Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES" chez CPAM - CAISSE PRIMAIRE ASSURANCE MALADIE (Siège)

Juin 2021

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre :

La Caisse Primaire d'Assurance Maladie de l'Orne dont le siège est situé 34, place du Général Bonet - 61012 Alençon CEDEX, représentée par XXX, Directeur,

d'une part,

et les Organisations Syndicales représentées au sein de l'organisme respectivement par :

- XX délégué syndical CFDT,

- XX déléguée syndicale CGT,

- XX déléguée syndicale SNFOCOS.

d'autre part,

il a été conclu les dispositions qui suivent:

PRÉAMBULE

Dans un souci de simplification du processus d’organisation et de déroulement des opérations de vote et dans le cadre de la démarche RSO de l’organisme, la CPAM de l’Orne propose aux partenaires sociaux de recourir à un système de vote électronique.

Dès lors, le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et pour les élections des représentants des salariés au Conseil.

Les garanties offertes par le système de vote électronique en termes de sécurité et de confidentialité des votes seront précisées par le cahier des charges dédié.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections relèvent du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats fiables affichés en quelques minutes, sous le contrôle du bureau de vote,

• d’éviter les erreurs de distribution des bulletins de vote,

• de pallier les aléas postaux.

CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE

Tout au long de la procédure de mise en œuvre de cette solution de vote innovante, la CPAM de l’Orne veillera au respect du cadre légal (loi pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004) et conventionnel en vigueur mais aussi à la conformité des exigences règlementaires (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) de confidentialité des données personnelles sensibles.

Ainsi, ce dispositif de vote devra être conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007, du décret du n°2016-1676 du 5 décembre 2016 et du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

En outre, au niveau national, l’UCANSS qui souhaite voir cette solution de vote électronique se développer au sein du Régime Général, a signé un accord-cadre conforme à la procédure de passation des marchés publics, dans le but de favoriser l’accès des organismes de Sécurité Sociale à un système de vote dématérialisé innovant.

Avec ce protocole d’accord, les partenaires sociaux de la CPAM de l’Orne décident de recourir à un dispositif de vote électronique par internet pour les élections professionnelles. De fait, cet accord viendra en référence complémentaire lors des négociations des prochains protocoles d’accord pré-électoraux, lesquels doivent fixer le détail des modalités d’organisation des processus électoraux du CSE ou du Conseil.

ARTICLE 1 : MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour chaque élection professionnelle. Autrement dit, il sera désormais proscrit tout recours au papier pour l’ensemble des opérations de vote et ce, sur l’ensemble des sites de la CPAM de l’Orne et pour l’ensemble des électeurs.

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées au prestataire extérieur retenu conformément à l’accord cadre de l’UCANSS relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique pour les élections au sein des organismes de sécurité sociale. Ce prestataire sera nommément indiqué dans chaque protocole d’accord pré-électoral. Une présentation de ce prestataire et des services proposés sera organisée à la demande des représentants du personnel.

ARTICLE 2 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Durant cette période, les électeurs pourront accéder au système de vote 24 heures sur 24 depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de mission ou de villégiature, en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

En cas de second tour, le système de vote électronique sera accessible durant la même période.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Article 2.1 – Paramétrage de la solution de vote par le prestataire

Le prestataire mettra à disposition de l’organisme un ensemble de deux serveurs distincts dédiés au vote électronique par internet pour la durée totale des élections conformément au Code du Travail. Un système informatique pour le fichier des électeurs et un pour le contenu de l’urne électronique.

Le paramétrage sera strictement conforme aux exigences règlementaires, fonctionnelles et techniques précisées dans l’article 1.5 du cahier des clauses techniques particulières de l’accord cadre UCANSS relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique pour les élections au sein des organismes de sécurité sociale.

La CPAM de l’Orne transmettra tous les référentiels électoraux au prestataire pour paramétrage dans le système de vote électronique. Aussi, le prestataire devra disposer d’un outil sécurisé et sûr de collecte de l’ensemble des documents, de façon centralisée.

Le prestataire mettra à disposition de l’organisme deux plateformes distinctes, une pour les électeurs et une autre pour les gestionnaires de l’élection dont les fonctionnalités seront différentes.

A minima, la plateforme « Electeurs » comprendra :

• Un espace de connexion sur lequel le votant entrera les identifiants qu’il aura reçus par voie postale en accord avec les recommandations de la CNIL et avec le protocole d’accord préélectoral ;

• Un espace d’accueil avec une présentation des scrutins, un accès aux candidatures et professions de foi dématérialisées au format PDF avec l’apparition des logos ;

• Un accès à une documentation technique d’utilisation de la plateforme ainsi qu’un numéro de la cellule d’assistance technique à contacter en cas de demande d’aide au vote ou à l’usage d’une fonctionnalité sur la plateforme.

A minima, la plateforme « Gestionnaire » (dédiée au Département RH et membres du bureau de vote) comprendra :

• Un espace de connexion sur lequel le gestionnaire entrera les identifiants qu’il aura reçus par voie postale en accord avec les recommandations de la CNIL et avec le protocole d’accord préélectoral ;

• Un accès aux listes électorales dématérialisées, ainsi qu’aux candidatures et professions de foi avec les logos apparents (documents au format PDF) ;

• Un suivi en direct du taux de participation à l’élection ;

• Un journal des événements par scrutin doit être visible et consultable.

Communément aux deux accès :

Le prestataire devra prendre en compte dans son offre un envoi de courrier postal en France métropolitaine.

Tout document devra être rédigé en langue française uniquement et contextualisés en fonction de la spécificité des élections, ainsi qu’aux spécificités de la CPAM de l’Orne.

Les courriers précisant les identifiants et mots de passe seront accompagnés d’une notice d’information sur la solution de vote électronique mise en place pour les élections. Les courriers seront personnalisés à la charte graphique de l’organisme.

Le prestataire détaillera le processus de renouvellement d’identifiants en cas de non réception ou de perte.

Une campagne d’informations telle que décrite dans l’article suivant sera demandée, le paramétrage des adresses électroniques des électeurs sera dès lors nécessaire.

Le prestataire devra s’engager à déployer une cellule d’assistance technique à destination des électeurs et des gestionnaires.

En amont de l’ouverture officielle du vote, un site « test » sera mis à la disposition de la CPAM de l’Orne afin que des tests puissent être effectués par le prestataire et les gestionnaires désignés de la CPAM de l’Orne, dans le but de s’assurer que :

- tous les documents sont intégrés et sont consultables en ligne,

- l’urne est bien vide, scellée et chiffrée avant le vote,

- le dépouillement fonctionne.

Suite aux tests, le prestataire devra mettre en œuvre les mesures correctives le cas échéant (d’ordre règlementaire et/ou technique) puis le système de vote pourra être scellé.

Les membres du bureau de vote électronique seront détenteurs des clés de chiffrement et déchiffrement de l’urne électronique. Les membres du bureau procèdent au scellement du système de vote, de la liste des candidats, des listes électorales, des dates d’ouverture et de fermeture du vote et du système de dépouillement. La solution doit pouvoir mettre en évidence que les données sont scellées.

Le prestataire est garant de la mise à disposition et du paramétrage du système de vote, ainsi que de sa bonne utilisation sur la durée totale de l’élection, toutes étapes comprises de la planification à la clôture.

Article 2.2 – Plan de communication, information des salariés, formation

Un plan de communication interne à destination des salariés électeurs, membres des bureaux de vote, candidats aux élections, sera mis en œuvre par le département RH en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.

A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera transmis aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les salariés seront informés de l’ouverture des bureaux de vote. De plus, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour leur rappeler la date limite pour voter, afin d’augmenter le taux de participation.

Tout au long du scrutin, les électeurs auront également la possibilité d’appeler la cellule d’assistance technique déployée par le prestataire, afin d’obtenir toutes informations jugées nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin.

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE

Article 3.1 – Garantir la confidentialité et l’anonymat du vote

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, un code ainsi qu’un mot de passe permettant son identification pour accéder aux pages du serveur de vote.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, pour l’élection concernée.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Toutefois, après saisie de la validation définitive, celle-ci vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de manière à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique recensant tous les votes exprimés.

Le système de vote électronique doit permettre de prouver, a minima, que :

- le scellement est resté fiable pendant l’ouverture du scrutin,

- le vote est anonyme,

- la liste d’émargement ne comprend bien que les électeurs qui ont voté,

- l’urne ne contient bien que les votes relatifs à l’élection en cours,

- le journal de traçabilité des actions est fiable et horodaté.

Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 3.2 – Dépouillement des bulletins de vote

La clôture du scrutin se fera automatiquement à la date fixée par le protocole d’accord préélectoral.

Le dépouillement sera réalisé de façon automatique par les membres du bureau de vote grâce à la saisie des clés de déchiffrement.

Le système de vote effectuera les calculs nécessaires à la proclamation des résultats : calculs détaillés d’affectation des sièges, représentativité, production des procès-verbaux.

A la demande de la CPAM de l’Orne, le prestataire devra être en mesure de réaliser un paramétrage spécifique de son système de vote électronique afin qu’il soit opérationnel pour répondre techniquement au besoin de l’UCANSS de collecte des résultats. Il est rappelé que les résultats doivent parvenir à l’UCANSS sous un délai de 15 jours après leur proclamation.

Article 3.3 – Conservation des données

L’ensemble des données et résultats issus du scrutin seront stockés sur un coffre-fort électronique prévu par le prestataire pendant toute la durée légale de recours, puis détruites selon un calendrier prédéfini.

ARTICLE 4 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.

ARTICLE 5 : FORMALITES ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord sera notifié, dès sa conclusion, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

En outre, en application de l’article R. 2262-2 du code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel.

Le présent accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel prévu par l’article L 123-2-1 du Code de la Sécurité Sociale, via le portail de l’UCANSS. Il sera également transmis à l’unité territoriale de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Enfin, un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil des Prud’hommes d'Alençon.

Il est précisé que le présent accord sera versé dans la base des données nationales, dont le contenu sera publié en ligne.

Fait à Alençon, le 8 juin 2021, en 5 exemplaires,

Le Directeur Les Délégués Syndicaux,

XX CGT XX

CFDT XX

SNFOCOS XX