Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL CHEZ ARVALIS 2022-2024" chez ARVALIS INSTITUT DU VEGETAL (Siège)

ACCORD RELATIF

AU TELETRAVAIL CHEZ ARVALIS

2022-2024

Entre d'une part,

L’UES ARVALIS-UPTERRA dénommée ci-après l’Institut, composée de :

ARVALIS - Institut du végétal, dont le siège est situé 3, rue Joseph et Marie Hackin – 75116 Paris, représenté par son Directeur Général, , dûment habilité aux fins des présentes,

la SARL UPTERRA, dont le siège est situé 23 – 25, avenue de Neuilly – 75116 PARIS, représentée par son Gérant, , dûment habilité aux fins des présentes,

Et d'autre part,

Le SGPA représenté par , son Président,

Le SFSA-CFDT représenté par , sa Déléguée syndicale,

Il est préalablement rappelé ce qui suit :

Depuis 2015, l’Institut a mis en œuvre un accord encadrant le télétravail fondé sur la responsabilité, l’autonomie, le respect et la confiance mutuelle entre le collaborateur et le responsable hiérarchique. Sur la base de cet accord, le télétravail régulier s’exerçait à raison d’un jour maximum par semaine (soit 42 jours maximum par an) sur la base du volontariat.

L’épidémie de Covid 19 a conduit à la mise en place d’un télétravail généralisé contraint à plein temps, pour des raisons sanitaires, pendant la période de confinement de mars à mai 2020.

Pendant cette période, l’Institut a connu un développement accéléré d’outils et de modes de fonctionnement facilitant le télétravail.

Les retours d’expérience, dans ce contexte particulier et exceptionnel, ont permis de confirmer l’efficacité et les bénéfices du télétravail pour les collaborateurs exerçant des métiers compatibles avec ce mode d’organisation, tout en mettant en exergue l’importance de veiller au maintien du lien social et d’éviter l’isolement.

Cette période de crise sanitaire a donc permis de nourrir la réflexion, sans pour autant qu’elle puisse être retenue comme cadre de référence, pour encadrer le télétravail régulier en dehors de ce contexte exceptionnel.

Forte de ce constat et soucieuse de prendre en compte les aspirations que les collaborateurs ont exprimé lors de l’enquête interne menée en juillet 2021, la Direction a souhaité faire évoluer l’accord en vigueur, en concertation avec les représentants du personnel, afin de favoriser et de développer efficacement ce mode d'organisation du travail.

L’Institut considère en effet que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail permettant de :

- Donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail,

- D’améliorer la qualité de vie au travail des salariés au travers, notamment, d’une meilleure conciliation entre vie professionnelle/personnelle, d’une réduction des déplacements domicile/travail et de la fatigue et du stress qui peuvent en découler,

- De préserver la santé et la sécurité des salariés, notamment par la limitation de leurs déplacements,

- De renforcer l’attractivité externe et la mobilité interne,

- De s’inscrire dans une démarche de développement durable.

Si le télétravail peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail, l’Institut réaffirme également son attachement à la préservation du collectif de travail et au maintien du lien social.

Le présent accord a donc pour objectif de modifier les conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail régulier au sein de l’institut et vise à définir et à garantir aux collaborateurs concernés par le télétravail des conditions de travail adaptées.

Elles ont abouti au présent texte, présenté pour avis au CSE, le 19 janvier 2022.

Il a, en conséquence, été décidé ce qui suit :

CHAPITRE 1

DISPOSITIONS GENERALES RELATIVES A L'ACCORD

Article 1.1 - Champ d'application de l'accord :

Le présent accord s'applique à l’UES ARVALIS-UPTERRA.

Article 1.2 - Contenu de l'accord :

Si des modifications à caractère législatif ou réglementaire, ou toutes décisions administratives intervenues ultérieurement à la signature de l’accord s’avéraient contraires à une ou plusieurs clauses du présent accord, ces modifications se substitueraient à celle de l’accord. Dans le cas où ces modifications remettent en cause l’équilibre de l’accord, elles le rendraient caduc.

Article 1.3 - Entrée en vigueur de l'accord et durée de l’accord :

Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa date de signature.

Il est conclu pour une durée de trois ans, soit jusqu’au 31/12/2024, et couvrira les années 2022, 2023 et 2024.

Article 1.4 - Le suivi de l’accord :

Après échange en commission, un bilan annuel du dispositif télétravail défini dans le cadre de cet accord sera communiqué annuellement au CSE.

Ainsi, seront communiquées les informations suivantes :

- Nombre de collaborateurs ayant opté pour le télétravail régulier et le télétravail ponctuel (par statut, par genre et par Direction : DAR, DRD, et les autres directions réunies)

- Moyenne du nombre de jours télétravail pris (par statut, par genre et par Direction (DAR, DRD, et les autres directions réunies), et par type de télétravail)

- Nombre de refus à l’accession au télétravail (par statut, par genre et par Direction, (DAR, DRD, et les autres directions réunies), et par type de télétravail)

Une attention particulière sera apportée la première année de mise en œuvre de l’accord avec la tenue d’une commission anticipée en juillet 2022.

Article 1.5 - Révision et dénonciation de l'accord :

Le présent accord pourra faire l'objet d'une demande de révision ou de dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception d'une des parties, adressée aux autres parties signataires.

Toute demande de révision devra préciser par écrit le ou les points sur lesquels porte la demande et devra être accompagnée d'une proposition de nouvelle rédaction.

Les parties signataires devront alors se réunir dans le délai d’un mois suivant la date de dépôt de la demande. Le présent accord restera en vigueur jusqu'à ce qu'un nouvel accord intervienne.

En cas de dénonciation, les règles et procédures définies aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail s'appliqueront.

Article 1.6 - Dépôt et publicité de l'accord :

Le présent accord sera déposé auprès de la DREETS compétente par la Direction selon les règles prévues aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail via la plateforme de télé-procédure du ministère du travail.

Dans ce cadre, les parties conviennent d’établir une version anonymisée de l’accord en vue de sa publication sur la base de données nationale.

Un exemplaire du présent accord sera également déposé au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris, lieu de sa conclusion.

Enfin, un exemplaire sera remis à chacune des parties et communiqué sur l’intranet de l’Institut.

CHAPITRE 2

DISPOSITIONS SPECIFIQUES RELATIVES AU TELETRAVAIL

Article 2.1 - Définition du télétravail :

Le télétravail est une forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'entreprise est effectué, par un salarié, hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication (article L.1222-9 du Code du travail et l’ANI du 26 Novembre 2020).

Le présent accord vise à définir un dispositif commun de télétravail régulier ou ponctuel, sans remettre en cause l’application de dispositifs spécifiques (exemples ci-dessous)

Exemples :

- Le télétravail mis en place dans le cadre de situations collectives exceptionnelles (pandémie, grève de transport, intempéries, panne d’électricité ou de connexion internet sur une station ...),

- Le télétravail thérapeutique prescrit par le médecin du travail pour raisons de santé,

- Il est également précisé que l’accord ne régit pas non plus les interventions réalisées par les collaborateurs depuis leur domicile pendant une période d’astreinte.

Article 2.2 - Critères d’éligibilité pour le télétravail régulier :

Sont éligibles au télétravail régulier les collaborateurs qui satisfont à l’ensemble des critères suivants :

- Les collaborateurs en CDI ou CDD dont l’ancienneté est à minima :

• Pour un collaborateur en CDI, ancienneté supérieure ou équivalente à la durée de la période d’essai.

• Pour un collaborateur en CDD dont la durée du contrat est supérieure à trois mois, ancienneté supérieure ou équivalente à la durée de la période d’essai.

Pendant la période d’essai, il est possible, sous réserve de l’accord de la hiérarchie (N+1), de mettre en œuvre le télétravail ponctuel.

- Les collaborateurs à temps plein ou à temps partiel dont le temps de travail est supérieur ou égal à 80% d’un temps plein et pour les temps partiels inférieurs à 80% travaillant tous les jours de la semaine.

Exemple : un collaborateur dont le temps de travail est de 50% et qui travaille chaque jour uniquement le matin serait éligible au télétravail régulier.

- Les collaborateurs qui sont en capacité d’exercer une partie de leur fonction à distance de façon autonome.

- Les collaborateurs joignables pendant le temps passé à télétravailler et qui peuvent accéder à distance à leurs applications de travail via un environnement et équipement de travail adéquat.

- Les collaborateurs qui ont une activité en télétravail compatible avec l’organisation du travail, la configuration et le fonctionnement de l’équipe.

Le télétravail ne doit pas altérer le collectif de travail. Il repose sur des relations de travail fondées sur la responsabilité, l’autonomie et la confiance mutuelle entre le collaborateur et sa hiérarchie.

Le télétravail est lié au poste occupé. En cas de changement de poste, le télétravail sera systématiquement réexaminé afin que le responsable hiérarchique s’assure de la compatibilité des nouvelles fonctions occupées avec cette forme d’organisation.

Article 2.3 - Le télétravail ponctuel :

Pour les collaborateurs ne pratiquant pas le télétravail régulier, il est possible d’avoir recours au télétravail ponctuel notamment dans les situations suivantes :

• pour traiter au calme un dossier

• pour éviter de se rendre au bureau lorsque les réunions se déroulent avec les outils de communication de l’Institut (exemple : Teams)

• lors d’un rendez-vous professionnel d’une demi-journée proche du domicile

• pour limiter le déplacement lors de la pose d’une demi-journée d’absence (congé payé, JRTT…).

Le télétravail ponctuel nécessite une formalisation dans le cadre de l’EIA.

De plus, le collaborateur est invité à adresser, par email, à son supérieur hiérarchique, une demande précisant les motifs précis et la date de l’absence du bureau.

Le recours à ce dispositif est plafonné à 15 jours maximum par an pour les CDI à temps plein. Il sera proratisé pour les CDI à temps partiel (cf. article 2.4.3) éligibles au télétravail.

Pour les CDD de plus de 3 mois, ce volume annuel de 15 jours sera proratisé en fonction de la durée du contrat.

Exemple : pour un CDD de 6 mois, le nombre de jours de télétravail ponctuel sera au maximum de 7.5 jours.

Article 2.4 - Fréquence du télétravail régulier et présence sur site :

Article 2. 4. 1 - Principe général :

« Les valeurs et la culture de l’Institut sont basées sur le sens des responsabilités, la grande autonomie laissée aux collaborateurs, un appui de la hiérarchie dans la prise de décision et aussi un management personnalisé plus participatif que directif. Cette culture doit être conservée, sans pour autant s’abstraire de quelques règles de base »

Extrait du guide des valeurs – janvier 2021

Le présent accord réaffirme la nécessité de faire subsister les valeurs et la culture de l’Institut, de garantir constance et qualité dans les relations interpersonnelles, de préserver la vie d’équipe dans un esprit de convivialité et de créer les conditions permettant de développer créativité et innovation.

Le télétravail est ouvert aux salariés dont les postes et les activités sont compatibles avec cette modalité d’organisation du travail et dont l’activité en télétravail n’est pas préjudiciable au bon fonctionnement de leur équipe. Ainsi, le travail de terrain, de laboratoire, les réunions organisées en présentiel (internes ou avec des partenaires / prestataires externes) restent toujours prioritaires afin de conserver un bon fonctionnement global.

Article 2. 4. 2 - Volume annuel de jours et fréquence du télétravail :

Le volume global de jours accordés annuellement pourra être de 105 jours maximum pour un temps plein.

Les jours de télétravail peuvent se répartir sur des jours fixes dans la semaine ou sur l’année selon la saisonnalité des missions et la nature des missions. Il sera possible de les planifier au sein de chaque équipe opérationnelle par semaine, par mois, par trimestre ou sur l’année avec, si possible, le maximum d’anticipation, afin de préserver le lien social avec l’Institut, la cohésion et le collectif de travail.

Ce sont les responsables hiérarchiques et le collaborateur (en CDI) qui sont chargés en co-construction lors de l’Entretien Individuel d’Activité (EIA) ou du bilan de fin de période d’essai de déterminer conjointement le volume maximum de jours télétravaillés en fonction de la fluctuation de l’activité et des missions adaptées au télétravail. Néanmoins en cas de désaccord, la décision finale appartient au responsable hiérarchique.

Exemple :

Un collaborateur a reçu la validation de sa hiérarchie, à l’issue de son EIA, d’effectuer 50 jours de télétravail par an. Cette information de 50 jours sera implémentée dans le logiciel de suivi des temps de travaux de façon à disposer d’un suivi du télétravail pour le collaborateur et son responsable hiérarchique.

L’Entretien Individuel d’Activité (EIA) permettra d’effectuer le bilan d’une année du télétravail régulier et, le cas échéant, de renouveler le dispositif en modulant le volume maximum de jours prévisionnels en télétravail.

Le présent accord prévoit une modulation à la hausse du nombre de jour de télétravail, au-delà du plafond, dans les cas suivants :

- Salarié(e)s en situation de handicap ou en retour de longue maladie et femmes enceintes : le nombre de jours de télétravail peut être augmenté et/ou modifié, tout en veillant à l’intégration ou à la réintégration au retour du/de la salarié(e).

Article 2.4.3 - Temps partiels :

Le dispositif sera ouvert aux collaborateurs à temps partiel dont le temps de travail est supérieur ou égal à 80% d’un temps plein et pour les temps partiels inférieurs à 80% travaillant tous les jours de de la semaine.

Exemple : un collaborateur dont le temps de travail est de 50% et qui travaille chaque jour uniquement le matin serait éligible au télétravail régulier.

Le volume global de jours accordés annuellement pour les collaborateurs à temps partiels sera proratisé en fonction de leur temps de travail contractuel.

Exemples :

• Pour un collaborateur dont le temps de travail est à 80 % d’un temps plein, le plafond annuel sera de 84 jours (105*80% = 84 jours),

• Pour un collaborateur dont le temps de travail est à 50 % d’un temps plein, (avec travail tous les matins), le plafond annuel sera de 52.5 jours (105/2 = 52.5 jours soit 105 demi-journées).

Article 2.4.4 - Contrat à Durée Déterminée :

Les collaborateurs en contrat à durée déterminée (d’une durée supérieure à 3 mois) pourront bénéficier d’un nombre de jours de télétravail qui sera proratisé selon la durée du contrat, après déduction de la période d’essai.

Exemples :

• Pour un CDD à temps plein de 6 mois : plafond = 48 jours, soit 6 mois – 2 semaines de période d’essai

• Pour un CDD d’un an : plafond = 96 jours, soit 12 mois – 1 mois d’essai

• Pour un CDD à 80% de 6 mois : 80% du plafond = 6 mois – 2 semaines de période d'essai = 38 jours.

Ce sont les responsables hiérarchiques et le collaborateur en CDD qui sont chargés en co-construction de déterminer conjointement le volume maximum de jours télétravaillés en fonction de la fluctuation de l’activité et des missions adaptées au télétravail. Néanmoins en cas de désaccord, la décision finale appartient au responsable hiérarchique.

Article 2.4.5 - Principes communs :

Le télétravail ne peut être effectué que par journées entières ou demi-journées.

Les télétravailleurs devront s’engager par écrit (cf. formulaire dans Adequasys) à respecter les plages horaires en vigueur au sein de l’Institut durant lesquelles ils devront être joignables, et se consacrer durant ces plages horaires exclusivement à leur activité professionnelle, en renonçant à toute activité parallèle (exemple : garde d’enfants) ou personnelle (exemple : rendez-vous médical).

L’Institut a souscrit une assurance dommages pour l’ensemble des salariés télétravailleurs, afin de couvrir les risques inhérents au fait que le salarié exerce une activité professionnelle à son domicile.

Il est entendu que les jours de télétravail ne constituent pas un crédit et ne sont pas, par conséquent, cumulables et reportables d’une année civile sur l’autre.

Article 2.4.6 - Lieu de télétravail :

L’adresse du lieu où s’effectue le télétravail est le domicile du salarié, c’est-à-dire sa résidence principale.

Il s’agit au sens du présent accord de l’adresse déclarée auprès du service RH par le collaborateur lors de son embauche ou lors d’un changement de résidence.

Cependant, le salarié pourra, effectuer le télétravail depuis une autre adresse que son domicile, après validation préalable de sa demande envoyée par mail à son responsable hiérarchique. Ce lieu devra respecter les conditions nécessaires à l’exercice des fonctions du salarié (notamment et en termes de confidentialité des données traitées).

Il est rappelé que chaque collaborateur doit être en capacité de revenir sur le lieu de travail de rattachement et ce, dans les 24 heures, notamment en cas de problèmes informatiques.

Le télétravail peut également s’exercer sur un autre site Arvalis que le site d’affectation du collaborateur ; il s’agit alors de télétravail à distance.

Article 2.4.7 - Codification :

Le temps passé en télétravail doit être enregistré mensuellement dans le logiciel de suivi du temps de travail.

Deux compteurs (l’un pour le suivi du télétravail régulier, l’autre pour le suivi du télétravail ponctuel) permettront de suivre le nombre de jours pris par période de douze mois.

Il conviendra de saisir l’un des trois motifs ci-dessous :

TELE pour télétravail régulier (travail au domicile)

TRAD télétravail à distance régulier (travail sur un site ARVALIS autre que le lieu de travail)

TPON télétravail ponctuel

Les motifs de saisie TELE et TRAD se cumulent dans le décompte du nombre de jours de télétravail.

Article 3 – Equipement pour le télétravail régulier :

Article 3.1 - Principes généraux :

Au titre du télétravail, chaque télétravailleur disposera d'un équipement de base adapté fourni par l’Institut. Il disposera également de l'accès à distance à ses applications de travail :

Ainsi, le télétravailleur sera doté :

- d'un micro-ordinateur portable,

- d'un système de connexion au réseau de l’Institut,

- d'un sac à dos/d'une sacoche permettant de ranger et de transporter l'ordinateur portable.

A la demande du collaborateur, un deuxième écran et des accessoires informatiques (exemple : un deuxième casque, clavier, souris, une seconde alimentation électrique, un câble Ethernet) pourront être fournis.

Article 3.2 - Aide financière pour le télétravail régulier :

L’Institut contribuera sur présentation de justificatifs de paiement, et dans la limite maximale de 200€ par collaborateur en CDI validé à l’issue de la période d’essai, aux dépenses engagées pour l’équipement complémentaire (exemple : fauteuil de bureau, repose poignets, lampe de bureau, repose pieds).

Concernant l’achat d’un fauteuil de bureau, il devra répondre aux critères présentés dans l’annexe 4.

Concernant les collaborateurs ayant une Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) ou une préconisation de la médecine du travail, des mesures spécifiques pourront être mises en œuvre. L’équipement sera pris en charge à 100% par l’Institut dans ce cadre.

Article 3.3 - Mise en œuvre :

L’aide financière, sous réserve de présentation de la demande de remboursement, via un formulaire spécifique (annexe 3) accompagnée des justificatifs, et sous réserve de validation par le service Ressources Humaines, sera versée en une seule fois et ne pourra être renouvelée.

Article 3.4 - Règles informatiques :

La mise en place des matériels et leur connexion au réseau sur le lieu de télétravail sont assurées par le personnel en télétravail, le cas échéant avec l'aide de modes opératoires fournis par les équipes en charge du soutien informatique.

Les opérations de support, d'entretien, de maintenance et de prise en main, sont réalisées dans les locaux de I ’Institut par les équipes en charge du soutien informatique à l'exclusion de celles pouvant être réalisées à distance.

Le télétravailleur s'engage à utiliser ce matériel dans le respect des règles en vigueur en matière de sécurité des systèmes d'information définies dans la charte informatique. Il s'engage également à être vigilant s'agissant du risque de vol lors du transport de son matériel.

En cas de cessation de l'activité en télétravail ou si le collaborateur quitte l’Institut, et, dans cette dernière hypothèse, le dernier jour travaillé, l'intégralité de l'équipement de base fourni devra être rendue en bon état sur le site de l’Institut de rattachement.

Le matériel mis à disposition est réservé à un usage exclusivement professionnel.

Tout accès au matériel informatique et/ou aux documents professionnels qui y sont stockés par un personnel non autorisé est interdit. De la même manière, toute alerte de sécurité relative au matériel informatique ou à un document professionnel (vol, suspicion de piratage, etc.) doit être remontée dans les meilleurs délais au service en charge de la sécurité des systèmes d'information de I ‘Institut.

Dans le cas d’une impossibilité temporaire d’accomplir ses fonctions en télétravail à domicile, notamment en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le collaborateur reviendra sur site.

Article 4 - Modalités de passage en télétravail régulier :

Article 4. 1 - Volontariat et responsabilité managériale :

Le télétravail régulier revêt un caractère volontaire et l’initiative de la demande revient au collaborateur.

Son acceptation est subordonnée à l’accord du responsable hiérarchique et du chef de service ou du directeur de région qui restent décisionnaires de l’organisation du travail du service.

Pour les collaborateurs en CDI, le responsable hiérarchique évoquera ce mode d’organisation, notamment au moment de l’Entretien Annuel d’Activité (EIA).

Article 4.2 - Formalisation et traitement de la demande :

Le collaborateur en CDI qui souhaite bénéficier du télétravail régulier doit en faire la demande.

Cette demande se formalise dans Adequasys via la fiche « Annexe télétravail » dans le formulaire d’entretien individuel d’activité. Elle reste soumise à la validation du responsable hiérarchique et du chef de /Directeur de région (cf. article 2.3.2).

Pour l’année 2022, les demandes faites lors des EIA 2021 restent valables et modifiables à la demande du salarié via l’annexe 1.

Elle est ensuite transmise de manière dématérialisée au service des Ressources Humaines.

A défaut, pour l’entrée en vigueur de cet accord et pour les nouveaux collaborateurs dont la période d’essai arrive à son terme et qui souhaitent bénéficier du télétravail avant le démarrage de la campagne des EIA, il est possible de renseigner de manière « manuelle » la fiche de demande de télétravail régulier (annexe 1). Cette demande reste soumise à la validation du responsable hiérarchique et du chef de service/Directeur de région. Elle est ensuite transmise par email au service des Ressources humaines.

De même, les demandes de télétravail régulier des salariés sous Contrat à Durée Déterminée de plus de trois mois seront effectuées via cette fiche(annexe 1).

En cas de refus de la demande, le responsable hiérarchique apportera les explications nécessaires par écrit.

Article 5 - Modalités de passage en télétravail ponctuel :

Article 5.1 - Volontariat et responsabilité managériale :

Comme pour le télétravail régulier, le télétravail ponctuel revêt un caractère volontaire et l’initiative de la demande revient au collaborateur.

Son acceptation est subordonnée à l’accord du responsable hiérarchique et du chef de service/Directeur de région.

Pour les collaborateurs en CDI, le responsable hiérarchique évoquera ce mode d’organisation, notamment au moment de l’Entretien Annuel d’Activité (EIA).

Article 5.2 - Formalisation et traitement de la demande :

Le collaborateur en CDI qui souhaite bénéficier du télétravail ponctuel doit en faire la demande. Cette demande se formalise dans Adequasys via la fiche « Annexe télétravail » dans le formulaire d’entretien individuel d’activité. Cette demande reste soumise à la validation du responsable hiérarchique et du chef de service/Directeur de région.(cf. article 2.3.2).

Pour l’année 2022, les demandes faites en 2021 lors de l’EIA restent valables et modifiables à la demande du salarié via l’annexe 2.

Elle est ensuite transmise de manière dématérialisée au service des Ressources Humaines.

A défaut, pour l’entrée en vigueur de cet accord, pour les nouveaux collaborateurs dont la période d’essai arrive à son terme qui souhaitent bénéficier du télétravail avant le démarrage de la campagne des EIA, et pour les CDD, il est possible de renseigner de manière « manuelle » la fiche de demande de télétravail ponctuel (annexe 2). Cette demande reste soumise à la validation du responsable hiérarchique et du chef de service/Directeur de région. Elle est ensuite par email au service des Ressources humaines.

En cas de refus de la demande, le responsable hiérarchique apportera les explications nécessaires par écrit.

Article 6 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail :

Article 6.1 - Réversibilité :

Le responsable hiérarchique peut décider de mettre fin unilatéralement au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai. Cette décision devra être motivée et explicitée par écrit. Le télétravail cesse de plein droit en cas de changement de poste ou de fonction, la situation de télétravail devant être réexaminée avec le nouveau responsable hiérarchique au regard des critères d’éligibilité.

Article 6.2 - Suspension provisoire :

En cas de nécessité opérationnelle ou d’impossibilité opérationnelle, le télétravail pourra être provisoirement suspendu à l’initiative de l’Institut, et sans pour autant que cela remette en cause cette forme d’organisation du travail.

Article 7 - Accompagnement :

Article 7.1 - Formation au management à distance :

Afin d’accompagner les responsables d’équipe à s’adapter à ces modes d’organisation du travail, une formation sera proposée dans le cadre du plan de développement des compétences.

Un focus particulier sera porté sur le rôle du responsable d’équipe dans la préservation du lien d’équipe et de l’attachement à la culture de l’Institut.

Article 7.2 - Accompagnement managérial des salariés en télétravail en CDI :

Lors de l’entretien annuel d’activité (EIA), le responsable hiérarchique dresse le bilan de l’organisation du collaborateur en télétravail.

Au cours de cet entretien, les deux parties échangent sur les impacts positifs et/ou négatifs du télétravail sur l’activité, sur les besoins spécifiques d’accompagnement, ainsi que sur les impacts organisationnels du télétravail.

Les deux parties évoquent l’opportunité ou non de reconduire le télétravail pour l’année qui vient dans des conditions similaires.

Comme pour une nouvelle demande de télétravail, la demande de renouvellement du collaborateur et l’avis de la hiérarchie sont formalisés dans Adequasys via la fiche « Annexe télétravail » dans le formulaire d’entretien individuel d’activité.

Article 8 - Conditions de travail : temps et charge de travail 

Article 8.1 - Le temps de travail :

L'Institut veillera au respect de l'amplitude maximale de la journée de travail conformément à la réglementation en vigueur.

Pendant les périodes de télétravail et dans les plages horaires de référence, le collaborateur doit être joignable de préférence via les outils de communication de l’Institut (exemple : Teams) ou via son téléphone portable professionnel pour ceux qui en bénéficient.

Article 8.2 - La charge de travail :

L'Institut s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés sur le lieu de travail habituel du collaborateur.

Les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’Institut.

Les collaborateurs en télétravail devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité qu'une personne travaillant sur site.

Article 9 - Santé et sécurité :

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Le télétravailleur est tenu de respecter et d'appliquer les politiques de sécurité en vigueur au sein de l’Institut. Le non-respect des règles par un collaborateur peut entrainer l'arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité.

Article 9.1. - Couverture sociale, accident du travail et arrêt de travail :

Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que lorsqu’il est présent dans les locaux de l’Institut.

Article 9.2 - Présomption d'accident de travail :

En cas d'accident pendant les jours de télétravail et dans les plages habituelles de travail en vigueur au sein de l’Institut, le lien professionnel sera présumé.

Le télétravailleur fournira tous les éléments nécessaires au service RH qui effectuera la déclaration d'accident de travail.

Le collaborateur en télétravail est tenu d'informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail dans les locaux de l'établissement.

Article 9.3 - Arrêt de travail :

En cas d'arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l'arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'Institut. Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congés, ...) le collaborateur habituellement en télétravail ne devra pas travailler.

Article 10 - Droit à la déconnexion :

Chaque collaborateur, quel que soit son niveau hiérarchique, dispose du droit à la déconnexion en dehors de son temps de travail.

Il convient ainsi de retenir les principes suivants : les collaborateurs sont tenus de respecter les périodes de repos quotidien et hebdomadaire ou de congés et de limiter l'utilisation des outils de messagerie.

Ainsi, sauf cas exceptionnels, qui se doivent de rester rares, justifiés par la gravité, l'urgence et l'importance du sujet traité et pouvant avoir des répercussions sur la sécurité, l'image, la situation financière de l'Institut, chaque collaborateur doit veiller à se déconnecter des outils numériques (emails, téléphones portables, ...), en dehors des horaires et des jours de travail (jours de repos : weekends, jours fériés, congés divers ou toute période de suspension du contrat de travail).

Durant ces périodes, les collaborateurs doivent limiter l'envoi de courriels ou d'appels téléphoniques au strict nécessaire.

Ils n'ont pas l'obligation de prendre connaissance de leurs courriels, ni de répondre aux mails et appels téléphoniques qui leur sont adressés durant cette période.

Article 11 - Protection des données, confidentialité :

Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l’Institut. Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique, dès lors qu’il utilise une ressource du système d’information de l’entreprise.

Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Article 12 - Droits collectifs et égalité de traitement :

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Institut.

Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’évaluation des résultats, d’accès à la formation, évolution de carrière, d’accès à l’information de l’Institut sont identiques à celles des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Institut.

Fait à Paris, le 7 février 2022

UES ARVALIS UPTERRA Le SFSA-CFDT Le SGPA

Annexe 1

Télétravail Régulier

FICHE DE DEMANDE ET D’ENGAGEMENT DU SALARIE

Nom et prénom…………………………………………………………………………………………………

Contrat 

CDI titularisé à temps plein ou à temps partiel supérieur à 80% (*) ou CDD d’au moins 3 mois après période d’essai : …………………………………………………………………………………….…………..

Service …………………………………………………………………………………………………………..

Lieu de travail……………………………………………………………………………………………………

1. Durée demandée (maximum 12 mois) : …………………………………………………………..

2. Nombre de jours demandés :

• CDI : ……………………………………………………………………………

• CDD > 3 mois : au prorata de la durée du contrat, après déduction de la période d’essai : ………………………………………………………………………………………………………..

Je certifie par la présente avoir pris connaissance des modalités et conditions d’accès au Télétravail telles que définies dans l’Accord sur le Télétravail du XX/XX/2022 accessible sur Intranet, et je m’engage à les respecter.

Je m’engage, en particulier, à me consacrer durant les plages horaires en vigueur dans l’entreprise, exclusivement à mon activité professionnelle, en renonçant à toute activité parallèle ou concurrente.

Fait le……………… à ………………….

Signature :

Fiche à adresser au responsable hiérarchique (avec copie au Chef de service/ Directeur de région)

(*) Les collaborateurs à temps partiel dont le temps de travail est supérieur ou égal à 80% d’un temps plein et pour les temps partiels inférieur à 80% travaillant tous les jours de de la semaine.

Télétravail régulier - Réponse

Avis du responsable hiérarchique :

Je soussigné :

Nom et prénom……………………………………………………………………………………………………

Après avoir examiné la demande de (nom et prénom) : …………………………………………………….

Emet l’avis ci-dessous :

Avis favorable :

Avis défavorable :

Commentaires :

Fait à ………………………………., le ……………………………………………………………..

Signature du responsable hiérarchique :

Avis du Chef de service/Directeur de région :

Je soussigné :

Nom et prénom……………………………………………………………………………………………………

Après avoir examiné la demande de (nom et prénom) : …………………………………………………….

Emet l’avis ci-dessous :

Avis favorable :

• Nombre de jours accordé :

Avis défavorable :

Commentaires :

Fait à ………………………………., le ……………………………………………………………..

Signature du chef de service/Directeur de région  :

Après sa réponse, le Chef de service/Directeur de région adresse ce formulaire au service Ressources Humaines

Annexe 2

Télétravail Ponctuel

FICHE DE DEMANDE ET D’ENGAGEMENT DU SALARIE

Nom et prénom…………………………………………………………………………………………………

Contrat :

CDI à temps plein ou à temps partiel supérieur à 80% (*) ou CDD d’au moins 3 mois : …………………………………………………………………………………….……………………………..

Service …………………………………………………………………………………………………………..

Lieu de travail…………………………………………………………………………………………………….

3. Durée demandée (maximum 12 mois) : …………………………………………………………..

4. Nombre de jours demandés :

• CDI (15 jours par an pour un temps plein ; au prorata pour les temps partiels éligibles au dispositif : ………………………………………………………………………………………….

• CDD>3 mois (15 jours par an proratisé en fonction de la durée du contrat) : ……………………………………………………………………………………………………….

Je certifie par la présente avoir pris connaissance des modalités et conditions d’accès au Télétravail , telles que définies dans l’Accord sur le Télétravail du XX/XX/XX accessible sur Intranet, et je m’engage à les respecter.

Je m’engage, en particulier, à me consacrer durant les plages horaires en vigueur dans l’entreprise, exclusivement à mon activité professionnelle, en renonçant à toute activité parallèle ou concurrente.

Fait le……………… à ………………….

Signature

Fiche à adresser au responsable hiérarchique avec copie au Chef de service/ Directeur de région

(*) Les collaborateurs à temps partiel dont le temps de travail est supérieur ou égal à 80% d’un temps plein et pour les temps partiels inférieur à 80% travaillant tous les jours de de la semaine.

Télétravail ponctuel - Réponse

Avis du responsable hiérarchique (N+1) :

Je soussigné :

Nom et prénom……………………………………………………………………………………………………

Après avoir examiné la demande de (nom et prénom) :

Emet l’avis ci-dessous :

Avis favorable :

Avis défavorable :

Commentaires :

Fait à ………………………………., le ……………………………………………………………..

Signature du responsable hiérarchique :

Avis du Chef de service/Directeur de région :

Je soussigné :

Nom et prénom……………………………………………………………………………………………………

Après avoir examiné la demande de (nom et prénom) :

Emet l’avis ci-dessous :

Avis favorable :

Avis défavorable :

Commentaires :

Fait à ………………………………, le …………………………………………………………….

Signature du chef de service/Directeur de région :

Après sa réponse, le Chef de service/Directeur de région adresse ce formulaire au service Ressources Humaines

Annexe 3

FICHE DE DEMANDE D’AIDE FINANCIERE

POUR REMBOURSEMENT D’EQUIPEMENT COMPLEMENTAIRE

Télétravail Régulier – CDI titularisé

Nom et prénom…………………………………………………………………………………………………

Service …………………………………………………………………………………………………………..

Lieu de travail…………………………………………………………………………………………………….

Je certifie par la présente avoir engagé des dépenses d’équipement complémentaire, pour l’exercice du télétravail qui m’a été accordé, dont le détail est mentionné ci-dessous :

Je joins à ma demande les justificatifs de dépenses engagées et je demande l’aide financière telle que définie dans l’Accord relatif au télétravail du XX/XX/XX pour un montant de : euros (plafond = 200 euros).

.

Fait le……………… à ………………….

Signature :

Fiche à adresser au service ressources humaines

.

Annexe 4

Liste des critères permettant l’attribution de l’Aide financière pour l’achat d’un fauteuil de bureau

(pour les CDI et dans le cadre du télétravail régulier)

- Assise ergonomique avec support lombaire et aussi un support latéral pour maintenir le haut du corps

- Mécanisme d'inclinaison de 3 positions

- Accoudoirs ajustables en hauteur

- Des roulettes qui conviennent à la surface où sera utilisé le fauteuil

- La profondeur de l’assise doit être réglable permettant ainsi d'appuyer le bas de son dos sans que le bord avant n'exerce de pression derrière les genoux

- Si les écrans sont haut placés, un appuie-nuque ou tête est nécessaire.

- Les fauteuils de travail doivent avoir un cylindre pneumatique pour l’ajustement de la hauteur du siège

- Tissu de revêtement poreux permettant une circulation de l'air

Le référent sécurité tiendra à disposition des salariés une liste de quelques modèles tenant compte des critères ci-dessus.