ACCORD CADRE RELATIF A L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

• Bledina SAS, sis 81 rue de Sans Souci, 69760 LIMONEST ;

• Danone SA, sis 17 boulevard Haussmann, 75009 Paris ;

• Danone Global Research & innovation center SAS, sis Route 128, 91190 Gif-sur-Yvette ;

• Danone Nutricia Africa & Overseas (SAS), sis 81 rue de Sans Souci, 69760 Limonest ;

• Danone Produits Frais France, sis 17 rue des deux gares, 92500 REUIL-MALMAISON ;

• Evian Resort (SAS), Quai Baron de Blonay, 74500 Evian-les-Bains ;

• Nutricia Nutrition Clinique SAS, sis 17 rue des deux gares, 92500 REUIL-MALMAISON ;

• Société des Eaux de Volvic (SAS), sis ZI du Chancet, 63530 VOLVIC ;

• Société des Eaux Minérales Evian, sis 11 avenue du Général Dupas, 74500 EVIAN-LES-BAINS ;

• Sojinal (SAS), sis 8 route de Merxheim, 68500 Issenheim.

Pour les sociétés en France représentées par :

• XXX

• XXX

ET :

Les Organisations Syndicales représentatives pour les sociétés concernées en France, représentées par :

• SNI2A CFE-CGC, représentée par XXX,

• CGT, représentée par XXX,

• CFDT, représentée par XXX,

• FGTA-FO, représentée par XXX,

Dument mandatés à l’effet de la négociation et de la signature du présent accord

Table des matières

Préambule 4

1. Objet et champ d’application de l’Accord 4

2. Règles régissant le vote électronique 4

2.1 Principes Généraux 4

2.2 Modalités de mise en œuvre du vote électronique 4

- Protocole d’accord préélectoral 5

- Recours à un prestataire extérieur 5

- Coût du vote électronique 6

- Caractéristiques générales du système de vote électronique 6

- Bulletins de vote 7

- Assistance et dysfonctionnement 7

- Formation et information 8

2.3 Déroulement des opérations électorales 8

- Temps et lieu du scrutin 8

- Modalités d’accès au serveur de vote 8

- Opération de dépouillement 8

2.4 Traitement et conservation des données 9

2.5 Elections partielles 9

3. Dispositions finales 10

3.1 Champ d’application 10

3.2 Durée de l’accord 10

3.3 Suivi de l’accord 10

3.4 Entrée en vigueur, dépôt et publicité 10

ANNEXE 1 : LISTE DES SOCIETES DU GROUPE DANONE SITUEES EN FRANCE COMPOSANT LE PERIMETRE D’APPLICATION DE L’ACCORD 12

ANNEXE 2 : CAHIER DES CHARGES POUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 13

Préambule 13

Article I. Principes généraux 13

Article II. Prestations attendues 13

Article III. Modalités de mise en œuvre du vote électronique 13

Section 3.02 Etablissement des fichiers 14

Section 3.03 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 14

Section 3.04 Cellule d'assistance technique et sécurité 14

Section 3.05 Expertise indépendante 14

Section 3.06 Information et formation 15

Article IV. Déroulement des opérations de vote 15

Section 4.02 Caractéristiques du site de vote 15

Section 4.03 Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote 15

Section 4.04 Suivi des opérations de vote 16

Section 4.05 Opérations de dépouillement 16

Article V. Garanties apportées par le Prestataire 16

ANNEXE 3 : SOCIETE PRESTATAIRE RETENUE POUR LE VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES PREVUES EN 2023 17

Préambule

Le présent accord a pour objet de prévoir le recours au vote électronique pour la tenue des différentes élections des entités concernées et les modalités afférentes.

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur au sein des sociétés et de l’expérimentation positive du vote électronique lors de la précédente mandature, les Parties s’accordent sur le fait que le choix de cette modalité de scrutin est une modalité pertinente à proposer aux salariés :

• cette dématérialisation est tout d’abord un vecteur de simplification s’agissant de l’organisation des élections professionnelles, tant au stade de la préparation qu’à celui du dépouillement des bulletins et du calcul des résultats ;

• le recours à cette modalité de vote permet d’optimiser la participation des électeurs ;

• la fiabilité des résultats est garanti renforçant ainsi la légitimité des acteurs du dialogue social.

Le choix du recours au vote électronique doit néanmoins être encadré pour permettre le respect des principes fondamentaux du droit électoral parmi lesquels la confidentialité et la sécurité du vote.

Objet et champ d’application de l’Accord

Cet Accord acte du recours au vote électronique sur internet pour les élections professionnelles des Comités Social Economique (ci-après désigné « CSE ») des entités signataires.

Le choix du vote électronique sur internet se fait à l’exclusion de toute autre modalité de scrutin et notamment du vote papier.

Il s’applique dès sa conclusion à l’ensemble du personnel des Sociétés et de leurs établissements listés en ANNEXE 1 pour l’organisation des élections professionnelles, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à sa disposition appelés à voter aux élections professionnelles.

2. Règles régissant le vote électronique

   1. Principes Généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

  2. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

• Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral conclu dans chacune des sociétés et/ou établissement visera le présent accord, ainsi que le nom du prestataire extérieur choisi.

Il comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

A cette occasion, il est précisé que les invitations à négocier les Protocoles d’Accord Préélectoraux seront adressés, pour les organisations syndicales représentatives au sein de l’entité :

• au Délégué Syndical ou Délégué Syndical Central de l’entité concernée s’il a été désigné,

• et le coordonnateur syndical national en sera également destinataire.

Les modalités d’organisation des opérations électorales sont déterminées dans les protocoles d’accord préélectoraux (dates et heures du scrutin, recours à la vidéo pour la propagande électorale disponible sur le site, ordre d’affichage des listes de candidats, traitement des listes intersyndicales, accessibilité et destinataires du taux de participation, mise à disposition de moyens matériels dans les locaux de l’établissement pour procéder au vote électronique…).

• Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et leur confidentialité, les parties s’accordent pour confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à un prestataire extérieur, mandaté par la Direction de la Société.

Ce prestataire extérieur est choisi par la Société. Il se voit confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges annexé au présent accord, respectant les prescriptions relatives au vote électronique prévues par :

• Les principes généraux du vote,

• Les articles du Code du travail et notamment les articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail ;

• L’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• Les recommandations CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Les coordonnées du prestataire sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

Ce prestataire extérieur garanti avoir soumis son système de vote électronique à une expertise indépendante ayant pour objet de contrôler et de s’assurer que le dispositif de vote répond aux exigences :

• La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

• Les articles R2314-5 à R2314-18 du Code du travail définissent les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

• L'article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Cette expertise est impérativement réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du Travail.

Ce rapport d’expertise est communiqué par le Prestataire extérieur choisi et tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et des Organisations syndicales habilitées à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral en application des articles L. 2314-5 du Code du travail.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

• Coût du vote électronique

Le coût du recours au vote électronique sera intégralement pris en charge par la Société.

• Caractéristiques générales du système de vote électronique

Les données devant être enregistrées par le prestataire et leur accès sont limitées comme suit :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, leur appartenance syndicale le cas échéant, leur collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

Le contrôle et la conformité des listes d’électeurs aux listes électorales transmises au prestataire et importées sur le système de vote électronique est effectué sous la responsabilité de chacune des sociétés organisatrices.

L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Le système de vote électronique choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

• la sécurité de l'émargement ;

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et descellé à la clôture du scrutin ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

• Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et, le cas échéant, des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms sera intégrée dans le moyen de vote électronique.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

• Assistance et dysfonctionnement

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

• Formation et information

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel, les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique choisi.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.

3. Déroulement des opérations électorales

• Temps et lieu du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle est précisée par le protocole d’accord électoral. Pendant cette période d’ouverture du scrutin, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment, 24 heures sur 24.

Les électeurs peuvent voter depuis n’importe quel terminal, que ce soit de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

• Modalités d’accès au serveur de vote

Les modalités d’accès au serveur de vote seront arrêtées à l’occasion de chaque élection professionnelle suivant les techniques déployées par le prestataire retenu. (cf annexe 3 pour les élections professionnelles de 2023).

• Opération de dépouillement

A la clôture du scrutin, le contenu de l’urne et les listes d’émargement sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement des résultats n’est possible que par l’activation de deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux ainsi que les listes d’émargement. Après avoir réalisé les signatures, ils proclameront les résultats.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

4. Traitement et conservation des données

Le vote électronique nécessite le recours à des fichiers nominatifs et suppose ainsi que soient recueillies des données personnelles des électeurs.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports conformément à l’article R. 2314-17 du Code du travail.

5. Elections partielles

Par dérogation au présent accord, les parties pourront décider, après concertation, de recourir aux modalités de vote classique en cas de nécessité d’organisation d’élections partielles.

Le recours aux modalités de vote classique dans les conditions ci-dessus citées, fera l’objet d’un avis conforme du Comité Social et Economique de l’établissement concerné.

Dispositions finales

3.1 Champ d’application

Le présent accord s’applique aux sociétés de Danone en France listées en annexe 1 :

• Bledina SAS, sis 81 rue de Sans Souci, 69760 LIMONEST ;

• Danone SA, sis 17 boulevard Haussmann, 75009 Paris ;

• Danone Global Research & innovation center SAS, sis Route 128, 91190 Gif-sur-Yvette ;

• Danone Nutricia Africa & Overseas (SAS), sis 81 rue de Sans Souci 69760 Limonest ;

• Danone Produits Frais France, sis 17 rue des deux gares, 92500 REUIL-MALMAISON ;

• Evian Resort (SAS), Quai Baron de Blonay, 74500 Evian-les-Bains ;

• Nutricia Nutrition Clinique SAS, sis 17 rue des deux gares, 92500 REUIL-MALMAISON ;

• Société des Eaux de Volvic (SAS), sis ZI du Chancet, 63530 VOLVIC ;

• Société des Eaux Minérales Evian, sis 11 avenue du Général Dupas, 74500 EVIAN-LES-BAINS ;

• Sojinal (SAS), sis 8 route de Merxheim, 68500 Issenheim.

3.2 Durée de l’accord

Il est conclu pour une durée déterminée allant jusqu’au 31 décembre 2027 au plus tard.

Il pourra faire l’objet d’une révision à la demande éventuelle d’une des parties signataires notifiées à l’autre partie signataire par courrier recommandé avec accusé de réception.

3.3 Suivi de l’accord

En cas de difficulté d’interprétation ou d’application du présent accord, les parties à la négociation conviennent qu’un échange devra être engagé dans un délai maximum de 5 jours ouvrés pour trouver une issue amiable au différend constaté.

3.4 Entrée en vigueur, dépôt et publicité

L’accord entre en vigueur à compter du 07 juillet 2023. Il se substitue alors à tout autre accord de même nature existant dans les entités parties au présent accord.

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent Accord est notifié par courriel par la Direction, avec accusé de réception, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans le périmètre du présent accord.

En application de l’article D.2231-4 du Code du travail, le présent Accord est également déposé par la Direction sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail « Télé-Accords », accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail.

Enfin, le présent Accord est transmis aux Représentants du Personnel via la BDESE, et fera l’objet d’une présentation à l’ordre du jour des CSE des entités concernées avant les élections professionnelles de fin 2023. Il sera également porté à la connaissance des salariés de l’entreprise sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le Personnel.

Fait à Rueil-Malmaison, le 07 juillet 2023 Conclusion via signature électronique
Pour la Direction, XXX XXX	Pour les Organisations syndicales
	Pour le SNI2A CFE-CGC, représenté par XXX Pour la CGT, représentée par XXX Pour la CFDT, représentée par XXX
	Pour la FGTA-FO, représentée par XXX

ANNEXE 1 : LISTE DES SOCIETES DU GROUPE DANONE SITUEES EN FRANCE COMPOSANT LE PERIMETRE D’APPLICATION DE L’ACCORD

• BLEDINA SAS

• DANONE SA

• DANONE GLOBAL RESEARCH & INNOVATION CENTER SAS

• DANONE NUTRICIA AFRICA & OVERSEAS SAS

• DANONE PRODUITS FRAIS France SAS

• EVIAN RESORT SAS

• NUTRICIA NUTRITION CLINIQUE SAS

• SOCIETE DES EAUX DE VOLVIC SAS

• SOCIETE ANONYME DES EAUX MINERALES D’EVIAN SAS

• SOJINAL SAS

ANNEXE 2 : CAHIER DES CHARGES POUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Préambule

La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :

• simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.

Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.

Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).

Article I. Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• Assurer l’intégrité du vote,

• Assurer l’unicité du vote,

• Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,

• Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,

• Assurer la publicité du scrutin.

Article II. Prestations attendues

Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :

• La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :

  • L’organisation et l’administration du processus de vote ;

  • L’expression du vote par les électeurs ;

  • Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;

  • L’archivage puis la destruction des fichiers.

• La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;

• La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;

• La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;

• La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;

• La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;

• La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.

Article III. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Section 3.01 Choix de la modalité de vote électronique

Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.

Section 3.02 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Section 3.03 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Section 3.04 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Section 3.05 Expertise indépendante

Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.

Section 3.06 Information et formation

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

Article IV. Déroulement des opérations de vote

Section 4.01 Ouverture et fermeture des scrutins

Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral. L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

Section 4.02 Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Section 4.03 Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence.

L’électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée de connexion sur la page de connexion au site.

Une fois connecté, l’électeur sera invité à retirer son mot de passe directement sur le site de vote.

La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.

Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège.

L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.

Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Section 4.04 Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Section 4.05 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.

Article V. Garanties apportées par le Prestataire

Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service : 1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie ; 2/ sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation et 3/ sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.

ANNEXE 3 : SOCIETE PRESTATAIRE RETENUE POUR LE VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES PREVUES EN 2023

1. La Société prestataire, visée à l’article 2.3 du présent accord, retenue en vue des élections professionnelles au 4^e trimestre 2023 est la Société NEOVOTE.

2. Les modalités d’accès suivantes au serveur de vote sont arrêtées :

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• l’identifiant personnel lui permettant d’accéder au site de vote, généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote et permettant son authentification,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

L’identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.

Outre leur identifiant, les électeurs retireront un mot de passe sur le site de vote. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.

Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité.

Procédure standard

Les identifiants seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple aux domiciles des titulaires.

Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :

• l'électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans le courrier et dans l'email - en saisissant son identifiant et sa donnée de connexion (5 derniers caractères de l'IBAN) ;

• l'électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.

Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant, il pourra obtenir la réédition de son identifiant selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote

• L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;

• L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, puis déclenche l'envoi ;

• Le Système de vote envoie alors automatiquement un nouvel identifiant à l'utilisateur par email, SMS ou message vocal automatisé.
  Si l’ensemble des électeurs de la société dispose d’une adresse email professionnelle, le nouvel identifiant sera adressé exclusivement sur l’adresse email professionnelle de l’électeur.

• La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne

• L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.

• L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.

• Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.

• L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.

• Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,

• en cas d'exactitude, un nouvel identifiant est envoyé à l'utilisateur par email, SMS ou message vocal automatisé.
  Si l’ensemble des électeurs de la société dispose d’une adresse email professionnelle, le nouvel identifiant sera adressé exclusivement sur l’adresse email professionnelle de l’électeur,

• en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet :

• Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser un nouvel identifiant ;

• Si l'utilisateur est un observateur non-électeur, de lui adresser un nouvel identifiant.

Les données d'identification de l'électeur, sont :

• Nom et Prénom

• Date de naissance

• 5 derniers caractères de l'IBAN

Toute re-génération d'identifiant est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

Tout électeur atteint d'un handicap le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un collègue de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible mais le nombre de votants peut être consulté.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.