PROTOCOLE D’ACCORD

RELATIF AU TRAVAIL À DISTANCE

Entre d'une part,

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Loiret, représentée par sa Directrice, Madame xxxxxx,

Et d'autre part, les Organisations Syndicales ci-après :

• La CGT, représentée par Madame XX, déléguée syndicale

• La CAT, représentée par Madame YY, déléguée syndicale

PREAMBULE

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités plus larges d’organisation du travail.

Le travail à distance s’inscrit notamment dans le cadre la loi du 22 mars 2012 modifiée par l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017 et celui fixé par l’accord national relatif au travail à distance du 11 Juillet 2022.

Initialement déployé à titre expérimental dans l’organisme, un accord a ensuite été conclu pour une durée déterminée de 2 ans. Il a permis de déployer le télétravail pour un nombre significatif de salariés volontaires et éligibles.

C’est dans une démarche d’employeur socialement responsable que la CPAM du Loiret souhaite pérenniser et élargir le recours au télétravail.

En effet, ce mode d'organisation est un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail et contribue également à limiter les risques environnementaux et routiers. Il diminue aussi l’empreinte carbone par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Forts de l’expérience acquise au titre des années précédentes dont témoignent les derniers résultats du BSI (86 % de répondants satisfaits de leur équilibre vie professionnelle / vie personnelle), les partenaires sociaux ont souhaité élargir et assouplir le recours au télétravail conformément au cadre fixé par le protocole national du 11 Juillet 2022.

Si les signataires s’accordent à élargir le télétravail, ils s’attachent tout particulièrement à rappeler que celui-ci est une modalité d’exécution de la prestation de travail et qu’il ne constitue pas un droit acquis, l’employeur ayant la possibilité, dans le respect des conditions du présent accord, d’être à l’initiative d’une réversion du télétravail.

Dans ce contexte, la CPAM du Loiret et les organisations syndicales représentatives ont convenu :

• D’accorder une attention particulière au maintien d’un lien entre le salarié télétravailleur et l’organisme de façon à éviter tout isolement,

• Augmenter le nombre maximum de jours de télétravail, 

• Supprimer la nécessité d’un avenant au contrat de travail,

• Mettre en place une formule supplémentaire de télétravail,

Contenu

Article 1 – Définition et champ d’application 6

1.1 Définition 6

1.2 – Champ d’application 6

1.2.1 Situations de télétravail visées 6

1.2.2 Salariés concernés 6

1.3 - Situations particulières de télétravail 7

1.3.1 – Modalités d’accès au télétravail des travailleurs handicapés : 7

1.3.2 – Modalités d’accès au télétravail des femmes enceintes 7

1.3.3 – Salariés titulaire d’un mandat municipal, départemental ou régional 8

1.3.4 - Autres situations particulières 8

1.3.5 - Le recours au télétravail en cas d’épisode de pollution 8

1. 3.6 – Circonstances exceptionnelles 8

Article 2 - Conditions de mise en œuvre pour les activités éligibles au télétravail 9

2.1 - Principe du double volontariat 9

2.2 - Eligibilité au télétravail 9

2.2.1 - Conditions liées aux activités exercées 9

2.2.2 - Conditions liées aux salariés 10

2.2.3 - Conditions techniques et matérielles du télétravail dans l’organisme 10

2.2.3.1 Le lieu d’exercice du télétravail 10

2.2.3.2 - Conformité électrique de l’espace de travail 11

2.2.3.3 - Connexion internet de qualité suffisante 11

2.2.4 Critères de priorités 12

Article 3 – Modalités pratiques de demande d’accès au télétravail 12

3.1 – Mise en place et information des salariés 12

3.2 – Formulaire de demande de télétravail 12

3.3 - Délai de réponse aux demandes de télétravail et procédure de ré-examen de la demande 12

Article 4 – Organisation du télétravail 13

4.1 - La forme du télétravail - généralités 13

4.1.1 – Enveloppes de jours 13

4.1.2 – Télétravail à jours fixes 14

Article 5 - Modalités de mise en œuvre du télétravail 14

5.1 – Notification d’acceptation du télétravail 14

5.2 – Période d’adaptation 15

5.3 Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation 15

5.4 - Situation en cas de changement d’emploi pendant le télétravail 16

5.5 – Situation en cas de changement du lieu d’exercice du télétravail 16

5.6 - Suspension provisoire du télétravail 17

Article 6 – Durée travail et respect de la vie personnelle 17

6.1 - Durée du travail et respect de la vie personnelle 17

6.2 - Suivi du télétravailleur 17

Article 7– Assurance 17

Article 8– Equipements de travail 18

Article 9 - Gestion des incidents techniques à distance 18

Article 10– Frais professionnels 19

Article 11 – Protection des données et confidentialité 19

Article 12 – Droits et garanties individuels et collectifs 20

Article 13– Relations sociales 20

Article 14– Santé et sécurité au travail 20

14.1 – Généralités 20

14.2 – Visite de conformité 21

14.3 – Droit à la déconnexion 21

14.4 – Gestion des absences 22

Article 15– Sensibilisation et formation au télétravail 22

Article 16– Modalités de suivi et d’évaluation de l’accord 22

Article 17 – Durée de l’accord et révision 22

Article 18 – Procédure d’agrément et de communication de l’accord 23

Article 1 – Définition et champ d’application

1.1 Définition

Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail repose sur plusieurs critères cumulatifs :

• Le salarié peut exercer son activité en télétravail compte tenu de la compatibilité de tout ou partie des missions et activités qu'il exerce avec le travail à distance,

• Le salarié accède à son environnement de travail par l'utilisation des outils numériques et de communication mis à disposition par son employeur,

• Ce travail à distance est autorisé par l'employeur et organisé par le manager, compte tenu du bon fonctionnement du service et du collectif de travail, de la maîtrise de l'emploi et de l'autonomie du salarié dans son poste et l'utilisation des outils numériques,

• Le salarié alterne un temps minimal de présence sur site et un temps en télétravail ;

• Le télétravail s'exerce sur un autre lieu que celui auquel le salarié est habituellement affecté et dans les conditions prévues par le présent protocole

1.2 – Champ d’application

1.2.1 Situations de télétravail visées

Le présent accord régit toute forme d’organisation du travail utilisant les technologies de l’information définie dans le cadre du contrat de travail et qui permet au salarié de travailler de façon régulière et volontaire depuis sa résidence principale, ou tout autre lieu défini dans les conditions du présent accord.

Ne constituent pas du télétravail :

• L’itinérance, qui par nature implique des déplacements quotidiens des salariés hors des locaux de l’employeur,

• L’astreinte réalisée à domicile.

En conséquence, ni les salariés itinérants, ni les salariés soumis au régime de l’astreinte ne peuvent se prévaloir, parce qu’ils exercent hors les murs de l’organisme, des dispositions du présent accord pour demander le bénéfice des avantages liés au télétravail régulier.

1.2.2 Salariés concernés

Il vise en principe tous les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail, sous réserve d’une ancienneté d’au moins 3 mois au sein de la CPAM du Loiret à laquelle il est possible d’y déroger dans les conditions mentionnées à l’article 2.2.2 du présent accord.

Toute suspension du contrat de travail, quelle qu’en soit l’origine, entraine la suspension de cette période d’ancienneté de 3 mois.

Sont exclues de ce dispositif les personnes qui ne sont pas titulaires d’un contrat de travail avec la CPAM du Loiret :

• Les stagiaires hors institution,

• Les collaborateurs recrutés dans le cadre du service civique.

Les personnes exerçant dans le cadre d’un contrat de travail temporaire peuvent bénéficier du télétravail, en accord avec le manager et l’entreprise de travail temporaire, dans les mêmes conditions que les salariés de la CPAM du Loiret.

De même, les personnes titulaires d’un contrat d’alternance (apprentissage, contrat professionnel…) peuvent bénéficier du télétravail, en accord avec le manager et l’établissement d’enseignement, dans les mêmes conditions que les salariés de la CPAM du Loiret.

Il concerne toutes les catégories professionnelles dès lors que la compatibilité de tout ou partie des activités exercées avec le travail à distance est validée.

1.3 - Situations particulières de télétravail

Les situations de recours au télétravail relevant de l’aménagement du poste de travail en raison de considérations particulières, ponctuelles, individuelles ou collectives, telles que figurant ci-après peuvent amener à déroger aux modalités de mises en œuvre prévues par le présent protocole, notamment s’agissant de la présence minimale de 2 jours par semaine sur site.

Relèvent du régime d’indemnisation prévu à l’article 10 du présent protocole les situations particulières de télétravail visées ci-après.

1.3.1 – Modalités d’accès au télétravail des travailleurs handicapés :

Conformément aux articles L 1222-9 et L 5213-6 du code du travail, en lien avec le médecin du travail, l’employeur étudie, en fonctions des besoins dans chaque situation concrète, les mesures appropriées pour permettre aux travailleurs handicapés de télétravailler, sous réserve que les critères d’éligibilités soient satisfaits.

Ces mesures sont prises sous réserve que les charges consécutives à leur mise en œuvre ne soient pas disproportionnées, compte tenu des aides qui peuvent compenser en tout ou partie les dépenses supportées à ce titre par l’employeur.

1.3.2 – Modalités d’accès au télétravail des femmes enceintes

Conformément à l’article L1222-9 du code du travail, l’employeur prend les mesures appropriées pour permettre aux femmes enceintes de télétravailler, sous réserve que les critères d’éligibilité soient satisfaits. Dans ce cadre, la CPAM du Loiret permet une adaptation du nombre de jour minimum de présence sur site, en fonction des besoins dans chaque situation concrète et sur demande de la salariée concernée, à partir du quatrième mois de grossesse.

1.3.3 – Salariés titulaires d’un mandat municipal, départemental ou régional

Conformément aux articles L2123-1-1, L3123-1-1 et L4135-1-1-1 du code général des collectivités territoriales, le salarié élu municipal, départemental ou régional fait parties des salariés dont l’accès au télétravail est favorisé, sous réserve de la compatibilité de son poste de travail.

1.3.4 - Autres situations particulières

En cas de situation particulière du salarié (préconisation du médecin du travail favorisant le maintien du salarié en activité, situation personnelle justifiant temporairement la mise en place du télétravail avec l’accord de la direction, suivi du conjoint dans le cadre d’une mobilité géographique pour une période de transition n’excédant pas trois mois) la CPAM du Loiret examine les conditions dans lesquelles les règles applicables pourraient être adaptées (ex : adaptation du nombre de jours minimum de présence sur site) ainsi que les éventuels aménagements de poste à prévoir.

Dans les cas prévus au présent paragraphe, cette éventuelle adaptation doit être limitée dans le temps, à savoir 3 mois maximum.

1.3.5 - Le recours au télétravail en cas d’épisode de pollution 

En cas de pic de pollution tel que mentionné à l’article L223-1 du code de l’environnement, l’employeur pourra autoriser le salarié en télétravail à :

• Modifier le jour de télétravail,

• Prolonger leur activité de télétravail au-delà du nombre de jours de télétravail

De plus, dès lors qu’il estime que les conditions de faisabilité sont réunies, l’employeur étudie le passage en télétravail des salariés qui en sollicitent le bénéfice.

Dans ce cas, l’employeur communiquera les modalités à l’ensemble des salariés concernés.

1. 3.6 – Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, de force majeure, telle que citées à l’article L1222-11 du code du travail, d’intempérie, grève des transports, crise affectant la continuité des activités, un télétravail exceptionnel pourra être mis en place à la seule initiative de l’employeur.

Il est rappelé que la mise en œuvre de ce télétravail constitue un simple aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise en garantissant aussi la santé des salariés.

Ce télétravail sera accompli au moyen de l’ensemble des outils collaboratifs mis à la disposition du télétravailleur.

Dans ce contexte, la direction communique dans les meilleurs délais aux salariés les modalités de mise en place du télétravail exceptionnel dans le cadre des mesures consignées dans le Plan de Continuité de l’Activité (PCA).

Le Comité Social et Economique sera consulté en cas de mise en œuvre du télétravail en raison de circonstances exceptionnelles.

Article 2 - Conditions de mise en œuvre pour les activités éligibles au télétravail

2.1 - Principe du double volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat du salarié et de l’accord de l’employeur.

2.2 - Eligibilité au télétravail

L’accès au télétravail nécessite que soient examinées les conditions liées aux activités exercées dans l’emploi, celles d’éligibilité technique, matérielle, organisationnelle et celles liées à la maîtrise de l’emploi avant sa mise en œuvre.

Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, celle-ci est examinée au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu’organisationnelles au regard du ou des activités éligibles au sein du poste considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire et de la maitrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment sa capacité à travailler de manière autonome.

Les demandes sont examinées par l’employeur au regard :

• De la nature des activités de l’emploi et notamment le poids des activités dématérialisées et télétravaillables,

• De la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié,

• De sa capacité à travailler seul, de manière autonome,

• Des conditions de faisabilité techniques,

• Des conditions organisationnelles,

• De la disponibilité du matériel informatique nécessaire,

• Des critères légaux de priorités

Les conditions d’éligibilité sont cumulatives.

2.2.1 - Conditions liées aux activités exercées

L’approche par activité implique une appréciation au cas par cas du poste réellement occupé par le salarié au regard du contexte et du fonctionnement de l'organisme et du service d’appartenance du salarié. La faculté pour chaque salarié de télétravailler passe par l'identification de la quotité adéquate de télétravail et de la formule de télétravail adaptée en fonction des missions et activités exercées.

Sont éligibles les salariés qui bénéficient d’une organisation de travail compatible avec un exercice en télétravail. La compatibilité est appréciée en fonction de la quotité de tâches dématérialisées et dématérialisables que le manager estime suffisant ou non pour apprécier l’éligibilité du salarié.

Le télétravail ne doit pas conduire à modifier le contenu de l'emploi pour les télétravailleurs ni pour les agents en présentiel.

Pour l’application du présent accord, est considérée comme dématérialisée une activité pouvant s’effectuer à distance et ne nécessitant ni impression, ni transport de document papier.

2.2.2 - Conditions liées aux salariés

L'accès au télétravail nécessite une réelle autonomie technique, organisationnelle et logistique du salarié dans la tenue du poste, validée par le manager au regard des 3 conditions cumulatives suivantes :

• La durée d’ancienneté : Seuls les salariés ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans leur emploi, appréciée dans l’organisme à la date de la demande de télétravail, sont éligibles au télétravail

• La maitrise constatée des outils et processus indispensables à la tenue du poste à distance,

• Le niveau d’adaptation suffisant à l’environnement de travail et le lien avec le collectif de travail.

Le service RH pourra accompagner le manager dans son analyse.

A titre exceptionnel, en cas de demande de l’intéressé et sous réserve d’une expérience antérieure déjà acquise de télétravail et de l’avis favorable du manager et de l’agent de direction de la branche concernée, la condition d’ancienneté de 3 mois pourra être réduite à 1 mois.

2.2.3 - Conditions techniques et matérielles du télétravail dans l’organisme

2.2.3.1 - Le lieu d’exercice du télétravail

Le télétravail peut s’exercer depuis :

• Le domicile du salarié, à savoir sa résidence principale,

• Une autre résidence privée du salarié distincte du domicile,

• Un site appartenant à l’employeur,

• Un site d’un autre organisme du Régime Général de Sécurité sociale, sous réserve de la conclusion préalable d’une convention d’hébergement entre l’organisme d’accueil et la CPAM du Loiret.

Le télétravail depuis une autre résidence privée du salarié et distincte du domicile est possible dès lors :

• qu’il s’agit d’un lieu privé dont l’adresse a préalablement été déclarée auprès de l’employeur, qu’elle est stable et qu’elle se trouve en France,

• que l’employeur a donné son accord express, en lien avec le manager,

• que le salarié atteste que le lieu est couvert par une assurance et justifie de sa conformité électrique,

• que le choix de la résidence permette au salarié, en tant que de besoin, de revenir sur site en cas de demande de l’employeur ou de difficultés informatiques.

En cas d’impossibilité de télétravailler et/ou d’empêchement de revenir sur site, et que le retour sur site n’est pas possible dans la journée, le salarié devra couvrir son absence par la pose d’une journée ou une demi-journée de congé ou de RTT, solliciter un congé sans solde ou recourir au crédit d’heures constitué dans le cadre du protocole d’accord relatif aux horaires variables.

En cas d’impossibilité de télétravailler supérieure à une journée, le télétravail est suspendu, L'activité professionnelle est temporairement reprise dans les locaux de l'organisme jusqu’à la résolution de l’incident.

Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et sécurité. La pièce dans laquelle s’exerce le télétravail doit être équipée d’un mobilier adapté.

En tant que de besoin exprimé par le salarié et après validation de l’employeur, un matériel mobilier adapté peut être mis à disposition du télétravailleur afin d’assurer l’ergonomie de son poste de travail, dans des conditions équivalentes à celles dont il bénéficie lorsqu’il travaille sur site.

Cette disposition vise un équipement équivalent à celui dont dispose le salarié sur site et non pas un équipement identique ou similaire.

L’attribution du matériel se fait dans la limite des stocks disponibles et des possibilités budgétaires de l’organisme.

Elle peut faire l’objet d’une consultation préalable du médecin du travail afin d’obtenir toute préconisation utile.

Des conseils à l’installation sont présentés dans la plaquette d’installation du poste de travail.

2.2.3.2 - Conformité électrique de l’espace de travail

Préalablement au démarrage du télétravail, le salarié doit fournir une attestation sur l’honneur justifiant de la conformité électrique de son espace de travail à la règlementation en vigueur.

S’il doute de la conformité de son installation, il lui appartient de solliciter auprès de l’employeur la réalisation d’un diagnostic de conformité électrique par un prestataire habilité par l’établissement.

Le résultat du diagnostic est porté à la connaissance de l’employeur.

En cas de non-conformité des locaux, attestée par la contre-visite effectuée par le prestataire, le télétravail à domicile ne pourra pas être mis en œuvre. Les travaux de conformité sont à la charge du salarié.

Seul le coût du diagnostic et de la contre visite sont pris en charge par l’employeur.

Quand le télétravail s’exerce depuis une seconde résidence selon les conditions prévues au point 2.2.3.1, il est précisé que l’employeur ne prend à sa charge qu’un seul diagnostic électrique, uniquement celui afférent à la résidence principale.

Tout diagnostic supplémentaire est à la charge du salarié.

2.2.3.3 - Connexion internet de qualité suffisante

Le télétravail à domicile requiert une connexion internet de qualité suffisante pour pouvoir exercer les activités via les applications métiers, dans des conditions analogues à celles obtenues sur site.

Pour ce faire, le salarié fournit une attestation sur l’honneur précisant que la qualité de la connexion internet est suffisante pour télétravailler, accompagnée du test de débit.

La fourniture de clés 4G aux agents ne bénéficiant pas d’une connexion internet de qualité suffisante est exclue.

2.2.4 - Critères de priorités

En cas de besoin et notamment pour raisons de service, les critères pour arbitrer les formules de télétravail demandées sont, dans l’ordre décroissant :

• Situation de santé ou de handicap reconnu avec une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé et quand le télétravail est reconnu nécessaire par le médecin du travail,

• Salarié élu municipal, départemental ou régional,

• Eloignement domicile travail,

Il est spécifié que l’application des critères ci-dessus n’a pas vocation à exclure les salariés du télétravail.

Article 3 – Modalités pratiques de demande d’accès au télétravail

3.1 – Mise en place et information des salariés

Le déploiement du télétravail à la CPAM du Loiret s’effectuera dans le cadre d’une campagne de recensement des demandes.

Les salariés seront informés des dates de la campagne de recensement et des modalités pratiques, par mail et sur l’intranet ainsi que par note de service locale.

3.2 – Formulaire de demande de télétravail

Les salariés souhaitant bénéficier du télétravail formulent leur demande exclusivement via l’application STRASS, motif « demande de télétravail », accessible sur l’intranet de la CPAM du Loiret.

Doivent être joint à cette demande :

• L’avis favorable du manager sur le formulaire dédié, concernant la formule de télétravail choisie. Lorsque la formule demandée est une formule à jour fixe, l’accord du manager mentionne les jours de télétravail.

• L’attestation d’assurance multirisques habitation couvrant le télétravail,

• L’attestation de conformité électrique ou le diagnostic si ce dernier a été sollicité par le salarié,

• L’attestation sur l’honneur du salarié qui précise que la qualité de la connexion internet est suffisante pour télétravailler, accompagnée du test de débit.

3.3 - Délai de réponse aux demandes de télétravail et procédure de réexamen de la demande

Sauf circonstances exceptionnelles, la demande de télétravail fait l’objet d’une réponse écrite de la Direction dans un délai maximum de 30 jours calendaires à compter de la date de réception de la demande complète par le service de gestion administrative du personnel.

En cas de refus de l’employeur, celui-ci doit être motivé par écrit et reposer sur des motifs objectifs.

Le salarié peut alors solliciter un réexamen de sa demande en adressant un courrier écrit et argumenté à la Direction dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale. La Direction répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception de cette demande de réexamen.

Lorsque le refus de la demande de télétravail est motivé par un manque d’autonomie, il est défini un plan d’accompagnement par le manager pour lui permettre d’accroître cette dernière.

Article 4 – Organisation du télétravail

4.1 - La forme du télétravail - généralités

Afin de maintenir un lien entre le salarié et la CPAM du Loiret, le télétravailleur doit être présent dans son unité de travail au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail et la formule de télétravail choisie.

Il peut y être dérogé dans les cas particuliers prévus aux articles 1.3.1 à 1.3.6.

Le choix des jours de télétravail ainsi que la formule de télétravail résultent d’un accord entre le salarié et son manager. Il doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié.

A la CPAM du Loiret, le télétravail pourra être organisé sous forme pendulaire ou sous la forme d’enveloppes de jours pouvant être pris par le salarié au cours de l’année civile, selon les modalités suivantes sur la base d’un temps plein :

• Employés (niveaux 3 et 4): 1,2 ou 3 jours fixes par semaine,

• Cadres managers, cadres fonctionnels et Agents de direction : forfait annuel de 80 jours maximum.

• Employés ou cadres avec une faible quotité d’activités télétravaillables ou souhaitant effectuer du télétravail dans de moindres proportions ou ne pouvant planifier à jours fixes une activité télétravaillable : forfait annuel de 50 jours maximum.

La planification d’une journée de télétravail ne doit pas entraver la continuité du service. Ainsi, à titre exceptionnel, elle pourra faire l’objet d’une modification, en informant le salarié au plus tard à midi la veille du jour prévu en télétravail.

Le télétravail n’est pas un obstacle à la participation à une formation, réunion. Les jours non télé travaillés, quelle qu’en soit la cause, ne font l’objet d’aucun report d’une semaine sur l’autre.

Dans le cadre de la planification, et si besoin, les critères pour arbitrer les demandes sont ceux prévus par l’article 2.2.4 du présent protocole.

4.1.1 – Enveloppes de jours

L’enveloppe constitue un maximum utilisable. La possibilité de télétravail et la volumétrie de télétravail s’adaptent à l’organisation, aux contraintes liées à la continuité et aux nécessités de service.

Le manager fait part au demandeur de son accord pour la formule choisie à l’aide du formulaire dédié.

Pour les formules d’enveloppes, les journées de télétravail sont planifiées :

• Pour les cadres, en accord avec leur agent de direction,

• Pour les employés, en accord avec leur manager,

Les jours sont à utiliser avec l’accord du supérieur hiérarchique, dans un délai de prévenance suffisant de 24 heures et dans le respect de 2 jours de présence minimum sur site dans la semaine. Ces jours pourront faire l’objet d’une planification mensuelle selon les besoins du service.

Le décompte des journées de télétravail de l’enveloppe se fait par journée pleine. Ainsi, lorsqu’une demi-journée de télétravail est réalisée, le décompte de l’enveloppe intervient pour une journée entière.

4.1.2 – Télétravail à jours fixes

Le choix des jours de télétravail ainsi que la formule de télétravail résultent d’un accord entre le salarié et son manager.

Le manager fait part de son accord au demandeur sur la formule choisie à l’aide du formulaire dédié pour la formule choisie ainsi que le nombre de jours envisagés.

Lorsqu’il est opté pour une formule de jours fixes, une modularité peut exceptionnellement être admise, sous réserve :

• Du respect des nécessités de services,

• De la préservation de l’efficience,

• De la prévenance suffisante de l’encadrement,

• Du respect du nombre minimal de jour de présence sur site.

Dans ce cas, le salarié informe son manager qui lui fait part de son accord par mail.

Afin de préserver l’efficience de l’organisme, le télétravail par demi-journée est possible exclusivement dans les cas suivants :

• Un salarié qui télétravaille habituellement la journée complète et pose en accord avec son employeur un demi-CP ou un demi RTT,

• Un salarié à temps partiel sur une demi-journée et effectuant du télétravail ce jour-là,

• Un salarié en déplacement professionnel sur une demi-journée et effectuant du télétravail ce jour-là.

Article 5 - Modalités de mise en œuvre du télétravail

5.1 – Notification d’acceptation du télétravail

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et pour l’employeur.

En cas d’accord de la hiérarchie, les conditions d’exécution et d’organisation du travail sont formalisées dans une notification individuelle, signée par l’employeur, valant autorisation pour un exercice en télétravail pour la durée du protocole d’accord et sans pouvoir dépasser celle-ci.

La notification précise, y compris pour les cadres au forfait, notamment :

• Le lieu où s’exerce le télétravail,

• La formule de télétravail choisie et rappelle le principe de 2 jours minimum sur site,

• La période pour laquelle l’autorisation est donnée et les conditions de son renouvellement,

• Le matériel mis à disposition et la conduite à tenir en cas de panne et d’impossibilité de revenir sur site,

• Les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être joint,

• Les conditions de réversibilité du télétravail,

• La durée de la période d’adaptation,

• Le rappel de la prise en charge financières des coûts liés au télétravail par l’employeur,

• Les règles applicables en matière de confidentialité et de protection des données et l’obligation de bon usage des outils informatiques.

5.2 – Période d’adaptation

Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période d’adaptation de 3 mois. Pendant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours qui peut être réduit par accord des parties. Cette période d’adaptation est effective une seule fois.

Le manager porte une attention renforcée au suivi de l’agent lorsqu’il débute le télétravail, afin d’accompagner sa prise d’autonomie et la maitrise des outils de travail et de communication à distance. Le manager organise des points de suivi réguliers avec le salarié pendant la période d’adaptation et dès que le salarié en éprouve le besoin.

A la demande du salarié et/ou du manager, un entretien bilan peut être réalisé au moins 15 jours avant la fin de la période d’adaptation. Cet entretien devra être systématiquement organisé par le manager si l’employeur prend la décision de mettre fin au télétravail.

Si la décision de mettre fin au télétravail émane du salarié, il la formulera par écrit au service des ressources humaines avec copie à son responsable.

Si la décision de mettre fin au télétravail émane de l'employeur, elle doit être motivée et sera notifiée par écrit au salarié, copie à son responsable.

Dans le respect de la réglementation en matière informatique et libertés, le CSE est informé des situations dans lesquelles il a été mis fin au télétravail durant la période d’adaptation.

5.3 - Réversibilité à l’issue de la période

Le présent protocole et ses dispositions en faveur d’un télétravail plus étendu est un marqueur fort du « contrat de confiance » entre la direction et les collaborateurs de l’organisme. Cette confiance implique un engagement des collaborateurs.

Ainsi, le télétravail ne constitue pas un droit acquis et la situation de télétravail est par conséquent réversible. La faculté de réversibilité peut être notamment utilisée pour les raisons suivantes:

• Un manque constaté d’autonomie,

• Un engagement trop faible, la non atteinte des objectifs individuels ou la participation insuffisante aux objectifs collectifs sans explications exogènes,

• Un risque pour la santé du salarié, (notamment déconnexion non marquée)

• Des difficultés relationnelles ou un manque de communication faisant courir le risque d’une désinsertion professionnelle,

• Des difficultés de gestion du temps et des horaires de travail,

• Des difficultés récurrentes du manager à contacter un salarié placé sous sa responsabilité,

• Des problématiques techniques trop fréquentes, par exemples, le débit insuffisant de la ligne internet installée dans le lieu de télétravail occasionnant de problématiques récurrentes de connexion.

Chacune des parties peut mettre fin à la situation de télétravail sous réserve du respect d’un délai de préavis d’un mois pour l’employeur et de 15 jours pour le collaborateur, sauf accord des parties pour fixer un délai plus court.

Cette décision qui met automatiquement fin au télétravail est notifiée par écrit et elle est motivée lorsqu’elle est à l’initiative de l’employeur.

Cette notification prend appui sur les observations problématiques matérialisées préalablement auprès de l’intéressé, et persistantes malgré la mise en place d’actions.

Le salarié retrouve alors ses conditions de travail antérieures et restitue l’ensemble du matériel mobilier et informatique spécifiquement mis à sa disposition en vue du télétravail.

En cas de contestation par le collaborateur de la mise en œuvre de la faculté de réversibilité, le collaborateur pourra formuler un recours écrit motivé auprès du service de gestion administrative du personnel.

Un entretien sera alors organisé entre le collaborateur, assisté par un représentant du personnel s’il le souhaite, et le Directeur adjoint, ou l’un de ses représentants, ainsi que le manager de la ligne hiérarchique du collaborateur concerné.

Une réponse sur la suite de ce recours sera formulée par la direction dans un délai de 10 jours calendaire maximum. Le recours formulé ne suspend pas le délai de préavis d’un mois.

Dans le respect des dispositions relatives à la règlementation informatiques et libertés, le CSE est informé des situations dans lesquelles il a été mis fin au télétravail préalablement au terme de la notification de mise en place du télétravail.

5.4 - Situation en cas de changement d’emploi pendant le télétravail

Lorsque le salarié change d’emploi, les conditions définies à l’article 2.2.2 et tenant à l’ancienneté, l’autonomie technique, organisationnelle et logistique du salarié dans la tenue du poste ne sont plus remplies.

Par conséquent, il est mis fin à la situation de télétravail. L’employeur respecte un délai de prévenance d’un mois préalablement à la prise de poste dans les nouvelles fonctions.

Sous réserve que les conditions soient remplies, le salarié pourra demander à bénéficier des dispositions de l’article 2.2.2.

5.5 – Situation en cas de changement du lieu d’exercice du télétravail

En cas de changement de lieu d’exercice du télétravail, ce dernier se poursuit sous réserve de la production par le salarié des justificatifs mentionnés à l’article 2.2.3 correspondant à sa situation.

En l’absence de transmission des justificatifs, le télétravail est suspendu.

5.6 - Suspension provisoire du télétravail

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (exemples : incendie ou inondation du lieu de télétravail, coupure internet longue durée…).

Dans ces hypothèses, le salarié ou le manager peut demander, dès qu’il a connaissance de ces événements, la suspension ou l’aménagement temporaire du télétravail sans délai.

Par ailleurs, le télétravail peut être temporairement suspendu, à la demande du manager, notamment :

• Pour les besoins du service, (maintien de la continuité de service public…)

• Pour permettre au salarié de participer à une formation,

• En cas d’autonomie fragilisée nécessitant un accompagnement temporaire visant à permettre le retour au télétravail.

Quelle que soit la cause de suspension du télétravail, les jours où le télétravail n’est pas possible ne sont pas reportés.

Article 6 – Durée travail et respect de la vie personnelle

6.1 - Durée du travail et respect de la vie personnelle

La CPAM du Loiret veille au respect des durées maximales de travail et aux temps de pauses en application de ses obligations légales. Dans le cadre de son activité en télétravail, le salarié respecte les protocoles en vigueur, notamment le protocole sur l’horaire variable.

Le salarié en télétravail ne peut effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires qu’à la demande explicite de l’employeur.

Pour le suivi de son temps de travail, le salarié enregistre ses badgeages dans l’application CHRONO depuis le poste de travail mis à sa disposition, dans les mêmes conditions que lorsqu’il est sur site.

Le salarié doit pouvoir être joignable dans le cadre des plages correspondant à ses horaires de badgeage.

Enfin, le télétravail ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.

6.2 - Suivi du télétravailleur

Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement commence par une séquence consacrée au suivi de l’organisation du télétravail. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

Article 7– Assurance

Le télétravailleur fournit une attestation d’assurance attestant qu’il exerce une activité professionnelle à son domicile ou dans une autre résidence privée préalablement au démarrage du télétravail.

Le surcoût éventuel de l’assurance habitation du domicile du télétravailleur pour son montant réel est à la charge de l’employeur. Cette prise en charge n’est pas applicable dans le cas d’une situation de télétravail depuis une résidence différente du domicile principal.

En cas de changement d’assureur, ou du lieu depuis lequel s’exerce le télétravail (domicile ou résidence différente du domicile), le salarié s’engage à fournir une nouvelle attestation d’assurance.

Article 8– Equipements de travail

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone et par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

La CPAM détermine la solution téléphonique la plus adaptée (notamment téléphone portable professionnel).

L’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique nécessaire à l’exercice de ses missions : 1 ordinateur portable, et socle, doubles écrans si nécessaire, clavier, souris, sur site et au domicile. Le choix de l’ordinateur portable s’impose pour des raisons liées à la maintenance logicielle et applicative.

L’employeur ne met pas à disposition du télétravailleur d’imprimante à son domicile. L’utilisation d’une imprimante personnelle à des fins professionnelles est interdite. Le télétravailleur a la possibilité de lancer ses éventuelles impressions à distance.

L’employeur assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement informatique aux évolutions technologiques. L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

En cas de dysfonctionnement du matériel, perte, de vol ou de détérioration du matériel mis à disposition, le télétravailleur s’engage à en informer sans délai son responsable hiérarchique.

Le salarié s’engage à prendre soin de ces équipements et à les restituer lorsqu’il est mis fin au télétravail.

Article 9 - Gestion des incidents techniques à distance

L’organisme apportera une vigilance particulière aux modalités d’assistance technique des télétravailleurs en cas de panne, d'incident, sur le matériel mis à leur disposition pour l'exercice de l’activité professionnelle à distance.

En cas de panne de la box ADSL personnelle du télétravailleur, il appartient au télétravailleur de contacter le service client de l’opérateur dont il dépend.

Lorsque la résolution de l'incident se révèle impossible ou d'une durée supérieure à 2h, le retour sur site est impératif, le temps de trajet entre le lieu de télétravail et le site d’affectation est assimilé à du temps de travail effectif dès lors que le salarié a débuté sa journée de travail et a effectué son badgeage.

En cas d’impossibilité de télétravailler ou d’empêchement de revenir sur site, l’absence est régularisée dans les conditions prévues par l’article 2.2.3.1

L'activité professionnelle est temporairement reprise dans les locaux de l'organisme jusqu’à la résolution de l’incident.

Article 10– Frais professionnels

Lorsque le télétravail est effectué à domicile du salarié, et quelle que soit la formule de télétravail, une indemnité forfaitaire journalière est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du travail à distance (notamment abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire journalière est versée mensuellement, pour chaque jour de télétravail effectif, depuis le domicile ou une autre résidence privée que le domicile (à hauteur de 2.95 € au 01.01.2023).

Pour en faciliter le versement, chaque télétravailleur déclare dans l’outil de déclaration de télétravail à sa disposition les journées effectivement télé travaillées. Les modalités de déclaration sont spécifiées par note de service.

L’indemnité forfaitaire n’est pas due lorsque le salarié n’a pas été en situation de télétravail, quelle qu’en soit la cause, y compris lorsqu’une journée de télétravail était initialement prévue.

Elle est versée selon les conditions et modalités prévues à l’article 5 « frais professionnels » du Protocole d’accord UCANSS du 11 Juillet 2022 relatif au travail à distance.

Il ne sera pas versé de frais de déplacement en cas de retour sur site sur un jour habituellement télétravaillé, quel qu’en soit le motif.

Article 11 – Protection des données et confidentialité

La CPAM du Loiret est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Préalablement au passage en télétravail, le salarié est sensibilisé sur la protection des données. Dans ce cadre, l’organisme met à disposition différents supports dans l’intranet.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles (livret de sécurité, charte informatique, procédures locales...) visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile.

Il est rappelé que le non-respect de ces obligations expose à des poursuites disciplinaires.

Article 12 – Droits et garanties individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues. À ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation, aux activités du service que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur. Lors de l’entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant.

Article 13– Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs. À l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures. Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

Les élus du personnel et représentants des organisations syndicales bénéficient de l'accès au travail à distance dans les mêmes conditions que les autres salariés.

Article 14– Santé et sécurité au travail

14.1 – Généralités

Le salarié en situation de télétravail demeure soumis au règlement intérieur de l’organisme.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail.

Elles devront strictement être respectées par le responsable hiérarchique et le salarié dans les mêmes conditions qu’un travail exécuté dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur est tenu de porter immédiatement à la connaissance de sa hiérarchie tout incident perturbant l’exercice de son activité professionnelle.

En cas d’accident de travail pendant sa plage de travail, il est fait application du même régime que si l’accident était intervenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail. Le salarié doit en informer l’employeur au plus tard dans les 24 heures et rapporter les circonstances exactes de l’accident afin qu’une déclaration d’accident du travail soit établie.

Dans le respect de la réglementation en matière informatique et libertés, la liste nominative télétravailleurs est transmise annuellement au médecin du travail. Sous réserve de l’accord préalable des salariés concernés, elle est transmise aux élus du CSE. 

14.2 – Visite de conformité

L’employeur et les élus du CSE doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au lieu d’exercice du télétravail c’est-à-dire le domicile du télétravailleur ou autre résidence privée répondant aux conditions de l’article 2.2.3.1 sous réserve de son accord écrit préalable et de sa présence. Cette mesure ne constitue pas un prérequis au bénéfice du télétravail et ne saurait être utilisée de manière systématique.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité du lieu d’exercice du télétravail (domicile du télétravailleur ou autre résidence privée répondant aux conditions de l’article 2.2.3.1), l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l’état du lieu d’exercice du télétravail (domicile du télétravailleur ou autre résidence privée répondant aux conditions de l’article 2.2.3.1), la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

14.3 – Droit à la déconnexion

Comme pour tout autre salarié, le salarié en télétravail bénéficie du droit à la déconnexion s’exerçant dans les conditions posées par le code du travail et l’accord du 16.11.2022 en vigueur à la CPAM du Loiret.

Les parties signataires s’attachent à en rappeler les grands principes, et notamment :

• La nécessité de respecter l’horaire variable applicable dans l’organisme,

• Le respect des temps de repos : La mise à disposition d’un matériel permettant la connexion à distance ne devant pas conduire le salarié à se connecter en dehors de son temps de travail,

• Le bon usage et la maitrise des canaux de sollicitations afin de lutter contre la surcharge informationnelle

• L’absence de sollicitation du télétravailleur par sa hiérarchie pendant les temps de repos.

Ils ne sont en aucun cas tenus de répondre à une sollicitation professionnelle en dehors des horaires de badgeages.

La charge de travail, les délais d’exécution, et les critères d’évaluation de la performance du travailleur à distance sont équivalents à ceux des salariés en situation comparable dans les locaux de l’entreprise. En cas de difficultés pour le salarié à réaliser ou à achever les travaux confiés dans le cadre de sa télé-activité, il contactera selon la nature des difficultés rencontrées, son responsable hiérarchique ou bien le service des ressources humaines, pour que sa situation soit étudiée.

14.4 – Gestion des absences

Les règles légales et conventionnelles afférentes aux absences pour congés, maladie ou accident du travail sont intégralement applicables aux salariés en situation de travail à distance.

Article 15– Sensibilisation et formation au télétravail

Un module de formation sur les postures est suivi par les télétravailleurs en amont du passage en télétravail ou plus tard, avant la fin de la période d’adaptation.

Les télétravailleurs et leurs managers se voient proposer une formation sur le télétravail. Ils bénéficient également d’informations et de sensibilisations appropriées à ce mode d’organisation du travail, notamment pour prévenir le risque d’hyper connexion en posture de télétravail.

Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 16 – Modalités de suivi et d’évaluation de l’accord

Les parties signataires conviennent d’un suivi annuel de la mise en œuvre du télétravail à compter de l’agrément de l’accord.

Celui-ci sera réalisé sous forme d’un bilan annuel des données relatif au déploiement du télétravail dans l’organisme sera présenté au CSE.

Article 17 – Durée de l’accord et révision

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 2 ans à compter de sa date d’agrément.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le code de la sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.

Article 18 – Procédure d’agrément et de communication de l’accord

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D 224-7-3 du code de la sécurité sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du COMEX. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L123-1 et L123-2 du code de la sécurité sociale).

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) via la plateforme de télé procédure du ministère du travail, et du greffe du Conseil des Prud’hommes.

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et au Comité Social et Economique. Il sera également mis en ligne sur l’intranet pour diffusion à l’ensemble du personnel.

Fait à Orléans, le

La Directrice

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Les Organisations Syndicales Représentatives,

P/CAT xx

P/C.G.T. yy