ETABLISSEMENTS NICOLAS

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

ELECTIONS DU COMITE DE REPRESENTATION

DES GERANTS MANDATAIRES NON SALARIES

ENTRE-LES soussignés :

La société Etablissements Nicolas, société anonyme inscrite au registre du commerce et des sociétés de Créteil sous le SIREN 542 066 238, dont le siège social est sis 1, rue des Oliviers à Thiais (94320), représentée par XXXXXXXXXX, Directrice Pôle RSE, dûment habilitée aux effets du présent accord,

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives

CFDT Représentée par XXXXXXXXXX

dûment habilité,

CFTC Représentée par XXXXXXXXXX

dûment habilité,

SNCDD CFE-CGC Représentée par XXXXXXXXXX

dûment habilité,

D’autre part,

Ci-après, ensemble, désignés « les parties »

Préambule 

Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et les Organisations syndicales représentatives de la société Etablissements Nicolas ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception en date du 13 février 2023.

Les gérants mandataires non-salariés ont été informés de l’annonce des élections par le portail de la société Etablissements Nicolas.

En réponse aux invitations envoyées le 13 février 2023, les Organisations syndicales et la Direction de la société Etablissements Nicolas se sont réunies le 06 mars 2023 et le 08 mars 2023 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.

A l’issue de ces réunions, a été conclu le présent protocole d’accord préélectoral. Les élections des membres du Comité de Représentation des gérants mandataires non-salariés seront donc organisées, dans le respect de la Législation et de ses aménagements expressément et limitativement prévus par l’article 36 de l’accord collectif national du 18 juillet 1963, selon les modalités ci-après exposées.

SOMMAIRE

Préambule 3

1 ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE 6

1.1. elections par voie electronique 6

1.2. Protection des données à caractère personnel 6

2 Dates des élections 7

2.1. Dates des élections par voie électronique 7

2.2. Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité 7

3 Durée des mandats 7

4 Calcul de l’effectif 7

4.1. Dates de calcul de l’effectif 7

5 Nombre de sièges à pourvoir 8

5.1. Nombre de sièges à pourvoir 8

5.2. proportion femmes/hommes des sieges a pourvoir 8

6 Electorat et éligibilité 8

6.1. Conditions d’électorat et d’éligibilité 8

7 Listes électorales 9

7.1. Contenu des listes électorales 9

7.2. Publication des listes électorales 9

7.3. Réclamations relatives aux listes électorales 9

8 Appel et dépôt des candidatures 9

8.1. Information et appel à candidatures 9

8.2. Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au premier tour des élections 10

8.3. Cas d’organisation d’un second tour 10

8.4. Modalités de dépôts des listes de candidats 10

8.5. Nombre de candidats par liste 11

8.6. Cumul de candidatures 11

8.7. Représentation équilibrée des hommes et des femmes 11

8.8. Publication des listes de candidats 12

9 Propagande électorale 12

9.1. Tracts 12

9.2. Professions de foi des candidats 12

10 Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales 13

10.1. Vote électronique, principes généraux 13

10.2. authentification de l’electeur 13

10.3. procedure de restitution des codes 14

10.4. Déroulement du vote par internet 15

10.5. Assistance téléphonique 15

10.6. Bureau de vote 16

10.7. Cellule d’assistance technique 16

10.8. Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement 16

10.9. Chiffrement et déchiffrement des votes 17

10.10. Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique 17

11 Modalités d’election des élus 17

11.1. Ratures 18

11.2. Egalité des voix 18

12 Proclamation et PUBLICITE des résultats et processus de génération des procès-verbaux 18

12.1. Signature du procès-verbal et des listes d’émargement 18

12.2. Proclamation des résultats 18

12.3. publicite des résultats 18

12.4. Envoi des procès-verbaux 19

13 Mesure de la représentativité syndicale 19

13.1. Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise 19

13.2. representation des syndicats 19

14 Durée de conservation des données 20

15 Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord 20

1. ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE

   1. elections par voie electronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la société Etablissements Nicolas souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société xx a été retenue.

Cette modalité d'organisation des votes résulte notamment de la dispersion géographique sur l'ensemble du territoire national des magasins dont la gestion a été confié aux gérants mandataires non-salariés.

Ce système étant accessible par l’ensemble des gérants mandataires non-salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par l’article 36 de l’accord collectif national des maisons d’alimentation à succursales, supermarchés, hypermarchés « gérants mandataires non-salariés » du 18 juillet 1963, tel que modifié par un avenant n° 73 du 09 mars 2022, et selon les modalités qu’il précise, un Comité de Représentation des gérants mandataires non-salariés doit être mis en place au sein de la société Etablissements Nicolas.

La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

Le niveau de risque retenu est le niveau 2 selon les modalités de la CNIL.

Le cabinet d’expertise sera mandaté par la société Etablissements Nicolas pour évaluer le niveau de risque retenu, réaliser un audit technique de la solution de vote et des procédures mises en place en fonction du niveau de risque susmentionné.

Un accord d’entreprise a été conclu le 16 janvier 2023 entre la direction et l’organisation syndicale SNCDD-CFE-CGC dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre est annexé à cet accord.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

Protection des données à caractère personnel

Les élections professionnelles des gérants mandataires non-salariés au sein de la société Etablissements Nicolas amènent un traitement des données. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

La société Etablissements Nicolas informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679 (Annexe 3).

Xx, à qui la société Etablissements Nicolas fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Dates des élections

Les membres du comité de représentation des gérants mandataires non-salariés seront élus par scrutins électroniques.

1. 3. Dates des élections par voie électronique

Afin de garantir la bonne organisation matérielle et le bon déroulement du processus électoral, les parties ont décidé de fixer la période de vote électronique suivante :

• Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le 29 mars 2023 à 17h00 et seront clôturées le 31 mars 2023 à 15h00.

• Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le 12 avril 2023 à 17h00 et seront clôturées le 14 avril 2023 à 15h00.

  4. Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité

Dans le cadre d’un vote électronique se déroulant sur plusieurs jours, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient à la date du premier jour du scrutin du premier tour, c’est-à-dire au 29 mars 2023.

Durée des mandats

La durée des mandats des membres élus au comité de représentation des gérants mandataires non-salariés de la société Etablissements Nicolas est de 4 ans.

Les mandats des membres du comité de représentation des gérants mandataires non-salariés actuels prennent fin le 14 avril 2023.

Le mandat des nouveaux élus du comité de représentation des gérants mandataires non-salariés prend effet une fois les résultats proclamés.

Calcul de l’effectif

3. 5. Dates de calcul de l’effectif

Les parties constatent que l’effectif de l’établissement unique gérants mandataires non-salariés est de 691 personnes au 28 février 2023.

Nombre de sièges à pourvoir

4. 6. Nombre de sièges à pourvoir

Le nombre des membres du comité de représentation des gérants mandataires non-salariés à élire est fixé à :

• 14 titulaires gérants mandataires non-salariés ;

• 14 suppléants gérants mandataires non-salariés.

  7. proportion femmes/hommes des sieges a pourvoir

Les 14 sièges de titulaires et les 14 sièges de suppléants pour les élections des membres du comité de représentation des gérants mandataires non-salariés seront ainsi répartis :

	SIEGES A POURVOIR	REPARTITION FEMMES / HOMMES
	TITULAIRES	SUPPLEANTS	% FEMMES	% HOMMES
Collège unique	14	14	17%	83%

Electorat et éligibilité

5. 8. Conditions d’électorat et d’éligibilité

Comme le précise l’article 36 de l’accord collectif national du 18 juillet 1963, « sont électeurs et éligibles les gérants mandataires non-salariés et cogérants mandataires non-salariés en exercice, titulaires d’un contrat de gérance et/ou de cogérance et répondant aux conditions d’électorat et d’éligibilité fixées par les dispositions légales relatives aux élections professionnelles ».

Ainsi, est électeur tout(e) gérant(e) mandataire non salarié(e) de 16 ans au moins et ayant trois mois de présence dans l’établissement (exclusion faite de la période de formation) à la date du scrutin (soit le 29 mars 2023).

Est éligible tout(e) gérant(e) mandataire non salarié(e) ayant 12 mois de présence dans les mêmes conditions et âgé au moins de 18 ans.

Listes électorales

6. 9. Contenu des listes électorales

La direction de la Société Mandante établira, pour le collège unique gérants mandataires non-salariés, la liste des gérants mandataires non-salariés électeurs et éligibles.

Ces listes comporteront les indications suivantes :

• Le nom et le prénom

• La date de naissance

• La succursale d’affectation

• La date d’ancienneté dans l’activité de gérant mandataire non-salarié

Elles comporteront également un décompte du nombre total d’inscrits ainsi que sa répartition entre les femmes et les hommes.

Publication des listes électorales

Ces listes des électeurs et des éligibles seront publiées aux gérants mandataires non-salariés via le portail au plus tard le 09 mars 2023.

Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes au sein du collège unique.

Réclamations relatives aux listes électorales

Toute réclamation relative à ces listes devra se faire via la saisine du tribunal judiciaire compétent dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour franc suivant leur publication.

Selon l’article R. 2314-24 du Code du travail, « le tribunal judiciaire est saisi des contestations par voie de requête. Lorsque la contestation porte sur l'électorat, la requête n'est recevable que si elle est remise ou adressée dans les trois jours suivant la publication de la liste électorale ».

Le tribunal compétent est le Tribunal de proximité d'Ivry-sur-Seine, Place Marcel Cachin-94205 IVRY SUR SEINE.

La direction des Ressources Humaines sera informée par tous moyens de cette saisine.

A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

Appel et dépôt des candidatures

7. 12. Information et appel à candidatures

Le 09 mars 2023, les gérants mandataires non-salariés seront informés du déroulement des élections par le portail de la société Etablissements Nicolas.

Cette information constituera en outre un appel à candidatures.

Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au premier tour des élections

Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du Travail, à savoir les organisations syndicales :

• représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;

• ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,

• représentatives au niveau national et interprofessionnel,

• ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de la société Etablissements Nicolas.

  14. Cas d’organisation d’un second tour

Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :

• si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;

• en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;

• ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.

Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second tour.

Modalités de dépôts des listes de candidats

Les listes de candidats à chaque scrutin seront établies en distinguant titulaires et suppléants.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• Lundi 20 mars 2023 à 12h00 pour le premier tour,

• Mardi 04 avril 2023 à 12h00 pour le second tour éventuel.

Elles seront transmises au choix par :

• Courrier recommandé avec accusé de réception à la direction des Ressources Humaines,

• Courrier remis en main propre contre décharge en deux exemplaires à la direction des Ressources Humaines,

• Courrier adressé par mail avec accusé de réception à l’adresse suivante : aguerin@nicolas.com

Pour chacune de ces modalités, il appartiendra aux Organisations Syndicales ou aux candidats libres en cas de second tour, de prendre toutes les précautions nécessaires afin que leurs listes de candidats parviennent à la direction au plus tard aux dates et horaires susmentionnés.

En cas de réception des listes de candidats à postériori des dates et horaires susmentionnés, la direction ne tiendra pas compte des listes.

Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation.

Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.

Nombre de candidats par liste

Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.

Cumul de candidatures

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Cela étant, une liste peut être incomplète à partir du moment où elle ne prive pas un sexe de toute représentation. Excepté dans l'hypothèse où le collège unique est exclusivement masculin ou féminin, les candidatures uniques sont donc impossibles car elles reviennent à priver un sexe de candidat aux élections.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. 

Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant : 

• arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 

• arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. 

Publication des listes de candidats

Les listes de candidats seront transmises via le portail aux gérants mandataires non-salariés par la Direction de la société Etablissements Nicolas :

• Lundi 20 mars 2023 après 16 heures pour le premier tour,

• Mardi 04 avril 2023 après 16 heures pour le second tour éventuel.

Propagande électorale

Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

Seuls seront admis les moyens de propagandes respectant les dispositions légales, à savoir la distribution de tracts au moment de l’arrivée et au moment du départ des gérants mandataires non-salariés au sein de leur succursale.

Il est notamment rappelé que l’utilisation de la messagerie professionnelle ou le portail (envoi et réception) n’est pas autorisée à des fins syndicales ou politiques.

Les organisations syndicales auront la faculté de recourir aux « sacoches » de la société Etablissements Nicolas pour faire parvenir aux gérants mandataires non-salariés leur tracts dédiés à la propagande électorale.

Dans cette hypothèse, les organisations syndicales s’engagent à mettre sous pli lesdits tracts au moyen d’une enveloppe fermée et identifiée comme étant une communication syndicale avec le nom de l’organisation concernée.

8. 20. Tracts

Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts jusqu’au 28 mars 2023 à minuit.

Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts jusqu’au 11 avril 2023 à minuit.

Professions de foi des candidats

Lors de l’envoi de leur candidature à la direction des Ressources Humaines de la Société Mandante, les candidats pourront joindre leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur le site de vote électronique et accessibles aux électeurs qui se seront authentifiés avec leurs codes d’accès.

Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Pour un rendu optimal, les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	2 000 (2 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT
PHOTOS CANDIDATS	.jpg	500	Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px *	PHOTO_NOM PRENOM

* Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.

Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

9. 22. Vote électronique, principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

  23. authentification de l’electeur

Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative.

Ainsi, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.

• Transmission du code identifiant

• ENVOI DE L’IDENTIFIANT PAR COURRIER POSTAL

Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel.

Le matériel de vote est envoyé par courrier le 22 mars 2023 au domicile de chaque électeur. En cas de second tour, l’identifiant adressé reste valable.

• Défi complémentaire

Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire :

• Un extrait des coordonnées bancaires (les 5 derniers caractères de l’IBAN)

• Envoi du mot de passe 

• ENVOI DU MOT DE PASSE PAR SMS VERS UN NUMERO DE MOBILE NON PREENREGISTRE (Numéro de téléphone non communiqué au prestataire de vote)

Une fois le code identifiant saisi et validé par l’électeur, il sera demandé à celui-ci de renseigner le numéro de téléphone mobile de son choix sur lequel il recevra son mot de passe personnel par SMS. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un mot de passe par SMS. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

procedure de restitution des codes

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.

• Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant

Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Les 5 derniers caractères de l’IBAN
Restitution du code identifiant	Par email déclaré par l’électeur

• Echec de la 1^ère procédure de restitution de l’identifiant

Eléments d’authentification

L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ou s’il n’a pas accès à sa boite mail, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par la société Etablissements Nicolas. La société Etablissements Nicolas contacte par téléphone l’électeur aux dates de scrutin susmentionnées au numéro qu’il a déclaré entre 9h30 et 12h00 : elle vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance, lieu de naissance, adresse postale) elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail connu ; si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme.

Restitution de l’identifiant

Par mail sur l’adresse mail donnée par l’électeur

Déroulement du vote par internet

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique. Ce vote pourra se faire à partir de :

• n’importe quel terminal internet de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre à l’élection.

• le portail de la société Etablissements Nicolas via un lien direct avec le site du prestataire, sur la tablette ou le TPV de la succursale.

Il relèvera de la responsabilité des électeurs gérants mandataires non-salariés de prendre toutes les mesures utiles pour garantir la confidentialité de leur vote, notamment dans le cas des électeurs gérants mandataires non-salariés de catégorie 2.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.nicolasgmns.webvote.fr

Après s’être authentifiés, les listes de candidats seront présentées par ordre alphabétique par rapport au nom de l’Organisation syndicale. En cas de second tour, les éventuelles listes libres seront positionnées par ordre alphabétique à la suite des listes proposées par les Organisations syndicales.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur le site de vote.

Assistance téléphonique

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

Bureau de vote

Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. Un appel au volontariat sera réalisé dans un premier temps afin de constituer le bureau de vote. Dans un second temps et faute de volontaires, les fonctions de Président et d’Assesseurs seront confiées aux deux électeurs gérants mandataires non-salariés les plus âgés présents ainsi qu’à l’électeur gérants mandataires non-salariés le plus jeune.

Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.

Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

Pour les 2 scrutins, Le matin de l’ouverture du scrutin fixée à 17 heures, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction de la Société Mandante, vont pouvoir tester tous les modules du site de vote, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que le site de vote n’est sujet à aucune modification.

Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture (scrutin à blanc), une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• une copie de l'empreinte du scellement du site de vote.

  31. Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement. Cette opération sera effectuée en présentiel au siège de la société Etablissements Nicolas.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux Procès-Verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

Modalités d’election des élus

L’élection des membres du comité de représentation des gérants mandataires non-salariés se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

• par application du quotient électoral ;

• et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

10. 32. Ratures

Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.

Egalité des voix

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.

Proclamation et PUBLICITE des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

11. 34. Signature du procès-verbal et des listes d’émargement

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Proclamation des résultats

Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

publicite des résultats

Les résultats définitifs des élections sont transmis par la Direction via le portail de la société Etablissements Nicolas.

Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, la société Etablissements Nicolas transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivants les élections, la société Etablissements Nicolas envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.

Mesure de la représentativité syndicale

12. 38. Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise

Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité de représentation des gérants mandataires non-salariés et ce, quel que soit le nombre de votants.

Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale.

A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

representation des syndicats

Conformément à l’article 36b de l’accord collectif national des maisons d’alimentation à succursales, supermarchés, hypermarchés « gérants mandataires non-salariés » du 18 juillet 1963, tel que modifié par un avenant n° 73 du 09 mars 2022, et selon les modalités qu’il précise, chaque syndicat représentatif au niveau de l’établissement distinct, dans le périmètre de la représentation des gérants mandataires non-salariés, peut désigner, parmi ces derniers, pour le représenter auprès de l’instance dirigeante de l’établissement distinct, un délégué syndical gérant mandataire non-salarié ; les règles de représentativité sont celles fixées en référence aux dispositions légales relatives aux syndicats professionnels, lesdites dispositions s’appliquant toutefois sous réserve des aménagements expressément prévus par celles particulières concernant les gérants mandataires non-salariés.

Le nombre de délégués syndicaux gérants mandataires non-salariés qui peuvent ainsi être désignés est fixé de la façon suivante :

• Etablissement distinct regroupant moins de 800 gérants mandataires non-salariés : 1 ;

• Etablissement distinct regroupant 800 et plus gérants mandataires non-salariés : 2.

Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.

Les lieux d’hébergement des serveurs et des sauvegardes sont situés sur les serveurs de ITS Intégra, basés à La Courneuve et St Denis.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres du comité de représentation des gérants mandataires non-salariés.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans le périmètre des gérants mandataires non-salariés, et ce, à l'issue de la procédure de signature.

En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.

Fait à Thiais, le 08 mars 2023.

En 5 exemplaires.

Pour la Société Etablissements NICOLAS

La Directrice du Pôle RSE XXXXXXXXXX

Les organisations syndicales représentatives

CFDT Représentée par XXXXXXXXXX

dûment habilité,

CFTC Représentée par XXXXXXXXXX

dûment habilité,

SNCDD CFE-CGC Représentée par XXXXXXXXXX

dûment habilité,

ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
Lundi 16 janvier 2023	Signature de l’accord d’entreprise sur la mise en œuvre du vote électronique avec les organisations syndicales représentatives
Lundi 13 février 2023	Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral Annonce des élections aux gérants mandataires non-salariés (dates prévisionnelles)
Mercredi 8 mars 2023	Signature du protocole d’accord préélectoral
Jeudi 09 mars 2023	Publication du protocole d’accord préélectoral
Jeudi 09 mars 2023	Publication d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures) et appel à candidatures
Jeudi 09 mars 2023	Publication des listes électorales
Lundi 13 mars 2023	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Lundi 20 mars 2023 avant 12h00	Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Lundi 20 mars 2023 après 16h00	Publication des listes de candidats
Du 21 mars au 24 mars 2023	Recette du site de vote par la DRH et les Organisations Syndicales
Mercredi 22 mars 2023	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Mercredi 29 mars 2023 au matin	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Mercredi 29 mars 2023	17H00 : Ouverture du scrutin 1er tour
Vendredi 31 mars 2023	15H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Vendredi 31 mars 2023	Dépouillement et proclamation des résultats
Vendredi 31 mars 2023	Publication des résultats
Vendredi 31 mars 2023	Appel à candidatures 2nd tour
Mardi 4 avril 2023 avant 12h00	Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Mardi 4 avril 2023 après 16h00	Publication des listes de candidats
Mercredi 5 avril 2023	Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales
Mercredi 12 avril 2023 au matin	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Mercredi 12 avril 2023	17H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
Vendredi 14 avril 2023	15H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
Vendredi 14 avril 2023	Dépouillement et proclamation des résultats
Vendredi 14 avril 2023	Publicité des résultats

ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	SCRUTATEURS
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	En ligne pendant le scrutin	NON	NON	NON
	En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin	OUI	NON	NON
RESULTATS	Etats de synthèse Représentativité	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux Cerfa	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES EVENEMENTS	OUI	OUI	OUI
EMPREINTE DE SCELLEMENT	OUI	OUI	OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE)	NON	OUI	NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND)	NON	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON
	Clé de chiffrement/déchiffrement des votes	OUI	NON	NON

ANNEXE 3 : DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS DE TRAITEMENT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL RÉALISÉES EN VERTU DU CONTRAT DE SOUS-TRAITANCE

1. La nature des activités entreprises relativement aux données dans ce contexte particulier est définie ci-après :

Mise en œuvre d'un processus de vote par Internet dans le cadre des élections du comité de représentation des gérants mandataires non-salariés.

2. La ou les finalité(s) des activités de traitement sont les suivantes :

Finalité principale	Mise en œuvre d'un processus de vote par Internet dans le cadre des élections comité de représentation des gérants mandataires non salaries
Sous-finalité 1	Collecte des données "électeurs"
Sous-finalité 2	Collecte des données "candidats, administrateurs"
Sous-finalité 3	Gestion des votes par Internet
Sous-finalité 4	Gestion des droits de vote des électeurs et des listes d'émargements
Sous-finalité 5	Génération des résultats / statistiques
Sous-finalité 6	Archivage et sauvegarde des données en cas de contentieux
Sous-finalité 7	Gestion d'un service d'assistance téléphonique (Mise à disposition d'une interface de gestion des appels auprès du service d'assistance téléphonique)
Sous-finalité 8	Gestion technique de diffusion des codes confidentiels d'accès au vote vers les personnes concernées (par courrier, email, sms)
Sous-finalité 9	Gestion des Plis/emails Non Distribués
Sous-finalité 10	Journalisation des traces (journal des évènements, connexions à l'interface, appels auprès du service d'assistance téléphonique…)
Sous-finalité 11	Destruction des données à la fin de la période de contentieux, numérique (Internet) et physique (papier : camion broyeur sur place).

3. Les catégories de données à caractère personnel traitées sont les suivantes :

• Données d’identification (état civil, date de naissance, lieu de naissance, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail…)

• Vie professionnelle (Lieu de la succursale)

• Les 5 derniers caractères de l’IBAN

4. Les catégories de personnes concernées sont les suivantes :

• Gérant mandataire non salarié

5. Dans le cadre de la fourniture du service défini au Contrat, le sous-traitant met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles suivantes :

• pseudonymisation et chiffrement des données à caractère personnel

• mesures visant à préserver la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constante des systèmes et des services de traitement ;

• mesures permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;

• procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre pour assurer la sécurité du traitement

• Autre :

Mesures de sécurité organisationnelles	Management et contrôle de la politique de gestion des données à caractère personnel	Désignation d’un DPO externalisé : Société Pragmasi - Alan LE MEUR - rgpd@xx.fr
		Mise en place d’une cellule « RGPD » en interne avec un référent RGPD en charge d’effectuer le lien avec le DPO externe et de proposer une veille et des actions sur le thème des données à caractère personnel
		Politique de Sécurité des Systèmes d’Information – PSSI validée par la Direction
	Sensibilisation et formation	Chaque collaborateur doit effectuer le Mooc/atelier RGPD proposé par la CNIL
		Organisation d’ateliers avec intervenants externes (Cabinet Bensoussan, DPO)
		Sensibilisation continue sur les enjeux et bonnes pratiques en matière de données à caractère personnel
		Contrôles internes réguliers de l’application des bonnes pratiques
	Connaissance de la donnée	Cartographie des données
		Tenue d’un registre de traitement répertoriant l’ensemble des traitements (chaque projet génère la création d’un nouveau traitement
		Fiche de traitement remise au client pour chaque projet (intégrant les caractéristiques propres au projet : données traitées, sous-traitants impliqués etc.)
		Mise en place d’une procédure pour les notifications de violation de Données à Caractère Personnel
	Sécurité juridique	Clauses de confidentialité et de gestion des données personnelles intégrées aux contrats de travail
		Mise en place d’une charte informatique
		Clauses de confidentialité et de gestion des données personnelles intégrées aux contrats avec les sous-traitants
	Contrôles et audits	AIPD régulièrement menées par les clients de Xx et possible pour chaque projet
		Audits de la solution de vote régulièrement effectués (au moins une fois par trimestre) par des cabinets d’experts indépendants : la mise en place du vote par Internet est encadrée par la Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019, celle-ci intègre un volet sur le traitement des données à caractère personnel dans le cadre d’un vote par Internet et impose la réalisation d’un audit de la solution
		Tests d’intrusion régulièrement effectués (en moyenne une fois par trimestre) sur les environnements techniques des solutions de vote
	Sous-traitants	Stabilité des relations avec les sous-traitants – Connaissance des sous-traitants
		Clauses de confidentialité et de gestion des données personnelles intégrées aux contrats avec les sous-traitants.
		Audits des sous-traitants
Mesures de sécurité techniques	Hébergement des données	Hébergement hautement sécurisé. Hébergement et infogérance. Datacenters Interxion. Hébergeur et datacenters certifiés ISO 27001 et HDS.
		Cloisonnement total des projets/clients. Mise à disposition d'une Machine Virtuelle (VM) dédiée au projet sur laquelle sera stockée la solution et l'ensemble des données
		Mise en place d’un Plan de Reprise d’Activité régulièrement testé avec RTO/RPO d’une heure. Site principal PAR7 à la Courneuve et site secondaire PAR5 à Saint-Denis
	Transit et stockage des données	Mise à disposition d’un « espace d’échange sécurisé » au sein de la solution de vote sur lequel les fichiers de données personnelles sont déposées par le client
		Accès à la solution en HTTPS (Protocole TLS 1.2)
		Chiffrement automatique des fichiers déposés dans l’espace au moment du dépôt (Chiffrement RSA)
		Données stockées chiffrées
		Les données physiques (Plis Non Distribués, bulletins de vote) sont stockées dans des salles dédiées, fermées à clé et avec accès limité
	Gestion des droits d’accès	Seul le personnel habilité a accès à l’environnement du projet (équipe de développement et équipe projet). Une politique stricte de droits d’accès est mise en place avec des habilitations liées aux différents profils
		L’authentification est réalisée par un couple identifiant – mot de passe complétée par un défi complémentaire non trivial (5 derniers caractères de l’IBAN). Identifiant : 11 caractères alphanumériques Mot de passe : 8 chiffres (l’administrateur pilote de projet doit changer son mot de passe lors de la 1ère connexion) Les modalités d’authentification et la complexité des id/mdp des administrateurs sont paramétrables et déterminés avec le client au lancement du projet.
	Contrôle des accès	Un « journal des évènements » retrace tous les accès à la solution. Celui-ci est accessible aux administrateurs désignés du client
		L’empreinte du scellement de la solution de vote permet de détecter tout changement ou altération du système. En cas de rupture de l’empreinte les administrateurs désignés sont automatiquement alertés
	Destruction des données	L'ensemble de la Machine Virtuelle (VM) qui contient les données de l'opération de vote est automatiquement sauvegardée à l'issue du processus de vote. Elle est archivée jusqu’à l’issue de la période de contentieux puis détruite. Aucune donnée personnelle n’est conservée en dehors de cet environnement
		Les données physiques (Plis Non Distribués retournés chez Xx, bulletins de vote papier, BAT…) font l’objet d’une destruction sécurisée : un camion broyeur se déplace dans les locaux de Xx à intervalles réguliers pour assurer cette destruction
		Un certificat de destruction est remis au client à l’issue du projet

6. Les données à caractère personnel sont hébergées à :

xxxx

7. Interlocuteurs privilégiés

Le Responsable de traitement a nommé un Délégué à la protection des données (DPO) et pouvant être joint aux coordonnées indiqués ci-dessous : xxxx

Si le Sous-traitant a nommé un Délégué à la protection des données ou un chef de projet chargé de la protection des données à caractère personnel, il l’indiquera par écrit au DPO du Responsable de traitement.

DPO externalisé : xxx