Accord d'entreprise "Protocole d'accord local relatif au recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique de la CPAM du Hainaut" chez CPAM DU HAINAUT - CAISSE PRIMAIRE D ASSURANCE MALADIE DU HAINAUT (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD LOCAL

Relatif au recours au vote électronique pour les élections des membres du

Comité Social et Economique de la CPAM du Hainaut

Sommaire

Préambule3

Article 1 : Modalités d’organisation des opérations3

1.1 : Vote exclusivement par internet3

1.2 : Choix d’un prestataire extérieur3

1.3 : Listes électorales4

1.4 : Liste des candidats et bulletin de vote4

1.5 : Plan de communication4

1.6 : Lieux et durée du scrutin4

Article 2 : Déroulement des opérations de vote5

2.1 : Modalités d’accès au serveur de vote5

2.2 : Le scellement5

2.3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin6

2.4 : Dispositif de secours6

2.5 : Signature et conservation6

2.6 : Vote par correspondance6

Article 3 : Dispositions diverses6

3.1 : Communication aux salariés6

3.2 : Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord6

3.3 : Révision et durée de l’accord7

3.4 : Publicité de l’accord7

Entre les soussignés :

D’une part,

• La Caisse Primaire d'Assurance Maladie du Hainaut, ayant son siège social sis 63, rue du rempart à 59300 Valenciennes représentée par sa Directrice, domiciliée en cette qualité audit siège,

Et d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives au sein de la CPAM du Hainaut :

Pour la CFDT,

Pour la CGT,

Pour FO,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants au Comité Social et Economique de la CPAM du Hainaut, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections, le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles. De plus, il répond également au référentiel de la démarche RSO de la Sécurité Sociale et notamment aux engagements n°3 « Réduire notre impact environnemental » et n°4 « Intégrer les enjeux RSO dans la stratégie et le processus achat ».

Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre. Il sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections à venir.

Article 1 : Modalités d’organisation des opérations

1.1 Vote exclusivement par Internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet pour les élections des membres du Comité Social et Economique prévues du lundi 27 au jeudi 30 mars 2023.

1. 2 Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans le développement du vote électronique et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

La Cpam du Hainaut, après une première expérience concluante, a décidé de passer par les services de la société Paragon, ci-après dénommé le « Prestataire ».

Les parties reconnaissent que les modalités de vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Conformément aux dispositions légales, il est prévu de réaliser un contrôle du système de vote par une expertise indépendante avant le processus électoral afin de contrôler le respect du cadre légal.

De plus, la CPAM du Hainaut devra accomplir les formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés et en informera les organisations syndicales.

1.3 Listes électorales

La Direction établira un fichier « listes électorales » qui précise les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, l’âge, l’ancienneté dans l’Institution, et le collège d’appartenance.

La Direction transmettra ce fichier au Prestataire.

1.4 Liste de candidats et bulletins de vote

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le Prestataire, seront envoyées à la Direction, qui les transmettra, en l’état, au Prestataire.

Le Prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote, et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats, des professions de foi et des logos conformes à ceux présentés et transmis par les organisations syndicales.

Le Prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes pour toutes les listes, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats.

Une vérification en amont est prévue pour l’employeur et les représentants désignés.

1.5 Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour sensibiliser les électeurs à cette technique de vote.

• En amont du scrutin :

• Informations sur les conditions et les règles du vote en ligne.

• Information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire.

• Messages ciblés sur miam, par messagerie professionnelle et par envoi postal aux personnes absentes durant notre période de campagne électorale.

• Pendant le scrutin :

Afin d’obtenir toutes informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote, les électeurs pourront appeler la cellule d’assistance technique du Prestataire mise en place pendant toute la durée du processus du vote électronique.

Cette cellule est chargée de veiller au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

Parallèlement, il pourra être adressé par la Direction un mail à l’ensemble des agents qui rappelle l’importance des élections.

1.6 Lieux et durée du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une même semaine du lundi 27 mars 2023 matin 9h00 au jeudi 30 mars 2023 16h00 et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

Article 2 : Déroulement des opérations de vote

2.1 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile ou sur une adresse mail selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, un moyen d’authentification confidentiel : un identifiant et un code secret générés de manière aléatoire par le Prestataire selon des modalités garantissant la confidentialité du vote.

L’envoi de ce matériel sera réalisé conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés, dont le mode d’envoi sera différent et précisé dans le protocole d’accord préélectoral.

Lors de la connexion, un troisième identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaître la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l‘utilisateur des identifiants de connexion. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège et à son établissement lui seront présentées.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote, et confirme l’enregistrement définitif de son vote.

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : noms et prénoms des électeurs ayant voté, date et heure du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

2.2 Le scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le Prestataire formera les élus et les membres du bureau de vote sur le système de vote électronique retenu, avant l’ouverture du vote.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• Figer les données de l’élection (fichier électeur, fichiers candidats, professions de foi, etc.).

• Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que celles-ci soient vides.

• Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

2.3 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, il est mis en place deux systèmes informatiques distincts pour :

• Les éléments d’identification des électeurs, et

• Le contenu du vote.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le Prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

2.4 Dispositif de secours

En cas de panne du dispositif principal, un dispositif de secours est mis en place, à savoir que chaque serveur du système de vote est répliqué en temps réel sur un serveur miroir dans le second centre d’hébergement du Prestataire faisant office de sauvegarde et de relais. Ce système offre donc les mêmes garanties que le système principal, et est totalement transparent pour l’utilisateur puisqu’aucune interruption de service ou baisse de la qualité de service ne pourra exister.

2.5 Signature et conservation

A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Elles seront, ensuite, placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

Cette enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera, également, sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

2.6 Vote par correspondance

La solution de vote électronique étant accessible depuis tout terminal disposant d’un accès internet (smartphones, tablettes, ordinateurs personnels et/ou professionnels), l’option du vote par correspondance a été écartée.

Article 3 : Dispositions diverses

3.1 Communication aux salariés

Le présent accord sera consultable sur l’intranet de la CPAM du Hainaut.

3.2 : Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord

En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir tous les 4 ans lors de la mise en place des prochaines élections.

3.3 : Révision et durée de l’accord

Cet accord pourra être révisé conformément aux conditions posées par l’article L.2232-12 du Code du Travail.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et prendra fin le 15 avril 2023.

3.4 : Publicité de l’accord

En application de l’article L.2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’organisme.

Le présent accord s’appliquera, sous réserve de son agrément ministériel prévu par le code de la Sécurité sociale, et une fois les formalités de dépôt prévues à l’article L 2231-6 du Code du travail réalisées.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er jour du mois suivant son agrément.

La partie la plus diligente doit déposer l’accord à la DREETS/DDEETS (suivant les modalités opérationnelles en cours) ainsi qu’au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Valenciennes.

Fait à Valenciennes, le janvier 2023

En 5 exemplaires.

Pour la CPAM du HAINAUT

La Directrice

Les Délégués syndicaux

Pour la CFDT

Pour la CGT

Pour FO