Accord d'entreprise "Protocole d'accord sur le télétravail" chez CAF 71 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DE SAONE ET LOIRE (Siège)

Le présent protocole est conclu,

Entre la Caisse d’allocations familiales de Saône-et-Loire,

représentée par sa Directrice, ……………………………..,

d’une part,

et les organisations syndicales représentatives, ci-après désignées :

pour la CGT : ……………………………., délégué syndical

pour la CFDT : ……………………………, déléguée syndicale

d’autre part,

PREAMBULE

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant aux salariés de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie privée, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail et d’améliorer la qualité de vie au travail.

La Caf de Saône-et-Loire a, dès 2013, mis en place un dispositif de travail à distance permettant à certains salariés, en fonction de leur métier et de leur lieu d’habitation, de travailler dans les différents sites de la Caf ou chez des partenaires.

Souhaitant élargir les possibilités de travail à distance pour ses salariés, la Caf de Saône-et-Loire a engagé en 2017, des réflexions au sein d’un groupe de travail pour expérimenter le télétravail à domicile. Cette expérimentation s’est concrétisée en 2018-2019.

Suite à un bilan de cette expérimentation, la direction et les organisations syndicales ont souhaité généraliser ce dispositif. Le présent protocole a ainsi pour objet est de déterminer dans le cadre de l’accord de branche du 28 novembre 2017, les modalités de mise en œuvre du télétravail à domicile à la Caf de Saône-et-Loire.

ARTICLE 1 : DEFINITION ET CHAMP D’APPLICATION

1. Définition

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail à son domicile en utilisant les technologies de l'information et de la communication selon les modalités définies ci-après.

2. Champ d’application

Le télétravail vise les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat.

L'organisation du télétravail dans le cadre de la mise en œuvre des plans de continuité d'activité n'entre pas dans le champ d'application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

ARTICLE 2 : PRINCIPES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL

1. Le volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. Il appartient donc au salarié répondant aux définitions précitées de solliciter l’accès au télétravail.

Le manager et la direction pourront, après examen, accepter ou refuser cette demande, sur la base des critères évoqués en article 3.

2. L’avenant au contrat de travail

En cas d’accord de la hiérarchie, les conditions d’exécution et d’organisation du travail sont formalisées dans un avenant au contrat de travail du salarié, conclu pour une durée d’un an, du 1^er septembre de l’année civile N au 31 août de l’année civile N+1.

3. Préservation du lien avec la Caf

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et la Caf de Saône-et-Loire, le télétravailleur doit être présent dans le service auquel il appartient au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.

Les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les salariés des sites de la Caf aux formations et réunions de service.

A la Caf de Saône-et-Loire, différentes formules sont possibles selon l’emploi exercé et défini par note de direction :

• 1 jour fixe par semaine de télétravail à domicile

• 2 jours fixes par semaine de télétravail à domicile

• forfait annuel maximal de 25 jours de télétravail pour les managers, chargés de mission (ou fonctions assimilés), conseillers techniques territoriaux et agents de direction. Leur nombre de jours hebdomadaire de télétravail ne peut pas être supérieur à 1.

  4. La période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation au télétravail est incluse dans l’avenant au contrat de travail.

Dès la signature de l’avenant, le salarié bénéficie d’une période d’adaptation d’une durée de trois mois.

Durant cette période, l’organisme ou le télétravailleur pourra, sans obligation de motivation, mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de prévenance de 15 jours.

Un entretien est organisé entre le salarié et son manager au plus tard 15 jours avant la fin de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail.

5. Réversibilité

Le télétravail ne constitue pas un droit acquis. Par conséquence, la situation de télétravail est réversible.

A l’issue de la période d’adaptation, l’organisme ou le télétravailleur peut demander à mettre un terme au télétravail sous réserve de l’accord de l’autre partie et du respect d’un préavis de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié (un délai plus court peut être fixé en cas d’accord entre le salarié et l’employeur).

Le salarié réintègre son poste dans les locaux de son site d’affectation.

6. Changement d’emploi ou de domicile

   1. En cas de changement d’emploi :

En cas de changement d’emploi du salarié, la situation de télétravail sera réexaminée afin que le manager et la direction s’assurent de la compatibilité du nouvel emploi et de l’organisation du travail sous forme de télétravail.

2. En cas de changement de domicile :

Tout déménagement survenant en cours d’exécution de l‘avenant au contrat de travail devra être communiqué à la direction, laquelle appréciera la compatibilité de la nouvelle résidence avec les contraintes techniques du télétravail.

ARTICLE 3 : CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, l’employeur examine cette demande qu’il peut accepter ou refuser.

Les demandes sont examinées par l’employeur au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.

Lorsqu’une demande de télétravail est exprimée, elle est examinée au regard de la liste des emplois éligibles établie et des critères suivants :

3.1 Critères d’éligibilité de l’emploi :

- l’activité est dématérialisée en tout ou partie,

- les activités du salarié ne nécessitent pas des interactions importantes avec les allocataires, les partenaires ou les salariés,

- les activités du salarié ne nécessitent pas une présence continue dans les locaux.

3.2 Critères d’éligibilité du salarié :

• L’autonomie du salarié dans son exercice professionnel :

Le salarié a la capacité de travailler en autonomie de façon régulière et à distance.

• L’autonomie dans l’usage des outils informatiques :

Le salarié est autonome pour effectuer une liste de tâches informatiques basiques afin de pouvoir travailler à distance en autonomie.

3.3 Critères relatifs au domicile du salarié :

• Le télétravailleur doit bénéficier d’un espace disponible affecté exclusivement à l’activité professionnelle, et matérialisé par un bureau.

• Le salarié doit bénéficier d’une connexion internet avec un débit suffisant et compatible avec le matériel de la Caf.

• L’installation électrique du domicile, vérifiée par un prestataire extérieur, doit être conforme aux normes en vigueur.

L’ensemble de ces critères sont cumulatifs.

La direction étudie et répond aux demandes dans un délai de 45 jours suivant la réception de celles-ci.

En cas de refus de la demande, celle-ci fait l’objet d’une notification motivée au salarié concerné.

3.4 Documents nécessaires pour valider la demande de télétravail :

Une demande de télétravail ayant reçu un avis favorable sera effective sous réserve de la fourniture de différents documents :

• une attestation d’assurance multirisques habitation couvrant la présence du télétravailleur pendant ses journées de travail.

• une attestation de conformité des installations électriques à la réglementation en vigueur, établie par un diagnostiqueur professionnel.

3.5 Formalisation de l’accès au télétravail :

En cas d’accord, un avenant au contrat de travail est conclu entre l’employeur et le salarié.

ARTICLE 4 : MODALITES D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

4.1 Choix du jour de télétravail

Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties et doit permettre d’assurer le maintien du bon fonctionnement du service d’affectation du salarié.

Au sein de chaque service, un jour de présentéisme obligatoire est défini afin de permettre l’organisation des réunions d’équipe. Il est convenu entre les parties que le télétravail est impossible le mercredi.

Pour les managers, chargés de mission (ou fonctions assimilés), conseillers techniques territoriaux et agents de direction bénéficiant d’un forfait annuel maximal de 25 jours de télétravail, un planning mensuel des jours de télétravail est élaboré en début de mois en lien avec le n+1 en respectant le nombre de jours hebdomadaire de télétravail qui ne peut pas être supérieur à 1.

4.2 Horaires de travail

Pendant le temps du télétravail, le salarié est soumis au respect des dispositions de l’accord collectif relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail applicable au sein de l’organisme, ainsi que les dispositions relatives aux horaires de travail en vigueur.

Le télétravailleur est tenu de participer aux réunions et formations pour lesquelles sa présence est requise. Si celles-ci se déroulent durant des jours de travail au domicile, il doit en être informé dans un délai convenable et doit s’engager à venir travailler sur son site habituel de travail.

En vertu des dispositions légales sur la durée du travail, les journées de télétravail à domicile ne peuvent excéder 10 heures par jour. Les heures supplémentaires ne pourront être effectuées qu’à la demande de l’employeur.

Bénéficiant des horaires variables, le badgeage du salarié en situation de télétravail s’effectue depuis son domicile, sur le poste de travail qui lui est fourni, via le logiciel de gestion des horaires.

Au cours de ses journées de télétravail à domicile, le salarié est joignable pendant ses plages horaires de badgeage.

4.3 Gestion des absences

Les règles légales et conventionnelles régissant les absences pour congés, maladie ou accident du travail sont applicables aux télétravailleurs.

En conséquence, toute absence non prévue doit être signalée dès que possible et dans la première demi-journée au manager.

En cas d’accident survenu au télétravailleur à son domicile du fait ou à l’occasion du travail au domicile, sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.

Dans ce cas, le télétravailleur doit informer son manager et le service RH de l’accident et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

ARTICLE 5 : EQUIPEMENTS INFORMATIQUES

5.1 Equipements informatique et de communication fournis

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

A cet effet, la Caf de Saône-et-Loire fournit au télétravailleur le matériel informatique et de téléphonie nécessaire à l’exercice de son activité professionnelle. L’employeur assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement et par tout moyen le service informatique de la Caf de Saône-et-Loire ainsi que son manager.

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Le salarié doit en prendre soin et le restituer lorsqu’il est mis fin au télétravail ou lorsqu’une absence dure plus d’un mois.

Le télétravailleur doit se conformer à toutes les consignes de sécurisation et d’utilisation des matériels.

L’attestation de mise à disposition et de restitution du matériel est complétée par le télétravailleur bénéficiaire du matériel et le responsable informatique.

5.2 Utilisation des équipements et protection des données

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fait preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe et d’accès à son poste de travail pour les travaux effectués à son domicile.

ARTICLE 6 : PRISE EN CHARGE FINANCIERE DU TELETRAVAIL

6.1 Frais d’installation

L’employeur prend en charge :

• les coûts du diagnostic électrique de l’espace dédié au télétravail,

• les frais d’installation d’un dispositif de téléphonie professionnel,

• les frais d’installation et de maintenance du matériel nécessaire à la bonne exécution du travail depuis le domicile.

Le salarié prend en charge les coûts de mise en conformité électrique.

6.2 Frais de fonctionnement technique

L’employeur prend en charge les factures de téléphone (abonnements et communications) du dispositif téléphonique professionnel.

6.3 Frais liés à l’utilisation du domicile à des fins professionnelles

Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (frais d'électricité, eau, chauffage, connexion et d'utilisation d'outils téléphoniques et informatiques...).

Son montant varie en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés.

Son montant est fixé selon les barèmes fournis par l’Ucanss.

Cette indemnité est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels.

Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence du télétravailleur de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congé sans solde,…).

Le salarié s’engage à fournir, en cas de sollicitation de l’employeur, les factures des fournisseurs Internet, eau, électricité, gaz naturel ou tout autre fournisseur en énergie.

• Pour les salariés bénéficiant de formule de télétravail à jour fixe, à savoir 1 à 2 jours fixes de télétravail hebdomadaire, l’indemnité est versée mensuellement, sur le bulletin de salaire à échéance normale du salaire.

• Pour les salariés bénéficiant d’une forfaitisation annuelle des jours télétravaillés, à savoir 25 jours maximum pour les managers, chargés de mission (ou fonctions assimilés), conseillers techniques territoriaux et agents de direction, l’indemnité est versée à la fin de l’année, afin de prendre en compte les jours réellement télétravaillés.

6.4 Frais de repas

Le principe du maintien de la participation de l’employeur au titre des repas les jours de télétravail est retenu.

Ainsi, des titres restaurant sont versés au télétravailleur les jours de télétravail effectif.

ARTICLE 7 : DROITS ET GARANTIES INDIVIDUELS ET COLLECTIFS

7.1 Egalité de traitement

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que les autres salariés, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de la Caf de Saône-et-Loire.

Le bénéfice du télétravail est sans incidence sur les opportunités de formation et d’évolution professionnelle.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

La direction s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de la Caf de Saône-et-Loire.

A ce titre, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement commence par une séquence consacrée au suivi de l’organisation du télétravail.

Sont notamment évoquées les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

Enfin, il est rappelé que le protocole d’accord sur le droit à la déconnexion s’applique à tous les salariés, travaillant depuis leur domicile ou sur un site de la Caf.

7.2 Santé et sécurité

Le salarié en situation de télétravail demeure soumis au règlement intérieur de l’organisme.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail. Elles devront strictement être respectées par le manager et le salarié dans les mêmes conditions qu’un travail exécuté dans les locaux de l’entreprise.

Dans ces conditions, le télétravail s’exécute dans un espace du domicile répondant à des normes d’hygiène et de sécurité suffisantes.

7.3 Respect de l’équilibre vie privée – vie professionnelle

Le manager s’assure que les plages des horaires de travail sont comparables à celles d’un salarié travaillant dans les locaux de l’organisme et qu’en conséquence l’équilibre global entre la vie professionnelle et la vie privée est respecté.

Dans le cadre de leur champ légal de compétences respectif en matière d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, l’employeur et les instances représentatives du personnel doivent pouvoir s’assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes.

En conséquence, l’employeur et des représentants des instances du personnel, dans l’exercice de leur mandat, peuvent se rendre au domicile du télétravailleur, sous réserve de son accord préalable.

ARTICLE 8 : MODALITES D’ACCES POUR LES SALARIES RECONNUS HANDICAPES

Lorsque le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés reconnus travailleurs handicapés ou lorsqu’il est préconisé par le médecin du travail afin de maintenir le salarié en activité, l’employeur examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

ARTICLE 9 : ORGANISATION DU TELETRAVAIL EN CAS DE PICS DE POLLUTION

Pendant des pics de pollution faisant l’objet de mesures prises par le Préfet, telles que notamment des restrictions de circulation en voiture, il est admis que les télétravailleurs puissent modifier leur jour de télétravail après avoir obtenu l’accord de leur manager. Ils en avertiront également le service GRH.

Il est également admis de prolonger l’activité de télétravail au-delà du nombre de jours autorisés par semaine à l’avenant au contrat.

ARTICLE 10 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 2 ans.

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

Le présent accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux, conformément à l’article D.224-7-3 du Code de la Sécurité Sociale.

Il sera déposé sur la plate-forme de téléprocédure du ministère du travail en deux exemplaires dématérialisés dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format docx sans nom, prénom, paraphe ou signature accompagnée des pièces requises.

Un exemplaire sera également déposé au greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Il sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme. Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel.

Fait en 4 exemplaires, à Mâcon, le 27 mai 2019

La Directrice Pour la CGT Pour la CFDT

de la Caf de Saône-et-Loire