AVENANT DE REVISION A DUREE DETERMINEE

DE L’ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL ET A LA MOBILITE DURABLE

AU SEIN DE L’INSTITUT FRANÇAIS

ENTRE :

L’INSTITUT FRANÇAIS représenté par XXXX, Présidente

ci-après désigné « l'Établissement »,

d'une part,

ET :

LES ORGANISATIONS SYNDICALES définies ci-dessous :

• le syndicat Force Ouvrière, représenté par XXXX

• le syndicat CGT, représenté par XXXX

ci-après désignées les « Syndicats »,

d'autre part

Ci-après désignées « Les Parties ».

Préambule

La relocalisation du siège de l’Institut français sur le site de la Folie Regnault (75 011) à compter du printemps 2023 induit de fait une solution temporaire de relocalisation, l’actuel bail du site du Carré Suffren prenant fin au 30 avril 2022. La location d’espace de travail pour au moins 1 an a conduit l’établissement à faire le choix d’une solution temporaire de coworking privilégiant des espaces privatifs.

Les partenaires sociaux souhaitent que cette période passée en coworking soit une opportunité de voir quelles sont les méthodes et l’organisation de travail les plus appropriées, dans un contexte où la façon des salariés d’envisager leur travail a largement évolué à la suite de la pandémie de COVID. Partout, dans les secteurs publics comme privés, les méthodes et l’organisation spatiale de travail sont en train d’être repensées ou l’ont déjà été, tant la pandémie a impacté la vision qu’ont les salariés de leur espace de travail, de leur équilibre vie privée-vie professionnelle et tant le recours au télétravail a été élargi par les employeurs.

Ainsi, à la suite de l’information/consultation du CSE en date du 25 février 2022, le choix s’est porté sur une installation de 90 postes de travail, assortie d’une plus grande liberté d’organisation qui nécessite, de fait, de repenser le fonctionnement des jours de présence obligatoire.

En effet, le choix d’un aménagement bénéficiant d’un confort élevé et de bonne qualité pour les personnels qui viennent au bureau (davantage d’espace et de lieux pour se retrouver ou s’isoler, réduction du bruit ambiant) a été privilégié tout comme celui de réfléchir aux principes d’occupation des espaces par direction, afin de favoriser les repères des salariés dans ces espaces de travail partagés.

Ainsi, l’Institut français et l’ensemble des organisations syndicales représentatives ont engagé une négociation ayant pour objet d’encadrer cette situation par le présent avenant à durée déterminée à partir de la date de déménagement au sein des locaux de coworking (9 mai 2022), et qui prendra fin à la date d’emménagement dans les nouveaux locaux rue de la Folie Regnault, et au plus tard le 30 juin 2023.

Cette négociation est le fruit de 3 réunions de négociation intervenues les 14, 16 et 21 mars 2022. En outre, pour un meilleur confort de lecture, les articles modifiés par le présent avenant de révision à durée déterminée sont réécrits dans leur intégralité. Les articles non mentionnés ci-après continuent à s’appliquer tel que rédigés dans l’accord d’entreprise relatif au télétravail et à la mobilité durable au sein de l’Institut Français.

Les parties ont convenu ce qui suit :

Article 1. Dispositions de l’avenant

Les dispositions de l’avenant annulent et remplacent les dispositions suivantes de l’accord d’entreprise relatif au télétravail et à la mobilité durable au sein de l’Institut Français, qui sont révisées comme suit :

I. L’article 1^er de l’accord est supprimé et remplacé par l’article 1 rédigé comme suit :

Article 1 – Définition du télétravail

L’article L 1222-9 du code du travail stipule que : « Sans préjudice de l'application, s'il y a lieu, des dispositions du présent code protégeant les travailleurs à domicile, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa »

Le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’Établissement, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation de ses résultats.

Les parties souhaitent mettre en place un télétravail régulier et occasionnel qui se définit comme suit :

• Le télétravail régulier, volant hebdomadaire, fait partie de l’organisation structurelle du travail du salarié ;

• Le télétravail occasionnel est mis en œuvre de manière ponctuelle pour répondre notamment à :

  • des contraintes d'organisation spécifiques ;

  • des circonstances exceptionnelles liées au transport ;

  • une prescription du médecin du travail pour la salariée ayant déclaré une grossesse.

II. L’article 3.1 de l’accord est supprimé et remplacé par l’article 3.1 rédigé comme suit :

Article 3 – Caractère volontaire du télétravail

Article 3.1 : principe du caractère volontaire de la demande, modalité d’acceptation des conditions de mise en œuvre

Le télétravail est mis en place avec l’accord des parties : il revêt un caractère volontaire dont l’initiative revient aux salariés qui remplissent les critères d’éligibilité. Le passage à une situation de télétravail est néanmoins subordonné à l’accord du responsable hiérarchique ou tuteur et de la direction des relations humaines.

Un formulaire est mis en œuvre pour matérialiser cette demande et cet accord (mis en annexe à titre informatif). La réponse écrite et motivée en cas de refus du responsable hiérarchique ou tuteur devra intervenir dans un délai maximum de 30 jours.

En effet, le responsable hiérarchique ou tuteur appréciera les critères d’éligibilité du salarié au télétravail selon la compatibilité avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation de l’équipe, et apportera les explications nécessaires en cas de refus de la demande. Dans ce contexte, et si les raisons évoquées semblent au salarié insuffisamment motivées, une médiation pourra être réclamée auprès de la Direction des relations humaines.

Le formulaire précise :

-  la fréquence du télétravail ;

-  la plage de disponibilité pendant laquelle le salarié doit être joignable ;

-  l'adresse du lieu où s'exercera le télétravail ;

-  les équipements mis à disposition ;

- les conditions de réversibilité du télétravail ;

- l’emplacement sur l’intranet de l’accord, des guides et notes d’information sur le télétravail, ergonomie du poste de travail et la déconnexion dont le télétravailleur devra avoir pris connaissance au préalable de sa demande.

Pour la période d’application à durée déterminée du présent avenant de révision, les salariés arrivés avant l’entrée en vigueur du présent avenant n’auront pas l’obligation de soumettre à nouveau un formulaire. Toutefois, les partenaires sociaux ont conclu que les salariés concernés ne pourront se prévaloir des jours fixes de télétravail précédemment validés. En revanche, le principe de la fréquence du télétravail reste accordé.

III. L’article 4 dans ses dispositions de l’article 4.1, 4.2 et 4.5 de l’accord est supprimé et remplacé par l’article 4 rédigé comme suit :

Article 4 – Modalités d’organisation du télétravail

Article 4.1 : Journées dédiées au présentiel au sein des locaux et au maintien du lien social

Afin de permettre une organisation du travail avec l’ensemble du collectif et de maintenir le lien social avec la communauté de travail, la pose d’au moins deux journées de présence est obligatoire par semaine, sauf en cas d’application collective de l’article 3.2 et en cas de situation individuelle prévues à l’article 4.4.

Il est ainsi prévu qu’:

• une journée de présence obligatoire est fixée par le directeur ou la directrice de la direction d’affectation du bénéficiaire du télétravail, après dialogue avec la majorité de ses membres ;

• la seconde journée de présence obligatoire est proposée par le télétravailleur en fonction de l’équilibre vie privée/vie professionnelle, en lien avec ses obligations professionnelles. La transversalité au sein du collectif de travail entre les directions doit être encouragée.

Les jours des congés, de RTT, de JNT, ou d’autorisation absence prévus par l’accord d’entreprise du 24 août 2015 révisé et en vigueur, peuvent bien entendu être posés sur les journées de présence obligatoire.

Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation du salarié à la vie de l'entreprise. Le responsable hiérarchique veillera à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et sera attentif à ce que, dans la mesure du possible, les travaux en groupe ou réunions se tiennent lorsque le salarié est présent sur site.

Toutefois, le temps réservé à la place du collectif et au lien social n’a pas vocation à devenir un temps continu de réunions en présentiel. La place des réunions hybrides sur les jours de télétravail devra trouver des modalités techniques les permettant dans les meilleures conditions possibles. En cas de refus du salarié d'utiliser ces outils, il devra se rendre dans les locaux de l'entreprise pour assister physiquement aux réunions.

Les modalités des jours dédiés au présentiel (nombre et place dans la semaine) au sein des locaux peuvent être amenées à être revues chaque année, dans le cadre de la NAO tel qu’indiqué dans l’article 4.3 du présent accord, afin de prévoir l’amélioration de l’organisation du travail.

Article 4.2 : Principe d’organisation des jours de télétravail réguliers et occasionnels.

Le télétravail peut s’effectuer par journée ou demi-journée, de manière hebdomadaire, bi mensuelle ou ponctuelle dans le maximum hebdomadaire de 3 jours de télétravail par semaine sur l’année civile.

Les jours de télétravail peuvent s’organiser de manière cumulative, ou non, au choix du bénéficiaire :

• de 1 à 2 jours de télétravail réguliers, volants ;

en cas de nécessité de service ou à la convenance du salarié, il peut être demandé via l’outil SIRH, à déplacer ce jour au sein de la même semaine

des jours ou demi-journées occasionnels selon le forfait annuel en vigueur.

Au sein de chaque de direction de l’établissement, un référent télétravail est institué, sur la base du volontariat, en lien avec le directeur concerné. Il aura pour mission d’animer des espaces de discussion et de faire remonter les constats ou difficultés éventuelles à la DRHES qui en rendra compte à la commission de suivi et au CSE.

Article 4.5 : Délai de prévenance pour la prise du télétravail

Une fois l’accord donné et matérialisé par le formulaire prévu à l’article 3.1, les jours de télétravail seront fixés via l’outil SIRH en vigueur.

Les jours de télétravail peuvent être fixés d'une semaine sur l'autre et être modifiés le cas échéant dans la même semaine, en cas de nécessité de service, moyennant un délai de prévenance d’au moins 48h (jours ouvrés).

Avec un délai de prévenance de 48 heures (jours ouvrés), sauf cas de force majeure, le télétravailleur peut être amené à se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son supérieur hiérarchique pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service. Toutefois, cela doit rester très exceptionnel et dûment justifié à partir du moment où deux jours de présentiel ont été fixés (cf. article 4.1).

Par ailleurs, le télétravailleur peut quitter son lieu de télétravail pour se rendre à des réunions extérieures.

Article 2. Dispositions finales de l’avenant

Article 2.1. Durée de l’avenant

Le présent avenant est conclu à durée déterminée et entrera en vigueur le 9 mai 2022 et prendra fin à la date de l’emménagement dans les nouveaux locaux rue de la Folie Regnault, et au plus tard le 30 juin 2023.

Article 2.2 : Révision

Le présent avenant de révision pourra lui-même faire l’objet d’une révision, en tant que de besoin, au plus tôt dans les 3 mois suivants son entrée en vigueur, toute partie habilitée à réviser le présent avenant pourra provoquer une réunion, en mentionnant par écrit aux autres parties habilitées l’objet de la révision ainsi que les propositions de révision, en vue de la négociation d’un avenant. Cette réunion se tiendra alors dans les meilleurs délais, sans qu’il ne soit nécessaire pour ce faire que l’unanimité des parties habilitées consente à la tenue de cette réunion.

Les dispositions du présent avenant dont la révision est demandée restent en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel avenant de révision. Il est alors précisé que cette révision, dès lors qu’elle est mise en œuvre dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles, pourra porter tant sur le fond que sur la forme (date de fin notamment).

Article 2.3. Suivi de l’avenant

Le présent avenant fera l’objet d’un suivi, outre les dispositions prévues à l’accord, par le CSE de manière régulière a minima une fois par semestre.

Article 2.4 : Procédures de signature

Le présent avenant est soumis à la signature de l’ensemble des parties au plus tard le 30 avril 2022.

La Direction notifiera le texte à l'ensemble des représentants des organisations syndicales ayant composé la délégation syndicale à l'issue de la procédure de signatures.

Un exemplaire du présent avenant de révision sera notifié aux salariés par courriel et mis en ligne sur l’intranet.

Article 2.5 : Dépôt et publicité

Le présent avenant sera, conformément aux dispositions en vigueur, déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire de cet avenant sera déposé au Greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.

Fait à Paris, le 13

En 5 exemplaires originaux

Pour l’INSTITUT FRANCAIS

La Présidente, XXXX

Pour les ORGANISATIONS SYNDICALES

Force Ouvrière, représenté par XXXX

Déléguée syndicale

CGT, représenté par XXXX

Délégué syndical