Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au périmètre et au fonctionnement du Comité Social et Économique" chez APEI DE PERIGUEUX (Siège)

Accord d’entreprise relatif au périmètre et au fonctionnement du Comité Social et Economique

Entre : D’une part

L’association Apei Périgueux (Siren 781 703 657) dont le siège social est situé 1 Avenue Hélène Boucher, à Boulazac-Isle-Manoire, représentée par, en sa qualité de Président,

ci-après désignée « l’employeur »

Et : D’autre part

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’association :

• Le syndicat CFDT, représenté par Mme, en sa qualité de déléguée syndicale.

• Le syndicat UNSA, représenté par M., en sa qualité de délégué syndical

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L’ordonnance N°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, modifie en profondeur les règles du dialogue social et l’architecture des instances représentatives du personnel, laissant aux partenaires sociaux dans l’entreprise un large champ ouvert à la négociation.

Conformément aux dispositions légales, un Comité Social et Économique a été mis en place au sein de l’association Apei Périgueux en décembre 2019.

Les mandats des représentants du personnel arrivant à échéance, l’association Apei Périgueux organise de nouvelles élections professionnelles. C’est dans ce contexte que les parties se sont réunies pour notamment déterminer le périmètre de mise en place du CSE.

L’employeur et les Syndicats ont souhaité se saisir de l’opportunité de conclure un accord d’entreprise leur permettant d’adapter le cadre de mise en place du CSE, partageant et réaffirmant leur volonté commune de favoriser le dialogue social par la reconnaissance d’une représentation des salariés adaptée aux caractéristiques de l’Apei Périgueux.

Sommaire

Partie I – Opérations Electorales et Durée des mandats 3

Article 1 – Calendrier électoral 3

Article 2 – Recours au vote électronique 3

Article 3 – Durée des mandats 3

Partie II – CSE unique et Nombre de sièges 3

Article 4 – CSE unique 3

Article 5 – Nombre de sièges 4

Article 6 – Heures de délégation 4

Article 7 – Formation 4

Partie III – Fonctionnement du CSE et Attributions 5

Article 8 –Missions et attributions 5

Article 9 –Fonctionnement des réunions 5

Article 10 : Budgets du CSE 6

Article 11 : Organisation de la BDESE 7

Article 12 : Constitution d’une commission SSCT 8

Article 13 : Constitution d'une commission de la formation 9

Article 14 : Constitution d'une commission d’information et d’aide au logement 9

Article 15 : Constitution d'une commission de l’égalité professionnelle 10

Article 16 : Référent harcèlement 10

Partie IV - Conditions de mise en œuvre 11

Article 17: Durée, entrée en vigueur 11

Article 18 : Suivi de l’accord 11

Article 19: Relatif à l’adhésion par une organisation non -signataire 11

Article 20: Révision 11

Article 21: Formalités de dépôt et de publicité 11

ANNEXE 1 : VOTE ELECTRONIQUE 12

Partie I – Opérations Electorales et Durée des mandats

Article 1 – Calendrier électoral

Sous réserve du protocole d’accord préélectoral, l’employeur et les syndicats conviennent d’organiser le premier tour des élections du CSE le 21 novembre 2023.

Le cas échéant, le second tour des élections du CSE aurait lieu le 05 décembre 2023.

Le CSE établira son règlement intérieur (article 2315-24) dans le trimestre qui suivra sa mise en place.

Article 2 – Recours au vote électronique

L’employeur et les Syndicats optent pour une organisation du scrutin en recourant au vote électronique avec un prestataire sélectionné garantissant la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote.

Les parties ont convenu que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’association, en permettant notamment :

-de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

-de faciliter le vote pour les salariés en déplacement, absents, ou travaillant de nuit.

-d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés dans des délais très courts,

-de favoriser un niveau de participation élevé,

-d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Il est décidé par les parties qu’un poste informatique sera à minima accessible par site, afin de permettre aux électeurs de voter sur leur lieu de travail dans des conditions permettant de préserver l’anonymat du vote.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites en annexe 1.

Article 3 – Durée des mandats

La durée des mandats du CSE est fixée à quatre ans, en référence aux dispositions supplétives. Le nombre de mandats successifs au CSE est limité à trois.

Partie II – CSE unique et Nombre de sièges

Article 4 – CSE unique

L’employeur et les Syndicats reconnaissent l’association et l’ensemble de ses établissements et services, actuels ou à venir, comme une entité unique, ne comportant aucun établissement distinct avec autonomie de gestion.

Un seul CSE sera donc mis en place dans l’association et couvrira l’ensemble de ses établissements et services, actuels et à venir.

Article 5 – Nombre de sièges

Le nombre d’élus est défini en fonction de l'effectif de l'association à calculer à la date de l’élection prévue. Il sera donc fixé dans le protocole d’accord préélectoral. La délégation du personnel comporte autant de titulaire que de suppléants.

Les Syndicats seront attentifs à composer leurs listes de candidats en introduisant une représentation la plus équilibrée possible pour que chaque catégorie professionnelle et chaque établissement / service soit représenté au sein du CSE.

En matière de parité Femmes / Hommes, les Syndicats devront composer leurs listes de candidats en respectant la proportion telle qu’on la constatera lors de la conclusion du Protocole d’Accord Pré-électoral parmi les salariés de l’association.

Article 6 – Heures de délégation

Les crédits mensuels d’heures de délégation sont définis par les dispositions législatives :

22 heures par mois pour chaque membre titulaire du CSE.

Soucieuse de permettre au Secrétaire et au Trésorier (membres titulaires du CSE) d’exécuter leur mission dans les meilleures conditions, un crédit d’heures mensuel supplémentaire de 3 heures leur est accordé. Il porte par conséquent leur crédit d’heures mensuel total à 25 heures.

Chaque élu veillera, au mieux des intérêts de tous et de chacun à informer son responsable hiérarchique de ses temps de délégation de manière à lui permettre la mise en place d’une organisation garantissant la continuité de service des personnes accueillies, et ce sans préjudice des dispositions législatives et jurisprudentielles. Un bon de délégation devra être complété par les élus, dans ce sens.

S’agissant des heures de délégation, les titulaires ont la possibilité de :

• Cumuler leur crédit individuel d’heures d’un mois sur l’autre, dans la limite de 12 mois (année civile) Le représentant doit en informer l’employeur au plus tard huit jours avant la date prévue pour l’utilisation des heures cumulées.

• Répartir chaque mois leur crédit d’heures, entre eux et avec les suppléants. Dans ce cas, les membres titulaires concernés doivent informer l’employeur du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois, au plus tard huit jours avant la date prévue pour leur utilisation.

L’information de l’employeur se fait par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux.

L’application de ces deux modalités de répartition des heures de délégation ne doit pas conduire un représentant (titulaire ou suppléant) à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont bénéficie normalement un titulaire.

Article 7 – Formation

Conformément à l’article L. 2315-18 du code du travail, les membres du CSE bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Le financement du stage est pris en charge par l’Association :

• D’une durée maximale de 5 jours pour les membres dont c’est le premier mandat ;

• D’une durée maximale de 3 jours pour les membres dont le mandat a été renouvelé ;

Les départs en formation ne doivent pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche des services.  Ils s’exerceront dans le cadre du droit à formation des élus du CSE qui est rappelé ici comme un droit essentiel à la bonne marche des instances représentatives du personnel.

Partie III – Fonctionnement du CSE et Attributions

Article 8 –Missions et attributions

Les membres du CSE ont pour mission de présenter à l'employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise.

Ils contribuent notamment, avec l’appui de la CSSCT, à promouvoir la santé, la sécurité et les conditions de travail dans l'entreprise et réalise des enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel.

Ils peuvent saisir l'inspection du travail de toutes les plaintes et observations relatives à l'application des dispositions légales dont elle est chargée d'assurer le contrôle.

Le CSE a également pour mission d'assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts :

• Dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière de l'entreprise

• Dans les décisions relatives à l'organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production

Le CSE est informé et consulté sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise, notamment sur :

• Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs

• La modification de son organisation économique ou juridique

• Les conditions d'emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle

• L'introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail

• Les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l'aménagement des postes de travail

Article 9 –Fonctionnement des réunions

Les dispositions d’ordre public fixent 12 réunions par an du CSE dans les entreprises de plus de 300 salariés.

La convocation et l’ordre du jour sont communiqués par le Président du CSE aux membres du CSE et aux représentants syndicaux au moins 7 jours avant la réunion.

Il est par conséquent retenu dans l’association 12 réunions ordinaires qui se dérouleront suivant le contenu, et le calendrier décrit ci-dessous ; le calendrier des réunions pourra toutefois être modifié d’un commun accord entre le Président et le Secrétaire du CSE ;

	12 réunions	Dont 4 CSE avec sujet SSCT	Dont 4 Consultations spécifiques CSE (Article L2312-17)
Janvier	x	x
Février	x
Mars	x		x politique sociale de l’entreprise
Avril	x	x
Mai	x		x situation économique et financière de l’entreprise
Juin	x
Juillet	x	x
Aout	x
Septembre	x
Octobre	x	x
Novembre	x		x orientations stratégiques de l’entreprise + bilans des formations
Décembre	x		x plans de formation

Un mois après l’élection du CSE, l’employeur communiquera sur la situation économique et financière provisoire suivant l’article L.2312-57 du code du travail.

Réunions extraordinaires à l’initiative des membres du CSE :

• Le comité est en outre réuni à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves, ainsi qu'en cas d'événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement ou à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail. (article L2315-27.)

• Le comité peut tenir une seconde réunion à la demande de la majorité de ses membres (article L2315-28, al.3). 

Suppléants :

Ils seront destinataires en tant que membres du CSE de toutes les informations transmises par l’employeur au CSE, incluant les convocations.

Les suppléants seront admis en réunion s’ils remplacent un titulaire absent.

Représentants des commissions :

Lorsque les travaux d’une commission sont inscrits à l’ordre du jour, la présence d’au moins un membre de la commission est nécessaire.

Article 10 : Budgets du CSE

10.1 Budget des activités sociales et culturelles

La contribution de l’employeur au budget des activités sociales et culturelles du CSE est fixée à 1.25 % de la masse salariale brute.

Les organisations syndicales demandent qu’une augmentation du budget des œuvres sociales et culturelles soit envisagée durant le mandat.

10.2 Budget de fonctionnement

La contribution de l’employeur au budget des activités sociales et culturelles du CSE est fixée à 0.2 % de la masse salariale brute.

Article 11 : Organisation de la BDESE

Conformément aux dispositions réglementaires, une base de données unique aussi appelée Base de Données Economiques et Sociales (BDESE) est créée afin de partager l’information sur la situation économique et sociale de l’association.

Parce que l’effectif de l’Association est supérieur à 300 ETP, et en l’absence d’accord, la BDES doit renseigner les catégories d’informations :

-l’investissement (investissement social et investissement matériel et immatériel) ;

-l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ;

-les fonds propres, l’endettement et les impôts ;

-l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants ;

-les activités sociales et culturelles ;

-la rémunération des financeurs ;

-les flux financiers à destination de l’entreprise ;

-les partenariats ;

-les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe ;

-les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise

La BDESE est envisagée comme un support privilégié centralisant les informations nécessaires à la consultation du CSE.

Son contenu pourra être complété par un accord d’entreprise pour :

-déterminer l’organisation, l’architecture et le contenu de la BDESE,

-prévoir que la BDESE n’aura plus à renseigner des informations sur les 2 années précédentes et des perspectives sur les 3 années suivantes,

-prévoir les conditions de fonctionnement, le support ainsi que les critères de consultation et d’utilisation de la BDESE.

Indépendamment des informations mises à sa disposition dans la BDESE, le CSE a accès à un certain nombre de documents et notamment :

-au registre unique du personnel,

-aux documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective établis par l’employeur lorsque tous les salariés occupés dans un service ou un atelier ne travaillent pas selon le même horaire collectif.

Ces documents seront transmis au CSE sur sa demande.

Article 12 : Constitution d’une commission SSCT

Parce que l’effectif de l’Association est supérieur à 300 ETP, une Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) est créée au sein du CSE suivant l’article L. 2315-36 du code du travail.

Attributions :

La commission n’a pas de personnalité autonome ; elle est une émanation du CSE. Elle a vocation à préparer les réunions et délibérations du CSE sur les questions de santé, de sécurité et de conditions de travail (L 2315-38) des salariés et travailleurs handicapés en ESAT. Elle réalisera notamment toute enquête en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles.

Le recours à un expert et les attributions consultatives du CSE ne lui sont pas transférés par le CSE.

Fonctionnement et moyens :

Composition : La CSSCT est composée de 5 membres du CSE dont 1 représentant du collège Cadre du CSE.

Cette commission se réunira quatre fois par an, et sera présidée par l’employeur ou son représentant. (Ce dernier peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’Association, sans que leur nombre soit supérieur à celui des représentants du personnel).

Le temps passé aux réunions est considéré comme temps de travail.

La seule exception prévue par le Code du travail vise les enquêtes du CSE consécutives à un accident ou une maladie professionnelle graves ou à la recherche de mesures préventives liées à une situation d’urgence et de gravité. Ces dernières sont considérées comme du temps de travail. (Article L.2315-11 du code du travail).

Les réunions de la commission précéderont les quatre réunions du CSE sur ce thème.

Conformément aux dispositions en vigueur, seront invités aux réunions de la CSSCT :

-le/les médecin(s) du travail,

-le/les inspecteur(s) du travail,

-les représentants des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

Formation : les membres de la commission pourront bénéficier d’une formation de cinq jours correspondant aux risques ou facteurs de risques particuliers en rapport avec l’activité médico-sociale de l’association.

Le temps consacré aux formations et le financement de l’organisme agréé choisi sont pris en charge par l’association.

Les modalités pratiques d’organisation des réunions de la CSSCT (délai entre la convocation et la réunion, détermination de l’ordre du jour, …) seront définies par le règlement intérieur du CSE.

Article 13 : Constitution d'une commission de la formation

Parce que l’effectif de l’Association est supérieur à 300 ETP, une commission de la formation est créée.

Attributions :

La commission est chargée :

• De préparer les délibérations du comité prévu concernant les orientations stratégiques de l’association et sa politique sociale, les conditions de travail et l’emploi, dans les domaines qui relèvent de sa compétence ;

• D’étudier les moyens permettant de favoriser l’expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information dans ce domaine ;

• D’étudier les problèmes spécifiques concernant l’emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés

Consultations et informations :

Le CSE et la commission de la formation sont consultés sur les problèmes généraux relatifs à la mise en œuvre :

• Des dispositifs de formation professionnelle continue ;

• De la validation des acquis de l’expérience.

Par ailleurs, le CSE et la commission de la formation sont informés des possibilités des actions de formation qui ont été accordées aux salariés, des conditions dans lesquelles ses congés ont été accordés ainsi que des résultats obtenus.

Fonctionnement et moyens :

La commission de la formation est composée de 4 membres du CSE dont 1 du collège cadre.

Cette commission se réunira 4 fois par an, à hauteur de 2 heures par réunion.

Sur la demande des membres de la commission, un représentant de l’employeur pourra y participer

Le temps passé aux réunions est considéré comme temps de travail.

Les modalités pratiques d’organisation des réunions de la commission de la formation (délai entre la convocation et la réunion, …) seront définies par le règlement intérieur du CSE.

Article 14 : Constitution d'une commission d’information et d’aide au logement

Parce que l’effectif de l’Association est supérieur à 300 ETP, une commission d’information et d’aide au logement est créée.

Attributions :

La commission d’information et d’aide au logement facilite le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation. A cet effet, la commission :

-recherche les possibilités d’offre de logements correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation de l’association à l’effort de construction ;

-informe les salariés sur leurs conditions d’accès à la propriété ou à la location d’un logement et les assistent dans les démarches nécessaires pour l’obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre.

Fonctionnement et moyens :

La commission d’information et d’aide au logement est composée de 2 membres du CSE.

Cette commission se réunira 2 fois par an, à hauteur de 2 heures par réunion.

Sur la demande des membres de la commission, un représentant de l’employeur pourra y participer.

Le temps passé aux réunions est considéré comme temps de travail.

Les modalités pratiques d’organisation des réunions de la commission d’information et d’aide au logement (délai entre la convocation et la réunion, …) seront définies par le règlement intérieur du CSE.

Article 15 : Constitution d'une commission de l’égalité professionnelle

Parce que l’effectif de l’Association est supérieur à 300 ETP, une commission d’information de l’égalité professionnelle est créée.

Attributions :

Cette commission est chargée de préparer les délibérations du CSE relatives à la politique sociale de l’association, les conditions de travail et l’emploi.

Fonctionnement et moyens :

La commission de l’égalité professionnelle est composée de 2 membres du CSE

Cette commission se réunira 2 fois par an, à hauteur de 2 heures par réunion.

Sur la demande des membres de la commission, un représentant de l’employeur pourra y participer

Le temps passé aux réunions est considéré comme temps de travail.

Les modalités pratiques d’organisation des réunions de la commission de l’égalité professionnelle (délai entre la convocation et la réunion, …) seront définies par le règlement intérieur du CSE.

La durée annuelle globale des réunions des commissions (formation, information d’aide au logement, égalité professionnelle) représente au total 48 heures. L’employeur a fait le choix de dépasser le nombre d’heures global légal (suivant les articles L.2315-11 et R.2315-7 du code du travail) qui est de 30 heures pour les entreprises de 300 à 1000 salariés.

Article 16 : Référent harcèlement

Pour prévenir, agir et lutter contre les agissements sexistes et les faits de harcèlement sexuel au travail, et conformément à la Loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel, un référent sera désigné par le CSE au sein de ses membres pour réaliser des actions de sensibilisation et de formation, pour mettre en œuvre les procédures internes de signalement et de traitement des situations de harcèlement sexuel.

Les modalités de fonctionnement seront précisées dans le règlement intérieur.

Partie IV - Conditions de mise en œuvre

Article 17: Durée, entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans à compter de la date de signature. A son terme, il cessera de produire effet.

Article 18 : Suivi de l’accord

Afin d’assurer le suivi du présent accord, il est prévu que les parties se réunissent tous les 2 ans.

Article 19: Relatif à l’adhésion par une organisation non -signataire

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’association, qui n’est pas signataire du présent accord, peut y adhérer ultérieurement.

L’adhésion est valable à partir du jour qui suivra son dépôt au secrétariat du Greffe du conseil de prud’hommes compétent et sur la plateforme de dépôt des accords collectifs.

Elle devra être notifiée dans un délai de huit jours, par lettre recommandée aux parties signataires. L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative ne peut être partielle et intéresse donc l’accord dans son entier.

Article 20: Révision

Le présent accord fera l’objet d’une révision dans les conditions légales.

Article 21: Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité, à la diligence de l’employeur.

Fait à Boulazac-Isle-Manoire, le 3 octobre 2023.

Pour la CFDT, Pour l’UNSA

La Déléguée Syndicale, Le délégué syndical,

Pour l’Apei Périgueux,

Le Président,

ANNEXE 1 : VOTE ELECTRONIQUE

• Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

• Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’association (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’association) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

• Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

• Modalités de mise en œuvre du vote électronique

• Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par l’Employeur.

L’Association prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

• Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

• Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

• Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

• Expertise indépendante et formalités de déclaration au registre

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Association seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au registre de traitement des données personnelles.

• Information et formation

L’Association met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une information sur le système de vote électronique retenu.

• Déroulement des opérations de vote

• Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’association.

• Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.

• Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats des organisations syndicales seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront communiqués aux candidats.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

• Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

-l'adresse du serveur de vote,

-des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

-la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

• Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

• Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.