Accord d'entreprise "Charte du télétravail" chez EMAP - ECOLE METIERS A ACCOMPAGNEMENT PERSONNE (Siège)

CHARTE SUR LE TELETRAVAIL

La présente charte est adoptée dans le cadre des dispositions des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail.

PREAMBULE

Il est apparu nécessaire de développer au sein des activités de l’XXXX la possibilité de recourir au télétravail à domicile de façon pérenne. Cette charte fait suite aux mesures exceptionnelles mises en place dans le cadre de l’épidémie de COVID 19. Il permet également de répondre à des situations personnelles d’organisation des salariés qui en font la demande.

Cette charte s’intègre également dans une démarche de QVT.

L’objectif de I'XXXX est donc multiple :

• Améliorer la sécurité de ses salariés en adaptant les conditions de travail ;

• Offrir une meilleure conciliation des temps de vie, entre vie personnelle et vie professionnelle ;

• Donner une plus grande autonomie dans l’accomplissement des tâches ;

• Contribuer aussi au développement durable en réduisant l’empreinte des transports sur l’environnement.

La présente charte a pour objet de fixer les conditions d'exécution du télétravail au sein de l'XXXX et témoigne de la volonté de l'entreprise de prendre en compte ce nouveau mode d’organisation.

Les modalités de cette charte s’entendent en dehors de toute situation exceptionnelle de crise sanitaire. En cas de situation de crise sanitaire, les modalités éventuelles de télétravail seront assujetties aux règles édictées par le Gouvernement.

Le CSE a émis un avis positif sur la présente charte en date du 22/07/2022.

Article 1. DEFINITIONS

1. Télétravail

Le télétravail correspond à la réalisation en tout ou partie hors des locaux de l'entreprise, d'un travail qui aurait pu être effectué dans les locaux de l'employeur, de façon volontaire, et en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

2. Télétravailleur

Est considéré comme télétravailleur tout salarié dont le contrat de travail prévoit que tout ou partie de l'activité professionnelle s'exercera au domicile du salarié.

3. Modalités de télétravail

Le télétravail pourra être mis en œuvre soit de manière régulière, soit de manière plus occasionnelle.

1.3. 1 Télétravail 

Nombre de jours de télétravail

Les salariés éligibles au télétravail bénéficient de 4 jours de télétravail par mois.

Modalités de positionnement des jours télétravaillés

Chaque mois, le salarié propose un calendrier déterminant les journées qu'il propose de télétravailler. Ce calendrier doit être adressé au supérieur hiérarchique ou pour le personnel administratif, au référent, avant le 25 de chaque mois. Il donne lieu à validation du supérieur hiérarchique au plus tard 2 jours avant le début du mois.

1.3. 2 Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure

Conformément à l'article L. 1222-11 du Code du travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

Dans ces circonstances, une information est réalisée sans délai auprès des salariés, sur :

• la période prévue ou prévisible de télétravail ;

• les informations relatives à l'organisation des conditions de travail individuelles;

• les informations relatives à l'organisation des relations collectives de travail : contacts utiles dans l'entreprise, organisation du temps de travail, organisation des échanges entre salariés, ainsi qu'entre salariés et représentants du personnel, modalités de prise en charge des frais professionnels en vigueur dans l'entreprise, règles d'utilisation des outils numériques, etc.

Concomitamment, une information est réalisée sans délai auprès du comité social et économique.

Cette information est suivie, dans les plus brefs délais, de l'organisation d'une consultation du comité social et économique sur la mise en place du télétravail pour faire face à des circonstances exceptionnelles.

Article 2. CHAMP D’APPLICATION

La présente charte est applicable à tous les salariés de I'XXXX remplissant les critères d’éligibilité mentionnés à l'article 3.

Article 3. CONDITIONS DE PASSAGE AU TELETRAVAIL

3.1. Métiers concernés par le télétravail

Le télétravail est ouvert aux fonctions dans l'entreprise pouvant être exercées à distance, notamment : administratives (secrétariat, comptabilité, etc.), pédagogiques (préparation de cours, planification, suivi individuel des stagiaires, certains cours, etc.), informatique (maintenance réseau, etc.) et de management (réunions, préparation de dossiers, etc.).

Ne sont pas éligibles au télétravail, les fonctions suivantes : logistiques (entretien et maintenance des locaux).

3.2. Salariés éligibles

3.2. 1 Conditions générales

Sont éligibles au télétravail, les salariés :

• relevant d'un des métiers concernés par le télétravail ;

• en contrat à durée indéterminée ou en contrat à durée déterminée d'une durée minimale de 6 mois ;

• justifiant d'une ancienneté minimale de  2 mois révolus au sein de l'entreprise ;

• justifiant disposer d'un espace de travail adapté à l'exercice du télétravail : bureau dédié, connexion Internet haut débit, espace de travail garantissant la confidentialité, etc.

Ne sont pas éligibles au travail les salariés suivants :

• les apprentis et salariés en contrat de professionnalisation,

• les stagiaires,

• les salariés à temps partiel en deçà de 50%.

Afin d'assurer la continuité des activités, quatre unités fonctionnelles sont définies au sein de I'XXXX : une unité logistique, une unité administrative EFTS, une unité pédagogique EFTS, une unité administrative et pédagogique IRFP.

Au sein de chaque unité, le nombre de salariés pouvant être simultanément en situation de télétravail est limité à 65 % de l'effectif.

Pour les personnels suivants : assistante de direction, documentaliste et informaticien, la demande de télétravail sera évaluée directement par la Direction Générale de l’entreprise.

Dans l'hypothèse où un choix doit être opéré entre des salariés sollicitant un télétravail, le choix s’opérera selon les critères objectifs suivants :

- le nombre de jours télétravaillés au cours du mois précédent ;

- la charge familiale (parent d’enfants de moins de 12 ans, aidant d’une personne en situation de handicap, etc.).

3.2. 2 Modalités d'accès au télétravail des travailleurs handicapés

Le télétravail est accessible aux travailleurs handicapés répondant aux conditions générales fixées à l'article 3.2.1, à l'exception des conditions relatives à la nature du contrat et à l'ancienneté du salarié.

La mise en œuvre du télétravail est faite en coopération avec les services de médecine du travail, afin de déterminer l'ensemble des équipements adaptés que l'entreprise mettra en place, sous réserve que les charges consécutives à leur mise en œuvre ne soient pas disproportionnées, en dépit des aides que l'entreprise pourra mobiliser.

3.2. 3 Modalités d'accès au télétravail des salariées enceintes

Le télétravail est accessible aux salariées enceintes répondant aux conditions générales fixées à l'article 3.2.1, à l'exception des conditions relatives à la nature du contrat et à l'ancienneté du salarié.

3.3. Lieu d’exécution du télétravail

Le télétravail peut se pratiquer dans le lieu de résidence habituel du salarié. Le salarié atteste que la configuration de son lieu de résidence permet son activité dans un espace suffisamment calme, aéré et lumineux. (Attestation sur l’honneur en annexe 2).

3.4.  Passage au télétravail

Le télétravail est accessible :

• sur demande du salarié occupant un poste éligible au télétravail, l'entreprise étant libre d'accepter ou de refuser la demande, si la mise en œuvre du télétravail devait entraîner un risque de dysfonctionnement du service au sein duquel l'intéressé est affecté. Tout refus fait l'objet d'une motivation écrite.

Ainsi, le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat.

Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande écrite à son supérieur hiérarchique ou, pour le personnel administratif, à son référent, par tout moyen (privilégier le mail si possible).

Ce dernier a un délai raisonnable de 4 jours ouvrés pour accepter ou refuser. Le refus sera motivé.

Afin de simplifier la procédure de mise en télétravail, l'accord ou le refus pourra être donné par simple retour de mail.

• sur proposition de l'entreprise, le salarié étant libre de refuser cette proposition, sans que cela soit un motif de rupture du contrat de travail ;

• lors de l'embauche.

3.5. Formation

Afin d'accompagner la mise en œuvre du télétravail dans les meilleures conditions, l’entreprise s’efforcera d’organiser des formations portant sur l’utilisation des outils numériques, management à distance, bonnes pratiques ergonomiques.

3.6. Période d'adaptation

Tout passage au télétravail d'un salarié déjà présent dans l'entreprise donne lieu à une période d'adaptation d'une durée de 4 semaines.

Pendant ce délai, chacune des parties peut librement mettre fin au télétravail sous réserve du respect d'un préavis de 5 jours ouvrés.

 Voir note d'aide

3.7. Réversibilité

Le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles, sous réserve de l'application des règles relatives aux priorités d'embauche ou de réembauche (temps partiel, priorité de réembauche après licenciement économique, etc.). L'entreprise s'engage, dans ce cas, à porter à sa connaissance tout poste disponible de cette nature.

La demande sera effectuée par écrit par l'envoi d’un simple mail.

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes :

• Condition d'éligibilité non remplie ;

• Modification importante dans l'organisation du service devenant incompatible avec la situation de télétravail ;

• Changement de fonctions et/ou de service devenant incompatible avec la situation de télétravail ;

• Non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données.

Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remis en main propre contre signature.

La fin du télétravail prendra effet 2 semaines à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

3.8. Informations remises avant la mise en place du télétravail

Avant la mise en œuvre du télétravail, le salarié se verra remettre les données informatives suivantes :

• les conditions d'exécution du télétravail notamment : le descriptif des tâches et missions, l'évaluation de la charge de travail, les plages horaires d'accessibilité, la rémunération, la durée du travail, le rattachement hiérarchique, les modalités d'évaluation de la charge de travail, les modalités de compte rendu et de liaison avec l'entreprise, etc. ;

• les matériels (hard et/ou soft) mis à disposition du salarié par l'entreprise : le descriptif, les modalités d'installation, de maintenance et de suivi ;

• les dispositions légales et les règles d'entreprise relatives à la protection et à la confidentialité des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles, etc. ;

• les conditions d'utilisation des équipements ou outils informatiques comme Internet : énoncé des règles, restrictions et sanctions en cas de non-respect, procédure à suivre en cas de panne, etc. ;

• les moyens éventuellement utilisés pour surveiller l'activité du télétravailleur ;

• la politique d'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail notamment les règles relatives à l'utilisation des écrans de visualisation ;

• l'établissement auquel le télétravailleur sera rattaché afin d'exercer ses droits collectifs.

En cas de désaccord sur les conditions de mise en œuvre du télétravail transmises par l'entreprise, un entretien individuel sera organisé afin d'identifier les difficultés posées et d'envisager les éventuelles adaptations nécessaires.

Le salarié aura la faculté de renoncer à sa demande de mise en place du télétravail (ou de refuser la proposition faite par l'employeur), sans que cela ne puisse constituer un motif de rupture de son contrat de travail.

Article 4. CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL ET REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL

La charge de travail à domicile doit être comparable au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise.

En conséquence, le télétravail ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif dans l'entreprise.

Afin de pouvoir contrôler et suivre le travail effectué du télétravailleur, un tableau simplifié des tâches réalisées quotidiennement sera à transmettre mensuellement à son supérieur hiérarchique.

4.1. Salariés au forfait

Les télétravailleurs dont la durée du travail est fixée de manière forfaitaire en heures ou en jours demeurent régis par les dispositions légales et conventionnelles relatives à ce mode d'aménagement du temps de travail.

4.2. Salariés en horaire prescrit

Les horaires de télétravail sont fixés par l'entreprise. Ces horaires sont modifiables sous réserve d'une information individuelle du salarié au moins 7 jours à l'avance.

4.3. Horaires individualisés

Le télétravail s'exerce dans le cadre d'un horaire individualisé et dans le respect des conditions suivantes :

• le télétravail s'effectue obligatoirement dans la plage horaire 9h00 à 11h00 puis entre 13h00 à 15h00 ;

 

• le télétravailleur s'engage à ne pas travailler plus de six heures d'affilée sans prendre une pause d'au moins 20 minutes ;

• à l'intérieur de la plage horaire définie au présent article, le télétravailleur fixe librement son horaire effectif de travail dans le respect de la durée du travail, aucune heure supplémentaire ne devant être effectuée.

4.4. Régulation de la charge de travail

Lors de la mise en place du télétravail, une attention particulière est portée sur l'analyse de la charge de travail du salarié en télétravail. Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan tous les mois sur ce qui a été réalisé soit lors d'un entretien individuel, soit lors d'une réunion d'équipe.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel.

Si la charge de travail ne permet pas le respect des horaires ou du forfait, le télétravailleur en informe l'entreprise. Ainsi, en cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

4.5. Plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être contacté

Afin de garantir au salarié le respect de sa vie privée, l'entreprise et les salariés en télétravail s'engagent à respecter les plages de disponibilités suivantes : de 9h00 à 11h00 puis de 13h00 à 15h00.

Le salarié pourra être contacté pendant ces plages. Il est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

En dehors de ces plages, il ne pourra être reproché au salarié de ne pas être joignable.

Le télétravailleur reste tenu de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande du directeur d’établissement, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service et qui interviendraient un jour normalement télétravaillé.

Article 5. PRINCIPE DE L’EGALITE DE TRAITEMENT

Pour le bénéfice et l'exercice des droits individuels (rémunération, gestion des carrières, formation, etc.) et des droits collectifs (statut et avantages collectifs, épargne salariale, élections, représentation du personnel, etc.), les salariés embauchés ou ayant opté pour le passage au télétravail bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs de l'entreprise.

Article 6. MATERIEL INFORMATIQUE ET DE COMMUNICATION

6.1. Conditions de mise à disposition du matériel

Sous réserve de la conformité des installations électriques et du lieu où s'exerce le travail, l'entreprise fournit aux télétravailleurs l'ensemble du matériel informatique et de communication permettant l'exercice de leur activité.

Les équipements fournis sont les suivants : 

• un ordinateur portable ;

• un accès externe à AURION si possible ;

• un disque dur externe si nécessaire

Une fiche de remise de matériel sera signée par le salarié lors de toute mise à disposition.

L'entreprise prend en charge l'assurance du matériel confié. Il est précisé que la conformité des installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur.

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en envoyant un mail à l’informaticien sur l'adresse : nmorelle@XXXX.re ainsi qu'une copie au supérieur hiérarchique.

Dans la mesure du possible, le matériel de l’XXXX sera utilisé pendant la période de télétravail, le télétravailleur peut être amené à utiliser son propre matériel. Néanmoins, une vérification préalable de conformité de son installation est nécessaire.

6.2. Obligations des télétravailleurs

Les télétravailleurs sont tenus :

• d'utiliser uniquement ce matériel à titre professionnel et pour le seul compte de l'entreprise à l'exclusion de toute autre utilisation ;

• de prendre le soin le plus extrême de ce matériel (logiciels inclus) ;

• de respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d'utilisation sur lesquelles le télétravailleur aura été informé ;

• d'aviser immédiatement l'entreprise en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail.

Article 7. FRAIS DE FONCTIONNEMENT

7.1. Frais liés au télétravail

Il est demandé au salarié d'anticiper sur les activités qu'il réalisera en télétravail et de récupérer les matériaux et consommables nécessaires lors de ses jours de présence hebdomadaire au sein de l'entreprise.

Article 8. ASSURANCES

Le télétravailleur s’engage à informer son assureur du fait qu’il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation multirisque habitation couvrant son domicile.

Article 9. PROTECTION DES LIBERTES INDIVIDUELLES ET DE LA VIE PRIVEE

9.1. Accès au domicile du salarié

L'accès au domicile du salarié est par principe interdit, sauf accord du salarié.

L'accord n'est pas requis dans les cas suivants qui donnent lieu à une simple information préalable du salarié :

• installation du matériel et maintenance ;

• visites de sécurité effectuées par l'entreprise ou toute personne mandatée par elle ou par le comité social et économique.

9.2. Protection de la vie privée et droit à la déconnexion

L'entreprise s'interdit, directement ou indirectement, de solliciter le salarié en dehors des plages de travail fixées à la présente charte.

En dehors de ces plages, le salarié bénéficie d'un droit à la déconnexion, en application duquel il n'est pas tenu de prendre connaissance des messages qui lui sont adressés, ni d'y répondre.

L’entreprise assure la protection des données utilisées et traitées à des fins professionnelles depuis le domicile de la même manière qu’elle protège les données utilisées et traitées par les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Aucune information de nature privée, notamment l’adresse personnelle, le numéro de téléphone personnel, n’est communiquée à l’extérieur de l’entreprise.

9.3. Moyens de surveillance

Toute mise en place d'un système de surveillance et/ou de contrôle de l'activité des télétravailleurs donne lieu à une information préalable des représentants du personnel et des salariés concernés. Cette information précise les moyens utilisés ainsi que la finalité de la surveillance et/ou du contrôle.

Article 10. PROTECTION DE LA SANTE ET DE LA SECURITE DES TELETRAVAILLEURS

10.1. Protection de la santé et de la sécurité

Conformément aux dispositions de l'article L. 4121-1 du Code du travail, l'employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des télétravailleurs.

A ce titre, chaque télétravailleur doit être informé de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail et, en particulier, des règles relatives à l'utilisation des écrans de visualisation (C. trav., art. R. 4542-1 à R. 4542-19).

Afin de prévenir le risque d'isolement et les risques psychosociaux qui y sont inhérents, l'entreprise organise l'encadrement des télétravailleurs de sorte que le télétravailleur :

• participe régulièrement à des activités collectives (formation, réunions, etc.) ;

• puisse rencontrer régulièrement sa hiérarchie ;

• dispose d'un « référent » qui est son responsable hiérarchique ;

• bénéficie de l'ensemble des processus de gestion des ressources humaines comme les autres salariés de l'entreprise ;

• ait accès à un dispositif d'alerte dédié aux risques psychosociaux liés au télétravail.

10.2. Travail sur écran - Sécurité générale

La réglementation du travail sur écran s'applique au télétravail. De plus, le matériel de l'entreprise nécessite un suivi et une évaluation régulière de son état et de son environnement.

Les salariés peuvent être soumis à une surveillance médicale spéciale du fait du travail sur écran. Ils devront répondre positivement à toute sollicitation en la matière notamment aux convocations et visites devant le médecin du travail.

10.3. Accident du travail

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail. Si un accident survient sur le lieu où est exercé le télétravail, pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur, le télétravailleur doit immédiatement en informer l'employeur, dans un délai de 24 heures au plus tard, et transmettre les pièces justificatives sous 48 heures.

La période d'arrêt de travail correspondant à un jour normalement télétravaillé ne permet pas de reporter le jour télétravaillé à une date ultérieure.

Article 11. OBLIGATION DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l’entreprise. Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Article 12. INFORMATION

Les salariés seront informés de la signature de cet accord par une information figurant sur les panneaux de la Direction réservés à la communication avec le personnel.

Article 13. EVALUATION, REVISION ET DUREE D'APPLICATION DE LA CHARTE

La présente charte s'applique dès sa signature et ce, pour une durée indéterminée.

Toutefois, afin de garantir sa bonne application, elle fera l’objet d’une évaluation régulière par la direction de l'entreprise, en concertation avec les membres du CSE.

Cette évaluation sera annuelle.

Chaque évaluation pourra conduire à des modifications de la présente charte.

Fait à,

Le