Accord d'entreprise "Avenant N°1 portant révision de l'accord relatif au télétravail du 13 octobre 2021" chez INSEAD - INSTITUT EUROP ADMINIST AFFAIR (Siège)

AVENANT N°1 PORTANT REVISION DE L’ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL DU 13 OCTOBRE 2021

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

1. INSEAD, association loi 1901, immatriculée sous le n°775 703 390, dont le siège social est situé Boulevard de Constance 77305 Fontainebleau, représentée par XXXX, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines,

2. INSEAD Résidences, société par action simplifiée, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Melun sous le n°432652279, dont le siège social est situé Boulevard de Constance – 77305 FONTAINEBLEAU représentée par XXXX, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines,

Ci-après dénommées ensemble « l’UES INSEAD »

D’une part,

ET :

L’organisation syndicale CGT, représentée par XXXX en sa qualité de déléguée syndicales,

Ci-après dénommée « l’Organisation Syndicale »

D’autre part.

L’UES INSEAD et l’Organisation Syndicale sont dénommées ensemble « les Parties ».

APRES AVOIR RAPPELE CE QUI SUIT :

Après étude des premiers retours d’expériences liés à la mise en œuvre de l’accord sur le télétravail du 13 octobre 2021, l’INSEAD a souhaité faire évoluer les règles relatives au télétravail occasionnel afin d’en faciliter l’exercice, tout en encadrant le recours au télétravail depuis l’étranger afin, notamment d’alléger la gestion juridique et administrative liées aux législations et règlementations locales.

Les Parties ont également souhaité intégrer une allocation forfaitaire télétravail telle qu’elles l’avaient discuté et accepté dans l’accord relatif au versement d’une prime exceptionnelle et mesures d’accompagnement au travail hybride et à la mobilité du 16 juin 2022.

C’est à ces fins que les Parties ont souhaité réviser partiellement l’accord conclu le 13 octobre 2021.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

1. DISPOSITIONS MODIFIEES

   Afin de faciliter le recours au télétravail occasionnel pour des motifs d’ordre personnel ou opérationnel, les parties conviennent de modifier intégralement le Titre 5 de l’accord relatif au télétravail conclu au sein de l’UES INSEAD le 13 octobre 2021, et intitulé « TELETRAVAIL OCCASIONNEL » comme suit :

« TITRE 5 – JOURS DE TELETRAVAIL FLOTTANTS

Article 5.1 : Objectif

Dans l’objectif d’accorder davantage de souplesse au télétravail, et de répondre aux besoins liés à des impératifs personnels ou à des nécessités opérationnelles et techniques, les parties sont convenues, en plus du quota de journées de télétravail fixes prévu à l’article 3.3 de l’accord du 13 octobre 2021, d’accorder un quota annuel de 10 jours de télétravail dits « flottants ».

Article 5.2 : Salariés concernés

Les salariés concernés par ces dispositions sont les salariés visés à l’article 1.1 de l’accord UES du 13 octobre 2021.

Article 5.3 : Modalités de prise des jours flottants

Les jours flottants sont à utiliser librement dans l’année civile (du 1^er janvier au 31 décembre) par le salarié. Ils ne peuvent être pris que par journée entière.

En cas d’arrivée du salarié en cours d’année, le quota de 10 jours de télétravail sera réduit à du proportion et arrondi à la journée supérieure.

Les jours flottants peuvent être positionnés du lundi au vendredi et sont exclus les samedis, dimanches, et jours fériés ainsi que les jours de repos et congés.

La prise des jours flottants de télétravail nécessitera l’accord exprès et préalable du responsable hiérarchique et une déclaration dans l’outil de l’INSEAD ServiceNow.

Il est précisé que les jours flottants non pris, quel qu’en soit le motif, ne pourront être reportés sur une autre année.

Pour l’année de mise en place de ce dispositif, les salariés ayant déjà pris 10 jours de télétravail dans le cadre des jours exceptionnels octroyés au moment des congés ne pourront pas bénéficier de la prise des 10 jours flottants prévus à cet avenant avant le 1^er janvier 2023.

Les salariés ayant déjà pris entre 1 et 9 jours ne bénéficieront de ce dispositif qu’au prorata de ce qu’ils n’auront pas encore consommé pour l’année en cours.

Toute autre demande n’entrant pas dans le cadre de l’accord relatif au télétravail du 13 octobre 2021 ou du présent avenant doit faire l’objet d’une validation écrite du doyen, du Chief People Officier et des autres membres de l’Exco qui examineront la demande motivée du salarié.

Le non-respect de la procédure d’autorisation exceptionnelle par le salarié ou son manager sera susceptible d’entraîner des sanctions telles que prévues au règlement intérieur de l’UES INSEAD.

Article 5.4 : Conditions propres au télétravail hors domicile habituel

Les jours flottants pourront exceptionnellement être pris pour télétravailler depuis un autre lieu que celui (ceux) défini(s) dans le formulaire de télétravail annuel (y compris à l’étranger), sous réserve du respect des conditions suivantes (qui s’ajoutent aux conditions visées au titre 5 ci-dessus) :

- que le lieu soit adapté à l’exercice du télétravail tel que défini à l’accord du 13 octobre 2021 ;

- posséder un titre permettant de travailler dans le pays considéré ;

- justifier le cas échéant d’une assurance santé privée complémentaire (y compris assistance rapatriement) ;

- que le séjour dans le pays considéré ne mette pas à la charge de l’INSEAD de nouvelles obligations fiscales, sociales ou d’immigration ;

- remplir le formulaire de télétravail disponible dans ServiceNow.

Par ailleurs, les Parties ont entendu mettre en place une allocation forfaitaire de télétravail définie comme suit venant compléter le Titre 6 de l’accord relatif au télétravail conclu au sein de l’UES INSEAD le 13 octobre 2021 et intitulé « ORGANISATION DU TELETRAVAIL »:

Article 6.6 : Allocation forfaitaire de télétravail

Il est convenu d’une allocation forfaitaire de télétravail égale à 10 € par mois pour tout salarié télétravaillant en moyenne 1 journée par semaine. Elle sera portée à 20 € par mois pour tout salarié télétravaillant en moyenne au moins 2 journées par semaine. Cette allocation forfaitaire ne concerne que les jours de télétravail fixes ayant fait l’objet d’une demande de télétravail annuelle.

En tout état de cause, le montant annuel global de l’allocation forfaitaire versée ne pourra dépasser 220 € par salarié.

Conformément à la règlementation en vigueur aux dates des présentes, l’allocation forfaitaire ci-dessus versée sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de charges et cotisations sociales.

Le versement mensuel de l’allocation forfaitaire, conditionné au nombre de jours de télétravail effectués, sera suspendu en cas d’absence du salarié pendant toute la durée du ou des mois considérés (notamment maladies, congés ou toute autre cause de suspension du contrat de travail) ou proratisé en cas d'absence pendant une partie du ou des semaines considérées.

Pour bénéficier de cette allocation, le salarié devra préalablement faire une demande de télétravail annuelle via l’outil ServiceNow. La demande devra être validée par le manager afin de pouvoir être enregistrée en paie.

Aucune rétroactivité ne sera accordée en cas de remise tardive d’une demande de télétravail annuelle.

Par voie de conséquence, l’annexe 3 est supprimée et l’annexe 6 sera modifiée en conséquence. 

2. DUREE, REVISION ET ENTREE EN VIGUEUR

2.1 Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent avenant entrera en vigueur dès sa signature. Il prendra fin à la même échéance que l’accord relatif au télétravail, soit le 1^er novembre 2024, sauf reconduction par les Parties.

2.2 Révision

Conformément aux articles L2261-7 et L2261-8 du Code du travail, chaque partie signataire a la faculté de demander à tout moment la révision du présent avenant.

La mise en œuvre de la procédure de révision par l’une des parties est constituée par l’envoi à l’autre partie signataire d’une lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.

Toute demande de révision doit être accompagnée d’un projet sur les points à réviser.

Des discussions devront s’engager dans les 15 jours suivant la date de demande de révision.

2.3 Entrée en vigueur et publicité

Le présent avenant s’appliquera à compter du 1^er septembre 2022.

Il est établi en 5 exemplaires originaux pour remise à chacune des parties, ainsi que pour effectuer les formalités et dépôts suivants :

• 1 exemplaire adressé au sein de la plateforme de téléprocédure “TéléAccords”;

• 1 exemplaire adressé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Fontainebleau.

Enfin, en application des articles R.2262-2 et R.2262-3 du Code du travail, le présent avenant sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel ainsi que sur l’Intranet.

Fait à Fontainebleau, le 20 juillet 2022,

Pour l’INSEAD

XXXX (*)

Pour INSEAD Résidences Pour le syndicat CGT

XXXX (*) XXXX ¹