ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL ET A LA MOBILITE DURABLE

AU SEIN DE L’INSTITUT FRANÇAIS

ENTRE :

L’INSTITUT FRANÇAIS représenté par XXX, Président par intérim,

ci-après désigné « l'Établissement »,

d'une part,

ET :

LES ORGANISATIONS SYNDICALES définies ci-dessous :

• le syndicat Force Ouvrière, représenté par XXX

• le syndicat CGT, représenté par XXX

ci-après désignées les « Syndicats »,

d'autre part

Ci-après désignées « Les Parties ».

• Considérant l’accord cadre européen du 16 juillet 2002 ;

• Considérant l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail, étendu par arrêté du 30 mai 2006 et publié au Journal Officiel le 9 juin 2006 ;

• Considérant l’accord d’entreprise de l’Institut français du 24 août 2015 révisé le 14 octobre 2019, et son annexe relative à l’accord d’entreprise pour le télétravail au sein de l’Institut français en date du 11 janvier 2017 ;

• Considérant l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail ;

• Considérant l’avenant n°1 à l’accord d’entreprise de l’Institut français relatif au télétravail en date du 16 janvier 2019 ;

• Considérant l’avenant n°2 à durée déterminée à l’accord d’entreprise de l’Institut français relatif au télétravail durant la crise sanitaire en date du 13 mars 2020 ;

• Considérant l’accord national interprofessionnel relatif au télétravail du 26 novembre 2020 ;
  

Préambule

Les évolutions sociétales, environnementales et technologiques, dont certaines modalités ont été accélérées dans le monde de l’entreprise notamment par la crise sanitaire internationale en 2020, conduisent à repenser le cadre du télétravail et de la mobilité qui représentent des enjeux humains, économiques, sociaux et organisationnels pour l’Institut français.

Ainsi, dans le contexte d’un télétravail massivement généralisé et d’un Accord National Interprofessionnel signé par les partenaires sociaux en novembre dernier, les Parties ont souhaité donner un cadre pérenne au télétravail sur la base d’une relation de confiance entre l’établissement et ses salariés, dès lors que les consignes nationales le permettront.

Le télétravail a révélé qu’il était performant. En témoigne la continuité des activités de l’établissement durant la crise sanitaire et les retours d’expérience qui légitiment son extension et permettent de l’ancrer comme un mode d’organisation pertinent et pérenne. En diminuant les trajets, le télétravail conduit aussi les salariés et l’Institut français à contribuer à une meilleure prise en compte environnementale. Toutefois, les parties conviennent que le télétravail peut avoir des effets significatifs sur la santé, le travail collectif et le mode de management des salariés. Ainsi le travail hybride doit être pensé pour que « l’entreprise soit vécue comme un lieu d’échange, d’apprentissage et de développement » de même qu’un consensus doit être trouvé sur les principaux bénéfices du télétravail entre autonomie et équilibre de vie des salariés. Dans le respect de l’accord en vigueur sur la déconnexion, les parties sont conscientes que les échanges entre collaborateurs et la séparation des temps vie privée et vie professionnelle peuvent être rendus plus complexes par le télétravail. De même, celui-ci peut créer des fractures au sein d’une entreprise, entre ceux qui télé-travaillent et les autres.

Ainsi, les parties rappellent que le développement du télétravail volontaire doit être accompagné d’un renforcement de la place du collectif et de la convivialité notamment pour permettre de lever les difficultés rencontrées (détecter les collaborateurs en difficulté, gérer le risque d’isolement des collaborateurs, maintenir le lien au sein de l’équipe, maintenir les échanges informels).

En conséquence, le télétravail doit permettre de trouver des modalités d’organisation du travail plus opérationnelles, un équilibre vie privée/vie professionnelle et un meilleur impact environnemental par la baisse de l’utilisation des transports. Dans ce cadre, les parties souhaitent poursuivre l’engagement de l’entreprise en faveur de la transition énergétique, en favorisant un mode de déplacement écologique pour le plus grand nombre.

Les parties entendent donc encourager les collaborateurs par la mise en place d’un forfait mobilité durable, à adopter un comportement plus respectueux de l’environnement, par l’usage de transports à mobilité douce pour les déplacements entre leur lieu de résidence et leur lieu de travail.

Ainsi, l’Institut français et l’ensemble des organisations syndicales représentatives ont engagé une négociation ayant abouti au présent d’accord qui annule et remplace le précédent et fait suite à 9 réunions de négociation (24 juillet, 11 septembre, 18 septembre, 16 décembre 2020, 9 février, 16 et 30 mars, 16 et 28 avril 2021).

Préambule 2

Article 1 – Définition du télétravail 4

Article 2 – Champ d’application et critères d’éligibilité au télétravail 4

Article 3 – Caractère volontaire du télétravail 5

Article 3.1 : principe du caractère volontaire de la demande, modalité d’acceptation des conditions de mise en œuvre 5

Article 3.2 : Exceptions au caractère volontaire du télétravail 5

Article 4 – Modalités d’organisation du télétravail 6

Article 4.1 : Journées dédiées au présentiel au sein des locaux et au maintien du lien social 6

Article 4.2 : Principe d’organisation des jours de télétravail réguliers et occasionnels. 6

Article 4.3 : Nombre de jours de télétravail occasionnels, en forfait annuel dit « à la carte ». 7

Article 4.4 : Exceptions individuelles 7

Article 4.5 : Délai de prévenance pour la prise du télétravail 7

Article 5 : Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur 7

Article 6 : Modalités de régulation de la charge de travail ou de régulation du temps de travail 8

Suivi de l’activité du télétravailleur 8

Article 7 – Réversibilité du télétravail, conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail 8

Article 7.1 : Période d’adaptation 8

Article 7.2 : Réversibilité après la période d’adaptation 9

Article 7.3 : Suspension provisoire 9

Article 8 – Environnement de travail et santé, sécurité du télétravailleur 9

Article 8.1 : Lieu du télétravail 9

Article 8.2 : Santé et sécurité du télétravailleur 10

Actions de sensibilisation et formation 10

Article 8.3 : Assurance 10

Article 8.4 : Équipements 11

Article 8.5 : Confidentialité et protection des données 11

Article 9 – Droits collectifs, égalité de traitement et remboursement de frais professionnels liés au télétravail 12

Article 9.1 : Droits collectifs et égalité de traitement 12

Article 9.2 : L’allocation forfaitaire de télétravail 12

Article 9.3 : Autres frais et dépenses d’équipement engagés par le salarié télétravailleur 12

Article 10 – Forfait mobilité durable 13

Article 10.1 : Définition et condition d’éligibilité 13

Article 10.2 : Montant et plafond du forfait mobilité durable 14

Article 10.3 : Modalité de mise en œuvre du forfait mobilité durable 14

Article 11 - Durée de l’accord 14

Article 12 – Substitution 15

Article 13 : Commission de suivi de l’accord 15

Article 14 : Règlement des différends 15

Article 15 : Clause de rendez-vous 16

Article 16 : Révision 16

Article 17 : Dénonciation 16

Article 18 : Procédures de signature 16

Article 19 : Dépôt et publicité 17

Les parties ont convenu ce qui suit :

Article 1 – Définition du télétravail

L’article L 1222-9 du code du travail stipule que : « Sans préjudice de l'application, s'il y a lieu, des dispositions du présent code protégeant les travailleurs à domicile, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa »

Le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’Établissement, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation de ses résultats.

Les parties souhaitent mettre en place un télétravail régulier et occasionnel qui se définit comme suit :

• Le télétravail régulier fait partie de l’organisation structurelle du travail du salarié ;

• Le télétravail occasionnel est mis en œuvre de manière ponctuelle pour répondre notamment à :

  • des contraintes d'organisation spécifiques ;

  • des circonstances exceptionnelles liées au transport ;

  • une prescription du médecin du travail pour la salariée ayant déclaré une grossesse.

Article 2 – Champ d’application et critères d’éligibilité au télétravail

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de l’Institut français embauché dans le cadre du droit privé, aux personnels sous contrat de travail temporaire mis à disposition de l’établissement par une entreprise de travail temporaire (hormis l’article 9 du présent accord) ; ainsi qu’aux stagiaires de l’établissement dans le respect de l’objectif pédagogique du stage (hormis l’article 9 du présent accord). Ces bénéficiaires sont ainsi appelés « télétravailleurs ».

Les parties signataires conviennent que le télétravail est fondé sur une confiance mutuelle entre le télétravailleur et son responsable hiérarchique ou tuteurs, qui doit apprécier la capacité du demandeur à exercer tout ou partie de ses missions de façon autonome.

Critères d’éligibilité au télétravail

Le télétravail est ouvert à toutes les activités pouvant être exercées à distance.

Seuls les demandeurs ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée physiquement à 100% de leur temps de travail dans les locaux de l’Institut français ne sont pas éligibles du fait de la nécessité d’une présence physique. Il peut s’agir de la nécessité d’assurer un accueil physique ou de travaux logistiques. Actuellement, aucune fonction nécessitant 100% de présence physique sur site n'est recensée au sein des salariés de l’entreprise.

Pour être éligible au télétravail, aucune ancienneté minimale n’est requise, toutefois les salariés doivent disposer d'une autonomie suffisante dans le poste occupé.

Enfin, le télétravail est ouvert sur l’ensemble des habitations du territoire français, qui disposent d’un espace dédié et adapté à ce mode d’organisation, d’une connexion internet à minima de haut débit (ADSL ou filaire), d’une installation électrique conforme et d’une assurance multirisque. Toutefois, le télétravailleur doit prévenir au préalable l’entreprise du déplacement de son lieu habituel de télétravail, sans que cela ne puisse ouvrir des remboursements de frais autre que ceux liés au domicile principal/locaux de l’établissement.

Un réexamen des critères d'éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d'établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à un réexamen de la situation de télétravail sur la base du formulaire en vigueur.

Article 3 – Caractère volontaire du télétravail

Article 3.1 : principe du caractère volontaire de la demande, modalité d’acceptation des conditions de mise en œuvre

Le télétravail est mis en place avec l’accord des parties : il revêt un caractère volontaire dont l’initiative revient aux salariés qui remplissent les critères d’éligibilité. Le passage à une situation de télétravail est néanmoins subordonné à l’accord du responsable hiérarchique ou tuteur et de la direction des relations humaines.

Un formulaire est mis en œuvre pour matérialiser cette demande et cet accord (mis en annexe à titre informatif). La réponse écrite et motivée en cas de refus du responsable hiérarchique ou tuteur devra intervenir dans un délai maximum de 30 jours.

En effet, le responsable hiérarchique ou tuteur appréciera les critères d’éligibilité du salarié au télétravail selon la compatibilité avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation de l’équipe, et apportera les explications nécessaires en cas de refus de la demande. Dans ce contexte, et si les raisons évoquées semblent au salarié insuffisamment motivées, une médiation pourra être réclamée auprès de la Direction des relations humaines.

Le formulaire précise :

-  la fréquence du télétravail et les jours télétravaillés ;

-  la plage de disponibilité pendant laquelle le salarié doit être joignable ;

-  l'adresse du lieu où s'exercera le télétravail ;

-  les équipements mis à disposition ;

- les conditions de réversibilité du télétravail ;

- l’emplacement sur l’intranet de l’accord, des guides et notes d’information sur le télétravail, ergonomie du poste de travail et la déconnexion dont le télétravailleur devra avoir pris connaissance au préalable de sa demande.

Article 3.2 : Exceptions au caractère volontaire du télétravail

Sans remettre en cause le principe de volontariat attaché au télétravail, l’Établissement pourra recourir au télétravail occasionnel en cas de circonstances et situations exceptionnelles telles que : cas de force majeure, intempéries, grèves de transports en commun, contexte sanitaire, directives nationales ou autres conditions particulières impactant de manière globale l’ensemble des personnels. Il pourra s’inscrire dans le cadre d’un plan de continuité et de reprise d’activité.

En ce cas, l’Établissement organisera dans les meilleurs délais, une information préalable des représentants du personnel du CSE.

Article 4 – Modalités d’organisation du télétravail

Article 4.1 : Journées dédiées au présentiel au sein des locaux et au maintien du lien social

Afin de permettre une organisation du travail avec l’ensemble du collectif et de maintenir le lien social avec la communauté de travail, la pose de journées de télétravail n’est pas possible les lundi et mardi, sauf en cas d’application collective de l’article 3.2 et en cas de situation individuelle prévues à l’article 4.4.

Les jours d’absence prévus par l’accord d’entreprise en vigueur peuvent bien entendu être posés les lundis et mardis.

Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation du salarié à la vie de l'entreprise. Le responsable hiérarchique veillera à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et sera attentif à ce que, dans la mesure du possible, les travaux en groupe ou réunions se tiennent lorsque le salarié est présent sur site.

Toutefois, le temps réservé à la place du collectif et au lien social n’a pas vocation à devenir un temps continu de réunions en présentiel. La place des réunions hybrides sur les jours réservés au télétravail devra trouver des modalités techniques les permettant dans les meilleures conditions possibles. En cas de refus du salarié d'utiliser ces outils, il devra se rendre dans les locaux de l'entreprise pour assister physiquement aux réunions.

Les modalités des jours dédiés au présentiel (nombre et place dans la semaine) au sein des locaux peuvent être amenées à être revues chaque année, dans le cadre de la NAO tel qu’indiqué dans l’article 4.3 du présent accord, afin de prévoir l’amélioration de l’organisation du travail.

Article 4.2 : Principe d’organisation des jours de télétravail réguliers et occasionnels.

Le télétravail peut s’effectuer par journée ou demi-journée, de manière hebdomadaire, bi mensuel ou ponctuelle dans le maximum hebdomadaire de 3 jours de télétravail continus par semaine (entre le mercredi et le vendredi) sur l’année civile,

Les jours de télétravail peuvent s’organiser de manière cumulative, ou non, au choix du bénéficiaire :

• de 1 à 2 jours de télétravail réguliers,

en cas de nécessité de service ou à la convenance du salarié, il peut être demandé via l’outil SIRH, à déplacer ce jour au sein de la même semaine (hormis les lundis et mardis),

• des jours ou demi-journées occasionnels selon un forfait annuel.

Article 4.3 : Nombre de jours de télétravail occasionnels, en forfait annuel dit « à la carte ».

Le forfait annuel dit de jours de télétravail « à la carte » est fixé à 43 jours pour un personnel à temps plein. En cas de temps de travail partiel, il est réduit à due proportion de sa quotité. En cas d’application de l’article 3.2, le forfait n’est pas décompté.

Le nombre de jours annuels prévus au forfait peut être amené à être revu chaque année dans la limite du plancher de 43 jours, dans le cadre de la NAO annuelle, afin de prévoir l’ajustement du forfait au nombre de semaines travaillées hors théorie de congé (5 semaines de congé payé, 5 semaines de RTT, 4 semaines de JNT, 2 jours « pont »).

Article 4.4 : Exceptions individuelles

Par exception aux articles précédents, les personnels se trouvant dans une situation de handicap, dans une situation médicale, ou personnelle nécessitant l’aménagement d’un télétravail sur plus de 3 jours par semaine est accordable sur une durée limitée, renouvelable, après avis du médecin du travail.

Article 4.5 : Délai de prévenance pour la prise du télétravail

Une fois l’accord donné et matérialisé par le formulaire prévu à l’article 3.1, les jours de télétravail seront fixés via l’outil SIRH en vigueur.

Les jours de télétravail peuvent être fixés d'une semaine sur l'autre et être modifiés le cas échéant dans la même semaine (hormis les lundis et mardis), en cas de nécessité de service, moyennant un délai de prévenance d’au moins 48h.

Le télétravailleur pouvant être amené à se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son supérieur hiérarchique pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service. Toutefois, cela doit rester très exceptionnel et dûment justifié à partir du moment où deux jours de présentiel ont été fixés (cf. article 4.1).

Par ailleurs, le télétravailleur peut quitter son lieu de télétravail pour se rendre à des réunions extérieures.

Article 5 : Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Le télétravailleur reste soumis à la durée du travail en vigueur dans l’établissement, telle que définie dans l’accord d’entreprise, et doit déclarer dans l’outil de gestion des temps les journées de télétravail et le temps de travail effectué.

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de travail suivantes : de 10h à 12h et de 14h à 16h pendant lesquelles il doit être possible de le joindre avec les outils et applications confiés par l’établissement.

En effet, dans une perspective de régulation des organisations et de préservation des temps collectifs de travail, les plages fixes de 10h à 12h et de 14h à 16h sont des plages de travail communes à tous. Toutefois, en fonction des situations prévues à l’article 3.2, des tolérances d’organisation pourront être proposées en lien avec les représentants du personnel au CSE.

Article 6 : Modalités de régulation de la charge de travail ou de régulation du temps de travail

En cas de situation particulière d’organisation ponctuelle, le télétravailleur envisage avec son encadrant les modalités de télétravail qui pourraient être mises en place, un aménagement spécifique de l’amplitude journalière des horaires de travail pourra être défini, tout en veillant à ne pas dépasser une amplitude journalière de 13 heures et en adaptant la charge de travail si besoin (conformément à l’article 29.2 de l’avenant de révision de l’accord d’entreprise du 24 août 2015 en vigueur).

La charge de travail doit être en adéquation avec les contraintes et les changements imprévus et le dialogue avec son encadrant doit permettre de la réajuster si nécessaire, de la même façon qu’en présentiel.

Pour rappel : l’amplitude journalière est la durée comprise entre le début et la fin de la journée de travail d'un salarié composée des temps de travail effectif et des temps de pause.

L’Institut français s’assurera que la charge de travail et les délais d’exécution permettent aux télétravailleurs de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos, conformément à la réglementation et aux termes de l’accord d’entreprise en vigueur.

De même, la mise en place du télétravail prend en compte le droit à la déconnexion, comme défini dans l’accord en vigueur à l’Institut français, dans le respect du temps de repos et de congés ainsi que la vie privée du salarié.

Suivi de l’activité du télétravailleur

Le responsable hiérarchique déterminera avec le télétravailleur, dans le cadre de ses missions, les types de travaux à réaliser à domicile.

Il fera un point régulier avec le télétravailleur sur la bonne exécution et les résultats attendus, et notamment au moment des entretiens annuels obligatoires pour évaluer à la fois les conditions d’activité et la charge de travail dans le respect de la séparation entre vie privée et vie professionnelle.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

En cas de non-production des travaux demandés ou de difficultés à respecter le principe de la déconnexion, le télétravail pourra être réétudié.

Article 7 – Réversibilité du télétravail, conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Article 7.1 : Période d’adaptation

Afin de permettre aux salariés et aux responsables hiérarchiques d’adopter ce mode de travail, de vérifier son bon fonctionnement technique et organisationnel et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes de chacun, une période d’adaptation de 3 mois est prévue à compter de la mise en œuvre du télétravail sur l’outil SIRH.

Pendant cette période, chacune des parties sera libre de mettre fin au dispositif de télétravail par une demande écrite et motivée moyennant le respect de prévenance de 15 jours, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

Article 7.2 : Réversibilité après la période d’adaptation

Chacune des parties pourra décider, en le motivant par écrit, de mettre fin unilatéralement au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai. L’arrêt du télétravail sera formalisé par écrit.

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes : condition d'éligibilité non remplie, changement de service au sein de l'entreprise.

Article 7.3 : Suspension provisoire

En cas de force majeure, de nécessité opérationnelle ou d’impossibilité motivée par la Direction, le télétravail pourra être ponctuellement suspendu à l’initiative de l’employeur, par voie écrite aux salariés concernés, sans pour autant que cela remette en cause cette forme d’organisation du travail. Hormis en cas de force majeure, un délai de prévenance de 48h devra être observé.

Cette suspension pourra intervenir notamment (mais non exclusivement) : en cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité projet, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle ; en cas de formation, atelier, réunion, etc. nécessitant la présence physique du collaborateur, en France ou à l'étranger.

Article 8 – Environnement de travail et santé, sécurité du télétravailleur

Article 8.1 : Lieu du télétravail

Le télétravail s’effectue au domicile déclaré du personnel télétravailleur, ou dans tout autre lieu sur le territoire français.

En cas de changement de domiciliation ponctuelle du télétravail sur le territoire national, une information devra être faite par le télétravailleur au minimum 48h ouvrés avant le changement auprès du responsable hiérarchique et du DRH et garantir le même niveau d’organisation du télétravail.

Afin de respecter l’équilibre vie privée / vie professionnelle du télétravailleur, celui-ci devra aménager un poste de travail dédié, garantissant une bonne ergonomie et permettant la concentration. A ce titre, le télétravailleur pourra demander des conseils en ergonomie auprès de l’Institut français.

Le télétravailleur doit être en situation de se concentrer à la maison, il est responsable de son matériel, et de sa posture de travail, en veillant à :

• une surface minimale dotée d’un mobilier adapté pour installer le matériel mis à disposition ainsi que les dossiers professionnels, et un espace de rangement des fournitures et documents professionnels ;

• un espace bien éclairé (lumière naturelle et éclairage artificiel adapté) et correctement chauffé ;

• un espace le plus calme possible, isolé des bruits extérieurs et intérieurs, et des sollicitations familiales (dans la mesure du possible).

Article 8.2 : Santé et sécurité du télétravailleur

Les dispositions du code du travail en matière de santé et de sécurité au travail s’appliquent au télétravailleur. Son poste de travail fait l’objet d’une évaluation des risques professionnels au même titre que l’ensemble des postes de travail (DUER).

Les accidents survenus pendant la période d’activité en télétravail peuvent bénéficier d’une reconnaissance d’imputabilité à l’activité professionnelle et être réparés selon les règles applicables aux accidents du travail sur son lieu de télétravail. Le présent accord garantit au télétravailleur le bénéfice de la même couverture maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’établissement, également lorsqu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’établissement ou dans le cadre de tout autre déplacement pour un rendez-vous organisé dans l’exercice de son activité.

Pour ce faire, le télétravailleur devra informer sans délai la direction des relations humaines et se conformer aux modalités de déclaration en vigueur à l’Institut français.

Sous réserve de l'accord du télétravailleur, la CSSCT pourrait effectuer une visite du lieu habituel de télétravail du salarié.

Actions de sensibilisation et formation

Régulièrement, la Direction invitera les télémanagers et télétravailleurs à suivre des cessions de sensibilisation/formation afin d’entretenir une organisation fluide des missions exécutées en télétravail, de préserver l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée et d’écarter tous risques professionnels pouvant résulter du travail à distance.

Article 8.3 : Assurance

Le salarié doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce une activité professionnelle à son domicile et s’assurer que son assurance multirisques habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail ainsi que le matériel mis à disposition, à son domicile.

La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie, relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre, à cet effet, une attestation de conformité sur l’honneur.

L’Institut français remboursera les éventuels surcoûts d’assurance multirisques permettant de couvrir l'ensemble des dommages pouvant survenir en raison de l'utilisation du matériel de l'entreprise au sein du domicile du télétravailleur, sur présentation d’une facture acquittée de la compagnie d’assurance.

Article 8.4 : Équipements

L’Institut français met à la disposition des personnels les équipements informatiques (casque, ordinateur mobile avec écran ou ordinateurs fixes), et les accès aux logiciels, applications et serveurs nécessaires à la bonne réalisation des tâches qui leur sont confiées.

Il est rappelé par ailleurs que les équipements informatiques (ordinateurs et accès VPN) mis à disposition des télétravailleurs doivent être éteints en fin de journée, pour des raisons de sécurité informatique et de limitation des consommations d’énergie.

Dans l’attente de la mise à disposition de moyens de téléphonie permettant aux télétravailleurs d’être joints ou de joindre leurs correspondants extérieurs, la Direction procédera au remboursement des frais d’appels exceptionnels dont le personnel en télétravail aurait eu à s’acquitter, sur la base de justificatifs détaillés, et dans l’hypothèse où il n’aurait pas été en mesure de solliciter en amont le service informatique pour le prêt d’un téléphone mobile.

Dans le cas d’une impossibilité temporaire d’accomplir ses fonctions en télétravail, notamment en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le salarié devra en informer son responsable hiérarchique dans les plus brefs délais, ainsi que le service informatique (informatique@institutfrancais.com). Le jour télétravaillé s’en trouvera ainsi annulé et le salarié devra revenir sur site.

Le matériel mis à disposition est assuré par l’Institut français, et les salariés télétravailleurs sont responsables du matériel mis à leur disposition. Pour des raisons de sécurité, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur.

En cas de prêt d’un ordinateur fixe ou d’un écran, l’Institut français prend en charge le transport du matériel. En cas de détérioration de tout équipement confié par l’Établissement aux salariés, ils sont tenus d’en avertir immédiatement le pôle informatique. Conformément à la charte informatique, il est rappelé que l’entretien de ces matériels (nettoyage régulier des claviers, souris, écran, etc.) incombe au salarié, qu’il soit en télétravail ou sur site.

Article 8.5 : Confidentialité et protection des données

Il incombe au télétravailleur de se conformer aux règles relatives à la protection des données.

Le télétravailleur n’exerçant pas ses fonctions dans un environnement professionnel, il doit veiller à ce que les informations sensibles qu’il traite à son domicile demeurent confidentielles et ne soient pas accessibles à des tiers en verrouillant l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur. La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Dans le respect de la charte informatique en vigueur depuis 2017 (annexe du règlement intérieur), les outils informatiques ne peuvent servir qu’à des fins professionnelles. Tout manquement à cette disposition conduira à une révocation immédiate de son statut de télétravailleur.

Il s’engage à ne pas faire sous-traiter les travaux qui lui sont confiés, à respecter la confidentialité des informations obtenues ou recueillies dans le cadre de son travail et à ne pas les utiliser à des fins personnelles.

Article 9 – Droits collectifs, égalité de traitement et remboursement de frais professionnels liés au télétravail

Article 9.1 : Droits collectifs et égalité de traitement

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux, règlementaires et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Institut français.

Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’entretien annuel professionnel et d’évaluation, d’accès à la formation, d’accès à l’information de l’Institut français, des représentants du personnel et des délégués syndicaux sont identiques à celles des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Institut français.

Par ailleurs, conformément aux termes de l’annexe 7 de l’accord d’entreprise signé le 24 août 2015, les télétravailleurs peuvent prétendre à l’achat de titres restaurants ; la prise en charge de l’employeur étant soumise à évolution en fonction des résultats des négociations annuelles des partenaires sociaux, les conditions d’acquisition et le prix d’achat de ces titres correspondent aux modalités et aux quotes-parts employeur/salariés en vigueur le jour de l’achat.

Article 9.2 : L’allocation forfaitaire de télétravail

A compter du 1^er avril 2021, et avec rétroactivité à cette date, les frais associés au télétravail engagés par le personnel télétravailleur font l’objet d’une allocation forfaitaire exonérée de cotisations et contributions sociales, valorisée à 2 euros par jour de télétravail effectué (et 1 euro par demi-journée), sur un équivalent maximum de 3 jours de télétravail par semaine (plafonnement à 30 euros par mois) et versée à terme échu :

- 1 journée de télétravail par semaine : plafond maximum de 10€ par mois

- 2 journées de télétravail par semaine : plafond maximum de 20€ par mois

- 3 journées et au-delà de télétravail par semaine : plafond maximum de 30€ par mois

L’allocation est versée à tous les salariés en situation de télétravail effectif, hors mandataire social non bénéficiaire d’un contrat de travail. Ils ont vocation à couvrir les frais fixes liés à l’occupation du domicile, les frais variables, les consommables et les frais de connexion au réseau téléphonique et d’abonnement internet.

L’allocation forfaitaire de télétravail est versée sur la base des déclarations par les salariés et validations par les responsables hiérarchiques sur l’outil SIRH en vigueur (à date CEGID/Meta4).

Aucune réclamation et régularisation ne sera possible, passée la date de mise à jour (dernier jour de chaque mois échu).

Article 9.3 : Autres frais et dépenses d’équipement engagés par le salarié télétravailleur

L'entreprise prend en charge les dépenses liées à la mise en conformité du domicile principal (au sens de la résidence principale) au télétravail ainsi que les dépenses d'installation de l'équipement bureautique et informatique nécessaires.

A compter de la mise en place du présent accord, deux possibilités sont ouvertes aux télétravailleurs :

• Soit la commande est faite par l’Institut français, sur la base d’un justificatif médical et après l’agrément de la médecine du travail, et le matériel livré au domicile principal du télétravailleur demeure la propriété de l’Institut français.

• Soit l’achat est assuré par le télétravailleur, et l’Institut français rembourse les dépenses d’acquisition dans la limite de 50% de la dépense réelle sur justificatifs et dans un plafond maximum de 500 euros, conformément aux règles permettant l’exclusion de l’assiette des cotisations sociales.

Les mobiliers entrant dans les catégories suivantes sont éligibles sur présentation d’une facture acquittée : bureau ergonomique, fauteuil ergonomique, étagères, meubles de rangement, lampe de bureau.

La demande de matériel et d’équipement doit être adressée par le formulaire dédié à servicesgeneraux@institutfrancais.com et à drh@institutfrancais.com.

 

Le renouvellement des matériels acquis pour le télétravail tiendra compte, quand la valeur d'achat y est soumise, des durées d'amortissement en vigueur dans l'établissement. Toutefois, en cas de détérioration d'un matériel soumis ou non à la durée d'amortissement en cours et avant son terme, le salarié aura la possibilité de le remplacer après transmission préalable d'une déclaration sur l’honneur et accord expresse de la Direction dans les mêmes conditions de participation financière.

Concernant les mises en conformité du domicile du télétravailleur, l’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation de la facture de frais de diagnostic de conformité électrique, installations de prises, modifications liées à la mise en conformité avec la législation du travail.

Conformément aux règles permettant l’exclusion de l’assiette des cotisations sociales, les dépenses d’acquisition de mobilier ergonomique engagés par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire, pour exercer son activité en télétravail sont remboursés par l’IF dans la limite de 50% de la dépense réelle sur justificatifs et dans un plafond maximum de 500 euros.

Article 10 – Forfait mobilité durable

Article 10.1 : Définition et condition d’éligibilité

Afin de promouvoir des moyens de transport plus écologiques, le forfait mobilité durable est une indemnité exonérée de cotisations, versée pour prendre en charge les frais de trajets des personnels privilégiant les modes de transport dits « à mobilité douce » pour effectuer leurs trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

Les transports dits « à mobilité douce » concernent les modes de déplacement suivants :

• le cycle ou cycle à pédalage assisté personnel élargie à compter du 1^er janvier 2022 aux engins de déplacement personnel motorisé (EDPM) dont les trottinettes personnelles ;

• le covoiturage en tant que conducteur ou passager ;

• les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement) ;

• les autres services de mobilité partagée qui sont :

• d'une part, la location ou la mise à disposition en libre-service de cyclomoteurs, de motocyclettes, de vélos électriques ou non et d'engins de déplacement personnel avec ou sans station d'attache et accessibles sur la voie publique, à condition qu'ils soient équipés d'un moteur non thermique ou d'une assistance non thermique lorsqu'ils sont motorisés (ex. : trottinettes ou gyropodes en libre-service),

• et d'autre part, les services d'autopartage de véhicule à moteur à condition que les véhicules mis à disposition soient des véhicules à faibles émissions (véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène) (conformément à l'article L. 224-7 du code l'environnement).

Article 10.2 : Montant et plafond du forfait mobilité durable

Le forfait mobilité durable versé mensuellement est cumulable, de manière alternée, avec le remboursement des frais d’abonnement publics de personnes ou de services publics de location de vélos.

A compter du 1^er janvier 2021, et avec rétroactivité à cette date, le plafond est fixé à 500 euros par an et par salarié, versée de manière mensuelle, soit 41,66 euros par mois.

En effet, le forfait mobilité durable ne peut être exonéré que dans la limite de 500 € par an, minorés du montant de la prise en charge par l’employeur de l’abonnement de transport en commun.

Article 10.3 : Modalité de mise en œuvre du forfait mobilité durable

Le collaborateur souhaitant bénéficier du forfait mobilité durable devra annuellement compléter une attestation sur l’honneur à utiliser un des modes des transports dits « à mobilité douce » pour effectuer le déplacement entre son lieu de résidence habituelle et son lieu de travail. Ainsi qu’à chaque alternance entre le forfait de mobilité durable et le remboursement de l’abonnement de transport en commun. Les attestations devront être transmises à la DRH (drh@institutfrancais.com) avant le 10 du mois en cours, pour pouvoir être prises en compte.

Le salarié doit être en mesure de fournir à l'employeur, pour chaque année civile, une attestation sur l’honneur ou un justificatif de paiement de l’utilisation effective des modes de transport susvisés.

Le forfait mobilité durable peut prendre la forme d'une solution de paiement spécifique, dématérialisée et prépayée, intitulée « titre-mobilité » qui fonctionne sur le même principe que les tickets restaurant, afin de prendre également en en charge des frais de carburant ou d'alimentation électrique ou hybrides rechargeables dans le cadre du forfait de mobilités durables.

Article 11 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu à durée indéterminée et entrera en vigueur le jour suivant son dépôt.

Article 12 – Substitution

Il est expressément convenu que le présent accord se substitue à tout accord, disposition conventionnelle, usage, engagement unilatéral ou pratique mise en place antérieurement par quel que mode de ce soit, et qui aurait le même objet.

Article 13 : Commission de suivi de l’accord

Indépendamment et sans préjudice des attributions des institutions représentatives du personnel qui a institué un comité de suivi du télétravail est intégré à la commission Santé, Sécurité et conditions de travail (CSSCT) mis en place par l’avenant de révision de l’accord d’entreprise du 24 août 2015 relatif au dialogue social et aux modalités de mise en place et fonctionnement du Comité Social et Économique et de la BDES signé le 16/01/2019 – une commission de suivi du présent accord est mise en place.

Elle est composée d’au plus de deux représentants par organisations syndicales représentatives signataires de l’accord ou y ayant adhéré, et pour les prochains cycles électoraux en l’absence de ces organisations syndicales, de l’ensemble des organisations syndicales représentatives, d’un nombre au plus équivalent de représentants de la Direction.

Dans la mesure du possible, la Commission de suivi sera composée d’un nombre équivalent de membres entre les représentants de la direction et l’ensemble des représentants des organisations syndicales représentatives.

La Commission de suivi a pour missions principales :

• Le suivi de la mise en œuvre de l’accord, de sa communication et des indicateurs nécessaires au suivi et à l’analyse du télétravail,

• Le suivi des évolutions sociétales et juridiques externes en la matière,

• Le suivi des actions de sensibilisation auprès des télémanagers et télétravailleurs, dont l’identification des bonnes pratiques notamment d’un point de vue organisationnelle du télétravail en prenant en compte la santé physique et psychologie et la qualité de vie au travail des salariés,

• Le suivi du forfait mobilité durable.

Article 14 : Règlement des différends

Les parties signataires conviennent d’appliquer le présent accord dans le même esprit de loyauté et d’ouverture que celui qui a présidé aux négociations et à la conclusion de celui-ci.

En cas d’apparition d’un litige sur la mise en œuvre du présent accord, les parties s’engagent à se rencontrer dans les meilleurs délais, afin de rechercher la ou les solutions nécessaires au règlement amiable de leur différend.

Article 15 : Clause de rendez-vous

La Commission de suivi se réunira au moins une fois tous les 2 ans ou à la demande de la Direction, ou à la demande de la majorité des membres représentant le personnel au sein de la Commission.

Article 16 : Révision

En tant que de besoin, au plus tôt dans les 3 mois suivants l’entrée en vigueur de l’accord, toute partie habilitée à réviser le présent avenant pourra provoquer une réunion, en mentionnant par écrit aux autres parties habilitées l’objet de la révision ainsi que les propositions de révision, en vue de la négociation d’un avenant. Cette réunion se tiendra alors dans les meilleurs délais, sans qu’il ne soit nécessaire pour ce faire que l’unanimité des parties habilitées consente à la tenue de cette réunion.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée restent en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant de révision.

Article 17 : Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties habilitées selon les modalités suivantes :

• La dénonciation est notifiée par lettre originale recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à chacune des autres parties habilitées et doit donner lieu à dépôt conformément à l’article L. 2231-6 du Code du travail. La date de dépôt de la dénonciation fait courir le délai du préavis,

• La dénonciation prend effet au terme d’un préavis d’un mois. L'accord dénoncé continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de la date d'expiration du préavis.

Article 18 : Procédures de signature

Le présent accord est soumis à la signature de l’ensemble des parties au plus tard jusqu’au XX.

La Direction notifiera le texte à l'ensemble des représentants des organisations syndicales ayant composé la délégation syndicale à l'issue de la procédure de signatures.

Un exemplaire du présent accord sera notifié aux salariés par courriel et mis en ligne sur l’intranet.

Article 19 : Dépôt et publicité

Le présent accord sera, conformément aux dispositions en vigueur, déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire de cet accord sera déposé au Greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.

Le présent avenant fait l'objet des formalités de publication prévues à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Paris, le 13

En 5 exemplaires originaux

Pour l’INSTITUT FRANCAIS

Le Président par intérim, XXX

Pour les ORGANISATIONS SYNDICALES

Force Ouvrière, représenté par XXX,

Déléguée syndicale

CGT, représenté par XXX

Délégué syndical