Accord d'entreprise "LE TRAVAIL A DISTANCE" chez URSSAF B.NDIE - UNION DE RECOUVREMENT DES COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE ET D ALLOCATIONS FAMILIALES DE BASSE NORMANDIE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU TRAVAIL A DISTANCE

Entre d’une part,

• L’Union de Recouvrement de Sécurité Sociale et des Allocations Familiales Basse-Normandie représentée par son Directeur

Et d’autre part,

• Les organisations syndicales soussignées, représentées par :

  • CGT

  • FO

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie personnelle et, d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail ainsi qu’à réduire le temps consacré à ce trajet.

Ce protocole d’accord s’inscrit dans le prolongement des accords en matière de responsabilité sociale, notamment l’accord local relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 29 Mai 2017 et l’accord national relatif au travail à distance du 28 Novembre 2017 ainsi que dans le cadre des lois sur le travail à distance définies par le Code du Travail.

Il constitue une étape importante dans le projet global de l’organisme relatif à la qualité de vie au travail et a été rédigé en portant une attention particulière à la santé et à la sécurité des télétravailleurs ainsi qu’au maintien d’un lien propre à éviter tout isolement.

Article 1 – Définition et champ d’application

Le travail à distance s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de travail à distance pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l’y contraigne :

• Soit à son domicile ;

• Soit dans d’autres locaux de l’employeur ;

• Soit dans les locaux d’un autre organisme du Régime Général de Sécurité Sociale.

Il vise les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail. La demande de travail à distance sera examinée sur la base du volontariat et selon les modalités de sélection définies dans le présent accord.

Afin de maintenir une cohésion d’entreprise, un jour collectif non télétravaillé sera mis en place. A ce titre, aucune demande de travail à distance ne sera acceptée sur la journée du lundi.

De plus, dans un objectif d’éviter l’isolement social et de maintenir le bon fonctionnement de service, une obligation de présence minimale sur site de trois jours par semaine sera instaurée pour les agents et de quatre jours pour les managers d’équipe.

Quand le travail est de nature à favoriser l’emploi de salarié en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur, en lien avec les représentants du personnel examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées. Cet examen peut conduire à déroger aux nombres de jours minimum de présence obligatoires devant être effectués dans l’organisme.

Article 2 – Procédure d’entrée dans le dispositif de travail à distance

Le travail à distance repose exclusivement sur le principe du volontariat.

Le salarié qui souhaite bénéficier de la possibilité de travailler à distance depuis son domicile remplit le formulaire de candidature qu’il transmet à son responsable hiérarchique direct pour avis. Il y joindra la réponse à un questionnaire lui permettant de préciser les conditions dans lesquelles il souhaite accéder au travail à distance et d’exprimer sa compréhension des modalités de travail à distance et de ses conséquences pour son activité

L’employeur examine cette demande au regard des conditions d’éligibilité déterminées par le présent accord, des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles, au regard du poste de travail, de la disponibilité du matériel informatique et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome, en s’appuyant sur l’avis du manager.

Lorsque le salarié est éligible, un entretien a lieu avec un membre du service Ressources Humaines et le responsable hiérarchique du salarié.

La décision de l’employeur donne ensuite lieu à une notification motivée au salarié concerné, dans un délai maximum de 45 jours à compter de la réception de la demande, sauf circonstances exceptionnelles.

En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit. Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une nouvelle demande écrite et argumentée à la Direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La Direction de l’organisme répond par écrit et de façon motivée à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

En cas d’acceptation, le travail à distance ne peut avoir lieu que sous réserve de la fourniture par le salarié de l’attestation d’assurance multirisque habitation et du diagnostic de conformité des installations électriques lorsque la demande porte sur du travail à distance à domicile.

Article 3 – Conditions d’éligibilité au dispositif

Article 3.1 – Conditions d’éligibilité du salarié

Le travail à distance est ouvert aux salariés qui remplissent les conditions suivantes :

• Justifier d’une ancienneté minimale de deux ans dans la fonction pour disposer des connaissances suffisantes sur l’organisation et le fonctionnement de l’Urssaf ;

• Avoir une activité pouvant être exercée à distance. Ainsi, ne peuvent pas être éligibles les salariés qui exercent des activités itinérantes et ceux ayant une activité qui par nature requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’organisme en raison notamment de la nécessité d’une présence physique. En conséquence, ne sont pas éligibles les inspecteurs du recouvrement, les agents du service informatique, les agents du service Flux Entrants, les techniciens logistiques ainsi que les téléconseillers et les agents d’accueil ;

• Maîtriser son poste et son environnement de travail ;

• Faire preuve de suffisamment d’autonomie, de méthode et de rigueur ;

• Avoir un lieu dédié à son domicile pour effectuer du travail à distance.

L’employeur tient compte par ailleurs du nombre de salariés exerçant déjà leur activité à distance en veillant à ce que ce nombre soit compatible avec le bon fonctionnement du service ou de l’organisme. La demande de travail à distance peut donc être refusée pour ce motif.

Article 3.2 – Priorisation des demandes

Si le nombre de salariés souhaitant accéder au travail à distance est trop important au regard des effectifs du service, de la Direction ou de l’organisme, les demandes sont priorisées selon une éventuelle situation de handicap du salarié, une préconisation du médecin du travail ou selon le temps de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail.

Article 4 – Mise en place du travail à distance

Article 4.1 – Signature d’un avenant au contrat de travail

Lorsque la demande du salarié est acceptée, la mise en place du travail à distance donne lieu à la conclusion d’un avenant au contrat de travail d’une durée d’un an qui peut être renouvelé autant de fois que de besoin, dès lors que l’employeur et le salarié en conviennent.

L’avenant au contrat de travail précise qu’en cas de nécessité de service (réunions, missions, formations), le travail à distance peut être suspendu.

En cas de changement de domicile ou de fonctions, la poursuite du travail à distance est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant au contrat de travail.

Le choix des jours de travail à distance résulte d’un accord entre les parties qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié.

Article 4.2 – Période d’adaptation et réversibilité permanente

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation d’une durée de trois mois.

Pendant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au travail à distance en respectant un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des deux parties.

Cette période d’adaptation est exclue lors du renouvellement de l’avenant au contrat de travail.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de travail à distance. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite et des conditions de l’exercice du travail à distance.

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin au travail à distance avant le terme prévu par l’avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des deux parties, est de 30 jours lorsque c’est l’employeur qui en est à l’initiative, et 15 jours lorsque c’est le salarié.

Cette décision qui met fin automatiquement à l’avenant au contrat de travail est notifiée par écrit. Le salarié retrouvera son poste et ses conditions de travail antérieures.

Article 4.3 – Suspension provisoire du travail à distance

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher de manière temporaire de travailler à distance. Dans cette hypothèse, le salarié devra se rendre sur son lieu de travail habituel ou poser une absence après accord de son responsable.

Article 4.4 – Dérogations exceptionnelles

La Direction peut autoriser les salariés qui travaillent à distance à aménager de manière temporaire les modalités fixées dans l’avenant à leur contrat de travail en cas de difficultés particulières pour rejoindre leur lieu de travail pouvant occasionner des temps de déplacement très importants et inhabituels (intempéries, grève de transports prolongée, etc…).

Cette dérogation peut permettre soit une permutation entre un jour de travail à distance et un jour de travail sur le site de travail, soit une extension du nombre de jours pendant lesquels le salarié est autorisé à travailler à distance.

Article 5 – Organisation du travail à distance

Article 5.1 – Equipements mis à disposition

L’employeur fournit au salarié le matériel informatique et de communication nécessaire à l’exercice de son activité professionnelle. Il dispose également de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

En cas de dysfonctionnement, le salarié travaillant à distance doit en informer dans les meilleurs délais le service Informatique de l’organisme ainsi que son responsable hiérarchique.

Le salarié restitue le matériel lié au travail à distance lorsqu’il est mis fin au dispositif.

Article 5.2 – Horaires de travail et disponibilité

L’organisation du travail à distance se fait dans le cadre des horaires habituels du service auquel le salarié est affecté.

A ce titre, il bénéficie des horaires variables et du suivi de son temps de travail dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille sur son site habituel de travail. Le salarié sera sensibilisé sur les conditions de badgeage sur poste informatique, pour la comptabilisation de son temps de travail.

L’avenant au contrat de travail précise, en tenant compte d’une pause déjeuner, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable par l’organisme. Ces plages horaires sont portées à la connaissance du responsable hiérarchique ainsi que des collègues de service.

Du fait de la mise en œuvre de l’horaire variable, cela signifie que le salarié peut n’être présent qu’au cours des plages fixes.

Pour les salariés ayant conclu une convention annuelle de forfait en jours, chaque journée de travail réalisée à distance équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.

Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de son employeur, auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

Article 5.3 – Suivi du travail à distance

Pour les salariés qui travaillent à distance, l’EAEA commencera par un temps consacré au suivi de l’organisation du travail à distance. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du travailleur à distance, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

Article 6 – Droits et obligations du salarié travaillant à distance

Article 6.1 – Respect de la vie privée

Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié sont précisées dans l’avenant à son contrat de travail afin de préserver sa vie personnelle.

Article 6.2 – Assurance

Le salarié doit informer son assureur qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Il doit fournir à l’employeur une attestation de son assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail. Elle est ensuite renouvelée chaque année.

Article 6.3 – Frais professionnels

Sur présentation des factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de travail à distance à domicile dans les conditions suivantes :

• Le coût de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques ;

• Le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du travailleur à distance.

En supplément de la prise en charge du coût du dispositif téléphonique professionnel mis à disposition par l’employeur, il est versé chaque mois une indemnité forfaitaire pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du travail à distance (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire mensuelle est de 10 euros par mois pour une journée de travail à distance par semaine et à 20 euros pour 2 jours par semaine.

Elle est versée sur 10,5 mois par an afin de tenir compte des congés annuels.

Son versement est suspendu en cas d’absence du salarié de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques, etc…).

Ces montants sont revalorisés au 1^er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L’Ucanss notifiera aux organismes ainsi qu’aux organisations syndicales, dès la publication de l’indice Insee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires.

Le salarié bénéficie également de titres restaurants pour les jours de travail à distance.

Article 6.4 – Protection des données

L’Urssaf Basse-Normandie est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le salarié qui travaille à distance s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur au sein de l’Urssaf Basse Normandie, notamment la charte informatique, ainsi qu’à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Article 6.5 – Droits individuels et collectifs

Les salariés travaillant à distance bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

A ce titre, les salariés travaillant à distance ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’Urssaf.

L’Urssaf s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du travailleur à distance soient évalués dans les mêmes conditions que ceux fixés pour les travaux effectués sur site.

Enfin, il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par la charte sur le droit à la déconnexion.

Article 7 – Santé au travail

L’Urssaf informe le salarié qui travaille à distance de la politique de l’organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter ces règles lorsqu’il travaille depuis son domicile.

L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le travail à distance depuis le domicile respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès à son domicile sous réserve de l’accord et de la présence du salarié.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité, l’employeur peut refuser ou mettre fin au travail à distance.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du travail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

En cas d’accident du salarié travaillant depuis son domicile survenu du fait ou à l’occasion du travail à distance, il est fait application du même régime que si l’accident était intervenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail. A ce titre, le salarié informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident du travail dans la journée où l’accident s’est produit ou, au plus tard dans les 24 heures.

Article 8 – Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

A cet effet, le travailleur à distance peut permuter un jour de travail à distance avec un autre jour de la semaine sur le site habituel de travail afin de pouvoir assister à une prise de parole syndicale. Cet échange est subordonné à l’information préalable du supérieur hiérarchique.

Enfin, les travailleurs à distance peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens notamment en termes d’heures de délégation. Ce crédit d’heures peut être utilisé, en tout ou en partie, pendant les heures de travail à distance.

Article 9 – Sensibilisation et formation

Les travailleurs à distance reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les managers chargés d’encadrer les travailleurs à distance sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

A ce titre, un dispositif de formation traitant des atouts et des risques potentiels du management de travailleurs à distance, ainsi que des droits, devoirs et comportements attendus de ces derniers est mis en place.

Les salariés de l’unité de travail du travailleur à distance sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de travail à distance.

Article 10 – Durée de l’accord et bilan

L’accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans et cessera de plein droit à l’échéance de ce terme.

Un bilan annuel sera présenté au CHSCT, Comité d’entreprise puis au Comité Social Economique :

• Nombre de travailleurs à distance réparti par emploi, par niveau et par temps de travail ;

• Nombre de jours de travail à distance par mois ;

• Nombre de demandes acceptées ou refusées et typologie des motifs de refus ;

• Nature et motifs des demandes ;

• Nombre d’accidents de travail ;

• Améliorations et changements souhaitables ;

• Eléments économiques liés à l’exercice du travail à distance.

La liste nominative des salariés en situation de télétravail sera transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu’aux représentants du personnel.

Article 11 – Dispositions générales

Article 11.1 – Validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant au moins 30% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections des titulaires au Comité d’entreprise.

Article 11.2 – Procédure d’agrément et de communication de l’accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, au Comité d’entreprise, au CHSCT et aux délégués du personnel.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Article 11.3 – durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il arrivera à expiration trois ans après sa date d’agrément, date à laquelle il prendra fin de plein droit et cessera de produire tout effet.

Article 11.4 – Information du personnel

Une information générale sera assurée par la Direction au travers de publications internes, de réunions d’information ou de tout autre moyen approprié.

Article 11.5 – Communication de cet accord et publicité

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Le présent accord sera transmis aux Organisations Syndicales présentes dans l’organisme, au Comité d’Entreprise, au CHSCT et aux Délégués du Personnel.

Il sera transmis à la Mission Nationale de Contrôle territorialement compétente ainsi qu’à l’Ucanss dans le cadre de la Commission Nationale de suivi prévue au point VII de la lettre de cadrage national.

Conformément aux dispositions des articles L2231-6 et D2231-2 du Code du Travail, une fois agréé, le présent accord donnera lieu à dépôt en deux exemplaires, dont une version papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la DIRECCTE et du secrétariat greffe du conseil des Prud’hommes de Caen, siège de l’organisme.

Fait à Caen, le 20/04/2018

En six exemplaires originaux

Pour l’Urssaf, le Directeur

Pour les organisations syndicales 

CGT FO