Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral -élections des membres des CSE de Lilly France" chez LILLY FRANCE (Siège)

LILLY FRANCE

Protocole d’accord préélectoral

concernant les élections des membres des Comités Sociaux et Economiques d’établissement au sein de Lilly France

Entre les soussignés,

La société Lilly France dont le siège social est situé au 24 Boulevard Vital Bouhot, CS 50004 92521 Neuilly-sur-Seine Cedex, représentée par xx en sa qualité de Directrice Ressources Humaines France,

D’une part,

Et,

Le syndicat CFDT, représenté par xx, en qualité de délégué syndical central,

Le syndicat CFE-CGC, représenté par xx, en qualité de Déléguée Syndicale Centrale,

Le syndicat CGT, représenté par xx, en qualité de Délégué Syndical Central,

Le syndicat FIL, représenté par xx, en sa qualité de Délégué Syndical Central

Le syndicat CFTC, représenté par xx, en qualité de Délégué Syndical d’établissement,

Le syndicat FO, représenté par xx, secrétaire fédéral dûment mandaté,

D’autre part,

PREAMBULE

Les mandats en cours au jour de la signature du présent protocole s’achèvent le dimanche 26 juin 2022. Conformément à l’article 642 du Code de Procédure Civile leur terme est reporté au lundi 27 juin 2022 à 24h00.

Le présent protocole vise à organiser de manière distincte, pour chaque établissement de Lilly France (Fegersheim et Neuilly-sur-Seine), en fonction des spécificités de chaque établissement, les élections des membres des Comités Sociaux et Economiques qui seront organisées en 2022.

L’article L2314-26 du Code du Travail modifié par l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 – article 1, la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles.

L’article R2314-5 du Code du travail issu du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017, article 1, autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres de la délégation du Personnel des Comités Sociaux et Economiques par voie d’accord ou par décision unilatérale de l’employeur.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

L’accord d’entreprise conclu le 09 mars 2022 et annexé au présent protocole prévoit l’utilisation du vote électronique.

Il est précisé qu’il sera fait appel à un prestataire de service, électionneur, pour un appui technique, concernant les modalités de mise en place du vote électronique, la formation prévue par l’article R2314-12 du Code du travail (membres des bureaux de vote, ainsi que les membres de la délégation du personnel du CSE qui le souhaitent), la préparation du matériel de voteet les opérations de dépouillement.

CECI EXPOSE, LES PARTIES ONT ARRÊTE ET CONVENU DE CE QUI SUIT :

Article 1. Objet du protocole

Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement des prochaines élections des membres des Comités Sociaux et Economiques au sein de la société Lilly France et ce, concernant les établissements de Fegersheim et de Neuilly-sur-Seine

Conformément à l’article L2314-33 du Code du travail, les membres de la Délégation du Personnel des Comités Sociaux et Economiques sont élus pour quatre ans à compter de la prise d’effet de leur mandat.

Le présent protocole définit en outre en son annexe 7 les modalités d’organisation et de déroulement d’éventuelles élections partielles en cours de mandature ainsi que les conséquences, dans le cadre d’élections partielles, d’une absence de collaborateur éligible ou de candidature.

Article 2. Adoption du vote électronique

Les Parties signataires conviennent de l’adoption du vote électronique dans le cadre de l’élection, conformément à l’accord prévu à cet effet conclu le 09 mars 2022.

Article 3. Recours à un prestataire extérieur

Lilly France a pris contact avec la société Neovote, prestataire extérieur, spécialisé dans le vote électronique et ayant organisé nos précédentes élections.

Lilly France a pu vérifier la fiabilité du système de vote proposé par cette société et consulter la synthèse du rapport de l’expert indépendant confirmant la conformité de ce système aux exigences légales s’appliquant aux systèmes de vote électronique.

Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d’utiliser le système de vote électronique proposé par la société Neovote dans le cadre des élections des membres des Comités Sociaux et Economiques.

Article 4. Annexes du protocole

Le présent protocole comporte en annexes :

• Un calendrier récapitulatif (annexe 1)

• Le tableau récapitulatif des prérogatives des différents acteurs (annexe 2)

• L’accord collectif d’entreprise relatif au recours au vote électronique conclu le 09 mars 2022 (annexe 3)

• La description détaillée du fonctionnement du Système de vote (annexe 4)

• La description détaillée du déroulement des opérations électorales (annexe 5)

• Le nombre de candidats de chaque sexe attendu au sein d’une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste (annexe 6)

• Les modalités d’organisation d’éventuelles élections professionnelles partielles en cours de mandature (annexe 7)

• Certificat d’expertise de la solution Neovote (annexe 8)

Article 5. Effectifs, nombre et répartition des sièges pour l’établissement de Neuilly-sur-Seine

1. Effectifs et Nombre de sièges

L’effectif à prendre en compte pour déterminer le nombre de sièges à pourvoir au sein du Comité Social et Economique de Neuilly-sur-Seine est de 481,95 personnes en équivalent temps plein (ETP) (effectif établi au 28 février 2022 incluant une projection au dernier jour du 1^er tour le 24 mai 2022).

Conformément à l’article L2314-1 du Code du travail, la délégation du personnel comporte un nombre égal de titulaires et de suppléants.

Conformément à l’article R2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir au sein du Comité Social et Economique de Neuilly-sur-Seine est de 12 titulaires et 12 suppléants.

Parmi les modifications que les parties peuvent apporter aux prévisions de l’article R2314-1 du Code du travail, l’article L2314-7 du Code du travail mentionne le nombre de sièges.

C’est dans ce cadre que les parties conviennent, dans le respect des conditions prévues à l’article L2314-7 précité, de modifier cet élément en accordant 1 siège supplémentaire au CSE de Neuilly.

En effet, les organisations syndicales faisant valoir la très grande proximité des effectifs (481,95 ETP) avec les effectifs qui ouvrent légalement droit à 13 sièges (500 ETP), soit moins de 5% de différence, la Direction entend la demande.

Ainsi, aux 12 sièges prévus pour les effectifs réellement décomptés pour l’établissement de Neuilly, et à titre de mesure supra-légale : 1 siège supplémentaire est accordé en collège 3.

Il pourra ainsi y avoir au total 13 titulaires et 13 suppléants élus en CSE au lieu de 12.

2. Nombre et composition des collèges électoraux

Le nombre et la composition des collèges électoraux pour les membres de la délégation du Personnel au Comité Social et Economique sont les suivants :

• Collège 1 : 6,67 ETP

  • Groupes Leem 1 à 3 

• Collège 2 : 4,70 ETP

  • Groupes Leem 4 et 5 

• Collège 3 : 470,58 ETP

  • Groupes Leem 6 et suivants

3. Répartition des sièges entre les différents collèges

Les 12 sièges légaux sont à répartir par application du système de la représentation proportionnelle au plus fort reste, méthode préconisée par les services ministériels (Circ. DRT n°93-12, 17 mars 1993, BOMT n°94/1) sous réserve de l’attribution obligatoire d’un siège par collège. Comme indiqué à l’article 5.a ci-dessus, il est décidé d’attribuer le siège supra légal au collège 3.

Par conséquent, la répartition des sièges entre les différents collèges se fera comme suit :

• Collège 1 : 1 titulaire et 1 suppléant

• Collège 2 : 1 titulaire et 1 suppléant

• Collège 3 : 11 titulaires et 11 suppléants

Article 6. Effectifs, nombre et répartition des sièges pour l’établissement de Fegersheim

1. Effectifs et Nombre de sièges

L’effectif à prendre en compte pour déterminer le nombre de sièges à pourvoir au sein du Comité Social et Economique de Fegersheim est de 1375,20 personnes en équivalent temps plein (ETP) (effectif établi au 28 février 2022 incluant une projection au dernier jour du 1^er tour le 24 mai 2022).

Conformément à l’article L.2314-1 du Code du travail, la délégation du personnel comporte un nombre égal de titulaires et de suppléants.

Conformément à l’article R.2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir au sein du Comité Social et Economique de Fegersheim est de 18 titulaires et 18 suppléants.

Parmi les modifications que les parties peuvent apporter aux prévisions de l’article R2314-1 du Code du travail, l’article L2314-7 du Code du travail mentionne le nombre de sièges.

C’est dans ce cadre que les parties conviennent, dans le respect des conditions prévues à l’article L2314-7 précité, de modifier cet élément en accordant 2 sièges supplémentaires au CSE de Fegersheim.

En effet, les organisations syndicales faisant valoir la situation particulière du site (période atypique post-RCC, avec une phase de transformation du site toujours en cours au jour du présent protocole), la Direction entend la demande.

Ainsi, aux 18 sièges prévus pour les effectifs réellement décomptés pour l’établissement de Fegersheim, et à titre de mesure supra-légale :

• 1 siège supplémentaire est accordé en collège 1 ;

• 1 siège supplémentaire est accordé en collège 2.

Il pourra ainsi y avoir au total 20 titulaires et 20 suppléants élus en CSE au lieu de 18.

2. Nombre et composition des collèges électoraux

Le nombre et la composition des collèges électoraux pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont les suivants :

• Collège 1 : 386,24 ETP

  • Groupes Leem 1 à 3

• Collège 2 : 493 ETP

  • Groupes Leem 4 et 5 

• Collège 3 : 495,96 ETP

  • Groupes Leem 6 et suivants

3. Répartition des sièges entre les différents collèges

Les 18 sièges légaux sont à répartir par application du système de la représentation proportionnelle au plus fort reste, méthode préconisée par les services ministériels (Circ. DRT n°93-12, 17 mars 1993, BOMT n°94/1) sous réserve de l’attribution obligatoire d’un siège par collège. Comme indiqué à l’article 6.a ci-dessus, il est décidé d’attribuer un siège supra légal au collège 1, et un autre au collège 2.

Par conséquent, la répartition des sièges entre les différents collèges se fera comme suit :

• Collège 1 : 6 titulaires et 6 suppléants

• Collège 2 : 7 titulaires et 7 suppléants

• Collège 3 : 7 titulaires et 7 suppléants

Article 7. Dates et lieux des scrutins

Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges du mardi 17 mai 2022 à 9 heures au mardi 24 mai 2022 à 12 heures et le second tour éventuel du lundi 6 juin 2022 à 9 heures au mardi 14 juin 2022 à 14 heures.

Pour les deux tours et les trois collèges, l’ouverture et la clôture du scrutin ainsi que le dépouillement auront lieu :

• Pour l’établissement de Neuilly-sur-Seine :

au siège social situé 24 boulevard Vital Bouhot à Neuilly-sur-Seine.

Il est précisé qu’un Ipad sera disponible à l’accueil de l’établissement de Neuilly. Une signalisation sera mise en place dans l’établissement afin d’indiquer au mieux la localisation de cet Ipad.

• Pour l’établissement de Fegersheim :

au sein du site situé 2 rue du Colonel Lilly à Fegersheim.

Il est précisé que quatre postes de vote électronique seront mis en place au sein de l’établissement : 2 postes au dans la zone Connect IT du bâtiment B900 et 2 autres postes dans la salle ICC du bâtiment B204. Une signalisation sera mise en place dans l’établissement afin d’indiquer au mieux la localisation de ces espaces de vote.

Tous les mandats des nouveaux élus du Comité Social et Economique, prendront effet, qu’il y ait lieu ou non d’organiser un 2^nd tour, le mardi 28 juin 2022 à 00h00, la date d’expiration des mandats des représentants du personnel sortant étant le lundi 27 juin à 24h00.

Les mandats des élus sortants se poursuivent jusqu’à la prise d’effet des nouveaux mandats ci-dessus précisée. 

Article 8. Propagande électorale :

Il est rappelé que la propagande abusive telle que définie par la jurisprudence, susceptible d’avoir une influence déterminante sur les élections et de fausser les résultats du scrutin est proscrite (Cass. soc., 10 juillet 1997, n°96-60.338).

Il est entendu que les modalités fixées à l’article 43 de l’avenant de révision de 2018 à l’accord collectif d’entreprise relatif à l’exercice du droit syndical et à la représentation du personnel de 2016 concernant les communications de nature syndicale s’appliquent à tout message à caractère électoral, quel que soit le candidat (y compris non syndiqué dans l’hypothèse d’un 2^nd tour).

La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats.

La période de propagande électorale débutera à compter de l’affichage des listes de candidats.

La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l’issue du premier tour si un 2^nd tour est nécessaire.

Les organisations syndicales conservent bien entendu durant cette période la possibilité de communiquer via leur site collaboratif respectif sur l’intranet.

1. Moyens supplémentaires octroyés par l’entreprise pour la propagande électorale 

• Diffusion d’un tract électronique sur les messageries professionnelles

L’entreprise diffusera un tract « électronique » par organisation syndicale candidate pour chaque tour de scrutin. Les listes non syndiquées pourront bénéficier de cette mesure en cas de 2^nd tour.

Ce tract devra être envoyé au service Relations Sociales par email sous format .pdf de 2 feuilles recto verso soit 4 pages maximum format A4 et d’une taille maximale de 2 Mo. Il ne pourra comporter de lien hypertexte (exemple : adresse email active, internet, autre document …).

Ces tracts ne seront pas décomptés des 5 communications électroniques annuelles par organisation syndicale prévues :

• Pour Neuilly par l’article 43 de l’avenant de révision du 13 novembre 2018 à l’accord collectif d’entreprise relatif à l’exercice du droit syndical et à la représentation du personnel de 2016 ;

• Pour Fegersheim par l’article 17 de l’accord sur le télétravail du 23 juin 2021.

• Mise à disposition des moyens de l’entreprise pour la reproduction d’un tract papier

L’entreprise autorise les organisations syndicales à procéder à la reproduction d’un tract « papier » en couleur pour chaque tour de scrutin et par organisation syndicale candidate. Les listes non syndiquées pourront bénéficier de cette mesure en cas de 2^nd tour.

Ce tract devra être de 2 feuilles recto verso soit 4 pages maximum au format A4.

La reproduction se fera :

• Pour Neuilly : les organisations syndicales ou listes non syndiquées candidates pourront imprimer leur tract au service reprographie.

• Pour Fegersheim : les organisations syndicales ou listes non syndiquées candidates pourront imprimer leur tract au niveau de la salle reprographie au 1er étage du bâtiment B400

Les organisations syndicales s’engagent à veiller à n’imprimer que les volumes strictement nécessaires, afin de tenir compte des préoccupations environnementales de l’entreprise.

Ce tract sera diffusé par les organisations syndicales ou listes non syndiquées candidates.

Il est précisé que compte tenu de la configuration de l’accès au site de Fegersheim et du risque d’accident potentiel lors d’une distribution de tracts/propagande au niveau du poste de garde de l’entrée principale, la Direction recommande aux organisations syndicales d’éviter la distribution à cet endroit, particulièrement aux heures où la circulation est la plus dense, et ce pour des raisons de sécurité.

2. Professions de Foi

Les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer sous format électronique au Service Relations Sociales leurs professions de foi (potentiellement une par collège), pour :

• Publication sous format électronique au sein du Système de vote accessible aux électeurs,

• Envoi par email à tous les électeurs disposant d’une adresse email Lilly d’un lien vers un site collaboratif dédié aux élections professionnelles, alimenté par la Direction, mettant à disposition l’ensemble des professions de foi des Organisations Syndicales le mardi 10 mai 2022 pour le 1^er tour et le mercredi 1^er juin 2022 pour le 2^nd tour.

Les professions de foi à diffuser (au sein du Système de vote électronique ou envoyées par email ne devront pas dépasser 5 Mo, et ce afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’une ou l’autre profession de foi.

Les professions de foi publiées au sein du système de vote électronique seront stockées sur un même serveur informatique.

Les professions de foi devront être envoyées par email au service Relations Sociales sous format PDF exclusivement. Elles seront limitées à 2 feuilles recto verso soit 4 pages format A4, couleur ou noir et blanc, pour chaque tour de scrutin.

Elles ne pourront en aucun cas comporter de liens hypertexte (internet) ou d’adresses emails actifs.

Les éventuels liens internet et adresses emails seront désactivés, le cas échéant, dans le système de vote.

Au premier tour, les professions de foi pourront être déposées sous format électronique au Service Relations Sociales jusqu’au jeudi 21 avril 2022 à 14 heures afin de pouvoir être intégrées dans le système de vote, tous collèges confondus.

Au second tour, les professions de foi pourront être déposées sous format électronique au Service Relations Sociales jusqu’au mardi 31 mai 2022 à 14 heures afin de pouvoir être intégrées dans le système de vote, tous collèges confondus.

D’une manière générale et pour les deux tours de scrutins, aucun syndicat n’est autorisé à déposer ou faire déposer sur les bureaux de tout ou partie des électeurs ou par exemple en libre-service aux points café, des courriers contenant une propagande électorale ou un document de propagande.

Article 9. Expression du vote électronique

Tout électeur disposant d’un identifiant et d’un mot de passe personnels fournis par la Société Neovote pourra voter par voie électronique à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone connecté à Internet, tant professionnel que personnel, pendant la durée d’ouverture des scrutins.

Les données saisies par l’électeur au cours de sa connexion au Système de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et sa donnée de connexion (5 derniers caractères de l'IBAN) pour se connecter au site de vote.

La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

A l’heure de clôture du scrutin, toute entrée dans l’espace de vote du Système de vote sera impossible.

Le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l’heure de clôture d’un scrutin, pour les électeurs qui, connectés au Système de vote, seraient entrés avant l’heure de clôture dans la zone du Système de vote réservé à l’expression du vote pour le scrutin (titulaire ou suppléant), mais n’auraient pas encore exprimé leur vote.

A l’issue de son vote, l’électeur aura accès à l’accusé de réception de son vote électronique, qu’il aura la possibilité d’imprimer, de télécharger ou d’adresser à l’adresse email de son choix.

Le Système de vote est conçu pour interdire toute altération de l’acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote).

Lorsqu’une liste est choisie mais que tous les noms de la liste sont rayés, le vote est considéré comme blanc. L’électeur en est informé au moment de son vote.

Article 10. Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes électroniques aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des observateurs et des gestionnaires des élections (gestionnaires Lilly), selon les modalités décrites en annexe. Ces opérations de dépouillement auront lieu en présence d’un huissier de justice.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• Dépouillement des urnes électroniques :

  • Vérification de l’intégrité du scellement du système de vote ;

  • Saisie des clés de déchiffrement ;

  • Lancement du dépouillement.

• Puis par scrutin :

  • Prise de connaissance des résultats détaillés (calcul des résultats et attribution des sièges) ;

  • Impression et signature des procès-verbaux (formulaires CERFA) ;

  • Transmission, impression puis signature des listes d’émargement ;

  • Proclamation des résultats.

Ces opérations sont publiques et se déroulent en présence des délégués syndicaux ou de leurs représentants nommément désignés. Leurs frais éventuels seront dans ce cadre pris en charge. Il en sera de même pour les candidats.

Les modalités de remboursement sont celles applicables au sein de chaque établissement.

Tout électeur, pourra également assister à ces opérations. Ses frais éventuels ne seront pas pris en charge.

Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera les résultats à l’issue du dépouillement.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l’issue du premier tour.

Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.

Le dépouillement du premier et du second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.

Article 11. Electorat

Conformément à l’article L.2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés :

• Âgés de seize ans révolus,

• Ayant travaillé trois mois au moins dans l'entreprise,

• N’ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date du dernier jour du premier tour de scrutin.

De plus, conformément aux articles L. 1111-2 2° et L. 2314-23 du Code du travail, les salariés mis à la disposition de la société Lilly France par des sociétés extérieures, présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillant depuis au moins un an, peuvent être électeurs s’ils ont acquis une durée de présence de 12 mois continus.

Dès lors, les salariés satisfaisant à ces conditions peuvent choisir d’exercer leur droit de vote au sein de Lilly France ou au sein de la société qui les emploie.

Dans un premier temps, le Service des Relations Sociales a demandé aux sociétés prestataires mettant des salariés à disposition de lui indiquer avant le lundi 28 février 2022, la liste des personnes souhaitant voter (sous réverses du respect des conditions d’électorat), et ce pour permettre de partager des listes électorales dans le cadre de la négociation du présent protocole d’accord préélectoral.

Dès finalisation de cette négociation, une relance sera faite auprès des salariés mis à disposition leur demandant de faire connaître leur choix au plus tard pour le mardi 12 avril 2022 à 14 heures.

Cette relance sera faite sur chaque site par voie d’affichage sur les panneaux de la Direction, et par mail pour les salariés mis à disposition disposant d’une adresse mail Lilly.

Au-delà de cette date, les salariés mis à disposition ne s’étant pas manifestés seront réputés ne pas avoir souhaité participer aux élections professionnelles au sein de l’entreprise.

Les électeurs auront la possibilité de prendre connaissance dans le système de vote du taux de participation à tout moment pendant la période d’ouverture des votes pour les scrutins auxquels ils sont appelés à participer.

Article 12. Eligibilité

Conformément à l’article L.2314-19 du Code du travail, sont éligibles, à l'exception des conjoints, partenaires d'un pacte civil de solidarité, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur, les électeurs :

• Âgés de dix-huit ans révolus,

• Ayant travaillé dans l'entreprise depuis un an au moins.

L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date du dernier jour du premier tour de scrutin.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Article 13. Fichier des électeurs et liste électorale

Le fichier des électeurs enregistré au sein du Système de vote comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : civilité, prénom, nom, date d’entrée dans l’Entreprise correspondant à la date d’ancienneté reconstituée, date de naissance, 5 derniers caractères de l’IBAN, collège, et l’adresse électronique professionnelle (ou personnelle pour les salariés mis à disposition sans adresse email Lilly).

Etablie à partir du fichier des électeurs, la liste électorale sera dressée pour chaque collège et disponible sur les espaces réservés à la Direction le jeudi 14 avril 2022 à 14 heures. Elle sera également publiée sur le Système de vote et pourra être consultée par les électeurs pour le collège les concernant.

La liste électorale affichée et consultable par tous au sein de chaque établissement, au niveau des espaces réservés à la Direction, le sera dans une version allégée qui comprendra, pour chaque électeur inscrit sur la liste, les données suivantes : civilité, prénom, nom, collège, ancienneté et éligibilité (pour les électeurs non éligibles un astérisque en regard de leur nom renverra à une note explicative de bas de page).

La liste électorale, publiée dans l’espace de vote du Système de vote, comprendra, pour chaque électeur inscrit sur la liste, les données suivantes : civilité, prénom et nom.

Enfin, une liste électorale plus complète comprenant le Global ID, civilité, prénom, nom, date d’entrée dans l’Entreprise, date de naissance, collège, sera mise à disposition de l’ensemble des électeurs, pour les informations les concernant individuellement, et a fortiori des représentants de liste de chaque organisation syndicale et des représentants des listes non-syndiquées pour le second tour éventuel, auprès du Service Relations Sociales.

Article 14. Listes de candidats

1. Constitution et dépôt des listes de candidats

Le personnel sera informé du déroulement des élections et des dates pour le premier et le second tour, par affichage et par voie électronique le mardi 5 avril 2022.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation des opérations de vote, les dates limites de dépôt des candidatures sont fixées au jeudi 21 avril 2022 à 14 heures pour le premier tour et au mardi 31 mai 2022 à 14 heures pour le second tour.

Au premier tour, peuvent présenter des candidats, dans les conditions définies ci-après :

• Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise ;

• Les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ;

• Celles ayant constitué dans l’entreprise une section syndicale ;

• Les syndicats affiliés à une organisation syndicale reconnue représentative au niveau national ou interprofessionnel.

Aucune liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Les doubles candidatures sont admises (titulaires et suppléants). En cas de double élection d’un candidat, la candidature du titulaire l’emporte sur celle du suppléant.

Les listes de candidats indiqueront l’instance, le collège et le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés, le nom et prénom des candidats, leur ordre de présentation et, le cas échéant, leur appartenance syndicale ainsi que leur photographie individuelle.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle sera communiquée lors du dépôt des listes.

Les représentants de listes, mandatés pour ce faire par leur syndicat ou par le Délégué syndical central lui-même mandaté, déposeront lesdites listes de candidats contre récépissé auprès du Service des Relations Sociales, ou envoyées par email ou lettre recommandée A.R. à l’attention du Service Relations Sociales de l’établissement considéré, que ce soient des lettres de candidature unique ou de candidatures groupées.

Toutes les listes de candidats déposées auprès du Service des Relations Sociales seront envoyées par email aux Délégués Syndicaux Centraux et Délégués Syndicaux des organisations syndicales, et aux Représentants de Sections Syndicales après les dates et heures limites de dépôt des listes de candidats soit le jeudi 21 avril 2022 à 14 heures pour le 1^er tour et le mardi 31 mai 2022 à 14 heures pour le 2^nd tour éventuel.

Les listes de candidats seront affichées, sous un même format, au sein de l’entreprise. Elles seront également publiées sur le Système de vote et pourront être consultées par les électeurs où pourra y être intégrée, le cas échéant, la photographie individuelle des candidats qui devra être au format Jpeg et ne pas dépasser 2Mo.

Au second tour, toute liste est acceptée. Les listes déposées au premier tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, elles doivent être portées à la connaissance du service Relations Sociales au plus tard le mardi 31 mai 2022 à 14 heures.

Aucune liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Des candidats individuels peuvent également se présenter, chacun constituant alors une liste incomplète.

Les doubles candidatures sont admises (titulaires et suppléants). En cas de double élection d’un candidat, la candidature du titulaire l’emporte sur celle du suppléant.

Pour le premier tour et pour le second tour éventuel, les listes de candidats sont affichées par la Direction le jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le vendredi 22 avril 2022 à 10 heures pour le premier tour et le mercredi 1^er juin 2022 à 10 heures pour le second tour.

Pour chaque tour, les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées à la Direction dans les trois jours suivant cet affichage.

2. Représentants des listes de candidats

Au 1^er tour, jusqu’à 2 représentants par organisation syndicale et par établissement pourront être désignés représentants de liste par leur organisation syndicale ou par le Délégué syndical central.

Au 2^nd tour, 2 représentants par liste pourront être désignés par leur organisation syndicale ou par le Délégué Syndical Central ou, en cas de liste non syndiquée, par les membres de cette liste.

Ces désignations devront être effectuées auprès du Service relations Sociales de chaque établissement par mail ou courrier postal.

Les représentants des listes de candidats seront invités, en tant qu’observateurs, par la Direction des Ressources Humaines à participer aux séances de contrôle des données importées, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats. Ils participent en outre à la revue du système de vote lors d’une réunion organisée entre les sites en mode hybride les participants étant répartis sur chacun des sites dans une salle dédiée le lundi 16 mai 2022 à 14 heures 30 pour le 1^er tour et le vendredi 3 juin 2022 à 10 heures pour le 2^nd tour.

3. Organisation d’un second tour

Un second tour a lieu dans les situations prévues par la loi et la jurisprudence, c’est à dire lorsqu’au 1^er tour le quorum n’est pas atteint ou que tous les sièges ne sont pas pourvus.

On entend par « quorum non atteint » la situation dans laquelle le nombre des votants est inférieur à la moitié des électeurs inscrits. Selon la Cour de cassation, par « nombre des votants » il y a lieu d'entendre le nombre des électeurs qui se sont prononcés en faveur des candidats valablement présentés au premier tour. Les bulletins blancs ou nuls n'expriment pas de vote en faveur de ces candidats et ne doivent pas être pris en compte (Cass. ass. plén. 2-12-1977 n° 77-60.407 ; Cass. soc. 7-3-1989 n° 88-60.413 P : RJS 4/89 n° 367).

Dans tous les cas, les résultats du premier tour donneront lieu à dépouillement, l’article L.2122-1 du Code du travail se référant à ceux-ci afin de déterminer l’audience électorale des organisations syndicales.

Article 15. Bureau de vote

Un bureau de vote unique sera constitué sur chacun des sites, pour l’ensemble des collèges du site. Le bureau de vote de chaque établissement aura la charge des urnes. Il sera composé d’un président et de deux assesseurs.

1. Désignation des membres du bureau de vote

Le bureau de vote sera composé des deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune de l’établissement présents sur l’établissement concerné au moment de l’ouverture du scrutin, la présidence revenant au plus âgé. Compte tenu de l’indisponibilité des alternants les jours d’école, il ne sera pas fait appel à eux pour être membres des bureaux de vote.

En cas de désistement ou d’empêchement, il sera fait appel à l’électeur suivant immédiatement en âge celui qui se sera désisté. Pour des raisons pratiques, seules les personnes travaillant physiquement au siège ou à Fegersheim pourront assumer les fonctions de président et assesseur.

Le Service Relations Sociales se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le bureau de vote, afin de vérifier qu’ils acceptent les fonctions de président ou d’assesseur qui leur sont ouvertes, et qu’ils seront disponibles pour exercer ces fonctions.

Pour des raisons d’impartialité, il est ainsi convenu que les candidats ne peuvent assumer les fonctions de président ou d’assesseur.

Deux collaborateurs des Ressources Humaines seront à disposition du bureau de vote, pour s’assurer de la bonne conduite du vote et uniquement dans la limite de leurs prérogatives.

Un huissier assistera aux opérations électorales liées au dépouillement des urnes.

2. Enregistrement et communication des listes des membres du bureau de vote

L’identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du bureau de vote seront enregistrés au sein du Système de vote.

Les noms des membres de chaque bureau de vote seront publiés sur le Système de vote et pourront être consultées par les électeurs.

3. Rôle des membres du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote exercent leur rôle pendant leur temps de travail.

Ils contrôlent le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

A ce titre :

• Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées

• Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après)

• Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile

• Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

  • Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement

  • Ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

4. Informations accessibles aux membres du bureau de vote

Les membres du bureau de vote pourront consulter au sein du Système de vote, pour les scrutins les concernant :

• Les listes électorales,

• Les listes de candidats,

• Les professions de foi des listes de candidats,

• Les listes des membres des bureaux de vote,

• Les dates et horaires des scrutins,

• Le journal des événements,

• Le code de scellement du Système de vote.

Par ailleurs les membres du bureau du vote auront accès aux listes d’émargement lors de la réunion de scellement du système de vote, puis à la clôture des scrutins.

Dans l’hypothèse d’un nombre important de faits reportés dans le journal des évènements, chaque président de bureau de vote communiquera un bilan quantitatif anonyme de ces faits aux Représentants de liste dès lors que leur Organisation Syndicale aura présenté des candidats dans son établissement.

5. Moyens alloués aux bureaux de vote

Sur invitation du Service Relations Sociales, les membres de chaque bureau de vote se réuniront dans une salle équipée d’un ordinateur lors des séances de test et scellement du Système de vote, contrôle du scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats.

Une formation des bureaux de vote sur le système de vote sera assurée conformément à l’article 25 des dispositions communes du présent accord.

Article 16. Accès au système de vote

Pendant toute la durée des opérations électorales, le Système de vote électronique sera accessible par Internet à tout utilisateur.

Afin d’assurer la sécurité du vote, les électeurs devront utiliser pour se connecter leur identifiant personnel fourni par la Société Neovote ainsi que leur donnée personnelle de connexion (5 derniers caractères de l’IBAN).

Un identifiant personnel sera également attribué aux observateurs tels que définis à l’article 22 de la partie même s’ils n’ont pas la qualité d’électeur.

L’identifiant personnel fourni à chaque utilisateur ne sera valable que pour la durée des élections. Le même identifiant pourra être utilisé lors des deux tours des élections.

Un mot de passe individuel généré par la plateforme de vote, permettra à chaque électeur de valider ses votes.

Le retrait de ce mot de passe (transmission par sms ou email) sera proposé à l’électeur lors de sa connexion.

Les droits d’utilisation du Système de vote pendant les opérations électorales dépendront du ou des rôles de chaque utilisateur, des étapes du processus électoral et des termes du présent protocole - notamment pour ce qui concerne l’accès aux informations réservées aux membres des bureaux de vote ou aux observateurs.

Les fonctions de vote ne seront accessibles qu’aux électeurs.

Article 17. Gestion des identifiants et des mots de passe

1. Génération des identifiants et des mots de passe

 Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels.

Ils seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d’identifier l’identité du titulaire.

2. Transmission des identifiants

•  Procédure standard

Les identifiants seront envoyés sous la responsabilité de la Société Neovote. Ils seront adressés le mardi 10 mai 2022 par email aux électeurs sur leur adresse email Lilly.

Pour les salariés expatriés ayant la qualité d’électeur, leur identifiant leur sera également envoyé sur leur adresse email Lilly.

Pour les salariés mis à disposition ayant la qualité d’électeur, cette information sera envoyée par email sur l’adresse email qu’ils auront indiquée lorsqu’ils ont manifesté le choix de voter chez Lilly.

Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de procéder au retrait de leur mot de passe :

• l'électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans l'email - en saisissant son identifiant et sa donnée de connexion (5 derniers caractères de l'IBAN) ;

• l'électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.

• Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

• L’utilisateur contacte le Service Support de Neovote, au numéro VERT indiqué ;

• L’opérateur recevant l’appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d’authentification ; sélectionne le nom de l’utilisateur ; vérifie l’identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l’adresse email ou le numéro de téléphone mobile/fixe indiqués par l’utilisateur, puis déclenche l’envoi ;

• Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d’accès à l’utilisateur, selon le media indiqué par l’utilisateur (email à l’adresse prédéfinie dans les listes électorales) ;

• La procédure assure la confidentialité de l’envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l’écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne

• L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.

• L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.

• Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.

• L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.

• Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,

• En cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,

• En cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet :

• Si l’utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;

• Si l’utilisateur n’est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).

Les données d’identification de l’électeur, en plus de son identité, sont :

• Nom et Prénom

• La date de naissance,

• Une donnée secrète supplémentaire : 5 derniers caractères de l’IBAN

Toute régénération d’identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l’objet d’une mention dans le procès-verbal de l’élection précisant l’émetteur, l’utilisateur (électeur ou observateur), l’adresse mail ou le numéro de téléphone mobile utilisée, la date et l’heure de l’envoi.

Article 18. Gestion des clés de déchiffrement

1. Génération des clés de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, trois clés de déchiffrement seront émises pour chaque bureau de vote et pour chaque tour de scrutin.

Les clés de déchiffrement seront générées de manière automatique lors de la séance publique de test et de scellement du Système de vote organisée au niveau de chaque bureau de vote avant l’ouverture des scrutins (cf. annexe décrivant le déroulement détaillé des opérations électorales).

2. Transmission des clés de déchiffrement

Les titulaires des clés de déchiffrement seront le président et les deux assesseurs de chaque bureau de vote. Les clés de déchiffrement seront attribuées de manière aléatoire à leurs titulaires.

Les clés de déchiffrement seront transmises à leurs titulaires dans les meilleurs délais, selon les modalités suivantes :

Envoi postal en courrier suivi à l’huissier de justice mandaté : chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous enveloppe sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque enveloppe sera cachetée à l’aide d’une étiquette indiquant au destinataire qu’elle ne doit être ouverte que lors de la séance de dépouillement des urnes, puis adressée par courrier suivi à l’huissier de justice mandaté pour ce faire.

3. Dévoilement et saisie des clés de déchiffrement

Les clés de déchiffrement seront dévoilées par leurs titulaires lors du dépouillement des urnes.

Les clés seront ensuite saisies dans le système de vote.

Au moins deux clés devront être saisies au sein du système de vote pour permettre le dépouillement des urnes. En cas de perte de clés par plus d’un titulaire, leur récupération devra faire l’objet d’une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours de la société Neovote.

4. Sauvegarde des clés de déchiffrement

Les clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu’en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

Article 19. Suivi des opérations électorales

1. Accès aux listes d’émargement

Conformément à l’article R.2314-16 du Code du travail, les listes d’émargement ne seront accessibles qu’aux membres des bureaux de vote concernés à des fins de contrôle du déroulement des scrutins. Cet accès sera possible, pour le 1er tour comme pour le second tour éventuel, uniquement à deux moments : lors de la réunion de scellement du système de vote (soit le lundi 16 mai 2022 pour le 1er tour et le vendredi 3 juin 2022 pour le second tour éventuel), puis une seconde fois à la clôture des scrutins. Les membres des bureaux de vote veilleront à la confidentialité des listes.

2. Résultats partiels

Conformément à l’article R.2314-16 du Code du travail, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

Article 20. Procès-verbaux et listes d’émargement

1. Signature et envoi des procès-verbaux

Les procès-verbaux seront générés à la demande des membres du bureau de vote par l’électionneur.

Les procès-verbaux imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet seront signés par les membres du bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par Lilly dans les quinze jours au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.

Une copie des résultats (formulaire CERFA) des élections sera remise à chaque Délégué Syndical Central des organisations syndicales représentatives, à chaque représentant des organisations syndicales non représentatives et à chaque représentant des listes non syndiquées.

2. Signature et conservation des listes d'émargement

A l'issue du dépouillement, afin de préserver la confidentialité des listes d’émargement, celles-ci seront communiquées à l’un des membres du bureau de vote selon la procédure suivante : un des membres du bureau de vote est désigné lors du dépouillement pour recevoir à l’adresse email de son choix un email contenant un lien à usage unique qui lui permettra de télécharger la liste d’émargement, pour impression et signature par les autres membres du bureau de vote.

Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Société.

L'enveloppe sera détruite, , à l'issue de la période de recours.

Article 21. Cellule d’assistance technique

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d’assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d’assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l’Election.

La Cellule d’assistance technique sera composée :

• D’un représentant de la Société Neovote, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;

• De deux représentants des services Relations Sociales de chaque établissement, ci-après dénommés « les Gestionnaires des élections ».

1. Rôle du Représentant du Prestataire

 Le Représentant du prestataire sera chargé du bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l’intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par la Société Neovote.

De plus, il sera le point de contact de Lilly France auprès de la Société Neovote pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera Lilly France sur la bonne utilisation du Système de vote.

2. Rôle des Gestionnaires des élections (gestionnaires Lilly)

Les Gestionnaires des élections seront chargés de la bonne utilisation du Système de vote et de l’organisation des opérations électorales au sein de Lilly France.

A ce titre :

• Ils communiqueront à la Société Neovote l’ensemble des données et des documents destinés à être importés au sein du Système de vote et contrôleront l’importation de ces éléments au sein du Système de vote ;

• Ils organiseront les séances de test et scellement du Système de vote, contrôle du scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoqueront les participants concernés ;

• Ils veilleront, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par Lilly France, à l’efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, ils seront le point de contact de la Société Neovote au sein de Lilly France et solliciteront ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l’utilisation du Système de vote.

3. Moyens mis en œuvre par l’Entreprise

Lilly France mettra à disposition des Gestionnaires des élections les moyens nécessaires à l’utilisation du Système de vote et au bon déroulement des opérations électorales :

• Ordinateur personnel connecté à Internet ;

• Moyens de communication à l’attention des salariés (affichage, courrier électronique, envoi postal) ;

• Salle(s) équipée(s) d’un ordinateur connecté à Internet permettant de réunir les représentants des listes de candidats, les membres de bureaux de votes et les observateurs lors des phases de contrôle des données importées, test et scellement du Système de vote, contrôle du scellement du Système de vote, dépouillement des scrutins, lecture et proclamation des résultats.

Lors de leur inscription dans le Système de vote, les Gestionnaires des élections se verront attribuer par la Société Neovote des identifiants leur donnant accès au Système de vote.

Le statut de Gestionnaire des élections au sein du Système de vote ne donnera aucun droit d’accès à des informations confidentielles dans le cadre de l’Election, telles que les identifiants et mots de passe des utilisateurs. En outre il ne donnera pas de droit d’accès aux listes d’émargement, pendant et à l’issue des opérations électorales.

4. Compatibilité du rôle de Gestionnaire des élections (gestionnaires Lilly) avec les statuts d’électeur, de membre d’un bureau de vote et de candidat

 Le rôle de Gestionnaire des élections est compatible avec le statut d’électeur.

Afin de garantir l’indépendance des Gestionnaires des élections vis-à-vis des listes de candidats, ceux-ci seront dans la mesure du possible désignés parmi les salariés – électeurs ou non – ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats.

De même, dans la perspective de l’animation des séances relevant de chaque bureau de vote, les Gestionnaires éviteront, dans la mesure du possible, d’être membre d’un bureau de vote.

Article 22. Observateurs

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d’ «Observateur» au cours de l’élection.

Les observateurs auront accès via l’Espace de vote aux informations suivantes, pour l’ensemble des scrutins :

• Les listes électorales

• Les listes de candidats

• Les professions de foi des listes de candidats

• Les listes des membres des bureaux de vote

• Les dates et horaires des scrutins

• L’évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d’observateur au cours des élections :

• Les Gestionnaires des élections (Gestionnaires Lilly) ;

• Le Directeur des Ressources Humaines de Fegersheim et le Directeur des Ressources Humaines de Lilly France ;

• 2 représentants par organisation syndicale au 1er tour et 2 représentants par liste en cas de 2nd tour, et par établissement ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats (le nom desdits représentants devra être communiqué à la Direction simultanément au dépôt des listes de candidats soit au plus tard le jeudi 21 avril 2022 à 14 heures pour le 1er tour et avant le mardi 31 mai 2022 à 14 heures pour le 2nd tour éventuel).

S’ils ne sont pas électeurs, les observateurs se verront attribuer un identifiant leur permettant d’accéder à l’Espace de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées, selon les mêmes modalités que les électeurs.

Quand leur présence sur site est requise par le présent protocole, les frais de déplacement, de repas et d’hébergement éventuels des observateurs, seront pris en charge selon les règles et barèmes en vigueur dans l’entreprise.

Article 23. Contestations

Toute contestation des listes électorales devra être déposée auprès du Service Relations Sociales au plus tard le 3^ème jour ouvré suivant leur publication.

Toute contestation des listes de candidats devra être déposée auprès de la Direction avant le scellement du système de vote.

Article 24. Information des salariés

Un email sera envoyé le mardi 5 avril 2022 aux électeurs disposant d’une adresse email Lilly.

Cet email :

• leur rappellera la mise en place d’un système de vote électronique pour les élections à venir,

• leur communiquera en pièce jointe une note d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, qui mentionnera le numéro vert à appeler en cas de non-réception ou de perte des informations de connexion. Cette note d’information sera également consultable et téléchargeable à partir du Système de vote électronique.

• précisera que les salariés et leur supervision peuvent voter sur leur temps de travail

• les préviendra qu’ils recevront courant mai un autre email avec un mode d’emploi et les informations de connexion à conserver pour voter électroniquement.

Pour les salariés mis à disposition qui auront manifesté vouloir voter, s’ils ne disposent pas d’une adresse email Lilly et ont communiqué leur adresse email personnelle afin de leur permettre de voter, c’est sur cette adresse personnelle qu’ils recevront les informations.

Les électeurs ne disposant pas d’une adresse email Lilly active et ne nous ayant pas communiqué d’adresse email personnelle recevront ce même courrier par envoi postal à leur adresse personnelle.

Article 25. Formation

Conformément à l’article R2314-12 du Code du travail, les membres des bureaux de vote, ainsi que les membres de la délégation du personnel au CSE qui le souhaitent, bénéficieront d’une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :

• Une réunion d’information et de formation spécifique (présentation du Système de vote et explications), précédant le lancement des opérations de vote, organisée lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du système de vote, le lundi 16 mai 2022 à 14 heures 30 sur chaque site en mode hybride, les participants étant répartis sur chacun des sites dans une salle dédiée

• Les informations contenues dans la note d’information à l’attention de l’ensemble des électeurs ;

• L’annexe du protocole d’accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;

• La vidéo illustrant le fonctionnement de l’espace de vote et les informations à l’attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d’Aide de l’espace de vote ;

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l’ensemble des salariés aient accès aux explications nécessaires pour voter, et puissent bénéficier d’une assistance éventuelle en cas de difficulté :

• Les emails contenant l’identifiant personnel des électeurs rappelleront les plages d’ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;

• Un mode d’emploi du vote, décrivant à l’aide de copies d’écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux électeurs ;

• Le mode d’emploi sera également à disposition à proximité des PC à Fegersheim et de l’IPad à Neuilly, mis à la disposition des électeurs qui en auraient besoin;

• Le Service Support de Neovote, accessible 24heures sur 24 et 7jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du Système de vote et à l’expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

• Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site Internet du prestataire.

Article 26. Egalité professionnelle

L’article L.2314-30 du Code du travail pose l'exigence d'une représentation équilibrée des femmes et des hommes au sein des instances représentatives dans l'entreprise.

En effet, pour les élections professionnelles, les listes comportant plusieurs candidats doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Elles doivent en outre respecter une alternance femme/homme en tête de liste et pour chaque collège électoral.

Si ce calcul n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, le partage se fait de la manière suivante :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5 ;

• Les listes devront être composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes ;

• En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Les proportions respectives d’hommes et de femmes dans chaque établissement et chaque collège retenues pour l’application des règles précédentes sont les suivantes :

Instance	Collège	Proportion de femmes	Proportion d'hommes	Total
CSE NEUILLY	Collège 1	80,00%	20,00%	100,00%
	Collège 2	76,47%	23,53%	100,00%
	Collège 3	69,60%	30,40%	100,00%
CSE FEGERSHEIM	Collège 1	47,28%	52,72%	100,00%
	Collège 2	41,56%	58,44%	100,00%
	Collège 3	45,22%	54,78%	100,00%

Ainsi, sur la base d’une liste complète de candidats, la répartition des sièges doit se faire de la manière suivante :

Pour l’établissement de Neuilly-sur-Seine :

• Collège 1 : 1 siège à pourvoir avec la possibilité d’une candidature femme ou homme.

• Collège 2 : 1 siège à pourvoir avec la possibilité d’une candidature femme ou homme.

• Collège 3 : 11 sièges à pourvoir avec obligation d’alterner les sexes sur la base de 8 femmes et 3 hommes.

Pour l’établissement de Fegersheim :

• Collège 1 : 6 sièges à pourvoir avec obligation d’alterner les sexes sur la base de 3 femmes et 3 hommes.

• Collège 2 : 7 sièges à pourvoir avec obligation d’alterner les sexes sur la base de 3 femmes et 4 hommes.

• Collège 3 : 7 sièges à pourvoir avec obligation d’alterner les sexes sur la base de 3 femmes et 4 hommes.

En cas de listes incomplètes il convient de se référer à l’Annexe 6 du présent protocole.

Article 27. Moyens supra-légaux alloués aux organisations syndicales dans le cadre de la campagne électorale

Chaque organisation syndicale représentative bénéficiera sur chaque établissement dans lequel il présentera des candidats :

• D’un crédit de 28 heures, pour une 1ère période courant du mardi 5 avril 2022 au mardi 24 mai 2022 inclus.

• Puis d’un nouveau crédit de 20 heures pour une 2nde période courant du mercredi 25 mai 2022 au mardi 14 juin 2022 inclus.

Les crédits non utilisés dans la période à laquelle ils sont rattachés ne peuvent être reportés.

Il appartient au Délégué Syndical Central de décider de la répartition de ces heures au profit des candidats.

Pour des raisons de suivi, tout octroi d’heures à un candidat l’est à son profit exclusif et de manière définitive. Si ledit candidat n’utilise pas le volume qui lui a été octroyé, les heures non prises ne peuvent être réattribuées à un autre candidat.

Une fois avisé de la décision du Délégué Syndical Central le concernant, le bénéficiaire informera par email :

• Le Service Relations Sociales du site dont il dépend ainsi que son superviseur,

• Du volume d’heures global qui lui a été octroyé pour la campagne électorale d’un tour donné,

• Et met en copie le Délégué Syndical Central.

Ce courriel devra être envoyé au plus tôt le mardi 5 avril 2022 pour le 1^er tour, puis au plus tôt le mercredi 25 mai 2022 pour le 2^nd tour éventuel.

Le bénéficiaire devra informer sa supervision de ses absences à chaque fois qu’il prendra des heures au titre du volume global qui lui a été octroyé pour la période.

La protection légale dont bénéficient les candidats aux élections professionnelles est avancée par le présent accord au 1^er jour où le collaborateur informe qu’il bénéficie des heures supra légales prévues par les présentes dispositions pour la campagne électorale, quand bien même la liste de candidats n’a pas encore été déposée, sous réserve que sa candidature soit officialisée lors du dépôt de la liste de l’organisation syndicale pour le 1^er tour.

Si un collaborateur non-candidat au 1^er tour informe le Service Relations Sociales et son superviseur du bénéfice d’heures de délégation délivrées au titre du présent article pour la campagne du 2^nd tour, la protection légale débute pour lui au jour de cette information, sous réserve que sa candidature soit officialisée lors du dépôt de la liste de l’organisation pour le 2^nd tour.

Le Service Relations Sociales contacte la supervision du bénéficiaire de sorte à s’assurer de son bon niveau de compréhension du cadre juridique et du contexte électoral et notamment de la protection ci-dessus évoquée.

Article 28. Formalités de dépôt

Les formalités de dépôt du présent protocole auprès de l'unité territoriale de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) seront effectuées par Lilly France, conformément aux dispositions légales.

Article 29. Formalités de déclaration à la CNIL

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Article 30. Accès aux données personnelles

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès, de rectification, d'opposition, de portabilité, d'effacement et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès de Neovote et en justifiant de leur identité.

Article 31. Conservation et destruction des fichiers support

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, Neovote conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, la Société Neovote après en avoir informé les Gestionnaires des élections, procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 32. Revue du système de vote avec les représentants de liste qui le souhaitent avant le 1^er tour de scrutin et 2^nd tour éventuel

Les réunions de revue du système de vote auront lieu sur chaque établissement en salle de vidéoconférence, pour le 1^er tour, le lundi 16 mai 2022 à 14 heures 30, et pour le 2d tour éventuel le vendredi 3 juin 2022 à 10 heures, pour vérifier que les documents enregistrés dans le système de vote sont corrects et s’ouvrent normalement.

Article 33. Ordre de présentation des listes de candidats et/ou professions de foi dans le système de vote, et sur les sites Intranet

Les listes de candidats et leur profession de foi apparaitront dans un ordre qui sera défini par tirage au sort :

• Pour le 1er tour le jeudi 21 avril 2022 à 16 heures à Neuilly et à Fegersheim par visioconférence en présence d’un représentant de chaque organisation syndicale, désigné à cet effet,

• Pour le 2d tour le mardi 31 mai 2022 à 16 heures à Neuilly et à Fegersheim par visioconférence en présence d’un représentant de chaque liste, désigné à cet effet.

Pour chaque tour, il y aura un tirage au sort par établissement.

Toutes les listes qui présentent des candidats pour les scrutins (tous collèges confondus, listes des organisations syndicales, comme listes non syndiquées en cas de second tour) seront tirées au sort. L’ordre ainsi déterminé sera valable pour l’ensemble des scrutins d’un même tour.

Pour les professions de foi, leur ordre d’apparition vaut pour l’ensemble des scrutins, peu importe qu’une liste n’ait pas présenté de candidat pour l’ensemble des scrutins d’un même tour.

Pour l’ordre d’apparition dans le système de vote, si pour un scrutin donné une liste ne présente aucun candidat, cette liste est retirée de l’ordre d’apparition tiré au sort pour le système de vote, mais pour ce scrutin uniquement.

Exemple :

Ordre à l’issue du tirage au sort pour l’établissement de Neuilly pour l’apparition des listes dans le système de vote au 1^er tour :

Liste D - Liste B - Liste A - Liste C - Liste F – Liste E

Cet ordre est valable pour tous les scrutins de Neuilly, au 1er tour.

Si la liste B ne présente pas de candidats pour le scrutin des suppléants en collège 1 pour le CSE, l’ordre d’apparition dans le système de vote pour ce scrutin sera :

Liste D - Liste A - Liste C - Liste F – Liste E

Article 34. Durée du protocole d’accord

Le présent protocole est conclu pour la durée de l’élection.

Fait à Neuilly-sur-Seine, le 7 avril 2022

Laurence LAGET, Directeur des Ressources Humaines, dûment habilitée aux fins des présentes.
Le syndicat CFDT, représenté par xx, en qualité de Délégué Syndical Central, dûment mandaté.
Le syndicat CFE-CGC, représenté par xx, en qualité de Délégué Syndical Central, dûment mandaté.
Le syndicat CGT, représenté par xx, en qualité de Délégué Syndical Central, dûment mandaté.
Le syndicat FIL, représenté par xx, en qualité de Délégué Syndical Central, dûment mandaté.
Le syndicat CFTC, représenté par xx, en qualité de Délégué Syndical, dûment mandaté.
Le syndicat FO, représenté par xx, secrétaire fédéral, dûment mandaté.

Annexe 1 : calendrier des élections

Annexe 2 : rôles des observateurs, représentants de liste et membres des bureaux de vote

Observateurs	Auront le statut d’observateur au cours de l’élection : Les Gestionnaires des élections (Gestionnaires Lilly) ; Le Directeur des Ressources Humaines de Fegersheim et le Directeur des Ressources Humaines Lilly France ; 2 représentants par organisation syndicale au 1er tour et 2 représentants par liste en cas de 2nd tour, et par établissement, ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats (le nom desdits représentants devra être communiqué à la Direction avant le jeudi 21 avril 2022 à 14 heures pour le 1er tour et avant le mardi 31 mai 2022 à 14 heures pour le 2d tour éventuel).	Assistent : A la revue du système de vote, Au contrôle des données importées, Au test et au scellement du Système de vote, Au dépouillement des urnes, A la lecture et la proclamation des résultats Ont accès via l’Espace de vote aux : Listes électorales Listes de candidats Professions de foi des listes de candidats Listes des membres des bureaux de vote Dates et horaires des scrutins L’évolution du taux de participation pendant la période de vote
Représentants de liste	Au 1er tour, jusqu’à 2 représentants par organisation syndicale et par établissement Au 2nd tour, jusqu’à 2 représentants par liste	Sont invités à participer aux séances de contrôle des données importées, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats. Participent s’ils le souhaitent à la revue du système de vote sur l’établissement de Neuilly pour chaque tour. Accèdent sur demande à La liste électorale comprenant le Global ID, civilité, prénom, nom, date d’entrée dans l’Entreprise, date de naissance, collège.
Membres des Bureaux de vote	1 bureau de vote à Neuilly 1 bureau de vote à Fegersheim	Assistent : A la revue du système de vote, Au contrôle des données importées, Au test et au scellement du Système de vote, Au dépouillement des urnes, A la lecture et la proclamation des résultats Peuvent consulter au sein du Système de vote, pour les scrutins les concernant : Les listes électorales Les listes de candidats Les professions de foi des listes de candidats Les listes des membres des bureaux de vote Les dates et horaires des scrutins Le journal des événements Ont accès et signent les listes d’émargement

Annexe 3 : Accord sur le vote électronique signé le 09 mars 2022

Entre les soussignés,

La société Lilly France dont le siège social est situé au 24 Boulevard Vital Bouhot, 92521 Neuilly-sur-Seine Cedex, représentée par xx en sa qualité de Directeur Ressources Humaines France,

D’une part,

Et,

Le syndicat CFDT, représenté par xx, en qualité de délégué syndical central,

Le syndicat CFE-CGC, représenté par xx, en qualité de déléguée syndicale centrale,

Le syndicat CGT, représenté par xx, en qualité de délégué syndical central,

Le syndicat FIL, représenté par xx, en qualité de délégué syndical central,

D’autre part,

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique prévoit la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles.

Les article R2314-5 et suivants du Code du travail issu du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017, article 1, autorisent le recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres de la délégation du Personnel des Comités Sociaux et Economiques par voie d’accord collectif d’entreprise ou par décision unilatérale de l’employeur.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques.

Les parties ont considéré que le vote électronique pourrait-être de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés, notamment les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• de favoriser un bon niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES ONT ARRÊTE ET CONVENU DE CE QUI SUIT :

1. 
   Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, des dispositions légales et règlementaires et de la délibération de la CNIL du 25 avril 2019 précitée.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

2. Objet et champ d’application

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Il s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition, appelés à voter aux élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

3. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de pouvoir recourir au vote électronique à travers le moyen du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

4. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

IV.1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par une « société prestataire », mandatée pour ce faire par Lilly France.

L’Entreprise confiera à cette société prestataire spécialisée dans les technologies Internet, et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-6 et suivants du Code du Travail.

Le nom de la société prestataire retenue sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également au personnel de la société prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

IV.2. Etablissement des fichiers

Le vote par voie électronique se déroulera dans le respect des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

En conséquence, les données qui pourront être enregistrées dans le cadre de la mise en œuvre des élections par vote électronique sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : nom et prénom, collège, moyen d’identification défini dans le protocole d’accord préélectoral ;

• Pour la liste d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaires ou suppléants et, le cas échéant, appartenance syndicale ;

• Pour les listes des résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

IV.3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées dans les conditions prévues dans le Protocole d’Accord Préélectoral.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

IV.4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique du système de vote ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

IV.5. Expertise indépendante et formalités auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport d’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

IV.6. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour que les salariés se sentent à l’aise avec cette technique de vote, avec un rappel détaillé du fonctionnement en place depuis 2014. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

5. Déroulement des opérations de vote

V.1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

V.2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, pendant l’ouverture des bureaux de vote.

Ils pourront voter de n’importe quel ordinateur, tablette ou Smartphones, et d’une manière générale de n’importe quel point d’accès Internet, de leur lieu de travail ou non, en se connectant sur le serveur du prestataire sécurisé et dédié aux élections. Des PC seront mis à disposition sur le site de Fegersheim dans des salles dédiées. Un Ipad sera également à disposition à Neuilly. Les salariés pourront voter sur leur temps de travail.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

V.3. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 5 Mo).

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de raturer un ou plusieurs noms devra être intégrée dans le moyen de vote électronique.

V.4. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse de connexion au site de vote,

• un code d’identification personnel qui sera nécessaire, en sus de la donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral, pour accéder au site de vote,

• un mot de passe généré de manière aléatoire par le Prestataire pour valider son vote,

• les dates de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel qui lui aura été communiqué ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote et les observateurs pourront consulter en permanence le taux de participation. Les membres du bureau de vote auront accès aux listes d’émargement uniquement à deux moments : lors de la réunion de scellement du système de vote, puis une seconde fois à la clôture des scrutins. Les membres des bureaux de vote veilleront à la confidentialité des listes.

V.5. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

6. Date d’effet et durée de l’accord

Le présent accord, conclu pour une durée déterminée, prend effet le 15 mars 2022 et prendra automatiquement fin le 14 mars 2026. La Direction invitera les organisations syndicales représentatives avant ladite échéance en vue d’engager la négociation d’un nouvel accord.

7. Publicité de l’accord

Les salariés seront informés du recours au vote électronique simultanément à la signature du protocole d’accord préélectoral, par les moyens de communication habituels.

Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail et au décret n° 2017-752 du 3 mai 2017 relatif à la publicité des accords collectifs, la publicité du présent accord se fera au moyen d'une base de données nationale dont le contenu sera accessible en ligne.

Le présent accord sera publié dans une version ne comportant par l'identité des négociateurs et des signataires.

Fait à Neuilly-sur-Seine, le 9 mars 2022.

xx, Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée aux fins des présentes,
Le syndicat CFDT, représenté par xx, en qualité de Délégué syndical central, dûment mandaté
Le syndicat CFE-CGC, représenté par xx, en qualité de Déléguée syndicale centrale, dûment mandatée
Le syndicat CGT, représenté par xx, en qualité de Délégué syndical central, dûment mandaté
Le syndicat FIL, représenté par xx, en qualité de Délégué syndical central, dûment mandaté

Annexe 4 : Fonctionnement du système de vote

1 - CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE

Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :

• Organisation des élections ;

• Préparation des scrutins ;

• Opérations de vote ;

• Dépouillement et clôture des élections.

Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.

Le système de vote respecte :

• les principes généraux du droit électoral ;

• la loi sur l'informatique et les libertés ;

• le règlement UE 2016/679 sur la protection des données personnelles ;

• les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération n°2019-053 ;

• les règles applicables aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE, inscrites dans le Code du travail.

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.

2 - FONCTIONNALITES

Phase 1 - Organisation des élections

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :

• les règles des scrutins ;

• les modalités de vote ;

• le calendrier prévisionnel ;

• les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation des scrutins

Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.

A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.

• Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral. Deux codes sont générés à l'attention de chaque électeur : un « identifiant » (5 caractères alphanumériques) et un « mot de passe » (5 chiffres). L'identifiant est nécessaire pour se connecter au site de vote et pour être reconnu par le système de vote ; le mot de passe est utilisé pour valider le vote. Ces codes sont valables pour le 1er et le 2ème tour éventuel de l'élection. Ils doivent donc être conservés entre les deux tours de scrutins.

• Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.

• Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes, des professions de foi et des photographies des candidats.

Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatiques des scrutins, selon le calendrier enregistré.

• Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

• Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.

• Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.

• La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.

• La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).

• A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.

3 - ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE

Accessibilité

Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet récents.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

Les navigateurs récents peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :

• Javascript activé

• TLS 1.3

• HTML5/CSS3

Le système de vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les électeurs peuvent s'y connecter :

• Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;

• Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;

• A l'issue du vote, pour consulter les résultats.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.

Neutralité

Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.

En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.

• L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d'accord préélectoral.

4 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité, l'inaltérabilité et la transparence du vote.

Authentification de l'électeur

L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.

• Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.

• Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.

Secret du vote

Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

• Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.

Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

Transparence du vote

La transparence du vote est assurée à l'aide d'une preuve de vote directement calculée dans le navigateur de l'électeur, à l'étape de validation du vote. Les serveurs de vote n'ont aucune connaissance de la preuve de vote.

A l'issue du vote, l'électeur peut renseigner auprès d'un Commissaire de Justice la preuve de vote calculée par son navigateur (personnelle et confidentielle) ainsi que le mot de passe (chiffré de transparence) publié par Neovote afin de vérifier la présence de son bulletin dans l'urne dépouillée et les résultats publiés sur le site de vote.

5 - ILLUSTRATIONS

Connexion à l'espace de vote

L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).

Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et sa donnée de connexion (5 derniers caractères de l'IBAN).

Page d'accueil du site de vote

Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.

L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.

Pour voter, l'électeur est invité à cliquer sur le bouton « Voter ».

Expression du vote

Pour chacun des scrutins le concernant (c.à.d chaque instance et chaque type de siège dans son collège), l'électeur est invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc).

Nota :

• Selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral, des photographies peuvent être attachées aux candidats.

• La sélection d'une liste de candidats conduit à sélectionner tous les candidats de la liste. La rature d'un candidat est cependant possible : elle s'effectue en décochant le candidat.

Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de 5 chiffres sur le pavé numérique.

A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».

Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.

Informations à l'attention des membres du bureau de vote

Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote, suivant les modalités prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Le tableau les renseigne sur :

• l'état fonctionnement du système principal et du système de secours ;

• le taux de participation pour chaque scrutin ;

• le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.

Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.

Les évènements retracés sont notamment :

• les événements du cycle de vie du scrutin ;

• les régénérations de codes d'accès ;

• la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;

• toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).

A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.

Informations à l'attention des observateurs

Les observateurs accèdent aux informations mise à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné).

Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote.

Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.

L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.

Annexe 5 : Déroulement des opérations électorales

Les opérations électorales se déroulent en 4 phases :

1. Organisation des élections ;

2. Préparation des scrutins ;

3. Opérations de vote ;

4. Dépouillement et clôture des élections.

PHASE 1 - ORGANISATION DES ELECTIONS

1.1 - Invitation des organisations syndicales

Avant le lancement du processus électoral, les organisations syndicales intéressées sont invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats.

1.2 - Négociation du protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral est négocié avec les organisations syndicales intéressées.

1.3 - Annonce de l'élection

L'annonce de l'élection informe les salariés de l'organisation des élections. Elle est affichée et précise la date envisagée pour le premier tour.

1.4 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote

Le « Dossier de vote » reflétant les dispositions du protocole d'accord préélectoral est créé dans le système de vote.

Les caractéristiques générales des élections sont enregistrées :

• Titre des élections ;

• Règles des scrutins ;

• Modalités de vote ;

• Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du 1er et du 2ème tour des élections) ;

• Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• Modalités de remise des clés de déchiffrement.

Les instances et collèges sont définis :

• Pour chaque instance : type de scrutin, raison sociale, adresse, SIRET, IDCC, effectifs, date des dernières élections, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir, collèges ;

• Pour chaque collège de chaque instance : intitulé du collège, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir.

1.5 - Déclaration au registre

Dans la perspective de la constitution du fichier électoral, une déclaration du traitement au registre est effectuée.

1.6 - Edition et publication de la note d'information

La note d'information à l'attention des électeurs est établie et publiée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral.

1.7 - Personnalisation du système de vote

Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote.

PHASE 2 - PREPARATION DES SCRUTINS

2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier électoral

Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Le fichier est enregistré dans le système de vote.

2.2 - Publication des listes électorales

Les listes électorales sont publiées conformément aux modalités et au calendrier fixés par le protocole d'accord préélectoral.

2.3 - Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs

En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées aux listes électorales. Les listes corrigées sont publiées.

2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote

Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.

2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs

Les observateurs sont désignés conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.

2.6 - Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents attachés

Les listes de candidats et les documents attachés sont déposés par leurs représentants selon les modalités et le calendrier prévus dans le protocole d'accord préélectoral.

Dès la date et l'heure limites de dépôt, ces éléments sont transmis à Neovote, pour enregistrement dans le système de vote.

2.7 - Génération des codes d'accès

Un identifiant et un mot de passe personnels aléatoires sont attribués par le système de vote à chaque électeur. Un identifiant est attribué à chaque observateur non-électeur.

Nota : les codes d'accès générés lors du 1er tour sont valables pour l'éventuel second tour. Il n'est donc pas nécessaire de répéter l'opération pour le 2ème tour.

2.8 - Transmission des codes d'accès

Les codes d'accès à l'attention des électeurs et des observateurs leur sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

PHASE 3 - OPERATIONS DE VOTE

3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.

3.1.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Les éléments suivants sont vérifiés :

• Paramètres des scrutins, dont :

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation,

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs aux listes d'émargement,

- Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès

• Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;

• Nombre de sièges à pourvoir par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) ;

• Liste électorale par instance et par collège ;

• Listes de candidats par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) et documents attachés (professions de foi et photographies) ;

• Composition du bureau de vote ;

• Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.

3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote

A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :

• le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours) ;

• l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.

3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement

La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.

Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.

Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

3.1.4 - Scellement du système de vote

A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.

Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.

3.2 - Ouverture des scrutins

L'ouverture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

3.3 - Expression des votes

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique pour chacun des scrutins les concernant dans la plage de vote définie.

Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.

3.4 - Assistance téléphonique des électeurs

Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.

L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans le protocole d'accord préélectoral.

3.5 - Régénération des codes d'accès

A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue.

3.6 - Clôture des scrutins

La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

PHASE 4 - DEPOUILLEMENT ET CLOTURE DES ELECTIONS

4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats

A l'issue des opérations de vote, la réunion dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. Au niveau de chaque bureau de vote, la réunion se déroule selon la séquence ci-après.

4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote

Le contrôle consiste à :

• Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3) ;

• Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.

En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.

4.1.2 - Dépouillement des urnes

A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.

Le système affiche alors, pour chaque scrutin dans le périmètre du bureau de vote, les données ci-après.

Dans un premier tableau :

• Le nombre d'électeurs inscrits ;

• Le nombre de votes enregistrés ;

• Le nombre d'émargements enregistrés ;

• Le taux de participation ;

• Le nombre de bulletins blancs ;

• Le nombre de suffrages valablement exprimés ;

• Le quorum.

Dans un second tableau, pour chaque liste de candidats :

• Le nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste (et le pourcentage correspondant des suffrages valablement exprimés) ;

• Le nombre de voix obtenues par chaque candidat (i.e. le nombre de suffrages portés sur la liste, diminué du nombre de ratures portées sur le nom du candidat) ;

• Le nombre de ratures portées sur chaque candidat ;

• Les élus éventuels.

Pour chaque scrutin, le calcul détaillé conduisant à l'éventuelle attribution de sièges est affiché et peut être vérifié par les participants :

• Etape 0 : calcul du quorum, s'agissant du premier tour ;

• Etape 1 : calcul du quotient électoral ;

• Etape 2 : calcul du nombre de voix de chaque liste ;

• Etape 3 : attribution de sièges aux listes sur la base du quotient électoral ;

• Etape 4 et suivantes éventuelles : attribution des sièges restants aux listes sur la base de la plus forte moyenne ;

• Dernière étape : attribution des sièges obtenus par chaque liste aux candidats.

A chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions.

4.1.4 - Edition des procès-verbaux et des listes d'émargement

A l'issue de la lecture des résultats, les procès-verbaux (formulaires CERFA) sont édités puis signés par les membres du bureau de vote.

De plus, un lien à usage unique donnant accès aux listes d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime les listes d'émargement.

Après signature par les membres du bureau de vote, les listes d'émargement sont conservées selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

4.1.5 - Edition des documents et publication des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

L'annonce des résultats et la liste des élus sont éditées, pour communication auprès des électeurs.

A l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.

4.2 - Envoi des procès-verbaux

Une fois signés, s'ils correspondent à des scrutins finalisés, les procès-verbaux sont adressés au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).

Les procès-verbaux sont également communiqués aux organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats et/ou négocié le protocole d'accord préélectoral.

Nota : la page recto des procès-verbaux correspondant à des scrutins non finalisés au 1er tour sera complétée au 2ème tour par la page verso. Les deux pages forment le procès-verbal finalisé.

4.3 - Archivage des données

La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.

4.4 - Appel à candidatures

A l'issue du 1er tour, dans l'éventualité où un deuxième tour serait nécessaire, un appel à candidatures est adressé aux électeurs.

4.5 - Destruction des données électorales

A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.

Annexe 6 : A titre informatif, nombre de candidats de chaque sexe attendu au sein d'une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste

Instance	Collège	Type de siège	Nombre de sièges à pourvoir	Nombre de candidats de la liste	Nombre de candidats femmes	Nombre de candidats hommes
CSE NEUILLY	Collège 1	Titulaire ou Suppléant	1	1	0 ou 1	0 ou 1
	Collège 2	Titulaire ou Suppléant	1	1	0 ou 1	0 ou 1
	Collège 3	Titulaires ou Suppléants	11	11	8	3
				10	7	3
				9	6	3
				8	6	2
				7	5	2
				6	4	2
				5	3	2
				4	3	1
				3	2	1
				2	1	1
				1	Non autorisé *	Non autorisé *
CSE FEGERSHEIM	Collège 1	Titulaires ou Suppléants	6	6	3	3
				5	2	3
				4	2	2
				3	1	2
				2	1	1
				1	Non autorisé *	Non autorisé *
	Collège 2	Titulaires ou Suppléants	7	7	3	4
				6	2	4
				5	2	3
				4	2	2
				3	1	2
				2	1	1
				1	Non autorisé *	Non autorisé *
	Collège 3	Titulaires ou Suppléants	7	7	3	4
				6	3	3
				5	2	3
				4	2	2
				3	1	2
				2	1	1
				1	Non autorisé *	Non autorisé *

Note (*) : Arrêt Cass.Soc, 9 mai 2018, n°17-14.088

Annexe 7 : Modalité d’organisation et de déroulement d’éventuelles élections partielles en cours de mandature

Les présentes modalités s’appliquent dans le cadre légal obligeant à l’organisation d’élections partielles, à savoir dans les hypothèses prévues à l’article L.2314-10, 1^er alinéa, du Code du travail ci-dessous rappelé :

« Des élections partielles sont organisées à l'initiative de l'employeur si un collège électoral n'est plus représenté ou si le nombre des membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique est réduit de moitié ou plus, sauf si ces événements interviennent moins de six mois avant le terme du mandat des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. »

Article 1. Dates et lieux des scrutins

Le premier tour de scrutin est fixé 15 jours calendaires avant le second tour éventuel. La Direction fixe les dates de scrutins.

Les votes par correspondance, relevés dans les conditions prévues à l'article 6 ci-dessous, seront versés dans l’urne lors de la clôture des scrutins.

Le statut de représentant du personnel prendra effet dès la proclamation nominative des résultats des scrutins.

Article 2. Listes électorales

Les listes électorales nominatives des électeurs appelés à prendre part au vote ainsi que des salariés remplissant les conditions d’éligibilité seront établies et affichées sur les panneaux réservés à la Direction au moins 21 jours calendaires avant le 1^er tour.

Les listes nominatives des électeurs et éligibles comportant leur date de naissance et leur date d'entrée dans la Société :

• Seront mises à disposition des collaborateurs au Département des Relations Sociales ;

• Seront adressées en version électronique au représentant de chaque organisation syndicale ayant participé à la négociation du présent accord et au représentant de chaque liste non-syndiquée pour le second tour éventuel.

Article 3. Liste des candidats

Le personnel sera informé du déroulement des élections par affichage au moins 45 jours calendaires avant le 1^er tour. Cet affichage constituera l’appel à candidatures.

Le personnel sera également informé des dates définitives des élections dans le respect des dispositions légales.

Le dépôt des candidatures devra intervenir au moins 21 jours calendaires avant chaque tour de scrutin et au jour ouvré le plus proche de ce délai. Les dates limite de dépôt sont, selon ces critères, fixées par la Direction.

Les listes de candidats sont affichées par la Direction au plus tard le jour ouvré suivant la date limite de dépôt.

Des informations sur le déroulement des élections et le vote seront en outre données à tous les électeurs du collège concerné.

Article 4. Propagande électorale

L’utilisation de la messagerie Outlook à des fins de propagande syndicale ou pour des messages généraux à caractère syndical est prohibée. Cette interdiction s’applique à tout message à caractère électoral, quel que soit le candidat.

La diffusion des tracts telle que déterminée par l’accord sur le droit syndical est limitée à un tract par organisation syndicale présentant un ou des candidats pendant la période électorale qui débute au jour de l’affichage des listes électorales et se termine au jour du second tour éventuel. Ce tract électronique ne sera pas décompté du total annuel.

Au premier tour, chaque organisation syndicale pouvant présenter des candidats pourra remettre au Département des Relations Sociales sa propagande électorale - consistant en 1 feuille format A4 en couleur, au plus tard jusqu’à 21 jours calendaires avant le 1^er tour, pour qu'elle soit envoyée par courrier dans les kits de vote par correspondance. Elle sera diffusée par voie électronique aux électeurs.

Au second tour, chaque liste pourra remettre au Département des Relations Sociales sa propagande électorale - consistant en 1 feuille format A4 en couleur, au plus tard jusqu’à 2 jours ouvrés après le 1^er tour pour qu'elle soit envoyée par courrier dans les kits de vote par correspondance. Elle sera diffusée par voie électronique aux électeurs.

Article 5. Bulletins de vote et isoloirs

Les bulletins de vote dont l’impression est à la charge de la Direction, porteront très lisiblement :

• Le logo de l'organisation syndicale qui présente la liste, fourni par elle dans la dimension demandée par l’entreprise, s’intégrant dans un document Word et dans un espace strict de 5 cm de long et de 3.5 cm de hauteur,

• Ainsi que le tour de scrutin.

Les bulletins de vote seront pour les titulaires d'une couleur identique à celle des enveloppes " Titulaires ", pour les suppléants d'une autre couleur identique à celle des enveloppes " Suppléants ".

Les bulletins de vote et les enveloppes " Titulaires " seront de couleur verte.

Les bulletins de vote et les enveloppes " Suppléants " seront de couleur lilas.

Aucune couleur ne différenciera les listes.

Avant les opérations de reprographie et d’envoi, un bon à tirer sera signé :

• Pour chaque organisation syndicale représentative par le délégué syndical central, ou par le délégué syndical de l’établissement, ou par une personne mandatée par le DSC,

• Et, pour le second tour éventuel, également pour les listes non-syndiquées, par le responsable du dépôt de la liste

Les signatures seront recueillies lors d’une réunion organisée par la Direction avec les représentants de chaque syndicat ou de liste(s) non syndiquée(s).

Afin que chaque électeur puisse s'isoler pour voter, la Direction fournira les isoloirs permettant d’assurer le secret du vote. Le passage des électeurs par cet isoloir est obligatoire.

Article 6. Vote par correspondance

Les électeurs pourront voter physiquement, sur l’établissement concerné par l’élection partielle, ou par correspondance.

Un kit de vote par correspondance sera envoyé aux électeurs pour chaque tour.

Le matériel de vote comprendra les éléments suivants :

1. Une notice explicative sur le vote par correspondance,

2. Les bulletins de vote des candidats titulaires et suppléants,

3. Les enveloppes destinées à recevoir les bulletins de vote pour les titulaires et les suppléants,

4. La propagande électorale émise par les organisations syndicales ou les candidats des différentes listes,

5. Une enveloppe libellée " Elections professionnelles partielles CSE ", timbrée, et adressée à la Boîte Postale ouverte au bureau de poste de l’établissement. Cette enveloppe mentionnera le collège au dos et comportera une case destinée à la signature de l’électeur. Elle sera remise non ouverte au président du bureau de vote lors des créneaux prévus à cet effet.

La boîte postale sera relevée le jour du scrutin par un représentant du service RH accompagné d’un salarié désigné par les organisations syndicales candidates.

Aucun bulletin reçu après ce relevé ne sera pris en compte. Le vote physique à l’urne prime toujours sur le vote par correspondance. Le collaborateur qui, ayant voté par correspondance, souhaite ensuite voter physiquement le jour du scrutin peut le faire, mais dans ce cas il doit émarger sur une liste à part pour que soit écarté sous contrôle de l’huissier ledit bulletin de vote par correspondance.

• Les votes par correspondance seront versés dans l’urne lors de la clôture des scrutins. Un contrôle du dénombrage des enveloppes sera effectué.

• Pour le cas où surviendrait une grève des services postaux dont la durée serait supérieure à 3 jours calendaires durant les 2 semaines qui précèdent le scrutin, la Direction s’engage à établir un nouveau planning d'opérations électorales.

Article 7. Bureau de Vote

Un bureau de vote unique sera mis en place, avec deux urnes. Chaque urne sera marquée de la couleur correspondant aux enveloppes qui lui sont destinées (titulaires et suppléants).

Le bureau de vote sera composé du salarié électeur le plus âgé et du salarié électeur le plus jeune, ayant accepté cette mission et présents sur l’établissement au moment de l’ouverture du scrutin.

La Présidence revient au plus âgé. Le bureau de vote n’est composé que d’électeurs du collège électoral intéressé.

En cas de désistement, il sera fait appel à l’électeur suivant immédiatement en âge celui qui se sera désisté. Toutefois, s’il est impossible de mobiliser un membre de bureau de vote dans le collège concerné par l’élection, les électeurs des autres collèges seront sollicités.

L’assesseur pointe sur deux listes distinctes, fournies par la Direction, le nom des électeurs ayant voté.

Une formation sera assurée pour le président et l’assesseur quant au processus électoral et au calcul des voix en particulier.

Un ou deux collaborateurs des Ressources Humaines seront à disposition du bureau de vote, pour s’assurer de la bonne conduite du vote et uniquement dans la limite de leurs prérogatives.

Les délégués syndicaux et/ou candidats peuvent assister aux opérations électorales.

Un huissier assistera aux opérations électorales au moment de l’ouverture et la fermeture du bureau de votes, de l’introduction des votes par correspondance dans l’urne et du dépouillement.

Article 10. Dépouillement

A l’issue des scrutins, les urnes seront vidées sous le contrôle du Bureau de vote après chaque tour de scrutin au moment du dépouillement.

Le bureau de vote procède au dépouillement en présence d’un huissier, proclame les résultats et signe 3 exemplaires des 2 procès-verbaux.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• Lecture de la liste des émargements du vote à l’urne,

• Contrôle de la présence d’une signature au dos des enveloppes retour pré-timbrées pour les votes par correspondance. Toute enveloppe retour non signée sera écartée et non prise en compte dans les résultats,

• Contrôle des enveloppes retour du vote par correspondance :

• Si un vote à l’urne est déjà émargé pour cet électeur, l’enveloppe retour, non ouverte, sera écartée,

• Si l’électeur n’a pas préalablement voté à l’urne, l’enveloppe retour sera ouverte et les enveloppes contenant les bulletins de vote seront insérées dans les urnes correspondantes.

• La liste d’émargement du vote à l’urne est ainsi complétée par les émargements par correspondance,

• Ouverture des enveloppes retour du vote par correspondance,

• Extraction des enveloppes de vote qui seront positionnées dans l’urne

• Il est procédé au dépouillement par extraction des bulletins de vote des enveloppes de vote,

• Contrôle et mise à l’écart des bulletins de vote blancs ou nuls,

• Lecture des bulletins de vote,

• Calcul des résultats globaux et attribution des sièges (prise de connaissance des résultats),

• Impression et signature des procès-verbaux (formulaires CERFA),

• Signature des listes d’émargement,

• Proclamation des résultats.

Ces opérations sont publiques et se déroulent en présence des délégués syndicaux ou de leurs représentants nommément désignés. Tout électeur pourra y assister en qualité d’observateur.

Une copie des résultats (formulaire CERFA) des élections sera remise à chaque délégué syndical central des organisations syndicales représentatives invitées à participer à la négociation, et à chaque représentant de listes non-syndiquées, le cas échéant.

Article 11. Hypothèse d’une absence d’éligible ou de candidature amenant à constater la carence définitive du collège

Dans l’hypothèse où, suite à l’appel à candidature, constat serait fait d’une absence d’éligible ou de candidature pour le collège 1 ou 2 de l’établissement de Neuilly, il est ici convenu que le remplacement du titulaire unique du collège devenu vacant définitivement sera effectué par application des règles de suppléance définies à l’article L.2314-37 du Code du travail.

Annexe 8 : Certificat d’expertise de la solution Neovote