PROTOCOLE D’ACCORD PRE-ELECTORAL

EN VUE DES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DES SALARIES

AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Entre :

, Directeur Général de l’UES GROUPAMA RHONE-ALPES AUVERGNE, composée des sociétés GROUPAMA RHONE ALPES AUVERGNE, SPSE, SPARA.

d'une part

et :

L'organisation Syndicale CFDT, représentée par

L'organisation Syndicale CFTC, représentée par

L'organisation Syndicale FO, représentée par

L'organisation Syndicale SNEEMA CFE CGC, représentée par

d'autre part,

il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet d’organiser les élections des Représentants des Salariés de :

- GROUPAMA RHONE ALPES AUVERGNE

- SPSE

- SPARA,

en application de l’accord du 15 juillet 2003 relatif à la constitution de l’U.E.S. GROUPAMA RHONE ALPES AUVERGNE.

Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 25 juillet 2019 relatif à la mise en place d’un vote par Internet pour les élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration au sein de l’UES GROUPAMA RHONE ALPES AUVERGNE.

Les parties conviennent, dans le cadre de l’élection devant intervenir au 3^ème trimestre 2021, pour une durée de mandat de 3 ans, des dispositions suivantes :

Article 1^er : Date des élections

La date des élections est fixée, pour le premier tour de scrutin, le lundi 20 septembre 2021.

Au cas où un deuxième tour serait nécessaire, il aurait lieu le lundi 04 octobre 2021.

Article 2 : Nombre et répartition des sièges à pourvoir

Le personnel est réparti en deux collèges : Non Cadres et Cadres.

Conformément aux statuts de la Caisse Régionale, la répartition des sièges entre les collèges est opérée de la manière suivante :

• Collège Non-Cadres : 1 titulaire et 1 remplaçant

• Collège Cadres : 1 titulaire et 1 remplaçant

Article 3 : Etablissement des listes électorales

Les listes des électeurs et des éligibles sont établies séparément pour chaque collège.

Il est convenu que ces listes seront affichées à compter du 20 août 2021 sur AGORA.

Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, son âge, son ancienneté, son collège électoral.

Le nom des personnes non-éligibles sera précédé d'un astérisque.

Les réclamations concernant ces listes devront être adressées à FEYEUX Lydie, Adjoint DRH et SIMON Pauline, chargée d’activités juridiques et relations sociales par mail avec accusé de réception aux adresses suivants : lfeyeux@groupama-ra.fr copie psimon@groupama-ra.fr, au plus tard dans les 3 jours suivant l’affichage.

La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.

 Les conditions d'électorat sont les suivantes :

Sont électeurs tous les salariés dont le contrat de travail est antérieur de trois mois à la date de l'élection (L.225-28 du Code de Commerce).

 Les conditions d'éligibilité sont les suivantes :

Sont éligibles tous les salariés titulaires d'un contrat de travail antérieur d'au moins deux années au jour de l'élection (article L225-28 du Code de Commerce).

 Incompatibilité du mandat d'administrateur avec les mandats représentatifs

Le mandat d'administrateur élu par les salariés est incompatible avec tout mandat de délégué syndical, de membre du comité social et économique, de membre du comité de proximité (L225-30 du Code de Commerce).

La candidature d'un représentant du personnel est recevable. Mais s'il est élu administrateur, il doit se démettre de ses mandats représentatifs dans les huit jours de son élection. A défaut, il est réputé démissionnaire de son mandat d'administrateur.

Article 4 : Information du personnel – Appel et dépôt des candidatures

Le personnel sera informé via AGORA du déroulement des élections à compter du lendemain de la signature du présent accord. Cette information constitue en outre un appel à candidatures.

Chaque candidature doit comporter, outre le nom du candidat, celui de son remplaçant éventuel, de sexe différent (Article L225-28, alinéa 5 du Code de Commerce).

Les candidatures peuvent être présentées par :

- soit une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au sens de l'article L.2122-1 du Code du Travail. La présentation de candidat par les organisations syndicales se fait dans les formes prévues à l'article D.2143-4 du Code du Travail : les nom et prénom du candidat sont portés à la connaissance du chef d'entreprise par lettre ou mail avec accusé de réception ou lettre remise contre récépissé,

- soit 100 électeurs. La présentation de candidat par les salariés se fait sous la forme suivante : des formulaires sont à la disposition des candidats potentiels à la Direction des Ressources Humaines. Lorsqu'ils seront en possession des formulaires dûment remplis, ils les déposeront à la direction des Ressources Humaines à destination du Bureau de vote qui établira un procès-verbal déclarant les candidatures retenues, après avoir examiné leur recevabilité.

Seuls les salariés électeurs sont habilités à présenter un candidat.

Un salarié appartenant au collège "Non-Cadres" peut présenter un candidat dans le collège "Cadres", et inversement.

Un même salarié ne peut présenter qu'un seul candidat. Si un salarié présente plusieurs candidats, chacune de ses présentations sera annulée.

Les candidatures seront communiquées au plus tard le Vendredi 27 août 2021 à 12h00 par le biais de l’un des moyens suivants :

- lettre recommandée avec accusé de réception ;

- remise contre récépissé ;

- courrier électronique avec accusé de réception à l’adresse lfeyeux@groupama-ra.fr, copie psimon@groupama-ra.fr.

Les candidatures seront portées à la connaissance des électeurs via AGORA au plus tard le premier jour ouvré après la date de dépôt des candidatures.

PROPAGANDE ELECTORALE

Les organisations syndicales présentant des candidats et les candidats Libres, pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines leur propagande électorale jusqu’au 27 août 2021 à 12h00 (mail avec accusé de réception à lfeyeux@groupama-ra.fr copie psimon@groupama-ra.fr).

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :

- format PDF de 2 Mo au maximum,

- 1 page A4 recto verso,

- couleur ou noir et blanc.

Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :

- format png,

- taille de 200 pixels x 200 pixels.

Article 5 : Mode de scrutin

L'élection a lieu au scrutin majoritaire à deux tours. Est déclaré élu le candidat ayant obtenu au premier tour la majorité absolue des suffrages exprimés.

Si aucun des candidats n’obtient la majorité absolue au premier tour, un second tour sera organisé, dans les mêmes conditions de vote. Est déclaré élu le candidat ayant obtenu la majorité relative.

Aucune candidature nouvelle n’est admise au second tour.

Article 6 : Organisation matérielle

6.1. - Note d’information 

Une note d’information relative à l’organisation des élections et destinée à l’ensemble des salariés sera établie par la DRH et publiée sur AGORA, au plus tard le 09 août 2021.

L’envoi des moyens d’authentification à chaque salarié s’effectuera par email sur messagerie professionnelle.

Ces moyens d’authentification resteront valables tant pour le 1er que, le cas échéant, pour le 2^ème tour.

Ils seront complétés par l’usage d’un « code défi » au moment du vote, connu du seul salarié, afin de renforcer l’authentification de l’électeur.

6.2. - Dates et heures de vote 

- Pour le 1^er tour :

Du 13 septembre 2021 à 10 heures au 20 septembre 2021 à 14 heures

- Pour le 2^nd tour :

Du 27 septembre 2021 à 10 heures au 04 octobre 2021 à 14 heures

6.3. – Bureau de vote

Il y a un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections des représentants salariés au Conseil d’Administration. Il est établi pour les deux tours.

Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la direction parmi les électeurs volontaires.

Le prestataire Voxaly formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

6.4. - Cellule d’assistance technique 

En application de l’article 2.3 de l’accord du 25 juillet 2019 relatif à la mise en place d’un vote par Internet pour les élections des représentants des salariés au sein de Groupama Rhône-Alpes Auvergne, une cellule d’assistance technique est mise en place par la Direction des Ressources Humaines, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par Internet comprenant les représentants du prestataire.

L’assistance technique sera assurée en liaison avec l’équipe des Relations Sociales de Groupama Rhône-Alpes Auvergne.

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, matricule de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

6.5. - Modalités du scrutin 

Conformément aux articles 1.1 et 1.2 de l’accord du 25 juillet 2019, le vote se fera par Internet et pourra intervenir à partir du poste de travail ou de tout autre poste permettant une connexion à Internet, dans les conditions prévues par l’accord relatif à la mise en place d’un vote par Internet pour les élections des représentants des salariés au sein de Groupama Rhône-Alpes Auvergne.

L’organisation des élections par Internet est confiée à la Société VOXALY et il est annexé au présent protocole la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales par Internet, telle qu’elle a été convenue par l’accord du 25 juillet 2019 relatif à la mise en place d’un vote par Internet pour les élections des représentants des salariés au sein de l’UES Groupama Rhône-Alpes Auvergne.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote communiqué auprès de l’électeur.

Le déroulement est le suivant :

- l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

- après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

- les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.

- le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

- l’électeur peut :

o choisir une liste complète,

o voter blanc

- le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

- l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie son département de naissance,

- un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,

- à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

6.6 – Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration aura lieu pour le 1^er tour le 20 septembre 2021 à partir de 14 heures.

Dans l’éventualité d’un 2nd tour il se tiendra le 4 octobre 2021 à partir de 14 heures.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

- clôture du site internet de vote,

- déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

- calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

- téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux,

- impression et signature des procès-verbaux,

- proclamation des résultats.

Article 7 : Durée des mandats

En vertu des statuts de la Caisse Régionale, la durée du mandat est fixée à 3 ans.

Conformément à l’article 11.6 de l’Accord National relatif au statut conventionnel du personnel de Groupama (ANG), les salariés titulaires d’un mandat électif ou syndical de représentation du personnel bénéficient de la protection légale et conventionnelle contre le licenciement pendant toute la durée de leur mandat ainsi que pendant les 12 mois suivant la cessation de ce dernier.

Article 8 : Procès-verbal des élections

Les résultats des opérations de dépouillement effectuées par chaque Bureau de Vote seront consignés dans les Procès-Verbaux établis en autant d’exemplaires qu’il y a de parties signataires du présent accord.

Le procès verbal définitif sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage sur AGORA.

Article 9 : Formalités de dépôt/publicité

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives au sein de l’entreprise en application de l’article L 2231-5 du Code du Travail.

Conformément aux articles L 2231-6, D 2231-2 et D 2231-4 du Code du Travail, le présent accord sera déposé près du secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes de Lyon et de la DIRECCTE du Rhône.

Le présent protocole d’accord préélectoral est établi en 7 exemplaires :

- 3 pour les entreprises concernées

- 4 pour les organisations syndicale.

Article 10 : Durée du protocole d’accord

Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.

Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).

Fait à LYON, le 06/07/2021

Pour la CRAMA GROUPAMA Rhône-Alpes Auvergne

Pour la société S.P.S.E.

Pour la société S.P.A.R.A.

Pour l’organisation syndicale C.F.D.T.

Pour l’organisation syndicale C.F.T.C.

Pour l’organisation syndicale F.O.

Pour l’organisation syndicale SNEEMA C.F.E C.G.C.

ANNEXE 1 - PRESTATION VOXALY

L’organisation des élections par Internet des représentants des salariés à GROUPAMA RHONE-ALPES AUVERGNE est confiée à la Société VOXALY.

présentation de la prestation de service de VOXALY

La Société VOXALY dont le siège social est basé à Saint-Herblain, propose des services sécurisés d’élections professionnelles par Internet.

La Société VOXALY s’engage à organiser, selon les lois et règlements en vigueur, les élections des représentants des salariés par Internet au sein de GROUPAMA RHONE-ALPES AUVERGNE.

Plus concrètement, la société VOXALY se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, les candidats et les membres de bureaux de vote que la Société GROUPAMA RHONE-ALPES AUVERGNE lui aura fournies préalablement.

La prestation de service comprend notamment :

• La programmation des pages Web d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conforme au matériel électoral.

• La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par collège et/ou établissement de la liste d’émargement et des compteurs de vote, puis de l’affichage des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.

• L’établissement d’une note d’information, la génération des moyens d’authentification (code identifiant) pour chaque électeur et leur envoi selon les modalités prévues au 6.1 du présent protocole d’accord pré-électoral.

• Le chargement de la base de données d’électeurs, avec mention de la civilité, du prénom, du nom, du collège, de l’adresse postale par la Direction des Ressources Humaines de GROUPAMA RHONE-ALPES AUVERGNE.

• Le chargement de la base de données des candidats et des logos des organisations syndicales.

• La mise en place et la programmation des urnes électroniques de vote.

• La gestion et la sécurité du processus électoral pendant la période de vote.

• L’assistance technique.

• La formation des membres des bureaux de vote et des scrutateurs de l’élection.

• La génération et l’envoi des codes pour les présidents et assesseurs des bureaux de vote, nécessaires pour la production des résultats.

• Le système de renvoi électronique des codes.

• La mise en place du procès-verbal électronique.

• L’assistance au démarrage et dépouillement.

• La conservation des données pendant les délais de recours.

• L’envoi d’un mode d’emploi et des moyens d’authentification aux électeurs.

• L’hébergement de l’application sur un site sécurisé 24 h/24.

Ce moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d’assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.

Le vote par Internet permettra notamment :

1. D’allonger la durée du scrutin et d’espérer obtenir ainsi un meilleur taux de participation ;

2. D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible, obtenus rapidement, quelle que soit la complexité des élections et ce, sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;

3. De limiter les risques de votes nuls (enveloppes de vote non signées, erreurs de bulletins, etc.) ;

4. D’éviter les manipulations et le stockage des urnes.

5. De pallier les aléas postaux.

ANNEXE 2 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès unique.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2019-053 du 25 avril 2019.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.