Accord d'entreprise "Protocole d'accrd relatif à la mise en place du vote électonique pour l'élection des membres du CSE" chez CPAM DE LA CHARENTE MARITIME (Siège)

Protocole d’Accord

relatif à la mise place du vote électronique pour l’élection des membres du CSE

Entre d'une part :

• la Caisse Primaire d'Assurance Maladie de la Charente-Maritime représentée par son directeur :

→ L

Et d'autre part :

• les Organisations Syndicales représentées par :

→

→

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection des membres du CSE dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Le présent protocole a pour objectif de définir et préciser les conditions et modalités de mise en œuvre de ce système de vote dématérialisé.

En décidant d’utiliser un dispositif de vote électronique par internet, dont le développement et la mise en place seront laissés à la charge d’un prestataire externe spécialisé dans ce domaine, la volonté affichée des signataires de l’accord est de sécuriser le vote et de moderniser le processus de vote via la dématérialisation.

Tout au long de la procédure de mise en œuvre de cette solution de vote innovante, la Caisse Primaire veillera au respect du cadre légal (loi pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004) et conventionnel en vigueur, mais aussi à la conformité des exigences règlementaires de confidentialité des données personnelles sensibles (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

Ainsi, ce dispositif de vote devra être conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret du n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

Avec ce protocole d’accord, les partenaires sociaux de la CPAM 17 décident donc de recourir à un dispositif de vote électronique par internet pour renouveler les membres du personnel au CSE.

De fait, cet accord constituera une référence complémentaire à prendre en compte lors de la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral (PAP) prévue au 3^ème trimestre 2023, lequel doit fixer le détail des modalités d’organisation du processus électoral.

Article 1 – Mise en place du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation des prochaines élections des membres du CSE, les partenaires sociaux de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Charente-Maritime conviennent de mettre en œuvre un système de vote électronique dématérialisé par connexion au réseau internet public et/ou sur l’intranet de l’organisme.

Ce dispositif devra être accessible par l’ensemble des salariés électeurs de la Caisse Primaire, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Compte tenu de la complexité technique du système de vote par internet ainsi que de la nécessaire maîtrise des contraintes de sécurisation du vote et de confidentialité des données, il est décidé par les parties signataires que la conception et la mise en place de la solution de vote électronique seront confiées à un prestataire extérieur spécialisé dont l’expertise aura été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Article 2 – Choix du prestataire extérieur

La Caisse Primaire décidera du choix du prestataire extérieur à l’issue de la mise en œuvre du processus de passation d’un marché subséquent à bon de commande exécutée en application de l’accord-cadre signé au niveau national par l’UCANSS, qui relève de la procédure des marchés publics.

Ainsi, au niveau local, il appartiendra à la Caisse Primaire, après l’analyse des offres réceptionnées suite à l’envoi de la lettre de consultation pour mise en concurrence des trois titulaires de l’accord-cadre UCANSS, de déterminer le nom du prestataire retenu pour mettre en place le vote électronique.

L’analyse des offres proposées par les prestataires se fera sur la base d’une grille de notation de critères techniques, de prix mais aussi d’appréciations qualitatives par rapport à la prestation globale. Le prestataire retenu par la CPAM à l’issue de cette consultation devra être nommément indiqué dans le PAP qui sera négocié au 3^ème trimestre 2023.

La solution de vote électronique proposée par ce prestataire devra nécessairement répondre à l’expression d’un besoin spécifique de la CPAM qui est en l’espèce, l’organisation des prochaines élections des représentants du personnel au CSE, planifiée en fin d’année 2023.

Article 3 – Dates et lieu des élections

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur PMF sur le lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Article 4. Modalités d’organisation des opérations

Article 4.1. Liste des électeurs

Le département RH établira un fichier intitulé « listes des électeurs » qui comportera les données suivantes : les noms et prénoms des inscrits, leur date de naissance, leur date d’entrée dans l’lnstitution, leur collège et site d’appartenance et leurs adresses postales, puis le transmettra au prestataire.

Ce fichier a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir les codes confidentiels pour voter par internet.

Article 4.2. Liste des candidats et bulletins de vote

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront envoyées à la Direction, qui les transmettra, en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.

Article 4.3. Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter I’ appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

• En amont du scrutin :

• information sur les conditions et les règles du vote en ligne ;

• information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire.

• Pendant le scrutin :

Afin d’obtenir toutes informations techniques qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote, les électeurs pourront appeler la cellule d’assistance du prestataire mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Pour toutes questions relatives aux modalités de vote, ils pourront contacter les représentants de la Direction des ressources et des Organisations Syndicales.

Article 5 – Déroulement des opérations de votes

5.1 – Transmission d’une notice d’information

Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

5.2 – Matériel de vote – Codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra sur une adresse mail, selon les modalités déterminées dans le protocole d’accord préélectoral, et/ou à son domicile un moyen d’authentification confidentiel.

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés : email professionnel et/ou envoi postal au domicile du salarié.

Pour les deux tours d’élections, lors de la connexion, un 3^ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.

5.3 – Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et éventuellement un troisième identifiant défini par l’organisme et le prestataire (données non triviales).

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, soit par SMS et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.

5.4 – Déroulement du vote

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.

Il pourra alors procéder à son choix :

• choisir une liste complète,

• raturer des candidats,

• voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 6- Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences de confidentialité du vote, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec Ie fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par Ie prestataire garantira ainsi Ie secret du vote et la sincérité des opérations électorales. II est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible aux électeurs pendant Ie déroulement du scrutin.

Article 7 – Consultation de la participation

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle à l’issue du scrutin.

Le Prestataire est aussi autorisé à consulter ces taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. II les consulte sur demande de la Direction de la CPAM.

Article 8 – Le scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote deux correspondants de la Direction des ressources, et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),

• remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

• créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Article 9 – Assistance aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique au bon fonctionnement et à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

Article 10 – Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.

À ce titre :

• ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,

• ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,

• ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,

• ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

• ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,

• ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• les listes électorales,

• les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),

• la composition du bureau de vote,

• l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,

• le journal des événements,

• le code de scellement du système de vote.

Article 11 – Dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et des gestionnaires de l’élection.

1. Procédure de dépouillement

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 2 clés valides sur 3 seront suffisantes pour procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

2. Signature et conservation des listes d’émargement

À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.

Article 12 – Formalités

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

Article 13 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections professionnelles des représentants du personnel au CSE prévues en décembre 2023. Il devient applicable à compter du 1er jour du mois suivant son agrément.

Par ailleurs, chacune des parties signataires du présent accord peut en demander la révision ou la modification dans le cadre du respect des dispositions du code du travail (article L. 2261-7 et suivants). Il entrera en vigueur sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt et de publicité.

Article 14 – Formalités de dépôt et de publicité de l’accord

Après agrément de l’accord, le dépôt se fera sous un double format : une version PDF, signée des partenaires sociaux à destination de la DDETS et une version docx anonymisée pour être publiée dans une base de données nationale ouverte au public. Un autre exemplaire de l’accord sera également adressé en format papier au secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes de La Rochelle.

Conformément aux dispositions légales et règlementaires du code du travail relatives à la publicité, le présent accord sera déposé en ligne, de manière dématérialisée, sur un site dédié : la plateforme de télé procédure du ministère du travail.

La mise en œuvre de la procédure de dépôt et de publicité de l’accord collectif sera réalisée à la diligence de l’employeur. Un exemplaire original de cet accord, dument signé par les partenaires sociaux de la CPAM 17 sera remis en main propre contre récépissé, à titre de notification, à chaque délégué syndical signataire ou non du protocole d’accord.

Considérant que le présent accord s’applique sous réserve de l’agrément de la Direction de la Sécurité Sociale, il sera publié sur l’intranet de la CPAM 17 pour mise à la disposition de l’ensemble des salariés, après qu’il soit agréé.

Fait à La Rochelle, le , en trois exemplaires originaux.

Le Directeur,

Les organisations syndicales signataires