accord collectif pour la mise en place du télétravail 2022/2025 - oph habitats de haute-alsace

Entre

L’Office Public de l’Habitat de la Collectivité européenne d’Alsace - Habitats de Haute-Alsace – sis 73 Rue de Morat (BP 10049) à 68001 COLMAR Cedex - n° SIRET 483 755 518 00014 - code APE 6820 A – cotisant à l’URSSAF de Mulhouse - représenté par , Directeur Général, dûment habilité par délibération du Conseil d'Administration en date du 15/02/2018,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’Entreprise :

La CFDT, représentée par ;

La CFTC, représentée par .

D’autre part,

Sommaire

Préambule 5

Article 1 Objet et champ d’application 8

Article 2 Définition du télétravail et critères d’éligibilité 8

Article 2.1 Définition du télétravail : de quoi parle-t-on ? 8

Article 2.2 Deux formes de télétravail pour s’adapter aux contraintes métiers 9

Article 2.2.1 Le télétravail régulier 9

Article 2.2.2 Le télétravail ponctuel 10

Article 2.2.3 Dérogations visant à favoriser le maintien en activité 11

Article 2.2.4 Télétravail et formation à distance 11

Article 2.3 Conditions pour faire une demande de télétravail 12

Article 2.3.1 Exercer un métier compatible avec le télétravail 12

Article 2.3.2 Remplir les conditions d’éligibilité 12

Article 3 Modalités de passage en télétravail 12

Article 3.1 La demande de télétravail 12

Article 3.2 Evaluation de la demande par le Responsable d’Activité 13

Article 3.3 Accès au télétravail aux personnes en situation de handicap 13

Article 3.4 Autorisation écrite de télétravail 14

Article 3.5 Période d’adaptation 14

Article 3.6 Suspension du télétravail en cas de nécessité 14

Article 3.7 Réversibilité du télétravail 15

Article 3.8 Changement de fonction, de poste ou de rythme de travail 15

Article 4 Règlementation du télétravail s’imposant à l’employeur 15

Article 4.1  Identification du ou des lieu(x) de télétravail 15

Article 4.1.1 Domicile principal et secondaire 15

Article 4.1.2 Lieux de coworking 16

Article 4.1.3 Conformité électrique 16

Article 4.1.4 Assurances 16

Article 4.2 Durée du travail, temps de repos et contrôle du temps de travail 16

Article 4.3 Rappel des principes généraux applicables à l’ensemble des collaborateur·trices en situation de télétravail 17

Article 4.4 Droit à la déconnexion 18

Article 5 Accompagnement du télétravail 18

Article 5.1 Détermination et modalités d’utilisation des équipements de travail 18

Article 5.1.1 Equipements fournis par l’Office 18

Article 5.1.2 Modalité d’utilisation des équipements de travail 19

Article 5.2 Favorisation des réunions hybrides 20

Article 5.3 Accompagnement des collaborateur·trices et des managers 20

Article 5.3.1 Accompagnement des collaborateur·trices 20

Article 5.3.2 Accompagnement des managers 20

Article 5.4 Prise en charge des frais professionnels 21

Article 6 Santé et sécurité dans le cadre du télétravail 21

Article 6.1 Arrêt maladie et accidents du travail 22

Article 6.2 Prévention des Troubles Musculo-Squelettiques (TMS) et des Risques Psycho-Sociaux (RPS) 22

Article 7 Mentions légales 23

Article 7.1 Calendrier de négociation 23

Article 7.2 Date d’effet et durée de l’accord 23

Article 7.3 Conditions de suivi de l’accord 23

Article 7.4 Révision de l’accord 24

Article 7.5 Dénonciation de l’accord 24

Article 7.6 Publicité 25

Annexe 1 Délibération du Conseil d’Administration d’Habitats de Haute Alsace en date du 16 juin 2021…………………………………………………………………………………………………………………..26

Annexe 2 Les bonnes postures en télétravail……………………………………………………………..33

Préambule

Depuis 2014, Habitats de Haute Alsace s’est engagé dans un projet d’entreprise RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). La prise en compte des intérêts de ses salarié·es apparait comme un élément majeur, et l’accroissement de leur bien-être fait partie des éléments primordiaux à prendre en compte. Dans un contexte où le télétravail est de plus en plus plébiscité par les salarié·es, le télétravail apparaît alors comme une opportunité d’accroître le bien-être des salarié·es à travers, notamment, les améliorations suivantes :

• Réduire le temps de trajet et ainsi réduire la fatigue associée, et l’empreinte écologique de chacun·e ;

• Contribuer à améliorer la qualité de vie de chacun·e en favorisant une meilleure articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale et en permettant aux collaborateur·trices qui le souhaitent de travailler dans un environnement plus calme propice à la concentration ;

• Favoriser la flexibilité dans les conditions de travail de chacun·e tout en maintenant son efficacité ;

• Contribuer à développer l’agilité de chacun·e.

Le télétravail est cependant un mode d’organisation du travail nouveau qui vient « chambouler » la culture managériale traditionnelle. De 2015 à 2018, l’Office a fortement interrogé ses pratiques managériales. Un rôle nouveau pour le manager a été affirmé : celui de chef d’orchestre et de facilitateur. La notion de contrôle s’efface et fait émerger une posture basée sur l’écoute, le dialogue et l’assertivité. Des principes de Confiance, Autonomie, et Responsabilité ont été affirmés et inscris dans une charte managériale portée par les manager. Cette charte constitue un socle fondateur et solide pour la mise en place du télétravail.

Aussi en janvier 2020, la Direction, convaincue, de l’opportunité que constitue le télétravail pour l’Office et ses collaborateur·trices, a souhaité instaurer cette forme d’organisation du travail au sein d’Habitats de Haute Alsace, en concertation avec les délégué·es syndicaux.

Le 17 mars 2020, dans le contexte de la pandémie liée à la Covid 19 et de la décision de confinement du gouvernement, l’Office a dû organiser en urgence la mise en télétravail des collaborateur·trices d’Habitats de Haute Alsace. Par la suite, cette évolution organisationnelle du travail a dû tenir compte des préconisations du protocole national pour assurer la santé et la sécurité des collaborateur·trices en entreprise face à l’épidémie de Covid-19 en vigueur depuis le 17 mars 2020 et dans le respect de l’article L.1222-11 du Code du Travail.

Les périodes de confinement qui ont suivi en 2020 et 2021 ont eu un fort impact sur le fonctionnement habituel des services de l’Office : le travail en présentiel était très réduit alors que l’organisation du travail reposait jusqu’alors sur du présentiel à 100%.

Néanmoins, l’Office a pu continuer à assurer sa mission d’intérêt général et l’ensemble du collectif a fait preuve d’agilité et d’adaptation. Le télétravail a permis de maintenir un service rendu de qualité aux clients locataires et de conserver une performance sociale et économique quasi normale (maîtrise des impayés, CALEOL dématérialisées, …).

Cette expérience imposée de télétravail s’est avérée être globalement positive en termes d’organisation et de performance. Au fil du temps, l’organisation a su évoluer et s’adapter avec des changements dans les habitudes de travail. Il y a également eu un effet accélérateur sur les projets de dématérialisation.

De plus, la dernière enquête Qualité de Vie au Travail réalisée en décembre 2020 a montré que les collaborateur·trices plébiscitaient le télétravail à hauteur de 1 ou 2 jours hebdomadaire. En ce sens, le télétravail constitue un progrès et permet une meilleure qualité de vie au travail.

Au regard de ces constats et de la maturité des équipes, le souhait de pérenniser le travail à distance dans un objectif d’une meilleure articulation entre la vie professionnelle et personnelle est affirmé et un premier accord d’entreprise a été conclu pour une durée d’un an en septembre 2021.

Le comité de suivi du télétravail instauré dans cet accord a permis de le faire évoluer en ouvrant notamment le télétravail ponctuel à d’autres métiers. En mai 2022, ce comité s’est à nouveau réuni afin d’envisager les modalités du nouvel accord télétravail. En parallèle, des concertations ont eu lieu avec l’ensemble des managers de l’Office à travers des questionnaires et des réunions de travail pilotés par la Direction des Ressources Humaines. Des réunions ont également eu lieu entre la Direction et les partenaires sociaux : délégué·es syndicaux et également membres du CSE.

L’ensemble de ces échanges ont permis de créer un cadre de télétravail collant au plus près aux besoins de l’Office et aux enjeux suivants :

• Maintenir la qualité de service et la performance économique et sociale sur la base de l’expérience du « corona télétravail » (proximité aux locataires …);

• Un parallélisme de traitement entre les collaborateur·trices FPT et OPH ;

• Une responsabilisation des acteurs du télétravail : collaborateur·trices et managers via les modalités de mise en place ;

• Favoriser la qualité de vie au travail ;

• Un impact financier faible pour l’Office ;

• Un télétravail évolutif, adaptable et réversible.

Les principes de cet accord sur le télétravail ont également été approuvés par le Comité Social et Economique lors d’un avis favorable rendu le 19 mai 2022.

Le Conseil d’Administration a approuvé dans sa délibération du 16 juin 2021 (annexe 1) la mise en place du télétravail pour les agents relevant du statut de la Fonction Publique Territoriale.

Le télétravail est ainsi envisagé par les parties comme une forme moderne d'organisation du travail qui contribue au développement d’une politique sociale et managériale dynamique pour l’Office. En effet, ce mode de travail à distance, pour qu’il prospère, implique que des facteurs clefs soient réunis : responsabilité, autonomie (au sens de la capacité à gérer son activité en autonomie) et confiance mutuelle entre le·a collaborateur·trice et sa hiérarchie.

Dans le cadre de la confiance mutuelle, cette organisation modernisée du télétravail ne peut s’envisager sans rappeler les principes éthiques relatifs à l’usage des outils informatiques. Ainsi, l’Office s’engage à ne pas recourir aux outils digitaux d’intelligence artificielle dans le but de contrôler l’activité des salarié·es en télétravail.

L’appréciation de la qualité du travail des collaborateur·trices en télétravail et l’atteinte de leurs objectifs, relèvent de la responsabilité de chaque manager.

Les parties affirment par ailleurs que le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que ceux applicables à l’ensemble des salarié·es et sont soumis aux mêmes obligations. Tel est notamment le cas s’agissant du maintien du lien social, du droit au respect de sa vie privée et de son droit individuel à la déconnexion, de l’accès à la formation, des possibilités de déroulement de carrière ou encore des résultats attendus.

Objet et champ d’application

Le présent accord s’inscrit dans le cadre des principes généraux établis par l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020 et son arrêté d’extension du 2 avril 2021.

Il a pour objet de définir les modalités de recours au télétravail au sein de l’Office en application des articles L.1222-9 et suivants du Code du Travail et du décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature.

L’Office a la particularité d’avoir deux statuts de personnel régis par des textes différents :

• Le statut des agents de la fonction publique territoriale (13 agents au 1^er/07/2022) : Les modalités d’organisation du télétravail sont précisées dans le décret n°2016-151 du 11 février 2016.

• Les collaborateur·trices relevant du statut privé (146 collaborateur·trices au 1^er/07/2022) pour lesquels la mise en place du télétravail a été rendue possible par l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020 et son arrêté d’extension du 2 avril 2021.

Les principes du télétravail tels que définis par le présent accord sont applicables aux collaborateur·trices relevant des deux statuts. Néanmoins, des dispositions particulières au statut FPT existent et sont reprises dans la délibération du Conseil d’Administration du 16 juin 2021, annexé au présent accord.

Définition du télétravail et critères d’éligibilité

Article 2.1 Définition du télétravail : de quoi parle-t-on ?

L’article L 1222-9 du Code du Travail le définit comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci. ».

Le télétravail est une possibilité offerte aux collaborateur·trices, en ce sens le télétravail résulte d’une démarche volontaire détaillée aux articles L1222-9 et suivants du Code du Travail et n’a pas de caractère obligatoire.

Le télétravail n’est pas une obligation, et en ce sens l’employeur peut ne pas autoriser le télétravail.

L'article L. 1222-9 du Code du Travail précise que « l'employeur motive son refus d'accéder à une demande de recours au télétravail formulée par un salarié, dès lors que l'accès au télétravail est ouvert dans l'entreprise par un accord ».

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail pourra être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’Office et garantir la protection des collaborateur·trices. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction unilatérale de l’employeur.

Article 2.2 Deux formes de télétravail pour s’adapter aux contraintes métiers

Deux formes de télétravail sont ouvertes aux collaborateur·trices selon le poste occupé :

Article 2.2.1 Le télétravail régulier

Le télétravail régulier est ouvert à hauteur de 0.5 à 1 jour par semaine maximum sous réserve du respect de certains critères d’éligibilité détaillés à l’article 2.3.2.

L’exercice des activités en télétravail régulier sera possible les mardis, jeudis et vendredis à l’exclusion de la période allant du 15 juillet au 15 août.

Une fois fixé, le rythme du télétravail sera paramétré dans le logiciel de gestion des temps par la Direction des Ressources Humaines.

Pour faciliter l’organisation des équipes, la journée ou les demi-journée télé-travaillée seront fixes et feront l’objet d’une autorisation préalable écrite.

Un compteur annuel de 7 jours de télétravail ponctuel sera ajouté aux collaborateur·trices ayant une autorisation de télétravail régulier (possible les mardis, jeudis et vendredis à l’exclusion de la période allant du 15 juillet au 15 août). En cas d’autorisation de télétravail accordée en cours d’année, ce compteur sera proratisé en fonction du nombre de semaines pleines restant jusqu’à la fin de l’année.

Les journées ou demies-journées de télétravail non exécutées n’ont pas vocation à être reportées.

Le suivi du télétravail correspondant se fera sur le logiciel de gestion des temps piloté par la Direction des Ressources Humaines.

Article 2.2.2 Le télétravail ponctuel

Cette modalité de télétravail est ouverte à certains postes dont l’organisation du travail n’est pas compatible avec la régularité imposée dans le cadre du télétravail régulier, du fait de leur lien direct avec les locataires (prise de rendez-vous, états des lieux, …) et/ou du lien managérial qui demande une grande souplesse d’organisation.

Les postes suivants sont ouverts au télétravail ponctuel :

• Correspondant·e de site,

• Conseiller·ère logement,

• Conseiller·ère social·e,

• Chargé·e d’accueil*,

• Chargé·e de recouvrement,

• Chargé·e de contentieux,

• Conducteur·trice d’opérations,

• Assistant·e vente et gestion des copropriétés,

• Responsables d’activités,

• Directeurs·rices.

Les collaborateur·trices du service Système d’Information sont également éligibles au télétravail ponctuel.

Un compteur, d’une valeur de 50 jours de télétravail, sera crédité sur le logiciel de gestion des temps par la Direction des Ressources Humaines en janvier de chaque année et sera clôturé le 31 décembre suivant. Les jours non télé-travaillés ne seront pas reportés d’une année à l’autre.

En cas d’autorisation de télétravail accordée en cours d’année, ce compteur sera proratisé en fonction du nombre de semaines pleines restant jusqu’à la fin de l’année.

L’exercice des activités en télétravail ponctuel sera possible les mardis, jeudis et vendredis à l’exclusion de la période allant du 15 juillet au 15 août par journée entières ou fractionnées.

Les modalités de suivi des jours télé-travaillés dans le logiciel de gestion des temps feront l’objet d’une note interne annexée à la présente charte.

*s’agissant des chargé·es d’accueil, il n’existe actuellement pas de solution technique permettant de basculer les standards téléphoniques sans dégrader la qualité de service. Ainsi, de par leur mission principale qui est l’accueil physique et téléphonique du public dans les agences et au siège, les collaborateur·trices occupant ce poste ne pourront télé-travailler qu’une fois la mise en place des équipements nécessaires prévus début 2023.

Article 2.2.3 Dérogations visant à favoriser le maintien en activité

Pour faciliter le maintien en activité de collaborateur·trices dont l’état de santé nécessite de limiter les déplacements vers le lieu habituel de travail, il sera possible de déroger à la durée du télétravail pour les collaborateur·trices exerçant un métier compatible avec le télétravail (voir article 2.3.1) dans les cas suivants :

• En cas de grossesse : les collaboratrices enceintes, pourront demander à télé-travailler de plein droit ;

• Dans les situations où l’état de santé ou la situation de handicap le nécessite : les collaborateur·trices concerné·es pourront demander à télé-travailler. La demande sera alors étudiée après avis du médecin du travail ;

• En cas de situation exceptionnelle perturbant l’accès aux locaux de l’Office : les collaborateur·trices pourront solliciter une autorisation exceptionnelle et provisoire de télétravail.

Les dérogations seront accordées pour une durée maximale de 6 mois et feront l’objet d’une autorisation écrite qui règlera les conditions particulières et notamment le nombre hebdomadaire de jours de télétravail autorisé.

Une dérogation pourra également être accordée aux collaborateur·trices habitant à plus de 50km aller de leur lieu habituel de travail. Une autorisation exceptionnelle de télétravail pourra alors leur être accordée dans la limite de 3 jours maximum par semaine. Cette dérogation sera valable pour une durée maximale d’un an et pourra être reconduite.

Article 2.2.4 Télétravail et formation à distance

Dans le cadre du plan de développement des compétences, les formations à distance pourront se faire en télétravail sur la base du volontariat des collaborateur·trices.

Les journées ainsi passées en télétravail ne seront pas décomptées sur le télétravail régulier ou ponctuel habituellement pratiqué par les collaborateur·trices sauf volonté expresse de ces derniers.

Article 2.3 Conditions pour faire une demande de télétravail

Article 2.3.1 Exercer un métier compatible avec le télétravail

Un des grands enjeux du télétravail est de ne pas dégrader la qualité de service ainsi que la performance économique et organisationnelle de l’Office.

Aussi, l’accord de télétravail exclus certains postes du dispositif de télétravail en raison de leur vocation:

• Poste de Gardien·ne d’immeuble : leurs missions sont nécessairement en lien direct avec le terrain (sortie des encombrants, nettoyage, petites réparations, affichage et distribution des courriers, …) qui ne peuvent être faites en télétravail.

Article 2.3.2 Remplir les conditions d’éligibilité

Conditions communes :

1. Avoir une ancienneté de 6 mois au moment de la demande ;

2. Exercer son activité à temps plein ou à temps partiel supérieur ou égal à 80% ;

3. Ne pas être alternant·e ou stagiaire ;

4. Occuper un poste éligible au télétravail régulier ou ponctuel ;

Conditions évaluées par les Responsables d’activités :

Chaque demande de télétravail effectuée sera analysée par le Responsable d’activités, qui devra vérifier que les conditions suivantes sont bien remplies :

1. Activités proposées par le·a collaborateur·trices adaptées pour le télétravail;

2. Pas d’impossibilité technique pour faire du télétravail ;

3. Pas de désorganisation du service (présence minimale dans le service, …) ;

4. Autonomie suffisante du·de la collaborateur·trices.

Modalités de passage en télétravail

Article 3.1 La demande de télétravail

Le·a collaborateur·trice souhaitant exercer ses fonctions en télétravail adresse une demande écrite via un formulaire préétabli à la Direction des Ressources Humaine et disponible auprès de la Direction des Ressources Humaines.

La demande précise :

• Les activités que le·e collaborateur·trice envisage d’effectuer en télétravail,

• Les jours ou demi-journées souhaitées en télétravail,

• Les motivations pour le télétravail,

Conformément au cadre légal du télétravail, le·a collaborateur·trice doit joindre à sa demande :

• une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques et numériques aux spécifications techniques (attestation préétablie dans le formulaire de demande) ;

• une attestation de l'assurance auprès de laquelle il a souscrit son contrat d'assurance multirisques habitation précisant qu'elle couvre l'exercice du télétravail au(x) lieu(x) défini(s) dans l’autorisation de télétravail ;

• une attestation précisant qu'il·elle dispose d'un espace de travail adapté et qu'il·elle travaille dans de bonnes conditions d'ergonomie ;

Article 3.2 Evaluation de la demande par le Responsable d’Activité

Au vu de la nature des fonctions exercées et de l’intérêt du service, le manager apprécie l’opportunité de l’autorisation de télétravail.

Si le télétravail n’est pas autorisé, le refus devra être motivé par écrit, par l’un ou plusieurs des motifs présentés à l’article 2.3.2 du présent accord.

La validation finale des demandes de télétravail sera réalisée par la Direction des Ressources Humaines avec avis du·de la Directeur·trice concerné·e.

Article 3.3 Accès au télétravail aux personnes en situation de handicap

Une attention particulière sera accordée aux demandes de télétravail des collaborateur·trices en situation de handicap et ceux ou celles présentant des problèmes de santé ou atteint·es d’une maladie chronique notamment concernant la mise à disposition du matériel adéquat au bon exercice de l’activité professionnelle au domicile.

L’Office n’hésitera pas, sur ce sujet, à mobilier les acteurs internes et externes afin que le·a télétravailleur·euse en situation de handicap soit accompagné·e au quotidien dans le cadre du télétravail.

En tout état de cause, la situation de handicap ne saurait être un motif de refus de la demande de télétravail formulée par un·e collaborateur·trice.

Article 3.4 Autorisation écrite de télétravail

Une fois la demande de télétravail acceptée par le·a manager et validée par la Direction des Ressources Humaines et visée par le·a Directeur·trice concerné·e, une autorisation écrite est produite.

Elle sera valable de sa date d’effet à la date de fin du cycle de télétravail en cours sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties. Les cycles de télétravail auront lieu du 1^er janvier au 31 décembre et seront renouvelés par tacite reconduction jusqu’à la fin de l’accord télétravail en vigueur.

Le·a collaborateur·trice en télétravail conserve :

• Le même rattachement hiérarchique ;

• Le même contenu de poste et les mêmes objectifs ;

• Les mêmes droits et obligations professionnelles.

En cas de modification définitive des jours travaillés à domicile, ce changement fera l’objet d’une nouvelle autorisation écrite. En cas de modification ponctuelle, celle-ci devra être formalisée par mail au manager et le logiciel de gestion des temps devra être à jour de cette modification.

Article 3.5 Période d’adaptation

L’autorisation écrite prévoit une période d’adaptation d’une durée de 3 mois.

Cette période permet, pour le·a collaborateur·trice et le·a responsable hiérarchique, de vérifier la bonne adaptation au télétravail.

Pendant cette période d’adaptation, le·a télétravailleur·euse comme le·a responsable hiérarchique peuvent demander l’arrêt du télétravail moyennant un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

La demande de rupture de la période d’adaptation est faite par écrit, elle doit être motivée lorsqu’elle est demandée à l’initiative de l’employeur.

Article 3.6 Suspension du télétravail en cas de nécessité

En cas de nécessité opérationnelle (pouvant être définie comme la nécessité d’une présence physique sur site pour réaliser un travail urgent), le·a collaborateur·trice pourra être amené·e à devoir se rendre dans les locaux de l’entreprise de son propre chef ou bien à la demande de son manager pendant qu’il·elle est en situation de télétravail.

Les journées de télétravail régulier qui n’auraient pu être exercées durant une semaine pour des motifs professionnels ou personnels (congé, absence, choix d’organisation…) ne pourront donner lieu à un « crédit » cumulé ni être reporté.

Le logiciel de gestion des temps devra être tenu à jour et conforme à la réalité des présences.

Article 3.7 Réversibilité du télétravail

L’accord des parties de passer en télétravail est réversible tant à l’initiative du responsable hiérarchique que du·de la collaborateur·trice concerné·e.

Le·a collaborateur·trice doit informer, par écrit la Direction des Ressources Humaines de sa volonté de mettre fin au télétravail dans un délai de 15 jours calendaires avant la fin souhaitée.

L’employeur devra également respecter un délai de 15 jours calendaires s’il souhaite y mettre fin.

Article 3.8 Changement de fonction, de poste ou de rythme de travail

En cas de changement de fonction ou de poste, la poursuite du télétravail sera réexaminée tant par le·a collaborateur·trice au regard de son souhait (ou pas) de maintenir ce mode d’organisation du travail que par le nouveau responsable hiérarchique au regard des critères d’éligibilité.

Règlementation du télétravail s’imposant à l’employeur

Article 4.1  Identification du ou des lieu(x) de télétravail

Article 4.1.1 Domicile principal et secondaire

Afin de respecter les règles en matière de santé et sécurité en cas de télétravail, le télétravail régi par le présent accord pourra être réalisé au domicile du collaborateur ou de la collaboratrice.

Le domicile s’entend de la résidence principale ou secondaire, déclarée à la Direction des Ressources Humaines et localisée en France métropolitaine.

Par domicile secondaire, il n’est pas fait référence à une définition fiscale mais à un domicile autre que le domicile principal. Il peut s’agir d’un domicile n’appartenant pas au·à la collaborateur·trice et dans lequel il·elle est hébergé·e ponctuellement.

Les déplacements professionnels sont autorisés pendant les heures de télétravail (visite chantiers, état des lieux …). Les déplacements avec le véhicule personnel devront cependant être autorisés.

En cas de changement de domicile, le·a collaborateur·trice doit prévenir sans délai la Direction des Ressources Humaines en lui indiquant la nouvelle adresse.

Article 4.1.2 Lieux de coworking

Le télétravail sera également possible dans des lieux de coworking avec lesquels l’Office a signé une convention de partenariat. Ses lieux seront mis à disposition des collaborateur·trices et feront l’objet d’une note d’information le cas échéant.

Article 4.1.3 Conformité électrique

Il appartient au télétravailleur de s’assurer que le domicile au sein duquel le télétravail est exercé permet l’utilisation du matériel fourni par l’entreprise dans le respect des règles de sécurité, notamment en matière d’installation électrique et de connexion internet.

Lors de la demande de télétravail, les collaborateur·trices devront fournir une attestation sur l’honneur de la conformité électrique du domicile.

Article 4.1.4 Assurances

Le·a collaborateur·trice en situation de télétravail doit déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d’assurance.

Il devra informer celle-ci qu’il·elle exerce à son domicile une activité de bureau sans accueil du public conformément à l’autorisation de télétravail. La multirisque habitation doit couvrir sa présence pendant les journées de travail.

Un justificatif devra être fourni à la Direction des Ressources Humaines.

Article 4.2 Durée du travail, temps de repos et contrôle du temps de travail

Le·a collaborateur·trice en télétravail organise son temps de travail dans le cadre des règles en vigueur dans l’Office et de la règlementation du droit du travail et en fonction des directives données par le·a responsable.

Le·a collaborateur·trice doit être joignable aux mêmes plages horaires que celles habituellement pratiquées lorsqu’il·elle travaille dans les locaux de l’entreprise et dans le respect des accords collectifs applicables sur le temps de travail.

Ainsi, les collaborateur·trices devront être joignables pendant les plages fixes soit de 9h00 à 11h30 et de 14h30 à 16h30.

En tout état de cause, la durée de travail est identique, sur site ou en télétravail. Les dispositions notamment relatives à la durée maximale quotidienne, aux durées maximales hebdomadaire, au temps de repos, au temps de pause et au décompte des heures de travail s’appliquent.

Par ailleurs, l’Office ne saurait demander à un·e collaborateur·trice de télétravailler pendant les périodes de suspension de son contrat de travail ainsi que pendant les périodes de congés payés.

Chaque collaborateur·trice devra également se conformer au dispositif de suivi des jours passés en télétravail prévu par la Direction des Ressources Humaines.

Article 4.3 Rappel des principes généraux applicables à l’ensemble des collaborateur·trices en situation de télétravail

Les télétravailleur·euses bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateur·trices en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, les modalités d’exécution des fonctions du collaborateur ou de la collaboratrice dans le cadre du télétravail sont strictement identiques à celles applicables lorsqu’il·elle les exerce au sein des locaux de l’Office.

Le recours au télétravail n’affecte pas la qualité de salarié des collaborateur·trices en télétravail et ne remet pas en cause le lien de subordination contractuel entre l’employeur et les collaborateur·trices s’agissant de l’exécution du travail.

Le·a collaborateur·trice bénéficie des mêmes droits et avantages et est soumis·e aux mêmes obligations que lorsqu’il·elle exerce son activité au sein des locaux de l’Office.

S’agissant des avantages, c’est notamment le cas concernant les possibilités de déroulement de carrière, de l’accès à la formation et de l’exercice du droit syndical.

Le télétravail ne doit par ailleurs pas être un frein au respect de l’égalité entre les femmes et les hommes. L’Office s’assure de l’égalité d’accès au télétravail entre les femmes et les hommes.

Article 4.4 Droit à la déconnexion

La mise en place du télétravail prend en compte le droit à la déconnexion.

Le droit à la déconnexion a pour objectif le respect des temps de repos et de congé ainsi que la vie personnelle et familiale des collaborateur·trices.

C’est le droit pour tout·e collaborateur·trice de ne pas être connecté·e à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail.

Ainsi, il n’y a aucune obligation pour les collaborateur·trices en télétravail en dehors de leur temps de travail (sauf situation de crise pour les personnes concernées) :

• A donner suite à un message électronique ou à un appel téléphonique ;

• A devoir se connecter à distance à des outils professionnels.

Les conditions d’activité et la charge de travail en télétravail seront abordées chaque année dans les entretiens annuels d’évaluation avec le manager.

Accompagnement du télétravail

Article 5.1 Détermination et modalités d’utilisation des équipements de travail

Article 5.1.1 Equipements fournis par l’Office

• Equipement informatique

Le·a collaborateur·trice disposera, pour l’accomplissement de ses fonctions dans le cadre du télétravail, d’un équipement informatique mis à disposition par l’Office ainsi que d’un accès à distance sécurisé.

Il est décidé de ne pas doubler l’équipement informatique des collaborateur·trices (écrans, siège de bureau, …). Les collaborateur·trices pourront utiliser leur clavier et souris en télétravail afin d’aménager leur espace de travail de façon ergonomique. En revanche, les écrans, lampes et sièges de bureau ne pourront pas être déplacés au domicile.

Une fiche d’identification du matériel est consignée au Service Informatique et remise à la Direction des Ressources Humaines.

En tout état de cause le télétravail ne pourra être autorisé qu’à condition d’avoir l’outil informatique nécessaire.

Les matériels mis à dispositions par l’Office demeurent de son entière propriété. Ils devront être utilisés dans un cadre professionnel uniquement.

• Téléphonie

Une solution de téléphonie « soft phone » sera mis à disposition des collaborateurs début 2022.

Dans cette attente et dans l’hypothèse où le·a collaborateur·trice ne dispose pas de téléphone portable professionnel, la demande de télétravail implique l’acceptation d’utiliser son téléphone personnel au moins en réception d’appel.

Le·a télétravailleur·euse ne pourra utiliser d’autres matériels sauf autorisation expresse de l’Office.

Article 5.1.2 Modalité d’utilisation des équipements de travail

Le·a collaborateur·trice s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et à prévenir sans délai l’Office de tout vol, perte, anomalie ou de tout défaut de fonctionnement du matériel.

L’Office prendra alors, dans les plus brefs délais, les décisions pour assurer la sécurité des données et réduire le plus possible le temps d’indisponibilité du système.

Le·a collaborateur·trice devra garantir en toutes circonstances la confidentialité des données professionnelles en sa disposition, ainsi que leur intégrité et disponibilité notamment en veillant tout particulièrement à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller les accès de son matériel informatique afin d’assurer qu’il en soit le·a seul·e utilisateur·trice.

Plus généralement, il appartient à chaque collaborateur·trice de respecter toutes les consignes de sécurité qui lui sont communiquées telles qu’elles résultent notamment de la charte d’utilisation des systèmes d’information de l’OPH.

Article 5.2 Favorisation des réunions hybrides

Afin de permettre aux collaborateur·trices de bénéficier de leurs journées de télétravail, les réunions hybrides (présentiel et distanciel) doivent être privilégiées. Ainsi, lorsque cela est possible, les invitations aux réunions devront comprendre un lien de connexion teams.

Les managers seront également sensibilisé·es à cette question.

Article 5.3 Accompagnement des collaborateur·trices et des managers

Le télétravail représente une nouvelle opportunité d’application de la charte managériale reposant sur la Confiance, l’Autonomie et la Responsabilité. Des ajustements seront sans doute nécessaires, au moment de la mise en place mais aussi dans le quotidien.

Ils devront se réaliser dans le cadre d’un dialogue entre les équipes et le management.

Article 5.3.1 Accompagnement des collaborateur·trices

Les collaborateur·trices en télétravail reçoivent une formation appropriée, ciblée sur les équipements nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches.

Un accompagnement sera également proposé au sujet de la prévention des Troubles Musculo-Squelettiques et des Risques Psycho-Sociaux.

Article 5.3.2 Accompagnement des managers

La réussite de la mise en télétravail repose sur les principes déjà exprimés dans la charte managériale : Confiance, Autonomie et Responsabilité.

En fonction des besoins émergents, un accompagnement sera proposé aux managers. En outre, les managers seront formé·es aux modalités du management à distance et à la prise en compte des particularités de l’hybridation de l’organisation du travail : articulation entre télétravail et travail sur site.

Au-delà d'une relation de confiance entre le·a manager et les collaborateur·trices nécessaire à la mise en place du télétravail, la définition d'objectifs clairs peut faciliter le management à distance. Il est alors possible de se concentrer sur la résolution des dysfonctionnements éventuels, et d'évaluer plus facilement la bonne répartition de la charge de travail et la bonne réalisation des missions. Cela peut permettre une plus grande délégation de responsabilité et une autonomie plus importante octroyée aux collaborateur·trices.

Enfin, les outils de communication évoluent avec le télétravail, les modes de communication doivent donc également s'adapter. L'absence de communication non-verbale dans les échanges à distance est prise en compte et les modes et canaux de communication doivent être adaptés aux messages.

A ce titre, l’Office a mis en place un outil de visio communication sur tous les postes de travail.

Des guides pratiques seront également mis à disposition pour accompagner les managers et collaborateur·trices dans la mise en place du télétravail.

Article 5.4 Prise en charge des frais professionnels

Le principe selon lequel les frais engagés par un·e collaborateur·trice dans le cadre de l'exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l'employeur s'applique à l'ensemble des situations de travail.

En concertation avec les organisations syndicales, la Direction Générale a souhaité prendre en charge ces frais via une allocation forfaitaire dont les montants seront les suivants :

• 0.50€ par demi-journée télétravaillée

• 1.00€ par journée télétravaillée

Soit environ 4€ par mois pour une journée de télétravail par semaine

Le paiement de ces frais professionnels se fera avec un décalage d’un mois sur la paie.

Exemple : 2 jours télétravaillés en juin, paiement de 2€ sur la paie du mois de juillet

L'allocation forfaitaire versée est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des seuils prévus par la loi.

L’Office ne procèdera à aucun remboursement de frais qu’il n’aurait pas validé expressément au préalable. La Direction des Ressources Humaines est compétente en la matière pour traiter les éventuelles demandes.

Santé et sécurité dans le cadre du télétravail

Conformément à l’article L4122-1 du Code du Travail et au même titre que les collaborateur·trices qui travaillent dans les locaux de l’Office, le·a télétravailleur·euse est tenu·e de prendre soin de sa santé et de sa sécurité.

Un document présentant les principaux conseils de prévention (ergonomie du poste de travail...) à destination des télétravailleur·euses est annexé au présent accord et sera également communiqué à l’ensemble des collaborateur·trices concerné·es.

Le CSE pourra réaliser une visite du lieu d’exercice des fonctions en télétravail. L’accès au domicile est subordonné à l’accord de l’intéressé·e.

Article 6.1 Arrêt maladie et accidents du travail

Conformément à la législation en vigueur, seront présumés comme accidents de travail les dommages intervenant pendant les jours de télétravail et durant les heures habituelles de travail à domicile.

En cas d'accident en situation de travail, il appartient au télétravailleur de faire constater, par tous les moyens possibles (témoignages, représentants du corps médical) les circonstances exactes de l'accident dont il·elle a été victime.

En tout état de cause, le·a télétravailleur·euse devra informer la Direction des Ressources Humaines de la survenance de l’accident sans délai et au plus tard dans les 24h de la survenance de l’évènement.

Le·a télétravailleur·euse demeure soumis aux règles de déclaration des congés de maladie et des accidents de travail applicables à l’Office et bénéficie des dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

Article 6.2 Prévention des Troubles Musculo-Squelettiques (TMS) et des Risques Psycho-Sociaux (RPS)

La mise en télétravail nécessite d’évaluer ses effets sur la santé et la sécurité des collaborateur·trices.

Les principaux risques professionnels potentiels sont les suivants :

Des risques liés à un aménagement non adapté du poste de travail informatique à domicile, aménagement qui peut générer des contraintes posturales ou articulaires (épaules, coudes, poignets…).

• Des risques liés aux postures assises prolongées et au manque d’activité physique associés au travail informatique à domicile. Cela peut être à l’origine de Troubles Musculo Squelettiques et avoir d’autres effets sur la santé comme l’augmentation du risque cardiovasculaire.

Le télétravail peut être également à l’origine de certains facteurs de risques psycho-sociaux :

• Difficulté de séparation entre sphère professionnelle et privée ;

• Isolement du collectif, voire sentiment d’abandon ;

• Modifications des relations interpersonnelles ;

• Difficultés à accéder aux informations ;

• Augmentation de la charge mentale ;

• Questionnement sur le sens du travail ;

• Trop grande autonomie face au travail et aux problèmes éventuels ;

• Difficultés à gérer les problèmes techniques lors de l’utilisation des outils numériques

• Baisse de la motivation ;

• Sentiment de déshumanisation dans la relation à l’encadrement (contrôle, reporting…).

Afin de prévenir ces différents risques, un document présentant les bonnes pratiques est annexé au présent accord (annexe 2) et sera communiqué aux collaborateur·trices concerné·es.

Mentions légales

Article 7.1 Calendrier de négociation

Une réunion de négociation avec les délégués syndicaux s’est tenue le 31 mai 2022. Le sujet a également été abordé avec les membres du CSE lors de la réunion du 19 mai 2022.

Article 7.2 Date d’effet et durée de l’accord

Le présent accord prendra effet le 5 septembre 2022 et est conclu pour une durée déterminée courant jusqu’au 31 décembre 2025, date à laquelle le présent accord cessera de produire ses effets.

Article 7.3 Conditions de suivi de l’accord

Pour la mise en œuvre et le suivi de cet accord, il est prévu la mise en place d’un Comité de suivi de l’accord sur la mise en place du télétravail.

Il sera composé notamment des délégué·es syndicaux signataires, de membres du Comité Social et Economique, de collaborateur·trices, de responsables de services (siège et agences), d’un membre du service informatique et sera piloté par la Directrice des Ressources Humaines et/ou par le Directeur Général.

La composition du comité de suivi a été discutée et validée par le Comité Social et Economique sur proposition des représentants du personnel qui y siègent.

Le Comité de suivi aura pour mission de suivre la mise en œuvre du présent accord et notamment d’établir un bilan annuel de son application. Une rencontre annuelle du comité de suivi est prévue.

En outre, en cas de difficulté d’interprétation d’une clause ou d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions de l’accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de 30 jours calendaires après la prise d’effet de ces textes afin d’adapter au besoin lesdites dispositions.

A l’été 2025, les parties conviennent de se réunir pour établir un bilan de cet accord qui permettra de définir les modalités de son renouvellement avec les Délégués Syndicaux.

Article 7.4 Révision de l’accord

L'employeur ou les Organisations Syndicales pourront en demander la révision selon les dispositions de l'article L. 2222-5 du Code du Travail. La demande de révision devra être adressée par courrier recommandé avec accusé de réception à l'autre partie ou remise en mains propres contre décharge, elle sera accompagnée des propositions de révision.

Chaque partie disposera d'un délai de 30 jours calendaires pour se prononcer sur le projet de révision et devra dans ce délai, communiquer à l'autre partie ses observations, de sorte que la discussion s'engage au plus tard dans un délai de 60 jours calendaires suivant la date de première présentation du courrier de demande de révision.

Article 7.5 Dénonciation de l’accord

Conformément aux dispositions légales, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l’issue d’un préavis d’une durée de trois mois.

Le courrier de dénonciation donnera également lieu à la formalité de dépôt. Pendant la durée du préavis, la Direction s’engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Article 7.6 Publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne Télé Accords dans les 15 jours suivant sa signature et après avoir respecté le délai d’opposition de 8 jours. L’avenant sera de ce fait transmis à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi.

Depuis la loi du 28 mars 2018, les accords d’entreprise sont en outre publiés et consultables sur www.legifrance.gouv.fr.

Un exemplaire de cet accord sera également remis au greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.

Fait à Colmar, le 03 août 2022.

Les Organisations Syndicales : Déléguée syndicale CFTC	Le Directeur Général,
Délégué syndical CFDT

Annexe 1 : Délibération du Conseil d’Administration d’Habitats de Haute Alsace en date du 16 juin 2021

Annexe 2 : Les bonnes postures en télétravail