Accord d'entreprise "PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL ÉTABLISSEMENT DU HAILLAN EN VUE DES ÉLECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE NOVEMBRE 2023" chez ARIANEGROUP SAS

PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL

ÉTABLISSEMENT DU HAILLAN

EN VUE DES ÉLECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE NOVEMBRE 2023

Entre

L’Etablissement du Haillan de la société Ariane Group SAS, situé 3 rue de Touban - Les Cinq Chemins - 33185 LE HAILLAN, représenté par, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines de l’établissement

d'une part,

ET

Les organisations syndicales intéressées

CFDT CFE-CGC CGT FO SUD SAFRAN

______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________

d’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

SOMMAIRE

PRÉAMBULE 4

ARTICLE 1 – Objet 4

ARTICLE 2 – Durée des mandats 4

I - LE DÉCOMPTE DES EFFECTIFS 5

ARTICLE 3 – Modalités de décompte de l’effectif de l’Etablissement 5

ARTICLE 4 - Modalités de décompte des salariés mis à disposition 5

ARTICLE 5 - Synthèse du décompte des effectifs 5

II - COLLEGES ÉLECTORAUX ET SIEGES A POURVOIR 6

ARTICLE 6 - Nombre de sièges à pourvoir 6

ARTICLE 7 - Nombre et composition des collèges électoraux 6

ARTICLE 8 - Répartition des sièges entre les collèges électoraux 7

III- ÉLECTORAT ET ÉLIGIBILITÉ 8

ARTICLE 9 - Electorat et Eligibilité des salariés d’ArianeGroup SAS 8

ARTICLE 10 – Electorat des salariés mis à disposition au sein d’ArianeGroup 8

IV – MODALITÉS D’ORGANISATION ET DE DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES 9

ARTICLE 11 - Mode de scrutin 9

ARTICLE 12 – Date et lieux des scrutins 9

ARTICLE 13 - Constitution et affichage des listes électorales 10

ARTICLE 14 - Constitution et affichage des listes de candidats 11

14.1. Représentation équilibrée des femmes et des hommes 11

14.2. Constitution et affichage des listes de candidats 12

ARTICLE 15 – Campagne et Propagande électorale 12

ARTICLE 16 – Bulletins de vote électronique 13

ARTICLE 17 – Bureau de vote d’établissement 14

ARTICLE 18 – Rôle des membres du bureau de vote 15

ARTICLE 19 – Observateurs du scrutin 15

ARTICLE 20 - Cellule centrale de suivi 15

ARTICLE 21 – Rôle du chef de projet du prestataire de votre électronique 16

ARTICLE 22 – Rôle du gestionnaire de l’élection 16

ARTICLE 23 – Déroulement du scrutin 16

ARTICLE 24 - Accès au site de vote 17

ARTICLE 25 – Gestion des clés de déchiffrement 19

ARTICLE 26 - Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats 19

ARTICLE 27 – Second tour du scrutin 20

V – CALENDRIER DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES 21

ARTICLE 28 – Calendrier des opérations électorales 21

VI – DISPOSITIONS FINALES 22

ARTICLE 29 – Heures de délégation 22

ARTICLE 30 – Conservation et destruction des fichiers support 22

ARTICLE 31 – Formalités de déclaration et accès aux données personnelles 22

ARTICLE 32 - Champ d’application, entrée en vigueur et durée de l’accord 22

ARTICLE 33 - Notification, dépôt et publicité de l’accord 23

ANNEXE DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL - DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES 24

ANNEXE DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL - FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE 30

PRÉAMBULE

Les ordonnances relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise ainsi que la loi de ratification du 29 mars 2018 ont modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel au sein des entreprises en créant le Comité Social et Economique (CSE).

Ainsi, en novembre 2019, les élections professionnelles au sein de la société ArianeGroup SAS ont permis l’élection des membres des délégations professionnelles des Comités Sociaux et Economique d’établissement (CSE-E). Les mandats arrivant à échéance, dans le cadre du renouvellement des élections professionnelles, un accord d’entreprise portant sur le nombre et le périmètre des établissements distincts au sein d’ArianeGroup SAS a été signé le 27 mars 2023.

En conséquence et conformément aux dispositions dudit accord, des élections professionnelles doivent se dérouler au sein de l’Établissement du Haillan afin d’élire les membres du Comité social et économique d’établissement.

Par ailleurs, dans le cadre de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique et conformément à l’accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique en date du 12 mai 2023, les parties ont décidé de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles du cycle électoral 2023-2027. La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société Néovote SAS, située 47 boulevard de Courcelles – 75008 Paris, ci-après désigné « le prestataire », spécialisée dans le vote électronique.

Le système de vote électronique proposé est conforme :

• au cahier des charges défini par la société ArianeGroup SAS ;

• aux prescriptions légales et règlementaires en matière d’organisation de vote électronique ;

• aux dispositions de la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique et les textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire fera l’objet d’une expertise indépendante dont les conclusions (certificat d’expertise indépendante) seront mises à la disposition de la CNIL ainsi que des organisations syndicales présentant une liste de candidats au 1^er tour des élections professionnelles de l’établissement du Haillan

ARTICLE 1 – Objet

Le présent protocole d'accord préélectoral a pour objet de définir les modalités d’organisation et de déroulement des élections des membres du CSE-E pour l’Établissement du Haillan (comprenant les sites du Haillan et de Candale - inscrits dans l’accord d’entreprise du 27 mars 2023) dans le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin.

L’accord d’entreprise relatif à la mise en œuvre du vote électronique du 12 mai 2023 a été notifié à l’ensemble des organisations syndicales négociatrices.

ARTICLE 2 – Durée des mandats

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-33 du code du Travail, les membres du CSE-E de l’Etablissement du Haillan seront élus pour 4 ans à compter de la proclamation des résultats.

Les mandats prendront effet au plus tôt le lendemain de l’expiration des précédents mandats. Dans le cas d’un second tour, il est décidé que la durée des mandats serait automatiquement prorogée le temps nécessaire à l’organisation du second tour.

I - LE DÉCOMPTE DES EFFECTIFS

ARTICLE 3 – Modalités de décompte de l’effectif de l’Etablissement

Les effectifs de l’établissement sont calculés conformément aux dispositions légales en vigueur. Cet effectif est apprécié à la date du 1^er jour du scrutin, soit le 28 novembre 2023.

Pour rappel et conformément aux dispositions légales en vigueur, les salariés en CDD et les travailleurs temporaires (hors motif de remplacement) présents dans l’établissement au cours des 12 mois précédant le 1^er tour du scrutin sont inclus dans l’effectif au prorata de leur temps de présence sur l’année.

Comme indiqué par la DREETS dans la décision notifiée à ArianeGroup en date du 08 septembre 2023, la Direction a mis à disposition des Organisations Syndicales participant à la négociation, dans le cadre de la négociation du présent Protocole d’Accord Pré-électoral, l’ensemble des données individuelles et nominatives des salariés ArianeGroup ainsi que des travailleurs temporaires au sein de l’établissement du Haillan.

Le fichier source, dont les services des Ressources Humaines se sont servis pour effectuer la répartition du personnel et des sièges entre les collèges électoraux, était consultable au bâtiment 8 – salle 050 sur prise de rendez-vous entre le lundi 02 octobre et le vendredi 06 octobre 2023, selon des créneaux horaires communiqués lors de la 1^ère réunion de négociation du 02 octobre 2023. Ceci pour donner toute possibilité pour les Organisations Syndicales d’effectuer un contrôle réel sur cette répartition.

ARTICLE 4 - Modalités de décompte des salariés mis à disposition

En application de l’article L. 1111-2 du code du Travail, les salariés mis à disposition au sein de l’Etablissement par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice à la date du 1^er jour du scrutin, à savoir le 28 novembre 2023, et qui y travaillent depuis au moins un an de manière continue ou discontinue sont pris en compte dans l’effectif de l’Etablissement. Dans ce cas, ils sont pris en compte à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédant la date du 1^er tour.

À cet effet, la Direction a interrogé par écrit les entreprises et organismes extérieurs avec lesquels elle a contracté et qui mettent à sa disposition des salariés dans l’Etablissement afin d’obtenir les informations nécessaires sur les effectifs à prendre en compte.

La synthèse des éléments fournis par les entreprises extérieures présentée initialement lors de la 2^ème et 3^ème réunion de négociation du mois de juin 2023, a été actualisée et présentée le 02 octobre 2023 lors d’une nouvelle réunion de négociation du présent protocole d’accord préélectoral. L’ensemble de ces éléments est consultable depuis le 02 octobre 2023 par les Organisations Syndicales auprès du Service Ressources Humaines de l’Etablissement situé au bâtiment 8 bureau 14 du site du Haillan.

ARTICLE 5 - Synthèse du décompte des effectifs

Les effectifs pris en compte dans le cadre du présent protocole préélectoral sont calculés en effectuant une projection à la date du 1^er tour des élections professionnelles.

Ces effectifs servent de base à la détermination des sièges à pourvoir au sein de l’Établissement CSE-E du Haillan.

Au vu des principes susvisés, l’effectif global de l’Etablissement du Haillan est de 1362,73 décomposé comme suit :

• effectifs inscrits : 1130,40

• travailleurs temporaires : 9,48

• personnels mis à disposition : 222,85

Les effectifs susvisés resteront valables en cas de 2^nd tour.

II - COLLEGES ÉLECTORAUX ET SIEGES A POURVOIR

ARTICLE 6 - Nombre de sièges à pourvoir

En application de l’article R. 2314-1 du code du Travail et compte tenu de l'effectif précisé à l’article précédent, le nombre de sièges à pourvoir au sein de l’Etablissement du Haillan est de 18 membres CSE-E titulaires et 18 membres CSE-E suppléants.

ARTICLE 7 - Nombre et composition des collèges électoraux

Le personnel de l’Etablissement du Haillan et le personnel mis à sa disposition seront répartis, pour l’élection des membres du CSE-E, en trois (3) collèges définis selon l’application pour la société ArianeGroup SAS de la Circulaire DRT n°93-12 du 17 mars 1993 transposée au CSE-E, à savoir :

Collège 1	Collège 2	Collège 3
Ouvriers niveaux I II III (coefficient 240 inclus)	Agents administratifs / Employés niveaux IV V VI	Ingénieurs et Cadres
Agents administratifs / Employés niveaux I II III (coefficient 240 inclus)	Techniciens niveaux IV V VI (dont techniciens d’atelier et techniciens de production)
Techniciens niveaux I II III (coefficient 240 inclus)	Agents de maitrise

S’agissant des salariés des entreprises extérieures pouvant être électeurs et ayant choisi de voter aux élections professionnelles d’ArianeGroup SAS, eu égard aux spécificités de chacune des Conventions Collectives applicables aux entreprises extérieures, le personnel mis à disposition a été réparti par les entreprises extérieures en cohérence avec les critères de classification de la Convention Collective de la Métallurgie. Pour ce faire, la Direction a communiqué ces critères aux entreprises extérieures afin de leur permettre d’opérer cette répartition.

S’agissant des alternants (apprentis / contrats de professionnalisation), il est convenu de les intégrer dans le collège correspondant à leur catégorie.

Lors du dépouillement, sur le Procès-Verbal des élections automatiquement édité, les cases suivantes seront cochées sur le formulaire CERFA à l’exception de toute autre :

• Cadre « dénomination du collège électoral » : case 1^er collège

• Cadre « composition précise du collège » :

  • Case n°1 : Ouvriers

  • Case n°2 : Employés

  • IDCC : 0054

• Cadre « dénomination du collège électoral » : case 2^ème collège

• Cadre « composition précise du collège » 

  • Case n°3 : Techniciens

  • Case n°4 : Agents de Maitrise

  • Case n°7 - Autres (préciser) : Administratifs

  • IDCC : 0054

• Cadre « dénomination du collège électoral » : case 3^ème collège

• Cadre « composition précise du collège » :

  • Case n°5 : Ingénieurs

  • Case n°6 : Cadres

  • IDCC : 0650

ARTICLE 8 - Répartition des sièges entre les collèges électoraux

Les parties conviennent de fixer les modalités de répartition des sièges entre les différents collèges électoraux pour les élections des membres du CSE-E du Haillan de la manière suivante :

• la répartition des sièges à pourvoir est effectuée proportionnellement à l’effectif de chaque collège électoral ;

• en ce qui concerne l’attribution des sièges restants, il est convenu d’appliquer le système de la représentation proportionnelle avec attribution des sièges restants selon la méthode du plus fort reste. Dans tous les cas où la répartition proportionnelle des sièges entre les différents collèges conduirait à n’accorder aucun siège à un collège, il conviendrait d’affecter le dernier siège à pourvoir à ce collège.

Cette méthode a pour effet de déterminer la répartition suivante :

• 1^er collège : 2 membres titulaires et 2 membres suppléants ;

• 2^e collège : 8 membres titulaires et 8 membres suppléants ;

• 3^e collège : 8 membres titulaires et 8 membres suppléants.

Délégation du personnel du CSE - Etablissement du Haillan	Composition des collèges	Effectif	Nombre de sièges
			Titulaires	Suppléants
	Collège 1	108,44	2	2
	Collège 2	626,12	8	8
	Collège 3	628,17	8	8
	Total	1362,73	18	18

III- ÉLECTORAT ET ÉLIGIBILITÉ

ARTICLE 9 - Electorat et Eligibilité des salariés d’ArianeGroup SAS

Pour être électeur, conformément à l’article L. 2314-18 du code du Travail, il convient de respecter les conditions précisées ci-après appréciées à la date du 1^er jour du scrutin, à savoir le 28 novembre 2023, qui valent pour l’organisation du premier tour, et le cas échéant, pour le second tour :

• être salarié de l’établissement du Haillan présent à l’effectif le jour du scrutin (ce qui exclut notamment les stagiaires et les intérimaires),

• avoir acquis une ancienneté de 3 mois minimum dans l’entreprise (dans le cadre d’un ou plusieurs contrats ou en cas de reprise d’ancienneté),

• avoir 16 ans révolus,

• bénéficier de ses droits civiques : le salarié ne doit avoir fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance, incapacité relative à ses droits civiques.

Pour être éligible, conformément à l’article L.2314-19 du code du Travail, il convient de respecter les conditions précisées ci-après appréciées à la date du 1^er jour du scrutin, à savoir le 28 novembre 2023, qui valent pour l’organisation du premier tour, et le cas échéant, pour le second tour :

• être électeur,

• avoir travaillé dans l'entreprise depuis au moins un an (continu ou non),

• être âgé de 18 ans révolus,

• ne pas être le conjoint, partenaire PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur et allié au même degré de l’employeur

• ne pas disposer d’une délégation écrite particulière d’autorité permettant d’être assimilé au chef d’entreprise ou ne pas représenter effectivement l’employeur devant le CSE-E.

ARTICLE 10 – Electorat des salariés mis à disposition au sein d’ArianeGroup

S’agissant des salariés mis à disposition par une entreprise extérieure remplissant les conditions de prise en compte dans l’effectif, conformément à l’article L. 2314-23 du code du Travail, ils pourront être électeurs s’ils justifient d’une présence de douze mois continus dans l’entreprise à la date du 1^er jour du scrutin, soit le 28 novembre 2023, et qu’ils ont opté pour exercer leur droit de vote au sein de notre établissement. Ils ne seront pas éligibles.

IV – MODALITÉS D’ORGANISATION ET DE DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES

ARTICLE 11 - Mode de scrutin

Conformément à l’article L.2314-29 du code du Travail, les membres du CSE-E seront élus au scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Par ailleurs, en application de l’article L. 2314-26 du code du Travail, il sera procédé à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants, dans chacun des collèges distincts définis dans le présent protocole.

Les membres du CSE-E seront élus au scrutin secret par vote électronique. En conséquence, aucun vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, ne sera possible.

ARTICLE 12 – Date et lieux des scrutins

Les dates et horaires retenus pour les élections des membres du CSE-E sont les suivantes :

• 1^er tour des élections : du 28 novembre 2023 avec ouverture des votes par internet à 14h00 (heures françaises métropolitaines) au 05 décembre 2023 avec clôture des votes par internet à 14h00 (heures françaises métropolitaines),

• 2^e tour des élections (le cas échéant) : du 19 décembre 2023 avec ouverture des votes par internet à 14h00 (heures françaises métropolitaines) au 26 décembre 2023 avec clôture des votes par internet à 14h00 (heures françaises métropolitaines).

Pendant toute la période d’ouverture du scrutin, tout électeur aura la possibilité de voter par voie électronique au moment qui leur semble le plus opportun. Tout électeur pourra voter avec n’importe quel terminal ayant une connexion internet (téléphone, ordinateur, tablette …) tant professionnel que personnel, sur leur lieu de travail et/ou à distance.

Les électeurs qui choisiront de voter à partir de leur poste de travail devront s’assurer, au moment où ils expriment leur vote, qu’ils bénéficient des conditions suffisantes pour considérer que leur vote est confidentiel et secret.

Afin d’assurer à l’ensemble des salariés un accès à un matériel permettant d’exercer leur droit de vote, les électeurs qui travaillent dans des espaces partagés pourront choisir d’exprimer leur vote par tout moyen garantissant la confidentialité et le secret de leur scrutin, notamment en se rendant dans l’espace dédié mis à leur disposition dans l’établissement :

Pour le site du Haillan :

• Pour l’ensemble des collèges (1, 2 et 3) :

  • salle 56 – Bâtiment 8

Seront installés dans cet emplacement dédié, 3 ordinateurs standards en connexion RLE auxquels les salariés se connecteront par le biais de leur session professionnelle (identifiant AGS) et 3 smartphones avec une connexion internet au site sécurisé des élections. Cette salle fera l’objet d’une surveillance de représentants de la fonction RH et sera accessible selon les modalités suivantes :

• Le mardi 28 novembre 2023 de 14h à 17h,

• Les mercredi 29 et jeudi 30 novembre, les vendredi 1er et lundi 04 décembre 2023 de 9h30 à 15h30,

• Le mardi 05 décembre 2023 de 9h30 à 14h.

L’installation du matériel de vote garantira la confidentialité et le secret du scrutin, notamment par l’installation de dispositif de séparation comme des cloisons, paravents, rideaux, isoloirs...

À tout moment, en cas de difficulté, chaque électeur pourra contacter la cellule d’assistance téléphonique mise en place par le prestataire de vote électronique.

En cas de 2^nd tour, les modalités seront identiques.

La salle fera l’objet d’une surveillance de représentants de la fonction RH et sera accessible selon les modalités suivantes :

• Le mardi 19 décembre 2023 de 14h à 17h,

• Les mercredi 20, jeudi 21 et le vendredi 22 décembre 2023, de 9h30 à 15h30,

• Le mardi 26 décembre 2023 de 9h30 à 14h.

Pour le site de Candale :

• Pour l’ensemble des collèges (1, 2 et 3) :

  • salle 56 – Bâtiment A23

Seront installés dans cet emplacement dédié, 2 ordinateurs standards en connexion RLE auxquels les salariés se connecteront par le biais de leur session professionnelle (identifiant AGS) et 2 smartphones avec une connexion internet au site sécurisé des élections. Cette salle sera accessible selon les modalités suivantes :

• Le mercredi 29 novembre 2023 de 11h à 15h,

• Le lundi 04 décembre 2023 de 11h à 15h.

L’installation du matériel de vote garantira la confidentialité et le secret du scrutin, notamment par l’installation de dispositif de séparation comme des cloisons, paravents, rideaux, isoloirs...

À tout moment, en cas de difficulté, chaque électeur pourra contacter la cellule d’assistance téléphonique mise en place par le prestataire de vote électronique.

En cas de 2^nd tour, les modalités seront identiques.

La salle fera l’objet d’une surveillance de représentants de la fonction RH et sera accessible selon les modalités suivantes : le mercredi 20 décembre 2023 de 11h à 15h.

ARTICLE 13 - Constitution et affichage des listes électorales

La liste électorale est la liste nominative des électeurs appelés à prendre part au vote.

Les listes électorales seront portées à la connaissance des salariés conformément au calendrier électoral. Il sera établi une liste électorale par collège, comprenant pour chaque inscrit, les données suivantes :

• pour chaque électeur salarié :

  • collège d’appartenance,

  • civilité,

  • nom,

  • prénom,

  • année de naissance,

  • ancienneté au sein d’Ariane Group SAS (en année),

  • électorat/éligibilité (selon une mise en forme abrégée type étoile ou astérisque en regard du nom des électeurs non éligibles et une note explicative en bas de page).

• pour chaque électeur mis à disposition par une entreprise extérieure :

  • collège d’appartenance,

  • civilité,

  • nom,

  • prénom,

  • année de naissance,

  • ancienneté de la mise à disposition au sein d’ArianeGroup SAS,

  • électorat.

Les informations relatives aux salariés mis à disposition portées sur les listes électorales seront arrêtées par la Direction sur la base des informations retournées par les entreprises extérieures.

Les listes électorales seront également publiée sur le site de vote électronique par collège et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Nom, Prénom.

Des listes électorales pour le scrutin seront établies par la Direction pour chaque collège. Les salariés seront expressément invités à vérifier leur bonne inscription sur les listes électorales. Ces listes seront affichées dans l’établissement du Haillan sur les panneaux Direction selon le calendrier joint au présent protocole et seront consultables au Service des Ressources humaines de l’établissement. Elles seront également publiées sur le système de vote et pourront être consultées par les électeurs.

Les réclamations concernant cette liste devront être adressées à la Direction dans les trois jours suivant l'affichage.

ARTICLE 14 - Constitution et affichage des listes de candidats

14.1. Représentation équilibrée des femmes et des hommes

En application de l’article L. 2314-30 du code du Travail, les listes de candidats, qui comporteront plusieurs candidats, devront être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. Pour ce faire, et conformément à l’article L. 2314-13 du code du Travail, le présent protocole mentionne la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

En application des articles susvisés, et au regard du nombre de sièges à pourvoir, les listes de candidats devraient donc présenter le nombre de candidates et /ou de candidats figurant dans le tableau ci-dessous :

		Nombre de femmes et d’hommes électeurs dans l’Etablissement	Pourcentage de femmes et d’hommes électeurs dans l’Etablissement	Nombre de candidate(s) et/ou candidat(s)
1er collège	Femmes	2	10%	-
	Hommes	19	90%	2
2ème collège	Femmes	109	18%	1
	Hommes	481	82%	7
3ème collège	Femmes	163	29%	2
	Hommes	391	71%	6

Cette répartition est établie ce jour en effectuant une projection à la date du 1^er jour du scrutin soit le 28 novembre 2023.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, les listes de candidats sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats de l’un des sexes. Chaque liste de candidats peut commencer par un homme ou une femme.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l’application des dispositions du code du Travail relatives à la représentation équilibrée des hommes et des femmes conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe, qui à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut pas être en première position sur la liste.

L’ensemble des règles énoncées ci-dessus s’appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections, le cas échéant.

14.2. Constitution et affichage des listes de candidats

Le premier tour sera réservé aux Organisations Syndicales, les candidatures étant libres au second tour.

Un salarié pourra se porter candidat comme titulaire ou suppléant, mais le cumul des mandats de titulaire et suppléant ne sera pas possible.

Les listes de candidats devront être distinctes pour chaque collège et distinctes entre les membres titulaires et les membres suppléants. Les listes de candidats ne pourront comporter que des salariés éligibles au sein de leur collège.

Les listes de candidats devront faire ressortir clairement l’ordre de présentation des candidats, qui seront identifiés par leur civilité, leur nom et leur prénom.

Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes seront admises.

En application de l’article L. 2122-3 du code du Travail, lorsqu’une liste commune est établie par des Organisations Syndicales, la répartition entre elles des suffrages exprimés se fait sur la base indiquée par les Organisations Syndicales concernées lors du dépôt de leur liste. À défaut d’indication, la répartition des suffrages se fait à parts égales entre les organisations concernées.

Les listes de candidats et les professions de foi seront communiquées à la Direction des Ressources Humaines, au plus tard au premier et au second tour selon le calendrier joint au présent protocole. Ces éléments seront communiqués par lettre recommandée avec accusé de réception ou dépôt auprès de la Direction des Ressources Humaines de l’Etablissement contre récépissé.

Les listes de candidats et les professions de foi seront adressées par la Direction au Prestataire conformément au calendrier électoral. Les listes de candidats seront également affichées, par la Direction des Ressources Humaines, au premier et au second tour selon le calendrier joint au présent protocole, sur les panneaux Direction. Elles seront également publiées sur le site de vote électronique et pourront être consultées par les électeurs.

Les listes de candidats présentées au premier tour de l’élection par les organisations syndicales seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.

ARTICLE 15 – Campagne et Propagande électorale

Les Organisations Syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l’exercice du droit syndical applicable au jour des élections au sein de l’Etablissement : affichage, distribution de tracts, réunions, … La distribution de tracts se fera selon les règles applicables sur le site.

A titre exceptionnel, dans le cadre des élections professionnelles 2023, le nombre de communications syndicales par messagerie électronique sera fixé à un maximum de 6 envois pour le mois d’octobre 2023.

La campagne électorale prendra fin la veille du scrutin, soit pour le premier tour le 27 novembre 2023 à 20 heures (heures françaises métropolitaines) et, en cas de second tour, le 18 décembre 2023 à 20 heures (heures françaises métropolitaines). Aucune distribution de tract ou toutes autres actions pouvant influencer le scrutin ne seront autorisées le jour du scrutin.

À ce titre, les membres du bureau de vote et les observateurs du scrutin désignés par les Organisations Syndicales pour assister aux opérations électorales ne devront arborer aucun signe d’appartenance syndicale le jour des élections. Seules seront disponibles les professions de foi mises en ligne sur le système de vote par le prestataire de vote électronique.

En effet, le système de vote électronique permettra l’intégration des professions de foi, photographies ou logos éventuels des listes de candidats sur le site de vote. Ainsi, ces éléments devront être communiqués au Service des Ressources Humaines de l’établissement du Haillan selon le calendrier joint au présent protocole. Elles seront mises en ligne par le prestataire au sein du système de vote. Les fichiers seront publiés en l’état, la mise en page et le sens d’affichage relevant de la responsabilité des candidats.

Les professions de foi seront en format A4, de deux pages (une feuille recto/verso), couleur ou noir et blanc, avec un poids maximal de 4Mo. Les professions de foi devront être au format PDF et devront faire l’objet d’un fichier distinct de celui des listes de candidats. Les professions de foi devront être intitulées selon le format suivant : « Etablissement_Collège_Organisation-Syndicale ».

Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité au choix, d’intégrer les photographies de leurs candidats dans leurs professions de foi respectives ou de les communiquer au Service des Ressources Humaines de l’établissement de manière individuelle afin qu’elles soient publiées sur le site de vote. Dans cette hypothèse, les photographies individuelles devront être remises sous la forme de fichiers de formats JPG ou PNG et d'un poids inférieur à 2Mo. Les photographies individuelles devront être intitulées selon le format suivant : « Etablissement_Collège_Titulaires/Suppléants_Organisation-Syndicale_Nom-Prénom ».

Les logos éventuels déposés par les représentants des listes de candidats devront être au format JPG ou PNG et d'un poids inférieur à 0,50Mo. Pour un affichage optimal sur le site de vote, les logos seront de forme carrée et d’un format de 200x200 pixels. Les logos devront être intitulés selon le format suivant : « Etablissement_Collège_Organisation-Syndicale ».

Afin de permettre le contrôle des données relatives aux candidatures et aux professions de foi importées dans le système de vote électronique, et ce avant l’ouverture du scrutin, les observateurs du scrutin pourront se connecter au site de vote et vérifier les éléments importés pour le compte de leur organisation syndicale et pour leur établissement, à des fins de vérification.

Cette vérification aura lieu entre 9 heures et 21 heures, heures françaises métropolitaines le 23 novembre 2023 pour le premier tour, et le 15 décembre 2023 pour l’éventuel second tour. Les observateurs auront ainsi jusqu’à 21 heures, heures françaises métropolitaines, pour transmettre toute remarque ou demande de modification des données intégrées à la plateforme de vote.

ARTICLE 16 – Bulletins de vote électronique

Le prestataire de vote électronique assurera la programmation des pages Web du système de vote et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidatures pour les élections du Comité Social et Économique d’établissement titulaires et suppléants, telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension, les caractères et la police des bulletins utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Les bulletins de vote électroniques porteront lisiblement et sans confusion :

• la mention "élection du Comité Social et Économique d’établissement, collège <1/2/3>" ;

• la mention "titulaire" ou "suppléant" ;

• la mention du tour « 1^er tour » ou « 2^nd tour » ;

• le nom de la liste de candidats ;

• le logo de la liste de candidats ;

• les Nom et Prénom du(ou des) candidat(s) dans l’ordre de présentation communiqué lors du dépôt des candidatures

• les éventuelles photographies individuelles des candidats communiquées lors du dépôt des candidatures.

ARTICLE 17 – Bureau de vote d’établissement

Un bureau de vote unique d’établissement sera mis en place pour l’ensemble des collèges électoraux de l’établissement du Haillan.

Ce bureau de vote d’établissement sera composé d’autant de membres qu’il y a d’organisations syndicales présentant des listes de candidats au 1^er tour des élections professionnelles de l’établissement et a minima d’au moins 3 salariés électeurs volontaires, soit :

• un Président : un salarié électeur volontaire désigné par accord entre les organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats ou, à défaut, l'électeur le plus âgé en ancienneté,

• au moins deux assesseurs : des salariés électeurs volontaires désignés par accord entre les organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats ou, à défaut, le second électeur plus âgé en ancienneté et l’électeur, plus jeune en âge.

Seuls les salariés électeurs peuvent être membres du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote seront identiques au premier et au second tour le cas échéant. La liste des membres du bureau de vote sera publiée sur le système de vote et pourra être consultée par les salariés électeurs.

Le bureau de vote sera assisté dans toutes ses opérations par un représentant de la Direction. Ce représentant assistera aux opérations électorales, à titre consultatif.

Le temps passé par les membres du bureau de vote au déroulement des élections, sera considéré comme du temps de travail et rémunéré comme tel.

Pendant la durée du scrutin, les membres du bureau de vote d’établissement auront accès :

• Aux listes électorales ;

• Aux listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et logos) ;

• La composition du bureau de vote ;

• Les compteurs des votes et l’évolution du taux de participation dans le périmètre de leur bureau ;

• Les listes d’émargement ;

• Le journal des évènements ;

• Le code de scellement du système de vote.

Les membres du bureau de vote disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. Cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

Conformément à l’article R.2314-16 du code du Travail, il est rappelé que les listes d’émargement contenant des données personnelles confidentielles ne seront accessibles qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle et de déroulement du scrutin. Toute autre utilisation n’est donc pas conforme aux dispositions légales et réglementaires.

Afin d’assurer la confidentialité des informations auxquelles les membres du bureau de vote ont accès, ces derniers se réuniront quotidiennement en se rendant sur le site du Haillan en salle 56- bâtiment 8 selon les modalités suivantes : le mardi 28 novembre 2023 de 17h à 18h, les mercredi 29 et jeudi 30 novembre, les vendredi 1^er et lundi 04 décembre 2023 de 16h à 17h. En cas de 2nd tour, les modalités seront identiques. Les membres du bureau de vote se réuniront quotidiennement : le mardi 19 décembre 2023 de 17h à 18h, les mercredi 20, jeudi 21 et vendredi 22 décembre 2023 de 16h à 17h. Les membres du bureau de vote pourront se connecter avec leur identifiant au système de vote électronique par l’ordinateur mis à disposition notamment afin de consulter le taux de participation et les listes d’émargement ou veiller au bon déroulement du scrutin. Le bureau de vote sera assisté lors de ces consultations par un représentant de la Direction.

ARTICLE 18 – Rôle des membres du bureau de vote

Les membres du bureau de vote d’établissement contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. A ce titre, assisté par le chef de projet du prestataire et en présence des observateurs du scrutin, ils :

• Seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote électronique, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;

• Procèderont à la proclamation de l’ouverture du scrutin ;

• Contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote ;

• Seront alertés par la Cellule d’assistance technique du prestataire de vote électronique de tout incident et prendront toute décision utile ;

• Participeront à la séance de dépouillement au cours de laquelle ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement, proclameront les résultats et signeront les listes d’émargement, les procès-verbaux (CERFA) édités et imprimés sous leur contrôle.

ARTICLE 19 – Observateurs du scrutin

Chaque organisation syndicale présentant au moins une liste de candidats pourra désigner un observateur du scrutin, parmi les salariés électeurs, pour assister aux opérations électorales.

Les observateurs du scrutin assisteront à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote électronique.

Le temps passé par les observateurs du scrutin désignés par les Organisations Syndicales au déroulement des élections sera considéré comme du temps de travail et rémunéré comme tel.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins de leur établissement :

• Les listes électorales ;

• Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et logos) ;

• La composition du bureau de vote ;

• L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote.

Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. Cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

ARTICLE 20 - Cellule centrale de suivi

La société ArianeGroup SAS mettra en place, au niveau central, une cellule centrale de suivi. Elle sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique pour l’ensemble des établissements en liaison avec les bureaux de vote de chaque établissement. La cellule centrale de suivi se réunira à minima trois fois au cours de la période du scrutin.

Elle comprendra :

• Le chef de projet du prestataire de vote électronique ;

• Des représentants de la Direction des Ressources Humaines ;

• Un délégué syndical central par organisation syndicale représentative au niveau société.

Les membres de la cellule centrale de suivi auront accès aux pourcentages de participation de chaque établissement et aux pourcentages de participation consolidés au niveau de la société. A l’issue du scrutin, ils se réuniront pour avoir accès aux résultats de représentativité de chaque établissement et aux résultats de représentativité au niveau de la société.

ARTICLE 21 – Rôle du chef de projet du prestataire de votre électronique

Le représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

ARTICLE 22 – Rôle du gestionnaire de l’élection

Le Service des ressources humaines de l’établissement désignera un gestionnaire de l’élection qui sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de l’établissement.

A ce titre :

• Il communiquera au Prestataire de vote électronique l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire de vote électronique au sein du Système de vote ;

• Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire de vote électronique au sein de l’établissement et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs. Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.

Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure non candidat et non membre du bureau de vote.

ARTICLE 23 – Déroulement du scrutin

Il est rappelé que le recours au vote électronique est permis par l’accord d’entreprise relatif au vote électronique signé le 12 mai 2023. Le système de vote électronique est la seule modalité d’exercice du vote.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera affichée au sein de l’établissement ainsi que sur la plate-forme de vote. La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.

Les salariés seront informés par différents moyens du système de vote électronique mis en place notamment afin de leur en faciliter son appropriation et utilisation (communication RH, intranet société, notice explicative…).

Conformément aux obligations légales, les membres du bureau de vote, les observateurs du scrutin et un délégué syndical d’établissement par organisation syndicale représentative bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :

• La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;

• Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;

• L'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;

• La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d'Aide de l'espace de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

• Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;

• Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;

• Le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

• Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire (www.neovote.com);

• Un lien de démonstration afin de leur permettre de se familiariser avec l’outil et la procédure de vote.

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté à l’application, dans l’onglet « voter », l’électeur se voit présenter la liste des deux scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Économique titulaires et suppléants). L’électeur peut passer d’une présentation d’une liste à l’autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d’une des listes lui permet ensuite de visualiser le bulletin de vote avec tous les candidat(es) de la liste.

Les listes de candidats en présence seront présentées aux électeurs, à chaque page affichée, dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La validation le rend définitif et empêche toute modification.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception conservable et imprimable par l’électeur.

ARTICLE 24 - Accès au site de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections professionnelles à son domicile par courrier simple un code d’identification (identifiant), généré de manière aléatoire par le prestataire. Ce courrier indiquera également l’adresse du site de vote, la date de début et de fin du vote électronique ainsi que les coordonnées de la cellule support. Une communication interne informera les salariés de ces envois postaux et la faculté en cas de non réception, de contacter la cellule d’assistance téléphonique.

Les identifiants seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple au domicile des électeurs. Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :

• L'électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans le courrier - en saisissant son identifiant et sa donnée de connexion (5 derniers caractères de son numéro IBAN) ;

• L'électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant, il pourra obtenir la réédition de son identifiant selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote :

• L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;

• L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, puis déclenche l'envoi ;

• Le Système de vote envoie alors automatiquement un nouvel identifiant à l'utilisateur sur son adresse email professionnelle.

• La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne :

• L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.

• L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.

• Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.

• L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.

• Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,

• En cas d'exactitude, un nouvel identifiant est envoyé immédiatement à l'utilisateur sur son adresse email professionnelle,

• en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au point de contact de l’élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet d’adresser au salarié électeur un nouvel identifiant.

Les données d'identification de l'électeur, sont :

• Nom et Prénom

• Date de naissance

• 5 derniers caractères de son numéro IBAN

Toute régénération d'identifiant est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.

ARTICLE 25 – Gestion des clés de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement. Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et transmise de manière automatisée et sécurisée à son titulaire par courrier électronique, à l'adresse électronique de son choix. L'adresse mail de destination pourra être personnelle ou professionnelle.

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes. Au moins deux clés devront être utilisées dans le périmètre de chaque bureau de vote pour permettre le dépouillement des urnes.

En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

ARTICLE 26 - Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats

Le dépouillement se déroulera conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote d’établissement.

Seuls les électeurs s’étant connectés juste avant l’heure de fermeture pourront terminer d’effectuer leur vote pendant un délai de 5 minutes après l’heure de clôture.

À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote d’établissement contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote d’établissement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe des clés de chiffrement éditées par le Prestataire et détenues par le Président et les assesseurs du bureau de vote d’établissement.

Le décompte des voix apparaîtra clairement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée portée au procès-verbal. Le Président de chaque bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.

Les membres du bureau de vote d’établissement bénéficieront de l’aide du chef de projet en vote électronique du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales.

Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.

Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés à l’issue du dépouillement, par les membres du bureau de vote d’établissement. Les procès-verbaux seront adressés par la Société dans les quinze jours au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel par voie d’affichage et via l’intranet.

Une copie des procès-verbaux sera également transmise par la Société aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

À l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote d’établissement. Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Société. L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction à l’emplacement réservé aux communications de la Direction au plus tard le lendemain de la proclamation des résultats.

ARTICLE 27 – Second tour du scrutin

Le second tour n’aura lieu que dans les situations suivantes appréciées par collège :

• les syndicats n’auront pas présenté de liste au premier tour,

• le quorum n’aura pas été atteint lors du scrutin du premier tour,

• les sièges n’auront pas été tous pourvus lors du scrutin du premier tour,

En présence de l’une de ces situations, un second tour aura lieu du 19 décembre au 26 décembre 2023. Pour ce second tour, les candidatures ne seront plus réservées aux seuls représentants d’Organisations Syndicales (candidatures libres sous réserve des conditions d’éligibilité précisées par le présent protocole).

Les candidatures présentées par une organisation syndicale au premier tour de scrutin seront maintenues pour le second tour sans que cette organisation syndicale ait besoin de les renouveler. Dans l’hypothèse où l’organisation syndicale souhaiterait déposer une liste différente de celle présentée au premier tour, elle en informera par écrit la Direction dans les délais précisés à l’article 14.2. du présent protocole.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, après la proclamation des résultats des élections, l’employeur transmettra, dans les meilleurs délais, par tout moyen :

• 1 exemplaire original des procès-verbaux au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP),

• une copie des Procès-Verbaux aux Organisations Syndicales de salariés qui auront présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral d’Etablissement.

V – CALENDRIER DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES

ARTICLE 28 – Calendrier des opérations électorales

Étapes	Date
Information du personnel de l’organisation des élections professionnelles Appel à candidatures	23/10/2023
Envoi au prestataire des listes électorales par la Direction	30/10/2023
Affichage des listes électorales	02/11/2023
Diffusion de la notice d’information (résumé du protocole d’accord pré-électoral)	02/11/2023
Affichage des listes électorales mises à jour d’éventuelles modifications	02/11/2023
Date limite des dépôts de candidatures, profession de foi, logos et photographies	14/11/2023 à 14h00
Envoi au prestataire des listes de candidats et éléments à importer	14/11/2023
Constitution des bureaux de vote et de la liste des observateurs du scrutin et du représentant de la Direction de l’établissement en charge des élections professionnelles Envoi au prestataire des données	14/11/2023
Affichage de la liste des candidats	17/11/2023
Formation des membres du bureau de vote, des observateurs du scrutin et délégué syndical d’établissement par OSR	17/11/2023 (uniquement en distanciel – 10h à 11h)
Envoi des courriers aux électeurs	17/11/2023
Possibilité pour les observateurs du scrutin de contrôler les éléments importés sur le serveur de vote	24/11/2023 entre 9h00 et 21h00
Test - scellement et chiffrement du système de vote	27/11/2023 à 10h00
Arrêt de la propagande électorale	27/11/2023 à 20h00
1er tour : Date et heure d’ouverture des scrutins	28/11/2023 à 14h00
Campagne de relance	En concertation avec la Cellule centrale de suivi
1er tour : Date et heure de clôture des scrutins	05/12/2023 à 14h00
1er tour : Dépouillement des urnes et proclamation des résultats	05/12/2023 à 14h05
1er tour : Affichage des résultats	06/12/20023
Envoi des résultats au CTEP (si pas de 2nd tour) et aux OS ayant présentées des candidats au 1er tour	06/12/2023
Appel aux candidats libres ou syndicaux	06/12/2023
Date limite des dépôts de candidatures, profession de foi, logos et photographies	12/12/2023 à 14h00
Envoi au prestataire des listes de candidats et éléments à importer	12/12/2023
Affichage des listes de candidats	15/12/2023
Possibilité pour les observateurs du scrutin de contrôler les éléments importés sur le serveur de vote	15/12/2023 entre 09h00 et 21h00
Test - scellement et chiffrement du système de vote	18/12/2023 à 14h00
Arrêt de la propagande électorale	18/12/2023 à 20h00
2nd tour : Date et heure d’ouverture des scrutins	19/12/2023 à 14h00
Campagne de relance	En concertation avec la Cellule centrale de suivi
2nd tour : Date et heure de clôture des scrutins	26/12/2023 à 14h00
2nd tour : Dépouillement des urnes et proclamation des résultats	26/12/2023 à 14h05
2nd tour : Affichage des résultats	04/01/2024
Envoi des résultats au CTEP et aux OS ayant présentées des candidats au 1er tour	04/01/2024

* heures françaises métropolitaines

VI – DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 29 – Heures de délégation

Les heures de délégation allouées aux membres des CSE-E sont fixées par les dispositions conventionnelles relatives au CSE-E en vigueur au sein de la Société ou, à défaut, les dispositions légales supplétives en vigueur.

Durant la campagne électorale, les candidats utiliseront leurs crédits d’heures respectifs.

Les candidats ne disposant pas de crédit d’heures pourront déclarer les heures consommées en interne dans un volume limité à 10 heures par Organisation Syndicale présentant des candidats. Ce volume s’apprécie pour la durée de la campagne électorale. Les demandes devront être exprimées auprès de – Responsable des Relations Sociales de l’établissement du Haillan, en mettant en copie – Assistante Relations Sociales de l’établissement du Haillan.

ARTICLE 30 – Conservation et destruction des fichiers support

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé ArianeGroup SAS, procèdera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 31 – Formalités de déclaration et accès aux données personnelles

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition, de portabilité, d'effacement et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

ARTICLE 32 - Champ d’application, entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent protocole d'accord est conclu pour une durée déterminée visant à procéder aux élections des membres titulaires et suppléants du Comité Social et Economique d’Etablissement (CSE-E) du Haillan dont le 1^er tour aura lieu du 28 novembre 2023 au 05 décembre 2023 et l’éventuel second tour du 19 décembre 2023 au 26 décembre 2023. Il s’applique à tous les sites de l’Etablissement ArianeGroup SAS du Haillan (Site Le Haillan, site Candale) et entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE, le présent protocole comporte en annexe :

• Les nombres de candidats de chaque sexe attendus au sein d'une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste ;

• La description détaillée du déroulement des opérations électorales ;

• La description détaillée du fonctionnement du Système de vote.

ARTICLE 33 - Notification, dépôt et publicité de l’accord

Le présent protocole est établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation auxquels s’ajoute un exemplaire original qui sera transmis par la Direction au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent sur le périmètre de l'Etablissement du Haillan et sera déposé sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail.

Le protocole sera également notifié à l’ensemble des organisations syndicales invitées à la négociation (signataires ou non du présent protocole), restera à la disposition de la DREETS et sera affiché sur l’intranet à compter du lendemain de la date de signature.

Le présent accord est donc établi en 8 (huit) exemplaires originaux.

Fait au Haillan, le 13 octobre 2023

Pour la Délégation syndicale	Pour l’Etablissement du Haillan
CFDT	DRH Etablissement
CFE-CGC
CGT
FO
SUD SAFRAN

ANNEXE DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL - DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

Les opérations électorales se déroulent en 4 phases :

1. Organisation des élections ;

2. Préparation des scrutins ;

3. Opérations de vote ;

4. Dépouillement et clôture des élections.

PHASE 1 - ORGANISATION DES ELECTIONS

1.1 - Invitation des organisations syndicales

Avant le lancement du processus électoral, les organisations syndicales intéressées sont invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats.

1.2 - Négociation du protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral est négocié avec les organisations syndicales intéressées.

1.3 - Annonce de l'élection

L'annonce de l'élection informe les salariés de l'organisation des élections. Elle est affichée et précise la date envisagée pour le premier tour.

1.4 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote

Le « Dossier de vote » reflétant les dispositions du protocole d'accord préélectoral est créé dans le système de vote.

Les caractéristiques générales des élections sont enregistrées :

• Titre des élections ;

• Règles des scrutins ;

• Modalités de vote ;

• Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du 1er et du 2ème tour des élections) ;

• Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• Modalités de remise des clés de déchiffrement.

Les instances et collèges sont définis :

• Pour chaque instance : type de scrutin, raison sociale, adresse, SIRET, IDCC, effectifs, date des dernières élections, nombre de sièges de titulaires et suppléants à pourvoir, collèges ;

• Pour chaque collège de chaque instance : intitulé du collège, nombre de sièges de titulaires et suppléants à pourvoir.

1.5 - Déclaration au registre

Dans la perspective de la constitution du fichier électoral, une déclaration du traitement au registre est effectuée.

1.6 - Edition et publication de la note d'information

La note d'information à l'attention des électeurs est établie et publiée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral.

1.7 - Personnalisation du système de vote

Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote.

PHASE 2 - PREPARATION DES SCRUTINS

2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier électoral

Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Le fichier est enregistré dans le système de vote.

2.2 - Publication des listes électorales

Les listes électorales sont publiées conformément aux modalités et au calendrier fixés par le protocole d'accord préélectoral.

2.3 - Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs

En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées aux listes électorales. Les listes corrigées sont publiées.

2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote

Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.

2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs

Les observateurs sont désignés conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.

2.6 - Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents attachés

Les listes de candidats et les documents attachés sont déposés par leurs représentants selon les modalités et le calendrier prévus dans le protocole d'accord préélectoral.

Dès la date et l'heure limites de dépôt, ces éléments sont transmis à Neovote, pour enregistrement dans le système de vote.

2.7 - Génération des codes d'accès

Un identifiant personnel aléatoire est attribué par le système de vote à chaque électeur.

Nota : les codes d'accès générés lors du 1er tour sont valables pour l'éventuel second tour. Il n'est donc pas nécessaire de répéter l'opération pour le 2ème tour.

2.8 - Transmission des codes d'accès

Les codes d'accès à l'attention des électeurs et des observateurs leur sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

PHASE 3 - OPERATIONS DE VOTE

3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.

3.1.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Les éléments suivants sont vérifiés :

• Paramètres des scrutins, dont :

  • Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation,

  • Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs aux listes d'émargement.

• Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès ;

• Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;

• Nombre de sièges à pourvoir par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) ;

• Liste électorale par instance et par collège ;

• Listes de candidats par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) et documents attachés (professions de foi et photographies) ;

• Composition du bureau de vote ;

• Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.

3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote

A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :

• le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours) ;

• l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.

3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement

La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.

Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.

Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

3.1.4 - Scellement du système de vote

A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.

Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.

3.2 - Ouverture des scrutins

L'ouverture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

3.3 - Expression des votes

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique pour chacun des scrutins les concernant dans la plage de vote définie.

Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.

3.4 - Assistance téléphonique des électeurs

Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.

L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans le protocole d'accord préélectoral.

3.5 - Régénération des codes d'accès

A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue.

3.6 - Clôture des scrutins

La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

PHASE 4 - DEPOUILLEMENT ET CLOTURE DES ELECTIONS

4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats

A l'issue des opérations de vote, la réunion dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. Au niveau de chaque bureau de vote, la réunion se déroule selon la séquence ci-après.

4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote

Le contrôle consiste à :

• Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3) ;

• Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.

En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.

4.1.2 - Dépouillement des urnes

A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.

Le système affiche alors, pour chaque scrutin dans le périmètre du bureau de vote, les données ci-après.

Dans un premier tableau :

• Le nombre d'électeurs inscrits ;

• Le nombre de votes enregistrés ;

• Le nombre d'émargements enregistrés ;

• Le taux de participation ;

• Le nombre de bulletins blancs ;

• Le nombre de suffrages valablement exprimés ;

• Le quorum.

Dans un second tableau, pour chaque liste de candidats :

• Le nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste (et le pourcentage correspondant des suffrages valablement exprimés) ;

• Le nombre de voix obtenues par chaque candidat (i.e. le nombre de suffrages portés sur la liste, diminué du nombre de ratures portées sur le nom du candidat) ;

• Le nombre de ratures portées sur chaque candidat ;

• Les élus éventuels.

Pour chaque scrutin, le calcul détaillé conduisant à l'éventuelle attribution de sièges est affiché et peut être vérifié par les participants :

• Etape 0 : calcul du quorum, s'agissant du premier tour ;

• Etape 1 : calcul du quotient électoral ;

• Etape 2 : calcul du nombre de voix de chaque liste ;

• Etape 3 : attribution de sièges aux listes sur la base du quotient électoral ;

• Etape 4 et suivantes éventuelles : attribution des sièges restants aux listes sur la base de la plus forte moyenne ;

• Dernière étape : attribution des sièges obtenus par chaque liste aux candidats.

A chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions.

4.1.3 - Edition des procès-verbaux et des listes d'émargement

A l'issue de la lecture des résultats, les procès-verbaux (formulaires CERFA) sont édités puis signés par les membres du bureau de vote.

De plus, un lien à usage unique donnant accès aux listes d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime les listes d'émargement.

Après signature par les membres du bureau de vote, les listes d'émargement sont conservées selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

4.1.4 - Edition des documents et publication des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

L'annonce des résultats et la liste des élus sont éditées, pour communication auprès des électeurs.

A l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.

4.2 - Envoi des procès-verbaux

Une fois signés, s'ils correspondent à des scrutins finalisés, les procès-verbaux sont adressés au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).

Les procès-verbaux sont également communiqués aux organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats et/ou négocié le protocole d'accord préélectoral.

Nota : la page recto des procès-verbaux correspondant à des scrutins non finalisés au 1er tour sera complétée au 2ème tour par la page verso. Les deux pages forment le procès-verbal finalisé.

4.3 - Archivage des données

La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.

4.4 - Appel à candidatures

A l'issue du 1er tour, dans l'éventualité où un deuxième tour serait nécessaire, un appel à candidatures est adressé aux électeurs.

4.5 - Destruction des données électorales

A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.

ANNEXE DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL - FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE

[Pour information]

1 - CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE

Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :

• Organisation des élections ;

• Préparation des scrutins ;

• Opérations de vote ;

• Dépouillement et clôture des élections.

Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.

Le système de vote respecte :

• les principes généraux du droit électoral ;

• la loi sur l'informatique et les libertés ;

• le règlement UE 2016/679 sur la protection des données personnelles ;

• les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération n°2019-053 ;

• les règles applicables aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE, inscrites dans le Code du travail.

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.

2 - FONCTIONNALITES

Phase 1 - Organisation des élections

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :

• les règles des scrutins ;

• les modalités de vote ;

• le calendrier prévisionnel ;

• les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation des scrutins

Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.

A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.

• Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral.

• Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.

• Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes, des professions de foi et des photographies des candidats.

Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatiques des scrutins, selon le calendrier enregistré.

• Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

• Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.

• Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.

• La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.

• La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).

• A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.

3 - ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE

Accessibilité

Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet récents.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

Les navigateurs récents peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :

• Javascript activé

• TLS 1.3

• HTML5/CSS3

Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les électeurs peuvent s'y connecter :

• Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;

• Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;

• A l'issue du vote, pour consulter les résultats.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.

Neutralité

Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.

En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.

• L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d'accord préélectoral.

4 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité, l'inaltérabilité et la transparence du vote.

Authentification de l'électeur

L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La régénération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.

• Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.

• Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.

Secret du vote

Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

• Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.

Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

Transparence du vote

La transparence du vote est assurée à l'aide d'une preuve de vote directement calculée dans le navigateur de l'électeur, à l'étape de validation du vote. Les serveurs de vote n'ont aucune connaissance de la preuve de vote.

A l'issue du vote, l'électeur peut renseigner auprès d'un Commissaire de Justice la preuve de vote calculée par son navigateur (personnelle et confidentielle) ainsi que le mot de passe (chiffré de transparence) publié par Neovote afin de vérifier la présence de son bulletin dans l'urne dépouillée et les résultats publiés sur le site de vote.

5 - ILLUSTRATIONS

Connexion à l'espace de vote

L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).

Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et sa donnée de connexion (5 derniers caractères de son numéro IBAN).

Page d'accueil du site de vote

Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.

L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.

Pour voter, l'électeur est d'abord invité à retirer son mot de passe, en cliquant sur le bouton correspondant.

Ayant retiré son mot de passe selon la procédure prévue, l'électeur peut accéder au vote.

Expression du vote

Pour chacun des scrutins le concernant (c.à.d chaque instance et chaque type de siège dans son collège), l'électeur est invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc).

Nota :

• Selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral, des photographies peuvent être attachées aux candidats.

• La sélection d'une liste de candidats conduit à sélectionner tous les candidats de la liste. La rature d'un candidat est cependant possible : elle s'effectue en décochant le candidat.

Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de 5 chiffres sur le pavé numérique.

A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».

Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.

Informations à l'attention des membres du bureau de vote

Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.

Le tableau les renseigne sur :

• l'état fonctionnement du système principal et du système de secours ;

• le taux de participation pour chaque scrutin ;

• le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.

Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.

Les évènements retracés sont notamment :

• les événements du cycle de vie du scrutin ;

• les régénérations de codes d'accès ;

• la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;

• toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).

A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.

Informations à l'attention des observateurs

Les observateurs accèdent aux informations mise à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné). Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote. Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.

L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.