Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE TELETRAVAIL" chez AUF - AGCE UNIVERSITAIRE DE LA FRANCOPHONIE

ACCORD

SUR

LE TELETRAVAIL

DES

SERVICES CENTRAUX DE PARIS

SOMMAIRE

Préambule P.3

Article 1. Conception du télétravail P.4

Article 2. Conditions d’éligibilité P.5

Article 3. Modalités de mise en œuvre du télétravail P.5

Article 3.1. Autorisation P.5

Article 3.2. Durée P.6 

Article 3.3. Modification et fin du télétravail P.6

Article 3.4. Suspension du télétravail P.6

Article 3.5. Contrôle et gestion du temps de travail P.7

Article 3.6. Équipements de travail P.7

Article 3.7. Sécurité et protection des données P.8

Article 4. Droit à la déconnexion P.8

Article 5. Évaluation de la mise en œuvre du télétravail P.9

Article 6. Entrée en vigueur, durée et révision de l’accord P.9

Préambule

Dans le cadre des dispositions des ordonnances Macron du 22 septembre 2017, intervenues dans le prolongement de la loi du 22 mars 2012, l’Agence universitaire de la Francophonie (AUF) souhaite s’inscrire dans une démarche qualité en mettant en place un accord sur le télétravail.

Les évolutions technologiques actuelles permettent d’envisager désormais de nouveaux modes d’organisation du travail associant souplesse et réactivité.

Cet accord vise à prendre en compte les réflexions actuelles sur la qualité de vie au travail en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle (y compris familiale), tout en maintenant l’efficacité, la qualité du travail fourni et en prenant en considération des nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières.

Cet accord s’applique aux personnels des services centraux de Paris (SCP) de l’AUF. Il vise à définir, encadrer et préciser les modalités permettant à un.e salarié.e d’exercer une partie de son activité dans le cadre du télétravail à domicile.

L’AUF confirme sa volonté de maintenir le lien entre l’organisation et les salarié.e.s au plus près des activités et entend valoriser l’esprit d’équipe et veiller au bon usage des technologies de l’information et de la communication (TIC).

Article 1 – Conception du télétravail

Le télétravail désigne au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un.e salarié.e hors de ces lieux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Sur la base de cette définition, le télétravail est entendu comme étant la situation où la personne salariée effectuera son activité professionnelle alternativement à son domicile et dans les locaux de l’AUF.

Par défaut, le domicile déclaré à l’AUF sur le bulletin de paie est le lieu de télétravail. Il s’entend comme le lieu de résidence principal de la personne salariée, sous sa pleine et entière responsabilité. La personne salariée devra obligatoirement déclarer tout changement ultérieur de domicile à la direction des ressources humaines.

Dans certains cas, un lieu de télétravail autre que le domicile pourra être accepté par l’AUF, sous réserve d’une motivation écrite de la personne salariée.

Le télétravail peut être régulier, occasionnel ou exceptionnel.

Le télétravail régulier correspond à la situation dans laquelle la personne salariée bénéficie d’un (1) ou de plusieurs jours fixes ou planifiés de télétravail par semaine ou par mois.

Le télétravail occasionnel est mis en place pour répondre à des besoins ponctuels, souvent imprévus, et qui ne peuvent être traités dans le cadre d’une absence dérogatoire.

Le télétravail régulier ne peut être combiné avec le télétravail occasionnel.

Les frais liés directement à l’exercice du télétravail régulier ou occasionnel sont à la charge exclusive du/de la salarié.e qui souhaite en bénéficier.

Le télétravail exceptionnel est mis en place par la propre initiative de l’AUF en cas de force majeure ou de circonstances particulières affectant l’ensemble ou une partie des personnels (par exemple, une crise sanitaire, une catastrophe naturelle, une grève prolongée des transports en commun) et sans que cela ne soit exigé par les autorités publiques. Dans ce cas, l’AUF contribue à la prise en charge des frais liés directement à l’exercice du télétravail à hauteur de dix (10) euros par jour de télétravail.

Les personnels salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits que ceux qui effectuent leurs missions au sein des locaux de l’AUF, qu’il s’agisse de droits individuels (formation, gestion de carrière, rémunération) ou collectifs (élections des représentant.e.s du personnel, avantages sociaux, etc.).

Article 2 – Conditions d’éligibilité

Sont éligibles au télétravail, les personnes salariées :

1. Justifiant d’une ancienneté minimale d’un (1) an au sein de l’AUF, dont six (6) mois dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (pendant le temps du télétravail).

2. Occupant un poste dont les missions peuvent être exercées de façon partielle et régulière à distance.

3. Occupant un poste dont l’exécution des missions en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service.

Sont inéligibles au télétravail, les personnes :

1. Occupant un poste dont les missions ne peuvent être exercées de façon partielle et régulière à distance.

2. Occupant un poste dont l’exécution des missions en télétravail est incompatible avec le bon fonctionnement du service.

3. Apprenti.e.s, stagiaires, VIF (volontaires internationaux de la Francophonie), volontaires du service civique.

Article 3 – Modalités de mise en œuvre du télétravail

Article 3.1. Autorisation

Le passage en télétravail régulier est subordonné à l’accord préalable du/de la responsable hiérarchique et de la direction des ressources humaines (DRH).

Les étapes de la procédure sont les suivantes :

1. Le/la salarié.e souhaitant bénéficier du télétravail en fait la demande à son/sa responsable hiérarchique, par écrit (courrier ou courriel).

2. Le/la responsable hiérarchique évalue la demande, en lien avec la DRH, et s’entretient si besoin avec le/la salarié.e.

3. La DRH répond par écrit (courrier ou courriel) au/à la salarié.e dans un délai d’un (1) mois maximum.

La confirmation d’acceptation précise notamment : le lieu d’exercice du télétravail, les modalités d’exécution du télétravail (jours, plages horaires), le matériel mis à disposition, les restrictions d’utilisation des équipements informatiques et leur sanction en cas de non-respect.

Le télétravail occasionnel est soumis à l’accord préalable écrit (courrier ou courriel) du/de la responsable hiérarchique, qui en informe la DRH par courriel dans les meilleurs délais.

Le/la responsable hiérarchique doit veiller à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’AUF.

Autant que possible, le télétravail doit être évité lors de la/des journée.s dédiée.s aux réunions de service.

Article 3.2. Durée

Le télétravail est mis en place soit à titre régulier, soit à titre occasionnel.

Le télétravail régulier est limité à un maximum de deux (2) jours par semaine.

Le télétravail occasionnel est limité à un maximum de dix (10) jours par année civile.

Le choix et le nombre de jours travaillés en télétravail sont déterminés d’un commun accord entre le/la salarié.e et son/sa responsable hiérarchique afin de ne pas perturber l’organisation du service.

À titre exceptionnel, et en raison de nécessité de services, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées dans les locaux de l’AUF à la demande du/de la responsable hiérarchique. Dans cette situation, le jour de télétravail sera reporté à une date définie conjointement par le/la salarié.e et son/sa responsable hiérarchique, dans un délai de dix (10) jours.

Article 3.3. Modification et fin du télétravail

Le/la salarié.e ou l’employeur peuvent conjointement modifier ou mettre fin à la situation de télétravail, sous réserve de respecter un délai de prévenance de quinze (15) jours, sauf accord entre les parties pour un délai plus court.

Le cas échéant, le/la responsable hiérarchique en informe, par écrit (courrier ou courriel), le/la salarié.e et la DRH.

Article 3.4. Suspension du télétravail

Le télétravail régulier est suspendu dans les situations suivantes :

1. Lorsque le/la salarié.e est en mission à l’étranger ou dans une autre ville.

2. Lorsque le/la salarié.e doit participer en présentiel à un événement de l’AUF.

3. Lors de périodes de forte activité nécessitant la présence physique du/de la salarié.e sur le lieu de travail.

4. Lorsque le/la salarié.e est en congé.

5. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements nécessaires à l’exécution du télétravail.

Le/la responsable hiérarchique informe la DRH par écrit (courrier ou courriel) de toute situation de suspension du télétravail.

Les jours de télétravail qui n’ont pu être réalisés durant la période de suspension ne peuvent être reportés à une date ultérieure.

Article 3.5. Contrôle et gestion du temps de travail

Le temps en télétravail est considéré comme du temps de travail effectif.

Le/la salarié.e en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et statutaires en vigueur à l’AUF. Pour ce faire, l’AUF s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au/à la salarié.e de respecter les durées maximales de travail et les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

Le/la salarié.e reste soumis.e à la durée et à l’organisation du travail en vigueur à l’AUF. Il/elle doit demeurer joignable en tout temps durant l’horaire normal de travail en vigueur à l’AUF. La charge de travail et l’amplitude horaire demandées sont équivalentes à celles des collègues ayant des fonctions analogues mais travaillant en permanence dans les locaux de l’AUF.

Le/la responsable hiérarchique veille au respect de l’horaire de travail durant le télétravail.

Tout temps supplémentaire effectué durant le télétravail doit se faire dans le strict respect des règles de l’AUF.

Pour les personnels salariés ayant conclu des conventions au forfait en jours, chaque journée de télétravail est comptabilisée comme une journée forfaitaire habituelle.

Compte tenu des nouvelles formes d’organisation du travail, l’AUF et le/la salarié.e reconnaissent que les TIC devront être maîtrisées. Il est reconnu au/à la salarié.e en télétravail un droit à la déconnexion en dehors des horaires habituels de travail.

Article 3.6. Équipements de travail

Préalablement à son passage en télétravail, le/la salarié.e doit s’assurer des points suivants:

1. Disposer d’un espace de travail qui rencontre les normes de l’AUF en termes d’ameublement, d’ergonomie et d’éclairage : bureau, siège adapté au travail sur écran et lampe de travail.

2. Avoir à domicile un système de connexion personnelle à distance pour un accès sécurisé au réseau de l’AUF (connexion haut débit ou fibre).

3. S’assurer de la conformité de l’installation électrique (prise de terre, disjoncteur) de son lieu de télétravail à la réglementation en vigueur, et en certifier la conformité par la remise à la DRH d’une attestation de conformité sur l’honneur.

4. Transmettre en amont une copie de l’assurance multirisques habitation incluant la responsabilité civile. Il/elle aura pour obligation d’informer sa compagnie d’assurance de sa situation de télétravail à domicile.

L’AUF fournit et entretient les équipements nécessaires à l’activité en télétravail :

1. Un ordinateur portable dans la mesure où le/la salarié.e n’en est pas déjà équipé.e (il s’agit d’un prêt d’ordinateur portable avec un système de roulement entre les salarié.e.s d’une même direction, département ou service qui sont en télétravail).

2. L’accès à la plateforme Office 365.

3. Un service d’assistance technique à distance.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le/la salarié.e doit en aviser immédiatement son/sa responsable hiérarchique et la direction du numérique via l’adresse assistance-informatique@auf.org.

Le/la salarié.e doit prendre soin des équipements qui lui sont fournis. Il/elle est responsable de l’intégrité du matériel mis à sa disposition et notamment des données qui y sont stockées.

Le matériel mis à disposition par l’AUF, à usage strictement professionnel, reste la propriété de l’AUF et doit être rapporté à l’AUF après chaque période de télétravail.

Article 3.7. Sécurité et protection des données

Le/la salarié.e en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur à l’AUF, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données de l’Agence et leur confidentialité et éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition.

Le/la salarié.e porte une attention particulière à ses moyens d’authentification (mot de passe, login, etc…) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Les signataires des comptes bancaires de l’AUF ne peuvent le faire qu’à partir d’une connexion des locaux de l’AUF.

Par ailleurs, l’AUF établira une liste de restrictions d’usage d’équipements ou outils informatiques et sanctions en cas de non-respect de ces restrictions.

Article 4 – Droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion est le droit reconnu à toute personne salariée de bénéficier de périodes de repos exclusives de tout contact avec son activité professionnelle. Le/la salarié.e doit avoir la possibilité de ne pas se connecter aux outils numériques.

Compte tenu des différentes implantations de l’AUF dans le monde entier et, de ce fait, du décalage horaire, il est évident que les salarié.e.s sont amené.e.s à recevoir des communications à caractère professionnel en dehors de leur temps de travail habituel. Toutefois, les salarié.e.s ne sont jamais tenu.e.s de prendre connaissance des communications qui leur sont adressées ou d’y répondre en dehors de leur temps de travail habituel, sauf en cas de mise en place d’astreintes ou de permanences particulières.

Article 5 – Évaluation de la mise en œuvre du télétravail

Dans une perspective d’amélioration continue, la mise en œuvre du télétravail au sein des SCP, sera évaluée annuellement par la DRH et par la Direction générale pour les cadres. Cette évaluation se fera en collaboration avec les représentant.e.s du personnel et sera réalisée par le biais d’un questionnaire en ligne ou de rencontres individuelles avec les salarié.e.s et les responsables hiérarchiques concerné.e.s.

Article 6 – Entrée en vigueur, durée et révision de l’accord

Le présent accord sur le télétravail entre en vigueur le 1^er septembre 2020. Il est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé d’un commun accord entre les parties, sur demande écrite de l’une d’elles, précisant le ou les articles à réviser et les amendements proposés. Dans un délai de deux (2) mois suivant la réception de la demande de révision, les parties se rencontreront pour discuter des amendements proposés et, le cas échéant, convenir de la révision d’un ou de plusieurs articles du présent accord.

Fait à Paris, le 28/07/2020

Pour l’employeur Pour les représentant.e.s du personnel