ACCORD RELATIF A L’ORGANISATION DE LA DUREE DU TRAVAIL EN FORFAIT JOURS ET AU DROIT A LA DECONNEXION

Entre

L’Association Les Mahaudières Initiatives Solidaires - située 14 Allée du Parc des Mahaudières - 44400 Rezé,

Représentée par ……………..Président,

Ci-après dénommée « l’Association »

d'une part,

et

Les membres titulaires du comité social et économique suivants représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du comité social et économique lors des dernières élections professionnelles :

• Mme ………………….

• Mme ………………….

• Mme ………………….

• Mme …………………..

d'autre part,

PREAMBULE

Les contraintes de fonctionnement de l’Association ont révélé la nécessité de se doter d’une organisation de travail spécifique pour répondre au mieux aux exigences des résidents et des missions confiées.

Dans ce contexte, les parties ont souhaité engager des négociations portant sur la durée et l’aménagement du temps de travail et, dans un premier temps portant plus spécifiquement sur l’aménagement du temps de travail en jours travaillés.

Plus encore, il est apparu nécessaire dans ce cadre de mettre en place les mesures adaptées pour assurer le droit au repos des salariés concernés, et dans le respect des conditions de vie familiale et professionnelle des salariés.

De manière générale, il est aussi apparu primordial, notamment dans le souci d’une bonne articulation entre la vie personnelle et professionnelle de l’ensemble des salariés, de rappeler leur droit à la déconnexion et de l’encadrer.

C’est dans ce contexte qu’a été conclu le présent accord au terme de négociation qui se sont terminés le 31 août 2021 au cours desquelles les parties ont pu faire part de leurs propositions. 

 

Il est rappelé que, conformément aux dispositions de l’article L2232-24 du Code du travail, l’Association a informé les organisations syndicales représentatives de la branche dont elle relève de sa décision d’engager une négociation portant sur l’organisation du temps de travail dans le cadre de forfait en jours travaillés, par courrier recommandé avec accusé de réception du 09/07/2021.

Par courriers remis en main propre contre décharge entre le 9 juillet et le 13 juillet 2021 et par information orale en réunion de CSE du 07 juillet 2021, l’Association a également informé dans les mêmes termes les membres du comité social et économique de cette décision d’engager cette négociation.

Leur était laissé un délai d’un mois pour faire savoir s’ils souhaitaient engager cette négociation et, le cas échéant, s’ils étaient mandatés par une organisation syndicale représentative.

Les organisations syndicales représentatives de branche ne se sont pas manifestées.

En revanche, postérieurement, les membres du CSE ont exprimé leur souhait d’engager cette négociation et ont fait savoir qu’ils n’étaient pas mandatés par une organisation syndicale.

C’est dans ces conditions que l’Association a engagé une négociation portant sur l’organisation de la durée du travail en forfait jours.

Ceci étant précisé, les parties se sont accordées au terme des réunions, sur les termes du présent accord.

TITRE I – FORFAIT ANNUEL EN JOURS TRAVAILLÉS

Les conventions de forfait en jours travaillés sur l’année sont prévues conformément aux dispositions des articles L. 3121-58 et suivants du Code du Travail.

Le présent titre n’a pas pour but de modifier les organisations et les amplitudes horaires actuellement en vigueur au sein de l’Association.

La Direction de l’Association ne pourra se prévaloir des dispositions du présent titre pour exiger, à l’avenir, une amplitude horaire excessive et permanente.

L’Association confirme le principe d’une charge de travail raisonnable.

Article I-1- Champ d’application

Le forfait annuel en jours a vocation à s’appliquer aux cadres ne répondant pas à la définition des cadres dirigeants visés à l’article L. 3111-2 du Code du travail, mais qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés.

Au sein de l’Association, entrent actuellement dans les catégories susvisées les salariés occupant les postes suivants :

• Le Directeur de l’Association,

• L’adjoint de direction et responsable ressources humaines,

• L’infirmier coordonnateur (IDEC),

• Le médecin coordonnateur,

• La responsable hébergement

Article I-2 –Durée du travail

La convention de forfait annuel en jours travaillés est établie sur une base de 208 jours travaillés, compte tenu de la journée de solidarité (207+1), sur une période de 12 mois consécutifs, allant du 1er janvier au 31 décembre de l’année civile.

Les parties rappellent la possibilité légale de dépasser le forfait annuel de 208 jours par décision prise d’un commun accord écrit entre le salarié et l’employeur. Cet avenant vaut pour une année et doit le cas échéant être renouvelé expressément.

Des conventions individuelles de forfait annuel en jours travaillés à durée réduite peuvent être conclues en-deçà du plafond annuel de 208 jours.

La fixation du niveau de la durée du travail en jours travaillés sur l’année est arrêtée par les parties dans la convention individuelle de forfait (contrat de travail ou avenant au contrat de travail).

Les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours ne sont pas soumis aux dispositions légales relatives :

• à la durée quotidienne maximale de travail,

• aux durées hebdomadaires maximales de travail,

• à la durée légale hebdomadaire de travail.

Les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours devront cependant organiser leur temps de travail à l’intérieur de ce forfait annuel en respectant les dispositions légales relatives :

• au repos quotidien de 11 heures consécutives, sauf dérogations légales et conventionnelles,

• au repos hebdomadaire de 24 heures + 11 heures consécutives, sauf dérogations légales et conventionnelles,

• au temps de pause de 20 mn au bout de 6 heures de travail

• aux congés payés.

Pour assurer le respect effectif de ces limites maximales de travail et minimales de repos, les parties fixent l’amplitude maximale journalière à 13 heures.

Le salarié organise ses jours et demi-journées travaillés et ses jours ou demi-journées de repos de manière à ne pas dépasser le nombre de jours inclus dans sa convention individuelle de forfait en jours, et le cas échéant, dans l’avenant augmentant le nombre de jours travaillés. Les jours de repos liés au forfait doivent avoir été pris au cours de la période de référence. A défaut ils ne peuvent être ni reportés ni indemnisés.

La demi-journée s’entend au titre du présent accord comme toute période de travail prenant fin avant la pause méridienne ou bien commençant après la pause méridienne.

Ainsi, par la conclusion d’une convention de forfait annuel en jours travaillés chaque salarié concerné dispose d’un nombre de jours de repos qui est fonction du nombre de jours composant la période de référence de 12 mois et du nombre de jours qu’il doit travailler, tels que fixés dans sa convention.

Afin d’assurer la meilleure répartition possible du travail des salariés, ceux-ci sont incités à poser les jours de repos liés au forfait de manière homogène, au fil de l’eau, sur la période de référence.

Il en est de même pour ce qui concerne la prise des jours de congés payés sous réserve du respect de l’ensemble des dispositions légales en la matière et particulièrement des conditions de prise du congé principal.

Ainsi, pour une année complète travaillée, le salarié devra prendre X jours de repos décomptés de la façon suivante :

(nombre de jours sur l’année civile – X samedis/dimanches – 25 j de congés payés – X j fériés chômés) – 208 j travaillés = nombre de jours de repos)

Les temps travaillés ou de repos peuvent correspondre à des journées ou demi-journées, au choix du salarié au regard de la bonne exécution de ses missions.

Article I-3- Modalités d'évaluation et de suivi régulier de la charge de travail et modalités d’échanges périodiques sur la charge de travail, sur l'articulation entre activité professionnelle et vie personnelle, sur la rémunération et l'organisation du travail au sein de l’Association

• Outils de suivi :

Au regard de l’absence de prédétermination de l’horaire de travail et de l’absence d’application de l’horaire collectif la prise du jour ou de la demi-journée de repos sera formalisée par le salarié via un document écrit d’information remis par le salarié à la Direction 4 jours ouvrés avant la date de repos retenue.

En effet, pour des raisons d’organisation et de sécurité, la direction doit savoir si le salarié est présent ou absent.

De manière à ce que l’Association puisse s'assurer régulièrement que la charge de travail du salarié est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail, les jours ou demi-journées de travail et les jours ou demi-journées de repos sont suivis à partir d’un système auto-déclaratif établi par le salarié sur support papier ou informatisé et actualisé par le salarié, que ce dernier remet chaque début de mois suivant à son supérieur hiérarchique.

Afin de décompter le nombre de journées ou de demi-journées travaillées, ainsi que celui des journées ou demi-journées de repos prises, le salarié mentionne sur ce document le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours de repos (RH, CP, jours de repos, ...) et des jours non travaillés (AT, MP, Maladie, …). Le supérieur hiérarchique assure le suivi des jours travaillés et non travaillés. Si le supérieur hiérarchique estime que les informations traduisent une charge de travail trop importante (ex : absence de prise des temps de repos, etc.) ou un défaut dans l’organisation individuelle, il organise sans délai un entretien avec le salarié pour examiner la situation et les réponses à y apporter le cas échéant.

Les salariés concernés bénéficiant des dispositions légales relatives au repos quotidien d’une durée de 11 heures consécutives et de celles relatives au repos hebdomadaire (de 24 heures + 11 heures consécutives) et à l’amplitude maximale de 13 heures, ces règles sont expressément rappelées de manière lisible sur l’outil déclaratif susmentionné.

• Echanges périodiques :

Chaque année, le salarié bénéficie de l’entretien annuel prévu par la loi au cours duquel un point est fait sur l’organisation de son travail, sa charge de travail et l’amplitude de ses journées, l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, ainsi que sa rémunération.

Un document écrit reprenant chacun de ces thèmes avec position du supérieur et position du salarié, est établi comme support d’entretien.

En cas de problématique identifiée, cet entretien annuel doit être l’occasion de définir des solutions pour y remédier.

Si en cours d’année le salarié constate une charge de travail incompatible avec son temps de travail, tel que défini par les présentes, il peut solliciter un entretien auprès de son supérieur hiérarchique.

Une telle demande peut par exemple être formulée à l’occasion de l’actualisation du planning mentionné plus haut, établi au titre des « outils de suivi ».

Cette demande ne peut être cause ni de sanction ni de rupture du contrat de travail. Le compte-rendu de cet entretien est établi en 2 exemplaires dont un pour chaque partie à la convention individuelle de forfait annuel en jours travaillés.

De même, comme précédemment rappelé, si à l’occasion de la prise de connaissance des outils de suivi susmentionnés le supérieur hiérarchique estime constater un dysfonctionnement en matière de caractère raisonnable de la charge de travail du salarié ou de bonne répartition dans le temps de son travail, il organise sans délai un entretien tel que ci-dessus mentionné.

Les salariés travaillant dans le cadre d’un forfait en jours travaillés bénéficient d’un droit à la déconnexion dont les modalités sont définies par le Titre II du présent accord.

L’employeur consultera le comité social et économique chaque année sur le recours aux conventions de forfait et sur les modalités de suivi de la charge de travail des salariés concernés.

Article I-4 - Arrivées et départs en cours de période / Absences en cours de période

• Calcul du forfait en cas d’arrivées en cours de période :

Pour les salariés embauchés en cours de période de référence, un calcul spécifique du forfait applicable sur la période considérée est effectué dans les conditions suivantes.

Tout d’abord, il est ajouté au forfait prévu par l’accord collectif 25 jours ouvrés de congés payés et le nombre de jours fériés chômés compris dans la période de référence.

Ensuite, ce résultat est proratisé en multipliant le nombre obtenu par le nombre de jours calendaires qui séparent la date d’entrée de la fin de période de référence, puis il est divisé par 365 (ou 366 les années bissextiles).

Enfin, il est déduit de cette opération :

• les jours fériés chômés sur la période à effectuer ;

• et le cas échéant, le nombre de jours de congés que doit prendre le salarié sur la période.

Exemple de calcul :

La période de référence en vigueur : 1er janvier au 31 décembre.

Le salarié intègre l’association le 1er septembre.

Sur la période de référence, se trouvent 8 jours fériés chômés dont 3 sur la période à effectuer. On considère que le salarié n’a le droit à aucun jour de congés payés.

Le forfait retenu par l’accord est de 208 jours.

208 (forfait accord) + 25 (jours de congés) + 8 (jours fériés chômés) = 241

122 jours séparent le 1er septembre du 31 décembre.

Proratisation : 241 x 122/365 = 80 jours

Sont ensuite retranchés les 3 jours fériés.

Le forfait pour la période est alors de 77 jours.

• Calcul du forfait en cas d’absences en cours de période :

Les journées ou demi-journées d'absence non assimilée à du temps de travail effectif au sens de la législation sur la durée du travail, par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle (c'est-à-dire congé sans solde, absence autorisée, congé parental d'éducation, maladie, maternité, etc.), s'imputent sur le nombre global de jours travaillés de la convention de forfait. Cette imputation viendra réduire, de manière proportionnelle, le nombre théorique de jours non travaillés dus pour l'année de référence.

Les absences non rémunérées (justifiées ou non justifiées) seront déduites de la rémunération mensuelle sur la base d’un salaire journalier reconstitué selon la formule :

« Salaire journalier = rémunération annuelle / (nombre de jours de la convention de forfait + nombre de jours congés payés + nombre de jours fériés chômés) ».

Les parties précisent que, à titre exceptionnel, les absences qui donneraient lieu à une appréciation en heure au sens de la loi, ou strictement proportionnelle à leur durée (heures de grève, …) seront prises en compte quant à leur impact sur le décompte du forfait annuel en jours travaillés, suivant un ratio théorique fixé comme suit :

• 3,5 heures d’absence = une demi-journée d’absence

• 7 heures d’absence = une journée d’absence

Chacune de ces absences est enregistrée et le nombre d’heures est cumulé.

Lorsqu’il atteint 3,5h ou 7h, est déduite, suivant le cas, une demi-journée ou une journée d’absence sur la convention annuelle de forfait.

Les parties précisent que pour le décompte des droits en matière d’heures de délégation, le salarié doit privilégier la prise sous forme de journée ou demi-journée.

Pour les salariés n’ayant pas acquis ou pris un congé annuel complet (notamment pour cause d’entrée ou de départ en cours d’année de référence, pour cause d’absence, …), le nombre de jours de travail sur l’année est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux et conventionnels auxquels le salarié n’a pu prétendre ou qu’il n’a effectivement pas pris, et diminué dans le cas inverse.

• Impacts sur la rémunération :

Lorsqu’un salarié, du fait d’une embauche ou d’une rupture du contrat, ou d’un temps de présence contractuel inférieur à la période de référence (C.D.D., mise à disposition, …) n’a pas accompli la totalité de la période, une régularisation est effectuée en fin de période de référence, ou à la date de la fin (rupture) du contrat :

• S’il apparaît que le salarié a accompli une durée du travail supérieure à la durée correspondant au salaire lissé, il est accordé au salarié un complément de rémunération équivalant à la différence de rémunération entre celle correspondant aux jours réellement effectués) et ceux rémunérés).

Ce complément de rémunération est versé avec la paie du mois suivant le dernier mois de la période de référence, ou lors de l’établissement du solde de tout compte.

• Si les sommes versées sont supérieures à celles correspondant au nombre de jours réellement accomplis, une régularisation négative sera opérée. La somme correspondant au trop-perçu sera restituée à l’Association, dans le respect des dispositions légales en matière de protection des salaires, par compensation jusqu’à épuisement. Si la compensation ne peut être totalement opérée, notamment en cas de sortie définitive des effectifs, le solde sera exigible immédiatement.

Article I-5- Dispositions diverses

Une convention individuelle de forfait est établie et conclue entre l’Association et chaque salarié concerné, dans le contrat de travail ou par avenant au contrat de travail.

Le comité social et économique sera tenu informé des conséquences pratiques de la mise en œuvre de ces décomptes de la durée du travail sous forme de forfait en heures et en jours sur l’année.

Seront examinés, notamment, l’impact de ces régimes sur l’organisation du travail, l’amplitude des horaires et la charge de travail des salariés concernés.

TITRE II – DROIT A LA DECONNEXION

Les dispositions ci-après ont pour objet de réguler l’utilisation des outils numériques afin d’assurer le respect, d’une part, des temps de repos et congé des salariés de l’Association et, d’autre part, de leur vie personnelle et familiale avec leurs contraintes professionnelles et de préserver leur santé.

Article II-1- Champ d’application

Sauf exception expressément visée par les dispositions du présent Titre du II, ses dispositions s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’Association utilisant des outils numériques dans le cadre de leur activité professionnelle.

Article II-2 : Garantie d’un droit à la déconnexion

En dehors de ses périodes habituelles de travail, tout salarié de l’Association bénéficie du droit de se déconnecter des outils numériques mis à sa disposition par l’Association. L’effectivité de ce droit suppose une régulation de l’utilisation des moyens de communication électroniques par les émetteurs et par les receveurs de messages électroniques et téléphoniques, dans le cadre défini par l’Association favorisant cette utilisation régulée.

Sauf en cas d’urgence, ou de nécessité impérieuse de service, le salarié veillera, pendant ses temps de repos, de congés, et plus généralement pendant toute période de suspension du contrat de travail quelle qu’en soit la nature, à ne pas utiliser, pour exercer une activité professionnelle, les outils numériques professionnels mis ainsi à sa disposition ni à se connecter au réseau professionnel par quelque moyen que ce soit.

Pendant ces périodes, le salarié n’est également pas tenu, sauf en cas d’urgence, ou de nécessité impérieuse de service (identifié le cas échéant dans l’objet de la communication) de répondre aux appels et différents messages qui lui sont destinés.

Le collaborateur ne peut subir aucune conséquence immédiate ou différée liée à l’exercice de son droit à la déconnexion.

Article II-3 : Réciprocité de la garantie du droit à la déconnexion

Chaque salarié doit veiller au respect de son droit propre à la déconnexion mais également à celui des autres salariés de l’Association.

Ainsi, sauf en cas d’urgence, ou de nécessité impérieuse de service, il est souhaitable de ne pas contacter, sous quelque forme que ce soit, un autre salarié de l’Association en dehors de ses horaires/jours de travail.

Article II-5 : Utilisation raisonnée des outils numériques

Article 5-1 : Valorisation des modes alternatifs de communication en interne

L’Association souhaite valoriser toutes les formes d’échanges entre les salariés. L’utilisation des outils numériques ne doit pas devenir le seul vecteur d’échange et se substituer à toute autre forme d’échange.

Lorsque cela est possible, et sauf si la conservation d’une trace écrite est nécessaire au traitement et/ou au suivi des dossiers, les salariés sont donc encouragés à recourir à des modes de communication alternatifs (appel téléphonique, visite dans le bureau, réunions physiques sans consultation de la messagerie) afin notamment d’éviter l’émergence de situations d’isolement et le risque de multiplication excessive de communications hors temps de travail.

Dans ces conditions, la communication par courrier électronique doit être subsidiaire et n’être utilisée qu’en l’absence d’autre mode de communication plus adapté.

Article 5-2 : Rationalisation de la communication numérique

De façon générale, avant de recourir à une communication utilisant les voies numériques, chacun devra analyser la finalité et l’objet de cette utilisation et devra s’assurer de :

• délivrer une information utile

• au bon interlocuteur

• sous une forme respectueuse pour le destinataire

Article 5-3 : Rationalisation de l’utilisation de la messagerie électronique

• Envoi différé de courrier électronique

Afin de garantir le droit à la déconnexion, sauf urgence ou nécessité impérieuse de service, les salariés de l’Association sont encouragés à utiliser la fonction « d’envoi différé » des courriers électroniques en fonction de l’horaire d’envoi de leur courriel.

• Contenu et destinataires des courriers électroniques

Le champ « objet » des courriers électroniques doit être clairement identifié.

Il convient également d’éviter les courriers électroniques longs et / ou appelant des réponses quasi instantanées.

Par ailleurs, les courriers électroniques doivent être adressés au nombre le plus limité possible de personnes, au regard de son objet et de son contenu. L’usage de la fonction « Répondre à tous » devra être aussi limité que possible.

• Message d’absence

Préalablement à toute absence prévisible du salarié, celui-ci doit mettre en place un message informant ses interlocuteurs :

• de son absence ;

• de la date prévisible de son retour ;

• des personnes auxquelles ils peuvent s’adresser durant cette absence.

Le message d’absence devra être formulé ainsi : « Je suis absent jusqu’au …Je ne prendrai connaissance de votre courrier électronique qu’à mon retour.

Pendant la durée de mon absence, vous pouvez vous adresser à … à l’adresse suivante … »

Article 5-4 : Appréciation des situations par les salariés

Le salarié émettant un message numérique doit avoir conscience de son éventuel impact sur les repos et congés de son destinataire. Lorsque l’émission d’un message est réalisée en dehors des jours et/ou heures habituelles d’activité professionnelle, plus spécifiquement les week-ends, les jours fériés, l’émetteur doit apprécier l’urgence et la nécessité du message.

Article II-6 : Formation et sensibilisation

Article 6-1 : Rôle des managers

Compte tenu de leurs fonctions et de leur rôle d’exemplarité, tous les managers de salariés ou d’équipes de salariés de l’Association sont incités à adopter une attitude conforme aux principes du présent Titre relatif au droit à la déconnexion.

En cas de constat d’envoi de courriers électroniques tardifs en dehors de situations d’urgence ou de nécessité impérieuse de service, les managers pourront signifier à l’expéditeur que c’est une pratique non conforme au présent accord.

Les entretiens d’évaluation annuels aborderont désormais la thématique du droit à la déconnexion et des conditions dans lesquelles ce droit est appliqué auprès des salariés placés sous sa responsabilité.

Article 6-2 : Actions d’information et sensibilisation du personnel

Un affichage sur les différents sites de l’Association sera effectué pour rappeler à tous la nécessité de se déconnecter du réseau professionnel en dehors des périodes habituelles de travail.

TITRE III – DISPOSITIONS FINALES

Article III-1 – Durée, date d’effet, dénonciation, révision et revoyure

Durée

Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, entre en vigueur le 1er septembre 2021.

Révision – Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties.

Cette dénonciation devra intervenir par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve d’un préavis de trois mois au moins.

En cas de dénonciation par l’une des parties, le présent accord collectif continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’une nouvelle convention ayant le même champ d’application lui soit substituée et au plus tard pendant une durée d’une année.

A tout moment, chaque partie pourra également demander la révision de certaines clauses.

La demande de révision devra indiquer le ou les articles concernés et devra être accompagnée d’un projet de nouvelle rédaction de ces articles.

Si un avenant portant révision de tout ou partie de la présente convention est signé par les parties signataires, cet avenant se substituera de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

La dénonciation pourra intervenir notamment dans le cas de modification des dispositions législatives et réglementaires ayant présidé à la conclusion du présent accord.

Suivi de l’avenant

Tous les ans, un suivi de l’avenant est réalisé par l’entreprise et le CSE.

Article III-2 – Publicité et dépôt de l’accord

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• Publicité et dépôt de l’accord

Le présent avenant donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Nantes.

Il sera soumis à l’agrément des autorités de tutelles conformément aux dispositions de l’article L.314-6 du Code de l’action sociale et des familles.

• Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Le présent accord est transmis par l’Association à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de la branche, par voie numérique ou postale et après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait en 2 exemplaires originaux A Rezé, le 31 août 2021

Les Membres du CSE Pour l’Association