la vacation/journée.

En l’état de la réglementation au jour de la signature de l’accord, cette indemnité est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, et correspond donc à 2,30 euros nets.

Ce versement débutera à compter du mois de signature de l’accord. Un versement à effet rétroactif au 1^er janvier 2021 pourra intervenir, s’il s’avère possible de retracer de manière fiable et fidèle les journées télétravaillées pour l’ensemble des salariés.

Article 8 - Autorisation de communication syndicale dans le contexte actuel de crise sanitaire

Compte tenu du caractère contraint, total et durable du télétravail mis en œuvre dans le cadre de cette crise sanitaire, les organisations syndicales seront autorisées à communiquer par mail à l’ensemble des salariés, sur toute la durée d’application de l’accord.

Cette autorisation est limitée à un mail par mois, par organisation syndicale, dans le strict respect de la règlementation et des modalités suivantes :

• Utilisation de la liste de diffusion dédiée ;

• Mention de cette liste en « CCI », pour éviter la saturation des messageries qu’occasionnerait un « répondre à tous » d’un destinataire ;

• Seule une adresse mail interne pourra être utilisée pour ce faire.

Article 9 - Suivi de l’accord

Les parties signataires procéderont au suivi de l’application de cet accord.

Un point de suivi sera réalisé mensuellement sur la durée d’application de l’accord. Pour cela, la Direction communiquera en amont de ce point mensuel aux organisations syndicales un état du niveau d’activité réalisé versus le budget.

Les parties signataires et membres du CSE seront informés du déclenchement du dispositif de pose obligatoire de congés ou de l’activation de l’activité partielle.

Article 10 - Durée et entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur 12 février 2021, pour toute l’année 2021.

Il prendra fin sans aucune formalité à échéance de son terme, soit le 31 décembre 2021.

Article 11 - Publicité

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Une version électronique du présent accord sera déposée sur la plateforme « TéléAccords » du Ministère du travail. Cette formalité vaut dépôt auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE).

Un exemplaire sera par ailleurs déposé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Niort.

Fait à Niort, le 10 février 2021

Pour les organisations syndicales Pour la Direction

CFDT

CFE-CGC

CGT

FO

SUD