ACCORD RELATIF AUX MOYENS MATERIELS ET D’INFORMATION OCTROYES A L’EXERCICE DES ACTIVITES SYNDICALES A L’URSSAF ILE-DE-FRANCE

Entre la Direction de l’Urssaf Ile-de-France située 22 rue de Lagny 93100 MONTREUIL, représentée par son Directeur Monsieur * *,

D’une part,

et

Les Organisations Syndicales soussignées,CGT, UGICT-CGT, CFDT, FEC-FO, SNFOCOS, SUD

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Table des matières

Préambule 2

Titre 1 - Les moyens matériels des organisations syndicales 2

Article 1.1 - Les locaux des organisations syndicales 2

Article 1.2 - Les moyens bureautiques mis à disposition des organisations syndicales 3

Titre 2 - Les moyens d’information et de communication 3

Article 2.1 - Généralités concernant l’espace syndical 3

Article 2.2 - L’utilisation de la messagerie électronique 4

Article 2.3 - Diffusion de tracts syndicaux 5

Article 2.4 - Formation 6

Article 2.5 - Les prises de parole syndicales 6

Article 2.6 - L’affichage syndical 6

Article 2.7 - L’utilisation abusive 7

Titre 3 - Le suivi des heures syndicales 7

Titre 4 - Les frais de déplacements des organisations syndicales 7

Titre 5 - L’articulation entre les mandats électifs et syndicaux et l’activité professionnelle 8

Article 5.1 - Adaptation de l’organisation du travail 8

Article 5.2 - Evolution professionnelle 8

Article 5.3 - Evaluation professionnelle 8

Article 5.4 - Entretien d’accompagnement 9

Article 5.5 - Reprise d’activité et reconnaissance des compétences 9

Article 5.6 - Conciliation des temps 10

Titre 6 - Les dispositions générales 10

Article 6.1 - Durée de l’accord 10

Article 6.2 - Révision 10

Article 6.3 - Date d’application et entrée en vigueur de l’accord 10

Article 6.4 - Information du personnel 10

Article 6.5 - Modalités de suivi de l’accord 10

Article 6.6 - Dépôt et publicité de l’accord 10

Préambule

Eu égard à l’accord de prorogation relatif à l’exercice des activités syndicales et au fonctionnement des instances représentatives du personnel et conformément aux dispositions prévues dans le préambule de l’accord relatif à la mise en place et au fonctionnement du CSE à l’Urssaf Ile-de-France, les parties sont convenues de négocier sur les moyens matériels et d’information attribués aux organisations syndicales ainsi que sur les parcours des salariés mandatés.

Le présent accord a notamment pour objet de définir les conditions dans lesquelles les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale sont autorisées à utiliser les moyens de communication informatique de l’organisme. L’accord a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix. L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Pour aboutir à cet accord, la direction de l’Urssaf Ile-de-France et les organisations syndicales représentatives se sont réunies à deux reprises au cours du mois de mai 2019.

Les parties rappellent également que les dispositions de l’accord national relatif à l’exercice du droit syndical du 1^er février 2008 ne sont pas remises en cause par le présent accord.

Titre 1 - Les moyens matériels des organisations syndicales

Article 1.1 - Les locaux des organisations syndicales

Chaque organisation syndicale représentative dans l’organisme dispose d’un local qui lui est propre au siège (immeuble Le Lagny). Sur ce même site, un local est dédié aux réunions intersyndicales.

Un local intersyndical équipé d’un ordinateur est mis à la disposition des organisations syndicales dans chaque site déconcentré (l’ensemble Lagny / Marceau / Rousseau étant considéré comme relevant d’un seul site).

Article 1.2 - Les moyens bureautiques mis à disposition des organisations syndicales

L’Urssaf Ile-de-France met à la disposition de chaque section syndicale constituée par une organisation syndicale représentative dans l’organisme, au sein de leur local situé au siège de l’organisme :

• une ligne téléphonique et un poste téléphonique,

• un ordinateur aux normes de l’organisme,

• un pack office bureautique et le logiciel publisher,

• un accès à l’intranet régional et aux intranets locaux,

• un accès à internet via le réseau Urssaf.

Les imprimantes dont disposent actuellement les sections syndicales restent à leur disposition sans toutefois faire l’objet d’une maintenance dans la mesure où une imprimante collective, avec la possibilité pour chacun d’effectuer des impressions couleurs, est mise à disposition ainsi que les fournitures afférentes. La direction n’est par ailleurs pas opposée à ce que les sections syndicales ajoutent, à leurs frais, une imprimante connectée au réseau dans leur propre local.

Le matériel reste la propriété de l’organisme, et ne peut pas être déplacé, sauf en cas de changement des locaux décidé par l’employeur.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

En cas d’utilisation d’autres matériels ou logiciels une vérification de leur compatibilité avec l’infrastructure informatique de l’organisme est nécessaire.

L’employeur met également à la disposition des sections syndicales, a minima, un ordinateur portable accompagné d’une clé 4G.

Titre 2 - Les moyens d’information et de communication

Article 2.1 - Généralités concernant l’espace syndical

Un espace syndical est conçu pour faciliter la circulation de l’information de l’organisation syndicale vers les salariés de l’organisme. C’est la raison pour laquelle, chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace syndical dédié, accessible simplement par tous les salariés, sur l’Intranet de l’organisme.

Cet espace est utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Chaque organisation syndicale met à jour son espace.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail. Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.

Les organisations syndicales s’engagent, par ailleurs, à respecter la charte informatique en vigueur au sein de l’organisme.

Article 2.1.1 - Le contenu de l’espace syndical

Le contenu des pages de l’espace syndical, messages, publications et tracts joints est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

Article 2.1.2 - Les conditions de mise en ligne

Les interventions sur le site (créations, modifications, suppressions) sont réalisées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail sur le lieu de travail.

Le portail donnant accès à chaque espace syndical est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme.

La création du site et des espaces Internet se fait en collaboration avec la direction des systèmes d’information et la direction de la communication de l’organisme.

Article 2.2 - L’utilisation de la messagerie électronique

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

Article 2.2.1 - Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales.

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation, ou en dehors de leur temps de travail sur le lieu de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats. Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement.

Afin de permettre à tous les utilisateurs de bien identifier l’origine du message, l’objet de chaque message doit commencer par la mention « nom de l’organisation syndicale + message à caractère syndical + objet du message ». Cela doit permettre aux destinataires qui le souhaitent et à leur initiative la création de règles de messagerie pour automatiser une action (archivage, classement, destruction…).

Chaque salarié consultant le site d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

Article 2.2.2 - La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.

L’obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques permettant d’assurer cette confidentialité.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

Les organisations syndicales sont soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …). La résolution d’incidents techniques sera limitée aux matériels et aux applicatifs fournis par l’organisme. En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme sans que les délais d’intervention aboutissent à restreindre l’accès et l’utilisation de ces techniques d’information et de communication des organisations syndicales. A cet effet, la direction s’engage à mettre en place un processus de résolution des problèmes informatiques en y incluant la DRH.

Article 2.3 - Diffusion de tracts syndicaux

Compte tenu de ce qui précède, les organisations syndicales ont la possibilité d’effectuer une diffusion électronique des tracts syndicaux. Une diffusion papier est également envisageable. Dans ce cas, eu égard à l’existence des horaires variables et à l’organisation multi-sites de l’Urssaf, chaque organisation syndicale, dispose, dans chaque site, d’un présentoir permettant le dépôt de tracts. Ces présentoirs sont situés aux entrées de chaque site, ou à défaut - en cas d’impossibilité pratique - dans les zones palières.

Un exemplaire des communications syndicales mises en ligne est communiqué à la direction par messagerie électronique, simultanément à leur mise en ligne.

Par ailleurs, pendant la période électorale, la diffusion des tracts syndicaux dans les espaces de travail est autorisée, ce y compris pendant les heures de travail.

Article 2.4 - Formation

Pour une utilisation optimale du matériel et des moyens mis à disposition, la direction prend à sa charge si nécessaire, la formation des membres des organisations syndicales désignés par celles-ci, dans la limite de 3 personnes par organisation. Le contenu et la durée de ces formations seront déterminés en lien avec la DRH après expression des besoins des utilisateurs.

Article 2.5 - Les prises de parole syndicales

Afin de garantir le respect de la continuité de l’activité de l’organisme, tout en permettant aux organisations syndicales de communiquer de manière souple avec les salariés de l’organisme, les prises de parole syndicales sont autorisées, à chaque section syndicale, sous réserve de l’information préalable de chaque directeur de branche concerné (DRH pour le siège), dans les conditions suivantes :

• respect d’un délai de 2 jours ouvrés avant chaque prise de parole,

• choix de la date et heure de l’intervention par l’organisation syndicale, sous réserve d’une impossibilité signalée par le directeur de branche,

• durée maximale de l’ordre de 15 minutes,

• prise de parole hors des espaces de travail.

• mise à disposition des salles de réunion, sous réserve de leur disponibilité et le cas échéant, possibilité d’utiliser les espaces de pause et des cafétérias pour cette communication (en dehors des heures de repas des salariés).

En tout état de cause, ces prises de paroles syndicales se faisant sur le temps de travail, leur nombre par organisation syndicale ne devra pas excéder 12 par an et par site, sans préjudice des dispositions prévues à l’article 11 de l’accord relatif à l’accompagnement des personnels dans le cadre de la mise en œuvre du projet Urssaf 2020.

Article 2.6 - L’affichage syndical

Les panneaux d’affichage sont positionnés dans les circulations les plus utilisées par le personnel de l’Urssaf, hors espaces d’accueil du public.

Dans la mesure du possible, un panneau par section syndicale est prévu.

Article 2.7 - L’utilisation abusive

En cas de non-respect des dispositions du présent accord, la direction adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres responsables identifiés. Une réunion est alors tenue entre tous les utilisateurs en vue de le régler.

Si le différend persiste à l’issue de cette rencontre, la direction peut décider de saisir la juridiction compétente.

Titre 3 - Le suivi des heures syndicales

Afin d’assurer le bon fonctionnement des services et sauf circonstances exceptionnelles, les salariés titulaires d’un mandat syndical informent, à l’avance, leur responsable de service de leur absence dans un délai de 24 heures.

La direction s’engage à mettre en œuvre les moyens de suivi des heures de délégation.

Titre 4 - Les frais de déplacements des organisations syndicales

Les frais de déplacement des membres visés ci-dessous sont pris en charge par l’employeur lorsqu’ils sont engendrés par l’usage des transports en commun dans les limites définies ci-après.

La prise en charge concerne exclusivement :

• les représentants syndicaux au CSE,

• et les délégués syndicaux.

Les titres de transport forfaitaires journaliers, hebdomadaires, mensuels et annuels sont remboursés, de même que les compléments de parcours Navigo. Cette prise en charge implique, dans tous les cas, la production du justificatif des dépenses engagées, ce à l’identique des procédures prévues pour le remboursement des frais des autres déplacements au sein de l’organisme.

Le remboursement s'effectue sur la base maximum de 5 zones selon la demande du salarié. Concernant les titres de transports annuels, il est étalé sur 12 mois. Le remboursement est effectué au vu de l'attestation annuelle des frais de transport.

Par ailleurs, le remboursement sur la base des indemnités kilométriques se fera à raison d’une autorisation de circuler par organisation syndicale. Aucune prise en charge n'intervient au titre de l'assurance automobile dans le cadre des déplacements effectués en qualité de représentant du personnel, l’Urssaf étant couverte par sa propre assurance.

Titre 5 - L’articulation entre les mandats électifs et syndicaux et l’activité professionnelle

Les parties attachent une importance particulière à la liberté syndicale et à la faculté d’exercer des responsabilités syndicales ou électives. Lorsqu’un salarié décide de s’y investir, certaines garanties doivent être mises en œuvre et son engagement doit faire l’objet d’un accompagnement avant, pendant et après son mandat. C’est en ce sens qu’il est utile de rappeler que l’appartenance syndicale ne peut être prise en compte dans les choix relatifs au recrutement, l’organisation du travail, la formation professionnelle, la rémunération, le déroulement de carrière, le bénéfice d’avantages sociaux ainsi qu’aux mesures disciplinaires.

Article 5.1 - Adaptation de l’organisation du travail

Sans préjudice des dispositions du protocole d’accord Ucanss relatif à l’exercice du droit syndical du 1^er février 2008, le salarié qui exerce une activité élective ou syndicale bénéficie d’un entretien à sa demande avec un représentant de la Direction des ressources humaines et de son responsable hiérarchique, dans les 6 mois du début de mandat. Il peut se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l’organisme.

L’entretien se tient sur le temps de travail et fait l’objet d’un compte-rendu écrit pris en charge par l’employeur.

L’objectif de cet entretien est d’évaluer la disponibilité du salarié mandaté afin de concilier ses activités syndicales et professionnelles. Pour ce faire, des aménagements de poste doivent être proposés et le cas échéant, une adaptation des objectifs doit être proposée.

Article 5.2 - Evolution professionnelle

La situation individuelle des salariés mandatés doit être examinée en tenant compte uniquement de leurs compétences professionnelles et de l’activité déployée pendant la durée consacrée à leur activité professionnelle.

Les salariés mandatés qui en remplissent les conditions bénéficient de la garantie salariale prévue par le code du travail ou par les dispositions conventionnelles. Un comparatif est effectué afin d’attribuer la mesure la plus favorable au salarié.

Article 5.3 - Evaluation professionnelle

Tous les salariés mandatés bénéficient d’un entretien annuel d’évaluation avec leur responsable hiérarchique. Les objectifs fixés dans le cadre de l’EAEA et la charge de travail tiennent compte du temps de présence sur le poste de travail afin d’être réalisables par le salarié.

Ces salariés bénéficient également de l’entretien professionnel, notamment selon les modalités mentionnées à l’article L. 2141-5 du code du travail.

Article 5.4 - Entretien d’accompagnement

À tout moment pendant sa mandature, le salarié, peut à sa demande, être reçu par la direction des ressources humaines.

Article 5.5 - Reprise d’activité et reconnaissance des compétences

La direction souhaite porter une attention particulière aux salariés qui perdent totalement leur mandat du fait du passage au comité social et économique (CSE) notamment en ce qui concerne les besoins en formation. Ces derniers bénéficieront d’un accès privilégié au plan de développement des compétences.

Par ailleurs, les salariés souhaitant reprendre une activité professionnelle sont normalement tenus d’en informer la direction 3 mois à l’avance.

Dans les deux cas évoqués précédemment, le salarié est alors réintégré dans son emploi ou dans un emploi de niveau au moins équivalent à celui précédemment occupé.

A la demande du salarié mandaté, un entretien d’aide à l’orientation de carrière est organisé avec un collaborateur du service RH.

L’entretien se déroule, au plus tard, dans les 6 mois qui suivent l’expiration du mandat. Pour les salariés atteignant la limite légale de renouvellement des mandats, cet entretien peut être anticipé et se dérouler dans les 6 mois qui précèdent la fin du troisième mandat.

L’entretien se tient sur le temps de travail et fait l’objet d’un compte-rendu écrit pris en charge par l’employeur.

Il a pour objet de dresser un bilan de la situation professionnelle du salarié, de définir les modalités de reprise de l’activité professionnelle, les mesures d’accompagnement et/ou de mobilité, de faire le bilan des compétences acquises et de définir ses possibilités d’évolution professionnelle.

Cet entretien peut déboucher sur une formation adaptée au salarié au regard de son poste de travail, et/ou sur un bilan de compétences ou un bilan professionnel interne permettant une réorientation de carrière.

Des mesures d’accompagnement permettant de valoriser les compétences et connaissances qui résultent de l’expérience acquise dans le cadre de l’expérience syndicale peuvent notamment passer par :

• l’aide à la constitution de dossiers dans le cadre de la validation des acquis de l’expérience,

• l’aide et l’aménagement du temps de travail pour le salarié qui s’engage dans une formation diplômante,

• l’appui à l’utilisation du CPF.

L’article L. 6112-4 du code du travail reconnait, par ailleurs, la faculté pour les salariés mandatés syndicaux et/ou élus du personnel d’obtenir une reconnaissance de leur investissement par le biais d’une formation certifiante, séquencée en domaines de compétences transférables et inscrite au répertoire spécifique. Cette certification s’appuie sur la validation de différents certificats de compétences professionnelles transférables. Le recours à ce dispositif, et plus largement, l’accès à une formation certifiante en lien avec l’exercice du mandat seront encouragés.

Article 5.6 - Conciliation des temps

Les mandats électifs et syndicaux nécessitent une conciliation avec l’exercice de l’activité professionnelle de l’intéressé, assurée notamment par la bonne tenue des entretiens de début de mandat.

L’exercice d’un mandat doit également tenir compte des contraintes de la vie familiale. Par conséquent, l’organisation des réunions du CSE, des commissions et des réunions de négociation ne doit pas empêcher l’égal accès de tous à ces réunions.

Titre 6 - Les dispositions générales

Article 6.1 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de quatre ans.

Article 6.2 - Révision

Le présent accord peut être révisé conformément aux dispositions légales en vigueur sous respect d’un préavis de 3 mois.

Article 6.3 - Date d’application et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter de la mise en place du CSE et sous réserve de son agrément.

Article 6.4 - Information du personnel

Une information sera assurée par la direction de l’Urssaf Ile-de-France par le biais des publications internes ou de tout autre moyen approprié.

Article 6.5 - Modalités de suivi de l’accord

A l’issu de cet accord, un bilan complet de sa mise en œuvre sera présenté aux organisations syndicales signataires.

Article 6.6 - Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord fera l’objet de mesures de publicité.

Une fois agréé, il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6, D. 2231-2 et suivants du code du travail sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail « Téléaccords » et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Fait à Montreuil, lejuillet 05 juillet 2019

En 9 exemplaires originaux

Au siège de l’Urssaf d’Ile-de-France

22-24 rue de Lagny

93 100 Montreuil

* *

Directeur

		S.N.F.O.C.O.S
C.F.D.T		S.U.D