Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez CAF 65 - CAISSE ALLOCATIONS FAMILIALES DES HAUTES PYRENEES (Siège)

Protocole d’accord relatif au Télétravail

Entre les soussignés :

L____________ représentée par

, Directeur, d’une part,

Et

les Organisations Syndicales, d’autre part,

Il a été conclu le présent accord :

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile – lieu de travail.

Le protocole d’accord relatif au travail à distance conclu le 28 novembre 2017 pour une durée de 5 ans s’inscrit dans le prolongement des accords en matière de responsabilité sociale, notamment l’accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 28 juin 2016 et l’accord relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail du 16 novembre 2012 ainsi que dans le cadre des règles définies par le Code du Travail.

Le télétravail ou travail à distance est une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Le salarié continue de bénéficier des mêmes droits individuels et collectifs que l’ensemble des salariés de l’organisme notamment en matière de droit à la déconnexion, formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’accès aux informations syndicales et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.

Le présent accord complète voire se substitue au Protocole d’Accord National qui continue à produire ses effets dans toutes les dispositions non reprises ou modifiées dans le présent accord. Il vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l’y contraigne :

• soit à domicile

• soit dans un lieu connu préalablement de l’employeur

Il vise les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.

L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure en complément du présent accord. Il en est de même en cas de conditions d’accès au lieu de travail ponctuellement « complexes » (intempéries majeures, épisode de pollution, canicule …) où l’employeur pourra proposer une situation de télétravail complète pendant la période concernée.

1 – Eligibilité des salariés

Le télétravail repose sur la base du double volontariat : celui du salarié et celui de l’employeur.

Les demandes exprimées par les salariés sont examinées par l’employeur au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome. Une attention particulière sera portée aux modalités d’accès au télétravail pour les travailleurs handicapés ou pour les salariés concernés par des préconisations du médecin du travail permettant le maintien en poste. Ceux-ci pourront solliciter des aménagements sans attendre l’échéance annuelle, ces aménagements spécifiques pourront être étudiés en concertation avec la Médecine du Travail.

Un certain nombre d’aptitudes individuelles et de qualités professionnelles sont appréciées par la hiérarchie et la direction, notamment :

- la connaissance de l’environnement informatique indispensable à l’exercice de son activité, ainsi que des applications informatiques dédiées à son activité ;

- la connaissance expérimentée du poste occupé ;

- la gestion du temps de travail conforme aux règles de l’entreprise

Par demande expresse du salarié avant le 31 août d’une année N et accord de la direction avant le 1^er novembre, le télétravail pourra être mis en place pour une durée d’un an, renouvelable dans les mêmes conditions.

Un éventuel refus sera motivé : non-respect des conditions d’éligibilité, impossibilités techniques, désorganisation réelle au sein de l’activité, autonomie insuffisante, incompatibilité entre l’habitation du ou de la salarié(e) et l’exercice de l’activité professionnelle au regard des règles d’hygiène et de sécurité. Par suite du refus communiqué, un salarié pourra demander un nouvel examen de sa demande dans les 15 jours, la décision sera alors communiquée avant le 1^er décembre.

A titre exceptionnel, le télétravail occasionnel ou sans attendre l’échéance de l’année civile pourra être étudié par la direction.

Enfin, à titre spécifique, pour l’année 2021, les demandes transmises avant le 28 février feront l’objet d’une décision avant le 31 mars.

2 – Conditions de mise en place

2.1. – Avenant au contrat de travail

Il est rappelé que le passage au télétravail modifie uniquement la manière dont le travail est effectué et n'affecte pas la qualité de salarié. A ce titre, conformément au Code du Travail, un avenant au contrat de travail ne sera pas signé, les modalités de mise en place faisant l’objet du présent protocole et d’échanges avec l’employeur de mail écrits confirmant l’acceptation des conditions posées et les modalités d’exercice essentielles (règles de confidentialité, droit à la déconnexion, période d’adaptation systématique conformément à l’accord national sur le travail à distance avec entretien de bilan et réversibilité possible à l’initiative de chaque partie, durée de l’accord, rythme du télétravail pendulaire, délai de prévenance en cas de modification du rythme retenu …)

La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions ou de lieu de télétravail est subordonnée à l’accord des deux parties et au respect de la procédure mentionnée à l’article 1.

2.2 – Organisation des périodes et fréquence du télétravail

Une présence minimale de 2 jours sur site servira de base aux validations et accords, la présence sur site étant essentiel au travail collaboratif en équipe, aux échanges et à la relation managériale. Le temps contractuel souhaité en télétravail et le rythme proposé (enveloppe jours, régularité …) devront faire l’objet d’un échange avec le manager et devront être explicitement mentionnés dans la demande du salarié.

Des adaptations permanentes ou ponctuelles seront possibles d’une part dans le cadre de l’annualisation du forfait jours, d’autre part pour les salariés en situation de handicap ou pour raisons de santé.

Des dérogations temporaires à la présence hebdomadaire minimale, liées à des circonstances qui provoquent une difficulté objective à se rendre sur site ou à travailler sur site pourront être accordées par l’employeur.

Enfin, dans un contexte où le télétravail sur 5 jours hebdomadaire aura été le principe sur plusieurs mois de l’année 2020 avec des résultats probants tant en termes de conciliation des temps de vie, que de réussite du travail collaboratif et de performance sur le poste, une expérimentation a paru nécessaire. Cette expérimentation pourra consister, sur une année civile, à réduire l’obligation de travailler sur site à 1 jour par semaine et ce pour un maximum de 20% des collaborateurs de l’organisme. A l’issue d’un bilan détaillé permettant d’exploiter le retour d’expérience, pourra être envisagée l’arrêt ou la prolongation de l’expérimentation et au besoin un avenant au présent Protocole.

2.3. – Lieu de télétravail

La réalisation du télétravail se réalise, hors situation exceptionnelle, au domicile du salarié ou sur un lieu différent déclaré par le salarié comme pouvant être, sur une période déterminée, le lieu exclusif de télétravail.

Le salarié doit prévoir un espace de travail obéissant aux règles de sécurité électrique et permettant un aménagement ergonomique du poste de télétravail.

L’employeur met à la disposition le matériel nécessaire (unité centrale avec écran ou micro-ordinateur portable et liaison téléphonique avec casque) et ce pour un usage exclusivement professionnel. Le coût de l’abonnement et des communications du dispositif téléphonique professionnel mis à la disposition du ou de la salarié(e) incombe à l’employeur.

Les demandes d’équipements spécifiques nécessiteront une étude du poste de travail en lien avec les services de la Médecine du Travail.

Une attestation indiquant que l’installation électrique est conforme à la réglementation en vigueur et permettant au ou à la salarié(e) d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité sera établie par un diagnostiqueur professionnel en préalable à la mise en place du télétravail.

Le coût de ce premier diagnostic de conformité des installations électriques est pris en charge intégralement par l’employeur.

Dès lors qu’aucun changement de domicile ou travaux au domicile ne sera porté à la connaissance de l’employeur, le diagnostic de conformité électrique réalisé conservera sa validité.

Un document attestant de la couverture par son assurance multirisque habitation pendant les jours de télétravail devra être remis au service Ressources Humaines, avant toute mise en œuvre du télétravail et lors de chaque échéance annuelle du contrat d’assurance. À défaut, la situation de télétravail sera suspendue.

2.2.4. – Gestion du Temps

L’application de l’horaire variable sera encadrée et le ou la salarié(e) concerné(e) badgera. À défaut, le temps de travail ne pourra être décompté. L’employeur et l’encadrement pourront contacter habituellement le salarié pendant les plages badgées de l’horaire variable ou dans le cadre des modalités définies dans le cadre d’un protocole de déconnexion.

Toute situation de déplacement professionnel un jour programmé en télétravail donnera lieu à une suspension de ce dernier.

Dans le cas où la connexion en télétravail au système d’information de la Branche serait impossible, en raison d’un dysfonctionnement matériel ou propre à la connexion, l’agent devra en informer immédiatement le service informatique et son cadre. Dès lors que la décision de retour sur site sera prise par l’employeur, l’agent bénéficiera de 1 heure pour se rendre sur son lieu habituel de travail l’agent bénéficiera de 1 heure pour se rendre sur son lieu habituel de travail. A défaut de retour sur site, 1 heure maximum sera valorisée en temps de travail. Ces dispositions s’appliqueront que le télétravail soit réalisé au domicile du salarié ou sur un lieu différent déclaré par le salarié.

2.2.3. – Indemnité de télétravail

Les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement (frais de repas) ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

• Les frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail sont pris en compte par le biais d’une indemnité forfaitaire. Cette indemnité vise à couvrir les frais liés à l’abonnement internet et à la consommation d’électricité, d’eau et de chauffage.

• En application du protocole d’accord national du 28 novembre 2017, l’indemnité forfaitaire est de 2,60 € par jour télétravaillé, (revalorisation au 1^er janvier en fonction du taux d’évolution annuelle de l’indice INSEE « logement, eau, gaz et combustible). Cette indemnité est versée à terme semestriel échu. L’indemnisation des jours télétravaillés à la journée ou sur 12 mois, sera réalisée conformément à l’accord national qui impose au minimum 2 jours par semaine de travail en présentiel excepté en cas d’adaptations ou dérogations prévues à l’article 2.2 du présent protocole.

• Au besoin, une ou des factures de téléphone fixe, d’abonnement internet ou de fluides justifiant des frais engagés pourront être transmis à l’employeur, avant le 10 janvier de l’année N+1 au titre de l’année N pour permettre la non soumission à cotisation sociale et la non imposition sur le revenu de l’indemnité forfaitaire versée.

Le présent accord sera applicable dès le lendemain de l’agrément ministériel, est conclu pour une période indéterminée, le protocole est dénonçable chaque année civile avec un préavis de 3 mois transmis par courrier ou courriel. En cas d'évolution législative ou conventionnelle, le présent accord pourra être révisé à la demande de l'employeur ou d'une ou plusieurs organisations syndicales habilitées à engager la procédure de révision. La demande devra être adressée par lettre recommandée avec A/R aux intéressés. Les parties conviennent dans ce cas de se rencontrer dans un délai de trois mois suivant la date d'envoi afin d'ouvrir des négociations.

Un bilan annuel des données télétravail sera transmis aux IRP lors d’une des premières instances de l’année.

Modalités de dépôt :

Conformément aux mesures légales de publicité, le présent accord est :

• rédigé en 4 exemplaires dont 1 exemplaire pour le Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’Hommes de zzzz ;

• notifié aux organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ;

• déposé auprès de la Direccte via la plateforme de téléprocédure ;

• déposé sur la base de données nationale via legifrance.gouv.fr ;

• déposé auprès de la DSS, l’UCANSS et la CNAF via le portail Ucanss.

Fait à zzzz, le 30 novembre 2020