ACCORD LOCAL

RELATIF A L’UTILISATION DES NTIC AU SEIN DES ORGANISATIONS SYNDICALES ET DU CSE

A LA CAF DE

LOIR ET CHER

10 février 2021

SOMMAIRE :

• Préambule

• Article 1 : accès à l’intranet et internet

• Article 2 : organisation matérielle

• Article 3 : mise à disposition d’une base CSE sur l’intranet

• Article 4 : mise à disposition d’une base Syndicale sur l’intranet

• Article 4-1 : périodicité de l’accord

• Article 4-2 : contenu de la base syndicale

• Article 5 : conditions de mise en ligne

• Article 6 : messagerie

• Article 6-1 : liberté d’accès à l’information du CSE

• Article 6-2 : liberté d’accès à l’information syndicale

• Article 6-3 : modalités d’utilisation de la messagerie electronique

• Article 6-4 : confidentialité des échanges des salariés avec les OS et le CSE

• Article 7 : cadre technique d’utilisation

• Article 7-1 : matériel mis à disposition

• Article 7-2 : capacité des messageries

• Article 7-3: règles de maintenance

• Article 8 : protection des bases

• Article 9 : engagement de la Direction

• Article 10 : engagements des syndicats et du CSE

• Article 11 : utilisation abusive

• Article 12 : durée de l’accord

• Article 13 : validité de l’accord

• Article 14 : dépôt de l’accord et entrée en vigueur

• Article 15 : communication et publicité de l’accord

Entre d'une part,

• La Caisse d'allocations familiales de la Caisse d’Allocations Familiales de Loir et Cher représentée par sa Directrice ,

et d'autre part,

• Les organisations syndicales représentatives ci dessous désignées :

• La CFDT,

• FO

il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Dans le cadre de la loi n°2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent accord ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC) des Organisations Syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ainsi qu’au Comité Social Economique (CSE).

L’accord a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix et à l’information du CSE.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale. Il s’intègre plus globalement dans le déploiement de Cafcom au sein de la Caf.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre des règles énoncées par la charte de sécurité du système d’information de la Caf de Loir et Cher.

La mise à disposition des outils numériques doit respecter 3 conditions :

• Ne pas porter atteinte au bon fonctionnement et à la sécurité du réseau informatique de l’entreprise

• Ne pas être préjudiciable à la bonne marche de l’entreprise

• Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser les messages syndicaux

Article 1 : Accès à l'intranet, à internet et aux outils collaboratifs

Chaque organisation syndicale (OS) ayant constitué une section syndicale dispose d’un accès à l’intranet, internet, et aux outils collaboratifs déployés par l’organisme à partir d’ordinateurs mis à disposition par la Caf.

Les membres du CSE y ont également accès.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, pendant les heures de délégation.

Le CSE s’engage à ce que toutes les informations et tous les documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Les organisations syndicales s’engagent dans les mêmes termes, dans le respect de leurs prérogatives.

Article 2 : Organisation matérielle

L’accès aux bases et à la messagerie se fait à partir des ordinateurs mis à disposition par l’employeur.

Les espaces d’affichage CSE et OS restent utilisables.

L’entretien courant est assuré par la Caf de Loir et Cher, propriétaire du matériel.

Article 3 : Mise à disposition d’une base CSE sur l’intranet

Le CSE dispose d’une base documentaire dédiée sur l’intranet permettant à tout salarié d’accéder aux actualités, aux règlements, aux compte rendus du CSE et toute information relative à la vie du CSE.

Il est rappelé que les membres du CSE sont soumis au secret professionnel et à une obligation de discrétion vis-à-vis d'informations présentant un caractère confidentiel. Le contenu de la base du CSE doit donc respecter ces dispositions.

Article 4 : Mise à disposition d’une base syndicale sur l’intranet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dispose d’une base documentaire dédiée sur l’intranet de l’organisme, utilisée pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Article 4-1 : Liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.

Article 4-2 : Contenu de la base syndicale

Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, la base ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, et doit assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Article 5 : Conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales et le CSE s’engagent à respecter la charte de sécurité du système d'information de la Caf de Loir et Cher.

Les mises à jour de la base sont effectuées pendant les heures de délégation.

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale, peut désigner au maximum 2 salariés de l’organisme qui, outre les délégués syndicaux, sont habilités à opérer la mise à jour de la base.

Le CSE désigne de la même façon, en dehors du secrétaire, 3 membres du CSE habilités.

Cette liste, en cas de besoin, pourra être ajustée pour garantir un bon fonctionnement de la communication.

Les personnes habilitées doivent être déclarées au service informatique.

L'accès à chaque base syndicale et à la base CSE se fait à partir de l’intranet, et chaque portail donnant accès à un site syndical ou au site du CSE est accessible dans la partie Vie sociale.

Les agents mis à disposition disposeront du lien qui leur permettra d’y accéder.

Article 6 : Messagerie

Article 6-1 : Liberté d’accès à l’information du CSE

La nature des communications doit rester conforme aux attributions du CSE.

A chaque nouvelle actualité, le CSE envoie à l’ensemble des agents un message précisant qu’une nouvelle actualité est parue avec l’objet. Le salarié se rend sur Cafcom sur le site CSE pour en prendre connaissance.

Article 6-2 : Liberté d’accès à l’information syndicale

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

A chaque nouvelle actualité, l’organisation Syndicale envoie à l’ensemble des agents un message précisant qu’une nouvelle actualité est parue avec l’objet. L’agent se rend sur Cafcom pour en prendre connaissance s’il le souhaite.

Afin de permettre à tous les utilisateurs de bien identifier l’origine du message, l’objet de chaque message devra commencer par la mention : « communication du Syndicat X du xx/xx/xx », garantissant le choix des salariés d’accepter ou de refuser les messages syndicaux.

Article 6-3 : Modalités d’utilisation de la messagerie électronique

Le CSE et les Organisations syndicales ont une adresse mail dédiée à des communications internes et externes.

Les membres du CSE ou des OS ne peuvent utiliser leur messagerie professionnelle personnelle pour une communication relative au CSE ou aux OS.

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupé, à destination de la direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.

La messagerie ne peut être utilisée pour des messages individuels à des salariés qu'en réponse à un salarié, avec la mention "privé" en objet.

Les messageries syndicales ne peuvent être utilisées pour des messages collectifs que lorsque le syndicat veut informer les salariés d’une nouvelle publication sur sa base. De ce fait, le principe de lecture est lié à la volonté du salarié d’y accéder.

Les salariés peuvent adresser des messages sur ces boîtes dédiées.

Article 6-4 : Confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales et le CSE.

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale et le CSE sont tenus à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'ils entretiennent avec les salariés.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité (charte administrateur).

Article 7 : Cadre technique d'utilisation

Article 7-1 : Matériel mis à disposition

Le matériel (micro-ordinateurs et imprimantes) mis à disposition des OS et du CSE reste la propriété de l’organisme, qui en assure l'entretien courant.

Il est interdit d’utiliser d'autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des OS et des membres du CSE utilisateurs qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Article 7-2 : Capacité des messageries

La diffusion des messages doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, et de façon générale, doit être conforme à la charte de sécurité du système d'information de l’organisme.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les OS et les membres du CSE s’engagent à rechercher toute solution qui permette la mise à disposition des documents.

Article 7-3 : Règles de maintenance

Les OS et le CSE seront soumis comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes…). En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

Article 8 : Protection des bases

Les bases décrites par le présent accord bénéficient de la même protection que les bases intranet de la Caf. Les dispositions internes relatives à la sécurité informatique s’imposent à l’ensemble des utilisateurs.

Article 9 : Engagement de l’employeur

Dans le cadre du respect de la liberté individuelle, l’employeur de la Caf s’engage à ne pas chercher à identifier les salariés consultant les différentes bases décrites par le présent accord.

Article 10 : Engagement des syndicats et du CSE

Les publications des différentes instances et organisations syndicales visées par le présent accord respectent les textes légaux en vigueur et la charte de sécurité du système d'information de la Caf du Loir et Cher.

Chaque salarié désigné pour accéder aux bases et messageries des OS et du CSE doit signer un formulaire valant engagement à respecter les dispositions du présent protocole d’accord.

Article 11 : Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord et dans un premier temps, l’employeur adresse selon le cas à l’organisation syndicale concernée ou au secrétaire du CSE, une lettre précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires ou à l’ensemble des membres de l’instance qui n’a pas respecté le présent accord.

Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l'accord en vue de régler le différend.

Article 12 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu à durée déterminée pour 4 ans, conformément à l’article L 2242-12 du Code du travail.

ll peut être révisé en cas de modification des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles.

Les parties conviennent dans ce cas de se rencontrer dans un délai de 3 mois, afin d’ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un avenant, se substituant en tout ou partie aux stiplulations du présent accord. Le rendez vous annuel prévu dans l’accord de méthode permettra le suivi du présent accord.

Article 12-1- Périodicité de l’accord

La périodicité de l’accord est de 4 ans conformément à l’accord de méthode signé à la Caf de Loir et Cher signé le 18 févier 2020 et agréé le 13 mai 2020.

Article 13 – Validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.

Article 14- Dépôt de l’accord et Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L 123-1 et L 123-2 du code de la Sécurité sociale).

Le Directeur transmettra l’accord collectif conclu par son organisme à la Direction de la Sécurité Sociale.

Conformément à l’article D 224-7 3 du code de la Sécurité sociale, l’avis du Comité Exécutif des Directeurs de l’Ucanss sur les accords collectifs est subordonné à sa saisine par la Direction de la Sécurité sociale.

Les autorités de tutelle prennent alors la décision d’agréer ou non l’accord collectif issu de cette procédure.

A l’issue de cet agrément, l’accord local sera déposé sur la plate-forme de télé procédure du ministère du travail.

Un exemplaire de l’accord sera déposé au greffe des prud’hommes du lieu de conclusion.

Article 15 – Communication et publicité de l’accord

L’accord sera diffusé, via intranet, et mis à la disposition de l’ensemble du personnel lorsqu’il aura été agréé.

Fait à Blois

Le 10 février 2021

Pour la CFDT Pour la CGT-FO