Accord d'entreprise "Accord d'entreprise télétravail" chez BETTER COLLECTIVE (Siège)

Accord d’entreprise télétravail

Entre les soussignés,

- Better Collective,

d’une part

et

- le CSE de Better Collective,

d’autre part

Il a été conclu l'accord collectif suivant

PREAMBULE

Le présent accord a pour but de définir les modalités de mise en œuvre du télétravail dans l’entreprise et ainsi définir un cadre permettant d’uniformiser les pratiques ou les décisions et éviter les disparités de sa mise en œuvre.

Les parties au présent accord ont en particulier entendu promouvoir le télétravail en ce qu’il constitue un mode d’organisation du travail présentant des atouts dont notamment :

• De permettre un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des salariés,

• De répondre à une demande des salariés fondée principalement sur un équilibre entre leur organisation de travail et leur transport,

• De favoriser une plus grande souplesse dans les modalités d’organisation du travail des salariés.

Article 1 - Champ d'application

Le télétravail s'entend comme toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication (article L. 1222-9 du Code du travail).

ARTICLE 2 - Critères d’éligibilité

2.1. Critères relatifs au poste et à l’activité

Le télétravail est ouvert aux salariés dont les postes et les activités sont compatibles avec cette modalité d’organisation du travail et dès lors qu’il permet d’assurer le bon fonctionnement, tant de leur équipe que de l’entreprise.

2.2. Critères individuels d’éligibilité

Sont éligibles les salariés qui satisfont à l’ensemble des critères suivants, qui seront validés par le management :

• Les salariés en CDI ou en CDD, les alternants et les stagiaires,

• La capacité à exercer des fonctions à distance de façon autonome avec rigueur, méthode et proactivité (les entretiens professionnels, les BDDs et les entretiens récurrents avec son manager permettront d’évaluer cette capacité),

• La maîtrise du poste et de l’environnement de travail (réseau interne/externe, process, outils, …).

Le salarié devra :

• Compléter le formulaire de demande de télétravail qu’il devra adresser à son manager et attendre sa validation.

• Fournir un justificatif de souscription à une assurance télétravail,

• Attester qu’il a bien lu et compris les clauses définies dans la présente charte du télétravail.

Si la charte de télétravail venait à être révisée, une nouvelle demande de télétravail devra être soumise.

Pour le salarié nouvellement embauché, une présence à temps plein sur site doit être prévue après l’embauche pour une durée qui devra être adaptée à son profil et appréciée par son manager. L’objectif est de faciliter l’intégration et l’immersion dans son environnement et ses nouvelles activités.

2.3. Modalités d’accès au télétravail des salariés en situation de handicap

Sous réserve d’un budget validé par la direction, les salariés en situation de handicap qui souhaitent recourir au télétravail bénéficieront de mesures adaptées permettant l'accès au télétravail, et qui seront définies en lien avec le manager, la Direction des Ressources Humaines, et le Service de santé au travail.

ARTICLE 3 - Conditions d’organisation du télétravail

3.1. Rythme et fréquence du télétravail

A compter du 1er septembre 2021, afin de préserver le lien social avec l’entreprise, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail est organisé de telle sorte que le salarié à temps plein ou à temps partiel devra être présent dans l’entreprise à minima les 4 jours consécutifs au début de chaque mois, selon un calendrier défini à l’avance.

Autres obligations du salarié en télétravail :

• Le salarié devra renseigner ses journées de télétravail dans le calendrier Google “Working elsewhere” et dans l’outil SIRH au moins une semaine à l’avance,

• Les salariés devront être disponibles pour assister dans les locaux à toutes les réunions d’équipe, BDD, entretiens professionnels, formations, etc.

• Le manager ou la direction peut demander au salarié d’être présent dans les locaux à sa demande quelle que soit la durée, en respectant un délai de prévenance de 2 jours ouvrés.

3.2.1. Le télétravail régulier

L’organisation du télétravail au sein du service est subordonnée à l’accord du manager.

Par conséquent, le salarié qui souhaite en bénéficier devra adresser une demande écrite de pouvoir télétravailler à son manager, conformément à l’article 2.2.

Pour chaque demande, le manager appréciera les critères d’éligibilité et la compatibilité avec le bon fonctionnement du service et l’organisation de l’équipe, puis il apportera par écrit les explications et motivations nécessaires en cas de refus de la demande, dans le mois qui suit cette dernière.

En cas de nécessité ponctuelle, le manager aura la possibilité de demander au salarié la modification des jours préalablement fixés sous un délai de 2 jours ouvrés. En effet, cette souplesse permettra de prendre en compte certains impératifs de présence physique à des rendez-vous, ou dans les locaux de l’entreprise, tels que la programmation de réunions où la présence physique du salarié sera préférée à une participation par conférence téléphonique, les formations.

3.2.2. Le télétravail exceptionnel

En sus du télétravail régulier, le salarié pourra bénéficier de télétravail pour circonstances exceptionnelles, en cas par exemple d’intempéries, de grève des transports en commun, de pic de pollution, de pandémie...

Le comité de direction déterminera au cas par cas les événements qui relèvent de circonstances exceptionnelles, au moyen d’une information des instances représentatives du personnel et d’une communication générale aux salariés.

3.2.3 Période d’adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation d’un mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service.

Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Cette durée sera prolongée en cas de suspension du contrat de travail.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance d’une semaine.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise et devra, le cas échéant, restituer l'ensemble du matériel mis à sa disposition par la Société pour les besoins du télétravail.

ARTICLE 4 - Lieu du télétravail et conditions à respecter

Le télétravailleur devra affecter un espace à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice de ses fonctions en télétravail, à savoir : bureau, chaise, éclairage, accès prise, accès internet...

En outre, les conditions de concentration doivent être assurées. Aussi, le télétravailleur s’engage à garantir des conditions de calme et de disponibilité totale dans l’environnement de travail.

En cas de changement de lieu de télétravail, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 2.2.

Si par exception, le salarié souhaite exercer son activité en télétravail en dehors de la/des adresse(s) déclarée(s), il devra en informer son manager et s’assurer des conditions de couverture de son assurance. A défaut, cette situation relèvera de la responsabilité du salarié ; lequel pourrait ne pas se voir appliquer certaines conditions de son assurance dans ce cadre.

ARTICLE 5 - Droit à la déconnexion et devoir de déconnexion

Le droit à la déconnexion est au cœur des préoccupations de la Société, l’impératif étant de prémunir les salariés contre les risques psychosociaux et de leur garantir un équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Ce droit assure au salarié la possibilité de ne pas se connecter à ses outils numériques et de ne pas être sollicité pour des questions professionnelles en dehors de ses heures de travail ^[1]. Le salarié est invité à consulter la charte de droit à la déconnexion de Better Collective Paris pour de plus amples informations.

Pour rappel, le repos quotidien est d’au moins 11 heures consécutives entre 2 journées de travail, et la durée minimale du repos hebdomadaire est fixée à 35 heures consécutives.

Chaque salarié doit veiller à la bonne utilisation des outils connectés pendant le temps de travail, et plus particulièrement le mail.

Chaque manager, et plus généralement chaque salarié, doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle ou de la messagerie instantanée par rapport aux autres outils de communication disponibles. Il est rappelé :

• Qu’il convient de ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire,

• Qu’un mail collectif ou un message instantané ne remplace pas un temps d'échanges ou une réunion.

ARTICLE 6 - Modalités de contrôle du temps de travail

Les horaires de travail du télétravailleur sont établis sur des bases comparables à celles d’un travail accompli dans l’établissement du salarié. Dans ces conditions, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le salarié effectue son activité au sein des locaux de l’entreprise.

Le télétravail ne peut générer aucune heure supplémentaire, sauf sur demande expresse de la hiérarchie.

Le responsable du télétravailleur et le télétravailleur sont sensibilisés lors de l’entretien préalable, sur les points de vigilance à avoir : éviter l’isolement des salariés en télétravail, assurer le suivi et la maîtrise de leur charge de travail, maintenir le bon fonctionnement de l’équipe et la cohésion entre salariés.

Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur :

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du collaborateur.

A cet effet, le collaborateur ne doit pas être contacté en dehors des plages horaires suivantes :

• de 9H30 à 13H et de 14H à 18H pour les salariés en forfait hebdomadaire en heures,

• en concertation avec le supérieur hiérarchique pour les salariés en forfait annuel en jours.

ARTICLE 7 - Assurance

Le salarié a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation de télétravail à son domicile afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence pendant les journées de travail à son domicile.

Le salarié devra fournir une attestation d’assurance télétravail au service RH avant le début du télétravail pour chaque adresse déclarée.

Le salarié s’engage à fournir une attestation d’assurance à jour en cas de changement de contrat d’assurance ou de changement d’adresse.

ARTICLE 8 - Équipement et matériel

8.1. Le salarié utilisera le même matériel que celui fourni dans le cadre de son contrat de travail.

Pour rappel, l’entreprise met ainsi à disposition de tous ses salariés :

- Un ordinateur portable

- Un accès à distance aux applications de travail ;

- Des outils logiciels ;

- Des outils de travail collaboratif ;

- Un support informatique à distance.

Les salariés en télétravail devront prendre soin des matériels qui leur seront confiés.

Sur demande et à hauteur d’un budget de 180 €TTC maximum, le salarié pourra faire la demande de s’équiper d’un matériel complémentaire pour améliorer son poste de travail, sur présentation de facture, à savoir par exemple :

- un bureau

- une chaise

- un nouvel écran

La demande de télétravail doit d’abord être acceptée pour pouvoir bénéficier de cet avantage.

8.2. Dans le cas d’une impossibilité temporaire d’accomplir ses fonctions en télétravail à domicile, notamment en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le salarié devra en informer son manager le plus rapidement possible afin de convenir des modalités de poursuite de son travail au domicile ou dans les locaux professionnels.

ARTICLE 9 - Prise en charge des frais de télétravail régulier

La Société versera dès le premier mois suivant la signature la validation de la demande de télétravail une indemnité forfaitaire mensuelle correspondant à la prise en charge d’une quote-part des frais (électricité, chauffage, frais de connexion…).

Conformément à la législation URSSAF en vigueur, lorsque le salarié en situation de télétravail engage des frais, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 50 € par mois, pour un salarié effectuant un télétravail complet.

Par conséquent, cette indemnité sera calculée au prorata du nombre de jours en télétravail déclarés sur le nombre de jours ouvrés du mois, multiplié par 50.

Exemple : Si le salarié déclare avoir télétravaillé 5 jours sur un mois de 22 jours ouvrés, son indemnité sera de : 5/22*50, soit = 11,36€TTC

Pour des raisons pratiques et de consolidations des données, l’indemnité mensuelle sera versée le mois suivant.

Les salariés résidant en région parisienne seront remboursés à hauteur de 100% lors de leurs déplacements domicile-travail.

D’autre part, pour les salariés résidant hors région parisienne, les frais de déplacement domicile-travail et d’hébergement seront à leur charge.

ARTICLE 10 - Droits et devoirs des télétravailleurs

10.1. Droits et avantages

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise, pour ce qui concerne l’ensemble des règles en matière de rémunération, d’évaluation des résultats, de gestion de carrière, et d’accès à la formation et à l’information.

De même, les salariés en situation de télétravail bénéficient comme les autres salariés de l’ensemble des dispositions relatives à la santé et la sécurité au travail.

10.2. Accidents du travail

Le salarié est couvert de façon identique en cas d’accidents de travail.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail.

En cas de survenance d’un tel évènement, le salarié devra donc informer au plus tard dans les 24 heures son manager et le service RH et transmettre tous les éléments nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

10.3. Temps d’absences et télétravail

Le salarié en télétravail ne pourra pas télétravailler notamment en cas d’absence pour arrêt maladie, congés payés, congé de maternité/paternité, congé de parentalité, congé parental, formation, RTT, récupération, congés exceptionnels, temps non travaillé des salariés à temps partiel, congé sabbatique, …

ARTICLE 11 - Protection des données, confidentialité

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les mêmes règles de sécurité informatique et de confidentialité que celles exprimées dans son contrat de travail.

ARTICLE 12 - Principe de réversibilité et procédure

La réversibilité à la demande du manager est motivée par écrit.

Les motifs invoqués par le manager peuvent être notamment des difficultés professionnelles pouvant conduire à la diminution de la quantité ou de la qualité des travaux fournis par le salarié en télétravail.

Le délai de prévenance est d’au moins un mois lorsque la réversibilité est à l’initiative de l’employeur.

Ce délai ne s’applique pas au salarié qui souhaite un retour dans les locaux pour y exercer l’intégralité de son activité professionnelle.

Il est prévu par le présent accord une réversibilité automatique en cas de survenance des évènements ci-après :

• Mobilité professionnelle,

• Absence de transmission des attestations de conformité et d’assurance,

• Conditions d’éligibilité non remplies (article 2.2.).

La réversibilité implique un retour dans les locaux de l’entreprise, les parties convenant que les situations particulières seront étudiées.

ARTICLE 13 - Bureau partagé

L’entreprise s’engage à mettre à disposition un bureau lors de la venue de l’ensemble de ses salariés. Les salariés télétravaillant moins de 10 jours par mois, bénéficieront d’un bureau attitré.

Dans le cas où l’entreprise constate qu’un salarié a télétravaillé plus de 10 jours par mois pendant 3 mois consécutifs, son bureau deviendra un bureau partagé.

ARTICLE 14 - Durée d'application

Le présent accord s'applique à partir du 1er juillet 2021 pour une durée indéterminée.

ARTICLE 15 - Révision et suivi de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Conformément aux articles L 2262-7 et 8 du code du travail, le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans le cadre d’un avenant conclu dans les mêmes conditions de forme.

ARTICLE 16 - Publicité et dépôt

Les formalités de publicité du présent accord collectif seront réalisées comme suit :

• Un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris,

• Un dépôt de l’accord sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail sera réalisé, accompagné des pièces suivantes :

  • La version signée dudit accord,

  • Un compte rendu de la réunion CSE pour présentation de cette charte avec avis favorable des membres du CSE de Better Collective,

• une version publiable conforme à l’article L2231-5-1 du Code du travail.

Le présent accord peut être consulté par chaque salarié auprès du Département des Ressources Humaines et sur l’intranet de Better Collective.

Fait à Paris, le 1er juin 2021