ACCORD DE GROUPE INVIVO

LES NOUVELLES ORGANISATIONS DU TRAVAIL

Entre les soussignées

La société UNION INVIVO, Union de coopératives agricoles dont le Siège social est situé au 83, avenue de la Grande Armée à PARIS (75016), immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 775 690 191, entreprise dominante du Groupe INVIVO, ici représentée par Monsieur XX, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines dûment habilité à l’effet de négocier et signer le présent accord,

Agissant tant en son nom qu’au nom des entités listées en ANNEXE 1, en qualité d’entité dominante de Groupe INVIVO,

D’UNE PART,

Et l’organisation syndicale représentative CFDT, ayant désigné le 17 octobre 2017, pour la représenter en qualité de Coordinateur syndical de Groupe en application de l’article L. 2232-32 du Code du Travail, Monsieur XX,

Et l’organisation syndicale représentative SN.Co.A CFE - CGC, ayant désigné le 4 octobre 2017, pour la représenter en qualité de Coordinateur syndical de Groupe en application de l’article L. 2232-32 du Code du Travail, Monsieur XX.

Et en la présence de

L’organisation syndicale CFTC, ayant désigné le 18 mai 2020, pour la représenter en qualité de Coordinateur syndical de Groupe en application de l’article L. 2232-32 du Code du Travail, Monsieur XX,

L’organisation syndicale FGTA - FO, ayant désigné le 4 octobre 2017, pour la représenter en qualité de Coordinateur syndical de Groupe en application de l’article L. 2232-32 du Code du Travail, Monsieur XX,

L’organisation syndicale FNAF - CGT, ayant désigné le 4 octobre 2017, pour la représenter en qualité de coordinateur syndical de Groupe en application de l’article L. 2232-32 du Code du Travail, Madame XX,

L’organisation syndicale Fédération SOLIDAIRES SDACOOPA, ayant désigné le 30 octobre 2019, pour la représenter en qualité de Coordinateur syndical de Groupe en application de l’article L. 2232-32 du Code du Travail, Monsieur XX,

D’AUTRE PART.

Sommaire

PREAMBULE 5

CHAPITRE 1. CADRE JURIDIQUE 7

Article 1. Champ d’application 7

Article 2. Objet de l’accord 7

Article 3. Méthodologie de travail adoptée 8

CHAPITRE 2. LA GENERALISATION DU TELETRAVAIL 10

Article 1. Les principes du télétravail 10

Article 2. Modalités de généralisation du télétravail à hauteur de 50 à 60% du temps de travail effectif 12

Article 3. Modalités de mise en place du télétravail par volontariat 15

Article 4. Réversibilité 17

Article 5. Égalité de traitement 17

Article 6. Suivi de l’activité 17

Article 7. Mesures pour prévenir l’isolement du télétravailleur 20

Article 8. Organisation matérielle du télétravail 21

Article 9. Situations de crise type pandémie, pollution, dysfonctionnement important des transports en commun ou tout autre situation rendant l’accès aux bureaux difficile 25

Article 10. Respect des dispositions en matière de Santé, de Sécurité et de Conditions de Travail 25

Article 11. Accompagnement des télétravailleurs 26

CHAPITRE 3. LA MISE EN PLACE DU FLEX-OFFICE 27

Article 1. Les principes du Flex-office 27

Article 2. Les modalités de mise en place du Flex-office 27

Article 3. Le périmètre de passage au Flex-office 28

CHAPITRE 4. NOUVEAUX MODES DE TRAVAIL 29

Article 1. Le travail en journée décalée 29

Article 2. Le temps de pause méridienne 30

CHAPITRE 5. ORGANISATION DES REUNIONS 31

Article 1. La préparation des réunions 31

Article 2. Les modalités de réunions 31

Article 3. Les espaces de réunions 31

CHAPITRE 6. LES NOUVELLES TECHNOLOGIES AU SERVICE DES NOUVELLES ORGANISATIONS DU TRAVAIL ET LE BUREAU VIRTUEL INVIVO (BVI) 33

Article 1. Le développement des outils collaboratifs 33

Article 2. Le Bureau Virtuel INVIVO (BVI) 33

Article 3. La mise en place du BVI 34

CHAPITRE 7. NOUVELLES PRATIQUES DE MANAGEMENT 35

Article 1 : La digitalisation des process RH 35

Article 2 : L’accompagnement du management à distance 36

Article 3 : Onboarding de nouveaux collaborateurs 38

CHAPITRE 8. ADAPTATION DES DISPOSITIFS DE FORMATION ET DE COMMUNICATION 40

Article 1. Adaptation des dispositifs de formation 40

Article 2. Adaptation des dispositifs de communication 40

Article 3. Adaptation du dialogue social et des outils de communication des représentants du personnel 40

CHAPITRE 9. LE NOMADISME 41

Article 1. Définition du nomadisme 41

Article 2. Aménagement du temps de travail 41

Article 3. Suivi de l’activité du collaborateur nomade 42

Article 4. Gestion de la carrière du collaborateur nomade 42

Article 5. Sante et sécurité des populations dites « nomades » 42

Article 6. Véhicule et outils mis à disposition des collaborateurs nomades 43

Article 7. Indemnisation et prise en charge des coûts liés au nomadisme 45

CHAPITRE 10. DISPOSITIONS FINALES 47

Article 1. Effets du présent accord sur les autres dispositions 47

Article 2. Communication de l’accord 47

Article 3. Suivi de l’accord 47

Article 4. Clause de revoyure 49

Article 5. Durée de l’accord et révision 49

Article 6. Cession de sociétés du Groupe 49

Article 7. Dépôt et publicité 49

ANNEXES 51

ANNEXE 1 Liste des sociétés parties au présent accord 52

ANNEXE 2 Liste des établissements du groupe mettant en œuvre le télétravail à 50-60 % pour des raisons organisationnelles 53

ANNEXE 3 Formulaire de demande de passage en télétravail pour les salariés des établissements du groupe mettant en œuvre le télétravail à 50-60 % pour des raisons organisationnelles 54

ANNEXE 4 Formulaire de demande de passage en télétravail pour les salariés des établissements du groupe non concernés par la mise en œuvre du télétravail à 50-60 % pour raisons organisationnelles 58

ANNEXE 5 Bilan du nombre de télétravailleurs bénéficiant de l’accord de Groupe Invivo sur la mise en place du Télétravail du 19 août 2016 62

PREAMBULE

Face à la crise sanitaire, sociale et économique inédite en France, le Groupe a su faire preuve de la réactivité et de la capacité d’adaptation indispensables au maintien de ses activités. La sortie de crise COVID-19 nécessite maintenant de mettre en place collectivement un plan de relance qui s’appuie sur une transformation organisationnelle du Groupe INVIVO.

Des échanges avec les parties prenantes du Groupe, au premier rang desquelles les partenaires sociaux et les représentants du personnel, ont été initiés dès les premiers jours du confinement dans un souci de transparence et selon une démarche de co-construction. C’est dans cette dynamique que s’inscrit le présent accord portant sur la nouvelle organisation du travail.

Le Groupe INVIVO a signé le 19 août 2016, un accord cadre de Groupe relatif au télétravail. Cet accord a permis de promouvoir le télétravail, reconnu comme offrant des modalités d’organisation multiples (télétravail habituel ou occasionnel, nomadisme) non exclusivement limitées aux situations envisagées par les dispositions légales et réglementaires en vigueur (cf. ANNEXE 5 du présent accord).   

Depuis la signature de cet accord, le contexte social et sanitaire a donc conduit les sociétés du Groupe à mener une réflexion sur les nouvelles organisations du travail, en lien étroit avec les organisations syndicales. C’est dans cette optique que les partenaires sociaux se sont rencontrés afin de généraliser le recours au télétravail et de prévoir de nouveaux modes d’organisation du travail, facilités dans leur mise en place par les évolutions des technologies de l’information et de la communication.

L’objet du présent accord – qui se substitue à celui du 19 août 2016 susmentionné – est de formaliser cette nouvelle organisation et d’en fixer le cadre, notamment au sujet :

• de la généralisation du télétravail ;

• de la mise en place « Flex office » ;

• de nouveaux horaires de travail ;

• de nouveaux modes d’organisation de réunions ;

• d’adaptation des nouvelles technologies dans le quotidien des salariés du groupe,

• du nomadisme ;

• du droit à la déconnexion ;

• de nouvelles pratiques de management.

Il est rappelé que ces modes d’organisation du travail reposent sur une relation de confiance mutuelle entre les managers et les salariés concernés.

La généralisation de ces modes d’organisation du travail concernera toutes les entreprises du Groupe figurant sur la liste dressée en ANNEXE 1 du présent accord sans différenciation de lieu (Paris ou Province), ni de catégorie socio-professionnelle, et répondra à différents objectifs :

• le bien-être au travail et la qualité de vie des salariés ;

• l’amélioration de la performance collective ;

• le recours facilité aux technologies numériques et l’innovation ;

• le respect de l’environnement et de la santé des salariés : diminuer le nombre de trajets domicile/travail et réduire les émissions de carbone liées aux déplacements, améliorer la santé des salariés par un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale et une moindre exposition aux risques de fatigue, de stress ou d'accident de trajet.

Le présent accord traduit la volonté des parties signataires de trouver ensemble des solutions pour accompagner le plan de relance d’activité du Groupe tout en assurant la performance au travail et un équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Il permettra par ailleurs la mise en place de ces nouvelles formes d’organisation du travail sans avoir recours au déploiement d’avenants aux contrats de travail, conformément à l‘article L 1222-9 du code du travail.

CADRE JURIDIQUE

Article 1. Champ d’application

Le présent accord a vocation à s’appliquer à l’ensemble des salariés du groupe INVIVO en France constitué :

- de l’Union INVIVO, entreprise dominante,

- et des entreprises qui ont leur siège en France :

• Dont l’UNION INVIVO détient directement ou indirectement plus de la moitié du capital social, ou qu’elle contrôle directement ou indirectement en formant avec elles un même ensemble économique,

Etant précisé que pour les entités externes et leurs filiales (hors filialisation d’activités INVIVO) entrant dans le Groupe INVIVO à la faveur d’une prise de participation majoritaire dans le capital de ces nouvelles entités ou nouveaux Groupes d’entités, un délai de latence maximal de deux ans à compter de la date de prise de participation majoritaire, nécessaire à l’appréciation de la mise en œuvre de l’intégration sociale aux accords de groupe INVIVO, sera systématiquement mis en place avant l’intégration de ces entités dans les accords de groupe INVIVO, dont le présent accord, sauf :

• dérogation expresse des directeurs métiers du Groupe INVIVO auxquels se verront rattachées ces nouvelles entités pour un délai plus court ou une intégration,

• ou fusion absorption de ces nouvelles entités dans des métiers existants du Groupe impliquant intégration immédiate des salariés de ces entités dans des métiers (et leurs statuts collectifs) existants du Groupe INVIVO ;

• Et sous conventions collectives suivantes :

• Convention collective des coopératives agricoles, de céréales, meunerie, d’approvisionnement, d’alimentation du bétail et d’oléagineux,

• Convention collective nationale des industries chimiques,

• Convention collective nationale de la fabrication et du commerce des produits à usage pharmaceutique, parapharmaceutique et vétérinaire,

• Convention collective de manutention ferroviaire et travaux connexes,

• Convention collective des grands magasins et magasins populaires,

• Convention collective des personnels des bureaux d'études techniques, cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseil,

• Convention collective de la Jardinerie,

• Nouvelle convention collective nationale des vins, cidres, jus de fruits, sirops, spiritueux et liqueurs de France.

Ces entreprises figurent sur la liste dressée en ANNEXE 1 du présent accord.

Article 2. Objet de l’accord

Les dispositions du présent Accord reposent sur les quatre piliers fondamentaux que sont l'orientation résultat, l’autonomie/responsabilité, la confiance et la connexion. Elles s’inscrivent par ailleurs dans le cadre des obligations légales relatives aux questions d’organisations du travail fixées par les articles du Code du travail correspondants.

A ce titre, le présent Accord porte sur :

• la généralisation du télétravail (article L1222-9 du Code du Travail) ;

• la mise en place du Flex-office ;

• les nouveaux horaires de travail et le droit à la déconnexion (article L. 2242-17 du Code du Travail)

• les nouvelles technologies ;

• le nomadisme ;

• les nouveaux modes d’organisation de réunions ;

• les dispositifs de formation et de communication ;

• les nouvelles pratiques de management.

Les Parties rappellent que le présent accord se substitue à l’accord sur la mise en place du télétravail au sein du groupe INVIVO du 19 août 2016. Il est convenu que les équipes Ressources Humaines apportent une attention particulière à toute situation de collaborateur bénéficiant contractuellement de l’accord sur le télétravail de 2016 et pour qui l’application du présent accord serait défavorable

Ayant été conclu en application des dispositions légales et règlementaires applicables au jour de sa signature, il est convenu que toutes modifications ultérieures des dispositions du présent accord se substitueront de plein droit à celles du présent Accord, dès lors qu’elles seraient devenues non conformes.

Article 3. Méthodologie de travail adoptée

De fin 2019 à mi 2020, le contexte social et sanitaire que la France a connu avec la grève nationale et l’épidémie de COVID-19 a conduit les sociétés du Groupe à mener une réflexion sur les nouvelles organisations du travail.

Constat pris du succès des méthodes de travail agiles telles que le télétravail ayant permis d’optimiser la continuité de l’activité, les partenaires sociaux ont souhaité travailler ensemble sur les nouveaux modes d’organisation du travail de demain dans le groupe INVIVO. En parallèle, et afin de garantir un retour sur sites dans les meilleures conditions possibles pour les collaborateurs du groupe, les partenaires sociaux ont mené de concert, et dans un calendrier resserré, les opérations suivantes :

• Discussions entre les organisations syndicales et la Direction des Ressources Humaines dans le cadre de réunions de négociations mensuelles entre mars et mai 2020 puis hebdomadaires entre juin, juillet et septembre 2020.

• Recueil d’avis des collaborateurs du groupe sur la reprise d’activité et le télétravail par le biais de deux enquêtes :

  • un sondage mené par la Direction des Ressources Humaines via la plateforme Co°Lab;

  • une enquête intersyndicale proposée par les syndicats CFE/CGC, CFDT, FO et CFTC.

• Informations d’abord globales puis individuelles des collaborateurs du groupe sur les démarches en cours via plusieurs canaux :

  • une communication hebdomadaire de la Direction des Ressources Humaines par mail ;

  • une publication de ces éléments sur les réseaux sociaux ;

  • des « web-cafés » organisés par les différents CSE ;

  • une information individuelle des managers d’équipes ;

  • une information individuelle des salariés par les managers sur la mise en œuvre du télétravail dans leur activité.

Par cette méthode de travail, les partenaires sociaux ont pris l’engagement mutuel de toujours veiller à se challenger, être ouverts aux nouvelles méthodes de travail et être réactifs face aux situations rencontrées afin de proposer aux collaborateurs du groupe les meilleures conditions de travail possible. Ils ont par ailleurs convenu que le présent accord pourrait faire l’objet d’une révision telle que définie au chapitre 10 - article 3 ci-dessous et qu’une commission de suivi instituée au chapitre 10 - article 4 serait établie afin de procéder aux ajustements nécessaires.

LA GENERALISATION DU TELETRAVAIL

L’objet du présent chapitre et de la généralisation du télétravail est de permettre à tout collaborateur du groupe INVIVO d’organiser son temps de travail en alternant entre des jours de télétravail et des jours de présence au bureau.

Pour les collaborateurs dont le lieu de travail est situé dans l’un des établissements du groupe nécessitant la mise en œuvre du télétravail pour des raisons d’organisation (cf. ANNEXE 2), il s’agira de bénéficier, sous réserve d’un double volontariat, du dispositif de télétravail à hauteur de 50 % à 60 % de son temps de travail effectif dans les conditions définies ci-après.

Pour les collaborateurs dont le poste le permet mais dont le lieu de travail n’est pas situé dans l’un des établissements du groupe nécessitant la mise en œuvre du télétravail pour des raisons d’organisations, le recours au télétravail restera une option à appliquer dès que cela sera possible, et toujours sous respect du double volontariat.

Il est convenu entre les parties que la liste des établissements contenue dans l’ANNEXE 2 sera revue annuellement au cours de la commission de suivi du présent accord.

Article 1. Les principes du télétravail

1.1 Définition

L’article L 1222‑9 du Code du Travail définit le télétravail comme suit :

« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

1.2 Les conditions du télétravail généralisé

À compter de la date de signature du présent accord, le télétravail concernera toutes fonctions tertiaires pouvant être assurées dans les mêmes conditions dans les locaux de l’entreprise ou dans un autre lieu fixe (domicile du salarié) en utilisant les technologies de l’information et de la communication, ne nécessitant pas une présence permanente ou quasi-permanente du collaborateur dans les locaux de l’entreprise, ni l’installation ou l’entreposage d’équipement ou de matériel particulier. Plus précisément :

• Le télétravail à hauteur de 50 % à 60 % du temps de travail deviendra la norme, sous réserve d’un double volontariat, pour les collaborateurs titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) ou d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD) dans l’une des entreprises du groupe figurant sur la liste dressée en ANNEXE 1 du présent accord et dont le lieu de travail est situé dans l’un des établissements du groupe figurant sur la liste dressée en ANNEXE 2 du présent accord.

• Le télétravail pourra être mis en place sous forme de double volontariat pour les collaborateurs titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) ou d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD) dans l’une des entreprises du groupe figurant sur la liste dressée en ANNEXE 1 du présent accord mais dont le lieu de travail n’est pas situé dans l’un des établissements du groupe figurant sur la liste dressée en ANNEXE 2 du présent accord.

Dans les deux cas de figure, les alternants (apprentis ou contrats de professionnalisation) et les stagiaires seront également bénéficiaires de la mise en place du télétravail, étant convenu que leur rythme de télétravail sera impérativement à minima établi en fonction de celui de leur manager, tel que défini au chapitre 2 – article 2 du présent accord. Considérant le caractère apprenant des stagiaires et alternants, le calendrier de mise en œuvre du télétravail sera opéré de manière progressive par le manager.

Conformément à l’article L. 1222-11 du Code du travail, et en dehors de circonstances exceptionnelles ou de force majeure durant lesquelles le télétravail serait considéré comme « un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés », le refus d’un salarié de télétravailler pour motif personnel ou professionnel fera l’objet d’une adaptation spécifique réalisée par accord entre le salarié, le manager et la Direction des Ressources Humaines. Ce refus ne constituera pas un motif de fin du contrat de travail.

Les parties signataires au présent accord conviennent que la capacité du salarié à pouvoir exercer ses fonctions dans le cadre du télétravail repose sur le principe d’une autonomie dans le poste suffisante et d’une maîtrise des outils informatiques nécessaires à la bonne exécution du travail à distance. Ainsi, l’application du télétravail pourra se faire de manière progressive - le temps d’une nécessaire montée en compétence et familiarisation avec le fonctionnement de l’organisation - dans le cas d’intégration de nouveaux arrivants peu ou pas autonomes dans la conduite de leur poste (ex : stagiaires, apprentis, alternants, jeunes diplômés, etc.).

En outre, les salariés devront s’assurer de disposer d’une connexion internet à haut débit, d’une installation électrique conforme et ne pas faire face à une impossibilité matérielle et/ou technique, notamment relative à la préservation de la sécurité informatique.

Néanmoins, les parties au présent accord reconnaissent que certains métiers, compte tenu de leur nature et/ou des contraintes techniques qui leur sont inhérentes, sont incompatibles avec le télétravail. Sont ainsi exclues du bénéfice de la généralisation du télétravail, les activités requérant une présence physique permanente, ou nécessitant des équipements techniques uniquement disponibles dans les locaux de travail, ou encore associés à des impératifs de sécurité et de confidentialité. Ne pourront être concernés par ce mode d’organisation les fonctions et services identifiés dans la liste ci-après, sans que celle-ci ne soit exhaustive :

• jardinerie et magasins (hors services administratifs) ,

• production (usine, laboratoire), y compris l’encadrement des équipes de production,

• logistique, y compris l’encadrement des équipes de logistique,

• DSI : fonctions support de proximité (nécessitant une présence physique pour réaliser des missions de dépannage sur site),

• sites d’expérimentation,

• restauration.

La liste des fonctions et services identifiés comme incompatibles pourra être mise à jour à l’initiative de la Direction, en cas d’évolution importante des métiers ou d’intégration de nouvelles activités au sein du Groupe. La Commission de suivi instituée au chapitre 10 - article 4 pourra formuler toute proposition à cet effet dans le cadre de ses réunions.

1.3 Lieu de travail

En règle générale, le télétravail s’effectuera au domicile du salarié, qui s’entend comme le lieu de résidence principale (adresse connue du salarié).

Pour le bon fonctionnement du télétravail, le salarié s’engage à signaler immédiatement tout changement d’adresse à son manager et à la Direction des Ressources Humaines.

Un salarié pourra également effectuer le télétravail en dehors de sa résidence principale connue (autre lieu de résidence type maison familiale, résidence secondaire ou autre), sous réserve de justifier d’une connexion internet suffisante à l’activité de télétravail tel que prévu au chapitre 1 – article 5 ci-dessous, et avec l’accord de son manager.

Dans le cas où le salarié souhaite profiter de cette opportunité de généralisation du télétravail pour déménager, et que son nouveau domicile se retrouve significativement plus éloigné¹ de son lieu de travail que son domicile précédent, les frais de déplacements et / ou d’hébergement supplémentaires engendrés pour se rendre dans l’entreprise selon le planning défini par sa direction seraient pris en charge par le salarié lui-même. Les frais précédemment pris en charge par l’entreprise seront maintenus.

Dans le cas où un salarié se voit dans l’impossibilité de faire du télétravail pour des raisons matérielles ou autres (par exemple la taille de son logement), une solution lui permettant d’en bénéficier pourra être étudiée par la direction concernée (coworking ou autre solution).

Article 2. Modalités de généralisation du télétravail à hauteur de 50 à 60% du temps de travail effectif

2.1 Point pivot à 50%-60% du temps de travail effectif

Comme indiqué à l’article 1 ci-dessus, et à compter de la date de signature du présent accord, le bénéfice du télétravail à hauteur de 50 % à 60 % du temps de travail effectif deviendra la norme dans le groupe INVIVO pour tous les collaborateurs dont le lieu de travail est situé dans l’un des établissements du groupe figurant sur la liste dressée en ANNEXE 2 du présent accord.

Les parties signataires au présent accord conviennent que cette répartition pourra être diminuée ou augmentée en fonction des activités de certains services ou pour répondre à des situations individuelles temporaires ou pérennes, que ce soit à la demande du collaborateur ou du manager. Il reviendra alors au service concerné, après accord de la Direction des Ressources Humaines, d’en faire part au salarié à qui la modification de répartition du temps de télétravail s’applique.

Afin de concilier impératifs professionnels, organisation des équipes et télétravail, les managers pourront prévoir que certains jours de la semaine ne soient pas ouverts au télétravail et devront en informer les collaborateurs de leur équipe.

Les journées de télétravail non effectuées pour des raisons de service ou pour déplacement professionnel ne seront par reportées, sauf accord spécifique du manager.

En cas de nécessité, les salariés pourront exceptionnellement travailler sur site l’un des jours habituellement réservé au télétravail sur initiative personnelle soumise à autorisation préalable du manager ou à la demande du manager sous réserve d’un délai de prévenance suffisant. Inversement, les salariés pourront exceptionnellement télétravailler l’un des jours habituellement réservé au travail sur site sur initiative personnelle soumise à autorisation préalable du manager ou à la demande du manager sous réserve d’un délai de prévenance suffisant².

Tout salarié souhaitant revoir son rythme de télétravail pourra solliciter son manager puis la commission de suivi instituée au chapitre 10 - article 4 du présent accord.

2.2 La mise en place de la généralisation du télétravail

Dans les établissements du groupe figurant sur la liste dressée en ANNEXE 2 du présent accord, le passage au télétravail étant généralisé, il prendra effet à compter de la date d’effet du présent accord ou à la date d’embauche du collaborateur, et ne fera pas l’objet d’un avenant au contrat de travail du collaborateur ou d’une mention particulière dans le nouveau contrat de travail.

Néanmoins, il sera formalisé par le biais d’une demande écrite du collaborateur via un formulaire spécifique (cf. ANNEXE 3 du présent accord) et à laquelle le manager répondra par écrit, afin de valider l’organisation des cycles de télétravail (cf. point 2.3 ci-dessous).

Le suivi des jours de télétravail se fera via le portail RH habituellement utilisé dans le groupe pour la gestion des congés et autres démarches administratives (CEGID au jour de la signature du présent accord). Le rythme de télétravail y sera renseigné par la Direction des Ressources Humaines et ne fera l’objet de modification qu’en cas de changement pérenne du rythme de télétravail dans les conditions définies au point 2.3 ci-dessous.

2.3 L’organisation des semaines avec la généralisation du télétravail

• Les cinq formes d’organisation

Le Groupe informera par note interne de la généralisation du télétravail et renverra à chaque métier le soin de déterminer par service les postes, le nombre de jours et les jours en télétravail ainsi que les modalités pratiques du télétravail.

Dans les sites où la norme sera à 50-60% de télétravail (cf. ANNEXE 2 du présent accord), ces modalités devront s’inscrire dans l’une des cinq formes d’organisation suivantes :

• Organisation type n°1 : télétravail sur 3 jours consécutifs ou non mais fixes chaque semaine.

• Organisation type n°2 : télétravail sur 3 jours consécutifs ou non mais fixes la semaine 1 et sur 2 jours consécutifs ou non mais fixes la semaine 2, l’alternance se faisant avec les jours de présence dans les locaux de l’entreprise.

• Organisation type n°3 : télétravail sur 5 jours consécutifs une semaine sur deux, l’autre semaine étant dédiée à un travail dans les locaux de l’entreprise.

• Organisation type n°4 : télétravail sur 15 jours consécutifs, les deux autres semaines du mois étant dédiées à un travail dans les locaux de l’entreprise.

• Organisation type n°5 : présence quotidienne dans les locaux de l’entreprise mais avec des horaires aménagés qui permettent, chaque jour, de consacrer une partie de son activité à du télétravail (le salarié sera par exemple en télétravail le matin et viendra dans les locaux de l’entreprise l’après-midi ou inversement). Il convient de noter que cette organisation sera réservée à certain services uniquement et soumis à approbation de la Direction des Ressources Humaines.

Les parties au présent accord conviennent que, dans les sites où le télétravail à 50-60 % deviendra la norme, il ne pourra y avoir d’autre mode d’organisation du télétravail que les 5 présentés ci-dessus et que les managers ne pourront combiner plusieurs modes d’organisation entre eux pour un même collaborateur. Si certains de ces cycles se révélaient inappropriés, une révision de ces derniers sera évoquée dans le cadre de la Commission de suivi instituée au chapitre 10 - article 4 qui proposera de nouveaux types d’organisation.

• La détermination des cycles et jours de télétravail

Les cycles et jours de télétravail choisis devront faire l’objet d’un échange préalable entre le manager et son collaborateur.

À cette occasion, le responsable hiérarchique veillera à identifier les collaborateurs ne souhaitant pas bénéficier de télétravail et à remonter l’information auprès des équipes RH. Il sera attentif à prendre en compte, dans la mesure du possible, les souhaits de ses collaborateurs afin que l’organisation et le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec les contraintes opérationnelles, organisationnelles et budgétaires du service et plus généralement de l’entreprise.

Les modalités pratiques de mise en place du télétravail dans chaque service devront être validées par la Direction des Ressources Humaines. Elles feront l’objet d’une période d’adaptation de trois mois pendant laquelle des ajustements pourront être opérés puis seront considérées comme pérennes et ne pourront être modifiés, sauf cas exceptionnel. Pendant cette période d’adaptation, tout collaborateur pourra faire remonter auprès des équipes RH ou des élus du personnel, des situations de désaccord avec son manager qui seront analysées et traitées lors de la commission de suivi.

Les cycles choisis feront l’objet d’une validation écrite du salarié et pourront être exceptionnellement aménagés pour faire face à des situations temporaires particulières (par exemple organisation du congrès annuel, clôtures comptables annuelles, etc.) ou pour répondre à un besoin de diminution ou d’augmentation de la répartition du télétravail tel que précisé au point 2.2 ci-dessus.

Si pour des raisons personnelles ou professionnelles, un salarié est amené à devoir modifier son organisation de télétravail, il doit en prévenir son manager dans un délai maximum 10 jours qui lui donnera son accord ou non. Si pour des raisons de service, un manager doit demander à un salarié d’aménager son organisation de télétravail, il devra le faire en respectant un délai de prévenance de 10 jours.

Dans le cas où des impératifs de services nécessitent de changer de manière pérenne un rythme, il reviendra alors au service concerné, après accord de la Direction des Ressources Humaines, information de la commission, et dans le respect d’un délai de prévenance suffisant, d’en faire part au salarié à qui la modification de répartition du temps de télétravail s’applique.  

2.4 Cas particulier des salariés en temps partiel

Le salarié à temps partiel est celui dont la durée du travail est inférieure à la durée conventionnelle du travail applicable dans l’entreprise. Les parties au présent accord conviennent que la répartition à 50 ou 60% de télétravail devra être opérée sur les jours de travail effectif.

Il en va de même pour les salariés en mi-temps thérapeutique pour lesquels le télétravail devra être organisé sur les jours de travail effectifs.

Article 3. Modalités de mise en place du télétravail par volontariat

Comme indiqué au chapitre 2 – article 1 ci-dessus, à compter de la date de signature du présent accord, et sous réserve de l’accord mutuel entre le collaborateur et son manager, le bénéfice du télétravail concernera tous les collaborateurs du groupe exerçant un métier tertiaire et dont le lieu de travail n’est pas situé dans l’un des établissements du groupe figurant sur la liste dressée en ANNEXE 2 du présent accord.

3.1 Détermination des jours de télétravail

Les parties au présent accord conviennent que le temps de télétravail sera forfaitaire et pourra être compris entre 1 et 5 jours par semaine. Il pourra être déterminé selon l’une des cinq formes d’organisations définies au point 2.3 ci-dessus ou dans un aménagement différent.

Le télétravail sera effectué par journée(s) entière(s), sous réserve d’éventuel aménagement particulier en cas de travail à temps partiel.

Quelle que soit l’origine de la demande de télétravail (l’entreprise ou le salarié), il appartiendra au responsable du service concerné ou à la direction de l’entreprise de déterminer le temps de télétravail approprié pour le collaborateur en tenant compte des contraintes opérationnelles, organisationnelles du service et de l’entreprise.

En cas de télétravail 5 jours par semaine à l’initiative de l’entreprise dans un contexte de réorganisation et/ou fermeture de site, les modalités d’accompagnement du passage en télétravail pourront, après accomplissement des procédures d’information et/ou consultation des instances représentatives du personnel légalement requises, faire l’objet d’adaptation locale (prise de mesures complémentaires ou amélioration des dispositifs existants) en tenant compte de la situation particulière visée.

Les journées dédiées au télétravail seront fixes et inscrites dans l’outil de suivi du temps de travail. Le manager pourra ponctuellement, si les nécessités de service le justifient, décider de modifier la répartition de ces jours au sein de la semaine, sous réserve d’un délai de prévenance suffisant³. Le salarié pourra également, sous réserve de l’accord écrit de son manager, modifier ponctuellement cette répartition au sein de la semaine. Il est précisé que les jours de télétravail non pris au sein d’un mois civil sont définitivement perdus pour le salarié, sans possibilité de report.

3.2 La mise en place du télétravail

Le télétravail pourra être mis en place à l’initiative de l’entreprise ou du salarié, étant précisé que le présent Accord n’institue aucun droit automatique au télétravail.

Le passage au télétravail prendra effet à compter de la date validée d’un commun accord par le manager et le collaborateur et ne fera pas l’objet d’un avenant au contrat de travail du collaborateur ou d’une mention particulière dans le nouveau contrat de travail.

• En cas de circonstances exceptionnelles motivées aux salariés, le passage au télétravail à l’initiative de l’entreprise sera réalisé par le biais d’une proposition de passage au télétravail adressée au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Le salarié disposera d’un délai d’un mois pour y répondre selon le même formalisme, étant précisé que l’absence de réponse dans le délai d’un mois équivaudra à un refus de passage en télétravail. Il est expressément rappelé que le refus du salarié ne pourra en aucun cas constituer un motif de sanction disciplinaire et ne pourra donner lieu à aucun reproche à l’encontre du salarié.

• Le passage en télétravail à l’initiative du salarié sera réalisé par le biais d’une demande écrite du salarié faite via un formulaire spécifique (cf. ANNEXE 4 du présent accord) La demande devra préciser le nombre de jours de télétravail par semaine souhaité, la date de démarrage et, éventuellement, les jours de télétravail souhaités.

Le manager et le RRH étudieront l’opportunité de répondre favorablement à cette demande compte tenu prioritairement des contraintes opérationnelles, organisationnelles, techniques et budgétaires du service ou plus généralement de l’entreprise en tenant compte des processus de décision interne. Il sera répondu par email à la demande du collaborateur dans un délai maximal d’un mois. Il est expressément reconnu que l’absence de réponse écrite dans ce délai ne pourra être assimilée à une acceptation de la demande de passage en télétravail.

• Le passage en télétravail pourra être négocié à l’occasion de l’embauche d’un collaborateur recruté sous CDI.

Dans tous les cas, la mise en place du télétravail procédera d’une décision managériale en fonction de l’intérêt présenté pour le service et des contraintes opérationnelles et organisationnelles du service ou plus généralement de l’entreprise.

Sous réserve du respect des conditions fixées par le présent Accord, il appartiendra au management, avec l’appui du Responsable Ressources Humaines, d’apprécier à tout moment l’opportunité de mise en place du télétravail pour tout ou partie d’un service ainsi que les modalités de cette mise en place au sein du service. Il pourra éventuellement déterminer une proportion limite de salariés en situation de télétravail pour le service.

Le Responsable Ressources Humaines sera garant de l’objectivité des décisions de déploiement sur le télétravail. Il devra notamment veiller au respect des critères fixés par le présent Accord, des procédures et au traitement équitable des salariés.

Les modalités pratiques de mise en place du télétravail dans chaque service devront être validées par la Direction des Ressources Humaines. Elles feront l’objet d’une période d’adaptation de trois mois pendant laquelle des ajustements pourront être opérés puis seront considérées comme pérennes et ne pourront être modifiés, sauf cas exceptionnel. Pendant cette période d’adaptation, tout collaborateur pourra faire remonter auprès des équipes RH ou des élus du personnel, des situations de désaccord avec son manager qui seront analysées et traitées lors de la commission de suivi.

Article 4. Réversibilité

A l’issue de la période d’adaptation définie ci-dessus, l’organisation du télétravail pourra être modifiée ou éventuellement remise en question dans sa globalité en cas de mobilité professionnelle, mobilité géographique ou tout autre évènement impactant le contrat de travail du collaborateur.

Article 5. Égalité de traitement

Il est rappelé que le salarié en situation de télétravail bénéficie, au titre de l’égalité de traitement, des mêmes dispositions, droits et avantages légaux, réglementaires et conventionnels que ceux applicables s’il avait travaillé dans les locaux de l'entreprise, pour le bénéfice et l’exercice des droits individuels (suivi de sa charge, temps de travail, évaluation de ses résultats, évolution de sa rémunération et de sa carrière, accès à la formation, etc.) et des droits collectifs (statut et avantages collectifs, épargne salariale, participation aux élections professionnelles, représentation du personnel, etc.).

Toute situation constatée de non-respect de cette égalité de traitement sera évoquée dans le cadre de la Commission de suivi instituée au chapitre 10 - article 4 qui proposera une solution pour y remédier.

Article 6. Suivi de l’activité

6.1 Le temps de travail

A compter de la mise en place de la généralisation du télétravail, il reviendra aux managers de chaque service de veiller au respect du temps de travail de leurs collaborateurs. Ils s’engagent à cet effet à ce que le télétravail n’impacte pas la charge de travail de leurs collaborateurs et à en évaluer les impacts plusieurs fois par an. Ces évaluations devront être reprises dans le cadre de l’entretien annuel.

De son côté, le salarié en situation de télétravail organisera son temps de travail dans le respect de la législation en vigueur dans l’entreprise, et, le cas échéant, dans le respect de l’horaire qui lui est applicable.

A ce titre, il lui est également rappelé le nécessaire respect :

• du repos quotidien d’une durée légale de 11 heures consécutives ;

• du repos hebdomadaire d’une durée correspondant à celle prévue par son contrat de travail ;

• des durées maximales légales de travail, et notamment le respect de la durée journalière de travail, à savoir 10 heures ;

• d’une pause d’au moins 20 minutes après 6 heures de travail consécutives.

Les missions effectuées par les salariés en télétravail sont équivalentes à celles des salariés en situation comparable dans les locaux de l’entreprise, ce qui implique qu’ils soient en capacité de répondre aux sollicitations managériales, de clients, de fournisseurs, de collègues (etc.), dans les mêmes conditions que s’ils étaient dans les locaux de l’entreprise grâce aux moyens de communication dont ils disposent.

Le télétravail, tout comme le travail en présentiel, ne peut donner lieu à la réalisation d’heures complémentaires ou supplémentaires, hors demande préalable validée auprès de la hiérarchie ou sur demande expresse de celle-ci.

Si la charge de travail des salariés ayant recours au télétravail ne permet pas le respect des horaires ou du forfait, le télétravailleur en informera son supérieur hiérarchique et Direction des Ressources Humaines. Un entretien individuel sera alors organisé sans délai avec le salarié pour procéder à une analyse de la charge de travail et définir, sur la base du constat qui aura été dressé, les mesures nécessaires pour pouvoir adapter temps de travail et charge de travail.

Un bilan portant sur la charge de travail et les conditions d’activité sera effectué au cours d’un entretien annuel entre le responsable hiérarchique et le salarié. Pour en faciliter l’organisation, cet entretien pourra être mené conjointement avec l’entretien annuel d’évaluation (EADP).

Le manager sera également invité à être vigilent tout au long de l’année sur les risques psycho-sociaux à travers une animation régulière de ses équipes et la fixation d’objectifs clairs, comme mentionné au chapitre 7 du présent accord.

6.2 Plage horaire de joignabilité

Pour les salariés en régime horaire, la plage de joignabilité correspondra aux horaires de travail que le salarié devra s’engager à respecter pour les jours de télétravail. Cette plage de joignabilité correspond à la possibilité d’être contacté par téléphone.

Le salarié demeurera tenu de se conformer aux durées de travail et aux durées minimales de repos quotidien et hebdomadaires mentionnées ci-avant. A cet égard, il sera mis à disposition des salariés soumis au régime horaire qui le souhaitent et qui n’en bénéficient pas à ce jour, un système de badgeage dématérialisé.

Les salariés en forfait jours étant autonomes dans l’organisation de leur journée de travail ne sont pas soumis à une plage de joignabilité particulière.

6.3 Respect de la vie privée et droit à la déconnexion

La Direction affirme son attachement au droit à la déconnexion de tous ses collaborateurs en vue de garantir à chacun une meilleure articulation entre sa vie personnelle et sa vie professionnelle.

La Direction s’engage à ce que le salarié en télétravail bénéficie de son droit à déconnexion, et ce en lien avec le respect de sa vie privée.

Le droit à la déconnexion est le droit pour les salariés de ne pas répondre aux sollicitations, que ce soit par e-mails, messages, ou appels téléphoniques, en dehors des horaires habituels de travail. À ce titre, l’absence de réponse d’un salarié ne pourra être ni reprochée, ni sanctionnée ni prise en compte dans l’évaluation annuelle du collaborateur.

Il sera par ailleurs recommandé à tous les salariés de :

• s’interroger sur la pertinence de l’envoi d’un message en dehors des horaires habituels de travail ;

• s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• s’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

• utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;

• s’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• éviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

Il est à cet effet rappelé que l’envoi d’e-mails participe au réchauffement climatique et que sa limitation est recommandée par le groupe dans le cadre de sa politique RSE.

• planifier des réunions d’équipes ou individuelles pendant les horaires de travail et/ou plages de joignabilité.

• proscrire (sauf impératif exceptionnel* d’organisation du service ou de la prise en compte des décalages horaires dus à la localisation de collègues à l’international) la mise en place de réunions :

• Trop matinales (par exemple avant 8h30, cet exemple étant donné à titre indicatif mais devant être concilié avec les habitudes de travail de chaque entreprise en la matière) ;

• Trop tardives (par exemple après 18h30, cet exemple étant donné à titre indicatif mais devant être concilié avec les habitudes de travail de chaque entreprise en la matière) et notamment le vendredi ;

*la récurrence devant être absolument limitée.

• proscrire, sauf impératif de service validé par le manager et le service Ressources Humaines, la programmation de réunions sur des sites ne relevant pas du lieu de travail habituel du collaborateur et l’obligeant à un déplacement durant ses jours de repos pour s’y rendre, dans les circonstances suivantes :

• en tout début de semaine ou toute fin de semaine (dimanche après-midi pour une réunion se tenant le lundi matin, ou samedi matin pour revenir à son domicile à la suite d’une réunion excentrée programmée le vendredi soir),

• en fin de journée, la vieille d’un jour férié,

• en début de matinée, le lendemain d’un jour férié ou d’un jour identifié comme un jour de « pont » au sein de l’entreprise considérée ;

Dans tous les cas, l’utilisation de la visio et de l’audioconférence sera privilégiée.

• maîtriser les appels téléphoniques sur les mobiles professionnels, les week-ends et hors plages de joignabilité.

Face à une situation d’urgence exceptionnelle, des e-mails, messages, ou appels téléphoniques, pourront être envoyés aux salariés de l’entreprise en dehors des horaires habituels de travail. En cas de contestation d’une situation d’urgence exceptionnelle, la Direction concernée sera alertée et prendra les mesures nécessaires.

Afin de garantir au salarié le respect de sa vie privée, en dehors des plages de joignabilité, il ne pourra être reproché au salarié de ne pas être joignable.

Pendant les périodes de repos quotidien, hebdomadaire et de congés, les salariés sont invités à se déconnecter en s’abstenant d’utiliser les outils de communication numériques mis à leur disposition par l’entreprise. Il est, par ailleurs, rappelé qu’il est interdit de travailler pendant toute suspension du contrat du fait d’un arrêt maladie ou encore pendant un congé maternité, paternité ou tout autre évènement de cette nature.

Il sera fait un point à l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation chaque année avec le salarié pour évoquer sa charge de travail, qui doit être raisonnable, l'organisation de son travail, l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ainsi que sa rémunération.

Les parties signataires au présent accord conviennent que toute situation abusive ou ne respectant pas ce droit à la déconnexion sera signalé à la commission de suivi instituée au chapitre 10 - article 4.

Article 7. Mesures pour prévenir l’isolement du télétravailleur

Sauf accord dérogatoire de son supérieur hiérarchique et afin d’éviter tout isolement du télétravailleur, le télétravailleur est tenu, nonobstant les jours de télétravail :

• d’effectuer tout déplacement professionnel rendu nécessaire par les besoins de sa mission ;

• d’assister aux réunions et aux formations en présentiel pour lesquelles il est convoqué.

À tout moment, le salarié pourra solliciter auprès de son manager et de la Direction des Ressources Humaines un point de suivi spécifique en cas de difficultés rencontrées. Les managers, avec l’appui de la Direction des Ressources Humaines, porteront enfin une attention particulière aux problématiques individuelles et aux collaborateurs en situation d’isolement (ou en risque d’isolement) dès la mise en œuvre du présent accord.

Dans cette optique, les managers seront invités à mettre en place des rituels d’équipe (cf. chapitre 7 – article 2) afin notamment de prévenir ce risque.

La commission de suivi pourra enfin être amenée à échanger sur ces problématiques afin de trouver des solutions pour les prévenir ou y remédier.

Article 8. Organisation matérielle du télétravail

8.1 Matériel mis à disposition

Au titre du télétravail, dans l’hypothèse où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise, chaque télétravailleur à domicile se verra fournir les équipements standards suivants, dans le respect des règles en vigueur dans l’entreprise :

• ordinateur portable équipé des moyens de sécurité et de connexion nécessaires ainsi que des logiciels essentiels à la réalisation de son activité à distance ;

• une solution de téléphonie sur IP,

• un casque audio compatible avec la solution de téléphonie mise en œuvre dans l’entreprise ;

• le matériel consommable nécessaire au bon exercice des fonctions (stylos, cahiers) ;

• un écran supplémentaire ainsi qu’une souris, un clavier, une imprimante avec les consommables associés (papier, cartouche), un disque dur externe, une clé USB… pourront être mis à disposition pour les services le nécessitant sur décision de la direction concernée ;

• un téléphone portable avec abonnement pourra être mis à disposition du salarié sur décision de la direction concernée.

Ces équipements pourront être livrés au domicile du télétravailleur en cas d’impératif et/ou d’impossibilité de venir les récupérer sur le lieu de travail.

Le télétravailleur devra prendre soin des équipements mis à sa disposition et en assurer la bonne conservation. Il veillera à ne pas exposer par imprudence ou négligence le matériel mis à sa disposition. Il devra en parallèle informer immédiatement l’entreprise en cas de panne, de dysfonctionnements, détérioration, perte ou vol du matériel mis à sa disposition. La maintenance du matériel sera opérée par les équipes de la direction des Systèmes d’Information du groupe INVIVO que les collaborateurs pourront solliciter depuis leur domicile ou leur lieu de travail indifféremment.

Dans le cas où le matériel informatique subirait une panne qui ne puisse pas être réparée dans les heures qui suivent, il sera procédé au remplacement de ce matériel dans les meilleurs délais. Dans l’attente de la réception d’un nouveau matériel ou d’un matériel de prêt, le temps de travail du salarié sera considéré comme du travail effectif.

Le télétravailleur s’interdira d’installer tout logiciel d’exploitation ou tout logiciel non validé par la Direction des Systèmes d’Information du groupe INVIVO, et de connecter tout équipement susceptible d’altérer la sécurité informatique (disque dur et clé USB non fourni par l’entreprise) des équipements de télétravail fournis.

Les équipements de télétravail fournis par l’entreprise demeureront la propriété de l’entreprise et devront être restitués par le télétravailleur en cas de cessation de son contrat de travail. Leur entretien sera assuré par l’entreprise.

La Direction mettra à disposition sur Pl@net des guides donnant aux salariés le mode d’emploi du fonctionnement des outils informatiques à distance.

Le salarié s’engage à prendre toutes dispositions auprès de son assureur et, si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, à demander une extension de la garantie en ce sens. Dans le cas où cette extension de garantie générerait des coûts supplémentaires, ceux-ci seront couverts par l’indemnité mensuelle de télétravail prévue au point 8.2 ci-dessous.

Les parties rappellent que la loi 2012-387 du 22 mars 2012 stipule que l'installation électrique liée au poste de travail du télétravailleur doit répondre à la réglementation.

Afin d’aider le salarié dans son installation en télétravail et d’assurer sa conformité, si nécessaire, le groupe INVIVO lui permettra de bénéficier des conseils d’une structure indépendante (audit des installations électriques, aide au paramétrage des outils informatiques, etc.).

Le salarié s’engage à fournir l’attestation stipulant la conformité de son installation technique et électrique ainsi que l’attestation d’assurance si l’employeur lui en fait la demande.

8.2 Prise en charge financière

• Indemnité liée à l’équipement du télétravailleur

Afin d’accompagner le salarié dans le passage en télétravail à hauteur de 2 jours par semaine au minimum, ce dernier pourra bénéficier d’une indemnité d’installation allant jusqu’à 300€ maximum. Cette indemnité ayant pour but de couvrir ses frais d’installation en télétravail (achat de mobilier de bureau, d’équipement de bureau ou de tout autre élément nécessaire à l’aménagement d’un bureau, conformément à la réglementation), elle fera l’objet d’une déclaration du salarié préalable à son versement sur bulletin de paye. Le salarié devra, dans sa déclaration, préciser s’il a dépensé tout ou partie de la somme allouée et conserver les justificatifs à produire en cas de contrôle de l’URSSAF.

L’indemnité d’installation ne pourra être utilisée pour couvrir des frais autres que ceux susmentionnés ni pour le remboursement de frais engendrés pour du matériel informatique (ordinateurs, écrans…), ces derniers devant être exclusivement pris en charge par la Direction Informatique du Groupe INVIVO. Les salariés ayant dû s’équiper durant la période de confinement, soit entre le 13 mars 2020 et la date de signature du présent accord, pourront également bénéficier de cette indemnité d’installation, sous présentation de justificatifs.

Cette indemnité nette de charges et plafonnée à 300€ pourra également être versée à l’embauche d’un nouveau collaborateur à la demande de la Direction concernée.

• Indemnité mensuelle de télétravail

Le télétravailleur à domicile bénéficiera également d’une indemnisation mensuelle nette globale et forfaitaire compensant la mise à disposition de son domicile à titre professionnel et intégrant une participation forfaitaire de l’employeur aux frais mentionnés ci-après :

• abonnement internet haut débit,

• autres frais liés à l’occupation du domicile du salarié (frais d’électricité, chauffage, gaz, d’entretien, etc.).

L’indemnisation nette globale et forfaitaire de télétravail sera versée mensuellement sur bulletin de paye et sur 12 mois. Son montant sera échelonné de la manière suivante :

Nombre de jours de télétravail par semaine	Montant d’indemnité nette globale et forfaitaire mensuelle4
1 jour	15€
2 jours	25€
2,5 jours (point pivot à 50%)	30€
3 jours	35€
4 jours	45€
5 jours	55€

Le montant de cette indemnité nette mensuelle versée au télétravailleur sera le même sans prise en compte du nombre de jours de télétravail effectivement réalisé par semaine ni du nombre de jours effectivement travaillés au cours du mois considéré. Il fera l’objet d’un traitement fiscal conforme aux dispositions prévues par l’URSSAF en matière de versement d’allocation au salarié en situation de télétravail qui permettent l’exonération de charges sociales sur les montants au-delà des limites globales prévues³ (sauf information explicite du collaborateur précisant qu’il ne peut justifier de dépenses professionnelles liées à l’exercice en télétravail).

Tout mois commencé de télétravail donnera droit au paiement intégral de l’indemnité de télétravail mensuelle. Ainsi, en cas de sortie des effectifs en cours de mois, l’indemnité de télétravail sera intégralement payée pour le mois de sortie, sans proratisation. De plus, en cas d’absence (hors congés payés ou RTT), l’indemnité de télétravail sera maintenue, si le salarié est présent au moins un jour sur le mois : à l’inverse, les mois entiers d’absence (hors congés payés ou RTT) ne donneront pas lieu au paiement de l’indemnité de télétravail.

• Prise en charge des frais de repas en situation de télétravail

L’organisation de la pause déjeuner faisant l’objet d’un article particulier au présent accord (chapitre 4 - article 2), il convient ici de traiter des modalités d’organisation de la pause déjeuner en situation de télétravail ainsi que des frais pris en charge par l’entreprise et supportés par le collaborateur.

La mise en œuvre de dispositifs facilitant la gestion des pauses méridiennes en télétravail nécessitant, au jour de la signature du présent accord, une étude complémentaire, elle fera l’objet de discussions ultérieures entre les partenaires sociaux. Les parties s’engagent à initier ces discussions ainsi que la question de rétroactivité (à compter de la mise en œuvre du présent accord) dès la signature du présent accord afin d’apporter une solution si possible dans les 3 mois et au plus tard au bout de 6 mois après cette même signature.

• Indemnité compensatoire liée à la mise en œuvre du télétravail durant la période de crise sanitaire COVID-19 de 2020.

Afin de couvrir les frais supportés par les salariés depuis le début de la période de crise sanitaire de la COVID-19 en 2020 et jusqu’à la signature du présent accord et la mise en œuvre du dispositif d’indemnité associé (cf. point relatif aux « indemnités mensuelles en télétravail » ci-dessus), une indemnité forfaitaire et globale pouvant aller jusqu’à 150€ nets sera versée sur la paye du mois de novembre 2020.

La population éligible à cette indemnité sera identifiée par le management et la fonction RH et fera l’objet d’une présentation nominative lors de la commission de suivi prévue au chapitre 10 - article 4.

8.3 Protection des données

Dans la mesure où le télétravail implique la sortie de données en dehors des locaux de l’entreprise, quel qu’en soit le support (papier, clé USB, …), le salarié doit respecter les règles de confidentialité et de protection des données appartenant à l’entreprise. Le salarié en télétravail s’engage, par conséquent, à se conformer aux procédures et instructions de la Direction des Services Informatiques et au règlement intérieur.

Dans la mesure où les codes d’accès sont strictement personnels, ils ne devront aucunement être communiqués à un tiers, qu’il soit de l’entreprise ou du cercle personnel. Le télétravailleur devra fermer systématiquement sa session en cas d’absence.

Le salarié devra s’assurer de la confidentialité des données. Il doit s’interdire de toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils et s’engage à ne pas retirer les applications informatiques nécessaires à son authentification et à la protection des données qu’il détient.

Enfin, le matériel étant mis à disposition exclusivement pour l’exercice de l’activité professionnelle, il ne devra être utilisé que par le salarié lui-même.

En cas de perte ou de vol de matériels ou documents papier, le salarié doit en avertir, dans les plus brefs délais, son responsable hiérarchique ainsi que la Direction des Systèmes d’Information, qui prendront alors les mesures nécessaires en termes de sécurité.

Article 9. Situations de crise type pandémie, pollution, dysfonctionnement important des transports en commun ou tout autre situation rendant l’accès aux bureaux difficile

En cas de situation de crise (type pandémie, menace d’épidémie, épisode de pollution ou tout autre évènement empêchant le salarié de se rendre sur son lieu de travail), le télétravail pourra être généralisé sur toute la semaine de travail pour la continuité du service, dans un temps raccourci et par tout moyen. Dans ce cas précis, et pour la durée déterminée par la cellule de gestion de crise, les salariés ne pourront refuser la mise en place du télétravail généralisé. La Direction des Ressources Humaines, en lien avec les commissions santé et le Service de Prévention et Sécurité, coordonnera la mise en place et en informera la commission de suivi.

De la même manière, en cas de dysfonctionnement important des transports en commun dû notamment à des mouvements sociaux, le télétravail pourra être mis en place dans un temps raccourci et par tout moyen.

En cas de mise en télétravail à 100% pendant plus d’un mois, en raison d’événements extérieurs et sous décision de la Direction du Groupe Invivo, les parties signataires au présent accord s’engagent à discuter de l’application de la grille d’indemnités selon les critères déterminés ci-dessus.

Article 10. Respect des dispositions en matière de Santé, de Sécurité et de Conditions de Travail

L'ensemble des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail, restent applicables aux salariés et à la Direction des entreprises, qui s'engagent mutuellement à les respecter. Dans ce cadre, les équipes RH et QHSE devront s’assurer que les dispositions prises par les métiers et services pour la mise en œuvre du télétravail ne portent pas préjudice aux dispositifs de santé/sécurité des sites (ex : présence des référents incendie, SST, organisation et gestion des exercices de sécurité, etc.). Elles feront l’objet d’une mise à jour des Documents Uniques ou règlements intérieurs des différentes entités du groupe le cas échéant.

En cas de survenance d’un accident, même bénin, le salarié en télétravail en informera sans délai son responsable hiérarchique ainsi que la Direction des ressources humaines.

L’accident du travail qui survient au lieu où est exercé le télétravail et pendant le temps où est exécutée l’activité en télétravail est présumé être un accident du travail.

La gestion des accidents de travail sera opérée de la même manière que le salarié se trouve sur son lieu de travail ou à son domicile, et ce conformément à l’article L1222-9 du code du travail⁵.

Le salarié s’engage à prévenir au plus tôt et par tout moyen son responsable hiérarchique ainsi que la Direction des Ressources Humaines. Une déclaration d’accident du travail sera alors effectuée dans les mêmes conditions qu’un accident survenu dans les locaux de l’entreprise.

Plus globalement, les éventuels risques associés à la pratique du télétravail doivent être pris en compte dans l'élaboration du Document Unique d’Évaluation des Risques. Ils pourront faire l’objet d’une analyse spécifique des C2SCT qui travailleront, avec l’appui des services RH et QHSE, à lister ces risques (RPS/TMS en particulier) et à déployer les mesures de prévention adéquates. Les travaux des C2SCT centrés sur le télétravail feront l’objet d’un point d’avancement en commission de suivi.

En outre, la réglementation du travail sur écran s’applique aux salariés en télétravail. Les salariés sont ainsi soumis à une surveillance médicale spéciale et doivent répondre positivement à toute sollicitation en la matière, aux convocations et visites devant les services de santé au travail.

Article 11. Accompagnement des télétravailleurs

La généralisation du télétravail conduit à une évolution sensible des relations au sein des entreprises du Groupe.

Les modalités de communication entre les salariés, le management d’équipe, le pilotage des projets ou le reporting des salariés seront donc amenés à évoluer.

C’est pourquoi, les parties conviennent de mettre en place un dispositif d’accompagnement des salariés permettant d’assurer la transition vers ce changement, dès la signature du présent accord.

Cet accompagnement prendra la forme d’un parcours modulaire et ludique, 100 % distanciel permettant d’aborder les thématiques du télétravail, du management et de la communication à distance, sous différents angles, afin de répondre aux besoins spécifiques de chacun. Il proposera une expérience d’apprentissage ancrée dans la réalité opérationnelle avec un partage de bonnes pratiques et des mises en situation.

Par le biais de plusieurs modules, l’objectif consistera à sensibiliser les télétravailleurs :

• aux bonnes pratiques en matière de santé de sécurité, et d’ergonomie,

• à la déconnexion, l’usage raisonnable des outils numériques,

• aux principes de fonctionnement d’équipe,

• aux impacts du travail et du management à distance,

• à l’utilisation des équipements techniques mis à leur disposition (applications permettant de participer à des réunions à distance, solutions de téléphonie sur le poste de travail, sécurisation des données) ;

Un focus spécifique sera mis en place pour les managers afin d’apporter une réponse concrète à leur enjeux quotidiens et pour les outiller efficacement à accompagner le changement.

LA MISE EN PLACE DU FLEX-OFFICE

Article 1. Les principes du Flex-office

Le Flex-office, ou bureau flexible, consiste en « l'absence de bureau attitré sur le lieu de travail permettant à chaque salarié de s’installer à des endroits différents chaque matin ». Compte tenu de la généralisation du télétravail, des réflexions ont été menées au sein du groupe INVIVO pour mettre en place ce nouvel environnement de travail tout en conservant une zone dédiée par métier / service.

Le Flex-office permet la création d’espaces ouverts, variés et connectés, et offrant un large éventail d’aménagements afin que chaque salarié puisse, à chaque moment de sa journée, choisir son poste de travail en fonction des tâches qu’il a à effectuer.

Le Flex-office permet une organisation de travail plus dynamique où la notion d’espaces collaboratifs prime sur des espaces attribués au quotidien.

Ce concept présente plusieurs avantages tels que :

• une souplesse pour le salarié qui a le choix de son environnement de travail en fonction des missions qu’il doit mener ;

• une communication facilitée : les espaces collaboratifs permettent aux collaborateurs d’échanger plus facilement ;

• une optimisation de l’espace : le Flex-office répond également à une problématique d’optimisation des m² tout en permettant la mise en place d’espaces conviviaux et utiles.

Article 2. Les modalités de mise en place du Flex-office

A compter du 1^er janvier 2021, le siège « Grande Armée » et le site opérationnel « Carpe Diem » mettront en place le Flex-office. Les effectifs des salariés dans ces deux sites du groupe INVIVO seront alors répartis sur un nombre restreint d’étages (3 étages à « Carpe Diem » et 2 étages à « Grande Armée »).

La mise en place du Flex-office dans les autres sites du groupe INVIVO pourra se faire, si cela s’avère nécessaire, de manière progressive courant 2021. Dans l’attente, les salariés des dits sites continueront de s’installer à leur poste de travail habituel.

Dans cet environnement de travail en Flex-office :

• chaque service se verra attribuer un espace de travail et chaque salarié sera donc rattaché à un espace à taille humaine, point d’ancrage de l’équipe dans lequel chacun peut s’assoir où il le souhaite en fonction des tâches qu’il a à effectuer ;

• les postes de travail des salariés seront affectés au sein d’un espace ;

• les postes de travail ne seront plus attribués nominativement, à l’exception de ceux occupés par des salariés bénéficiant d’un poste spécifique pour raison médicale ou encore ceux nécessitant la plus haute confidentialité inhérente aux missions du poste ;

• faute de disponibilité, le salarié pourra s’installer dans un autre espace. Des espaces de Flex-office « libres » seront réservés à l’accueil occasionnel d’un plus grand nombre de salariés (exemple : salariés venant d’un autre site). Ces espaces libres, comme les salles de réunion, seront réservables à l’avance ;

• tous les postes de travail d’un même espace de travail sont identiques, sauf en cas de besoins d’équipements spécifiques liés à la fonction.

Afin de conserver un bon usage des bureaux et de préserver la santé des collaborateurs, les salariés seront tenus de vider leur bureau avant de quitter leur poste de travail. Pour ce faire, chaque collaborateur disposera d’un casier personnel mis à sa disposition afin de lui permettre de ranger tous ses effets.

Cette pratique facilitera d’autant plus la mise en place du Flex-office dans la mesure où à l’arrivée sur site, chaque collaborateur devra pouvoir être libre de s’installer sur n’importe quel espace de travail disponible.

Par ailleurs, seront mis à disposition pour chaque espace de travail des espaces clos qui permettront aux salariés :

• de s’isoler s’ils le souhaitent pour passer des appels ;

• d’organiser des réunions.

En tout état de cause, afin d’éviter que les espaces collaboratifs ne deviennent trop bruyants, chaque salarié devra veiller au respect de la tranquillité de ses collègues.

En outre, des espaces de « détente » appelés « hub » et le déploiement d’un grand choix d’espaces collectifs et alternatifs (espaces de concentration, de brainstorming, de convivialité, de « stand-up meeting ») seront également disponibles à compter de début 2021, et avec un déploiement cadencé selon les sites.

Article 3. Le périmètre de passage au Flex-office

Bien que le Flex-office concerne toutes les entreprises du groupe INVIVO, ce dernier distingue deux catégories de salariés :

• Les salariés éligibles au flex-office : toutes fonctions tertiaires pouvant être assurées dans les mêmes conditions indépendamment de l’espace de travail utilisé dans les locaux de l’entreprise en s’appuyant sur les technologies de l’information et de la communication. Les salariés éligibles au Flex-office pourront se rendre indifféremment sur un site ou un autre du groupe INVIVO. Afin de faciliter la mise en œuvre de cette possibilité, des espaces de Flex-office « libres » (cf. article 2 ci-dessus) seront aménagés sur chaque site et pourront faire l’objet d’une réservation, de la même manière qu’une salle de réunion.

• Les salariés éligibles au « Fix-office » ou « bureau fixe » : toutes fonctions tertiaires nécessitant des installations technologiques particulières et spécifiques à leurs activités.

Chaque manager aura la charge d’informer les membres de son équipe du calendrier de mise en œuvre du Flex-office et des détails sur l’organisation future des postes de travail.

La liste des salariés éligibles au « fix-office » sera présentée à la commission de suivi du présent accord. La mise en place du Flex-office sera échelonnée dans le temps selon les établissements du groupe. Le siège (situé avenue de la Grande Armée) et le siège opérationnel du groupe (situé Tour Carpe Diem à La Défense) seront les premiers sites à mettre en place le Flex-office dès le mois de janvier 2021.

NOUVEAUX MODES DE TRAVAIL

Depuis plusieurs années, les législations successives incitent les entreprises à prendre des mesures permettant de concilier plus facilement la vie professionnelle avec la vie privée. Le Groupe INVIVO s’est déjà emparé de ces sujets dans les accords de télétravail et d’égalité professionnelle qu’il a pu mettre en place dans le passé et souhaite aujourd’hui aller encore plus loin dans la démarche pour que chacun puisse organiser au mieux ses heures de présence au bureau. C’est pour cette raison que le groupe travaille sur de nouveaux modes de travail permettant aux salariés, les jours où ils viennent travailler sur site, d’adapter leurs horaires.

Les parties signataires au présent accord conviennent que les dispositifs décrits ci-après pourront être mis en place, en complément du télétravail, pour les jours de présence au bureau. Les salariés qui pourront en bénéficier sont ceux dont les horaires de travail ne sont pas soumis à un dispositif d'horaires individualisés.

Ainsi, les parties au présent accord reconnaissent que certains métiers, compte tenu de leur nature et/ou des contraintes techniques qui leur sont inhérentes, sont incompatibles avec ces aménagements d’horaires. Sont ainsi exclues du bénéfice de ces dispositifs, les activités requérant une présence physique à des heures préétablies. Il s’agit des métiers et services identifiés ci-après, sans que cette liste soit exhaustive :

• jardinerie et magasins (hors services administratifs),

• production (usine, laboratoire), y compris l’encadrement des équipes de production,

• logistique, y compris l’encadrement des équipes de logistique,

• DSI : fonctions support de proximité (nécessitant une présence physique pour réaliser des missions de dépannage sur site),

• sites d’expérimentation,

• restauration.

Article 1. Le travail en journée décalée

Le Groupe INVIVO souhaite offrir à ses collaborateurs la possibilité de se rendre sur leur lieu de travail à des horaires différents de ceux dits « classiques ». Ainsi, à compter de la date de signature du présent accord, et pour les salariés dont le poste le permet, il pourra être envisagé les solutions suivantes :

• Aménagement d’horaire type n°1 : le salarié se rendra sur site en milieu de matinée pour une durée minimale de 5h de travail effectif (y compris la pause déjeuner qui pourra être prise en travaillant) et complètera sa journée de travail par du télétravail (en début de matinée ou fin de journée).

• Aménagement d’horaire type n°2 : le salarié commencera sa journée de travail dans les locaux de l’entreprise très tôt le matin pour repartir en tout début d’après-midi, ou au contraire, arriver en début d’après-midi pour repartir tard en fin de journée en respectant les plages horaires suivantes :

  • 7h-14h ou 13h-20h sur les sites parisiens

  • 6h-13h ou 12h-19h sur les sites non parisiens

Il est rappelé que ces aménagements ne pourront se faire que dans le respect de la règlementation qui prévoit un temps de pause minimal de 20 minutes consécutives dès que le temps de travail atteint 6 heures.

Les parties signataires au présent accord rappellent que les salariés pouvant bénéficier de ce dispositif sont ceux dont la mission est compatible avec ce type d’organisation du travail, et que la mise en œuvre de ces aménagements ne pourra être opérée qu’après validation du manager et du DRH/RRH métier.

Ils ont par ailleurs convenu que la pérennité du présent dispositif sera étudiée au bout d’une année de mise en place dans le cadre de la mise en place de la commission de suivi instituée au chapitre 10 - article 4 du présent accord.

Article 2. Le temps de pause méridienne

Dans le cadre des discussions relatives aux nouvelles organisations du travail, et toujours dans le respect de la règlementation qui prévoit un temps de pause minimal de 20 minutes consécutives dès que le temps de travail atteint 6 heures, la Direction des Ressources Humaines a également souhaité offrir aux collaborateurs de nouveaux formats de pauses méridiennes.

En complément de la pause méridienne « traditionnelle » prise au restaurant d’entreprise qui ne sera pas remise en question et restera la modalité générale et habituelle, et pour qui ceux souhaitent profiter du temps du repas comme un temps de travail, le déjeuner pourra se décliner de deux manières différentes :

• Le Lunch meeting : possibilité de déjeuner en réunion dans un lieu adapté, isolé, connecté, avec une offre de restauration appropriée. Ce format convient notamment aux réunions d’équipe hebdomadaires qui se tiendraient par exemple à midi plutôt que 9h.

• Le Work & Lunch : possibilité d’optimiser son temps de repas en restant à son poste de travail avec la livraison du déjeuner sur place dans certains établissements du groupe et/ou une offre de vente à emporter adaptée dans les restaurants d’entreprise.

ORGANISATION DES REUNIONS

Qu’elles soient d’équipe, de travail, d’information ou à destination commerciale, les réunions dans le groupe INVIVO, comme dans toutes les entreprises, sont un rite, une institution qui rythme la journée des collaborateurs. Afin que celles-ci gardent leur efficacité et efficience, les partenaires sociaux ont souhaité en repenser la gestion selon trois axes : la préparation, les modalités et les espaces dédiés.

Article 1. La préparation des réunions

Il existe autant de types de réunions que de raisons d'organiser de telles rencontres. Lors de ces rendez-vous, l'information peut circuler de manière horizontale, transversale, descendante ou ascendante, selon l’objectif défini par l'organisateur. C’est pourquoi, le succès d'une réunion tient à plusieurs points :

• La préparation : définir les objectifs de cette réunion permet de décliner l'ordre du jour et d'évaluer le temps nécessaire à la réunion.

• Le cadre : définir le temps nécessaire à la réunion et n’inviter que les personnes directement intéressées par le sujet abordé. Pour les personnes intéressées, mais dont la présence n’est pas essentielle, un compte rendu pourra être envoyé rapidement après la réunion.

• Le pilotage : diriger la réunion en respectant le temps imparti et en organisant les moments d’échanges et de prise de parole.

L’objectif d’une telle préparation est de revenir sur des formats permettant à chacun de gagner en temps et efficacité.

Article 2. Les modalités de réunions

À compter de la date de signature du présent accord, et avec le déploiement du télétravail, la mise en place des réunions se fera intégralement ou en partie à distance. Pour cela, les salles de réunions seront toutes équipées de matériel leur permettant d’être interconnectées et multicanal.

Par ailleurs, et afin de garantir un accès de tous les salariés du groupe à ces dispositifs, les salles de réunions seront toutes équipées de solutions dématérialisées de réservations ainsi que de matériel permettant la tenue de réunions à distance.

Article 3. Les espaces de réunions

3.1 La gestion des réunions dans les locaux INVIVO

Afin d’aller plus loin dans les nouvelles organisations du travail, le groupe INVIVO proposera à ses collaborateurs trois nouvelles manières de se réunir en équipe, lorsque la réunion à distance n’est pas possible.

• Modèle de réunion dite « standard » : réservée aux réunions avec des élus, des prestataires externes, clients ou tout autre visiteur, cette salle de réunion sera utilisée uniquement pour des réunions en présentiel nécessitant un format dit standard.

• Modèle de réunion « nouvelle génération » : réservée pour échanger avec son équipe, organiser la semaine ou faire un point rapide, cette salle de réunion organisée pour des « stand-up meetings » d’équipe se présentera comme un espace de brainstorming pour les phases de création ou d’échanges brefs.

• Modèle de « réunion virtuelle » : offre 100 % digitale utilisée pour les réunions où chacun reste à son poste de travail ou en télétravail.

En parallèle, le groupe INVIVO mettra à disposition de ses salariés un nombre accru d’espaces de travail informels ainsi que des espaces isolés leur permettant de passer des appels (notamment avec des clients) ou d’échanger sur des sujets brefs et ponctuels avec des collègues.

3.2 L’organisation des réunions dans des lieux tiers

Afin de faciliter l’organisation des réunions, compte tenu de la généralisation du télétravail et de la mise en place du Flex-office, il est convenu entre les parties que l’organisation de réunion dans des locaux tiers de l’entreprise sera facilitée.

Ainsi, il sera possible d’envisager l’organisation de réunion dans des locaux tiers dans les cas suivants :

• lorsque l’organisation de la réunion est rendue nécessaire au regard de la distance des participants ;

• lorsque la disponibilité des bureaux de l’entreprise ne permet pas l’organisation au sein des locaux de l’entreprise ;

• lorsque le nombre de participants nécessite la location d’un grand espace;

• pour des raisons de sécurité ou des risques pandémiques qui nécessitent la délocalisation des réunions.

Ces réunions pourront intervenir :

• en priorité dans des locaux d’autres entreprises du groupe ;

• dans des locaux d’entreprises partenaires ;

• dans des espaces loués sous réserve de remplir les conditions de budget et de sécurité fixées par le Groupe et sous réserve de l’accord du management et de la Direction des Ressources Humaines.

Les réunions de ce type devront être organisées par le manager suffisamment à l’avance afin de permettre aux collaborateurs de s’organiser pour s’y rendre.

LES NOUVELLES TECHNOLOGIES AU SERVICE DES NOUVELLES ORGANISATIONS DU TRAVAIL ET LE BUREAU VIRTUEL INVIVO (BVI)

Article 1. Le développement des outils collaboratifs

Les outils dits “collaboratifs” regroupent l’ensemble des outils permettant de partager des documents de travail. Par leur utilisation, les salariés peuvent ainsi se réunir et échanger au cours d'une réunion grâce à un ordinateur, tablette, téléphone portable, écran tactile ou un Tableau Blanc Interactif. Par leur utilisation, des salariés éloignés et dispersés sur plusieurs sites peuvent également travailler à distance, sans avoir à se rencontrer physiquement.

Avec ces outils, il est possible de partager tout type de support numérique, comme un tableur, un agenda ou tout autre support numérique. Plusieurs salariés peuvent ainsi modifier et ajouter des informations en ligne. Ainsi, ils permettent de travailler ensemble plus efficacement et de renforcer l'esprit d'équipe.

Avec le développement du télétravail, le groupe INVIVO entend investir dans la mise en place de ces nouveaux outils collaboratifs.

Article 2. Le Bureau Virtuel INVIVO (BVI)

2.1 Description du BVI

Le bureau virtuel INVIVO est un espace de travail entièrement digitalisé, pour permettre aux collaborateurs de travailler où ils veulent, comme ils le souhaitent, en centralisant toutes les données du groupe tels que les actualités, le carnet d'adresse ou encore le stockage de documents et d’informations groupe. 

L’objectif du BVI est de faire bénéficier à chaque salarié du groupe, qu’il soit en télétravail, en déplacement ou dans les locaux de l’entreprise, d’une solution globale leur permettant d’accéder quotidiennement et à tout moment aux informations individuelles ou collectives, aux personnes, et aux outils pour travailler ensemble efficacement afin de favoriser la productivité mais aussi le bien-être, simplifier la collaboration entre équipes, renforcer la culture et engager les collaborateurs.

2.2 Le fonctionnement du BVI

Outil unique et simple d’utilisation, le BVI permettra à chaque salarié du groupe d’accéder à tout INVIVO à partir de son PC, téléphone portable ou tablette. Il présentera une page d’accueil invitant chaque collaborateur à rejoindre différents espaces tels que message d’accueil, indicateur de présence, informations à la une, indicateurs du groupe/métier/service, actualité , sondage, ma communauté, mon agenda du jour, mes projets, mes notifications, contacts utiles (DSI, QHSE, Service Généraux, etc.), chat (teams), mail (Outlook), Office 365 (Word, Excel, PPT, etc.), One Drive (mes documents), visio-conférence, desk sharing (réservation de bureau / espace de travail), annuaire de l’entreprise…

Il permettra également de conserver le lien entre collègues ou ceux d’un autre service en mettant à disposition un open-space virtuel ou la possibilité d’organisation de déjeuners virtuels par exemple.

Il sera également mis à la disposition des organisations syndicales un espace dédié leur permettant une communication plus fluide avec les salariés.

Enfin, le BVI jouera un rôle de portail vers les applications groupe et métiers : Intranet @Planet, Portail RH (congés, mobilité, carrière, formation, suivi du télétravail), applicatifs métiers (SAP, etc.), Demat (Elise), note de frais.

Article 3. La mise en place du BVI

La création du Bureau Virtuel Invivo a été confiée aux équipes de la Digital Factory. Ces dernières ont été missionnées pour créer les modules du BVI de manière participative. Dès le mois de septembre 2020, et afin de recueillir les souhaits et besoins des salariés, les équipes de la Digital Factory ont fait appel aux équipes de la DRH, aux représentants des organisations syndicales niveau groupe et à des panels utilisateurs dans les différents métiers du groupe.

Ces mêmes personnes seront également interrogées avant déploiement de toute fonctionnalité et pourront être amenées à « tester » la solution proposée avant la mise en production définitive.

Il est convenu entre les parties que la mise en œuvre du BVI interviendrait au plus tôt en début d’année 2021 et que son déploiement se ferait de manière progressive (tant dans le contenu que dans la disponibilité de l’outil pour tous les salariés du groupe). Ainsi, des éléments plus précis et un calendrier de déploiement seront transmis à la commission de suivi du présent accord.

NOUVELLES PRATIQUES DE MANAGEMENT

Dans un contexte où les salariés bénéficient de nouvelles organisations du travail, les pratiques managériales doivent évoluer, s’adapter. Le groupe INVIVO et la Direction des Ressources Humaines souhaitent accompagner cette transformation en se focalisant sur trois points :

• la digitalisation de tous les process RH / managériaux ;

• l’accompagnement des managers dans le management à distance en proposant de nouvelles pratiques permettant de renforcer l'engagement et la responsabilisation ;

• l’intégration de nouveau collaborateurs.

Article 1 : La digitalisation des process RH

La transformation numérique du Groupe s’inscrit dans le cadre du plan stratégique « 2025 by INVIVO ». Sur les piliers de développement identifiés (innovation, internationalisation, diversification), elle représente un accélérateur transversal de création de valeur. C’est dans cette optique que le Groupe INVIVO avait initié en mars 2017 une négociation collective sur la digitalisation au sein du Groupe. Bien que cette négociation n’ait pu aboutir à un accord d’entreprise, le groupe a maintenu ses efforts en termes de digitalisation afin de mener à bien sa transformation.

Depuis lors, le Groupe met à disposition des pôles d’activités des process et outils RH structurants et digitaux tels que :

• Un portail RH permettant aux collaborateurs de piloter leur activité (gestion des congés et RTT, consultation des soldes) et de gérer leurs demandes administratives.

• Un espace personnel qui offre aux salariés un coffre-fort électronique dans lequel sont transmis les bulletins de paie et communication RH diverses.

• Un outil de gestion du temps et des absences.

• Un logiciel RH permettant de gérer les différents processus de développement RH et pour lequel le Groupe INVIVO a opté pour 5 modules :

  • Un module Recrutement qui permet d’améliorer la productivité et la prise de décision des recruteurs grâce à un tableau de bord interactif et personnalisable. Il permet d’effectuer les demandes de recrutement en ligne, de diffuser les offres d’emploi en interne comme en externe en quelques clics, de suivre et traiter les candidatures, de constituer un vivier de candidatures ciblées et de traiter les candidatures spontanées. Il permet également d’alimenter la bourse aux emplois internes et ainsi à chaque collaborateur de pouvoir se positionner sur un poste ouvert dans le groupe.

  • Un module Formation/Learning qui permet de suivre les plans de formation de manière automatisée, de consolider les besoins de formation provenant de tous les processus RH, de gérer les offres de formation, de suivre et organiser la logistique de formation et de contrôler les budgets.

  • Un module Performance et Compétences qui comprend les entretiens annuels de développement professionnel (EADP) prenant la forme de formulaires complétés par le manager lors d’un échange privilégié avec le collaborateur. Conjointement aux nouvelles organisations du travail, il est apparu nécessaire d’adapter ce dispositif et de permettre aux managers de réaliser tout ou partie de leurs entretiens annuels à distance. Ce module désormais lié avec la plateforme collaborative utilisée dans le groupe permettra au manager de valider les EADP via la plateforme La direction du groupe INVIVO incitera néanmoins les managers à réaliser leurs EADP en présentiel avec leur collaborateur dès lors que cela est possible.

Pour accompagner les managers à distance, le groupe INVIVO continue de faire évoluer ces process RH afin d’atteindre une meilleure fluidité et efficacité pour tous. C’est dans cette optique qu’un module de « conversation continue » a été développé. Il permet un dialogue ouvert et continu entre managers et collaborateurs toute l’année. Ce nouveau module vise à générer un sentiment d’accomplissement au travail grâce à une approche en « mode projet » qui s’appuie sur la méthodologie OKR (Objectifs et Résultats Clés). Par ce biais, le groupe INVIVO souhaite :

• Clarifier les attentes pour l’ensemble des employés.

• Encourager un dialogue axé sur l’avenir, renforcé par un feedback contextuel et qualitatif.

• Mettre l'accent sur le développement des employés grâce à une revue continue des objectifs et des conversations régulières autour de la performance.

• Réduire l’investissement en temps et accroître la valeur.

Lui aussi en interface directe avec la plateforme collaborative groupe, le module « Conversation Continue » permet de perpétuer des interactions à distance, structurées et régulières entre les managers et leurs collaborateurs.

Article 2 : L’accompagnement du management à distance

Les Nouvelles organisations du travail et le télétravail obligeront les managers à organiser et intégrer le télétravail dans le fonctionnement global de leurs services, ce qui aura un impact sur leurs organisations et les modes de collaboration. Dans cette perspective, agilité, digitalisation, transversalité, engagement, seront les défis des managers dans les prochaines années.

Afin de les accompagner dans ces nouveaux modes d’organisation dont l’objectif repose sur une amélioration de l’efficacité bénéfique à toute l’équipe et à l’entreprise, le groupe INVIVO souhaite apporter à ses managers des méthodes et des clés de réussite. Ces principes, reposant sur la nécessité de garantir le maintien de la cohésion d’équipe, un bon niveau d’information de chacun et la mise à disposition des ressources adéquates pour la réalisation des objectifs, se définiront sur trois niveaux :

• Flexibilité et définition des règles du jeu :

Chaque manager se doit d’adapter l’organisation de ses équipes au contexte en définissant clairement le rôle et le temps présentiel de chacun. Il devient facilitateur en coordonnant la définition collaborative d’un savoir-vivre du télétravail, mais aussi leader-communiquant en rappelant régulièrement ces règles définies ensemble.

L’utilisation des outils partagés (Office 365, Teams, One Drive dont les guides sont téléchargeables sur @Planet) est nécessaire à un pilotage des équipes souple et agile.

• Communication et animation d’équipe :

Avec le renforcement du télétravail, le manager doit être doublement attentif à garder un lien avec ses collaborateurs qui travaillent à distance afin de prévenir tout sentiment d’isolement :

• Organiser des temps d’échange individuel et régulier avec chaque collaborateur (téléphone, mail, Teams, …).

• Rester à l’écoute, accuser réception de ses messages (exemple « Bien reçu, je regarde ça au plus vite. »).

• Se montrer disponible pour un feed-back.

Par ailleurs, et afin de ne pas engorger les messageries électroniques, il est recommandé de privilégier le contact direct par téléphone ou visio-conférence plutôt que les échanges écrits par email. Le contact direct présente un double avantage : pour le télétravailleur de se sentir soutenu et impliqué, et pour le manager de mieux suivre et comprendre son collaborateur, en termes de motivation.

Au-delà du management individuel, un point clé de la réussite de ce dispositif sera l’animation d’équipe. Il sera pour cela demandé aux managers de :

• Maintenir des rencontres en équipe en présentiel plusieurs fois par an, dans les locaux de l’entreprise ou dans des lieux tiers. Ces réunions pourront faire l’objet de réunions de travail mais également d’échanges informels type « team building » dans le but de renforcer l’esprit d’équipe et la collaboration.

  • Maintenir des temps d’échange visuels pour se rapprocher au maximum des conditions réelles (visio-conférence, téléconférence, écrans partagés, tableaux interactifs...).

  • Conserver du lien entre collègues (remplacer la machine à café par des cafés virtuels, organiser des petits défis ludiques de temps en temps...).

• Pilotage par objectifs à distance :

Avec le développement du télétravail, le management par objectifs devient incontournable. Il suppose la communication d’objectifs clairs, non seulement individuellement mais aussi en équipe. Cela implique la transmission en amont d’une vision des missions de chacun et de leur contribution aux objectifs de l’équipe et de l’entreprise.

Pour cela, le module Conversation Continue décrit ci-dessus et disponible dans « Mon Espace carrière » permet à chaque manager de suivre au jour le jour le suivi et la réalisation des objectifs à distance. Il permet de travailler sur la base d’objectifs concrets à court terme et de s’assurer que chaque collaborateur se les approprie. Le partage des objectifs individuels et collectifs est essentiel afin que chaque collaborateur dispose d’une vision globale de l’action de son équipe.

Certains logiciels de gestion de tâches pourront également être utilisés par les managers et leurs équipes. Ils permettent à chaque collaborateur de visualiser les projets en cours, la répartition des responsabilités et de suivre en direct l’avancement des dossiers.

En parallèle de cela, et afin d’accompagner les managers dans la généralisation du télétravail, une formation sera mise en place pour les managers. Comme explicité au chapitre 2 – article 10 du présent accord, elle porte sur le contenu du présent accord, le management à distance, le droit à la déconnexion ainsi que sur l’identification des risques psychosociaux auxquels les salariés en situation de télétravail pourraient être exposés notamment du fait du risque d’isolement. Chaque manager du groupe concerné par le management à distance sera tenu de suivre cette formation qui sera proposée sous format e-learning dès la signature du présent accord.

Des outils d’accompagnement à l’exercice du management à distance seront également mis à disposition.

Article 3 : Onboarding de nouveaux collaborateurs

L'onboarding, processus d'intégration mis en place pour un nouvel arrivant dans l'entreprise, est une méthode servant à accueillir et intégrer de nouveaux salariés. Le processus d'onboarding ainsi que les premiers jours de prise de fonction correspondent à la première expérience entre le collaborateur et l'entreprise, il est donc indispensable de bien le préparer car il apporte de nombreux avantages.

Suivant cet objectif, l’accord de Groupe INVIVO sur la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences et la transformation digitale du 10 juillet 2019 prévoit la mise en place et la déclinaison dans chaque entité du groupe d’un programme d’intégration conçu pour faciliter la compréhension des activités et de l’environnement du Groupe. Il se décline en plusieurs étapes adaptées selon les métiers et reposant sur :

• un outil digital d’intégration « Onboarding » envoyé en amont de la prise de poste, grâce à un lien internet vers une présentation interactive du Groupe et ses activités ;

• une demi-journée proposée dans les premières semaines d’intégration au siège afin de présenter les métiers supports nécessaires à une bonne compréhension et optimisation des conditions de travail des nouveaux arrivants du Corporate. Ces demi-journées pourront être organisées à distance ;

• la rencontre des dirigeants, occasion d’échanger librement avec des membres cadres dirigeants lors d’un déjeuner convivial lorsque nécessaire ;

• des rencontres au sein des différents pôles d’activité selon les besoins des nouveaux salariés.

Le dispositif de télétravail étant applicable à tout nouveau collaborateur du groupe dont la fonction le permet, la Direction des Ressources Humaines proposera aux managers du groupe d’adapter le programme d’onboarding en fonction des impératifs de service.

Ainsi, il sera demandé aux nouveaux arrivants de se rendre sur site durant les premiers jours de prise de poste. Cela leur permettra de mieux connaitre le groupe. Par ailleurs, lors des premières semaines, le collaborateur nouvellement intégré pourra adapter ses jours de présence à ceux de son manager.

En parallèle, il sera demandé à chaque manager d’équipe d’annoncer par mail aux autres membres de l’équipe l’arrivée d’un nouveau collaborateur et il sera conseillé d’organiser dans les premiers jours une réunion d’équipe à distance ou en présentiel. Cette réunion sera l’occasion de faire le tour de chaque collaborateur qui compose l’équipe et chacun pourra décrire l’ensemble de ses missions.

ADAPTATION DES DISPOSITIFS DE FORMATION ET DE COMMUNICATION

Article 1. Adaptation des dispositifs de formation

L’objectif du groupe INVIVO est que ses collaborateurs puissent bénéficier d’une offre en formation en majorité digitale. À compter de l’année 2021, le déploiement du plan de formation se fera donc principalement sous un format digital et les formations en présentiel seront réservées à des actions spécifiques nécessitant la présence des participants.

Cet objectif fera l’objet d’informations et consultations spécifiques dans les différents CSE du groupe INVIVO dans le cadre de la présentation et du bilan des plans de développement des compétences.

Article 2. Adaptation des dispositifs de communication

L’objectif du groupe INVIVO est que ses collaborateurs puissent bénéficier d’une information 100 % digitale, accessible par tous et depuis n’importe où.

Article 3. Adaptation du dialogue social et des outils de communication des représentants du personnel

La structuration du dialogue social au sein du Groupe INVIVO comprend tant les relations avec les instances représentatives du personnel que celles avec les représentants des organisations syndicales, ces deux représentations formant un tout indissociable. Afin d’affirmer l’importance du rôle que jouent les Organisations Syndicales dans l’harmonie sociale du Groupe INVIVO, un accord collectif sur le Dialogue Social au sein du groupe INVIVO a été signé le 1^er juillet 2011 et a fait l’objet d’un avenant n°1 le 26 juin 2019.

Avec le développement des nouvelles organisations du travail, les règles applicables en matière de dialogue social évoluent. Les parties signataires au présent accord s’engagent à ouvrir de nouvelles négociations en vue d’un avenant n°2 à l’accord collectif sur le dialogue social au sein du groupe INVIVO au plus tard en fin d’année 2020. Ces négociations feront l’objet de discussions sur les instances représentatives au niveau Groupe ; les conditions d’exercice des missions ; les dispositions particulières relatives à l’exercice des mandats ; le développement professionnel des élus du personnel.

La mise en place d’un forum social annuel INVIVO, instance dans laquelle tous les élus du groupe se réuniront annuellement pour faire le point sur l’actualité du groupe, sera également discutée.

LE NOMADISME

Article 1. Définition du nomadisme

Au sein du groupe INVIVO, le nomadisme est défini comme une forme d’organisation du travail des collaborateurs exerçant à 80 % ou plus des fonctions de terrain et qui ne disposent pas de bureau fixe (par exemple de type commercial, animateur réseau ou management d’une équipe commerciale). La vocation, l’essence même de la fonction du collaborateur dit « itinérant » ou « nomade » sont d’être essentiellement présent sur le terrain au plus près des prospects, clients ou fournisseurs, et des équipes commerciales.

Une partie mineure de l’activité du collaborateur nomade peut correspondre à la réalisation de tâches administratives. Celles-ci peuvent, selon les cas, s’effectuer au domicile du collaborateur, au cours de ses déplacements professionnels ou dans tout lieu tiers (hôtel…), le collaborateur nomade ne disposant généralement pas de bureau attitré dans les locaux de l’entreprise.

Article 2. Aménagement du temps de travail

Les collaborateurs nomades bénéficient d’une large autonomie dans l’organisation de leur temps de travail compte tenu de leurs fonctions et relèvent à ce titre de la catégorie des personnels soumis à une convention de forfait annuel en jours, selon les dispositions conventionnelles applicables dans l’entreprise.

Le salarié devra organiser son temps de travail dans le respect de la législation en vigueur dans l’entreprise.

A ce titre, il est rappelé le nécessaire respect :

• du repos quotidien d’une durée légale de 11 heures consécutives ;

• du repos hebdomadaire d’une durée de 35 heures consécutives ;

• des durées maximales légales de travail, et le respect de la durée journalière de travail, à savoir 10 heures ;

• d’une pause d’au moins 20 minutes après 6 heures de travail consécutif.

Si la charge de travail du collaborateur nomade ne permet pas le respect du forfait, il devra en informer son supérieur hiérarchique et Direction des Ressources Humaines. Un entretien individuel sera alors organisé sans délai avec le salarié pour procéder à une analyse de la charge de travail et définir, sur la base du constat qui aura été dressé, les mesures nécessaires pour pouvoir adapter temps de travail et charge de travail.

Un bilan portant sur la charge de travail et les conditions d’activité sera effectué au cours d’un entretien annuel entre le responsable hiérarchique et le salarié. Pour en faciliter l’organisation, cet entretien pourra être mené conjointement avec l’entretien annuel d’évaluation.

Le manager du collaborateur nomade devra, dans la mesure du possible, éviter toute sollicitation du collaborateur avant 9 heures du matin et après 18 heures le soir. Le manager devra également veiller à respecter les repos hebdomadaires du collaborateur nomade et les jours non travaillés, et prendre les mesures nécessaires afin d’assurer la continuité de la relation commerciale en cas de congé.

Article 3. Suivi de l’activité du collaborateur nomade

Le collaborateur nomade et le manager seront sensibilisés à la nécessité d’organiser des réunions téléphoniques régulières (la préconisation étant la tenue d’au moins un entretien bimensuel) et d’entretenir des contacts réguliers avec les autres membres du service, afin de préserver le lien social et d’éviter toute situation d’isolement.

Le collaborateur et son manager ont la possibilité d’opter pour tout moyens techniques pour favoriser ces échanges (messagerie instantanée, webcam, etc.), sous réserve de respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise et la vie privée du salarié.

Le collaborateur nomade sera tenu d’assister aux réunions et aux formations en présentiel auxquelles il est convoqué.

Les collaborateurs nomades devront donner à leur management une visibilité sur leur activité et veiller à renseigner et mettre à jour quotidiennement leurs agendas électroniques.

Le manager du collaborateur nomade devra s’assurer qu’il bénéficie de l’accompagnement nécessaire à la tenue de son poste et à son développement professionnel et que son niveau d’information sur la vie de l’entreprise et sa participation aux événements collectifs de l’entreprise le préservent du risque d’isolement.

Les collaborateurs nomades seront conviés aux événements collectifs de l’entreprise, dans les mêmes conditions et au même titre que les autres collaborateurs.

Article 4. Gestion de la carrière du collaborateur nomade

Les spécificités du nomadisme seront prises en compte dans l’accompagnement et la gestion de carrière des collaborateurs nomades.

Le collaborateur nomade pourra, sur demande, bénéficier d’un entretien de carrière individuel avec le gestionnaire de carrière ou le RRH de référence.

Article 5. Sante et sécurité des populations dites « nomades »

5.1 Dispositions générales

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables à toute l’entreprise et en particulier aux salariés nomades.

Les collaborateurs nomades seront informés de la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité.

Les éventuels risques associés au nomadisme seront pris en compte dans le cadre de la mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels de l’entité concernée.

Les situations de nomadisme sont également prises en compte dans la démarche de prévention des risques psychosociaux.

Le collaborateur nomade bénéficiera d’une surveillance médicale exercée par le médecin du travail, avec une visite médicale annuelle.

5.2 Prévention du risque routier

Les collaborateurs nomades nouvellement embauchés devront réaliser un stage obligatoire de formation à la prévention du risque routier, dans les 12 mois de leur embauche. Les collaborateurs nomades déjà présents à l’effectif seront également accompagnés sur la prévention du risque routier.

5.3 Couverture sociale, accident du travail et arrêt de travail

Le collaborateur nomade bénéficie des mêmes couverture accident, maladie, frais de santé et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise. En cas d’arrêt de travail, le collaborateur nomade bénéficie, comme tout salarié, du maintien de rémunération en application des règles de couverture sociale de l’entreprise.

L'ensemble des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail, restent applicables aux salariés et à la Direction des entreprises, qui s'engagent mutuellement à les respecter.

En cas de survenance d’un accident, même bénin, le collaborateur nomade en informe sans délai son responsable hiérarchique ainsi que la Direction des ressources humaines.

Article 6. Véhicule et outils mis à disposition des collaborateurs nomades

6.1 Véhicule de fonction

Le collaborateur nomade pourra se voir attribuer un véhicule de fonction, dans le respect des règles en vigueur dans l’entreprise (Car Policy du groupe ou de l’entreprise).

Le collaborateur nomade bénéficiant d’un véhicule de fonction dans le cadre de l’exercice de ses missions devra s’engager à se conformer aux dispositions du code de la route, aux règles d’utilisation du véhicule fixées dans la Car Policy et aux obligations contractuelles prévues par son contrat de travail, notamment la détention d’un permis de conduire valable.

6.2 Équipements du collaborateur nomade

Dans l’hypothèse où le salarié n’en serait pas déjà équipé, chaque travailleur nomade se verra fournir les équipements standards suivants, dans le respect des règles en vigueur dans l’entreprise :

• téléphone portable avec abonnement ;

• ordinateur portable équipé des équipements de sécurité et de connexion ainsi que des logiciels nécessaires à la réalisation de son activité à distance ;

• une solution de téléphonie sur IP,

• un casque audio compatible avec la solution de téléphonie mise en œuvre dans l’entreprise ;

• le matériel consommable nécessaire au bon exercice des fonctions (stylos, cahiers) ;

• un écran supplémentaire ainsi qu’une souris, un clavier, une imprimante avec les consommables associés (papier, cartouche), un disque dur externe, une clé USB… pourront être mis à disposition pour les services le nécessitant sur décision de la direction concernée.

Ces équipements pourront être livrés au domicile du télétravailleur en cas d’impératif et/ou d’impossibilité de venir les récupérer sur site.

Le collaborateur nomade devra prendre soin des équipements mis à sa disposition et en assurer la bonne conservation.

Le collaborateur nomade devra informer immédiatement l’entreprise en cas de panne, de dysfonctionnements, détérioration, perte ou vol du matériel mis à sa disposition.

L’entretien des équipements sera assuré par l’entreprise.

Les équipements de travail sont fournis à titre professionnel. Par exception, l’utilisation personnelle de la messagerie électronique et le stockage de fichiers personnels sur le disque dur de l’ordinateur portable est toléré. Le collaborateur nomade sera responsable des données stockées sur le matériel mis à disposition par l’entreprise dans le cadre de son activité.

Il devra sauvegarder régulièrement ses données sur les serveurs professionnels.

Le collaborateur nomade ne sera pas autorisé à utiliser, dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, des outils personnels en lieu et place des équipements de télétravail fourni par l’entreprise.

Le collaborateur nomade s’interdira d’installer tout logiciel d’exploitation ou tout logiciel non validé par la Direction des Systèmes d’Information du groupe INVIVO, et de connecter tout équipement susceptible d’altérer la sécurité informatique (disques durs et clés USB non fournis par l’entreprise) des équipements fournis.

Les équipements fournis par l’entreprise demeureront la propriété de l’entreprise et devront être restitués par le collaborateur nomade en cas de cessation de son contrat de travail.

Dans la mesure où le nomadisme implique la sortie de données en dehors des locaux de l’entreprise, quel qu’en soit le support (papier, clé USB, …) le salarié doit respecter les règles de confidentialité et de protection des données appartenant à l’entreprise.

Le collaborateur nomade s’engage, par conséquent, à se conformer aux procédures et instructions de la Direction des Services Informatiques et au règlement intérieur.

Le salarié doit s’assurer de la confidentialité des données. Il doit s’interdire toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils et s’engage à ne pas retirer les applications informatiques nécessaires à son authentification et à la protection des données qu’il détient. De même, dans la mesure où les codes d’accès sont strictement personnels, ils ne devront aucunement être communiqués à un tiers. Le collaborateur nomade devra fermer systématiquement sa session en cas d’absence.

Enfin, le matériel étant mis à disposition exclusivement pour l’exercice de l’activité professionnelle, il ne devra être utilisé que par le salarié lui-même et à des fins professionnelles.

En cas de perte ou de vol de matériels ou documents papier, le salarié doit en avertir, dans les plus brefs délais, son responsable hiérarchique ainsi que la DSI, qui prendront alors les mesures nécessaires en termes de sécurité.

Article 7. Indemnisation et prise en charge des coûts liés au nomadisme

• Indemnités liées à l’équipement du salarié nomade

Afin d’accompagner le salarié nomade, ce dernier pourra bénéficier d’une indemnité d’installation allant jusqu’à 300€ maximum. Cette indemnité ayant pour but de couvrir ses frais d’installation en télétravail (achat de mobilier de bureau, d’équipement de bureau ou de tout autre élément nécessaire à l’aménagement d’un bureau, conformément à la réglementation), elle fera l’objet d’une déclaration du salarié préalable à son versement sur bulletin de paye. Le salarié devra, dans sa déclaration, préciser s’il a dépensé tout ou partie de la somme allouée et conserver les justificatifs à produire en cas de contrôle de l’URSSAF.

L’indemnité d’installation ne pourra être utilisée pour couvrir des frais autres que ceux sus mentionnés ni pour le remboursement de frais engendrés pour du matériel informatique (ordinateurs, écrans…), ces derniers devant être exclusivement pris en charge par la Direction Informatique du Groupe INVIVO. Les salariés ayant dû s’équiper durant la période de confinement, soit entre le 13 mars 2020 et la date de signature du présent accord, pourront également bénéficier de cette indemnité d’installation, sous présentation de justificatifs.

Cette indemnité nette de charges et plafonnée à 300€ pourra également être versée à l’embauche d’un nouveau collaborateur nomade.

• Indemnité mensuelle de nomadisme

Le collaborateur « nomade » bénéficiera d’une indemnisation nette globale et forfaitaire d’un montant de 105€ versés mensuellement sur bulletin de paye sur 12 mois.

Cette indemnisation nette globale et forfaitaire fera l’objet d’un traitement fiscal conforme aux dispositions prévues par l’URSSAF en matière de versement d’allocation au salarié en situation de télétravail qui permettent l’exonération de charges sociales sur les montants au-delà des limites globales prévues⁶ (sauf information explicite du collaborateur précisant qu’il ne peut justifier de dépenses professionnelles liées à l’exercice en télétravail).

Celle-ci étant composée des éléments suivants :

• indemnisation identique à celle d’un salarié en télétravail 4 jours tel que défini au chapitre 2 - article 7.2 du présent accord, soit 45€ mensuels⁴ intégrant une participation forfaitaire de l’employeur aux frais mentionnés ci-après, sans que ces derniers ne soient cumulatifs (abonnement internet haut débit, frais liés à l’occupation du domicile du salarié (frais d’électricité, de chauffage, de gaz, d’entretien, etc.) ;

• indemnisation pour compenser la mise à disposition possible de son domicile à titre professionnel (par exemple stockage occasionnel de matériel type kakémono, plaquettes, ...) de 60€ mensuels⁴.

Les parties conviennent que les salariés bénéficiant au préalable d’une indemnité de bureau nette supérieure à celle prévue ci-dessus et/ ou ayant été intégrée dans le salaire de base, en conserveront le bénéfice. Ils ne pourront donc prétendre au bénéfice des indemnités nettes prévues dans le présent accord.

DISPOSITIONS FINALES

Article 1. Effets du présent accord sur les autres dispositions

Les dispositions du présent accord se substituent de plein droit à toute disposition conventionnelle, usages ou engagements unilatéraux ayant la même cause ou le même objet et notamment à l’accord de Groupe INVIVO sur le télétravail du 19 août 2016.

Article 2. Communication de l’accord

Une communication sur la signature de cet accord sera faite au niveau du Groupe, par l’intermédiaire de la Direction des Ressources Humaines. Cette communication sera opérée dès signature du présent accord sous format digital hebdomadaire par le biais de l’outil One Week One Topic.

Afin de conforter l’objectif de la Direction d’accroître la conciliation des temps de vie, et considérant un mode nouveau d’organisation du temps de travail, la Direction engagera des actions d’accompagnement des équipes managériales, par le biais d’actions de sensibilisation/formation, par la mise en place de processus explicatifs, de fiches techniques, etc. Il s’agira de favoriser le partage des avantages et points de vigilance, de craintes, par rapport à la mise en place de ces nouveaux modes de travail.

L'accompagnement des salariés en télétravail, des managers et des équipes est l'une des conditions clés du développement et de la réussite du télétravail généralisé. C’est pourquoi, le groupe proposera aux collaborateurs et managers concernés par le passage en télétravail une formation spécifique, distancielle permettant à la fois d’assurer la bonne compréhension de l’accord et de faciliter le travail collaboratif à distance. Cette formation permettra également d’accompagner les managers sur les spécificités du management à distance. Ce dispositif sera court et facilement accessible pour s’intégrer dans les agendas de chacun. Il sera déployé dès signature du présent accord.

Article 3. Suivi de l’accord

Un premier bilan de suivi de la mise en place du télétravail généralisé sera établi au terme des 3 premiers mois d’application du présent accord, puis de manière trimestrielle pendant un an. Ces bilans sont essentiels pour établir une synthèse des résultats de la mise en œuvre, tant sur les aspects positifs que sur les freins et difficultés inhérents au sujet, ou consécutifs à sa mise en place.

Au bout d’un trimestre, une commission de suivi du présent accord sera mise en place. Elle se réunira de manière trimestrielle durant la première année de mise en place de l’accord puis à raison d’une fois par an.

Elle sera composée d’un maximum de 4 membres par organisation syndicale signataire du présent accord, qu’elle soit représentative ou non au niveau du groupe INVIVO (en plus du coordinateur syndical désigné) et de 2 membres représentants de la Direction des Ressources Humaines.

Seront notamment abordés en commission les sujets suivants (étant précisé que cette liste n’est pas exhaustive et qu’ils seront abordés d’un point de vue global INVIVO) :

• résultats aux enquêtes menées ;

• point global sur les « organisations types » de télétravail choisies par métier et services ;

• situations particulières nécessitant la mise en place du télétravail à 100 % ;

• situations particulières ne permettant pas la mise en place du télétravail ;

• point sur la prise en compte des souhaits des collaborateurs pour définir les organisations de télétravail ;

• difficultés d’adaptation rencontrées par les salariés et les managers, réponses apportées à ces difficultés ;

• point sur le nombre de collaborateurs et de managers ayant suivi le parcours d’accompagnement à la mise en œuvre du télétravail tel que décrit au chapitre 2 – article 10 du présent accord ;

• travaux éventuels des C2SCT centrés sur le télétravail ;

• suivi de l’application des NAO chez les collaborateurs nomades ou en télétravail.

Tout autre sujet de dysfonctionnement lié à la mise en œuvre du présent accord sera évoqué au sein de la commission de suivi sur demande des organisations syndicales signataires du présent accord ou de la Direction des Ressources Humaines.

Pour assurer ce suivi, des indicateurs de pilotage seront suivis, tels que :

• pourcentage de la population éligible en télétravail ;

• répartition des collaborateurs par organisation type ;

• étude des cas de refus de passage en télétravail par le manager ;

• nombre de collaborateurs en télétravail et répartition sur le nombre de jours ;

• nombre de sessions de formation et actions d’accompagnement et de sensibilisation au télétravail réalisées (avec si possible taux de participation ou nombre de participants).

Cette liste d’indicateurs, non exhaustive, pourra être complétée au fil des réunions de la commission de suivi, en fonction des besoins de celle-ci pour accomplir ses missions.

La commission de suivi sera également chargée de veiller à la bonne application de cet accord, de répondre aux interrogations éventuelles en matière d’interprétation de l’accord.

Des éléments seront portés à la connaissance de la commission de suivi tels que la liste des établissements contenue dans l’annexe 2, la liste des fonctions et services identifiés comme incompatibles avec le télétravail, l’augmentation ou la diminution du télétravail pour répondre à des situations individuelles temporaires ou pérennes, que ce soit à la demande du collaborateur ou du manager

A l’issue de chaque réunion de la commission de suivi, un rapport sera établi par la Direction des Ressources humaines et transmis pour information aux CSE concernés.

En parallèle de la commission de suivi, des démarches de questionnaires / baromètres de satisfaction seront mis en place par la Direction des Ressources Humaines selon le même format que celui utilisé lors de la mise en place de cet accord (sondage via le portail collaboratif du groupe INVIVO Co°Lab).

Il est convenu entre les parties que l’application de ce présent accord se fera à tous niveaux - salariés, managers, direction – avec bon sens, en toute impartialité et dans le respect de chacun et des principes énoncés dans le code de conduite Invivo. Les collaborateurs seront encouragés à faire remonter auprès des élus du personnel toute difficulté rencontrée dans la mise en place de ces nouvelles organisations du travail.

Par ailleurs, la direction prend l’engagement d’entamer avec les organisations syndicales des discussions sur les modes de communication des élus dans ce contexte de nouvelles organisations du travail, et ce afin de leur permettre de poursuivre l’animation d’un dialogue social par le biais d’outils tels que le mail ou le Bureau Virtuel InVivo.

Article 4. Clause de revoyure

Les parties conviennent de se revoir dans un délai maximal de 12 mois après la signature de cet accord, pour faire un bilan de son application, et le cas échéant, l’amender.

Article 5. Durée de l’accord et révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé selon les dispositions prévues aux articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

La demande de révision peut porter sur tout ou partie du présent accord et doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception, lettre remise en main propre contre décharge ou par courriel avec accusé de réception à chacune des parties signataires. Cette lettre doit indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites de substitutions. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de deux mois à compter de la réception de cette demande. Toute modification de l’accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant de révision qui se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera. Ce dernier sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que l’accord.

Article 6. Cession de sociétés du Groupe

En cas de sortie du Groupe par une société, le présent accord cessera de s’appliquer de plein droit à la société ayant quitté le Groupe à la date de cession.

Article 7. Dépôt et publicité

Conformément aux dispositions des articles L. 2231-5 et suivants et D. 2231-1 et suivants du Code du Travail, le présent accord sera déposé à la diligence de la Direction auprès de la DIRECCTE via la plateforme de télé-procédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire sera, en outre, déposé au Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes.

En outre, un exemplaire est établi pour chaque partie et un exemplaire sera notifié à chaque organisation syndicale disposant d’une section syndicale.

Conformément à la loi n°2016-1088 du 08 août 2016 et au décret n°2017-252 du 03 mai 2017, cet accord sera publié sur une base de données numérique, dans une version « anonymisée », c’est-à-dire purgée des noms et prénoms des négociateurs et signataires.

Enfin, le présent accord sera tenu à la disposition des salariés sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Paris le 30 octobre 2020 en 1 exemplaire

Pour le Groupe INVIVO XX	Pour le syndicat CFDT XX
Pour le syndicat CFE - CGC XX
Pour le syndicat FGTA – FO XX	Pour le syndicat FNAF - CGT XX

Pour le syndicat Fédération SOLIDAIRES SDACOOPA XX

Pour le syndicat CFTC XX

ANNEXE 1

ANNEXES

ANNEXE 1 Liste des sociétés parties au présent accord

ANNEXE 2 Liste des établissements du groupe mettant en œuvre le télétravail à 50-60 % pour des raisons organisationnelles

ANNEXE 3 Formulaire de demande de passage en télétravail pour les salariés des établissements du groupe mettant en œuvre le télétravail à 50-60 % pour des raisons organisationnelles

ANNEXE 4 Formulaire de demande de passage en télétravail pour les salariés des établissements du groupe non concernés par la mise en œuvre du télétravail à 50-60 % pour raisons organisationnelles

ANNEXE 5 Bilan du nombre de télétravailleurs bénéficiant de l’accord de Groupe Invivo sur la mise en place du Télétravail du 19 août 2016

ANNEXE 1 Liste des sociétés parties au présent accord

Périmètre Corporate et Autres Filiales		Périmètre Bioline
INVIVO DIGITAL FACTORY		AEGILOPS
GRAINS OVERSEAS		AGRINOVEX
INVIVO EVENTS		AGROSOLUTIONS
INVIVO FOOD &TECH CORPORATE		BE API
INVIVO GROUP		BIOLINE CORPORATE
INVIVO TRADING		BIOLINE France
INVIVO WINE		BIOLINE INSURANCE
OUIFIELD		DEFISOL SERVICES
ALADIN BY INVIVO		L.S. PRODUCTION
		PHYTEUROP
Périmètre Retail		SEMENCES DE FRANCE
BILLAUD GRAINS		SICA DE GOUAIX
BIO&CO		SICA PORTUAIRE DE BORDEAUX
FRAIS D'ICI		SILOS DE HUNINGUE
GAMM VERT OUEST		SMAG
GAMM VERT		UNION INVIVO
GAMM VERT SUD-OUEST
GAMM VERT SYNERGIES CENTRE		Périmètre Wine
GAMM VERT SYNERGIES OUEST		CORDIER
GAMM VERT SYNERGIES SUD OUEST		CORDIER EXCEL
INVIVO RETAIL PRODUCTION MARCHANDISES (IRPM)		MESTREZAT GRANDS CRUS
INVIVO RETAIL SERVICES (IRS)
INVIVO RETAIL SUPPLY CHAIN
JARDILAND
NALOD'S
NEODIS

2

ANNEXE 2 Liste des établissements du groupe mettant en œuvre le télétravail à 50-60 % pour des raisons organisationnelles

Périmètre Corporate et Autres Filiales		Périmètre Bioline
ALADIN BY INVIVO PARIS		BEAPI COURBEVOIE
GRAINS OVERSEAS COURBEVOIE		BIOLINE AGROSCIENCES FRANCE COURBEVOIE
INVIVO DIGITAL FACTORY PARIS		BIOLINE CORPORATE COURBEVOIE
INVIVO DIGITAL FACTORY MONTPELLIER		BIOLINE INSURANCE PARIS
INVIVO EVENTS COURBEVOIE		PHYTEUROP COURBEVOIE
INVIVO GROUP PARIS		SMAG CHALONS EN CHAMPAGNE
INVIVO GROUP COURBEVOIE		SMAG MONTPELLIER
TRADING COURBEVOIE		SMAG BEZANNES
OUIFIELD COURBEVOIE		SMAG NANCY
OUIFIELD PARIS		UNION INVIVO COURBEVOIE
INVIVO WINE COURBEVOIE
		Périmètre Invivo Wine
Périmètre Retail		CORDIER BORDEAUX
FRAIS D ICI COURBEVOIE		MESTREZAT BORDEAUX
GAMM VERT PARIS		INVIVO WINE BORDEAUX
GAMM VERT COURBEVOIE
IRPM COURBEVOIE
IRPM PARIS
IRS COURBEVOIE
IRS PARIS
Effectif concerné au 31/08/2020	895

La liste des établissements du groupe ci-dessus concernés par le dispositif de généralisation du télétravail sera revue annuellement au cours de la commission de suivi du présent accord.

ANNEXE 3 Formulaire de demande de passage en télétravail pour les salariés des établissements du groupe mettant en œuvre le télétravail à 50-60 % pour des raisons organisationnelles

ANNEXE 4 Formulaire de demande de passage en télétravail pour les salariés des établissements du groupe non concernés par la mise en œuvre du télétravail à 50-60 % pour raisons organisationnelles

ANNEXE 5 Bilan du nombre de télétravailleurs bénéficiant de l’accord de Groupe Invivo sur la mise en place du Télétravail du 19 août 2016

Nombre de jours de télétravail par semaine	1 jour	2 jours	3 jours	4 jours	5 jours
Nombre de collaborateurs concernés	Bénéficiant des indemnités « avec ticket restaurant »	42	10	0	0	3
	Bénéficiant des indemnités « sans ticket restaurant »	46	6	1	0	12

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1. La commission de suivi pourra, dans l’une de ses réunions et en cas de besoin, préciser la notion de « éloignement significatif ». ↩

2.  L’opportunité de caractériser plus précisément le délai de prévenance sera évaluée lors de la commission de suivi.↩

3.  L’opportunité de caractériser plus précisément le délai de prévenance sera évaluée lors de la commission de suivi.↩

4. Au jour de la signature du présent accord les dispositions prévues par l’URSSAF sont les suivantes: exonération de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine (20 € par mois pour deux jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour trois jours par semaine…). Lorsque le montant dépasse ces limites, l’exonération de charges sociales pourra être admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.↩

5. Chaque situation d’accident du travail intervenue en situation de télétravail fera l’objet d’une étude dans le cadre de la commission de suivi du présent accord↩

6. Au jour de la signature du présent accord les dispositions prévues par l’URSSAF sont les suivantes : exonération de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine (20 € par mois pour deux jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour trois jours par semaine…). Lorsque le montant dépasse ces limites, l’exonération de charges sociales pourra être admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.↩