Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral pour les élections des membres du comité social et économique de la société Interact Systemes IDF" chez AXIANS - INTERACT SYSTEMES IDF (Siège)

PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE INTERACT SYSTEMES IDF SCRUTIN DU 05/11/2019 AU 07/11/2019

ENTRE LES SOUSSIGNES

La Société INTERACT SYSTEMES IDF

Dont le siège social est situé à Nanterre (92000) au 35 Avenue de l’ile Saint-Martin, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de NANTERRE, sous le numéro 433 909 132, représentée par Monsieur , en sa qualité de Chef d’entreprise, dûment habilité,

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

Et

Les organisations syndicales visées ci-dessous :

L’organisation syndicale F.O., représentée par

L’organisation syndicale C.F.D.T., représentée par

L’organisation syndicale C.F.T.C., représentée par

D’autre part,

PREAMBULE

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L2311-2) de recourir au vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-60 du 25 avril 2007, le décret 2016-1676 du 5 décembre 2016 et le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017

Le recours au vote électronique a fait l’objet d’un accord spécifique, distinct du présent protocole pré-électoral, signé le 1^er août 2019.

L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société XXXXX.

Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale (loi n° 2008-789 du 20 août 2008), les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.

D’après l’ordonnance 2005-882 du 2 août 2005 la durée des mandats des représentants est de 4 ans.

1. NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR

Le nombre de sièges à pourvoir pour chaque instance de vote est fonction de l’effectif à la date du premier jour du 1er tour de scrutin. Plus précisément, y sont inclus :

• Les CDI à temps plein,

• Les CDD (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),

• Les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu)

• Les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),

• Les salariés à temps partiel en fonction de leur durée du travail.

En sont exclus :

• Les apprentis,

• Les titulaires d'un contrat de professionnalisation, jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée, ou, jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée.

L’effectif ainsi déterminé et pris en charge se compose, suivant les catégories professionnelles, de :

• 19 salariés non Cadres ou ETAM (premier collège)

• 53 salariés Cadres (deuxième collège)

En conséquence, le nombre de sièges par collègue est ainsi convenu :

• Premier collège : 1 titulaire et 1 suppléant

• Deuxième collège : 3 titulaires et 3 suppléants

soit au total 8 sièges à pourvoir (4 titulaires et 4 suppléants).

2. DATES ET HORAIRES DU SCRUTIN

Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges :

• Du 05/11/2019 à 09:30 au 07/11/2019 à 16:30

Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats : les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour, sauf indication contraire de l’organisation syndicale, dans l’un des cas suivants :

• Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.

• Carence : absence de candidature syndicale au premier tour

• Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.

Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.

Si besoin, le deuxième tour se déroulera :

• Du 19/11/2019 à 09:30 au 21/11/2019 à 16:30

3. SALARIES ELECTEURS - CONSTITUTION ET AFFICHAGE DES LISTES ELECTORALES

Sont électeurs, les salariés qui, à la date du 1er tour de scrutin :

- ont plus de 16 ans

- justifient d’au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise

- les salariés mis à disposition présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice depuis au moins un an, et ayant acquis une durée de présence dans l'entreprise utilisatrice de 12 mois continus, sous réserve qu’ils ne soient pas électeurs dans leur entreprise d’origine.

- n’ont fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Sont exclus des électeurs, les salariés qui à la date du scrutin :

- ont reçu une délégation spécifique et écrite de pouvoirs permettant de les assimiler à un Chef d’Entreprise

Les listes électorales, établies pour chaque collège, seront déposées pour consultation au plus tard le 18/10/2019. Elles indiqueront les nom et prénom, l'ancienneté dans l'entreprise et la date de naissance de chaque électeur.

Chaque organisation syndicale peut consulter les listes électorales par simple demande.

4. CANDIDATURE DES SALARIES - LISTES DE CANDIDATS

Sont éligibles, les salariés ayant la qualité d’électeurs et qui, à la date du 1er tour de scrutin :

- ont plus de 18 ans

- justifient d’au moins 1 an de présence dans l’entreprise ou dans le groupe

- n’ont pas été condamnés pour indignité nationale et n’ont pas été déchus de leurs fonctions syndicales

- n’ont pas de lien de parenté avec l’employeur

Ne sont pas éligibles, à la date du scrutin :

- Les salariés mis à disposition

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour communiqueront leurs listes au plus tard le 21/10/2019 à 17:00. Les listes seront déposées en deux exemplaires par lettre recommandée avec AR ou remise en main propre contre décharge à l’attention de Madame ou envoyées par mail.

Un des exemplaires sera émargé et vaudra récépissé de dépôt. Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue.

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.

Une liste ne pourra comporter plus de candidats qu’il y a de sièges à pourvoir, ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats.

Figureront sur les listes les noms, prénoms, date de naissance, date d'ancienneté des salariés, le statut et la mention électeur/éligible.

La Direction affichera les listes déposées pour le premier tour le 22/10/2019.

Dans l’hypothèse d’un second tour, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au 13/11/2019 à 12:00. La Direction affichera les listes déposées le 14/11/2019.

Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.

5. MODALITES DE CONSTITUTION EQUILIBREE ET DEPOT DE CANDIDATURES

A compter du 1^er janvier 2017 et conformément à l’article 7 de la loi Rebsamen chaque liste candidate doit respecter la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :

• Collège 1 : 47 % de femmes et 53 % d’hommes

• Collège 2 : 15 % de femmes et 85 % d’hommes

Sachant que :

• Lorsque l’application de la règle de représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier il convient d’arrondir à l’entier supérieur en cas de décimale supérieur ou égale à 5 et à l’entier inférieur en cas de décimale inférieur à 5

• En cas de nombre impair de sièges à pouvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire

La proportion de femmes et d’hommes à présenter sur chaque liste de candidats est la suivante :

• Collège 1 : 2 sièges soit 1 candidate femme et 1 candidat homme

• Collège 2 : 6 sièges soit 1 candidate femme et 5 candidats hommes

Chaque liste doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de candidats d’un des sexes. Elle peut commencer librement par un homme ou une femme et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.

6. ARGUMENTAIRE ELECTORAL

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre à Madame par mail:

• une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisé : 500 ko). Cette proposition de foi peut intégrer la liste des candidats

• un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko)

• des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le 21/10/2019. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.

De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale à Madame par mail jusqu’au 13/11/2019.

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin, ainsi que le jour précédent.

7. COMPOSITION DES BUREAUX DE VOTE

Compte tenu de l’organisation par vote électronique, un bureau de vote unique sera mis en place pour l’ensemble des collèges pour les deux tours de scrutin.

Ce bureau de vote sera constitué d’au moins un représentant de chaque collège

Il sera constitué par appel à volontaires. A défaut, le bureau de vote sera désigné par la Direction et sera composé à minima d’un président (l’électeur le plus âgé présent et acceptant) et de deux assesseurs.

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins et la proclamation des résultats. Il sera notamment investi des missions suivantes :

• La recette et scellement du système de vote

• Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par la société XXXX.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.

Une notice explicative détaillée sera annexée au cahier des charges du prestataire synthétisant les opérations à mener.

8. INFORMATIONS AUX SALARIES

Les électeurs ont été informés le 05/08/2019 des dates et modalités des élections par messagerie et par affichage.

Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne selon les modalités décrites à l’article 9 ci-dessous. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral.

9. DEROULEMENT DU SCRUTIN

ARTICLE 9.1 – PREPARATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société XXXX qui s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de Madame.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités (R2341-11).

Les listes électorales, candidates et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 6.

ARTICLE 9.2 – VALIDATION ET TEST DU SYSTEME DE VOTE

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote

Suite à la vérification du système, le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.

ARTICLE 9.3 – DEROULEMENT DE L’OPERATION DE VOTE

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation, entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employeur désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Les membres du bureau de vote ont également accès à la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Plusieurs rappels seront faits pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

ARTICLE 9.4 – DESCELLEMENT ET DEPOUILLEMENT

A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issue du dépouillement, le fichier de compte-rendu de résultats ainsi que les PVs et CERFAs sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de vote de valider et signer ces documents.

Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour.

Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet.

10. DUREE ET PUBLICITE

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du comité social et économique de l'année 2019. Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis à la direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.

Il sera consultable par l'ensemble des salariés par voie d’affichage ainsi que sur le serveur dédié à cet effet.

Fait à Nanterre

En 6 exemplaires

Le 30 Septembre 2019

Pour la Société INTERACT SYSTEMES IDF Monsieur, Chef d’entreprise

Pour l’organisation syndicale F.O.,

Monsieur

Délégué Syndical

Pour l’organisation syndicale C.F.D.T.,

Monsieur

Pour l’organisation syndicale C.F.T.C.,

Monsieur