ACCORD DE GROUPE

accord de groupe relatif à l’adoption du vote électronique
	14 septembre 2021

accord de groupe relatif à l’adoption du vote électronique

ENTRE

D’UNE PART,

Les sociétés du groupe Egis parties au présent avenant, représentées par … , Directrice des Ressources Humaines Groupe, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

ET D’AUTRE PART,

Les organisations syndicales représentatives dans le groupe Egis représentées par leurs coordinateurs syndicaux :

• Pour la CFE-CGC :

  …

  …

• Pour la CGT :

  …

  …

• Pour la F3C CFDT :

…

…

Tous les Coordinateurs syndicaux de Groupe précités ont été dûment habilités à négocier et signer le présent accord.

Sommaire

PREAMBULE 6

1 - Objet et principes généraux 7

2 - Définition du vote électronique 7

3 - Modalités et mise en œuvre du vote électronique 7

3.1 - Prestataire extérieur 7

3.2 - Confidentialité et stockage des données 7

3.3 - Cellule d’assistance technique et sécurité 8

3.4 - Le dispositif de secours 8

3.5 - Expertise et déclaration auprès de la CNIL 8

3.6 - Information et formation 9

4 - Déroulement des opérations de vote 9

4.1 - Protocole d’accord préélectoral 9

4.2 - Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 9

4.3 - Programmation du site de vote 9

4.4 - Caractéristiques des listes et bulletin de vote électronique 10

4.5 - Modalités d’accès au site de vote 10

4.6 - Opérations de dépouillement 10

5 - Dispositions finales 11

5.1 - Champ d’application du présent accord 11

5.2 - Date d’entrée en vigueur et durée 11

5.3 - Révision et dénonciation 11

5.4 - Dépôt et publicité de l’accord 11

Annexe1 : Calendrier prévisionnel indicatif d’élections professionnelles 13

Annexe 2 : rappel des dispositions relatives aux communications des organisations syndicales pouvant s’appliquer dans le cadre d’un processus électoral 14

PREAMBULE

Par le présent accord, les parties signataires affirment leur volonté de continuer à recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, afin de favoriser la participation des salariés et de faciliter la mise en place de la nouvelle organisation des relations sociales prévue dans l’accord du 24 juin 2019 relatif à l’organisation des relations sociales et à la valorisation des responsabilités représentatives et syndicales au sein du Groupe Egis.

Le système de vote électronique s’inscrit dans le respect des textes en vigueur, et notamment :

• Des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail,

• De l’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique qui autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles,

• Du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel,

• Du décret n’2016-1676 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique des représentants du personnel,

• De l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, confirmant la possibilité de recourir au vote électronique par accord ou à défaut, sur décision unilatérale de l’employeur,

• De la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Un accord de groupe du 18 octobre 2012 sur l’adoption du vote électronique était applicable aux sociétés du Groupe Egis. Cet accord a pris fin avec la mise en place des comités sociaux et économiques en application de l’accord du 27 juin 2019 relatif à l’organisation des élections au sein du Groupe, suite à l’accord de Groupe du 24 juin 2019 relatif à l’organisation des relations sociales et la valorisation des responsabilités représentatives et syndicales.

Tout en rappelant que l’entreprise doit garantir le bon déroulement des élections conformément aux règles électorales, les parties soulignent que l’opportunité de recourir au vote électronique permet notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

C’est dans ce contexte que la Direction et les Organisations syndicales représentatives se sont réunies pour négocier le présent accord afin de poursuivre l’utilisation du vote électronique.

Objet et principes généraux

Le présent accord a pour objet d’autoriser et de définir les conditions de mise en place du vote électronique.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin qui sont:

• La confidentialité et le secret du scrutin

• Le caractère personnel, libre et anonyme du vote

• L’intégrité du vote et la sincérité des opérations électorales

• L’unicité du vote

• La sécurité de l’émission des moyens d’authentification

• La sécurité de l’émargement

• La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes

• La surveillance du vote

• La publicité du scrutin

Définition du vote électronique

Les parties conviennent d’utiliser le vote électronique pour les élections des représentants du personnel des périmètres compris dans le champ d’application du présent accord.

La notion de « vote électronique » est un système de vote dématérialisé par internet.

Modalités et mise en œuvre du vote électronique

Prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote seront organisées par un fournisseur prestataire extérieur, mandaté par la Direction.

Les entreprises prendront contact avec un prestataire spécialisé dans le vote électronique, pour organiser le système de vote sur la base d’un cahier des charges qui devra assurer la confidentialité des données transmises, la sécurité de l’émission des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ; conformément aux prescriptions réglementaires.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral, il est identique à toutes les entités du Groupe EGIS.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système du vote électronique.

Confidentialité et stockage des données

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux, des moyens d’authentification des électeurs et du contenu de l’urne.

A ce titre, afin de répondre aux exigences prévues par le Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommées « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin et également après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers seront conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours ou jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique est mise en place pour veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Cette cellule comprend les représentants du prestataire et les représentants de la Direction des Ressources Humaines.

La cellule d’assistance technique, en présence des membres des bureaux de vote, aura pour mission de:

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une attaque du système par un tiers, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Ce rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles, se matérialisant par une inscription dans le registre des activités de traitement tenu par les sociétés Egis.

Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par le salarié. Une note d’information explicative détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du scrutin.

Afin de garantir un contrôle effectif des opérations électorales, le prestataire retenu assurera une formation des membres du bureau de vote et des représentants du personnel.

Déroulement des opérations de vote

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les Organisations Syndicales intéressées négocieront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Il mentionnera également la conclusion du présent accord de vote électronique ainsi que le nom et les coordonnées du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique.

Afin de continuer à garantir l’harmonisation du processus électoral au sein du Groupe, un calendrier prévisionnel des élections est annexé au présent accord (Annexe 1) à titre informatif.

Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote.

Les salariés seront informés selon les modalités prévues dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote, déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Afin d’informer les salariés sur le vote, trois alertes seront effectuées :

• Une première alerte pour l’ouverture du vote (cf. article 4.5 du présent accord)

• Une seconde alerte pour la relance du vote ; entre l’ouverture et la clôture du vote

• Une troisième alerte pour la clôture du vote ; le matin du jour de la clôture du vote

Programmation du site de vote

Le prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote et des professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site dédié. Ces professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement.

Le prestataire reproduira sur le site les listes des noms des candidats dans l’ordre d’émission par leurs auteurs ou dans l’ordre alphabétique et transférées par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos.

Le prestataire veillera à ce que le site de vote soit accessible à tous types de systèmes d’exploitation et/ou à tous les navigateurs utilisés par les électeurs.

Caractéristiques des listes et bulletin de vote électronique

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

De plus, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Le logo devra être normé en taille de lecture et placé au même endroit sur le bulletin, pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Les logos seront stockés sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’un ou l’autre logo.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms devra être intégrée dans le moyen de vote électronique.

Modalités d’accès au site de vote

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de tout poste informatique connecté à internet (ordinateur, smartphone, tablette), de leur lieu de travail ou à distance, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités d’envoi définies dans le protocole d’accord préélectoral, notamment :

• L’adresse du site de vote.

• Les moyens d’authentification pour accéder au système de vote : codes d’accès constitués d’un d’identifiant et d’une donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

• Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantit l'unicité de son vote.

• La date et l’heure de début et de fin de vote électronique au premier et au deuxième tour.

• La procédure sécurisée à suivre en cas de perte des moyens d’authentification, à prévoir nécessairement par le prestataire.

Une fois connecté, pour chaque élection, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote le concernant, compte tenu de son collège d’appartenance.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation, à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Les observateurs, dont le représentant de l’organisation syndicale, auront accès au taux de participation.

Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du Bureau de vote (Président et Assesseurs). Les clés de déchiffrement sont celles que le prestataire a transmis aux membres du bureau de vote à l’issue de la réunion de scellement.

Les membres du Bureau de vote éditent les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant de proclamer les résultats.

Dispositions finales

Champ d’application du présent accord

Le présent accord s’applique aux sociétés du Groupe comprises dans le champ d’application de l’accord relatif à l’organisation des relations sociales et à la valorisation des responsabilités représentatives et syndicales au sein du Groupe Egis du 24 juin 2019.

Date d’entrée en vigueur et durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur le 1^er jour du mois civil suivant sa conclusion.

Révision et dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

Il pourra également faire l’objet d’une révision, notamment pour prendre en compte les éventuelles évolutions législatives, réglementaires ou conventionnelles.

Toute demande de révision devra être portée à la connaissance des autres organisations syndicales intéressées par e-mail et lettre recommandée avec accusé de réception.

Dépôt et publicité de l’accord

Le personnel sera informé du présent accord par voie d’affichage sur les panneaux prévus pour la communication avec le personnel. Il sera également déposé sur l’Intranet du Groupe où chaque collaborateur pourra en prendre connaissance ou s’en produire une copie.

Le présent accord sera déposé par voie dématérialisée auprès de l’Administration sur la plateforme de téléprocédure dédiée, du Ministère du travail.

Il sera également déposé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Versailles.

Par ailleurs, en vue de sa publication sur le site www.legifrance.gouv.fr conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail, une version publiable anonymisée du présent accord sera jointe au dépôt dématérialisé, dans laquelle toute mention des noms, prénoms, paraphes et signatures des personnes physiques sera supprimée.

Le présent accord sera en outre adressé par e-mail à la Commission permanente Paritaire de Négociation et d’Interprétation (secretariatcppni@CCN-BETIC.fr) pour enregistrement et conservation.

Fait à Guyancourt, le 14 septembre 2021

Pour EGIS
Pour la CFE-CGC	Pour la CGT	Pour la F3C CFDT

Annexe1 : Calendrier prévisionnel indicatif d’élections professionnelles

Etapes	Dates et heures
Invitation des organisations syndicales à négocier1	J-60
Annonce de l'élection 2	J-60
Réunion de négociation du protocole d'accord préélectoral	J-40
2ème réunion de négociation du protocole d'accord préélectoral	J-35
Affichage et publication des listes électorales	J-25
Diffusion de la note d'information	J-25
Désignation des membres des bureaux de vote et des observateurs	J-13
1er tour	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	J-13
	Envoi des codes d'accès aux électeurs	J-12
	Formation, test et scellement du système de vote	J-6
	Ouverture du vote	J-5
	Relance du vote	J-2
	Clôture du vote	J
	Dépouillement	J
2eme tour : Organisé lorsque : Aucun syndicat n’a présenté de candidats au premier tour. Le quorum n’a pas été atteint au premier tour. Tous les sièges n’ont pas été pourvus au premier tour.	Appel à candidature	J+1
	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	J+6
	Formation, test et scellement du système de vote	J+8
	Ouverture du vote	J+9
	Relance du vote	J+12
	Clôture du vote	J+14
	Dépouillement	J+14
Date limite d'envoi des résultats à l'inspection du travail	J+15 à J+29

Délais légaux :

¹L’invitation des Organisations Syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral doit intervenir au plus tard, 15 jours avant la première réunion de négociation.

Dans le cadre d’un renouvellement du CSE, l’invitation des Organisations Syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral doit être effectuée 2 mois avant l’expiration du mandat des délégués en exercice et le premier tour doit avoir lieu dans les 15 jours précédents l’expiration de ce mandat. (C. trav., art. L. 2314-5)

² Le premier tour des élections professionnelles doit intervenir, au plus tard, le 90ème jour suivant l’annonce aux collaborateurs de l’organisation des élections professionnelles. (C. trav., art. L. 2314-4)

Annexe 2 : rappel des dispositions relatives aux communications des organisations syndicales pouvant s’appliquer dans le cadre d’un processus électoral

à titre informatif

Conformément à l’accord de Groupe relatif aux moyens de communication dématérialisés des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales dans les sociétés du Groupe Egis du 10 avril 2018, les organisations syndicales ont plusieurs moyens de communication lors des élections professionnelles.

Moyens de communication
Jusqu’à l’ouverture du scrutin du 1er tour des élections
Les panneaux d’affichages dématérialisés	Qui peut afficher ? Les organisations syndicales représentatives dans la société disposant d’un délégué syndical Les organisations syndicales non représentatives dans la société disposant d’un représentant de section syndicale Quelles informations ?  Les communications syndicales Les organisations syndicales peuvent informer de la mise en ligne des documents via la messagerie professionnelle de la société, en respectant la mise en forme prévue par l’accord.
Pendant le processus électoral (principe de neutralité)
La note d’information des salariés relatives aux élections professionnelles	Qui peut communiquer ? La direction communique la note d’information après la conclusion du protocole d’accord préélectoral Quelles informations ? Le nom et l’adresse e-mail de l’interlocuteur de chaque organisation syndicale ayant participé à la négociation
L’intranet (si la société en possède un) Et l’espace de vote électronique	Quelles informations ? La profession de foi

Groupe Egis
Direction des ressources humaines

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