ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE TELETRAVAIL

Entre

La SAS Clinique Saint Jean, 1 Place de l’Europe – CS 40500 – 34430 Saint Jean de Vedas Cedex, société par actions simplifiée, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Montpellier sous le N° B 456 800 838

Représentée par en qualité de ,

Et,

Le syndicat FO représenté par , agissant en tant que Déléguée Syndicale

D’autre part,

PREAMBULE :

Dans le cadre des dispositions réglementaires en vigueur, et afin de prendre en compte les technologies de l’information et de la communication qui permettent de définir de nouvelles formes d’organisation du travail, la direction et l’organisation syndicale représentative ont souhaité encadrer la pratique du télétravail, en donnant le statut de télétravailleur, aux salariés volontaires et occupant des fonctions le permettant.

En offrant la possibilité à certains d’exercer une part de leur activité en télétravail, les parties reconnaissent que le télétravail contribue à une meilleure conciliation vie professionnelle - vie familiale et permet, entre autres, de réduire l’impact du temps de trajet domicile-travail et en conséquence de limiter le nombre d’accident de trajet, les effets de la fatigue et les impacts environnementaux.

Le présent accord a pour objectif de définir les conditions d’exercice et de mise en œuvre du télétravail hors cas de force majeure au sein de la Clinique Saint Jean et en particulier, à garantir dans le cadre de l’activité normale de l’entreprise, que le télétravail demeure une solution efficace et est réalisé dans l’intérêt mutuel des salariés et de la Société.

Il vise à prendre en compte la qualité de vie au travail et l’amélioration des conditions de travail, tout en maintenant l’efficacité du travail fourni, et les nécessités de fonctionnement opérationnelles et d’organisation du service.

TITRE I – PRINCIPES GENERAUX

1. Article 1.1 : Définition du Télétravail.

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

2. Article 1.2 : Principe du volontariat (hors cas de force majeure), d’engagement et de confiance mutuels.

Les parties rappellent que le télétravail, hors cas de force majeure, n’est ni un droit, ni une obligation et s’inscrit dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

Il constitue une forme d’organisation du travail dont se dote l’entreprise, mais ne constitue pas un droit opposable à l'employeur. Il doit être appréhendé comme un levier optionnel, dans une perspective de performance opérationnelle et de sécurisation organisationnelle pour les activités.

Il est mis en œuvre à la demande du salarié. Cette demande fait l’objet d’un examen et est soumise à l’acceptation de l’employeur. Le télétravail, hors cas de force majeur, ne peut être imposé au salarié. Le refus par le salarié ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture du contrat de travail. La mise en place du télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, l’employeur devant par ailleurs prendre en compte le nécessaire maintien du lien avec la communauté de travail.

Enfin il est rappelé que la souplesse d’organisation accordée aux salariés par le télétravail a également vocation à offrir une meilleure conciliation des temps de vie, entre vie personnelle et vie professionnelle sans pour autant emboliser leur vie sociale et personnelle, à leur donner une plus grande autonomie dans la réalisation de leurs tâches.

3. Article 1.3 : Principe de mise en œuvre

Le passage en télétravail est subordonné à l’accord du Responsable Hiérarchique (N+1).

Le Responsable de Service doit s’assurer que la mise en œuvre du télétravail au sein de son équipe est compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. Il doit pouvoir être en mesure d’apprécier et de formaliser les résultats du travail effectué par rapport aux objectifs fixés. Le planning de télétravail doit être fait en concertation avec les membres de l’équipe.

Afin de ne pas porter préjudice au collectif de travail et maintenir une présence collective, le Responsable de Service qui le souhaite, se verra garantir au moins une journée dite « d’équipe » où tous les salariés devront être physiquement présents sur le lieu de travail. Le Responsable devra donc modifier le planning de télétravail du salarié.

Toute personne exécutant son activité en télétravail est considérée comme un salarié présent au travail. Au sein de la Clinique Saint Jean, le télétravail pour les salariés répondant aux conditions d’éligibilité est mis en place sous 2 formules possibles :

- le télétravail « régulier » en tant que mode d’organisation habituel du travail

- le télétravail « occasionnel » qui se veut d’application ponctuelle à l’occasion d’évènements exceptionnels (problématique de santé temporaire, situation individuelle temporaire)

Titre II – Conditions d’éligibilité

1. Article 2.1 : Bénéficiaires

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance.

Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise de la documentation, de la technologie et des applications informatiques indispensables à son activité.

Sont dès lors éligibles au télétravail les salariés :

• Les salariés dont les tâches administratives constituent au moins 80% de leurs fonctions et qui n’accueillent pas de la patientèle ; sont donc concernés les services suivants : service facturation, service ressources humaines, service comptabilité, service DIM, service informatique, service qualité, service ARC, service achats

• Exerçant leurs fonctions de façon autonome, être apte à s’organiser sans soutien managérial rapproché

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service : le Responsable Hiérarchique devra s’assurer du maintien de la qualité de service et veillera à une présence humaine suffisante dans le service

Sont exclus du télétravail les salariés suivants :

- dont l’emploi exige, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise, - dont l’activité fait usage d’équipement particulier uniquement disponible dans les locaux de l’entreprise ou qui fait face à une impossibilité matérielle et/ou technique.

Titre III : Cadre de mise en place du télétravail « régulier »

1. Article 3.1 : Organisation du télétravail régulier

Afin de préserver le lien social et le bon fonctionnement des équipes, le salarié éligible peut bénéficier d’une organisation régulière de son activité en télétravail à hauteur de 2 jours par semaine maximum, hors situations spécifiques telles que mentionnées à l’article 4.1 du présent accord.

Si le jour de télétravail régulier prévu au planning tombe un jour férié, le salarié ne pourra pas prétendre à une récupération de son jour de télétravail.

Si le jour de télétravail précède ou suit un jour férié ou un RTT, le jour de télétravail sera maintenu.

Afin d’assurer une bonne pérennité dans la qualité de service, les services administratifs accueillant « du public » (autres salariés de l’établissement, prestataires extérieurs…) ne pourront bénéficier que d’un jour de télétravail par semaine.

Le salarié devra alors préciser, lors de sa demande initiale, s’il souhaite bénéficier du dispositif de télétravail « régulier » à hauteur d’un jour de télétravail par semaine ou de 2 jours de télétravail par semaine en fonction de son service.

Le passage à une situation de télétravail sera subordonné à l’accord du Responsable de Service.

Par conséquent, le salarié qui exprime le souhait de télétravailler devra en faire la demande à son Responsable de Service qui appréciera les critères d’éligibilité du salarié au télétravail définis au présent accord.

Tout refus du Responsable de Service sera motivé par écrit par des critères objectifs.

La décision de refus pourra faire l’objet d’un recours auprès de la Direction de l’établissement par le salarié qui le souhaite.

Le nombre de jours de télétravail et leur répartition sur la semaine pourront évoluer au cours de l’année en fonction de l’absentéisme dans le service. Ainsi, lorsque le nombre d’absences dans le service ne permet pas d’assurer une continuité dans le service, le Responsable du Service a la possibilité de réduire le nombre de jours de télétravail, avec un délai de prévenance de 4 jours.

2. Article 3.2 : Modalités juridiques du télétravail régulier

La mise en place du télétravail donnera lieu à la rédaction d’un avenant au contrat de travail du salarié.

Cet avenant précisera notamment :

• La date de démarrage du télétravail

• L’adresse du lieu principal ou s’exerce le télétravail : ainsi le télétravail ne peut pas être effectué dans des espaces publics de coworking

• Les plages horaires durant lesquelles le salarié doit rester joignable par l’entreprise avec une coupure d’une heure pour la pause repas

• Les conditions de réversibilité du télétravail

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction ou de responsabilité, de poste, de service, d’établissement, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail. Dans ce cas, l’avenant peut devenir caduc.

3. Article 3.3 : Situation du salarié en télétravail

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels et est soumis aux mêmes obligations qu’un salarié accomplissant son travail dans les locaux de l’entreprise.

A ce titre, les salariés en télétravail devront déployer le même niveau d’efficacité et de visibilité sur leurs activités au même titre qu’un salarié travaillant sur site.

Ainsi dans le cadre du télétravail, le salarié devra respecter son planning horaire noté dans le logiciel de gestion des temps applicable dans son unité de travail. Ces plages horaires de disponibilité doivent correspondre aux horaires habituels de fonctionnement du service, avec obligatoirement une coupure d’une heure pour la pause repas.

Le salarié en situation de télétravail doit pendant ces plages horaires de disponibilité, consulter régulièrement sa messagerie professionnelle et répondre aux sollicitations de son entreprise (téléphone, visioconférence…).

Toute modification dans le planning lors de la journée de télétravail par le salarié, devra faire l’objet d’une communication sans délai à son Responsable.

Afin de contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le salarié en situation de télétravail indiquera sur tout le nombre d’heures et le transmettre à son Responsable de Service en fin de journée de télétravail.

4. Article 3.4 : Réversibilité

En cas de nécessité ou si le télétravail régulier ne répond pas aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le Responsable de Service pourront, mettre fin à la situation de télétravail avant l’échéance de la période de télétravail :

- sans délai pour le salarié,

- moyennant un délai de prévenance minimum de 4 semaines pour l’employeur à compter de la demande émise.

Le Responsable Hiérarchique qui mettra fin au télétravail dans ces conditions motivera sa décision lors d’un entretien de bilan avec le salarié.

Enfin, lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement

Titre IV: Cadre de mise en place du télétravail « occasionnel » et situations spécifiques

1. Article 4.1 : Organisation du télétravail « occasionnel »

Tout au long de l’année, le salarié éligible au télétravail et qui ne souhaite pas avoir recours au télétravail « régulier », bénéficie d’un contingent de 12 jours par année civile qu’il peut positionner en journées télétravaillées après accord de son Responsable Hiérarchique. L’utilisation de ce contingent de jour ne peut amener à plus de 2 jours télétravaillés dans une même semaine.

Le principe d’utilisation de ce contingent vise notamment à répondre à des circonstances particulières d’ordre personnel ou liées à des évènements extérieurs ponctuels. La mise en œuvre du télétravail « occasionnel » est formalisée par tout moyen entre le Responsable Hiérarchique et le salarié.

Le responsable répond au salarié par tout moyen.

Selon les niveaux de configuration d’urgence, la réponse peut être délivrée immédiatement par oral et formalisé par écrit sous 48 heures. En cas de refus, la réponse sera motivée.

2. Article 4.2 : Situations spécifiques

A titre dérogatoire et de façon temporaire, avec l’accord du Responsable de Service, le salarié uniquement éligible au télétravail, pourra être mis en œuvre avec une souplesse supplémentaire sur demande du salarié en raison d’une situation individuelle particulière et temporaire.

Il s’agit notamment :

- des femmes en état de grossesse

- des situations individuelles à caractère médical, hors arrêt de travail, ou de personnes en situation de handicap pour lesquelles l’aménagement du poste de travail peut prendre la forme d’une solution transitoire de télétravail afin de favoriser le maintien dans l’emploi.

- d’épisodes d’intempéries majeures, grèves de transport, …

Titre V : Environnement du télétravail

1. Article 5.1 : Maintien du lien avec l’entreprise et accompagnement

Les parties conviennent que pour garantir le maintien de la bonne cohésion d’équipe, le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et au collectif de travail, en particulier aux réunions d’équipes.

Au-delà des dispositifs d’information déployés par l’entreprise pour maintenir le lien social notamment par des communications sur la vie de l’entreprise, le Responsable de Service veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence de celui-ci.

2. Article 5.2 : Moyens

Le salarié en situation de télétravail utilise pour son travail, le matériel informatique lui ayant été confié par l’entreprise à cet effet et pour cette durée, et s’engage à en faire usage conforme à sa destination dans les conditions d’emploi normales, à en prendre soin et à en avoir l’usage exclusif.

Le télétravailleur a l’obligation d’informer sans délai son Responsable de Service et le service informatique en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol des équipements mis à disposition.

En cas d’impossibilité de télétravailler, le Responsable de Service pourra demander au salarié de revenir exercer ses fonctions dans les locaux de l’entreprise afin de poursuivre son activité, dans l’attente de la résolution des difficultés techniques.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de la seule activité professionnelle et en conformité avec les règles applicables au sein de l’entreprise et reste la propriété de celle -ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail ou en cas de départ de l’entreprise

3. Article 5.3 : Environnement de travail

Le salarié en situation de télétravail doit prévoir sur son lieu de télétravail un espace de travail spécifique, suffisamment ergonomique dans lequel sera installé le matériel professionnel mis à disposition par l’entreprise.

4. Article 5.4 : Droit à la déconnexion

Les parties souhaitent rappeler que l’utilisation des outils numériques de communication mis à disposition des salariés doit se faire dans le respect de la vie personnelle de chacun.

Chaque salarié bénéficie d’un droit à la déconnexion qu’il peut exercer en dehors de ses heures de travail.

Si chacun doit être en capacité et en mesure de se connecter et se déconnecter quand il le souhaite, il doit être encouragé à ne pas céder à l’instantanéité des messages reçus, notamment lorsqu’ils lui sont adressés en dehors de son temps de travail.

Ainsi, sauf mention contraire ou situations d’astreintes établies, chaque salarié n’est en aucun cas tenu de prendre connaissance des courriels ou de répondre aux sollicitations téléphoniques qui lui sont adressés en dehors des heures habituelles de travail ou d’y répondre.

5. Article 5.5 : Confidentialité et protection des données

Le salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les règles fixées par l’entreprise en matière de sécurité informatique et de protection des données, ainsi que l’obligation de confidentialité et de discrétion sur les données de l’entreprise qui sont portées à sa connaissance dans l’exercice de son activité professionnelle.

Le salarié doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès à son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

Titre VI : Dispositions finales

1. Article 6.1 : Durée et prise d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et probatoire jusqu’au 31 décembre 2021.

Compte -tenu de l’expérimentation de la mise en place du télétravail au sein de l’entreprise, les parties conviennent de se réunir au plus tard le 1^er décembre 2021 pour décider d’une éventuelle reconduction et de ses modalités.

L’Accord entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.

2. Article 6.2 : Commission de suivi

Une commission de suivi de l’application des dispositions du présent accord sera mise en place et se réunira au moins une fois par an et si une des parties le demande.

Les parties conviennent qu’en cas d’évolution réglementaire sur le télétravail, cette commission de suivi, se réunira afin d’examiner les conséquences et les évolutions souhaitées ou nécessaires des articles du présent accord.

3. Article 6.3 : Information CSE

Le présent accord sera présenté au CSE. Chaque année, la DRH mettra à disposition du CSE un bilan sur le télétravail qui portera notamment :

• Sur des indicateurs chiffrés sur le télétravail

• Le nombre de demandes acceptées et refusées

• Le nombre de réversibilités – initiative salarié et employeur

4. Article 6.4 : Révision et dénonciation de l’accord

L’Accord pourra faire l’objet d’une révision par les Parties sous réserve d’un préavis de 3 mois.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par LRAR à chaque Partie.

Les dispositions objets de la demande de révision resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant (après soumission à la DREETS).

5. Article 6.5 : Dépôt et publicité de l’accord

Le dépôt de l'Accord doit être effectué sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail appelée « TéléAccords », accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

L'Accord est également déposé au secrétariat-du greffe du Conseil de Prud'hommes de Montpellier.

L’Accord sera affiché sur les panneaux d’affichage.

Un exemplaire sera remis aux parties signataires et à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Fait à Saint Jean de Vedas, le 30 juillet 2021

La Déléguée syndicale Pour la Clinique Saint Jean

(Parapher chaque page et faire précéder les signatures de la mention manuscrite « lu et approuvé Bon pour accord »)