CPAM PAU-PYRENEES

N° SIRET:

782 357 156 000 77 (siège)

782 357 156 000 28 (Oloron)

782 357 156 000 36 (Orthez)

782 357 156 000 69 (Mauléon)

782 357 156 000 44 (Mourenx)

782 357 156 000 51 (Nay)

Identifiant convention collective : 0218

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL ET DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA CPAM DE PAU

Entre d’une part, la CPAM représentée par son directeur, Vincent MAGINOT

et

d’autre part, les organisations syndicales représentatives dans l’organisme

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil et au Comité Social et Economique de la CPAM de Pau, afin de faciliter l’organisation de ces élections en simplifiant le processus de vote, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de l’ article 1er du décret n° 2017-1535 du 3 novembre 2017 (article D.231-15 du Code de la Sécurité Sociale) relatif aux élections des représentants du personnel dans les conseils et conseils d'administration des caisses nationales, de l'agence centrale et des organismes locaux du régime général de sécurité sociale qui ouvre la possibilité d’un vote par voie électronique selon les modalités prévues à l’article L.2314-26 du code du travail, et de la loi n° 2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, de son décret d’application n°2007-602 du 25 avril 2007 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles ainsi que dans une démarche de développement durable.

L’article 1 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 (L 2314-26 du Code du Travail) prévoit que les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par la voie du vote électronique.

Dans ce contexte, le présent accord a pour objet de fixer le cadre général de la mise en œuvre de cette modalité dématérialisée de vote.

SOMMAIRE


Article 1. Principe du recours à un prestataire

Article 2. Dates et lieu des élections

Article 3. Modalités d’organisation des opérations

3.1. Listes électorales

3.2. Liste de candidats et bulletins de vote

3.3. Plan de communication

Article 4. Déroulement des opérations de vote

4.1. Transmission d’une notice d’information

4.2. Matériel de vote – Codes confidentiels

4.3. Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

4.4 Modalités de vote

4.5 Déroulement du vote

Article 5. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Article 6. Consultation de la participation

Article 7. Le scellement

Article 8. Assistances aux utilisateurs

Article 9. Bureau de vote

Article 10. Dépouillement

Article 11. Formalités

Article 12. Durée du protocole d’accord

Article 13. Révision

Article 14. Entrée en vigueur de l’accord

Article 1. Principe du recours à un prestataire

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote par voie électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil et au Comité Social et Economique de la CPAM de Pau.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Pour les salariés ne disposant pas de connexion internet ou pour certaines situations très spécifiques d’absentéisme, le vote par correspondance sera possible. Les modalités du vote par correspondance seront détaillées dans le protocole d’accord préélectoral.

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur spécialisé dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant, compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données.

Le prestataire retenu suite à une consultation relevant de la procédure des marchés publics sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral.

Un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés et mis à disposition sur l’intranet.

Article 2. Dates et lieu des élections

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur PMF sur le lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu, de préférence sur une période de douze jours, de 9h30 le 1^er jour à 14h30 le dernier jour du scrutin, pour l’ensemble des collèges et quel que soit le tour, et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter sera considéré comme du temps de travail.

Article 3. Modalités d’organisation des opérations

Article 3.1. Listes électorales

Le service des ressources humaines établira un fichier intitulé « listes électorales » qui comportera les données suivantes : les nom et prénom des inscrits, leur date de naissance, leur date d’entrée dans l’Institution, leur collège d’appartenance et leurs adresses postales, puis le transmettra au prestataire.

Ce fichier a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir les codes confidentiels pour voter par internet.

Article 3.2. Liste de candidats et bulletins de vote

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront envoyées à la Direction, qui les transmettra, en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.

Article 3.3. Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

1. En amont du scrutin :

• information sur les conditions et les règles du vote en ligne ;

• information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire.

2. Pendant le scrutin :

Afin d’obtenir toutes informations techniques qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote, les électeurs pourront appeler la cellule d’assistance du prestataire mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Pour toutes questions relatives aux modalités de vote, ils pourront contacter les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

Article 4.1. Transmission d’une notice d’information

Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

Article 4.2. Matériel de vote – Codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra sur une adresse mail, selon les modalités déterminées dans le protocole d’accord préélectoral, et/ou à son domicile un moyen d’authentification confidentiel.

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’organisme.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés par le biais de la boîte mail professionnelle du salarié et/ou personnelle fourni à l’employeur par le salarié.

De nouveaux codes seront générés en cas de deuxième tour.

Pour les deux tours d’élections, lors de la connexion, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaître la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.

Article 4.3. Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix :

- son département de naissance,

- la clé du numéro de sécurité sociale 

- son code postal de résidence,

- son numéro d’agent (sans la clé)

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.

Article 4.4. Modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Article 4.5. Déroulement du vote

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.

Seules les listes correspondant à son collège et à son établissement lui seront présentées. Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote.

Il pourra alors procéder à son choix :

- choisir une liste complète,

- raturer des candidats,

- voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale.

À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. La liste d’émargement enregistre les données suivantes : nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure de vote.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 5. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences de confidentialité du vote, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible aux électeurs pendant le déroulement du scrutin.

Article 6. Consultation de la participation

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle à l’issue du scrutin.

Le Prestataire est aussi autorisé à consulter ces taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. Il les consulte sur demande de la Direction de la CPAM, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.

Article 7. Le scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les représentants des organisations syndicales représentatives du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

- figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),

- remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

- créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Article 8. Assistances aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

Article 9. Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail.

À ce titre,

- ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,

- ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,

- ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,

- ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

• Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,

• Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édictés et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

- les listes électorales,

- les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),

- la composition du bureau de vote,

- l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,

- le journal des événements,

- le code de scellement du Système de vote.

Article 10. Dépouillement

a) Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Pour les élections des représentants du personnel du Comité Social et Economique : le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

b) Signature et conservation des listes d’émargement

À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.

Article 11. Formalités

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

Article 12 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 13 – Révision

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail

Article 14 – Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt et de l’obtention de l’agrément ministériel.

Il entrera en vigueur sous réserve d’agrément au 1er jour du mois qui suit son agrément.

Dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D 224-7-3 du code de la sécurité sociale, l’accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale, à l’UCANSS et à la CNAM via l’adresse https://accordslocaux.ucanss.fr

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et, en l’absence d’un retour de la Direction de la Sécurité sociale, à l’issue d’un mois après avis du COMEX.

En plus de la transmission à la Direction de la Sécurité Sociale, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS, via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Pau.

Un exemplaire sera remis à chacune des parties signataires.

Le présent protocole sera accessible par voie informatique sur l’Intranet de l’Organisme.

Les dispositions de cet accord sont applicables sous réserve des dispositions conventionnelles ou légales ultérieures plus favorables.

Fait à Pau, le 12 janvier 2022

Le Directeur, Vincent MAGINOT

Pour la C.F.D.T, Alexandra SEIGNAN

Pour la C.G.T, Laurent DEAT-PLACETTE