Protocole d'accord relatif à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC)

Entre la Caf de la Gironde dont le siège est situé rue du docteur Gabriel Pery

Représentée par ..la Directrice

D’une part et

Les organisations syndicales représentatives définies ci-dessous :

• FO représentée par la déléguée syndicale,

• CFDT représentée par la déléguée syndicale,

• CGT représentée par la déléguée syndicale,

Il a été conclu le présent accord :

Préambule

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de la Caf de la Gironde.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Table des matières

Préambule 1

Table des matières 2

Article 1 : Les besoins numériques identifiés 3

Article 2 : Le périmètre d’utilisation 3

Article 3 : Outils numériques mis à disposition 4

3.1 - Un espace d’échanges numériques avec les salariés 4

3.2 - Un espace d’échanges numériques avec la direction 4

3.3 - Une messagerie partagée par OS 4

3.4 - Une messagerie partagée pour le CSE 4

3.5 - Une visibilité de chaque OS sur l’intranet de la branche « CafCom » 5

3.6 - Une rubrique CSE dans CafCom 5

3.7 - Formation 5

Article 4 : Conditions d’utilisation des outils numériques 5

Article 5 : Liberté d’accès à l’information syndicale. 6

Article 6 : RGPD et respect de la vie privée 6

Article 7 : Matériel mis à disposition 6

.1 - Maintenance du matériel 6

Article 8 : Développement durable 7

Article 9 : Utilisation abusive 7

Article 10 : Entrée en vigueur et durée de l’accord 7

Article 11 : Publicité et dépôt de l’accord 7

7

Les besoins numériques identifiés

Les principaux éléments de communication numérique sont :

A ces éléments s’ajoutent :

• Les échanges entre les membres d’une organisation syndicale

• Les échanges OS/Direction

Le périmètre d’utilisation

L’utilisation par les organisations syndicales des nouvelles technologies, doit être faite dans le respect du règlement intérieur de l’organisme incluant la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information. Elle doit également :

• Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du système informatique de l’organisme

• Ne pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’organisme

• Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser une publication quel qu’en soit le support.

 Outils numériques mis à disposition

Les outils numériques mentionnés dans cet accord sont issus de l’offre collaborative nationale, et nécessitent une licence Office 365 de type E1, dont le coût est financé par la CNAF.

Leur utilisation n’est pas obligatoire. Tout autre outil numérique ou autre usage que ceux décrits dans cet accord ne sont pas autorisés.

Un espace d’échanges numériques avec les salariés

L’organisme met à disposition de chaque organisation syndicale représentative, un espace d’échanges numériques avec les salariés. Cet espace fonctionne à la façon d’un « forum » : Tous les membres de l’espace collaboratif peuvent voir et participer à tous les échanges.

Tous les salariés X peuvent demander à rejoindre ces espaces (validation nécessaire par l’un des administrateurs désignés par chaque organisation syndicale), et les quitter lorsqu’ils le souhaitent.

Les tracts numériques peuvent être déposés et publiés dans cet espace numérique.

Un espace d’échanges numériques entre adhérents d’une même OS

L’organisme met à disposition de chaque organisation syndicale représentative, 1 espace d’échanges numériques entre adhérents d’une même organisation syndicale. Cet espace est distinct de celui décrit au paragraphe 3.1.

Tous les adhérents d’une même organisation syndicale peuvent demander à rejoindre ces espaces (validation nécessaire par l’un des administrateurs désignés par chaque organisation syndicale), et les quitter lorsqu’ils le souhaitent.

Un espace d’échanges numériques avec la direction

La Direction de l’organisme utilise et gère également un espace d’échanges numériques dédié à ses relations avec les organisations syndicales et le CSE. Tous membres d’une organisation syndicale représentative et du CSE peuvent y participer.

Une messagerie partagée par organisation syndicale

L’organisme met à disposition une boîte aux lettre partagée par organisation syndicale représentative. Les agents désignés par les organisations syndicales, peuvent consulter et répondre aux messages reçus à cette adresse. Cette boîte peut être utilisée tant pour les échanges individuels avec les salariés, que pour des échanges avec l’extérieur de l’organisme.

Une messagerie partagée pour le CSE

L’organisme met à disposition une boîte aux lettre partagée pour le CSE. Les agents désignés par le secrétaire du CSE, peuvent consulter et répondre aux messages reçus à cette adresse. Cette boîte peut être utilisée tant pour les échanges individuels ou groupés avec les salariés, qu’avec la Direction, et pour des échanges avec l’extérieur de l’organisme.

Une visibilité de chaque OS sur l’intranet de la branche « CafCom »

L’organisme met en œuvre une rubrique dédiée pour chaque OS dans CafCom. Ces rubriques contiennent des liens, permettant l’orientation des salariés vers les informations et espaces d’échanges qui les intéressent. Ces rubriques sont gérées par la Direction Adjointe Ressources.

Une rubrique CSE dans CafCom

Le Comité Social et Economique de la Caf de la Gironde dispose d’une rubrique dédiée sur CafCom, utilisée pour que les salariés puissent accéder à de l’information générales liées à son activité. Elle contient notamment un lien vers le site internet du CSE construit et géré par le CSE de manière autonome. La gestion du site internet du CSE ne fait pas partie du périmètre de ce protocole.

La rubrique CSE dans CafCom, gérée par la Direction Adjointe Ressources, permet aux salariés de consulter une copie des publications liés au dialogue social (CR de réunions CSE, ordres du jour, documents associés).

Cette rubrique CSE dans CafCom, concerne les attributions professionnelles et économiques et les activités sociales et culturelles telles que prévues à l’article L2312-18 du Code du travail destinées au personnel de la Caf de la Gironde, à l’exclusion de tout autre objet et notamment de nature syndicale.

Formation

L’organisme s’engage à former les délégués syndicaux ainsi que les élus sur les outils numériques mis à disposition.

 Conditions d’utilisation des outils numériques

Seul le matériel informatique professionnel fourni et géré par la Caf permet l’accès à ces outils. En aucun cas, ils ne peuvent être utilisés sur du matériel ou des téléphones personnels.

L’accès à ces outils numériques est possible, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail tout en respectant l’accord collectif d’entreprise relatif au droit à la déconnexion (article 3).

Chaque organisation syndicale prend en charge de façon autonome, la gestion et la responsabilité des espaces numériques et de la boîte aux lettres partagée qui lui sont mises à disposition, en désignant au moins 2 « administrateurs ». Le contenu des publications et messages, est donc placé sous la responsabilité des organisations syndicales. A ce titre, ils ne doivent contenir ni injures, ni diffamation, et assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image (cf : note de direction sur l’utilisation des outils collaboratifs dans l’organisme).

La nature de l’information communiquée doit revêtir un caractère exclusivement syndical, s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales, et respecter les règles relatives au droit de la presse.

Les publications et messages sont identifiés sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

 Liberté d’accès à l’information syndicale.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix, en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

RGPD¹ et respect de la vie privée

Chaque instance représentative du personnel est responsable des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre et à ce titre doivent se conformer strictement au « Règlement Général sur la Protection des Données"

Le Délégué à la Protection des Données national pour la Caf (DPO) et le Référent Informatique et Libertés de la Caf de la Gironde (RIL) ne sont pas compétents pour les traitements émanant des organisations syndicales, du CSE et du CSSCT.

 Matériel mis à disposition

La Caf de la Gironde met à la disposition des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme le matériel suivant :

Pour chaque OS :

• 1 PC fixe + 1 écran + clavier/souris et câbles

• 1 PC Portable + chargeur

Pour l’ensemble des OS :

1 copieur multifonctions partagé. La confidentialité des impressions sera gérée grâce à un code individuel par OS.

Les 2 PC (fixe et portable) sont reliés au réseau Caf. A ce titre, ils disposeront des mêmes caractéristiques, fonctionnalités et contraintes que les PC professionnels des agents. Le respect de la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information et impératif et s’applique donc exhaustivement à l’activité syndicale, dans le cadre de ce protocole d’accord.

Le matériel mis à disposition reste la propriété de l’organisme.

Maintenance du matériel

Les 2 PC fournis étant conformes aux standards x, et reliés au réseau institutionnel, l’offre de service d’assistance et de dépannage offerte par le Département Etudes Informatique de la Caf, est la même que celle offerte aux agents. La maintenance et le renouvellement du matériel suivent les mêmes modalités que celles des autres matériels x (y compris les consommables).

L’organisme ne peut être rendu responsable des dysfonctionnements techniques ou des interruptions nécessaires lors des opérations de maintenance, ni lors de pannes imprévisibles.

Développement durable

Dans une démarche de développement durable et compte tenu des nouvelles technologies mises à leur disposition, les organisations syndicales et les instances s’engagent à réduire au maximum leurs informations sur support papier.

Utilisation abusive

Les parties conviennent d’un commun accord que tous litiges ou désaccords ayant trait à l’appréciation du présent accord seront communiquées par l’une à l’autre des parties, par courrier expliquant la nature des difficultés.

En cas de nécessité, des réunions de mise au point seront organisées, pour rechercher des solutions amiables aux difficultés rencontrées.

Si le différend persiste à l’issue de ces rencontres, les signataires ayant fait part de leur point de vue, l'organisme ou les organisations syndicales peuvent décider de saisir la juridiction compétente si nécessaire.

Le recours en justice n’interviendra qu’en dernier ressort.

En cas de non-respect des termes de ce protocole d’accord, la direction peut retirer le matériel ou l’accès aux outils numériques mis à disposition.

Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prend effet à compter du 1^er jour du mois civil suivant l’agrément ministériel (article L.123.1 et L.123.2 du Code de la sécurité sociale). Sa mise en œuvre sera effective au premier jour du deuxième mois suivant l’agrément.

Il pourra être révisé ou dénoncé selon les dispositions prévues à l’article L.2222-5 et L.222-6 du code du travail.

Publicité et dépôt de l’accord

Conformément aux dispositions du code du travail, le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant plus de 50% des suffrages exprimés au 1^er tour des dernières élections des titulaires au Cse.

Si l’accord est signé par l’employeur et par des organisations syndicales représentatives ne dépassant pas le seuil de 50%, mais ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au 1^er tour des élections, l’accord pourra être validé par référendum selon les modalités qui ont été fixées par mesures réglementaires.

Dés transmission de l’accord aux organisations syndicales, il devra être signé dans les 15 jours.

Fait à Bordeaux, le 6 juillet 2020

La Directrice
La déléguée syndicale FO
La déléguée syndicale CGT
La déléguée syndicale CFDT

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1. Règlement Général sur la Protection des Données↩