Accord d'entreprise "UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE - ACCORD RELATIF A L’IMPLICATION DES SALARIES, 27 FEVRIER 2009 - AVENANT N° 4" chez UNIBAIL MANAGEMENT (Siège)

Cet avenant signé entre la direction de UNIBAIL MANAGEMENT et les représentants des salariés le 2021-06-14 est le résultat de la négociation sur l'exercice du droits syndical, les instances représentatives du personnel et l'expression des salariés, divers points.

Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et les représentants des salariés

Numero : T07521034531
Date de signature : 2021-06-14
Nature : Avenant
Raison sociale : UNIBAIL MANAGEMENT
Etablissement : 41487838900033 Siège

Autres points : les points clés de la négociation

La négociation s'est portée sur les thèmes suivants

Conditions du dispositif autres points pour les salariés : le texte complet de l'avenant du 2021-06-14

UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE

ACCORD RELATIF A L’IMPLICATION DES SALARIES, 27 FEVRIER 2009 – AVENANT N°4

AGREEMENT RELATING TO THE INVOLVEMENT OF THE EMPLOYEES, FEBRUARY 27, 2009 – AMENDMENT N°4

Table des matières

PREAMBULE 4

I. OBJET DE L'ACCORD 5

1. Définitions 5

2. Objet 7

II. CHAMP D'APPLICATION 7

3. Périmètre 7

3.1. Principes 7

3.2. Modification du Périmètre 7

III. COMPOSITION ET STATUT DES MEMBRES DE L'EEC 8

4. Organe de représentation 8

4.1. Représentants de la Direction 8

4.2. Représentants des Salariés 8

5. Nombre et répartition des sièges 10

6. Durée des mandats 12

7. Droits de vote et délibération 12

7.1. Majorité 12

7.2. Absence prévisible à une réunion 13

8. Bureau et Secrétaire 13

IV. DOMAINES ET MODALITES DE L'IMPLICATION DES SALARIES 14

9. Information 14

9.1 Information annuelle 14

9.2. Informations ponctuelles 14

10. Consultation 15

11. Articulation avec les consultations nationales 16

V. FONCTIONNEMENT ET MOYENS DE L'EEC 16

12. Localisation 16

13. Réunions 17

13.1. Fréquence 17

13.2. Préparation 17

14. Ordre du jour et convocation 17

15. Procès-Verbal 18

16. Ressources financières 18

17. Ressources matérielles 19

18. Recours à un expert 20

19. Heures de délégation 20

20. Obligation de confidentialité 20

21. Formation 21

VI. DISPOSITIONS GENERALES 21

22. Langue de l'accord 21

23. Juridiction 21

24. Entrée en vigueur et durée 22

25. Révision 22

26. Dénonciation 22

27. Signature électronique 23

I. PURPOSE OF THE AGREEMENT 5

1. Definitions 5

2. Purpose of the Agreement 7

II. SCOPE OF APPLICATION 7

3. Perimeter 7

3.1. Principles 7

3.2. Changes to the Scope 7

III. STRUCTURE OF THE EEC AND STATUS OF ITS MEMBERS 8

4. Representative Body 8

4.1. Representatives of the Management 8

4.2. Representatives of the Employees 8

5. Number of seats - Distribution of seats 10

6. Term of office 12

7. Voting rights - Deliberation 12

7.1 Majority 12

7.2 Predicted absence from a meeting 13

8. Officers of the EEC - Secretary 13

IV. DOMAINS IN WHICH THE EMPLOYEES WILL BE INVOLVED AND TERMS OF THEIR INVOLVEMENT 14

9. Information 14

9.1. Annual information 14

9.2. Information supplied from time to time 14

10. Consultation 15

11. Linking with consultation at country level 16

V. OPERATION OF THE EEC RESOURCES 16

12. Location 16

13. Meetings 17

13.1. Frequency of meetings 17

13.2. Preparation 17

14. Agenda - Notice of Meeting 17

15. Minutes 18

16. Financial resources 18

17. Resources (facilities) 19

18. Appointment of an expert 20

19. Time to perform duties 20

20. Obligation of Confidentiality 20

21. Training 21

VI. GENERAL PROVISIONS 21

22. Language 21

23. Jurisdiction 21

24. Effective date - Term 22

25. Amendment 22

26. Termination 22

27. Electronic signature 23

PREAMBULE

Unibail-Rodamco-Westfield SE est une société européenne domiciliée 7 Place du Chancelier Adenauer, 75116 PARIS, immatriculée au RCS de Paris no 682 024 096, représentée par Sylvain Montcouquiol en qualité de Directeur Groupe des Ressources Humaines et de l’Organisation.

Le Groupe Unibail-Rodamco-Westfield (« le Groupe ») est le premier créateur et opérateur global de centres de shopping de destination. Fondée en 1968, la société Unibail a fusionné avec Rodamco Europe en 2007 pour former Unibail-Rodamco. En 2018, cette dernière a acquis Westfield Corporation (« Westfield ») pour devenir Unibail-Rodamco-Westfield.

La Société a été transformée de société anonyme de droit français à Directoire et Conseil de Surveillance en société anonyme européenne (Societas Europaea ou « SE ») à Directoire et Conseil de Surveillance par décision de l’assemblée générale extraordinaire du 14 mai 2009.

Le présent accord a été adopté à la majorité absolue des membres du groupe spécial de négociation d' Unibail-Rodamco-Westfield SE qui représentent également la majorité absolue des Salariés d' Unibail-Rodamco-Westfield SE de leurs filiales, établissements et succursales, conformément aux dispositions des articles 3 et suivants de la Directive et des articles L.2352-13 et suivants du code du travail français.

Par ailleurs, vu la multiplicité des avenants et la difficulté pour les collaborateurs de retrouver les informations, les parties ont décidé, dans un souci de simplification, de rassembler dans un seul et même accord les dispositions négociées et transposées dans les avenants mentionnés ci-dessus.

CECI ETANT RAPPELE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

I. OBJET DE L'ACCORD

1. Définitions

Dans le cadre du présent accord les termes suivants ont été définis:

L' « Accord » : le présent accord.

« URW SE » : UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE

La « Direction » : Le Président du Directoire de UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE , ou son représentant.

La « SE » : UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE.

« Le Périmètre » inclut toutes les entités contrôlées, directement ou indirectement, par UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE et situées dans un des Etats membre de l'Union Européenne (« les Etats membres ») à la date d'adoption de l'Accord du 27 février 2009 et de ses avenants (i.e. incluant le Royaume-Uni).

La liste des pays à la date de signature du présent accord est fournie en annexe 1.

« European Employees Comitee » ou « EEC »: L'organe de représentation du Périmètre.

« L'implication des salariés » : l'information et la consultation.

« L'information » est celle que doit fournir la Direction aux représentants des salariés dans le cadre de I'EEC sur les questions qui concernent la SE elle-même et toute filiale ou tout établissement situé dans un Etat membre ou sur les questions qui excédent les pouvoirs des instances de décision d'un Etat membre, cette information se faisant à un moment, d'une façon et avec un contenu qui permettent aux représentants des salariés d'évaluer l’incidence éventuelle et, le cas échéant, de préparer des consultations de I'EEC.

« La Consultation » : l'instauration d'un dialogue et l'échange de vues entre les représentants des salariés et la Direction de la SE dans le cadre de I'EEC, à un moment, d'une façon et avec un contenu qui permettent aux représentants des salariés, sur la base des informations fournies, d'exprimer un avis, des propositions et des vœux sur les mesures envisagées par la Direction, qui pourront être pris en considération dans le cadre du processus décisionnel au sein de la SE.

« Salariés » : personnes titulaires d'un contrat de travail avec l'une des sociétés du Périmètre.

2. Objet

L'Accord a pour objet de déterminer les modalités d'implication des Salariés au sein de la SE.

II. CHAMP D'APPLICATION

3. Périmètre

3.1. Principes

L'Accord s'applique au Périmètre.

Les parties constatent qu'à la date de I'Accord, les seules sociétés, établissements et succursales membres du Groupe, situées dans un des Etats membre de l'Union Européenne (« les Etats membres ») à la date d'adoption de l'Accord du 27 février 2009 et de ses avenants (i.e. incluant le Royaume-Uni), qui emploient des Salariés sont énumérés en annexe 1, qui fait partie intégrante de l'Accord. Cette liste indique les effectifs de chaque pays.

Cette liste est mise à jour à la date d'expiration des mandats des membres de I'EEC.

3.2. Modification du Périmètre

En cas de perte de contrôle d'une société membre du Périmètre, celle-ci sort du Périmètre de l'Accord à la date du transfert de propriété.

En cas de prise de contrôle d'une société employant des salariés, celle-ci entre dans le Périmètre de l'Accord dans les 12 mois suivant la prise de contrôle.

III. COMPOSITION ET STATUT DES MEMBRES DE L'EEC

4. Organe de représentation

L'Accord créé un organe de représentation («I'EEC») doté de la personnalité juridique qui assure la représentation des Salariés.

L'EEC comprend des représentants de la Direction et des représentants des Salariés (Les « Représentants des Salariés » ou les Membres »).

L'EEC est investi de ses missions à compter de la date de la première réunion.

4.1. Représentants de la Direction

La Direction est représentée par le président du directoire de UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE, le Président ou par son représentant, assisté des collaborateurs de son choix.

4.2. Représentants des Salariés

4.2.1 Mise en place de I'EEC et renouvellement

Pour la mise en place de I'EEC à la date d'entrée en vigueur de l'Accord, les mandats des représentants des Salariés en tant que membres du GSN sont reconduits en tant que membres de I'EEC pour une durée d'un an.

Pour le renouvellement des membres de l'EEC à l'issue du premier mandat, une élection par voie électronique est organisée par un organisme indépendant.

Deux dates d'élections sont fixées.

Un scrutin uninominal est organisé par pays.

La 1ère date d'élection est réservée au(x) candidat(s) présenté(s) par une ou des organisation(s) syndicale(s) représentatives dans l'entreprise et/ou par le ou les comité(s) social et économique, quand il en existe. Le ou les sièges sont attribués aux candidat(s) ayant obtenu le plus de voix si un quorum de 33% des inscrits est atteint.

La deuxième date d'élection concerne

- en cas de défaut de quorum à la première date ;

- les pays dans lesquels il n'existe pas de comité social et économique ou de représentation syndicale,

Tous les salariés éligibles peuvent être candidats à cette seconde date. Le ou les sièges sont attribués aux candidat(s) ayant obtenu le plus de voix.

Les mandats commencent à courir à compter de la date de la première réunion.

4.2.2 Salariés électeurs éligibles

Sont électeurs, les Salariés comptant une ancienneté de 6 mois au moins à la date du premier tour.

Sont éligibles, à l'exception des membres du conseil de surveillance et directoire ou équivalent dans chacun des pays, les Salariés comptant une ancienneté de 1 an au moins à la date du premier tour.

4.2.3 Carence

Si un des Membres quitte l’EEC plus de 8 mois avant la fin de son mandat :

- En cas d’instance de représentation du personnel (Comité social et économique) :

La Direction effectuera un appel à candidature au sein de l’instance de représentation du personnel. Ses membres voteront pour désigner le membre remplaçant parmi leurs élus. Le candidat prendra officiellement ses fonctions à la réunion de l’EEC suivant le vote de l’instance locale.

- En cas d’absence d’instance de représentation du personnel (Comité social et économique) :

Les membres de l’EEC désigneront le nouveau membre parmi les candidatures proposées parmi les candidats non élus lors des dernières élections.

En cas d’absence de candidat, le(s) représentant(s) de l’EEC du pays concerné, ou en son absence le Bureau de l’EEC, en coordination avec la Direction des Ressources humaines du pays concerné, décideront des modalités de désignation les plus appropriés à la situation locale.

4.2.4 Elections

Les élections se tiennent dans les 2 mois précédant l'expiration des mandats.

5. Nombre et répartition des sièges

Le nombre de sièges est fixé en proportion du nombre de Salariés employés dans chaque Etat Membre par rapport à l'effectif total du Périmètre, et ce de la façon suivante :

Nombre de sièges Effectif total des entités participantes
0 de 1 à 9 salariés*
1 De 10 salariés à 10 %
2 de plus de 10 % à 20%
3 de plus de 20 % à 30%
4 de plus de 30 % à 40%
5

de plus de 40 % à 50%

6 de plus de 50 % à 60%
7 de plus de 60% à 70%
8 de plus de 70 % à 80%
9 de plus de 80 % à 90%
10 de plus de 90 %

*Si un pays compte 9 personnes ou moins, les salariés sont représentés par le Représentant des salariés du pays qui a la responsabilité administrative des activités de ce pays.

Si le Périmètre parvient à un effectif de moins de 1 000 salariés, ce tableau sera revu à la fin des mandats.

6. Durée des mandats

A compter du premier renouvellement des mandats, la durée du mandat des Membres est de 3 ans.

Le mandat prend fin immédiatement en cas de démission de I'EEC, ou lorsque l'intéressé cesse d'être salarié du Groupe, ou dans l'hypothèse où il n'est plus éligible.

Toutefois, en cas de modification substantielle des effectifs (répartition entre les pays ou modification du périmètre), les mandats prennent fin sur décision prise à la majorité des trois-quarts des Représentants des Salariés. De nouvelles élections sont organisées dans les deux mois suivants le vote de I'EEC.

7. Droits de vote et délibération

7.1. Majorité

Chaque Membre dispose d'une voix.

Sauf dispositions contraires de l'Accord, les décisions de I'EEC sont prises par un vote à la majorité des Membres présents (moitié des membres plus un) par un vote en séance ou par vote en ligne

En cas d'égalité des voix, la majorité est emportée par le groupe de votants qui représente le plus de salariés.

Si un pays compose la majorité des membres de I'EEC, le vote doit être obtenu par au moins deux pays.

Le Président ou son représentant ne prend pas part au vote.

7.2. Absence prévisible à une réunion

En cas d'absence d'un Membre, ce dernier peut donner pouvoir écrit de le représenter à un autre Membre. Le secrétaire doit être informé de tous les pouvoirs déposés avant la tenue de la réunion.

Chaque Membre pourra être titulaire d’un ou plusieurs pouvoirs.

Le membre de I'EEC peut donner un pouvoir libre au Membre de son choix ou indiquer sa position sur le sujet sur lequel il est consulté.

8. Bureau et Secrétaire

Le bureau (« Le Bureau ») est composé d'un secrétaire (« le Secrétaire »), d'un adjoint du Secrétaire et d'un trésorier élus pour la durée de leurs mandats. En cas d’indisponibilité du Secrétaire ou du Trésorier, leur adjoint reprend leurs attributions.

Le Bureau est désigné à la première réunion de l’EEC.

En cas d'égalité des voix, le candidat représentant le plus de Salariés est élu. S’il persiste encore une égalité des voix, le candidat ayant la plus grande ancienneté est élu.

Le Secrétaire est titulaire des missions suivantes :

  • préparation des réunions,

  • communication des informations aux Représentants des Salariés,

  • rédaction des comptes rendus des réunions,

  • proposition de points à mettre à l'ordre du jour de la réunion ordinaire.

Le Bureau a vocation à représenter les membres de I'EEC en formation restreinte lorsqu'il est réuni à la demande de la Direction.

Une réunion de la formation restreinte avec la Direction peut également être organisée à la demande motivée du Bureau.

Pour l’application des articles 9 (Information) et 10 (Consultation), le Bureau ne peut se substituer à l’EEC dans sa formation collégiale.

IV. DOMAINES ET MODALITES DE L'IMPLICATION DES SALARIES

9. Information

9.1 Information annuelle

Au minimum une fois par an, I'EEC est informé par la Direction des perspectives et évolutions de la SE.

L'EEC est notamment informé des questions intéressant la marche générale et la situation économique du Groupe. A cette fin, la Direction transmet à I'EEC le rapport annuel du Groupe et le bilan social du Groupe.

En outre, la Direction fournit à l’EEC copies de tous les documents soumis à l'Assemblée Générale des actionnaires, dans les mêmes délais que les autres actionnaires.

9.2. Informations ponctuelles

En cas d'événement affectant la SE, les Représentants des Salariés peuvent demander une information spécifique de la part de la Direction. Cette demande est formulée à la majorité des 2/3 des Membres. La Direction transmet alors la documentation pertinente et peut également transmettre à tout moment à I'EEC toute information qu'elle jugera utile, notamment par le biais du Bureau.

En cas d'offre publique d'achat, d'offre publique d'échange, d'offre publique de vente ou d'offre publique de retrait portant sur une entreprise, la Direction informe I'EEC lorsque l'offre est rendue publique.

Dans ce cas, I'EEC est réuni dans les huit jours suivant la publication de l'offre en vue de lui transmettre des informations écrites et précises sur le contenu de l'offre et sur les conséquences qu'elle est susceptible d'entrainer sur l'emploi.

10. Consultation

L'EEC est préalablement consulté sur toutes mesures envisagées qui affectent considérablement les intérêts des Salariés dans au moins 2 pays, et notamment :

(i) sur celles affectant l'organisation du Périmètre, les modifications des conditions de travail, la formation professionnelle, les modalités de rémunération liées aux résultats du Groupe ou de performance individuelle,

(ii) en cas de délocalisation, de fermeture d'entreprise ou d'entité entrainant une modification importante des effectifs, ou

(iii) en cas de fusion ou d'acquisition ayant les mêmes effets.

Après avoir reçu les informations nécessaires et, le cas échéant, le rapport d'expertise, I'EEC rend son avis dans des délais compatibles avec les mesures envisagées, à défaut de quoi la Direction peut mettre en œuvre la mesure envisagée après en avoir averti I'EEC et lui avoir laissé un nouveau délai de 7 jours calendaires pour se prononcer.

11. Articulation avec les consultations nationales

Dans le cas où une mesure envisagée doit donner lieu à la fois à une consultation de I'EEC et à une consultation des institutions représentatives du personnel de l'une des sociétés du Périmètre, la Direction procède à ces consultations alternativement ou concomitamment.

Les avis des institutions représentatives du personnel ne lient pas ceux de I'EEC et réciproquement. La procédure d’information consultation de l’EEC ne peut retarder ou être préjudiciable aux droits nationaux d’information et de consultation.

L'EEC communique régulièrement avec les institutions représentatives du personnel sauf sur les sujets identifiés comme confidentiels et présentés comme tels.

V. FONCTIONNEMENT ET MOYENS DE L'EEC

12. Localisation

L’EEC tient en principe ses réunions ordinaires et extraordinaires au siège d’ UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE ou en tout autre lieu sur proposition de la Direction et acceptée par l’EEC.

Un ou plusieurs membres pourront, sur demande exceptionnelle à la Direction assister à la réunion par visioconférence ou par téléphone.

Dans le cas d’extrême urgence, des réunions ou par visioconférences ou téléphoniques peuvent se tenir sur demande de la Direction.

13. Réunions

13.1. Fréquence

L'EEC tient deux réunions ordinaires par an, une fois par semestre idéalement en présence physique des membres.

13.2. Préparation

Les représentants du personnel de I'EEC peuvent se réunir une demi-journée en l'absence de la Direction avant la tenue de chaque réunion de I'EEC. En raison des temps de transports de certains des membres, cette réunion de préparation pourra se tenir la veille de la réunion.

14. Ordre du jour et convocation

La convocation accompagnée de l'ordre du jour ainsi que des informations nécessaires à une bonne compréhension des points figurant à l'ordre du jour sont communiquées par la Direction, par écrit, et par tous moyens au plus tard :

  • 7 jours calendaires avant les réunions ordinaires,

  • 3 jours calendaires avant les réunions extraordinaires.

L'ordre du jour est discuté conjointement entre le Secrétaire et le Président puis arrêté par le Président.

En cas d'avis devant être obtenu à bref délai, l'ordre du jour fixé par le Président de I'EEC est communiqué avec les informations nécessaires, au plus tard 48 heures avant la réunion. La réunion est alors en principe tenue par visioconférence ou conférence téléphonique et la Direction mettra tous les moyens en place pour que les membres puissent participer à la discussion, notamment par le biais de traduction simultanée.

15. Procès-Verbal

Le Secrétaire rédige une synthèse des débats des réunions de I'EEC dans un procès-verbal. Cette synthèse est relue et amendée par le Président. Elle est rédigée en français ou en anglais, la version française étant la seule opposable. Le PV est alors approuvé par les membres par vote entre les membres soit en séance, soit par un vote en ligne.

Le Président prend en charge la traduction. Le procès-verbal sera présenté en français et en anglais en deux colonnes.

L'EEC adopte le procès-verbal par retour d'e-mail dans le mois qui suit la réunion. Puis le procès-verbal est signé par le Président ou son représentant et le Secrétaire ou le Secrétaire adjoint.

16. Ressources financières

Le Groupe prend en charge les frais d'organisation des réunions, la traduction en anglais ou en français des documents fournis par la Direction, ainsi que les frais de déplacement, d'hébergement et de restauration des Membres. Ces prises en charges se font selon les règles en vigueur dans le Groupe.

Par ailleurs, le Groupe peut prendre en charge un évènement annuel organisé par I'EEC si ce dernier :

  • concerne plusieurs pays,

  • a pour objectif une cohésion des Salariés, et/ou une action culturelle.

Dans ce but, le Bureau présente chaque année un projet ou des projets à la Direction avec un budget précis en fonction du ou des projets. La Direction confie la gestion de ce budget à I'EEC qui devra régulièrement en rendre compte par le biais de son trésorier. L'année suivant la réalisation du projet, et avant la fin du mandat, le Trésorier présente un bilan à I'EEC qui devra donner son quitus.

17. Ressources matérielles

Le Direction met à la disposition des Représentants des Salariés les frais annexes au fonctionnement (fournitures de bureau...) l'accès sur demande à une salle de visioconférence, un coffre d'archivage à proximité du lieu de travail du Secrétaire, un téléphone portable -sauf refus du membre de I'EEC ou équipement déjà fourni au salarié dans le cadre de ses missions-, l'accès sur demande à une salle de conférence pour les réunions des membres, un accès réservé sur le réseau et, pour les informations confidentielles, un accès Oodrive. Pour la communication aux salariés, I'EEC pourra disposer d'une partie

réservée sur Intranet ou un répertoire partagé, cette communication devant être réservée aux sujets non polémiques et sans diffusion d'information confidentielle. Cette communication fait l'objet d'une information préalable de la

Direction.

18. Recours à un expert

En cas de projet affectant au moins 2 pays et nécessitant la consultation de I'EEC, I'EEC peut décider de se faire assister d'un expert de son choix. L'expert rend son rapport au plus tard 28 jours calendaires après sa désignation. La Direction finance cet expert dans la limite de 30 000 euros par an.

19. Heures de délégation

En dehors des réunions préparatoires, ordinaires et extraordinaires, chaque Représentant des Salariés dispose du temps nécessaire à l'exercice de ses fonctions, dans la limite d'une durée qui ne peut excéder 20 heures par semestre.

Le Secrétaire dispose d'un crédit d'heures supplémentaires de 40 heures par semestre.

Le Secrétaire adjoint et le Trésorier disposent d'un crédit d'heures supplémentaires de 10 heures par semestre.

Les heures de délégation sont assimilées à du temps de travail.

Un membre de I'EEC ne pourra pas être sanctionné ou licencié en raison de ses activités, décisions ou opinions prises en tant que membre de I'EEC.

20. Obligation de confidentialité

Les Représentants des Salariés ainsi que les experts qui les assistent, sont tenus à une obligation de confidentialité à l'égard des informations présentant un caractère confidentiel et désignées comme telles par la Direction.

Cette obligation de confidentialité subsiste même après l'expiration de leur mandat et s'applique à tous tiers à I'EEC, quel qu'il soit.

Dans certains cas, les Représentants des Salariés pourront se voir reconnaître la qualité d'initié au regard des autorités boursières compétentes.

21. Formation

Au cours de leur mandat, les Représentants des Salariés ont droit, d'une part, à une formation d'une durée de 2 jours avec un module commercial et un module juridique (droit des sociétés, droit boursier et droit social comparé) et, d'autre part, à une formation à la langue anglaise ou française d'une durée maximum de 40 heures afin de faciliter la compréhension et la fluidité des échanges.

VI. DISPOSITIONS GENERALES

22. Langue de l'accord

L'Accord est rédigé en français et traduit en anglais. La version française de l'Accord prévaut, toute autre version n'ayant aucune valeur contractuelle et ne pouvant être opposée aux signataires.

23. Juridiction

En cas de divergences d'interprétation de dispositions de l'Accord, les parties s'engagent à rechercher en priorité amiablement des solutions d'interprétation.

A défaut tout contentieux est porté devant les juridictions françaises.

24. Entrée en vigueur et durée

L'Accord entre en vigueur au lendemain de sa signature par les parties.

L'Accord est conclu pour une durée indéterminée, sous réserve des dispositions des articles 25 et 26 ci-après.

25. Révision

Par exception, et à l'occasion de la fin des premiers mandats, I'EEC se réunit avec la Direction pour faire un bilan de l'application de l'Accord. A cette occasion, un avenant à l'Accord pourra être conclu à la majorité des Membres, représentant la majorité des salariés.

L'EEC peut, à tout moment, à la majorité des Membres représentant au moins 2 pays ou sur proposition du Président ratifié par la majorité des Membres faire des propositions d'évolution de l'Accord. Celles-ci peuvent aboutir, après négociation, à des avenants.

L'entrée dans le périmètre de la SE de nouvelles entités ne peut avoir pour effet de remettre en cause les dispositions du présent Accord.

A l'occasion de ces négociations, l’EEC fait office de groupe spécial de négociation. Les procédures de renégociation sont identiques à celles qui ont précédé

I‘adoption de l'Accord.

26. Dénonciation

L'Accord peut être dénoncé, par lettre recommandée avec accusé de réception.

soit par la Direction, soit par l'EEC statuant à la majorité absolue des Membres, laquelle doit représenter également la majorité absolue des Salariés et deux pays au moins.

La dénonciation oblige les Parties à entamer, sans délai, de nouvelles négociations en vue de la conclusion d'un nouvel accord.

A l'occasion de ces négociations, I'EEC fait office de GSN.

Au bout de 6 mois de négociations, un nouvel accord est conclu, à défaut de quoi, les dispositions de référence, visées aux articles L. 2353-2 et suivant du code du travail français entrent en vigueur.

27. Signature électronique

En application des articles 1366 et 1367 du Code Civil, les Parties acceptent expressément de signer le présent contrat de façon électronique et pour ce faire, utiliser le logiciel de signature électronique édité et mis en œuvre par la société DocuSign France SAS, ses successeurs ou ses ayants-droits (ci-après « DocuSign »). Dûment informées des modalités de cette signature électronique, elles reconnaissent que la signature électronique générée par ce logiciel a la même force probante que la signature manuscrite sur support papier et constituera une preuve légalement recevable de l'intention des parties d'être juridiquement liées par ce contrat. Les Parties renoncent à toute réclamation qu’elles pourraient avoir l’une contre l'autre du fait de l'utilisation dudit logiciel de signature électronique.

Dans le cadre de l’exécution du présent contrat, chaque signataire reconnait et accepte que ses données personnelles seront traitées aux fins de l’authentification de leur signature électronique et de la constitution d’un fichier de preuve de sa validité. Lesdites données personnelles seront transférées à DocuSign, en tant que sous-traitant des données en charge de la plate-forme de signature électronique, et peuvent, à cette occasion, être transférées hors de l’Espace économique européen. Ledit transfert sera sécurisé par un moyen légal approprié.

Fait à Paris, le

En 17 exemplaires originaux

Pour la société

XXX, Directeur Groupe des Ressources humaines et de l’organisation

Pour les membres du groupe spécial de négociation voir annexe 2.

PREAMBLE

Unibail-Rodamco-Westfield SE is a European company located 7 Place du Chancelier Adenauer, F-75116 Paris, registered on the

Paris register of companies under number 682 024 096, and is represented by Sylvain Montcouquiol, in his position as Executive Managing Director of Human Resources and Organization.

The Group Unibail-Rodamco-Westfield (“the Group”) is the premier global developer and operator of flagship shopping destinations. Funded in 1968 the Company Unibail merged with Rodamco Europe in 2007 to create Unibail-Rodamco. In 2018 it acquired Westfield Corporation (“Westfield”) to become Unibail-Rodamco-Westfield.

The Company was transformed from an Anonymous Company under French law with a Management Board and a Supervisory Board to a European Anonymous Company with a Management Board and a Supervisory Board by a decision made during the General Assembly of May 14th 2009.

This agreement was adopted with the absolute majority of the members of the special negotiating body, which also account for the absolute majority of the Employees of UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE, their subsidiaries, plants and branches, in accordance with the terms of Articles 3 et seq. of the Directive and articles L. 2352-13 et seq of the French Labour Code.

Furthermore, in view of the multiplicity of amendments and the difficulty for employees to find the information, the parties decided, in the interests of simplification, to consolidate in a single agreement the provisions negotiated and transposed in the amendments mentioned above.

THE PARTIES HAVE AGREED THE FOLLOWING:

I. PURPOSE OF THE AGREEMENT

1. Definitions

In this agreement, the following words shall have the following meanings:

"Agreement" means this agreement.

"URW SE" means UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE,'

"Management" means the Chairman of UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE or, its representative;

"SE" means UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE

"The Scope" means all entities controlled, directly or indirectly, by UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE and located within a State Member of the European Union (the "Member States") on the date the Agreement of February 27, 2009 and its Amendments is adopted (i.e. including the United Kingdom).

A list of these countries is provided in Annex 1 of the Agreement.

.

"European Employees Committee" or "EEC" means the Scope's representative body.

"Involvement of Employees" means the information and consultation.

"Information" means the information, which the Management is required to provide to the employees' representatives in the context of the EEC which relates to the SE as well as any subsidiary or branch that is located in a State Member of the European Union and which goes beyond the powers of the decision-making bodies of a State Member, knowing that the provision of the information will take place at a time, in a manner and with content sufficient to enable the employees' representatives to assess the possible impact and, if relevant, prepare the consultation with the EEC.

"Consultation" is the dialogue and exchange of views between the employees' representatives and the Management of the SE in the context of the EEC, at a time, in a manner and with a content that enable the employees' representatives, based on information provided, to give an opinion and express their proposals on the measures contemplated by the Management, which may be taken into account during the decision-making process in the SE.

"Employees" means a person holding an employment contract with any of the Scope's companies.

2. Purpose of the Agreement

The purpose of the Agreement is to define the terms in which the Employees will be involved in the SE.

II. SCOPE OF APPLICATION

3. Perimeter

3.1. Principles

The Agreement shall be applicable to the Scope.

The parties acknowledge that, at the date of the Agreement, the only Group companies, establishments and branches, and located within a State Member of the European Union (the "Member States") on the date the Agreement of February 27, 2009 and its Amendments (i.e. including the United Kingdom), which employ Employees are listed at annex 1 to the Agreement, which is incorporated in the Agreement. The list at annex 1 details the workforce of each country.

This list is updated on the expiry date of the terms of office of the EEC's members.

3.2. Changes to the Scope

An entity which ceases to be under the control of the Perimeter will fall outside the Scope of the Agreement at the date of its transfer.

An entity which has employees and comes under the control of the Group will enter the Scope of the Agreement within twelve months of the Group taking control.

III. STRUCTURE OF THE EEC AND STATUS OF ITS MEMBERS

4. Representative Body

The Agreement is creating a representative body (the EEC), which will be a legal entity and will be responsible for representing the Employees.

The EEC will be composed of representatives of the Management and representatives of the Employees (the "Employees' Representatives" or the "Members").

The mission of the EEC shall begin on the date they first meet.

4.1. Representatives of the Management

The Management is represented by the managing director of UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE (the "Chairman") or by his/her representative, assisted by the colleagues he/she may choose.

4.2. Representatives of the Employees

4.2.1. Setting up of the EEC, and renewal

For the purposes of the setting-up of the

EEC on the effective date of the Agreement, the terms of office of the Employees' representatives as members of the SNB shall be continued as members of the EEC for one year.

Renewal of the term of office for members of the representative body at the expiration of their term will be election via electronic means organized by an independent body.

Two elections days are set.

A single vote ballot will be organized in each country.

The first election day is reserved for candidates who have been selected by the trade union representatives within the company and/or by the work council if such a body exists. Seats will be allocated to candidates if a quorum of 33% of those eligible to vote is obtained.

The second election day concerns:

- the cases when no quorum is obtained at the first date;

- the countries where there are no works council or union representatives,

All eligible employees are entitled to be candidates in the second election day. Seats are allocated to candidates who obtain the most votes.

The candidates terms of office will begin on the date of the first meeting.

4.2.2. Voters - Eligible Employee

Any Employee with at least 6 months length of service as of the date of the first round of voting, is entitled to vote.

Any Employee with at least 1 year length of service as of the date of the first round of voting, may be elected, except if he/she is a member of the supervisory board or executive board or the equivalent body in each of the countries involved.

4.2.3. No candidates

If one of the Member leaves the EEC more than 8 months before the end of his/her term of office :

- In case a work council exists :

The Management will ask the work council of the affected country for candidates. Its members will vote to designate the replacing member among their elected representatives. The elected candidate will officially take office during the EEC meeting following the vote of the local body.

- In case of the absence of a work council:

The EEC will designate the new member between the non-elected candidates at the previous elections.

In case there is no candidate, the EEC representative(s) of the affected country, or in his/her absence the Officers of the EEC, will decide, in coordination with the local Human Resources Direction in which manner the designation will take place.

4.2.4. Election

Elections will be held within 2 months prior to the end of the terms of office.

5. Number of seats - Distribution of seats

The number of seats is fixed in proportion to the number of Employees in each State Member in relation to the total number of employees of the Scope in the following manner:

Number of seats Total workforce of the participating companies
0 from 1 to 9 employees*
1 From ten employees to 10 %
2 from more than 10 % to 20 %
3 from more than 20 % to 30 %
4 from more than 30 % to 40 %
5 from more than 40 % to 50 %
6

from more than 50 % to 60 %

7

from more than 60 % to 70 %

8

from more than 70 % to 80 %

9 from more than 80 % to 90 %
10 more than 90 %

*If a country has less than 10 employees then they will be represented by the employees representative of the country which has administrative responsibility for the activities of that country.

If the Scope has less than 1 000 employees, this table will be reconsidered at the end of the term of office.

6. Term of office

From the first renewal of the terms of office, the Members shall be appointed for a term of 3 years.

The term of office will end immediately in case of resignation from the "EEC," or the Member ceases to be an employee of the Group, or if the Member should no longer be eligible.

However, in cases of substantial changes within the workforce (distribution of the workforce between countries or changes to the perimeter), terms of office will end on the decision of a three quarter majority of the employee representatives. New elections will be organized within two months of the vote of the EEC.

7. Voting rights - Deliberation

7.1 Majority

Each Member has one vote.

Unless stated otherwise in the Agreement, the EEC's decisions are adopted following a vote for said decision of the majority of the Members in attendance (majority plus one) by a vote in session or by an online vote.

In the event of an equality of votes, the majority will be established by the representatives who represent the greatest number of employees.

If a country has a majority of members in the EEC, a majority will only be obtained by the members of more than one country.

The Chairman or his/her representative does not take part in the vote.

7.2 Predicted absence from a meeting

In the event of a Member is absent, such

Member may empower in writing another Employees' Representative to act on his/her behalf. The secretary must be informed of the given proxies before the meeting.

Each Member may act as proxy for one or more person(s).

A member of the EEC who appoints a proxy is entitled to instruct that proxy on how to vote on matters which are subject to a vote.

8. Officers of the EEC - Secretary

The officers of the EEC ("Officers of the EEC") comprise a secretary (the "Secretary"), an assistant secretary and a treasurer for the duration of their terms of office. In case of unavailability of the Secretary or the Treasurer, their deputy will take over their functions.

Those officers will be appointed in the first meeting of the EEC.

In the event of split votes, the candidate, who represents the higher number of Employees, shall be elected. If there is still a tie, the candidate with the highest seniority is elected.

The Secretary's duties are as follows:

  • preparing meetings

  • circulation of information to the Employees' representatives

  • drafting the minutes of the meetings - suggesting topics to be put on the agenda of ordinary meetings.

The Officers of the EEC represent the members of the EEC when meeting as a select committee, at the request of the Management.

A meeting of the select committee may also be held with the Management, at the reasonable request of the Officers of the

EEC.

For the purpose of sections 9 (Information) and 10 (Consultation), the officers of the EEC can not substitute the members of the EEC.

IV. DOMAINS IN WHICH THE EMPLOYEES WILL BE INVOLVED AND TERMS OF THEIR INVOLVEMENT

9. Information

9.1. Annual information

At least once per year, the EEC must be informed by Management as to the outlook and development of the SE.

Most notably, the EEC must be informed of matters concerning the general operations and economic situation of the Group. For this purpose, Management shall provide the Group's annual report and annual social report to the EEC.

Management shall additionally provide to the EEC copies of all documents provided to the annual shareholders' meeting, within the same time limits as for other shareholders.

9.2. Information supplied from time to time

If an event occurs affecting the SE, the Employee Representatives may request specific information from Management. This request must be adopted by a 2/3 majority of the Members. The Management will then provide the relevant documentation and may also at any time send the EEC such information as Management deems useful, notably by way of the Officers.

In the event of a public tender offer, stock-for-stock takeover bid, public offer of sale, or public buy-back offer concerning a company, Management shall inform the EEC when the offer is made public. In this case the EEC shall meet within eight days following the publication of the offer in order to be provided with written, precise information as to the content of the offer and the consequences it may have for employment.

10. Consultation

The EEC must be consulted in advance on any planned measures that will substantially affect the interests of Employees in at least two countries, notably:

(i) those affecting the organization of the Scope, changes in work conditions, professional training, or methods of compensation tied to the Group's results or to individual performance,

(ii) in the event of a relocation, or the closure of a company or entity resulting in a substantial change in staff size; or

(iij) in the event of a merger or acquisition having the same effects.

After receiving the necessary information, and if applicable the expert report, the EEC shall state its opinion within time limits compatible with the planned measures. Absent this opinion, Management may implement the planned measure after notifying the EEC and giving it a further period of seven calendar days to state its opinion.

11. Linking with consultation at country level

If a planned measure must involve both a consultation of the EEC and a consultation of the staff representative bodies of a Scope company, Management may proceed with these consultations alternatively or simultaneously.

The opinions of the staff representative bodies are not binding for those of the EEC, or vice versa. The information / consultation procedure of the EEC shall not delay nor prejudice national information and consultation rights.

The EEC shall regularly communicate with staff representative bodies, except on matters that have been identified and presented as confidential.

V. OPERATION OF THE EEC RESOURCES

12. Location

As a general rule, the EEC shall hold its ordinary and extraordinary meetings at the headquarters of UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD SE, or at any other location proposed by Management and accepted by the EEC.

One or more members may make an exceptional request to the management to attend the meetings via videoconference or telephone.

In the cases of extreme urgency, meetings may be held via videoconferencing or by telephone at Management's request.

13. Meetings

13.1. Frequency of meetings

The EEC shall hold two regular meetings per year, once per half ideally in physical presence of the members.

13.2. Preparation

The Employees' Representatives on the EEC may meet for half a day, with Management not attending, prior to each meeting of the EEC. Because of the travel time for some members, this preparatory meeting may be held the day before the EEC meeting.

14. Agenda - Notice of Meeting

The notice of meeting, accompanied by the agenda as well as by any information necessary for a proper understanding of the items appearing on the agenda, must be sent by Management, in writing, via any means, no later than:

  • seven calendar days before regular meetings,

  • three calendar days before special meetings.

The agenda will be discussed jointly between the Secretary and the Chairman, and will then be formally approved by the Chairman.

If an opinion must be obtained within a short time, the agenda set by the Chairman of the EEC must be sent, together with the necessary information, no later than 48 hours before the meeting. In general, the meeting will then be held via videoconferencing or conference call, and Management shall put all resources in place so that the members can participate in the discussion, notably by way of simultaneous interpretation.

15. Minutes

The Secretary writes a summary of the debates from the meetings of the EEC, in minutes. This summary shall be reviewed and amended by the Chairman. It shall be prepared in French or English; the French version shall be the sole controlling version. The minutes are then approved by the members either by a vote in session or by an online vote.

The Chairman shall arrange for translation. The minutes will be drafted in French and English in two columns.

The EEC shall adopt the minutes by reply e-mail within one month after the meeting. Then the minutes shall be signed by the Chairman or his representative, and by the Secretary or Assistant Secretary.

16. Financial resources

The Group shall cover the expense of organizing meetings, translation of the documents provided by Management into English or French, and the Members' expenses for transportation, hotel room and meals. These expenses shall be covered according to the rules effective within the Group.

The Group may furthermore cover an annual event organized by the EEC if that event:

  • involves multiple countries,

  • is intended to promote Employee cohesion and/or a cultural action.

For this purpose, each year the Officers shall present projects to Management, with a specific budget depending on the projects. Management shall entrust the EEC with the management of this budget, and the EEC must regularly provide an accounting for this budget through its Treasurer. The year following the implementation of the project, and before the end of his term of office, the Treasurer shall present a report to the EEC which must give its agreement.

17. Resources (facilities)

Management shall provide the Employees' Representatives with the materials needed for the activities of the EEC (ie office supplies) access on demand to a videoconferencing room, a safe deposit box near the Secretary's workplace, a mobile phone (unless refused by the EEC member) or equipment already provided to the employee in the framework of its missions, , access on demand to a conference room for meetings of the members, reserved network access, and for confidential information, an Oodrive access. For communication with employees, the EEC may have a reserved area on the Intranet or a shared folder; such communication must be reserved for non-controversial matters and not include any disclosure of confidential information. Management must be informed of such communications in advance.

18. Appointment of an expert

If a project involves at least two countries and requires the EEC to be consulted, the EEC may decide to draw upon the assistance of an expert of its choice. The expert shall submit his report no later than 28 calendar days after being appointed, Management shall cover the costs of this expert up to a limit of €30,000 per year.

19. Time to perform duties

Outside preparatory, regular and special meetings, each Employee's Representative shall have the necessary time to perform his duties, within the limits of not more than 20 hours per half year.

The Secretary shall have an additional time credit of 40 hours per half year.

The Assistant Secretary and the Treasurer shall have an additional time credit of 10 hours per half year.

Time used to perform duties is equivalent to work time.

A member of the EEC cannot be penalized or dismissed because of his/her activities, decision, opinion as a EEC member.

20. Obligation of Confidentiality

Employees' Representatives and the experts assisting them will be bound by a confidentiality obligation concerning information of a confidential nature identified as such by Management.

This confidentiality obligation shall extend even beyond the expiration of their term of office, and shall apply in regard to all third parties outside the EEC, whoever they may be.

In certain cases the Employees' Representatives may have insider status in regard to the competent stock exchange authorities.

21. Training

During their term of office, the Employees' Representatives shall have the right both to two days of training including a commercial segment and a legal segment (corporate law, securities law and comparative social and labor law), and to not more than 40 hours of training in the English or French language so as to facilitate understanding and smooth interactions.

VI. GENERAL PROVISIONS

22. Language

The Agreement will be written in French and translated into English. The French version of the Agreement will be the official version; no other version is valid as a contractual document nor may it be enforced against the signers.

23. Jurisdiction

In the event of disputes related to interpretation of the Agreement's provisions, the parties agree to first seek an amicable solution.

If an amicable solution is not found, disputes will be brought before the French courts.

24. Effective date - Term

The Agreement will take effect on the day following the signature by the parties

The Agreement's term is indefinite, the provisions of articles 25 and 26 hereinafter notwithstanding.

25. Amendment

As an exception to this, at the end of the first term of office, the EEC will meet with the Management to prepare a report concerning the Agreement's application. At this time, an amendment to the Agreement may be prepared if the majority of Members, representing the majority of employees, request it.

Furthermore, the EEC may, at any time and upon the request of majority of Members representing at least 2 countries, or upon the request of the President and ratified by the majority of Members, propose changes to the Agreement. After discussions, these changes may result in amendments to the Agreement.

If new entities are absorbed into the SE, this may result in re-examination of this Agreement's provisions.

During these discussions, automatically creates a special negotiating body, Renegotiation procedures are identical to the procedures which preceded the Agreement's adoption.

26. Termination

The Agreement may be terminated via certified letter with return receipt. This may be done either by Management or by the EEC acting on behalf of an absolute majority of Members representing an absolute majority of Employees and at least two countries.

If the Agreement is terminated, the Parties must immediately begin new negotiations for the purpose of signing a new agreement.

During these negotiations, the EEC must automatically create an SNB,

After six months of negotiations, a new agreement is signed, otherwise the reference provisions, specified in articles L. 2353-2 et seq. of the French Labor Code will take effect.

27. Electronic signature

Pursuant to Articles 1366 and 1367 of the French Civil Code, the Parties hereby expressly agree to the use of electronic signature software operated by DocuSign France SAS or its successors or assigns (“DocuSign”), for execution of this Agreement. The electronic signature generated by this software shall have the same legal effect as a handwritten signature and shall be considered legally admissible evidence of the Parties’ intention to be legally bound by this Agreement. The Parties declare that they have received all information required to be fully aware of the electronic signature process and each Party hereby waives any claim which it may have against the other Party as a result of the use of such electronic signature software.

In the framework of the execution of this Agreement each signatory accepts and acknowledges that their personal data will be processed for the purpose of authentication of their electronic signature and constitution of a record of proof of its validity.  Such personal data will be transferred to DocuSign, as data processor in charge of the electronic signature platform and may be transferred outside the European Economic Area on this occasion. Such transfer will be secured by an appropriate legal measure.

For further details regarding such data processing, and the exercise of all rights related to personal data protection legislation, the signatories should refer to the data processing disclaimer which will be available via the DocuSign platform during the signature process. 

Signed in Paris, on

in 17 original copies

For the company

XXX, Group Director of Human Resources and Organization

For the members of the special negotiating body see annex 2.

Annexe 1 : Liste des pays à la date de signature du présent accord / List of countries on the date of signature of this agreement

Country
Pays
Number of employees as of December 31, 2020* Nombre de salariés au 31 décembre 2020
Austria 58
Czech Rep. / Slovakia 66
Denmark 11
France - UES Unibail 683
France - UES Viparis 351
Germany 447
Italy 15
Poland 75
Spain 130
Sweden 101
The Netherlands 91
The UK 264

*Extrait du Document d’Enregistrement Universel – URW 2020 / Extract of the Universal Registration Document - URW 2020

Annexe 2 : Résultat du vote du GSN – Adoption de l’avenant n°4 de l’accord relatif à l’implication des salariés du 27 février 2009

Results of the vote of SNB – Adoption of the AGREEMENT RELATING TO THE INVOLVEMENT OF THE EMPLOYEES OF UNIBAIL-RODAMCO-WESTFIELD UNIBAIL-RODAMCO SE, FEBRUARY 27, 2009 – AMENDMENT N°4

Country
Pays
Names of members
Nom des membres

Number of employees as of December 31, 2020*

Nombre de salariés au 31 décembre 2020

Signature

Signature

Austria XXX 58
Czech Rep. / Slovakia XXX 66
Denmark XXX 11
France - UES Unibail XXX 683
France - UES Unibail XXX 683
France - UES Unibail XXX 683
France - UES Viparis XXX 351
France - UES Viparis XXX 351
Germany XXX 447
Country
Pays
Names of members
Nom des membres
Number of employees as of December 31, 2020* Signature
Germany XXX 447
Italy XXX 15
Poland XXX 75
Spain XXX 130
Sweden XXX 101
The Netherlands XXX 91
The UK XXX 264
The UK XXX 264

*Extrait du Document d’Enregistrement Universel – URW 2020 / Extract of the Universal Registration Document - URW 2020

Source : DILA https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/

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