Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du télétravail au sein de l'Urssaf Rhône Alpes" chez U R S S A F RHONE ALPES (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL AU SEIN DE L’URSSAF RHONE ALPES

PREAMBULE

L’Urssaf Rhône Alpes s’est engagée dans l’expérimentation puis le déploiement du télétravail depuis 2016, convaincue de la nécessité de développer cette modalité d’organisation du travail permettant à la fois d’agir comme levier de motivation des personnels, d’améliorer le bien-être des salariés en leur permettant notamment de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie privée et de limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieux de travail.

Les technologies de l’information et de la communication offrent aujourd’hui la possibilité de faciliter ces choix d’organisation du travail. Le contexte sanitaire lié à l’épidémie de la COVID-19 a entrainé une expansion sans précédent du télétravail nécessitant que les conséquences en soient analysées et que des enseignements en soient tirés.

Une nouvelle expérimentation du télétravail élargie est mise en place depuis le 1^er septembre 2021 afin d’amorcer la conclusion du présent accord dans ce contexte d’ouverture du télétravail, le souhait de l’Urssaf Rhône Alpes étant d’accompagner le dispositif afin que ce dernier soit en phase avec le contexte d’expansion vécue durant la crise sanitaire et l’évolution sociétale actuelle tout en veillant aux impacts de ce dernier sur les conditions de travail de chacun et sur la nécessité de disposer de modalités de gestion et d’organisation compatibles avec notre capacité à faire.

L’Urssaf Rhône-Alpes fait donc le choix, par le présent accord, de pérenniser cette démarche, en s’appuyant sur l’expérimentation en cours, mais également sur la première généralisation intervenue en 2018. Cette négociation s’intègre aussi en grande partie dans la continuité de l’accord national conclu par l’Ucanss du 11 juillet 2022 relatif au travail à distance, tout en l’adaptant aux spécificités de l’organisme et aux besoins locaux.

Il tend à intégrer les évolutions sociétales en cours (travail hybride et nomade, transformation numérique du travail, éloignement géographique de son lieu de vie du lieu de travail, accentuation du besoin de conciliation vie privée / vie professionnelle, dématérialisation des services par l’usager…) et à garantir, le maintien de la qualité du service rendu aux cotisants, la continuité de service d’une part, de bonnes conditions de travail, une bonne articulation des temps de vie par l’adaptation des organisations et des environnements de travail à ce nouveau contexte d’autre part, mais également le lien de chaque salarié avec l’organisme et le collectif de travail

Des échanges qui ont eu lieu lors des présentes négociations, il ressort que chacun s’accorde à reconnaitre que le travail à distance peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail en contribuant au soutien de la motivation des salariés. En outre, il est un élément incontournable des conditions de travail et d’emploi. Toutefois, tous souhaitent porter une vigilance particulière au maintien du lien entre l’organisme et le salarié en veillant à ce que les mesures présentes dans cet accord permettent un équilibre entre temps de travail sur site et temps de travail à domicile et garantissent une continuité dans les relations de travail, l’accès à l’information… La ligne managériale disposera des moyens et de l’autonomie nécessaires pour en faire une organisation souple et adaptable, répondant à l’ensemble de ces besoins,

ARTICLE 1- Définition du télétravail

Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication selon les modalités définies ci-après.

ARTICLE 2 – Champ d’application

2.1 – Salariés concernés

Sont concernés par le présent accord tous les salariés de l’Urssaf Rhône-Alpes, quelles que soient la durée de leur temps de travail, la nature de leur contrat de travail et l’activité, itinérante ou non et ce, dans la limite des activités non télétravaillables telles que définies en annexe. Le présent accord est également applicable aux stagiaires. Les salariés et stagiaires doivent néanmoins justifier d’une ancienneté de deux mois continue dans l’organisme pour solliciter le recours au télétravail.

Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés soumis à un régime d’astreinte à leur domicile.

Afin de garantir le respect du principe d'égalité de traitement à l'égard des travailleurs handicapés, l'employeur s'assure que l’emploi des personnes handicapées est accessible en télétravail.

Le télétravail est ouvert aux salariés détenteurs d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), pour lesquels le télétravail peut s’avérer une solution prescrite par le médecin. Afin de favoriser le maintien dans leur emploi des salariés en situation de handicap, des aménagements spécifiques pourront être mis en œuvre, lesquels pourront aussi être dérogatoires à ceux prévus par le présent accord.

L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

2.2 – Situations visées

Sont visées par le présent accord, les situations de télétravail dans lesquelles un salarié ou un stagiaire exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l'y contraigne :

a/ À son domicile : Le domicile s’entend comme le lieu de résidence déclaré par l’agent au service des ressources humaines ;

b/ Dans un lieu privé différent du domicile, dès lors que l’adresse est déclarée préalablement à la Direction de l’organisme, qu’elle est stable et se trouve en France métropolitaine;

c/ Sur un site de l’organisme autre que celui de son site de rattachement, si l’implantation des locaux permet l’hébergement d’un salarié supplémentaire ;

d/ Sur un site d’un autre organisme du Régime général de Sécurité sociale avec lequel une convention d’hébergement aura été signée ;

e/ Ou sur un site de coworking.

Les métiers de conseiller offres de services et toute activité d’appels entrants ou sortants de masse ne pourront pas être exercés sur un site de coworking afin de garantir aux cotisants la confidentialité de leurs informations.

L’agent peut déclarer, parmi les lieux dits ‘privés’ soit ceux listés aux points a et b, au maximum deux lieux ainsi qu’un autre lieu parmi les lieux sus listés aux points c, d et e. Les situations exceptionnelles pourront faire l’objet d’une analyse spécifique.

Le lieu d’exercice du télétravail doit être stable et se situer en France métropolitaine lorsqu’il s’agit du lieu privé tel que défini au point b/. Il doit notamment permettre un retour sur site obligatoire en cas de dysfonctionnement, et ce, soit dans la journée, soit au plus tard le lendemain (cf. article 6.6)

ARTICLE 3 – Conditions de mise en œuvre du travail à distance

3.1 – Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.

La Direction ne peut imposer le télétravail à un salarié. Il appartient donc à chaque salarié et stagiaire répondant aux conditions précitées (cf. art. 1 et 2) de solliciter l’accès au télétravail dans les conditions définies au présent accord (cf.art.5.5 et suivants).

L'analyse de la demande se fait eu égard à des critères explicités aux articles 5.2 et suivants du présent accord.

3.2 – Préservation du lien avec l’organisme

3.2.1 – Participation à la vie de l’organisme

Afin de garantir la continuité de l'information et du lien avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que tout autre salarié, stagiaire, aux formations, aux sessions d'information collectives de toute nature, et aux réunions de service.

3.2.2 – Temps minimum de travail effectué dans l’organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent dans le collectif de travail auquel il appartient au moins deux jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail. Le télétravail au sein de l’URA peut donc s’exercer sur une, deux ou trois journées par semaine.

La journée de mission d’un agent est considérée comme un jour de présence au sein du collectif de travail.

Pour les agents à temps partiel dont la répartition du temps de travail comprend des demi-journées contractuelles ou, à temps plein réparti sur 4.5 jours, les demi-journées contractuelles sont également considérées comme une journée de présence au sein du collectif de travail pour le calcul du nombre de jours maximal de télétravail par semaine.

D’une façon générale et afin de garantir la présence minimum de deux jours sur site, les jours de RTT ou de CP ne pourront pas être systématiquement posés sur les jours de présence sur site. Cette règle fait l’objet d’une analyse managériale eu égard à l’organisation du service, à ses besoins en ressources sur la période et à la récurrence de ces demandes.

La règle de présence sur site connait cependant quelques dérogations qui seront explicitées dans des articles dédiés (cf. art. 4.2, 4.3, 4.4).

ARTICLE 4 : Les modalités du télétravail à l’URA

Compte tenu du retour d’expérience de l’expérimentation visant à élargir le télétravail au sein de notre organisme, et notamment du constat d’un besoin de latitude d’organisation au sein des groupes de travail, une modalité de gestion du télétravail unique est mise en place, harmonisée pour tous et flexible.

4.1- Une formule télétravail unique

4.1.1 – Une enveloppe pour tous

Le télétravail est ouvert sous une forme unique soit celle d’une enveloppe jours pour l’ensemble des salariés et stagiaires de l’Urssaf Rhône Alpes compris dans le champ du présent accord.

L’enveloppe jours est d’un maximum de 126 jours par année civile pour un agent à temps plein.

Elle est proratisée en fonction du temps de travail de l’agent. En effet, pour les salariés dont le temps de travail contractuel s’exerce sur moins de 5 jours par semaine, l’enveloppe est proportionnée au nombre de jours travaillés sur la semaine à l’identique du régime de calcul des congés payés (quel que soit le nombre d’heures théoriques de la journée) ou sur deux semaines en cas de formule à 72heures alternées.

• Ex 1 : un agent à temps partiel ou temps plein sur 4.5 jours, aura une enveloppe calculée sur 5 jours de travail sur la semaine.

• Ex 2 : un agent à mi-temps répartis sur 2.5 jours de la semaine disposera d’une enveloppe maximale calculé sur 3 jours/5 alors que si sa répartition est de 5 demi-journées, le calcul de l’enveloppe maximale se fera sur 5 jours/5

Il est nécessaire de se référer au tableau ci-dessous afin de connaître le nombre de jours possiblement ouverts dans l’enveloppe selon le temps de travail de chacun :

 

Temps de travail	Formules temps de travail	Droit enveloppe : maximum en jours par année civile
Temps plein sur 5 jours	Cadres et ADD au forfait et cadres dirigeants	126
	Formule 39-38-37-36 heures par semaine sur 5 jours	126
	Formule 72H : une semaine 5 jours et l’autre semaine 4 jours	114
	36h sur 4,5 jours	126
Temps partiels	4,5 jours par semaine	126
	4 jours par semaine	101
	3 jours par semaine	76
	2,5 jours par semaine	76
	5 demi-journées par semaine	126

L’enveloppe est également proratisée en fonction de la date d’entrée dans le dispositif de télétravail.

4.1.2 – L’adaptation de l’enveloppe à chaque situation de travail 

Le candidat au télétravail, lors de sa demande, propose, dans la limite du forfait indiqué ci-dessus, le nombre de jours souhaité dans le cadre de cette enveloppe. Cette proposition doit être ensuite validée par la ligne hiérarchique lors de la phase d’analyse de la demande de télétravail.

La ligne hiérarchique peut, eu égard au critère d’autonomie notamment (cf. art. 5.2 et suivants) mais également eu égard à l’analyse des activités non télétravaillables dans le poste ou de l’organisation de l’activité, adapter le nombre de jours sollicité au titre de l’enveloppe.

Le nombre de jours de l’enveloppe sera donc fonction :

• du caractère plus ou moins télétravaillable des activités de l’emploi (ex. inspecteurs, FEND, GLP, SI, Accueil…) ainsi que des contraintes organisationnelles de l’emploi. Un tableau précisant les activités non télétravaillables et les contraintes de l’emploi est annexé au présent accord (cf. art. 5.2.1 et suivants).

Il fera l’objet d’une réactualisation tous les ans afin de prendre en compte les évolutions des métiers dans les conditions fixées à l’article sus-référencé.

• de l’autonomie du salarié (cf. art. 5.2.1 et suivants)

• de l’équilibre au sein d’un collectif de travail et entre les collectifs de travail.

Le manager devra, pour valider l’enveloppe sollicitée, prendre en compte les différents paramètres ci-dessus pour arbitrer le volume annuel de l’enveloppe accordée.

4.1.3 - La planification des jours de télétravail

La planification des jours de télétravail est organisée par le manager.

Par principe, la planification se fait au plus tard le 5 du mois précédent la prise effective du télétravail (ex : au 5 janvier pour le télétravail de tout le mois de février).

Lors des planifications, l’équilibre du collectif de travail sera analysé par le manager dans le cadre de sa mission d’organisation des activités pour accorder et / ou nuancer le télétravail planifié eu égard aux contraintes spécifiques du métier sur une période donnée. Le manager est garant de cette analyse pour l'organisation de l’activité au sein de son service.

Dans le cadre de cette analyse, le manager peut, pour des raisons de bonne organisation de son service/département et eu égard aux contraintes du métier sur cette période, modifier, après échange avec le ou les salariés concernés, la répartition des jours de télétravail sollicités.

Aussi, chaque manager dispose de l’autonomie nécessaire :

• pour adapter le délai de planification à ses contraintes d’organisation et de production ;

• pour accorder, au travers cette planification, une certaine fixité des jours de télétravail. Cette possibilité ne doit pas contrevenir aux dispositions garantissant le maintien d’un collectif de travail, à la mise en place d’une réunion de service dans les conditions précisées à l’article 4.1.4 du présent accord ou à la nécessité de répondre aux contraintes de service ;

• pour prendre en compte toute demande de modification, même dans des délais restreints, dès lors que cette dernière ne compromet pas l’organisation de l’activité ou le collectif de travail.

Le mode d'organisation du télétravail décrit à l’article 4.1 ne peut pas conduire à déroger à la règle des deux jours de présence par semaine dans l'organisme, sauf dérogations admises au présent protocole (cf. art. 4.2, 4.3, 4.4).

4.1.4 - L’articulation avec le maintien du collectif de travail et l’organisation de réunions, de formations…

Des temps collectifs en présentiel par équipe sont organisés par le management, conformément au cadrage régional défini, selon une fréquence déterminée. Ils ont vocation à accompagner l’exercice du métier, garantir la continuité d’activité, conserver un lien social, et éviter l’isolement des salariés. La participation à ces temps est obligatoire.

Si exceptionnellement la planification mensuelle n’avait pas permis d’établir l’organisation de ces temps qui, par essence, sont en présentiel, le manager respecte, un délai de prévenance d’a minima 7 jours calendaires permettant aux salariés d’en être informés.

L’organisation et la planification des formations en présentiel par le service formation se réalise dans les mêmes conditions de délai de prévenance mentionné au présent article, sauf circonstances particulières, afin que l’agent concerné puisse anticiper l’organisation du télétravail et ses éventuelles adaptations.

4.1.5 - La prise des jours de l’enveloppe

Conformément à l’une des finalités susvisées, l’un des objectifs du télétravail étant notamment de réduire l’empreinte carbone de chacun en se déplaçant moins pour son activité professionnelle, les jours de télétravail se prennent

• par journée pleine

• par demi-journée

  • pour les agents à temps partiel sur la demi-journée non chômée

  • pour les agents posant une absence

  • Pour les agents d’accueil en raison des contraintes de service

Pour autant, le manager peut exceptionnellement, selon les besoins ou les contraintes d’activité du salarié, accepter la prise de demi-journée de télétravail alors même que l’agent sera sur site l’autre demi-journée.

4.1.6 - La pose des jours de télétravail

L’agent, une fois le planning validé par son manager, pose ses jours de télétravail dans l’outil dédié.

Ces derniers doivent être posés avant la prise effective du télétravail et au plus tard, et à titre exceptionnel, la veille de la prise effective du télétravail.

4.2 - Le télétravail occasionnel

Conformément aux ordonnances n°2017-1387 du 22 septembre 2017, il est ouvert la possibilité de télétravailler de manière occasionnelle, par dérogation aux dispositions du présent accord afférentes au télétravail régulier, au personnel disposant de moyens informatiques nomades permettant un travail en dehors du lieu de travail ou au personnel autorisé à télétravailler.

4.2.1 Les situations visées

Certaines situations définies permettent la pose de jours de télétravail de façon occasionnelle, sur des jours non prévus en télétravail. Les situations prévues sont les suivantes :

• Grève des transports en commun, lorsque celle-ci rend difficile l’accès au lieu de travail

• Intempéries : notamment en cas de gel ou neige empêchant le déplacement du salarié jusqu’à son lieu de travail

• Pénuries de carburant 

• Un événement majeur imprévu impactant de manière significative les principaux axes routiers ou les moyens de transports collectifs.

4.2.2. Les conditions du télétravail occasionnel

Le bénéfice d’un ou plusieurs jours de télétravail occasionnel nécessite :

• un échange préalable avec le manager pour information de sa part sur l’exercice dudit télétravail,

• sa formalisation dans le workflow des absences en indiquant en commentaire le motif du télétravail occasionnel.

La possibilité de télétravailler occasionnellement pour l’ensemble des motifs prévus à l’article 4.2.1 du présent accord est limitée à 8 jours par année civile.

4.2.3. L’articulation du télétravail occasionnel avec la formule de télétravail

Les jours de télétravail prévus à l’article 4.1 du présent accord, d’ores et déjà planifiés, ne peuvent être modifiés pour substituer, en leurs lieux et places, un jour de télétravail occasionnel.

Les jours ouverts au titre du télétravail occasionnel se positionnent en plus des jours d’ores et déjà positionnés sans venir grever l’enveloppe prévue à l’article 4.1.1. Aussi, un agent cumulant un ou des jours en télétravail d’enveloppe jours avec un ou des jours de télétravail occasionnel au cours d’une même semaine pourra, de manière totalement exceptionnelle, être en situation de télétravail sur la semaine entière.

Cette disposition étant totalement dérogatoire au principe de présence de deux jours par semaine sur site, il sera nécessaire à la ligne managériale de s’assurer du caractère exceptionnel de ce cumul.

Les personnels GLP ne peuvent prétendre au bénéfice de ce dispositif. La Direction ne s’interdit pas de lever cette limitation dès lors que le champ des activités télétravaillables évoluera favorablement.

4.3.- Le télétravail pour pic de pollution

Conformément à l’article L1222-9 du Code du travail, l’accord télétravail applicable en entreprise doit préciser les conditions de passage en télétravail, en particulier en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L223-1 du Code de l’environnement. Cette possibilité dérogatoire aux dispositions du présent accord afférentes au télétravail régulier est ouverte au personnel disposant de moyens informatiques nomades permettant un travail en dehors du lieu de travail ou au personnel autorisé à télétravailler.

4.3.1 Les situations visées

Les pics de pollution sont des épisodes de pollution aiguë. Ils peuvent avoir des conséquences sur la santé des personnes les plus fragiles. C’est pourquoi il est nécessaire de réduire les déplacements lors d’épisodes de ce type.

Conformément à l’article L223-1 du Code de l’environnement, en cas d’épisode de pollution importante, le préfet prend, par arrêté préfectoral, les mesures nécessaires. Ces mesures s’entendent de la réduction de la vitesse autorisée, des mesures plus strictes comme le besoin d’alterner les véhicules autorisés à se déplacer en distinguant les plaques d’immatriculation paires et impaires, entrainant ainsi la suspension du droit à circuler pour certains véhicules ou encore l’application des vignettes Crit'Air.

En cas de demande de télétravail pour pic de pollution, la preuve de la situation, soit l’existence de l’arrêté préfectoral pour la zone géographique et la période considérées, doit être apportée par l’agent afin que le manager puisse valider le motif de télétravail.

4.3.2 – Les conditions du télétravail pour pic de pollution

Le domicile et/ou le lieu de travail habituel de l’agent sollicitant ce motif de télétravail doit se situer dans la zone géographique visée par l’arrêté préfectoral.

Le bénéfice d’un ou plusieurs jours de télétravail pour pollution nécessite :

• un échange préalable avec son manager pour information de sa part sur l’exercice dudit télétravail,

• sa formalisation dans le workflow des absences en indiquant en commentaire la référence à l’arrêté préfectoral.

Il n’existe pas de limitation quant au nombre de jours pris annuellement pour ce motif de télétravail.

4.3.3 - L’articulation du télétravail pour pic de pollution avec la formule de télétravail

Les jours de télétravail prévus à article 4.1 du présent accord, d’ores et déjà planifiés, ne peuvent être modifiés pour substituer, en leurs lieux et places, un jour de télétravail pic de pollution.

Les jours ouverts au titre du télétravail pic de pollution se positionnent en plus des jours d’ores et déjà positionnés sans venir grever l’enveloppe prévue à l’article 4.1.1. Aussi, un agent cumulant un ou des jours en télétravail enveloppe jours avec un ou des jours de télétravail occasionnel au cours d’une même semaine pourra, de manière totalement exceptionnelle, être en situation de télétravail sur la semaine entière.

Cette disposition étant totalement dérogatoire au principe de présence de deux jours par semaine sur site, il sera nécessaire à la ligne managériale de s’assurer du caractère exceptionnel de ce cumul.

Les personnels GLP ne peuvent prétendre au bénéfice de ce dispositif. La Direction ne s’interdit pas de lever cette limitation dès lors que le champ des activités télétravaillables évoluera favorablement.

4.4 - Le télétravail dérogatoire

Le télétravail dérogatoire s’entend de situations qui, par leur caractère spécifique et temporaire, peuvent, en suite d’une analyse au cas par cas, donner lieu à un télétravail exceptionnel en ce qu’il déroge, pour une période donnée, à certaines règles précitées et notamment à la présence 2 jours sur site.

Ainsi, et d’une manière plus globale, dès lors qu’une partie de l’activité de l’agent n’est pas télétravaillable, l’analyse de ces situations se fait au cas par cas et en dehors des dispositions ci-dessous.

Les personnels GLP ne peuvent prétendre au bénéfice de ce dispositif. La Direction ne s’interdit pas de lever cette limitation dès lors que le champ des activités télétravaillables évoluera favorablement.

4.4.1 – Les dérogations pour raisons médicales

Certains motifs de télétravail dérogatoires sont soumis à une analyse organisationnelle par la ligne managériale en lien avec la fonction RH. A la suite de cette analyse, l’accord, l’adaptation voire le refus de la demande est notifié à l’agent.

4.4.1.1 – Les préconisations du médecin du travail

Quand le télétravail est préconisé par le médecin du travail afin de permettre le maintien du salarié en activité, l’employeur examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

L’employeur peut notamment se rapprocher du médecin du travail afin de trouver la solution la plus adéquate.

La direction sera attentive à toute demande de télétravail émise par un médecin du travail pour un salarié en situation de handicap disposant d’une RQTH ou d’une invalidité catégorie 1 ou 2, en considération de l’environnement de travail au domicile du salarié et de l’éventuelle adaptation de son poste de travail. En effet, lorsque le télétravail est de nature à favoriser l’emploi ou le maintien dans l’emploi de salariés en situation de handicap, afin d’aménager le poste de travail d’un salarié pour le maintenir en activité en tenant compte de son état de santé, l’employeur examine les conditions dans lesquelles certaines règles peuvent être éventuellement aménagées.

Une étude relative à l’aménagement des postes de travail peut alors être engagée en lien avec les partenaires. L’employeur prend attache du médecin du travail si nécessaire, afin d’échanger sur les modalités d’adaptation dudit poste, le maintien de la personne dans le collectif de travail étant un point d’attention eu égard au risque d’isolement.

4.4.1.2 – La maternité

Lors des premier et deuxième trimestres de grossesse, une organisation spécifique peut être envisagée sous la forme d’un télétravail dérogatoire conformément aux dispositions prévues à l’article 5 de la loi visant à accélérer l’égalité économique et professionnelle (L. n° 2021-1774, 24 déc. 2021 : JO, 26 déc.) et modifiant l'article L. 1222-9 du code du travail.

Dans ce cadre, les salariées concernées, lors des deux premiers trimestres de grossesse, pourront solliciter de télétravailler sans respecter totalement ou partiellement la présence minimum de deux jours sur site pour une période ne pouvant pas excéder 2 mois.

Cette demande nécessite la fourniture d’un certificat médical mentionnant la durée de cette organisation. Elle sera soumise à l’analyse managériale relativement à la compatibilité de l‘organisation du travail sollicitée par l’agent avec l’activité et celles du service. Elle est limitée dans le temps.

Lors de leur dernier trimestre de grossesse, les salariées concernées peuvent demander à être en télétravail sans respecter la présence minimum de deux jours sur site.

Cette demande ne nécessite pas la fourniture d’un certificat médical mais sera soumise à l’analyse de la ligne managériale relativement à la compatibilité de l‘organisation du travail sollicitée par l’agent avec l’activité (organisation, activités télétravaillables…) et celle du service.

4.4.2 – Les aidants familiaux

Compte tenu des situations particulières que revêt le statut d’aidants familiaux, les demandes d’aménagement de l’organisation du travail faites dans ce contexte seront analysées au cas par cas afin d’envisager les modalités d’organisation les plus adéquates tout en veillant à convenir que ces dernières permettent un retour régulier sur site. Les situations seront revues tous les 6 mois afin de s’assurer du maintien de l’organisation spécifique mise en place.

4.4.3 – L’organisation temporaire de l’activité à l’initiative de l’employeur

Des situations exceptionnelles peuvent nécessiter, sur une période déterminée, la mise en place d’un télétravail dérogatoire afin de garantir notamment la santé et la sécurité des agents.

Ces situations, qui ne permettent pas de garantir de bonnes conditions de travail eu égard à l’intervention à réaliser, peuvent être liées à des travaux dans les locaux de l’entreprise pouvant générer des conditions de travail dégradées pour le personnel ou bien encore à un incident sur un site entrainant des dysfonctionnements (panne de chauffage, absence d’électricité, …) de nature à empêcher voire dégrader fortement l’activité sur le site.

Dans ces situations, l’employeur informera les salariés concernés de la mise en place et de la durée de ce dispositif. Les situations particulières feront l’objet d’une analyse précise et d’une recherche de solutions au cas par cas avec la ligne managériale en lien avec la Direction territoriale.

Les membres de la CSSCT sont informés de la mise en œuvre de cette disposition.

ARTICLE 5 – La gestion des demandes de télétravail

5.1 – La demande

La demande de télétravail se fait au travers l’expression formelle d’un souhait.

Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, l’employeur examine la demande.

Les modalités de cette candidature sont précisées au sein du présent accord ainsi que dans une note de gestion.

Le nombre de jours sollicités doit être précisé dans la demande. Ces modalités d’exercice du télétravail seront validées au vu des critères précisés à l’article 5.2.2 lors du processus d’analyse de la demande de télétravail.

La demande formulée peut faire l'objet d’une contreproposition de la hiérarchie.

5.2 – Les critères d’analyse des candidatures

5.2.1 – Critères d’évaluation d’une candidature télétravail

L’analyse de chaque demande est menée par la ligne managériale (le manager voire la ligne managériale en cas de péréquation nécessaire) au regard des critères suivants :

1. Le caractère télétravaillable des activités exercées par l’agent :

➢ Une activité télétravaillable est une activité qui permet à un agent de l’exercer dans un des lieux ouverts au télétravail.

➢ Une activité non télétravaillable est une activité qui, en raison de sa technicité, de la technologie utilisée, des interactions nécessaires entre salariés, de son organisation ou encore du lieu d’exercice de l’activité (entreprise contrôlée, gestion du courrier, maintenance du site…), ne permet pas qu’elle soit exercée sur un lieu autre que son site de rattachement.

Un emploi peut donc, en son sein, recenser des activités télétravaillables et d’autres non télétravaillables.

A titre d’exemple, l’activité d’ouverture du courrier est, du fait de la technologie utilisée, une activité non télétravaillable. Pour autant, au sein de l’emploi de gestionnaire FEND, l’activité d’indexation peut être exercée en télétravail.

L’analyse de la notion d’activité télétravaillable devient un critère d’évaluation de la demande, permettant d’apprécier, eu égard aux besoins du département/service, le nombre de jours de télétravail qui peut être accordé par la ligne managériale, aux fins de garantir la continuité de service et l’organisation des activités. Ces activités dites non télétravaillables sont présentes en annexe au présent accord. Les parties conviennent que cette liste sera revue annuellement lors d’une concertation avec les organisations syndicales, sans toutefois qu’elle ne donne lieu, en cas d’évolution permettant de lever des contraintes sur des activités identifiées, à l’origine, comme non ou peu télétravaillables, à un avenant. En cas de modification, il en sera fait diffusion auprès de l’ensemble des salariés.

2. L’ancienneté de deux mois dans l’organisme : L’agent doit justifier de deux mois minimum d’ancienneté dans l’organisme.

Le salarié qui sollicite la possibilité de télétravailler doit justifier d’une ancienneté de deux mois continus dans l’organisme révolus au moment de l’expression du souhait de télétravail.

3. L’autonomie de l’agent sur l’emploi occupé :

L’autonomie de l’agent sera analysée par le manager. Elle lui permettra de valider ou non la demande de télétravail ou de nuancer (nombre de jours), en cas de besoin, une demande de télétravail, dès lors que l’appréciation objective de cette autonomie montre la nécessité du salarié d’être en proximité de ses collègues, de son manager, de son tuteur ou encore d’être accompagné pour exercer son activité professionnelle dans de bonnes conditions.

4. L’équilibre du collectif de travail :

L’équilibre entre les collectifs de travail fera l’objet d’une analyse globale par la ligne hiérarchique afin de garantir un accès au télétravail dans des proportions relativement similaires et de veiller à un présentiel adapté dans les sites.

Le salarié pourra également faire connaître des « éléments de contexte personnels » (RQTH, aidant…) en échangeant avec son manager, ces informations permettant, le cas échéant, une meilleure appréciation du contexte de demande du télétravail.

5.2.2 – Les critères administratifs et techniques essentiels à la validité d’une demande de télétravail

La demande de l’agent doit, pour être définitivement recevable, en suite d’un avis managérial positif, comporter un certain nombre d’informations administratives et techniques avant l’entrée effective en télétravail et de la possibilité de disposer d’un équipement professionnel permettant le télétravail.

L’agent doit attester sur l’honneur disposer :

1. D’un espace dédié

Le télétravailleur doit attester sur l’honneur auprès de son employeur disposer d’un espace dédié pour exercer à son domicile ou dans un autre lieu son activité professionnelle en télétravail. L’espace doit permettre de travailler dans de bonnes conditions et garantir la confidentialité des dossiers traités et documents de l’entreprise.

2. D’un accès internet personnel illimité

L’accès doit permettre d’accéder à un débit minimum descendant de 2 Mo. Cette préconisation essentielle permet de garantir que le télétravailleur disposera du débit nécessaire pour accéder sans encombrement et dans des conditions satisfaisantes aux outils, applicatifs et droits internet et intranet de l’entreprise ; En cas de débit internet insuffisant empêchant l’exercice de l’activité dans des conditions satisfaisantes, l’employeur pourra, pour cette seule raison, mettre fin à l’accord de télétravail.

3. D’une conformité électrique de son espace de travail en télétravail.

Pour ce faire, l’agent atteste sur l’honneur valider cette conformité.

Il pourra également, lors de l’entrée en télétravail uniquement ou lors du déménagement de sa résidence principale, solliciter, pour cette dernière, la venue d’une entreprise agréée vérifiant cette conformité. Le coût de la visite sera pris en charge par l’Urssaf Rhône Alpes.

L’agent doit produire l’attestation suivante :

L’agent doit également produire une attestation d’assurance en cours de validité pour chaque lieu d’exercice privé en télétravail. En cas de télétravail pendulaire à domicile ou dans un autre lieu, le salarié doit en informer l’assureur dudit domicile en précisant qu’il y exerce une activité professionnelle, et s’assurer que l’assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ses journées de travail. II doit fournir à son employeur une attestation de l’assureur en ce sens avant l’entrée en télétravail. Une campagne annuelle de renouvellement des attestations d’assurance est mise en œuvre.

5.3. – Suite donnée à une demande de télétravail

En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit et notifié au salarié dans un délai maximum de 30 jours après la fin de la campagne de recueil des souhaits et de l’avis managérial sur celui-ci. Le manager prend attache du salarié demandeur aux fins de lui expliciter le refus. Un accompagnement doit être élaboré afin que l’agent puisse développer son autonomie et ses compétences dans l’exercice de ses missions.

En cas d’acceptation, la mise en œuvre du télétravail interviendra conformément aux dispositions des articles 5.5 et suivants après réalisation des formalités administratives obligatoires formalisant l’accord de télétravail et dès lors que le matériel nécessaire à l'exercice de ce télétravail est disponible.

5.4. –La formalisation de l’accord de télétravail

La décision de l’employeur fait l'objet d’une information communiquée au salarié concerné dans les meilleurs délais et au plus tard avant l’entrée en télétravail.

Le salarié reçoit un mail de la fonction RH contractualisant l’accord de télétravail ou les modifications des conditions d’exercice ainsi que les modalités associées.

Le télétravail ne peut débuter sans l’accord formel transmis par l’employeur au salarié.

5.5 – Les campagnes et la gestion des flux

Une fois l’enveloppe validée et notifiée, cette dernière est définitive pour l’année considérée.

5.5.1 – Une campagne annuelle de télétravail.

Concernant la périodicité, des campagnes annuelles seront ouvertes en référence à l’année civile, soit chaque 1^er janvier.

L’accord de télétravail donné dans le cadre d’une campagne annuelle vaut pour l’année civile.

Il est renouvelable par tacite reconduction pour l’année civile suivante sauf demande contraire du salarié ou de l’employeur.

Pour autant, certaines situations peuvent avoir pour effet de faire varier cette dernière en cours de période.

5.5.2 – La gestion des entrées en télétravail ou de certaines modifications en cours de période

L’entrée en télétravail en dehors de la campagne annuelle ou encore, la prise en compte de certaines modifications dans la situation d’un agent ne sont possibles que sous réserve de répondre aux critères suivants :

5.5.2.1 - L’entrée en télétravail en cours de période

L’agent qui dispose de deux mois d’ancienneté continus dans l’organisme ou qui souhaite intégrer le dispositif de télétravail, peut, une fois cette période révolue, procéder à une demande de télétravail.

Cette demande est formulée par l’agent et accompagnée des attestations et documents prévus pour toute demande de télétravail.

Elle doit être validée par le manager, et transmise à la fonction RH au plus tard le 5 du mois, pour garantir une mise en place du télétravail le mois suivant la demande.

5.5.2.2 - Le changement de temps de travail en cours de période

Le changement de temps de travail ayant pour conséquence une modification du nombre de jours travaillés sur la semaine entraine une modification de l’enveloppe allouée.

Aussi, le principe est que l’augmentation ou la diminution du temps de travail d’un agent génère une augmentation ou une diminution proportionnelle de l’enveloppe allouée initialement.

5.5.2.3 - Le changement d’emploi

Il appartient à la ligne managériale d’échanger préalablement avec le salarié, dans le cadre d’un changement d’emploi envisagé, sur l’impact de ce changement sur le télétravail.

En effet, selon l’emploi d’origine, la montée en compétence nécessaire et l’accompagnement envisagé sur le nouvel emploi, la situation diffère.

Le manager devra donc échanger avec l’agent sur une suspension provisoire du télétravail, son aménagement sur une période ou sa poursuite et ses conditions.

Dans le cas d’une suspension du télétravail, elle ne sera pas de plus de deux mois. Le manager en informera la fonction RH. L’agent reprendra le télétravail précédemment accordé à l’issue de la période définie avec le manager sans autres formalités.

5.5.2.4 – Le retour après une période d’absence

Lorsque l’agent a été éloigné un temps important de son lieu de travail en raison d’une suspension de son contrat de travail de 6 mois entrainant par conséquent une suspension provisoire du bénéfice du télétravail, le manager doit analyser la situation de l’agent qui sollicite la fin de la suspension provisoire de son télétravail.

En effet, selon la situation (éloignement plus ou moins long de la situation de travail), la re-montée en compétence nécessaire et l’accompagnement envisagé, diffèrent.

L’éloignement peut nécessiter que l’agent ait tout d’abord besoin d’un temps dit de retour sur site au cours duquel il se réappropriera le contenu de l’emploi, les processus de travail, pour remonter en compétence et regagner en autonomie et où il bénéficiera d’une période facilitante lui permettant de retrouver le collectif de travail…

Le manager dispose de l’autonomie nécessaire pour échanger avec l’agent d’une suspension provisoire du télétravail, d’un aménagement du rythme de prise des jours de télétravail sur une période ou de la poursuite dudit télétravail et de ses conditions.

Dans le cas d’une suspension du télétravail, elle ne sera pas de plus de deux mois. Le manager en informera par écrit le salarié ainsi que la fonction RH. L’agent reprendra le télétravail précédemment accordé à l’issue de la période définie avec le manager sans autres formalités.

Dans le cas d’un aménagement de la planification des jours de télétravail ou d’une reprise pure et simple du télétravail précédemment accordé, le manager en informera la fonction RH. L’agent pourra reprendre dans les conditions définies avec son manager sans autres formalités.

ARTICLE 6 – La vie du télétravailleur

6.1 – Le décompte des jours de télétravail

Les modalités de décompte des jours de télétravail sont uniques. La prise d’une demi-journée ou d’une journée de télétravail est décomptée pour une journée de l’enveloppe, dans toutes les situations.

L’outil de pose des jours de télétravail donne accès pour chaque télétravailleur et à son manager au compteur concaténant les jours de télétravail posés.

6.2 – L’absence du télétravailleur

Dès lors que l’agent est absent de manière imprévue pour un motif ne lui permettant pas d’exercer en télétravail, (ex. maladie, maternité…), la demande de télétravail doit être supprimée de l’outil dédié.

L’agent doit, à son retour, supprimer toutes les déclarations de télétravail non réalisées en raison de son absence.

6.3 – Le changement occasionnel de jours de télétravail

La demande de changement de jour de télétravail est soumise à un délai de prévenance par principe de 7 jours calendaires qu’elle soit à la demande de l’employeur ou à la demande de l’agent (à l’exception des situations de visites médicales pour lesquelles la date du rendez-vous ne dépend pas de l’employeur ou pour les agents d’accueil afin de garantir le service rendu au cotisant). Pour autant, le manager peut, dans le cadre de l’autonomie qui est la sienne, prendre en compte toute demande de modification, même dans des délais restreints, dès lors que cette dernière ne compromet pas l’organisation de l’activité ou le collectif de travail.

Ce changement ne peut avoir pour conséquence de déroger au principe des 2 jours de présence sur site.

6.4 – Le télétravail et le respect des obligations contractuelles du salarié

Lorsque le salarié est convoqué à une visite médicale, il doit s’y rendre, conformément aux prescriptions du règlement intérieur qu’il soit en télétravail ou pas.

6.5 – Le changement de domicile

Le changement de domicile du télétravailleur nécessite une information par le salarié et la production des pièces administratives.

Le lieu ‘privé’, autre que le domicile principal de l’agent, ne peut, eu égard à la nécessité de s’assurer de sa stabilité dans le cadre de l’exercice du télétravail telle que prévue à l’article 2.2 b/ faire l’objet d’une modification d’adresse plus d’une fois par an.

6.6 -L’organisation du télétravail en cas de panne

En cas de panne technique temporaire, soit de quelques heures, le temps d’attente est considéré comme du temps de travail effectif.

Dès lors que l’agent est confronté à une situation de dysfonctionnement de son outil de travail, il prend attache de l’assistance informatique en la contactant par téléphone ou par l’adresse mail générique.

Le service informatique communique les éléments de diagnostic à l’agent qui en informe alors son manager. Selon la situation rencontrée et eu égard au positionnement du manager, l’agent devra retourner sur site immédiatement ou au plus tard le lendemain de la panne.

Le tableau ci-dessous liste les situations qui peuvent être rencontrées et oriente le positionnement du manager ainsi que l’attitude que l’agent doit tenir face à ce dysfonctionnement.

Evènement	Retour immédiat	Retour sur décision manager soit au plus tard retour le jour ouvré suivant le jour de la panne/incident	Retour différé au jour ouvré suivant le jour de la panne/incident
Préalable : Prise de contact avec l’assistance informatique puis information du manager par l’agent de la situation rencontrée
Pas d'accès internet à domicile et l'accès réseau sur site est fonctionnel	Lorsque la panne est prévue pour durer au-delà d'une demi-journée du matin de survenue de la panne		Lorsque la panne intervient l'après midi
Pas d'accès internet à domicile et l'accès réseau sur site ne fonctionne pas		Le manager évaluera, en fonction de l'activité, la faisabilité du maintien du TAD sur la journée considérée, ou la nécessité d’un retour pour une activité sur site
Dysfonctionnement de l'accès VPN		Le manager évaluera l'opportunité du maintien du TAD, en fonction du délai de retour à la normale communiqué par le SI
Problème de carte Sésame	Il n'est pas possible de poursuivre en TAD sans carte Sésame (cf. MOP)
PC ne fonctionne plus (écran bleu, ne s'allume pas etc)	Il n'est pas possible de rester en TAD sans PC professionnel
Application(s) de production indisponible(s)		Le manager évaluera, en fonction de l'activité, de ou des applications impactées, la faisabilité du maintien du TAD sur la journée considérée
Applications(s) Office indisponible(s)		Le manager évaluera, en fonction de l'activité, la faisabilité du maintien du TAD sur la journée considérée
Coupure électrique à domicile	Lorsque la panne est prévue pour durer au-delà d'une demi-journée du matin de survenue de la panne	Si l’agent dispose d’une autre ressource électrique et d’un accès à un point de connexion internet non impacté par la panne, le manager évaluera la faisabilité du maintien en TAD sur la journée considérée	Lorsque la panne intervient l'après midi

Le temps de trajet (aller/retour) en cours de journée en cas de retour sur site est du temps de travail, dès lors que la journée de travail a commencé.

Dès lors que la panne a commencé dès le souhait de connexion de l’agent et que ce dernier retourne le jour même sur site ou que l’agent attend le lendemain pour retourner sur site, le temps de trajet n’est pas du temps de travail effectif et ne donne pas lieu à compensation.

En cas de non-retour sur site, alors que les consignes ci-dessus précisées imposaient le retour, les salariés devront poser une absence.

Ces situations font l’objet de précisions dans la note de gestion.

6.7- Suspension provisoire ou aménagement du télétravail

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail. Ces situations peuvent être de l’ordre d’un cas de force majeure comme un incendie ou une inondation. Dans ce cadre, la suspension provisoire du télétravail est de fait actée en raison du caractère irrésistible et imprévisible de l’événement.

Le télétravail pourra reprendre dès lors que l’agent informera l’employeur de la fin des circonstances particulières sus-énoncées assurant alors que le lieu est de nouveau conforme à l’exercice du télétravail.

Dans l’hypothèse d’activités saisonnières ou exceptionnelles : échéances, clôtures comptables, tutorat... (hors réunions ou formation) nécessitant que les salariés soient présents sur site tous les jours de la semaine ou de manière très régulière, le télétravail pourra sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 15 jours, être adapté quant au nombre de jours possiblement pris sur la semaine et prévu dans le cadre de la planification prévue à l’article 4.1.3

Les contraintes susmentionnées s’organisant dans le cadre de la planification des jours de télétravail, demeurent néanmoins temporaires n’empêchant nullement le salarié d’utiliser sur une année, et selon sa présence effective, en tout ou partie l’enveloppe qui lui a été allouée.

6.8 - La charge de travail et le suivi du télétravailleur

Que l’agent soit en télétravail ou bien présent sur site, il doit satisfaire aux mêmes exigences en matière d’atteinte d’objectifs et d’activité.

Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d'accompagnement commence par un temps d’échange consacré au suivi de l'organisation du travail/ du télétravail. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail, la gestion du temps, la conciliation vie professionnelle/ vie privée, le droit à la déconnexion et le maintien du lien nécessaire avec l'organisme.

La charge de travail, les délais d’exécution de l’activité confiée et les résultats attendus du télétravailleur sont évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme. Il est donc attendu une atteinte identique des objectifs fixés quelle que soit la situation de télétravail ou non d’un agent.

Le reporting mis en place dans le cadre de ce mode d’organisation doit permettre à chacun, télétravailleur et manager, d’assurer correctement ses missions.

ARTICLE 7 – Les garanties

7.1 – Période d’adaptation

Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période d'adaptation.

Pendant cette période, dont la durée ne saurait excéder 3 mois, chacune des parties peut mettre fin au télétravail, moyennant le respect d'un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par commun accord des parties.

Cette période d'adaptation est effective une seule fois et ne s’applique pas en cas de renouvellement du télétravail, lorsque le salarié conserve le même poste.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail et de le modifier si nécessaire.

7.2 – Période de réversibilité permanente

Il peut être mis fin au télétravail, par l’employeur ou le salarié, avant le terme de la période annuelle.

A l’initiative du salarié :

Au cours du télétravail, le salarié peut faire valoir son souhait de mettre fin au télétravail. Il doit pour ce faire en informer par écrit l’employeur ainsi que sa ligne managériale. La mise en œuvre pourra être effective au plus tôt la semaine suivant l’information de l’employeur.

A l’initiative de l’employeur

En cours d’exercice du télétravail, l’employeur peut décider de mettre fin au télétravail compte tenu de motifs objectifs et argumentés rendant l’exercice du travail à distance impossible. La décision de l’employeur est notifiée par écrit. Elle peut prendre en compte, à titre d’illustrations, un changement de fonction, l’existence de problématiques techniques trop fréquentes , la dégradation des résultats en lien avec les objectifs fixés, un besoin d’accompagnement impliquant une présence plus régulière sur site, une situation d’isolement du salarié, le non-respect des obligations en matière de protection et de bonne utilisation des données informatiques, le constat de l’absence de conditions de travail satisfaisantes en télétravail, le non-respect des conditions d’exercice du télétravail notamment …

Cette décision prend appui sur une observation de la problématique rencontrée, matérialisée notamment lors d’entretiens réguliers de suivi, et fait suite à la mise en place préalable d’actions visant à résoudre la problématique visée.

Un délai de prévenance de 15 jours est à respecter par l’employeur.

Le délai de prévenance précité peut cependant être supprimé par accord des parties. Un échange mail formalisera l’accord de chacune des parties à la suppression dudit délai.

Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieurs.

Cette décision, qui met automatiquement fin à l’accord télétravail, ne fait pas obstacle à la formulation d’une nouvelle demande de télétravail par le salarié.

7.3 - La formation

L’URA s’engage dans la mise en place de diverses formations et sensibilisations sur le sujet du télétravail. Ces différentes sessions s’adressent aux salariés et parfois de façon spécifique aux managers.

En effet, les télétravailleurs bénéficient d'une formation appropriée, notamment sur l’organisation de la collaboration dans un contexte de télétravail. Les agents sont sensibilisés sur les équipements mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation. Ils sont particulièrement sensibilisés au risque d'isolement et aux modalités d'organisation ou d'alerte à mettre en œuvre pour ne pas rester seul face à cette situation.

Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance. A ce titre, un dispositif de sensibilisation relatif notamment aux, droits, devoirs dans le cadre du télétravail mais aussi au rôle attendu du manager dans le cadre d’un management à distance est mis en place.

Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés par la ligne managériale à cette forme d’organisation du travail et informés des conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

7.4 - L’extension des droits et obligations du travailleur sur site, au travailleur à domicile

Un travailleur dispose du même cadre collectif de travail qu’un autre salarié exerçant sur site. L’accès à l’intranet et aux outils de communication lui permet d’accéder aux mêmes informations et dans des temps similaires aux agents physiquement présents sur les sites.

7.4.1 - Horaires et communication

Le temps de travail de l’agent est identique et reste donc inchangé qu’il soit en poste sur son lieu de travail ou en situation de télétravail. Ce temps s’inscrit alors dans le cadre des accords relatifs à l’horaire variable et à l’aménagement du temps de travail en vigueur au sein de I ‘Urssaf Rhône Alpes.

7.4.1.1 - Horaire variable

S'agissant des télétravailleurs soumis à des contraintes horaires collectives, l’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté, et donc dans le respect des règles en vigueur.

A ce titre, certains salariés bénéficient des horaires variables dans les conditions mises en œuvre dans le service auquel ils appartiennent. Les agents devront alors, conformément à l’accord relatif à l’horaire variable en vigueur dans l’organisme, badger leur début de journée, leur fin de journée ainsi que leur pause déjeuner, soit 4 badgeages.

Dans le seul cadre du télétravail, l’agent pourra effectuer au maximum, sur les plages variables, 6 badgeages au cours d’une journée de télétravail.

Le badgeage s'effectuera directement depuis le poste de travail sur la badgeuse virtuelle prévue à cet effet.

Le salarié soumis aux horaires variables doit être joignable par l’Urssaf ou son manager, grâce aux outils professionnels, dès lors qu’il est badgé.

Le salarié au forfait annuel en jour ou non badgeant doit être joignable au cours de sa journée de travail.

La nécessité de pouvoir joindre un salarié s’exerce conformément aux règles relatives au droit à la déconnexion mises en place au sein de l’Urssaf Rhône Alpes (art. 7.4.4 du présent accord).

Les agents soumis à des plannings devront respecter les plannings transmis par la ligne managériale.

7.4.1.2 - Règles communes

Le salarié ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de son employeur, auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

Les salariés en télétravail bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ont, comme les autres salariés, la possibilité d’entrer librement en contact avec ces derniers.

L'accès des organisations syndicales et de la représentation du personnel aux nouvelles technologies ainsi que la diffusion de leurs publications via un intranet garantit l’accès des télétravailleurs à l'ensemble de ces informations.

Dans le cadre de ces nouvelles technologies, les organisations syndicales peuvent dans les mêmes conditions qu’antérieurement (information préalable de la direction – ligne managériale- sur du temps débadgé et uniquement sur les plages variables) organiser des réunions d’information syndicale regroupant le personnel de l’organisme sous un format de visioconférence ou audioconférence dès lors qu’il est clairement indiqué aux agents, dans l’invitation, ainsi qu’en préalable de l’animation de ladite réunion, qu’elle ne peut être suivie que lorsque l’agent est débadgé sur toute la durée de cette dernière. Conformément au code du travail, l’intervention d’une personne extérieure à l’organisme nécessite l’accord de la direction.

Les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat, et disposer pour cela des mêmes moyens notamment en termes de crédit d’heures de délégation. Ce crédit peut être utilisé, en tout ou partie, pendant les périodes de télétravail.

7.4.2 – Le règlement intérieur et la charte informatique

Le règlement intérieur dont s’est dotée l'Urssaf Rhône Alpes a vocation à s'appliquer à la situation des télétravailleurs.

L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité (charte informatique...).

II fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur caractère confidentiel, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile comme sur tout document papier relatif à son activité professionnelle.

7.4.3 – Bénéfice des avantages conventionnels ou locaux divers

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages Iégaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.

A ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur. Lors de l’entretien annuel d'évaluation et d’accompagnement, la gestion de la situation de télétravail est abordée ainsi que les éventuels besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles et locales relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

7.4.4 – Déconnexion

Les télétravailleurs bénéficient au même titre que les salariés exerçant leur activité en totalité dans un lieu de l’organisme employeur du même droit à la déconnexion tel que défini par le code du travail et encadré par la charte interne du 1er juillet 2022.

Le télétravail ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.

7.5 – Participation à la vie de l’entreprise

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

ARTICLE 8 – Matériel mis à disposition des télétravailleurs

8.1 – Le matériel fourni par l’entreprise

Le télétravailleur dispose des moyens informatiques et de communication mis à disposition par son employeur pour effectuer son activité sur un autre lieu que celui habituel de travail.

A ce titre, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d’exercer son activité professionnelle dans des conditions similaires à celles existantes sur son lieu de travail.

Un ordinateur portable permettant de passer les appels sera remis au télétravailleur. Il se peut pourtant, dans de rares situations, notamment pour des salariés en contrat à durée déterminée, stagiaires ou contrats de professionnalisation/ d’alternance, que l’entrée en télétravail soit soumise à la possibilité qu’il soit mis à disposition le matériel informatique nécessaire.

Il sera également mis à disposition des télétravailleurs un écran fixe sur site, et un écran fixe sur son lieu de télétravail principal ainsi qu’un casque et une souris.

Les personnes disposant d’ores et déjà d’une dotation en écran supérieure à la dotation type décrite au présent article pourront la conserver dès lors que les ressources informatiques sont suffisantes.

L’agent dispose également d’un moyen de transport permettant de transporter le matériel informatique.

Il peut également être fourni au télétravailleur une ligne téléphonique professionnelle ou un téléphone portable selon la nature de l’activité.

Dans le cadre de l’exercice du télétravail dans un lieu de coworking, un système de filtre pour l’écran empêchant que l’affichage soit visible par des personnes positionnées de côté doit être mis en place.

Selon les campagnes de déploiement du matériel, il peut également être mis à la disposition du télétravailleur des souris ergonomiques, réhausseurs d’ordinateurs avec clavier déporté et souris ergonomique ou non et des casques audio spécifiques pour certains métiers.

L’Urssaf Rhône Alpes analyse régulièrement les besoins des salariés en fonction de leur activité notamment afin de déployer des outils supplémentaires et un mobilier adapté, en vue de l’amélioration continue des conditions de travail.

Un avis médical du médecin du travail et/ ou une RQTH sont nécessaires pour la mise en place d’un mobilier spécifique à la situation médicale particulière d’un agent.

L’employeur assure la maintenance et l’adaptation des équipements aux évolutions technologiques.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l'activité professionnelle par le télétravailleur.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services compétents de l'organisme et se référer à la note de procédure prévue à cet effet pour la gestion de la situation. Le manager est parallèlement informé de tout incident.

Le salarié s’engage à prendre soin de ses équipements. Qu’il soit en télétravail, sur site ou en déplacement, l’agent apporte à son domicile le matériel le soir et/ou le met en sécurité sur site à la fin de la journée de travail et tient compte des consignes de mise à jour des postes informatiques initiées par le service informatique. Il s’engage à les restituer dès qu’il est mis fin au télétravail.

Le télétravailleur s’engage à respecter les dispositions du règlement intérieur et notamment la charte informatique annexée à celui-ci et à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité. L’agent est également tenu de faire preuve d’une vigilance particulière en matière de confidentialité des données traitées à son domicile, notamment par l’application des normes en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile.

Les agents télétravaillant au sein d’un espace de coworking sont soumis à des règles de confidentialité renforcées interdisant qu’un quelconque document ou qu’un quelconque matériel soit laissé le soir sur le lieu de coworking. Durant les pauses, le matériel informatique doit impérativement être verrouillé (Carte Sésame ôtée) et les documents mis hors de portée. L’agent devra veiller lors des échanges téléphoniques à la confidentialité des données individuelles qu’il s’agisse de cotisants, partenaires ou salariés.

8.2 – La participation financière de l’employeur aux équipements liés au télétravail

A compter de l’entrée en vigueur du présent accord, chaque salarié ayant au moins un an d’ancienneté au sein de l’organisme pourra bénéficier du remboursement à hauteur de 50 % de l’achat de mobilier de bureau (hors matériel informatique et fournitures de bureau) dans le cadre de son télétravail pour sa résidence principale, dans la limite de 150 euros. L’intégration dans l’assiette des cotisations sera réalisée conformément à la politique de la branche Recouvrement.

Seules les dépenses en lien avec l’acquisition de mobilier de bureau pourront être éligibles à un remboursement. Les mobiliers pouvant faire l’objet d’un remboursement sont

• Un bureau ergonomique ou non, 

• Un fauteuil ergonomique ou non, 

• Une ou des étagères ou un ou des meubles de rangement, 

• Une lampe de bureau,

• Tout autre aménagement du poste de travail permettant d’améliorer l’installation de l’agent et l’ergonomie du poste de travail (hors matériel informatique) comme des bras articulés, repose-pieds par exemple….

Le remboursement ne pourra avoir lieu qu’une seule fois et sur présentation d’une facture ou plusieurs factures présentées au même moment, pour un ou des achat(s) réalisé(s) postérieurement à l’entrée en vigueur du présent accord.

Une nouvelle demande de remboursement ne pourra alors être formulée qu’à l’issue d’un délai de 10 ans, durée d’amortissement du mobilier de bureau.

La note de gestion définira, d’une part, les modalités de traitement des remboursements (déploiement progressif permettant de traiter les demandes) et, d’autre part, les critères de priorisation des demandes (tels que l’ancienneté dans le télétravail).

8.3 – Le don de matériel amorti

Des campagnes de don de matériel amorti pourront être organisées, selon les possibilités des services en charge de ces opérations, au profit de ses salariés. Les modalités de ces dernières seront définies lors de leur mise en œuvre.

ARTICLE 9 – Remboursement de frais

9.1 – Frais professionnels

Sur présentation de factures, l'employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire à domicile pour les éléments ci-dessous et dans les conditions suivantes :

- Le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques lors de l’entrée en télétravail pour la résidence principale si l’agent en fait la demande,

- Le surcoût éventuel de l’assurance du seul domicile déclaré dans l’outil paie où exerce le télétravailleur pour son montant réel.

9.2 – Les titres restaurant

Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que tout salarié, au bénéfice des titres restaurants lorsque son organisme employeur en distribue habituellement.

9.3 – Indemnité télétravail

Une indemnité forfaitaire est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail en un lieu privé ou en coworking uniquement (abonnement internet, consommation d'électricité, d’eau, de chauffage, occupation de l’espace).

Cette indemnité forfaitaire est versée au réel et correspond au nombre de jours de télétravail consommés dans l’enveloppe annuelle

Le montant de l’indemnité est fixé en application des dispositions conventionnelles nationales.

Toute revalorisation ou modification dans les conditions d’attribution de l’indemnité négociée au niveau national et agréée sera appliquée de plein droit par l’Urssaf Rhône Alpes.

L’indemnité est versée autant que possible mensuellement et au minimum trimestriellement sur la base du montant en vigueur le jour où le télétravail a effectivement été réalisé.

Les salariés exerçant leur travail depuis un espace de coworking ne bénéficieront d’aucune indemnité supplémentaire à ce titre. Le coût de location de l’espace de coworking excédant le montant de l’indemnité forfaitaire ci-avant définie reste à la charge des salariés.

ARTICLE 10 – Santé au travail

L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l'organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail.

Les articles 4.4.1 et suivants du présent protocole déclinent d’ailleurs l’attention particulière que l’employeur porte à certaines situations.

A ce titre, le DUERP sera mis à jour et comportera un risque spécifique lié aux situations de télétravail.

L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur, et ce uniquement au lieu de télétravail, sur rendez-vous, sous réserve de son accord et de sa présence. En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l'employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risque identifié lié à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Cette situation peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale. A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l'accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure absolue ou motif légitime).

La liste nominative des salariés en situation de télétravail est communiquée chaque année aux médecins du travail concernés.

Ces données seront accessibles aux membres du Comité social et économique (CSE).

ARTICLE 11 – Formalités

11.1 – Communication de l’accord

L’Urssaf Rhône Alpes assurera la diffusion du présent accord à l'ensemble des salariés via l’intranet de l’organisme et également au travers du lancement de la campagne de postulation.

L’information de l’existence de telles modalités organisationnelles sera également faite lors de l'embauche de personnels.

11.2 – Portée de l’accord

Le présent accord d'entreprise prévaut dans toutes ses dispositions sur les accords nationaux portant sur le même sujet, et se substitue notamment à l’accord du 18 janvier 2019 préalablement conclu au sein de l’Urssaf Rhône-Alpes pour une durée de quatre ans.

11.3 – Suivi de l’accord

Un bilan annuel des données statistiques relatives au télétravail dans l'organisme est présenté au comité social et économique. II comprend des éléments statistiques sur le nombre de demandes et de refus, le nombre de télétravailleurs et leur répartition au sein de l’organisme.

Lors des bilans de politique salariale, des éléments de comparaison de l’évolution salariale des télétravailleurs avec celles des autres salariés seront donnés.

Ces éléments seront également transmis aux organisations syndicales.

Un bilan de la mise en œuvre de l’accord sera présenté lors d’une réunion de négociation minimum 9 mois après l’entrée en vigueur de l’accord.

En cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour évaluer l’opportunité d’adapter l’accord.

11.4 – Entrée en vigueur et durée de l’accord

L’entrée en vigueur du présent accord est subordonnée à l’agrément prévu par le Code de la sécurité sociale.

Le présent accord entrera en vigueur le 1er jour du mois suivant son agrément si l’agrément intervenait postérieurement au mois de septembre 2023. A compter de son entrée en vigueur, l’accord à durée déterminée produira ses effets durant quatre années. II prendra fin de plein droit à l'arrivée de son terme, et cessera de produire tout effet à cette date. II n'est pas renouvelable par tacite reconduction.

11.5 – Dépôt et publicité de l’accord

Une fois signé, le présent accord sera notifié â l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Après agrément de la Direction de la Sécurité Sociale, il donnera lieu aux mesures de publicité et de dépôt dans les conditions prévues aux articles L2231-6 et D2231-2 du code du travail ; à savoir un dépôt via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail et au greffe du Conseil des Prud’hommes du même lieu.

Il ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de I ’Employeur en cas d’absence d’agrément.

Fait à Vénissieux le 24 août 2023

La Directrice de l'Urssaf Rhône-Alpes, XX XXXX

Les délégués syndicaux

Les organisations syndicales	Signature
Pour la CFDT:
Pour la CFTC :
Pour la CGT:
Pour SUD :