Accord relatif à la mise en place du télétravail

Table des matières

1 Préambule 3

2 Champ d’application 3

2.1 Périmètre de l’accord 3

2.2 Définition et durée du télétravail à domicile 3

3 Conditions de mise en œuvre du télétravail 4

3.1 Conditions d’éligibilité au télétravail 4

3.2 Exclusion de certains emplois et métiers 5

3.3 Proportion limite de télétravailleurs 5

4 Les phases de mise en œuvre du télétravail 5

4.1 Les modalités de validation de la candidature 5

4.2 Avenant au contrat de travail 6

4.3 Les phases de la mise en place du télétravail 7

5 Organisation du télétravail 8

5.1 Organisation matérielle du poste de travail du télétravailleur à domicile 8

5.2 Conditions de travail : temps et charge de travail 10

5.3 Évolution professionnelle et gestion de carrière 11

5.4 Maintien du lien social 11

5.5 Santé, sécurité et suivi médical 12

5.6 Vie privée du salarié en télétravail à domicile 13

5.7 Droit à la déconnexion et connexion choisie 13

5.8 Confidentialité et gestion des incidents informatiques 15

6 Egalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs 16

6.1 Droits individuels 16

6.2 Droits collectifs 16

7 Situations particulières 17

7.1 Pour les salariés handicapés, de plus de 57 ans, ou sur recommandations de la médecine du Travail 17

7.2 Indemnisation du télétravailleur 18

8 Situation exceptionnelle, pandémie ou force majeure 18

8.1 Présentation 18

8.2 Passage en télétravail au domicile et fin du télétravail avec retour dans les locaux de l’Association 19

8.3 Modalités d’organisation du travail du télétravailleur 19

8.4 Relation entre le salarié et l’Association 19

8.5 Temps de travail 19

8.6 Droits et devoirs du télétravailleur et de l’Association 19

8.7 Vie privée du télétravailleur 20

8.8 Confidentialité et protection des données 20

8.9 Santé et sécurité 20

8.10 Indemnisation du télétravailleur 20

8.11 Equipement de travail 20

8.12 Assurance 21

9 Rôle des IRP (Instances représentatives du personnel) et modalités de suivi de l’accord 21

9.1 Rôle des IRP (Instances Représentatives du Personnel) dans le télétravail 21

9.2 Commission de suivi 21

9.3 Référent télétravail 22

9.4 Rubrique spécifique dans le Bilan social 22

10 Durée de l’accord et dispositions générales 22

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction du nombre de trajets domicile - lieu de travail.

Cet accord s’inscrit dans le cadre de la volonté affichée de l’……… de s’inscrire dans une démarche de responsabilité sociale et environnementale. Les partenaires sociaux signataires du présent accord considèrent que le travail à distance peut constituer un des facteurs d’amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salarié(e)s. Toutefois, ils ont porté une attention particulière au maintien d’un lien entre le salarié et l’Association propre à éviter tout phénomène d’isolement.

Son déploiement sera effectué progressivement en application des critères définis dans le cadre de cet accord et en fonction des équipements nécessaires au télétravail disponibles.

Champ d’application

Périmètre de l’accord

Le présent accord s’applique au périmètre constitué par les centres d’activités et le siège de l’Unadev. Par convention, afin de rendre le document aisément accessible aux déficients visuels, il est précisé qu’il ne sera pas fait appel au (e) pour signifier qu’il est fait référence aux hommes ou aux femmes, l’utilisation du seul masculin signifiant, dans le présent accord, homme ou femme.

Définition et durée du télétravail à domicile

Conformément à l’article L 1222-9 du code du travail, le télétravail est défini comme suit :

« …Le télétravail désigne toute forme d’organisation dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »

Ainsi le télétravail s’entend comme une organisation du travail en alternance par laquelle l’activité du salarié est réalisée au domicile de celui-ci pendant un ou plusieurs jours par semaine du lundi au samedi, les autres jours étant réalisés sur le lieu de travail habituel.

La règle est que le salarié doit être présent, a minima, 3 jours par semaine (au prorata en cas de travail à temps partiel) sur le lieu de travail de l’Association. Cette règle s’applique de la même façon lorsque certaines semaines comportent des jours fériés ou lorsque le salarié bénéficie de jours de repos légaux (RTT, congés payés, autres formes d’absences…). Le télétravail pourra être étendu pour les salariés et aux conditions cités au point 7.1.

Le télétravail est organisé en journée pleine ou en demi-journée.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituel. C’est celui qui est déclaré au service RH par le salarié et qui figure sur l’avenant régissant le passage en télétravail. Comme d’habitude, tout changement d’adresse devra être communiqué à ce service.

Conditions de mise en œuvre du télétravail

Conditions d’éligibilité au télétravail

Les salariés entrant dans le champ d’application devront, en outre, répondre aux critères d’éligibilité suivants, étant entendu que ces critères feront l’objet d’une validation par le responsable hiérarchique, le N+2 (quand il y en a un) et le RRH, avec pour chacun, une voix d’égale importance dans la prise de décision :

• Ancienneté dans l’Association : Sont éligibles au télétravail les salariés n’étant plus en période d’essai ainsi que les salariés n’étant plus en période probatoire en cas de changement de poste.

• Présence physique sur le lieu de travail non indispensable. Ainsi, les salariés du bar associatif, les personnes en charge de l’entretien des locaux et les auxiliaires de vie sociales ne pourront pas être en télétravail. La liste des métiers pour lesquels le télétravail est incompatible avec le cœur de métier pourra évoluer en lien avec les évolutions organisationnelles.

• Compatibilité des missions avec le télétravail : le télétravail ne peut être ouvert qu’à des missions pouvant être exercées, au moins partiellement, à distance, sans nuire au bon fonctionnement du service. Ceci exclut du périmètre du télétravail toutes missions nécessitant une présence terrain ou sur le lieu de travail et les missions nécessitant un contact direct avec les bénéficiaires ou avec le public.

• Autonomie dans la fonction : ne sont éligibles au télétravail que les salariés disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans leur fonction et ne nécessitant pas de soutien managérial ou technique d’un collègue rapproché. Les télétravailleurs devront avoir suffisamment intégré les savoirs, les outils dont ils ont besoin pour réaliser les missions qui leur sont confiées.

• Prérequis techniques : ne sont éligibles au télétravail que les salariés disposant à leur domicile d’une connexion internet à haut débit (ADSL ou fibre) et d’une installation électrique conforme.

• Confiance réciproque : la confiance entre le salarié et son manager est le fondement indispensable de la relation de travail dans une organisation incluant une part de télétravail. Comme évoqué, le responsable hiérarchique ne pourra mesurer seul cette confiance, la validation appartenant également au N+2 et à la RRH.

• Espace de travail dédié : le télétravail étant une possibilité offerte au salarié d’exercer une partie de son activité professionnelle à son domicile, l’environnement personnel devra être propice au travail et à la concentration nécessaire. Des contrôles pourront être opérés dans le respect de la réglementation avec l’accord du salarié, et à défaut la demande de télétravail pour l’année suivante pourra être remise en question.

  Ces contrôles seront réalisés au hasard avec l’intervention d’un prestataire externe. Le salarié concerné, sera informé en amont.

Le salarié devra également s’assurer que son poste de travail ainsi que ses dossiers sont en sécurité lorsqu’il s’absente de son espace de travail.

En cas d’impossibilité de donner une suite favorable à une demande de télétravail par un salarié, le refus devra être motivé et expliqué par le manager après validation du N+2 et de la RRH.

Le médecin du travail recevra du service RH, une fois par mois, la liste des salariés en télétravail.

Pour favoriser la présence dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et à l’apprentissage du monde du travail, sont exclus de la possibilité d’opter pour le télétravail les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires et les personnes en contrat de service civique.

Exclusion de certains emplois et métiers

Afin que le lien social soit maintenu, tout employé dont le métier nécessite déjà une absence importante et régulière de son site de rattachement est exclu de l’éligibilité au télétravail.

Proportion limite de télétravailleurs

Aucun service ne peut se retrouver en totalité en télétravail en même temps, cela afin d’assurer la continuité du service.

Le responsable hiérarchique doit nécessairement veiller à ce que le nombre de collaborateurs soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service ainsi que l’organisation de celui-ci. Dans un souci d’équité, une rotation devra être mise en place pour les collaborateurs du service.

En cas d’absence, l’organisation pourra être modifiée. Les conditions de modifications seront précisées dans l’avenant.

Les phases de mise en œuvre du télétravail

Les modalités de validation de la candidature

Demande à l’initiative du salarié

Le télétravail est à l’initiative du salarié. Il est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique du salarié en accord avec la RRH et le N+2, qui apprécient la demande en fonction des conditions d’éligibilité.

Le salarié qui exprime le désir d’opter pour le télétravail en informe son responsable hiérarchique par écrit. Cette demande peut se faire par courriel, par lettre remise en main propre ou par lettre recommandée. Une copie de cette demande sera également adressée à la RRH de l’entité.

Un entretien a lieu afin que le responsable hiérarchique prenne la décision d’accéder ou non à la demande, en accord avec la RRH et le N+2.

Une réponse sera faite dans un délai maximum d’un mois (à compter de la date de remise ou d’envoi de la demande) par le responsable hiérarchique du salarié. Une copie de la réponse sera également adressée à la RRH, au N+2 et à la commission de suivi du télétravail. Passé ce délai, le salarié pourra faire appel à la commission de suivi du télétravail pour connaître la réponse à la demande.

Dans tous les cas le responsable hiérarchique, avec la collaboration de la RRH et le N+2, doit motiver sa réponse par écrit :

• En cas d’acceptation le responsable hiérarchique fournit au salarié l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail ;

• En cas de réponse négative cette décision motivée sera portée à la connaissance du salarié. Une copie de la réponse sera en priorité adressée à la RRH, au N+2 et à la commission de suivi du télétravail.

Demande à l’initiative de l’Association

Dans le cas où la proposition de passer en télétravail émane du responsable hiérarchique lui-même, celle-ci doit être expliquée clairement au salarié, après validation du N+2 et de la RRH.

La procédure est la suivante :

La demande est adressée au salarié (par courriel par lettre recommandée ou lettre remise en main propre) en envoyant une copie à la RRH et au N+2. Le salarié dispose d’un mois pour donner sa réponse, par défaut négative (par courriel ou lettre recommandée).

En cas de réponse positive, toutes les dispositions nécessaires et décrites dans les articles suivants seront mises en place pour accompagner ce passage en télétravail.

En cas de réponse négative du salarié d’accepter cette nouvelle forme d’organisation, ce refus est sans aucune conséquence sur la poursuite de son contrat de travail et ne peut donner lieu à une sanction ou à un reproche quelconque.

Avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail, d’une durée de 12 mois. Il précisera notamment :

• Le lieu d’exercice du télétravail ;

• Les modalités d’exécution du télétravail (le/les jour(s) convenu(s), plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être contacté…) ;

• La durée de la période d’adaptation ;

• Les conditions de réversibilité ;

• Le matériel mis à disposition du salarié ;

• Les restrictions d’utilisation des équipements informatiques et leur sanction.

Les phases de la mise en place du télétravail

La période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation au télétravail est incluse dans l’avenant au contrat de travail.

Dès la signature de l’avenant au contrat de travail, l’employé ou le manager bénéficieront d’une période d’adaptation fixée dans le cadre de cet accord télétravail pour une durée de 3 mois.

Durant cette période d’adaptation, l’employé ou le manager pourront demander la suspension, voire l’arrêt du télétravail en motivant nécessairement cette décision moyennant un délai de prévenance réciproque de 1 mois.

En cas de demande à l’initiative du manager, il devra motiver son refus éventuel par écrit auprès de la RRH et du N+2 qui transmettra, en cas de confirmation du refus cet écrit au collaborateur.

Par la suite, le manager communiquera les raisons de ce refus à son collaborateur.

En cas de demande à l’initiative de l’employé, la demande de suspension sera adressée au manager, au N+2 et à la RRH par courrier recommandé avec accusé de réception.

Une confirmation sera alors adressée à l’employé et il sera alors mis fin automatiquement au télétravail sous un délai d’un mois.

Planification des jours de télétravail et suspension provisoire du télétravail

Le salarié en télétravail choisit ses jours de télétravail en accord avec son manager. Ce choix est inscrit dans l’avenant au télétravail.

Au moment de la signature de l’avenant le manager et le salarié auront donc défini les modalités de suivi managérial.

La modification exceptionnelle est possible par accord mutuel. Elle doit faire l’objet d’une simple information écrite notamment par email.

Le responsable hiérarchique direct pourra, en cas de besoin avéré, demander une suspension provisoire d’une durée de 1 mois renouvelable 2 fois et dans un maximum de 3 mois consécutifs, moyennant un délai de prévenance de 7 jours minimum.

Le manager adressera un mail avec accusé de réception, copie la RRH et le N+2, informant le salarié de cette suspension.

En cas d’action de formation dans le cadre du plan de formation le télétravail est suspendu de fait pendant la durée de la formation.

Réversibilité permanente

L'accord des parties de passer au télétravail est réversible tant à l'initiative du manager que du personnel.

Le salarié peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance d’un mois. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail à domicile.

Le responsable hiérarchique peut, après accord du salarié, mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail depuis le domicile en respectant un délai de prévenance d’un mois. Ce délai permet de gérer convenablement le retour du salarié sur le lieu de travail dans son secteur de rattachement et la restitution du matériel mis à disposition.

Changement de fonction ou de domicile

En cas de changement de fonction, la situation de télétravail devient caduque et sera réexaminée avec le nouveau responsable hiérarchique et le service ressources humaines en regard des critères d’éligibilité et pourra prendre fin.

De façon plus spécifique, en cas de changement de domicile du salarié, la relation de télétravail sera en tout état de cause réexaminée et pourra prendre fin dans l’hypothèse où ce changement est incompatible avec les termes de l’avenant ou les modalités habituelles effectives de télétravail.

Organisation du télétravail

Organisation matérielle du poste de travail du télétravailleur à domicile

Préparation de son domicile au télétravail

Le salarié s’engage dans la mesure du possible à prévoir à son domicile un espace de travail dédié au télétravail. Il doit respecter la stricte confidentialité des informations traitées à son domicile et leur non-accessibilité à des tiers.

5.1.2 Conformité des installations et des lieux

Le télétravailleur assure que dans son domicile et dans son lieu de travail :

• les installations techniques (connexion internet haut débit (ADSL ou fibre), …) sont conformes en fournissant un justificatif de la part de son opérateur ;

• les installations électriques sont conformes en complétant une attestation sur l’honneur (en utilisant le document prévu à cet effet).

Il est entendu que le télétravailleur disposera d’un espace de travail dans son domicile.

L'Association doit pouvoir s'assurer que les locaux utilisés respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ainsi l'employeur, les représentants du personnel compétents en matière d'hygiène, sécurité et conditions de travail et les autorités administratives compétentes ont accès au lieu du télétravail, après avoir obtenu l’accord du télétravailleur et en sa présence.

Le télétravailleur peut demander des conseils en ergonomie auprès du référent télétravail ou du service RH.

Nous recommandons au salarié d’assurer le bon paramétrage de sa box internet, notamment en vérifiant le mot de passe d’accès administrateur et de le changer s’il est faible. De même que le mot de passe d’accès wifi via la box doit être un mot de passe complexe.

5.1.3 Mise à disposition de l'équipement du télétravailleur par l'employeur

Au titre du télétravail à domicile, chaque télétravailleur disposera d’un équipement adapté fourni par l’Association. Il disposera également de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie. Dans le cas où le matériel ne serait pas disponible à la mise en place du télétravail, le salarié devra attendre la mise à disposition de celui-ci.

• Équipements :

  • Ordinateur ;

  • Souris ;

  • Téléphone portable ;

  • Casque audio + micro ;

  • Adaptateur USB pour la téléphonie.

Les impressions devront être réalisées les jours de travail en présentiel.

En fonction des rôles et responsabilités des collaborateurs en télétravail, d’autres outils / matériels peuvent éventuellement être fournis à la demande des Directeurs ou Responsables de département.

Les équipements ci-dessus sont fournis par l’Association.

Les consommables éventuels devront être commandés et retirés dans les bureaux de l’Association selon les procédures en vigueur pour la commande de fournitures de bureau.

L’usage du matériel fourni par l’entreprise est exclusivement réservé au télétravailleur dans le cadre de son activité professionnelle à domicile. Afin d’assurer la sécurité des communications et des données, le télétravailleur ne doit pas installer de logiciels sur le poste qui lui a été fourni sans validation préalable du service informatique. Il est important de noter que les échanges d’informations entre l’ordinateur du télétravailleur et le système d’information de l’Association ne sont sécurisés qu’à partir du moment où le logiciel de connexion au système d’information est actif et connecté (VPN).

5.1.4 Restitution de l’équipement

L’intégralité l’équipement fourni, non nécessaire à l’exercice du travail au sein de l’établissement, devra être rendu en bon état, en cas de cessation de l’activité à domicile ou, sur demande de l’Unadev, en cas de suspension du contrat de travail. Cette restitution interviendra dans les locaux de l’Unadev ou dans les locaux désignés par l’Unadev.

5.1.5 Organisation de l’espace professionnel sur site

En corolaire de la mise en œuvre du télétravail et dans la mesure du possible, la mise en place d’espaces partagés (bureaux ou open spaces) en lieu et place des bureaux individuels sera organisée afin d’optimiser les surfaces occupées et maîtriser les coûts.

Conditions de travail : temps et charge de travail

Temps de travail et plage de disponibilité

L’Association veillera au respect des règles légales ainsi qu’aux dispositions de l’accord sur la durée et l’aménagement du temps de travail en vigueur en matière de temps de travail. Le télétravailleur sera tenu de respecter sur les points qui le concernent ces règles et, plus généralement, les règles fixées par la Direction en matière de durée et d’organisation du travail.

L’avenant au contrat de travail précisera les plages horaires d’accessibilité pendant lesquelles le télétravailleur pourra être joint par l’Association. Ces plages horaires pourront être fixées au sein d’une amplitude maximale de 8h à 20h, dans le respect de la durée maximale journalière / hebdomadaire du temps travail. Les temps de repas et temps de pause sont inclus dans ces plages horaires.

Pendant les périodes de télétravail et dans les plages horaires de référence, le salarié doit être joignable.

Pendant ces plages horaires et dans la limite du temps de travail de l’employé, le télétravailleur sera sous la subordination de l’Association et par conséquent ne pourra vaquer à ses occupations personnelles.

Le salarié en situation de télétravail reste tenu par l’interdiction d’accomplir des heures supplémentaires sans l’accord exprès de l’employeur.

Charge de travail

La charge de travail et les délais d’exécution sont évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’établissement d’appartenance du salarié.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’Association.

Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congés, …), le salarié habituellement en télétravail ne pourra pas télé-travailler de son domicile.

S'agissant des modalités d'exécution de l'activité, les obligations du télétravailleur (le régime de travail, le respect des horaires, l'exécution des tâches qui lui sont confiées, les indicateurs de suivi d'activité, la charge de travail, l'évaluation des résultats...) sont strictement les mêmes que pour les personnels travaillant dans les locaux de l'Association. L'activité demandée au télétravailleur est équivalente à celle des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux habituels de l'Association.

La charge de travail, les délais d’exécution, les objectifs fixés et donc les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’Association. Les objectifs du salarié sont fixés lors de l'entretien annuel.

Évolution professionnelle et gestion de carrière

Chaque année, comme à l’ensemble des collaborateurs de l’Association, la RRH garantit à chaque télétravailleur un entretien avec sa hiérarchie, au cours duquel :

• La charge de travail est examinée ;

• Son activité professionnelle est évaluée ;

• Les perspectives de carrière sont examinées ;

• Les besoins en formation sont abordés.

Une attention particulière à bien décrire les missions et les objectifs devra être portée par le manager à l’occasion de cet entretien.

Maintien du lien social

Les parties conviennent de limiter la situation de télétravail de telle sorte que le télétravailleur soit présent au moins trois jours par semaine au sein de l'équipe, dans le lieu habituel de travail permettant ainsi les rencontres avec les collègues et le manager.

Cependant, il est convenu pour les salariés et aux conditions cités au point 7.1, que le télétravail pourra être étendu, de manière concertée entre le manager, la RRH et le télétravailleur.

Le télétravailleur et son manager ont la possibilité d’opter pour tous moyens techniques qui visent à maintenir le lien social avec le reste de l’équipe sur site (visioconférence, conférence téléphonique…). La mise en place de ces moyens techniques doit se faire en conformité avec les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’Association.

Les salariés en télétravail doivent assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur manager. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur d’organiser son déplacement. A son départ du site de l’Association pour se mettre en situation de télétravail, le salarié devra organiser le transfert d’appel vers son téléphone portable professionnel.

Les salariés en télétravail devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité qu’un employé travaillant sur site.

Les parties rappellent l'importance du rôle du responsable hiérarchique dans la mise en place du télétravail et dans la prévention contre l'isolement du télétravailleur.

Dès lors, le responsable hiérarchique reçoit en entretien le salarié avant Ia mise en place du télétravail afin de lui fournir l'ensemble des informations relatives :

• Aux conditions d'exécution du télétravail ;

• Aux règles de sécurité tant physiques que matérielles ;

• A la faisabilité de la réalisation des tâches à distance ;

• A la prévention contre l'isolement.

Par ailleurs, le responsable hiérarchique doit veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant de ce dispositif soit compatible avec la bonne organisation de son service.

En outre, le salarié en situation de télétravail continue d'être rattaché à son responsable hiérarchique auquel il rendra compte régulièrement de son activité.

Santé, sécurité et suivi médical

Chaque télétravailleur sera informé lors de la signature de son avenant de la politique de l'Association en matière de santé et de sécurité au travail et en particulier des règles relatives à l'organisation du poste de travail.

Le télétravailleur est tenu de respecter et d'appliquer ces politiques de sécurité. Le non-respect des règles par l’employé peut entrainer l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité.

Couverture sociale, accident du travail et arrêt de travail

Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l'Association.

Présomption d’accident de travail

Pendant les jours de travail à domicile prévus par l’avenant au contrat de travail, en cas d’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle, le lien professionnel sera présumé. Dans le cas où des déplacements professionnels seraient prévus sur des journées de télétravail, le N+1 devra être systématiquement prévenu en amont.

Le salarié fournira immédiatement tous les éléments nécessaires à la RRH qui effectuera la déclaration d’accident de travail.

Le salarié en télétravail à domicile doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'Association.

Arrêt de travail

En cas d'arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le télétravailleur à domicile bénéficie du maintien de rémunération en application des règles de couverture sociale de l’Association. Dans tous les cas, le télétravailleur à domicile doit informer son responsable hiérarchique de l'accident ou de l'arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'Association.

Vie privée du salarié en télétravail à domicile

Le télétravailleur a droit au respect de sa vie privée. L'employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile. Dans ce but, l'avenant au contrat de travail fixe les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur à domicile doit être joignable.

Droit à la déconnexion et connexion choisie

Le recours croissant aux outils numériques, désormais incontournables, marque une évolution majeure des modes de travail rendant la frontière des temps de vie professionnelle et personnelle plus imprécise. La Direction souhaite réaffirmer la volonté commune des parties d’assurer le droit effectif à la déconnexion.

Ce constat est pris en compte par les parties qui souhaitent pouvoir encadrer et accompagner de manière pragmatique ce phénomène afin de s’adapter à cette réalité et identifier les mesures de protections nécessaires.

Les parties conviennent que cet encadrement implique d’intégrer une double approche complémentaire l’une de l’autre, cela afin de répondre de façon adaptée aux différents usages et comportements des salariés dans leurs rapports aux connexions professionnelles :

• D’une part, une démarche de protection en rappelant les droits attachés à la déconnexion ainsi que les mesures permettant d’en assurer le respect ;

• D’autre part, une démarche de flexibilité permettant de répondre au constat d’un usage plus ouvert et accompagner ces comportements en alliant vigilance et responsabilisation de l’ensemble des acteurs.

Afin d’éviter la surcharge d’informations, il est recommandé aux utilisateurs de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles et privilégier le face-à-face, lors des phases de travail en présentiel ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

• Utiliser avec modération les fonctions « CC » ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• Éviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

Afin de rendre l’utilisation des outils numériques professionnels plus efficace, il est également demandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire et ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie électronique ;

• Pendant les périodes de congés, d’activer la fonction d’absence au bureau sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• De privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail ;

• Enfin dans un souci d’équilibre des temps de vie professionnelle et des temps de repos, il est rappelé que chacun doit prendre ses jours de congés dans la période définie (incluant les dix jours de congés principaux) et que le responsable hiérarchique doit veiller à la prise de congés de ses collaborateurs.

Chaque salarié, quel que soit son niveau hiérarchique dispose du droit à la déconnexion en dehors de son temps de travail.

Il convient ainsi de retenir les principes suivants :

• Les collaborateurs sont tenus de respecter les périodes de repos quotidien et hebdomadaire ou de congés et de limiter l’utilisation des outils de messagerie ;

• Sauf cas d’extrême urgence ou de crise, ils n’ont pas l’obligation de répondre immédiatement en cas de sollicitation en dehors des heures de travail et ne peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires ;

• Ainsi sauf cas exceptionnels qui se doivent de rester rares, justifiés par la gravité, l’urgence et l’importance du sujet traité et pouvant avoir des répercussions sur la sécurité, l’image, la situation financière de l’Association, chaque salarié doit veiller à se déconnecter des outils numériques (emails, téléphones portables…), en dehors des horaires et des jours de travail (jours de repos : week-ends, jours fériés, congés divers ou toute période de suspension du contrat de travail). Durant ces périodes, les salariés doivent limiter l’envoi de courriels ou d’appels téléphoniques au strict nécessaire en cas d’urgence. Ils n’ont pas l’obligation de lire ou d’en prendre connaissance, ni de répondre aux courriels et appels téléphoniques qui leur sont adressés durant cette période.

Confidentialité et gestion des incidents informatiques

Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur à domicile doit respecter les standards d'utilisation du matériel informatique fixés par l’Association dans le cadre des règles en vigueur dans l'Association.

Il se doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité au titre des informations qui pourraient être portées à sa connaissance dans l'exercice de son activité.

Le salarié s’engage à ne pas copier de documents professionnels, notamment de documents contenant des données personnelles depuis le serveur vers le poste mis à sa disposition, ou tout support amovible non professionnel (clés USB, disques durs externes …). Si le salarié est amené à travailler avec des documents papier, il lui est demandé de ne pas les disperser, et de les ranger systématiquement hors de portée des tiers. De plus, il doit ramener tous les documents au bureau une fois la période de télétravail terminée. Le télétravailleur ne doit jeter aucun document papier dans sa poubelle sans l’avoir auparavant déchiqueté. Si cela est possible, le salarié doit attendre de pouvoir retourner sur le lieu de travail pour détruire les documents de manière sécurisée (usage du broyeur).

Gestion des pannes et incidents informatiques

Le télétravailleur à domicile prend soin des équipements qui lui sont confiés et informe immédiatement le service informatique et son N+1 en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition. Il bénéficie d'un support technique renforcé. En cas d'incident technique l'empêchant d'effectuer normalement son activité, il doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l'activité.

Dans le cas où le salarié ne peut plus travailler en télétravail, le responsable pourra demander au salarié de revenir en présentiel le temps de récupérer le nouveau matériel.

En aucun cas, un télétravailleur pendant une période d’indisponibilité pour cause de problèmes techniques ne se verra imposé de congés (CP, RTT, etc…).

Assurance

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Le matériel mis à disposition est couvert par l’assurance employeur GROUPAMA numéro 05403949L.

Lors de la remise du matériel pour l’exercice du télétravail, le salarié devra compléter une attestation de mise à disposition dans laquelle il s’engagera notamment, à maintenir le matériel dans un parfait état de fonctionnement.

Egalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs

Il est précisé que le collaborateur travaillant à son domicile reste lié à l’Association dans les conditions normales de la législation du travail. Il bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés du siège social, sous réserve des adaptations rendues nécessaires par la situation de télétravail, notamment en application du présent accord d’entreprise.

Droits individuels

Le passage en télétravail à domicile, en tant que tel, constitue un changement de l'organisation du travail et n'affecte donc pas la qualité de salarié du télétravailleur à domicile.

Droits collectifs

Relations avec les IRP (Instances Représentatives du Personnel) et Elections

Les télétravailleurs à domicile ont les mêmes droits collectifs que l'ensemble des salariés de l'Association.

En ce qui concerne notamment les relations avec les représentants du personnel et l'accès aux informations syndicales, les télétravailleurs à domicile bénéficient des mêmes droits que les autres salariés. Ils sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs de leur établissement de rattachement en application des dispositions en vigueur.

Et sont électeurs et éligibles aux élections des instances représentatives du personnel de leur établissement de rattachement.

Situations particulières

Pour les salariés handicapés, de plus de 57 ans, ou sur recommandations de la médecine du Travail

Pour les salariés suite à une déclaration de maternité

Les salariées ayant déclaré leur grossesse et à partir du 5éme mois pourront bénéficier d’une organisation en télétravail jusqu’à leur départ dans le respect du présent accord.

Pour les salariés handicapés et/ou de plus de 57 ans et/ou sur recommandations de la médecine du travail

Les salariés en situation de handicap et/ou de plus de 57 ans, pourront bénéficier d’une organisation en télétravail dans le respect du présent accord.

Sur recommandations de la médecine du travail et dans le cadre de la prévention des RPS (risques psychosociaux) les salariés en difficultés, et plus particulièrement ceux en temps partiel thérapeutique, pourront accéder au télétravail à raison de 3 jours par semaine, dans le respect du présent accord, pour favoriser la reprise de leur activité.

Pour les personnes en situation de handicap ou nécessitant un aménagement particulier de leur poste de travail et à l’appui des recommandations du médecin du travail, une étude spécifique sera faite pour le salarié en télétravail.

Une adaptation éventuelle de son matériel et de son équipement sur son lieu de télétravail sera réalisée.

Exercice occasionnel du travail à domicile

L’exercice occasionnel d’activités professionnelles à domicile ne peut en aucun cas conférer le statut de télétravailleur.

Exécuté de façon exceptionnelle par le personnel, sur accord préalable et exprès de sa hiérarchie, le travail à domicile occasionnel a vocation à répondre à des situations inhabituelles ou d’urgence.

Cette situation est ouverte aux salariés disposant déjà d’outils de travail à distance mis à disposition par l’Association. Elle ne donne pas droit au versement des aides financières instituées au profit des télétravailleurs à domicile.

Tout salarié ne s’inscrivant pas dans un dispositif de télétravail hebdomadaire et régulier, pourra solliciter de télétravailler de manière occasionnelle afin de répondre à des situations inhabituelles et temporaires liées à des contraintes personnelles exceptionnelles ou à des évènements extérieurs (grèves de transport - conditions climatiques extrêmes).

Le nombre de jours ainsi télétravaillés ne pourra excéder 5 jours par année civile. Dans le cas où ces évènements extérieurs perdureraient et avec accord du N+1, du N+2 et de la RRH et information au Président, ce nombre de jour pourra être revu à la hausse.

Dans le cas où les contraintes personnelles perdureraient et avec accord du N+1 et information au RRH, ce nombre de jour pourra être revu à la hausse.

La demande de télétravail occasionnel est effectuée par le salarié par écrit (y compris par courriel) auprès de son Responsable hiérarchique, et mentionne le motif de la demande ainsi que le ou les jours visés. Cette demande est acceptée ou refusée dans les mêmes formes et dans un délai compatible avec la mise en œuvre effective de ce télétravail occasionnel.

Indemnisation du télétravailleur

Afin de compenser la charge financière qui pourrait être engendrée par le télétravail, il sera procédé au remboursement forfaitaire de 1 euro par jour de télétravail.

Le télétravailleur bénéficie, en contrepartie de ses jours de télétravail, de tickets restaurant s’il avait bénéficié de tickets restaurant en travaillant dans les locaux de l’Unadev.

Situation exceptionnelle, pandémie ou force majeure

Présentation

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace épidémique, ou en cas de force majeure, il peut être nécessaire de mettre en place le télétravail. La liste des personnes concernées sera établie en correspondance avec les équipements disponibles, le cas échéant le plan de prévention mis en place par l’Association dans ces circonstances et dans le cadre d’une consultation des instances représentatives du personnel.

Le télétravail, objet de ce titre 8, figure parmi les modalités recommandées par les pouvoirs publics et les Autorités de santé comme mesure complémentaire de prévention et de protection des salariés.

Les parties rappellent, toutefois, le caractère exceptionnel, temporaire et réversible de la situation de télétravail visée par ce titre 8, la durée du télétravail étant limitée à la situation de crise.

Passage en télétravail au domicile et fin du télétravail avec retour dans les locaux de l’Association

Le passage de l’Association en phase de télétravail sera annoncé par la Direction de l’Association. Une consultation de la Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) sera organisée dans les meilleurs délais afin de rappeler ou préciser les modalités d’exercice.

La fin de la phase de télétravail au domicile avec retour des salariés en présentiel sera annoncée par la Direction de l’Association constatant, sur la base des informations délivrées par les pouvoirs publics et les autorités de santé en cas de pandémie, que la situation qui motivait le télétravail au domicile a cessé.

La Direction s’efforcera de prévenir dans un délai raisonnable les salariés en télétravail à domicile de leur date de retour dans l’Association.

Modalités d’organisation du travail du télétravailleur

Les modalités d’exécution de l’activité en télétravail et les missions confiées au salarié sont les mêmes que celles qu’il avait en tant que salarié travaillant dans les locaux de l’Association (régime de travail, durée de travail, exécution des tâches qui lui sont confiées, plages horaires contractuelles, …).

Relation entre le salarié et l’Association

Les différents moyens de communication en usage à l’Unadev (Emails, visio-conférences, audio conférences, réunions notamment réunions des encadrants, matinales …) permettront de diffuser de l’information sur l’évolution de la situation au sein de l’Association.

Afin de maintenir le lien avec le salarié, des contacts réguliers seront organisés par le supérieur hiérarchique. De plus, des points d’étape sur le travail réalisé par les télétravailleurs seront mis en œuvre par le supérieur hiérarchique afin de suivre le travail des salariés en télétravail et également afin de veiller à la juste répartition des tâches au sein de son équipe.

Temps de travail

La durée du travail et les plages horaires restent inchangées pendant l’exécution du télétravail au domicile.

Les télétravailleurs doivent respecter le repos quotidien et hebdomadaire. Ils ne peuvent effectuer d’heures supplémentaires sans l’accord exprès de l’employeur.

Droits et devoirs du télétravailleur et de l’Association

Conscientes de la nécessité de mise en œuvre du télétravail dans un contexte de situation exceptionnelle, notamment de menace d’épidémie, ou de force majeure, les parties précisent que le présent accord n’a pas pour objet de créer un statut juridique distinct pour le salarié passant temporairement en télétravail. Il bénéficie notamment des mêmes droits que ceux cités à l’article 6.

Vie privée du télétravailleur

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur et notamment en respectant les plages horaires où le télétravailleur peut être joint ainsi que le droit à la déconnexion.

Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur s’engage à préserver la confidentialité et la sécurité des données en assurant la sécurité des documents et en préservant le caractère confidentiel des mots de passe.

Santé et sécurité

Le télétravail bénéficie et il est tenu par les dispositions légales, conventionnelles et contractuelles relatives à la santé et à la sécurité au travail cités au point 5.5.

Indemnisation du télétravailleur

Afin de compenser la charge financière qui pourrait être engendrée par le télétravail, il sera procédé aux remboursements forfaitaires de 1 euro par jour de télétravail.

Le télétravailleur bénéficie, en contrepartie de ses jours de télétravail, de tickets restaurant s’il avait bénéficié de tickets restaurant en travaillant dans les locaux de l’Unadev.

Equipement de travail

Le télétravailleur dispose d’équipements portables, d’un accès à distance à ses applications de travail, Il pourra être équipé d’une solution téléphonique si elle est disponible.

Faute de solution de téléphone dédiée, le numéro de téléphone personnel du télétravailleur ne pourra être diffusé et utilisé que par les salariés de l’Association.

Les équipements fournis restent la propriété de l’Unadev et devront être restitués en bon état à l’issue de la période de télétravail ou sur simple demande en cas de suspension du contrat de travail.

Assurance

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile aux mêmes conditions que celles citées à l’article 5.8.3.

Rôle des IRP (Instances représentatives du personnel) et modalités de suivi de l’accord 

Rôle des IRP (Instances Représentatives du Personnel) dans le télétravail

La signature du présent accord fera l’objet d’une information auprès du CSE, conformément aux dispositions légales.

Un bilan de la mise en œuvre de l’accord télétravail sera fait avec la CSSCT dans les 6 mois suivant sa mise en œuvre puis annuellement.

Commission de suivi

Une commission paritaire est constituée pour s’assurer de la bonne application du présent accord. Elle est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale représentative signataire du présent accord, et d’une délégation nommée par la Direction et la Gouvernance.

Elle se réunit chaque année à l’initiative de la Direction ou à défaut sur demande de ses membres dans le mois qui suit la date anniversaire de signature de l’accord, afin d’effectuer un bilan sur la base des indicateurs suivants :

• Nombre de télétravailleurs par catégories professionnelles et par famille professionnelle ;

• Répartition femmes / hommes ;

• Nombre de demandes acceptées / refusées ;

• Problèmes ou difficultés d’adaptation rencontrées par les télétravailleurs et/ou les managers ;

• Réponses ou solutions apportées à ces problèmes ou difficultés ;

• Éventuels accidents intervenus en télétravail ;

• Nombre de sessions de formation ou actions d’accompagnement et de sensibilisation réalisées ;

• Raisons des refus de mise en œuvre du télétravail et motifs;

• Nombre de télétravailleurs relevant d’un handicap ;

• Nombre de télétravailleurs relevant de circonstances collectives particulières (pandémie, évènements climatiques, grève des transports de longue durée …) ;

• Télétravail occasionnel : nombre de télétravailleurs, motifs principaux, nombre de jours télé-travaillés ;

• Nombre de télétravailleurs relevant d’un volume de jours télétravaillés mensuels.

  Ce bilan sera transmis au Bureau pour information.

Au vu de ce bilan elle pourra proposer des aménagements à apporter au présent accord.

L’année de mise en place du présent accord, la Commission se réunira à 6 mois puis à 12 mois.

Cette commission paritaire pourra être saisie, à l’initiative de l’une ou l’autre des parties en fonction de situations particulières qui pourraient se présenter.

Référent télétravail

Un référent télétravail sera nommé par la Direction de l’Association, pour la durée de l’accord pour aider à la mise en œuvre du télétravail. Son rôle sera :

• De répondre aux questions et de conseiller les salariés, les hiérarchiques et les gestionnaires du personnel ;

• De mettre à dispositions les informations et guides ;

• De s’assurer que les formations des hiérarchiques intègrent la notion de télétravail ;

• D’apporter du conseil sur les formations de base requises tant pour le salarié que pour le hiérarchique ;

• De suivre quantitativement et qualitativement la mise en place du télétravail.

Rubrique spécifique dans le Bilan social

Une rubrique spécifique sera ajoutée au bilan social. Elle mentionnera :

• Nombre de salariés en télétravail ;

• Bilan des demandes acceptées / refusées par année fiscale ;

Durée de l’accord et dispositions générales

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, un état des lieux sera fait annuellement avec possibilités de révision. Il entre en vigueur au moment de sa signature. Dans le cas où les révisions ne seraient pas validées par l’ensemble des parties, la dernière version signée de l’accord continuera d’être appliquée.

Toute organisation syndicale représentative, qui n’est pas partie au présent accord peut y adhérer lorsque les formalités prévues par la loi auront été accomplies.

Le présent accord peut faire l’objet d’une dénonciation dans le respect des dispositions légales applicables.

Le présent accord fera l’objet d’une publicité dans les conditions prévues par le Code du travail.

Fait à Bordeaux, le 14 octobre 2021, en 7 exemplaires.

Pour l’Association Pour le syndicat CFDT

Pour le syndicat CGT