ACCORD SUR L’ORGANISATION DU TRAVAIL A DISTANCE

ENTRE :

GSF SAS, immatriculée au RCS de Paris sous le n° 775 675 291 dont le siège social est situé 49 rue de trévise 75009 Paris, représentée par M. sa qualité de Membre du Directoire.

D’UNE PART,

ET :

Les Organisations Syndicales Représentatives :

- CFE/CGC représentée par Monsieur …

- CGT représentée par Madame …

D’AUTRE PART,

Il a été convenu ce qui suit.

Préambule

La Direction Générale a souhaité formaliser un dispositif de télétravail en répondant au double objectif de performance et d’amélioration de la qualité de vie des salariés, en favorisant une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée, en limitant les trajets, la fatigue, le stress et les risques associés, tout en maintenant le lien social avec l’entreprise.

Les nouvelles technologies en matière d’outils de télécommunication à distance conduisent désormais GSF SAS à impulser de nouvelles dynamiques visant à travailler autrement, en associant souplesse et réactivité.

Cet accord répond aux engagements de l’entreprise en matière de responsabilité sociale et environnementale par la réduction de l’impact carbone des transports, dans un contexte où l’accès aux locaux de Sophia Antipolis et Bagnolet engendre des temps de transport importants et des difficultés de stationnements.

Afin d’avoir une approche commune du télétravail, il est convenu de l’importance de s’accorder sur des définitions partagées.

Le télétravail est défini par le code du travail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (TIC) » (art. L. 1222-9 du Code du travail).

Le « télétravailleur » désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue du télétravail tel que défini supra.

Le « manager » est le supérieur hiérarchique du salarié.

Les règles définies dans le présent accord ont vocation à s’appliquer dans les conditions normales d’activité et ne s’appliquent pas aux circonstances exceptionnelles telles que épidémies, pandémies, intempéries etc…

Périmètre d'application de l'accord

Les dispositions du présent accord sont applicables à l’ensemble des salariés cadres et non cadres de GSF SAS qui sont éligibles au dispositif du télétravail tels que définis ci-après. A ce jour, il s’agit des fonctions dites support et commerciales de l’entreprise rattachées au siège social du groupe pour ses sites de Biot et Bagnolet.

Conditions d'éligibilité au télétravail

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance.

Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Conditions d’éligibilité du salarié

Afin d’être éligible au travail à distance, le salarié doit préalablement remplir les conditions cumulatives suivantes :

• Etre volontaire,

• Etre lié à GSF SAS par un contrat à durée indéterminée,

• Avoir une ancienneté minimum de 12 mois au sein de la société et dans le poste qu’il occupe au moment de sa demande de télétravail,

• Etre employé à temps plein ou être employé à temps partiel sans journée libérée (répartition des horaires sur 5 jours),

• Disposer d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (pendant le temps du télétravail) ce qui implique notamment :

• Autodiscipline,

• Capacité à prendre des décisions et à résoudre des problèmes,

• Autogestion et gestion du temps,

• Communication,

• Capacité à réaliser un travail de qualité avec moins de contacts sociaux,

• Aptitude à utiliser les outils de travail à distance (TIC).

Conditions d’éligibilité du poste et compatibilité avec le fonctionnement du service

L’analyse de la compatibilité du poste au télétravail est menée par le manager au regard notamment :

• De la nature de la mission, qui peut être ou non réalisée en télétravail. Sont ainsi exclus les salariés dont les fonctions ou les tâches exigent, par nature, une présence physique dans les locaux de l’entreprise pour :

  • Des interventions dans les locaux,

  • Les interactions humaines,

  • Assurer l’accueil ou l’assistance dans les locaux auprès de tous types d'usagers,

  • Les missions de gestion de crise et d'alerte,

  • L’accomplissement de travaux portant sur des documents confidentiels ou des données à caractère sensible, dès lors que le respect de la confidentialité de ces documents ou données ne peut être assuré en dehors des locaux de travail.

• Des contraintes techniques (accès aux outils informatiques, données, documents ou équipements et possibilité de proposer au télétravailleur des équipements spécifiques pour mener à bien son activité à savoir équipement informatique GSF et téléphone portable et accès au VPN si le poste l’exige),

• Le salarié doit disposer d’un équipement informatique remis par GSF composé d’un ordinateur relié à internet,

• Des impératifs de sécurité des données traitées ou des opérations réalisées.

Le manager pourra refuser le télétravail si les conditions d’éligibilité du salarié et/ou du poste ne sont pas remplies.

Le télétravail doit également être compatible avec le bon fonctionnement du service et l’organisation de l’équipe.

Cette compatibilité dépend du nombre de salariés effectuant déjà du télétravail au sein d’un même service. Ainsi, pour un même jour de la semaine, le taux de collaborateurs simultanément en télétravail et en journée libérée dans le cadre d’un temps partiel ne peut dépasser 20 %.

Situations particulières

Le présent accord ne s’applique pas aux situations individuelles spécifiques d’aménagement de poste en télétravail pour raison de santé suite à une préconisation du médecin du travail.

Ces situations continueront donc à être traitées de manière individuelle en liaison avec le médecin du travail.

Situations exclues du travail à distance

Les salariés en contrat en alternance (contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation) ne sont pas éligibles au travail à distance car leur présence dans l’entreprise, au sein d’une communauté de travail, est considérée comme un élément indispensable à leur apprentissage.

De même, les salariés en contrat à durée déterminée qui sont recrutés pour permettre à l’entreprise de gérer une situation particulière (une variation de son activité ou l’absence d’un de ses collaborateurs) ne sont pas éligibles au travail à distance ; leur présence dans l’entreprise est donc également considérée comme nécessaire.

Les stagiaires ne sont pas concernés par le dispositif du travail à distance.

Le télétravail organisé ou régulier

Modalités de mise en œuvre du télétravail

Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande appartient au collaborateur sauf dans des circonstances exceptionnelles où sa mise en œuvre est un moyen d’assurer la continuité de l’activité (plans de continuité d’activité, épisode de pollution, …).

Les parties conviennent, que lorsqu'un salarié souhaite opter pour le télétravail, il adresse une demande écrite à son manager. Le manager vérifiera si les conditions d’éligibilité au télétravail sont remplies. Il étudiera la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le collaborateur notamment sa faisabilité technique, sa compatibilité avec les impératifs de sécurité des données et les modalités de réalisation de la prestation fournie qui dans, certains cas, pourraient ne pas permettre la mise en œuvre du télétravail.

Dans les 15 jours qui suivent cette demande, le manager reçoit le salarié en entretien afin d’échanger sur sa demande de télétravail et sur les modalités du télétravail.

Dans un délai qui ne peut excéder un mois suivant la réception de la demande, le manager communique par écrit l’accord ou la réponse négative :

• en cas d'accord, il communique au salarié les informations relatives aux modalités de la pratique du télétravail,

• en cas de réponse négative, il en informe le salarié en lui faisant part des motifs de sa décision.

Enfin un accord spécifique de la Sécurité informatique est nécessaire au vu des différentes applications informatiques utilisées par le collaborateur concerné ; pour des raisons techniques, cet accord peut intervenir ultérieurement à l’accord du manager. En cas de refus de la DSI, l’éventuel accord du manager est alors considéré comme nul et non avenu.

Rythme du télétravail 

En cas de validation du principe du télétravail, le rythme du télétravail est de 1 jour de télétravail par semaine pour les salariés remplissant les conditions d’éligibilité définies supra.

Les personnes reconnues « travailleur handicapé » décomptées dans l’entreprise en unité d’emploi et les femmes enceintes de 6 mois, pourront bénéficier de 2 journées de télétravail si les conditions d’éligibilité prévues à l’article 2 sont remplies.

En outre pour l’ensemble des salariés, les règles générales du travail à distance sont les suivantes :

• Les journées de télétravail s’effectuent par journée entière (pas de fractionnement en demi-journée)

• Les journées de télétravail non effectuées ne peuvent pas être reportées.

• L’activité en télétravail se fait dans le respect de la Charte Informatique en vigueur dans l’entreprise.

• Un manager aura la possibilité de définir une ou des journées non ouvertes au télétravail dans son service (exemple : journée dédiée à une réunion de service ou séminaire).

• Une présence de quatre jours par semaine minimum dans les locaux de l’entreprise est obligatoire, y compris en cas d’absence pour quelque motif que ce soit à l’exception des déplacements professionnels (jours fériés, ponts, maladie, jours d’inactivité…). Ainsi, à titre d’exemple, il ne pourra y avoir de télétravail les semaines comprenant un jour férié chômé.

• Une journée de télétravail ne peut pas être positionnée immédiatement avant ou après une période d’absence de plus de 7 jours calendaires.

• Les réunions nécessitant la présence du salarié dans les locaux de l'entreprise sont prioritaires par rapport aux journées de télétravail.

• Il sera respecté un principe de roulement sur les jours de présence (pas de planning figé, de jour de télétravail attribué). Le jour de télétravail étant variable, il sera arrêté 15 jours calendaires à l’avance et porté à la connaissance de l’équipe du télétravailleur.

• Une fois le planning arrêté, il ne sera pas possible pour les collaborateurs d’un même service de modifier et/ou échanger le jour de télétravail initialement fixé.

A titre exceptionnel, et pour des raisons impératives de nécessité de services, la journée initialement prévue en télétravail peut être effectuée dans l’entreprise à la demande du télétravailleur avec l’accord de son manager ou à la demande du manager avec l’accord du télétravailleur. Dans cette situation, le jour de télétravail n’est pas reporté.

De même, si pour des raisons personnelles particulières ou pour un motif professionnel, le télétravailleur ne peut exercer son activité à distance le jour initialement prévu en télétravail, il ne pourra pas reporter ni cumuler ce jour de télétravail sur une autre période.

Ces limites sont destinées à préserver le lien du salarié avec l’entreprise et avec sa communauté de travail et à ne pas perturber l’organisation de chaque service.

En cas de litige sur le respect des conditions ci-dessus, le manager pourra modifier le planning en concertation avec ses collaborateurs, afin de le rendre conforme aux dispositions du présent accord.

Le responsable hiérarchique qui refuse d’accorder le télétravail à un collaborateur qui occupe un poste éligible au télétravail doit motiver sa réponse par écrit. Il en sera de même pour celui qui met fin au télétravail d’un collaborateur.

Lieu d'exécution du télétravail

Le télétravail doit se pratiquer dans le lieu de vie habituel.

Le lieu du télétravail doit répondre aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, ainsi le télétravailleur doit notamment bénéficier d’une connexion internet à haut débit, et une installation électrique conforme.

Assurance du lieu de télétravail

Le salarié a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation de télétravail à son domicile afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité et le matériel mis à sa disposition.

A titre de justificatif, le salarié doit fournir une attestation d'assurance correspondant à l'adresse de son domicile (attestation datée de l'année de passage en télétravail).

Temps de travail et plages de disponibilité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la durée de travail et aux temps de repos s'appliquent au télétravail.

Les obligations du télétravailleur sont strictement les mêmes que pour les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

L’activité professionnelle demandée au télétravailleur est équivalente à celles des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Le télétravail ne doit modifier ni les missions, ni les activités habituelles du collaborateur, ses objectifs et sa charge de travail. Le télétravailleur doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que lorsqu’il est dans les locaux de l’entreprise ; sa disponibilité professionnelle n’est pas modifiée.

En cas de situation d’urgence nécessitant le départ de son domicile, le télétravailleur doit en informer son manager comme il le ferait lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise.

La mise à disposition d’un matériel permettant la connexion à distance avec le poste de travail ne doit pas le conduire à se connecter en dehors des jours de télétravail.

L’entreprise doit veiller au respect de la vie privée du télétravailleur au domicile.

Le manager est garant du respect de l’ensemble des dispositions prévues au présent article.

Le télétravailleur exerce ses fonctions selon le régime de durée du travail dont il relève en application des accords d’entreprise conclus au sein de la société.

Ainsi, s’agissant des télétravailleurs soumis à l’horaire collectif, l’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté. Le télétravailleur à domicile ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande expresse de son manager pour répondre à des nécessités de service.

Un dispositif informatique pourra être mise en place permettant de contrôler les temps de connexion et sera proposé aux organisations syndicales signataires du présent accord avant mise en œuvre effective.

Principe de réversibilité

A tout instant, des nécessités opérationnelles ou la survenance de circonstances particulières liées notamment à des raisons personnelles peuvent ne plus permettre au télétravailleur d’assurer son travail à domicile. A la demande de l’une ou l’autre des parties, formalisée par écrit, l’organisation en télétravail peut alors s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance de deux semaines minimum, sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court. La réversibilité implique un retour du salarié dans les locaux de l'entreprise sur le site de rattachement et au sein de son équipe de travail.

De même des circonstances exceptionnelles auxquelles le collaborateur doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée sans que soit remis en cause sa qualité de télétravailleur.

Un changement de poste du télétravailleur met fin de plein droit à la situation de travail à distance. Toutefois, s’il exerce son nouveau poste éligible au télétravail, le salarié concerné peut effectuer une nouvelle demande de télétravail (dans le respect du processus prévu au présent accord) qui est alors examiné par son nouveau manager.

Equipement mis à disposition

Le salarié doit disposer d’un équipement informatique professionnel mis à disposition par GSF (ordinateur portable et moyen téléphonique (téléphone ou logiciel sécurisé permettant de passer des appels, exemple TEAMS)) permettant le télétravail. A défaut, le travail à distance pourra être refusé.

Un transfert d’appel téléphonique vers la ligne portable professionnelle du collaborateur sera opéré par le collaborateur lui-même. A défaut de téléphone portable professionnel, le collaborateur informera ses interlocuteurs de la possibilité de le joindre via des outils internet exemple TEAMS.

Dans le cas d’une impossibilité temporaire d’accomplir ses fonctions en télétravail à domicile, notamment en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le collaborateur devra en informer son manager dans les plus brefs délais afin de convenir des modalités de poursuite de son travail. Dans l’hypothèse où, la difficulté ne serait pas levée dans les 24 heures, le collaborateur devra retourner dans l’entreprise pour accomplir les missions qui lui sont dévolues et ce jusqu’à ce que l’impossibilité de télétravailler soit levée.

Frais liés au télétravail

Le télétravail étant basé exclusivement sur le volontariat, il ne pourra être accepté qu’à la condition qu’il n’engendre aucun coût pour la Société.

Les frais liés à l’exercice du télétravail (frais d’abonnement à Internet, frais d'électricité…) ne sont pas pris en charge par l’Entreprise.

Les frais de repas du télétravailleur sont pris en charge sur les mêmes bases que les jours de présence (tickets restaurants).

Le télétravail en cas de situation exceptionnelle (intempérie majeure, grève des transports…) ou télétravail occasionnel

En dehors du télétravail organisé, et en cas d’intempéries majeures ou de grèves nationales dans les transports communs publics, ou sur simple décision du manager en cas de motif autre, le télétravail peut être organisé de manière exceptionnelle pour des salariés ayant la possibilité matérielle et fonctionnelle de télétravailler dans les conditions du présent accord, pour la ou les journées impactées par l’épisode. Ce télétravail exceptionnel devra être autorisé par le manager.

Définition partagée

Le travail à distance occasionnel au sein de GSF SAS est défini comme une forme occasionnelle, c'est-à-dire non habituelle et ponctuelle, d'organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l'information dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur, est effectué de manière occasionnelle hors de ces locaux. Le télétravail à domicile « occasionnel » est exclusif du dispositif de télétravail « régulier » tel qu'il est défini au présent accord.

Cette forme occasionnelle de télétravail est réalisée à la demande du salarié avec l'autorisation préalable de son manager, par tout moyen écrit. Elle pourra également être réalisée à la demande de l’entreprise. Elle nécessite que le salarié dispose, dans le cadre de ses fonctions, d'équipements fournis par l'entreprise à savoir d'un ordinateur portable équipé du VPN (solution Groupe d'accès à distance), d'un smartphone ou d'une solution de téléphonie mobile.

Conditions d'éligibilité et d'autorisation

Les dispositions prévues pour le télétravail régulier qui portent sur le lieu du télétravail, les modalités d'utilisation des équipements fournis, le temps de travail et les plages de disponibilité, la santé, la sécurité et la couverture sociale, sont également applicables au télétravail occasionnel.

Conditions d'éligibilité et périmètre :

Toutes les dispositions d'éligibilité au télétravail et de périmètre prévues à l’article 2 du présent accord sont applicables au télétravail occasionnel.

Demande d'autorisation :

Outre les conditions d'éligibilité du salarié et de son poste au télétravail prévues à l'article 2 du présent accord, toute demande d'une journée de télétravail occasionnel donne lieu à une autorisation préalable du manager qui examine sa compatibilité avec le bon fonctionnement du service et de l'équipe.

La demande d'autorisation est, sauf situation exceptionnelle, formulée au moins 2 jours ouvrés avant la date souhaitée de la journée de télétravail occasionnel.

Lorsque le manager autorise une journée de télétravail occasionnel (au plus tard la veille de la journée souhaitée), il échange alors avec le salarié sur les travaux et les tâches réalisés en télétravail.

Formation des managers et des télétravailleurs

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition, sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

Ces formations pourront être réalisées soit en présentiel soit en e-learning.

Droits collectifs et égalité de traitement

Droits collectifs et individuels :

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’évaluation des résultats, d’accès à la formation, d’accès à l’information, gestion de carrière, d’accès à la formation de l’entreprise sont identiques à celles des personnes en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Les télétravailleurs ont les mêmes droits que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne leurs relations avec les représentants du personnel.

Hygiène, santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur. Le télétravail doit être réalisé dans un environnement propre au travail et à la concentration.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture sociale en matière d’accident du travail, maladie, décès et prévoyance que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur qui serait victime d’un accident du travail pendant une journée télétravaillée doit en informer son manager dans les délais prévus au règlement intérieur de l’entreprise ; il doit également fournir tous les éléments nécessaires à son responsable hiérarchique pour lui permettre d’établir la déclaration d’accident du travail.

En cas d’accident lors d’un jour de travail au domicile, le lien professionnel sera présumé.

En cas de maladie, le télétravailleur avertit son manager et fournit un arrêt de travail dans les conditions et délais habituels.

Il est rappelé que pendant une absence maladie, le télétravailleur ne peut pas travailler à son domicile.

Confidentialité et protection des données

Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l’entreprise. Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique (conditions d’utilisation des matériels et des moyens informatiques), dès lors qu’il utilise une ressource du système d’information de l’entreprise. Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Droit à la déconnexion

Les parties souhaitent également rappeler que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun. A cet effet, il est rappelé que, tant le responsable hiérarchique que le salarié doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidien.

Durée de l’accord et formalités

Entrée en vigueur - Durée

Le présent accord est conclu pour une durée de 4 ans conformément à l’accord de périodicité des négociations, et entrera en vigueur au plus tard le 1^er décembre 2020.

Suivi – révision de l’accord

Un suivi annuel sera réalisé par les organisations syndicales signataires et la direction.

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d’application par accord entre les parties.

Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux autres parties signataires. Elle doit être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser.

La discussion de la demande de révision doit s’engager dans les 3 mois suivants la présentation de celle-ci. Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.

Les parties au présent accord conviennent que dans l'hypothèse où des modifications législatives, réglementaires ou conventionnelles conduiraient à des difficultés d'application ou nécessiteraient des aménagements du présent accord, elles se réuniraient pour examiner l'incidence de ces modifications sur les dispositions du présent accord et la suite à donner.

Formalités de dépôt et de publicité

L'accord sera déposé dans les 15 jours suivants sa conclusion, en 1 exemplaire original, auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Grasse.

Il sera également déposé auprès de la DIRECCTE compétente via la plateforme de téléprocédure dématérialisée du ministère du travail (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Un exemplaire original est également remis à chaque Délégué Syndical.

La politique exprimée par le présent accord doit être partagée et portée par l’ensemble de GSF SAS.

Cet accord fera l’objet d’une communication auprès de tous les salariés par le biais de l’intranet et sera affiché sur les lieux de travail.

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Fait à Biot, le 24/08/2020

En 5 exemplaires originaux

GSF SAS …

CFE-CGC ….

CGT ….