Accord d'entreprise "Protocole d'accord local relatif aux modalités de fonctionnement du Comité Social Economique" chez CPAM DU HAINAUT - CAISSE PRIMAIRE D ASSURANCE MALADIE DU HAINAUT (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AUX MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ECONOMIQUE

Entre les soussignées :

- La Caisse Primaire d'Assurance Maladie du Hainaut ayant son siège social sis 63, rue du rempart, 59321 Valenciennes représentée par son Directeur domicilié en cette qualité au dit siège.

D’une part, ci-après dénommée CPAM du Hainaut.

- Et les organisations syndicales représentatives au sein de la CPAM du Hainaut,

Pour la CFDT,

Pour la CGT,

Pour FO,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Cadre juridique

La CPAM du Hainaut appliquera l’ensemble des dispositions nouvelles afin de garantir un dialogue social constructif et de qualité dans l’intérêt des salariés, de leurs représentants et de l’organisme.

Préambule

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 a profondément réformé le paysage de la représentation du personnel dans l’entreprise en créant notamment le Conseil Social et Economique (CSE).

La création de cette instance unique de dialogue social se substitue aux trois instances de représentation du personnel que sont le comité d’entreprise (CE), les délégués du personnel (DP) et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) dont les mandats prennent fin en Avril 2019.

Le présent accord a pour but de fixer les modalités de mise en place d’un CSE unique au sein de la CPAM du Hainaut, dont le siège est situé à Valenciennes, représentant l’ensemble de ses salariés.

La date précise des élections sera déterminée dans le cadre du protocole d'accord préélectoral local, en application des dispositions légales.

A cet effet, la durée des mandats en cours des membres élus du CE, des DP et du CHSCT a été prorogée par décision unilatérale de l’employeur après avis du comité d’entreprise, de manière à ce que leur échéance coïncide avec la mise en place du CSE.

Par ailleurs, les accords d’entreprise relatifs aux anciennes Instances Représentatives du Personnel, et plus particulièrement à leurs missions et leurs moyens, sont caducs au jour de la mise en place du CSE. Ainsi, tous les accords et documents les mentionnant seront revus et modifiés.

Chapitre 1 : Règlement Intérieur du CSE (RI)

Une fois désigné, le CSE élabore un Règlement Intérieur. Ce dernier, rédigé par l’Instance et approuvé par elle, fixe les modalités concrètes, organisationnelles et logistiques de son fonctionnement.

Le RI du CSE ne peut en aucun cas prévoir des dispositions contraires au présent protocole.

Chapitre 2 : La composition du CSE

• Le nombre de représentants

Conformément aux dispositions légales, le CSE se compose de :

• L’employeur, ou de son représentant,

• De représentants du personnel dont le nombre sera celui prévu par le Code du Travail au regard de l’effectif de l’entreprise. Ce nombre est fixé à 14 titulaires et 14 suppléants pour la CPAM du Hainaut. Le nombre d’élus titulaires et suppléants sera repris dans le prochain Protocole d’Accord Pré-électoral,

• D’un représentant RH,

• D’un ou deux intervenants de la Direction selon les sujets présentés.

• Le bureau du CSE

Lors de la première réunion suivant son élection, le CSE désigne parmi ses membres élus titulaires :

• Un trésorier, et

• Un secrétaire.

• Le représentant syndical au CSE (RS au CSE)

Chaque organisation syndicale représentative peut désigner un représentant syndical au CSE.

Cette désignation doit répondre aux conditions fixées par l’article L 2314-2 du Code du Travail : le RS est choisi parmi les représentants de cette organisation. Il assiste aux séances avec voix consultative.

• Le référent harcèlement

La loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel prévoit la désignation d’un Référent au sein du CSE pour lutter contre le Harcèlement et les agissements sexistes.

Les modalités de désignation de ce référent ainsi que les missions qui lui seront confiées seront détaillées dans le Règlement Intérieur du CSE.

Chapitre 3 : Les mandats

• La durée des mandats

Les mandats des représentants élus sont d’une durée de 4 ans, dans la limite de 3 mandats successifs. Cette limitation n’est applicable qu’à compter de la mise en place du CSE.

• Le crédit d’heures

Compte tenu de l’effectif de l’entreprise, le Code du Travail dispose que chaque élu Titulaire au CSE bénéficie d’un crédit d’heures de 24 heures par mois dans le cadre de l’exercice de ses missions.

Ce crédit d’heures peut être annualisé et mutualisé entre tous les membres élus au CSE, titulaires ou suppléants, dans la limite de 4032 heures par an et de 36 heures par mois et par élu.

Le secrétaire du CSE avec le Trésorier du CSE bénéficient d’un crédit commun de 10 heures supplémentaires mensuelles non reportables à se partager.

Les RS au CSE, quant à eux, disposent d’un crédit de 20 heures par mois, soit le plafond fixé par l’article R2315-4 du Code du Travail.

Par ailleurs, il est convenu que le temps passé en réunion à l’initiative de la Direction (réunions mensuelles ou réunions extraordinaires à l’initiative de la direction) est considéré comme du temps de travail sans limite de durée jusqu’à épuisement de l’ordre du jour.

Afin d’assurer le suivi administratif des crédits d’heures, il est convenu que les élus Titulaires informent le pôle Relations Sociales-Gpec a minima 8 jours calendaires avant l’utilisation des heures cumulées ou mutualisées.

Ces heures sont considérées comme du temps de travail effectif et rémunérées à l’échéance normale.

• La formation

Les membres élus du CSE bénéficient, dès leur première désignation, d'un stage de formation traitant de différents thèmes (formes juridiques de l'entreprise, mécanismes de restructuration, base de la comptabilité etc.) leur permettant d’assurer ainsi leurs missions d’ordre économique et sociale. Le déroulement et la durée de formation respecteront les dispositions légales du code du travail.

• Les moyens matériels mis à disposition

Les moyens matériels éventuels affectés aux RP feront l’objet d’une négociation plus globale dans le cadre des moyens affectés au CSE.

Chapitre 4 : Les attributions du CSE

Elles sont définies par le Code du Travail.

• Les attributions générales

La délégation du personnel au CSE :

• A pour mission de présenter à l’employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du Code du Travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise,

• A la capacité de saisir l’Inspection du Travail sur toutes plaintes ou observations afférentes à l’application des dispositions légales ; lors d’une visite d’un agent de contrôle, les membres de la délégation du personnel du CSE sont informés et peuvent présenter leurs observations,

• A pour mission d’assurer l’expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.

D’une manière générale, le CSE est informé et consulté sur les questions « intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise » (attributions de l’ancien CE),

• Procède à l’analyse des risques professionnels, contribue à faciliter l’accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l’adaptation et à l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle. Elle peut aussi susciter toute initiative qu’elle estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral et sexuel et des agissements sexistes (attributions de l’ancien CHSCT).

• Les droits d’alerte

Les droits d’alerte existants actuellement pour le CE, les DP et le CHSCT sont transférés au CSE. Ainsi, le CSE dispose d’un droit d’alerte :

• En cas d’atteinte aux droits des personnes,

• En cas de danger grave et imminent,

• En cas de risque pour la santé publique ou l’environnement,

• En cas d’alerte sociale,

• En matière économique.

• Les consultations

• Les consultations récurrentes

Les consultations récurrentes reprises dans les 3 blocs de consultation feront l’objet d’un avis sujet par sujet à l’instar de ce qui était pratiqué dans l’ancien calendrier de consultations des CE et CHSCT.

Bloc 1 : Les orientations stratégiques de l’entreprise.

Le CSE est consulté chaque année sur ce sujet. Il émet un avis et peut proposer des orientations alternatives. Cet avis est transmis à l’organe chargé de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise, qui formule une réponse argumentée. Le comité en reçoit communication et peut y répondre.

Bloc 2 : La situation économique et financière de l’entreprise (investissement matériel et immatériel, informations environnementales, aides publiques, résultats financiers, partenariats)

Bloc 3 : La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi (investissement social, égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, rémunération des salariés et des dirigeants dans l’ensemble de leurs éléments, représentation du personnel et des activités sociales et culturelles)

Les membres rendront des avis séparés au cours des consultations propres à chacun des thèmes.

Dans le cadre de cette consultation, plusieurs éléments sont présentés, à savoir :

• Le rapport annuel écrit faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail

• Le programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail

• Le bilan social

• Les consultations ponctuelles

Le CSE sera consulté ponctuellement et autant que nécessaire selon les sujets sur les évolutions d’activité, technologiques, ou tout autre sujet prévu par le cadre législatif.

• Les délais de consultation

Hors les délais préfix prévus par le Code du travail, le CSE est réputé avoir été consulté et rendu un avis négatif s’il ne s’est pas prononcé à l’expiration :

• D’un délai de 15 jours à compter de la mise en disposition des informations,

• D’un délai de 2 mois en cas d’intervention d’un expert,

• D’un délai de 3 mois en cas d’intervention d’une ou plusieurs expertises dans le cadre de consultations se déroulant au niveau du CSE.

Il est à noter que les avis du CSE sont rendus à la majorité des membres présents quel que soit leur nombre ; il n’est donc pas prévu de quorum pour le CSE de la CPAM du Hainaut.

• Nombre de réunions

Le CSE se réunira 11 fois par an, soit une fois par mois, à l’exception de la période estivale (juillet ou août) où 1 seule réunion couvrira ces 2 mois.

A cet effet, un calendrier prévisionnel de tenue des Instances sera mis à disposition des élus.

Des réunions supplémentaires qualifiées d’extraordinaire pourront se tenir dans les situations suivantes :

• A la suite d’un accident grave,

• A la demande de la majorité des membres, ou

• A la demande de 2 des membres du CSE sur les sujets relevant de la Sécurité, de la Santé et des Conditions de Travail.

• Recours à la visio-conférence

Il est possible d’avoir recours à la visio-conférence à raison de 3 réunions maximum par an, selon la teneur de l’ordre du jour, ou notamment en cas d’urgence ou d’intempérie empêchant les membres de se déplacer.

• Ordre du jour et convocations

L’ordre du jour est arrêté conjointement par l’employeur et le secrétaire du CSE. Il est organisé en plusieurs parties afin de délimiter les sujets.

La réunion traitera d’abord les revendications du personnel transmises à la Direction, puis les sujets nécessitant une consultation ou information du CSE anciennement dévolus au Comité d’Entreprise.

4 fois par an, une troisième partie de réunion sera spécifiquement consacrée aux sujets relevant de la Sécurité, de la Santé et des Conditions de Travail, soit les anciennes compétences du CHSCT.

Les convocations sont envoyées suivant des modalités qui seront définies dans le Règlement Intérieur du CSE.

Les éventuels informations et documents associés à un ou plusieurs points prévus à l’ordre du jour sont mis à disposition dans la BDES (Base de Données Economiques et Sociales) en même temps que l’envoi de la convocation et l’ordre du jour.

• La participation aux réunions

Selon l’article L 2314-1 du Code du Travail, les suppléants assistent aux réunions de CSE uniquement en l’absence du titulaire.

Par dérogation à ce principe, pour les 2 premières réunions suivant l’installation du CSE, il est admis à titre pédagogique que l’ensemble des nouveaux élus soit présent.

Pour les réunions suivantes, il est convenu que l’ordre du jour soit envoyé à chaque élu qu’il soit titulaire ou suppléant. En effet, cette transmission aura pour objet d’informer le suppléant de l’ordre du jour de la réunion, de sorte que, le cas échéant, il puisse remplacer un élu titulaire empêché.

• Les Procès-verbaux de réunion

A l’issue, le secrétaire du CSE établit, dans les 15 jours suivant la réunion, le procès-verbal dans lequel figure le résumé des délibérations du CSE et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites. Pour faciliter la rédaction de ces PV, le recours à l’enregistrement ou à un prestataire externe est également possible.

• La BDES

La base de données économiques et sociales continue d’être alimentée régulièrement, dans les mêmes conditions que les anciennes IRP. De la même manière, quand les documents déposés dans la Base nécessitent un avis du CSE, c’est la date d’information du dépôt qui marque le point de départ du délai de consultation.

Chapitre 5 : Les représentants de proximité (RP)

Avec la création d’une instance unique, les élus souhaitent maintenir un lien de proximité avec les salariés de chaque site par la désignation de représentants de proximité.

Ces derniers permettent :

• Le maintien d’une représentation locale du CSE, sans pour autant recourir à la notion d’établissement distinct,

• La remontée d’informations, des préoccupations et des revendications quotidiennes des salariés vers le CSE.

• Nombre de représentants de proximité

Les représentants de proximité sont au nombre de 9, soit 3 élus répartis sur chacun des sites de Cambrai, Maubeuge et Valenciennes. Le Règlement Intérieur du CSE précisera les modalités d’une désignation équilibrée entre les Organisations Syndicales représentatives à la suite des élections.

• Modalités de désignation

Il appartient aux élus du CSE de désigner les représentants de proximité parmi ses membres élus titulaires ou suppléants dans le mois qui suit l’installation du CSE.

Leur mandat prend fin avec celui du CSE.

Lorsqu'un représentant de proximité perd son mandat, notamment suite à une démission du mandat, à une rupture du contrat de travail, ou encore, sur décision de son Organisation Syndicale, dans la limite d'une fois par mandat, le CSE procédera à la désignation d'un nouveau représentant de proximité, au bénéfice de l'Organisation Syndicale concernée, pour la durée du mandat restant à courir jusqu'à la prochaine élection des membres du CSE.

• Les attributions

La fonction première des représentants de proximité est d’être le relais des salariés auprès du CSE et de rendre des comptes aux élus.

Ils sont en charge de la restitution auprès des membres du CSE des revendications et des sollicitations de chaque salarié.

Ne pouvant assister aux réunions CSE, il incombe aux représentants de proximité désignés parmi les élus suppléants de fournir toutes les données, dans un délai de 10 jours avant la réunion du CSE afin que le secrétaire du CSE puisse les faire inscrire à l’ordre du jour et les transmettre à la Direction 8 jours au moins avant ladite réunion.

• Les moyens des représentants de proximité (RP)

• Le crédit d’heures

Les représentants de proximité sont membres du CSE, ils ne bénéficient pas de crédit d’heures supplémentaire conformément à l’article R2314-1, alinéa 3 du Code du Travail.

• Le régime juridique du temps consacré à l’accomplissement des missions

Le temps passé à la mission s’exerce sur le crédit d’heures.

• Les moyens matériels mis à disposition

Les moyens matériels éventuels affectés aux RP feront l’objet d’une négociation plus globale dans le cadre des moyens affectés au CSE.

Chapitre 6 : La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail

La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail est obligatoire dans les établissements de plus de 300 salariés. Le règlement Intérieur du CSE complètera les dispositions relatives au fonctionnement de la Commission non prévues dans le présent accord.

• La composition de la CSSCT

Celle-ci se compose :

• De l’employeur ou son représentant ainsi qu’un représentant du Département Ressources Humaines. L’employeur peut, par ailleurs, se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise selon les sujets présentés,

• De 6 représentants du personnel issus du CSE, dont un cadre.

• Un secrétaire de séance est désigné parmi les 6 membres de la CSSCT

En outre, si tout ou partie des attributions du CSE est confié à la CSSCT, alors :

• Assistent, avec voix consultatives, le médecin du travail ainsi que le Référent Santé et Sécurité au Travail interne à l’entreprise.

• Sont invités l’agent de contrôle de l’Inspection du Travail et les agents des services de prévention des Organismes de Sécurité Sociale.

• Les modalités de désignation

Les membres de la CSSCT sont désignés par le CSE parmi ses membres élus Titulaires ou Suppléants, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents conformément à l’article L2315-32, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du Comité.

• Les missions de la CSSCT

La CSSCT se voit attribuer par délégation du CSE tout ou partie de ses attributions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l’exception du recours à un expert du CSE et des attributions consultatives du Comité.

Bien qu’étant une émanation du CSE, la CSSCT ne peut être consultée en lieu et place du CSE.

Les parties conviennent que la CSSCT se voit confier les missions correspondant au champ de compétence de l’ancien CHSCT ; celles-ci seront reprises dans le Règlement Intérieur du CSE.

• Les modalités d’exercice de ces missions

• Le crédit d’heures

En complément du crédit d’heures légal des membres titulaires du CSE, les membres de la CSSCT bénéficient d’un crédit commun de 20 heures supplémentaires mensuelles non reportables à se partager.

• Les modalités de déroulement des réunions

La Commission se réunira 5 fois par an dont :

- 1 réunion en février de chaque année dédiée à l’élaboration du Programme annuel de Prévention,

- 4 réunions : 1 chaque fin de trimestre (mars, juin, septembre et décembre) et au moins 3 semaines avant les 4 réunions de CSE comportant un ordre du jour dédié aux questions de Santé, Sécurité et Conditions de Travail.

• La formation

Tous les membres de la CSSCT doivent bénéficier, dès leur première désignation, d’une formation spécifique à la charge de l’employeur, nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de Santé, Sécurité et Conditions de Travail.

• Les moyens matériels mis à disposition

Les moyens matériels éventuels affectés à la CSSCT feront l’objet d’une négociation plus globale dans le cadre des moyens affectés au CSE.

Chapitre 7 : Les autres commissions

Le CSE dispose de commissions dont la mission principale est de préparer, en amont, les travaux, analyses ou propositions facilitant les débats, les remises d’avis et délibérations du Comité.

Ces commissions ne disposent pas de pouvoir décisionnaire, lequel appartient au seul CSE.

Les commissions sont mises en place par le CSE dans le mois suivant la proclamation définitive des résultats des élections professionnelles.

Les membres des commissions prévues au présent article sont désignés parmi les membres titulaires ou suppléants élus au CSE pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.

Sans qu’il soit alloué des moyens matériels spécifiques, les parties s’accordent sur l’importance d’avoir des commissions sur les questions de la Formation Professionnelle et de l’Egalité Professionnelle.

Leurs compositions et modalités de fonctionnement seront précisées dans le règlement intérieur du CSE.

• Commission formation

La Commission Formation se réunira 2 fois par an à l’initiative du président du CSE :

• Elle aide le CSE à préparer sa délibération sur les consultations sur les orientations stratégiques et la politique sociale pour les questions de formation 

• Elle étudie les moyens de favoriser l’expression et l’information des salariés en matière de formation

• Elle étudie l’accès à la formation concernant l’emploi des jeunes et des travailleurs handicapés.

• Commission de l’égalité professionnelle

La Commission de l’Egalité Professionnelle se réunira 1 fois par an à l’occasion de l’examen du rapport de situation comparée entre les Femmes et les Hommes.

• Elle aide le CSE à préparer sa délibération sur la politique sociale et salariale en matière d’égalité Femmes/Hommes, ainsi que sur le rapport de situation comparée entre les Femmes et les Hommes.

• Cette Commission aide le CSE dans son analyse du suivi annuel des objectifs et indicateurs relatifs à l’accord local sur la Diversité et l’Egalité des chances.

• Les modalités communes à ces deux commissions

Les membres de ces Commissions sont membres du CSE, ils ne bénéficient pas de crédit d’heures supplémentaire.

Le temps consacré aux réunions de ces Commissions est considéré comme du temps de travail effectif dans la limite d’une durée annuelle globale de 30heures.

• Enfin, les parties conviennent d’écarter la création de :

• La commission relative à l’information et l’aide au logement

• La commission relative à l’attribution des marchés du CSE

• Toutes autres commissions facultatives

Chapitre 8 : La dévolution des biens du Comité d’Entreprise au CSE

Il est convenu que le patrimoine de l’ancien CE de la CPAM du Hainaut soit dévolu au CSE, conformément à l'article 9 de l'ordonnance du 22 septembre 2017 n° 2017-1386, modifié par l'ordonnance rectificative n° 2017-1718 du 20 décembre 2017.

Ainsi, lors de la dernière réunion du CE planifiée en Mars 2019, les membres décideront de l'affectation des biens de toute nature dont ils disposent et le cas échéant, des conditions de transfert des droits et obligations, créances et dettes relatifs aux activités transférées, à destination du futur CSE.

Lors de sa première réunion, le CSE décidera à la majorité de ses membres soit d'accepter les affectations prévues, soit de décider d'affectations différentes.

Chapitre 9 : Conditions de validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections des titulaires du Comité d’Entreprise.

Chapitre 10 : Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, aux instances représentatives du personnel.

Le présent accord sera applicable le jour suivant les formalités de dépôt prévues à l’article L 2231-6 du Code du travail.

La partie la plus diligente doit déposer l’accord à la DIRRECTE et au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Valenciennes.

L’Accord ne sera opposable qu'une fois l'ensemble des formalités réalisées et lorsque la Cpam du Hainaut en aura fait la publicité dans l'entreprise. Le présent accord sera consultable dans l’intranet de la CPAM du Hainaut.

Chapitre 11 : Dispositions diverses

L’accord est conclu pour une durée de 4 ans à compter de l’élection du CSE et cessera de produire ses effets au terme du mandat des élus prévu pour la même durée.

Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

Fait à Valenciennes, le 7 décembre 2018

En 5 exemplaires.

Pour la CPAM du HAINAUT

Le Directeur,

Les Délégués syndicaux,

CFDT CGT FO