Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise relatif à l'accés des organisations syndicales aux nouvelles technologies d'information et de communication" chez CAF 86 - CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE LA VIENNE (Siège)

accord collectif d’entreprise relatif

à l’accès des organisations syndicales

aux nouvelles technologies d’information et de communication

ENTRE :

D’une part,

La Caisse d’Allocations Familiales de la Vienne, dont le siège est situé 41 Rue du Touffenet à POITIERS, représentée par ……………………, en sa qualité de Directeur

Et d’autre part,

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Caisse d’Allocations Familiales de la Vienne :

• CGT représentée par …………..

• CFDT représentée par ………...

Les parties conviennent de signer un accord sur l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies de l’information et de la communication.

PREAMBULE

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisation syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.

Chapitre 1 – L’utilisation des outils Office 365

Article 1 : L’accès à Intranet et à Internet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose des habilitations nécessaires ainsi que d'un accès aux outils Office 365 de l'organisme et à Internet installés sur le micro ordinateur mis à disposition dans le local qui leur est affecté.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

Article 2 : La mise à disposition d’un espace syndical sur Office 365

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur Sharepoint, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale ainsi que pour le stockage de documentation de travail.

Article 2-1. La liberté d’accès à l’information syndicale.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.

Article 2-2. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Article 2-3. Le contenu du site syndical

Le contenu des pages de l’espace Sharepoint est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme.

Article 2-4. Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme.

Les mises à jour du site sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum 2 salariés de l’organisme habilités à opérer la mise à jour de l'espace dédié : le délégué syndical ou le représentant de la section syndicale et un suppléant.

L’espace dédié aux organisations syndicales sera accessible, via le portail Cafcom de l’organisme, puis les outils Office 365, dans un espace reprenant le nom de l’organisation syndicale et communiqué à tous les salariés.

Cet espace est le support qui permet de diffuser toutes publications ou tracts de nature syndicale, par un message de mise à disposition à l’ensemble des salariés.

La mise à disposition de l’espace se fait en collaboration avec le service informatique de l’organisme.

Article 3 : Messagerie

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale. Celles-ci doivent être systématiquement utilisées pour l’exercice du mandat.

La gestion de ces adresses électroniques est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du responsable de la section syndicale. Il lui appartient d’en déterminer les modalités de gestion en accord avec les règles de sécurité informatique.

Article 3-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou collectif, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.

Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur l’espace dédié aux organisations syndicales hébergé sur l’intranet de l’organisme.

Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum 3 salariés de l’organisme habilités à envoyer des messages via la boîte aux lettres partagée (Balp) du syndicat : le délégué syndical ou le représentant de la section syndicale et deux suppléants.

Chaque salarié consultant le site d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

A ce titre, l'information ne doit contenir ni injure, ni dénigrement, ni diffamation, ou propos à caractère raciste ou discriminatoire, ainsi qu'assurer le respect de la vie privée et du droit à l'image.

De même, la diffusion des messages ne doit pas entraver l'accomplissement du travail. Ainsi, les organisations syndicales s'engagent à ne pas faire d'envoi en nombre, à ne pas utiliser la messagerie comme un forum et à ce que les messages soient diffusés de préférence aux heures creuses d'utilisation du réseau (plages mobiles).

Les organisations syndicales s'engagent à transmettre simultanément à la Direction les communications syndicales destinées au personnel de l'organisme.

Article 3-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.

L’obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée (Cci) afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

Chapitre 2 – Le cadre technique d’utilisation

Article 4 : Le matériel mis à disposition

L’organisme met à la disposition des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local qui leur est affecté :

Deux micro-ordinateurs aux normes de l’organisme

Une imprimante

Un pack Office 365

L’Intranet via les outils Office 365 dont Sharepoint

L’Internet

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation. 

Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge de l’employeur, dans le cadre d’une utilisation raisonnable.

Article 5 : La capacité des sites et de la messagerie

La capacité des espaces de stockage de documents alloués aux organisations syndicales n’est pas limitée. Néanmoins, il convient d’en avoir une gestion responsable et de supprimer les documents obsolètes ou sans utilité, afin de ne pas saturer l’espace de stockage. Le service informatique pourra si besoin faire les contrôles et rappels en ce sens.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est de 25 Mo, et de façon générale doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.

Il convient systématiquement de mettre un lien dans le corps du message vers l’espace Sharepoint mis à disposition des organisations syndicales, pour toutes informations syndicales.

Article 6 : Les règles de maintenance

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …). En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du réseau, du matériel, des logiciels, effectuée par le service informatique de l’organisme.

Chapitre 3 – Dispositions diverses

Article 7 : Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente. 

Article 8 : La durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans. Il s'applique sous réserve de l'agrément prévu par le code de la Sécurité Sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l'employeur.

Une négociation de révision de l'accord est possible annuellement par avenant à la demande d'une des parties qui devra la formaliser par écrit, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit avec un accusé de remise en mains propres ou par mail avec accusé de réception. Une nouvelle négociation devra alors s'engager, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Dans le cadre de la procédure d'agrément ministériel, le présent accord sera déposé auprès de la Direction de la Sécurité Sociale, de l'Ucanss et de la Cnaf à partir de l'application dédiée.

Après agrément, le présent accord fera l'objet d'un dépôt conformément à l'article D. 2231-4 du Code du travail, sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Un exemplaire de l'accord sera également déposé au greffe du Conseil de Prud'hommes dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.

Fait à POITIERS, le 9 novembre 2022.

En 4 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie.

Directeur Déléguée syndicale CGT Délégué syndical CFDT